Handleiding CompetentieCompleet

Transcriptie

1 Handleiding CompetentieCompleet (beheerdersversie) Bij Strategische Personeelsplanning (SPP) gaat het om het verkrijgen van voldoende en kwalitatief goed personeel in de toekomst. Om inzicht te krijgen in de kwaliteiten van uw personeel zijn een aantal HR instrument ontwikkeld: CompetentieCompleet, CompetentFlex, Competentiescore en de HR3P Competentiematrix. Voor het gemak hebben wij het in deze handleiding over CompetentieCompleet als wij al deze instrumenten bedoelen. n deze handleiding gaan wij in op het nut en gebruik van deze serie van De Crux instrumenten. Daarna lopen wij stapsgewijs door het programma heen om u te helpen bij het gebruik. 1. Doel Met het instrument CompetentieCompleet krijgt u inzicht in de kwaliteiten van het huidige personeelsbestand afgezet tegen de competenties uit uw toekomstvisie. U bepaalt welke medewerkers potentie hebben om door te groeien en welke niet. Hiermee maakt u een actieplan om de gewenste ontwikkeling te bereiken. Handleiding CompetentieCompleet, pagina 1 van 36

2 2. nhoudsopgave Bladzijde Hoofdstuk 1: Doel 1 Hoofdstuk 3: nhoudsopgave 2 Hoofdstuk 3: nzet van het instrument 4 Functionaliteiten 5 Rollen 6 Vlootschouw 6 Hoofdstuk 4: Praktische uitleg bij de onderdelen 7 Macro s en beveiliging 7 Hoofdstuk 4.1 Voorbereiding 8 Licentie 8 Eigen stijl invoegen 9 Definitie 9 Modules 10 Woordenboek 11 Functie- en competentieprofielen 12 Competenties kiezen 13 Flexibiliteit, definities 14 Overzicht voorbereiding 15 Hoofdstuk 4.2 Uitzetten in organisatie 16 Query inlezen 16 nvulversies versturen 18 Hoofdstuk 4.3 nvullen door leidinggevenden 19 Definities en namen 19 Scoren algemeen 20 Scoren: vakinhoudelijk functioneren 21 Competenties 22 Competenties met profielen 22 Potentie, flexibiliteit invoeren 23 Kwetsbare kennis invoeren 24 Overzicht uitkomsten 25 Potentie in HR3P matrix 25 Competentiescores, huidig en over een jaar 25 Opmerkingen en overige uitkomsten 27 Handleiding CompetentieCompleet, pagina 2 van 36

3 Flexibiliteit en kwetsbare kennis 27 Uitkomst: stijl van scoren 28 Bekijk per persoon 29 nsturen 30 Hoofdstuk 4.4 Decentrale data inlezen 31 Hoofdstuk 4.5 Overzicht en actie 31 Uitvoer 31 Management informatie 32 Archiveren 34 Maatwerk 34 Exporteer gegevens 34 Bijlage : Macro beveiliging 35 Handleiding CompetentieCompleet, pagina 3 van 36

4 3. nzet van het instrument Voor de effectieve inzet van het instrument CompetentieCompleet moet u eerst een toekomstvisie uitwerken. Uit de toekomstvisie bepaalt u vervolgens de essentiële competenties voor de komende jaren. Mocht het bepalen van een toekomstvisie niet eenvoudig zijn of blijven steken in algemeenheden, dan verwijzen wij u graag naar de werkwijze die wordt ondersteund door StrategyMapping. Kijk op de website voor meer informatie. Als u een nog niet zo ver uitgewerkte toekomstvisie heeft kunt u natuurlijk ook beginnen met een meting op basis van het huidige competentiewoordenboek. Ter voorbereiding op het werken met CompetentieCompleet is een aantal aspecten belangrijk: U heeft een computersysteem dat draait op Windows met een Excel versie vanaf Er is een gezamenlijk netwerk waar alle leidinggevenden bestanden op kunnen bekijken. Liefst in een beveiligde omgeving zodat buitenstaanders niet in de gegevens kunnen kijken. Het instrument CompetentieCompleet is opgebouwd uit een centraal bestand en decentrale bestanden. n het centrale bestand wordt de voorbereiding gedaan, kan de status worden bijgehouden en worden organisatiebrede overzichten gemaakt. De decentrale bestanden zijn voor de afdelings- en teamleiders: hier vullen zij hun scores in en kunnen zij hun overzichten bekijken. Centrale beheerdersversie Decentrale teamversie Decentrale teamversie Decentrale teamversie Decentrale teamversie Tussen de centrale en decentrale bestanden is een zachte koppeling gemaakt: de communicatie loopt via . Als de beheerder klaar is met de voorbereidingen maakt hij/zij voor alle teams decentrale instrumenten aan. Deze zet de beheerder in specifieke netwerkmappen of verstuurt ze via de mail aan de leidinggevenden. Als de leidinggevenden klaar zijn met invullen van alle gegevens en scores drukken ze op de knop insturen. Het instrument verstuurt dan automatisch een file met gegevens naar de beheerder. Deze kan alle decentrale gegevens inlezen en organisatiebrede overzichten maken. Handleiding CompetentieCompleet, pagina 4 van 36

5 Functionaliteiten De instrumenten CompetentieCompleet, Competentiescore en de HR3P Competentiematrix, verschillen in de functionaliteiten die zij te bieden hebben. n het onderstaande overzicht is dit weergegeven: Handleiding CompetentieCompleet, pagina 5 van 36

6 Rollen Bij het gebruik van CompetentieCompleet zijn drie rollen te onderscheiden: de beheerder, de (personeels)adviseur en de leidinggevende. De beheerder is degene die CompetentieCompleet inricht voordat de leidinggevenden aan de slag gaan. Dit is vaak iemand van P&O of een strategisch adviseur. De leidinggevende gaat met een kopie van CompetentieCompleet aan de slag. Daarbij wordt hij/zij vaak ondersteund door een (personeels)adviseur. Vlootschouw De meeste organisaties werken al langer met competenties en hebben daarvoor een eigen competentiewoordenboek ontwikkeld. Dit kunt u gebruiken om essentiële competenties te omschrijven en definities toe te voegen. Deze omschrijvingen en zelfs het hele woordenboek kunt u invoegen in de CompetentieCompleet. Op deze manier kunt u het instrument aanpassen aan uw eigen stijl van werken. Bij een vlootschouw horen bepaalde gevoeligheden en eigenaardigheden. Leidinggevenden zijn geneigd om hun eigen mensen hoger te scoren dan andere medewerkers en de scores zijn meestal erg veilig. Op een tienpuntsschaal geven leidinggevenden het liefst zevens en achten. Als een leidinggevende op deze manier naar de kwaliteiten van zijn/haar personeel kijkt komt er een vlak grijs beeld uit. Daarom is het raadzaam de volgende spelregels af te spreken: De vlootschouw is bedoeld om de noodzakelijke ontwikkeling in kaart te brengen; het wordt niet gebruikt voor beoordeling of selectie; Als we iemand goed vinden in een competentie krijgt hij/zij een 8 of een 9, als iemand de competentie nog niet heeft krijgt hij/zij een 4 of een 5. We bepalen samen wat de gemiddelde huidige score is van alle medewerkers; dit kan door een globale inschatting vooraf. Als we achteraf de scores van alle medewerkers vergelijken zorgen we ervoor dat de scores per leidinggevende worden gecorrigeerd zodat alle gemiddelde scores van de individuele leidinggevenden op het afgesproken gemiddelde liggen. Veiligheid is een issue. Het is van belang dat de gegevens van de vlootschouw vertrouwelijk worden behandeld en opgeslagen. Meestal moeten hier expliciete afspraken worden gemaakt. Bovendien komt vaak de vraag naar boven of de vlootschouw ook met de medewerkers wordt besproken. Wij raden aan om dit in twee stappen te doen: eerst met de leidinggevenden een vlootschouw doen en daarna de scores gespreksonderwerp maken in de reguliere HR cyclus. Het organiseren van een vlootschouw kunt u doen door met alle leidinggevenden ervoor te gaan zitten. Dan bent u in 2-3 uur klaar. U kunt ook de opdracht aan de leidinggevenden geven om het instrument op de eigen werkplek binnen een bepaalde periode in te vullen. Daarnaast gaan de leidinggevenden van een bepaalde eenheid ook vaak gezamenlijk om tafel om de kwaliteiten van hun medewerkers te scoren. Dit kost meer tijd maar levert een veel evenwichtiger scorebeeld op. Handleiding CompetentieCompleet, pagina 6 van 36

7 4. Praktische uitleg bij de onderdelen Het instrument is opgezet in de logica van de PDCA cirkel van Deming. Deze opzet gebruiken we ook in deze handleiding. Paragraaf 4.1 gaat over de definitiefase (plan). Paragraaf 4.2 gaat over het uitzetten van decentrale bestanden (do). Hiermee kunnen de leidinggevenden hun eigen instrument gaan invullen in paragraaf 4.3. Als beheerder leest u de bestanden in aan de hand van paragraaf 4.4. Ten slotte maakt u overzichten in paragraaf 4.5 (adapt). Macro s en beveiliging Als u het programma van CompetentieCompleet opent kunt u niet direct beginnen. U moet eerst aangeven dat de macro s die gebruikt worden veilig zijn. Mocht dit niet eenvoudig lukken verwijzen we u naar bijlage met een uitgebreide toelichting. De gegevens die worden ingevoerd in het instrument zijn zeer vertrouwelijk; u wilt niet dat onbevoegden naar de scores kunnen kijken van specifieke medewerkers. n de meeste organisaties is daarvoor een beveiligde netwerkschijf gemaakt; een locatie waar alleen leidinggevenden bestanden kunnen inzien. Het kan ook zijn dat uw organisatie ervoor kiest om de instrumenten vanuit zichzelf te beveiligen. n alle instrumenten ziet u dan in de menubalk een knop: 'beveilig'. U stelt de beveiliging als volgt in: Als u op deze knop 'beveilig' drukt vraagt het programma een wachtwoord, deze moet u goed onthouden Als u het programma een volgende keer opstart vraagt het programma om uw wachtwoord Zodra u uw beveiliging er af wilt halen drukt u op de knop: 'ontgrendel'. Na invoeren van het wachtwoord kan wederom iedereen uw bestand openen. U kunt als beheerder van het systeem een super wachtwoord opvragen waarmee u een willekeurig instrument kunt openen. Dit is handig als een leidinggevende het wachtwoord is vergeten. Handleiding CompetentieCompleet, pagina 7 van 36

8 4.1 Voorbereiding Het instrument is opgebouwd uit verschillende pagina s die verschijnen als u op de knop verder drukt. U kunt ook rechtstreeks naar bepaalde onderdelen springen door in het menublad (waar u altijd begint) op de blauwe knoppen te drukken (bijvoorbeeld licentie ). U opent als beheerder CompetentieCompleet en zet de macro s aan. U ziet direct de PDCA cirkel met een blauwe knop: definitie. Licentie Voordat u begint met de definitiefase is het van belang stil te staan bij uw licentie. Klik daarvoor op de knop licentie in de menubalk. Als u de een licentie heeft aangevraagd en de betaling is afgerond krijgt u van de Crux een gebruikersnaam. Deze voert u in in het invoerveld; het instrument controleert de licentie via internet en geeft u een bericht tot welke datum de licentie geldig is. De licentie geeft recht op het gebruik van het instrument voor één organisatie. Dit betekent dat er in principe maar één centraal instrument is. Om dit te controleren is ingesteld dat een centraal bestand maar op één P-adres gebruikt kan worden. Als u nog geen licentienaam heeft ingevoerd kunt u toch een maand volledig werken in het instrument. Handleiding CompetentieCompleet, pagina 8 van 36

9 Uw eigen stijl invoegen Veel organisaties kiezen ervoor om CompetentieCompleet aan te laten passen aan de eigen huisstijl en andere wensen. Daarvoor krijgt u een apart bestand dat u in de licentie zelfde map plaatst als het centrale instrument. Als u vervolgens op de knop lees stijl in drukt, wordt de stijl automatisch geladen. Onderstaand een lees stijl in voorbeeld van een aangepaste stijl. Definitie Het begint nu bij de definitie; dit blok is blauw in de PDCA cirkel. Als u hierop klikt wordt u eerst gevraagd uw organisatie te definiëren. U vult de naam van uw organisatie in en bedenkt vervolgens hoe de eenheden heten die in de personeelsschouw worden bekeken. Bij laagste niveau vult u de eenheid in waarop de schouw wordt gehouden; de leidinggevende van deze eenheid voert de scores in. Dit is bijv. een team of een sectie. De teams vallen samen misschien wel binnen een afdeling of een unit. Het is interessant om de scores binnen deze hogere eenheid te vergelijken, dus vult u de naam hier ook in. Handleiding CompetentieCompleet, pagina 9 van 36

10 Als beheerder vult u onderaan ook uw adres in. U moet zich realiseren dat als de schouw is afgerond door alle leidinggevenden er veel mails naar u worden gestuurd met gegevens. Het is daarom raadzaam om een apart adres in te vullen waar alleen deze s binnenkomen. Modules Het instrument is modulair opgebouwd; u kunt zelf kiezen welke aspecten u gebruikt in een personeelsschouw. Dit kunt u doen door in de definitiefase op modules te klikken. n de meest uitgebreide versie (CompetentieCompleet) zijn alle modules beschikbaar; in de eenvoudigste versie (Competentiescore) alleen modules 1 tot en met 5. We lopen alle modules langs Dit is de meest gebruikte optie: het werken met competenties. U kiest de competenties die in de toekomst essentieel zullen zijn voor medewerkers en gaat ze daar op scoren. 2. Als u dit aankruist kunt u uw eigen competentiewoordenboek invoegen of het bestaande woordenboek aanpassen. Dit nieuwe woordenboek moet wel in een bepaald format in een Excelbestand staan. 3. Als u medewerkers met verschillende functies ook verschillend wilt scoren bijvoorbeeld met andere competenties dan kruist u dit aan. U bepaalt dan in de voorbereiding welke competenties essentieel zijn voor welke functieprofielen. Voor meer informatie over deze optie verwijzen we u naar paragraaf 4.3, bladzijde 22. Als u deze module aanzet, kunt u module 4 niet kiezen. Handleiding CompetentieCompleet, pagina 10 van 36

11 4. Vaak willen leidinggevenden zelf ook kunnen bepalen welke competenties van belang zijn in hun werkomgeving. De beheerder kiest bijv. drie kerncompetenties en de teams kunnen er nog twee aan toevoegen. Als u deze module aanzet, kunt u module 3 niet kiezen. 5. Deze mogelijkheid gaat in op de potentie van medewerkers; als u dit heeft ingevuld krijgt u de HR3P matrix (zie paragraaf 4.4) als uitkomst. 6. Als u wilt analyseren hoe flexibel uw medewerkers zijn kruist u dit aan. Het gaat dan over de verblijftijd in een functie en het vaststellen of de functie specialistisch of generalistisch is. 7. Sommige medewerkers hebben als enige bepaalde stukken vitale kennis in hun hoofd zitten. Dit is een risico voor de continuïteit van de organisatie. Met deze optie brengt u de kwetsbare kennis in beeld. 8. n CompetentieCompleet kunt u als beheerder de leidinggevenden veel werk uit handen nemen door de decentrale instrumenten alvast te vullen met namen en profielen. Dit gebeurt met een query uit het personeelsinformatiesysteem. n deze handleiding kruisen we alle opties aan en doorlopen de schermen door steeds op verder te drukken. Als u niet alle vakken aankruist kunt u bepaalde onderdelen van de handleiding overslaan. Woordenboek Het competentiewoordenboek dat uw organisatie gebruikt kunt u invoegen. U heeft in de definitiefase de mogelijkheid om maximaal 150 competenties in te voegen met definitie en gedragsomschrijvingen op vier niveaus. Het woordenboek dat u kan invoegen kent zeven kolommen zoals onderstaand is weergegeven. U ziet dat er naast de naam en de definitie ook ruimte is om gedragsbeschrijvingen op vier niveaus in te geven. Als uw woordenboek niet zulke niveaus kent, vult u hier niets in. nr competentie definitie niveau 1 niveau 2 niveau 3 niveau 4 1 Accuratesse Verrichten van Verwerkt werkzaamheden gegevens Heeft met oog nauwkeurig, voor een Zorgt grote routines voor verricht mate en goede Zorgt van procedures handelingen precisie randvoorwaarden dat juiste met nauwkeurig werkt mensen een syste in gro h 2 Analytisch vermogen n een veelheid Haalt van de gegevens kern Haalt uit onderscheid gegevens kern Doorziet uit en maken een onderscheidt veelheid tussen relatie Brengt van hoofd- tussen logische (ongeordende) en veel bijzaken. bijzaken, rangorde of lastigeg Ra ve tu 3 Bedrijfsmatig leidinggeven Het op een resultaatgerichte Maakt afspraken Geeft manier met uitleg medewerkers leiding over Brengt besluiten geven aan over aan zijn Zorgt en doelen een medewerkers maakt ervoor organisatieonderdee en het prestaties. dat stellen over het wat van Geed v 4 BesluitvaardigheidBeslissingen nemen Durft een door standpunt middel Voorziet van in de te het noodzaak nemen Reageert ondernemen over van snel zaken Neemt besluiten van doeltreffend binnen acties complexe of neemt het het op eigen uitsprek en tijdig problem onze vakb 5 Coachen s gericht op Neemt het ontwikkelen gedrag Koppelt waar van en de weet competenties gevolgen Brengt dit anderen van benoemen. van het Laat in gedrag anderen situaties Heeft van door zicht zelf die anderen middel voor op antwo zowe hen hel van Als u uw woordenboek in een Word bestand heeft staan is het noodzakelijk dat u dit eerst overzet naar Excel, waarbij de kolommen overeenkomen met de bovenstaande indeling. Vermijd daarbij het gebruik van witte regels of titels. n onderstaande woordenboek moet u dus de kopteksten en de lege rijen verwijderen. Handleiding CompetentieCompleet, pagina 11 van 36

12 k ben klantgericht.. Betrouwbaar Persoonlijk Gedreven Creatief Visie, competenties Vraaggericht Dus ik kom afspraken na en bevestig afspraken met betrokken partijen; Dus ik committeer mij aan de klantvraag; Dus ik leef me in in de klant; Dus ik besef dat achter elk dossier mensen zitten. Dus ik breng belangrijke thema s steeds weer onder de aandacht; Dus ik haal de afgesproken deadlines. Dus wanneer ik deadline-afspraken niet kan halen of afwijkingen constateer, communiceer ik dat direct; Dus ik houd ik mij ook aan de regels; Dus ik steun mijn collega s Dus ik probeer de vraag achter de vraag te doorgronden; Dus (in noodgevallen) ben ik er voor de gemeenschap; Dus ik ben bereid om me als de situatie er om vraagt ook buiten de reguliere werktijden in te zetten Dus ik vind elke klant even belangrijk en die behandel ik gelijk; Dus ik ben zichtbaar aanwezig voor de klant en de klant kan mij vinden Dus ik zoek in het belang van de klant naar Dus ik reageer flexibel en ik speel in op noodsituaties; Dus ik gebruik gewoon mijn gezonde mogelijkheden; Dus ik probeer moeilijke boodschappen verstand. te relativeren, bijvoorbeeld met humor. We luisteren naar onze burgers. We luisteren naar elkaar. Daarbij reageren wij vlot en duidelijk, zijn transparant over onze rol en het resultaat dat we willen bereiken of leveren. Vraaggericht is niet alleen reageren op een vraag, maar ook om te proberen de vraag voor te zijn. Dus pro actief in het geven van informatie en communicatie. De burger en het bestuur vragen daarnaast kwaliteit, dus leveren wij (ambtelijk) vakwerk af U kunt dit woordenboek inlezen in de CompetentieCompleet door de volgende stappen: u klikt op de knop ophalen in de menubalk bij het onderdeel woordenboek uit de definitiefase. u selecteert de map en het bestand waar het woordenboek in staat; u krijgt het volgende beeld: n dit geval zou u cel C9 tot cel H9 moeten selecteren; Druk op de knop terug midden boven in beeld; Als u zonder woordenboek wilt terugkeren naar het instrument gaat u op cel A1 staan en drukt u op de knop terug. u komt automatisch terug in CompetentieCompleet en ziet uw woordenboek verschijnen. Functie- en competentieprofielen Als u dit heeft aangegeven bij de keuzes van de modules kunt u groepen definiëren die aan specifieke competenties moeten voldoen. Deze functie- of competentieprofielen kunt u invullen in CompetentieCompleet. U ziet het onderstaande scherm. U kunt in de lichtgrijze vakken invullen wat u wilt. Als u op verder drukt wordt u gevraagd aan te geven welke competenties bij de profielen horen: Handleiding CompetentieCompleet, pagina 12 van 36

13 U krijgt direct de eerste profielnaam te zien in het grijze vak (alfabetisch gesorteerd). Als u naar het volgende profiel wilt gaan klikt u op de naam onder of boven het grijze vak. n het plaatje hierboven is dat bijv. de profielnaam projectleider. 2. U kiest nu voor dit eerste profiel de competenties waar deze medewerkers aan moeten voldoen. Dat doet u door de cel links van de competentie aan te klikken (er verschijnt een kruisje). n dit voorbeeld hebben we voor de groep leidinggevende aangegeven dat het bedrijfsmatig leidinggeven een belangrijke competentie is. 3. U moet daarna nog aangeven op welk niveau deze competentie wordt beoordeeld. Klik daarvoor op de cel rechts en druk op het pijltje. Er verschijnt nu een drop-down menu waar u op de getallen 1-4 kan klikken. U kunt ook een getal 1-4 intypen zonder de drop down te gebruiken. Zoek daarna de volgende competentie die bij dit profiel hoort. Competenties kiezen Als u niet heeft gekozen voor functie- en competentieprofielen werkt u met een set essentiële competenties die voor alle medewerkers gelden. U komt dan (na het invullen van het woordenboek) in een scherm waarin u aangeeft welke competenties cruciaal zijn voor de komende jaren: Geef hieronder aan welke competenties essentieel zijn voor uw organisatie. U doet dit door in het vlak vóór de naam te klikken (hiermee kunt u ze ook verwijderen) U kunt ook aangeven welk niveau bij deze competentie gehaald moet worden. competentie 1 Accuratesse 2 Analytisch vermogen 3 Bedrijfsmatig leidinggeven 4 Besluitvaardigheid 5 Coachen 6 Delegeren 7 Durf 8 Doelgericht handelen 9 Flexibiliteit 10 Helikopterview, overzicht houden niveau Handleiding CompetentieCompleet, pagina 13 van 36

14 Flexibiliteit, definities Als u dit heeft aangegeven bij de keuzes van de modules kunt u vervolgens definiëren welke beleidskeuzes u heeft gemaakt rondom flexibiliteit. Uitgangspunt is dat u in uw personeelsbeleid heeft bepaald dat u wilt dat medewerkers flexibel inzetbaar te houden door ze niet te lang op een functie te laten zitten. Dus spreekt u onderling af dat medewerkers in principe niet langer dan 5 of 8 jaar in een bepaalde functie zitten. Dat kan natuurlijk anders zijn voor medewerkers die een zeer specialistische functie hebben. Deze specialisten wilt u liefst zo lang mogelijk op hun plek houden. Voor hun employability en duurzame inzetbaarheid heeft u ander beleid bedacht. Op Bij deze personeelsschouw pagina vult u de beleidskeuzes is het van belang op het om gebied heldere van flexibilisering definities te van maken het voor de specialisten en personeelsbestand in: generalisten. Dit kunt u op deze bladzijde invullen. Hoeveel jaar wilt u een generalistische medewerker (dus geen specialist) in principe in dezelfde functie houden? 8 Welke definitie hanteert u voor een specialist? Pas desgewenst de definitie aan: Een specialist is iemand die een functionaris met een specifieke kennis en ervaring die moeilijk vervangbaar is. Als deze functionaris de organisatie verlaat is het moeilijk om hem/haar te vervangen. De vervanging is moeilijk omdat dergelijke functionarissen op de arbeidsmarkt niet goed te krijgen zijn of omdat een nieuwe medewerker zeker een jaar nodig heeft om op voldoende niveau ingewerkt te worden. Welke definitie hanteert u voor een generalist? Pas desgewenst de definitie aan: Een generalist is een functionaris die niet moeilijk te vervangen is en die breed inzetbaar moet zijn of worden gemaakt om wisselingen in taakomvang te kunnen opvangen en om de eigen employability op peil te houden. Verder naar onder op de pagina kunt u aangeven of u een aantal procesvragen over flexibiliteit wilt stellen aan de leidinggevenden: Geef aan of u één van de volgende vragen over flexibiliteit wilt verzamelen: Hoeveel procent van zijn tijd besteedt deze medewerker aan afdelings- overstijgende projecten? Heeft u met deze medewerker gesproken over het beleid om medewerkers in principe nog maar een beperkt aantal jaren in een vaste functie te houden? Heeft u gesproken over welke volgende functie de medewerker ambieert en of daar ruimte voor is in de organisatie? x x x Heeft u gesproken hoe u de medewerker kunt ondersteunen bij deze loopbaankeuze en overgang? Handleiding CompetentieCompleet, pagina 14 van 36

15 Als u op de vakken achter deze vragen klikt verschijnt er een kruis. Deze vragen worden dan aan de leidinggevenden gevraagd. Als u de definities van de flexibiliteit heeft ingevuld komt u uit bij het overzicht van alle keuzes uit de definitiefase. Overzicht voorbereiding Alle keuzes die u als beheerder heeft ingesteld worden nu getoond. Het is belangrijk om deze keuzes goed te controleren alvorens u op verder drukt. U kunt natuurlijk altijd terug om de keuzes aan te passen. n de voorbereiding heeft u de volgende keuzes gemaakt: U wilt inzicht krijgen in de scores van medewerkers op een aantal gewenste competenties en in hun potentie. U gebruikt uw eigen woordenboek voor competenties. U heeft zelf functieprofielen met competenties gedefinieerd. U wilt inzicht krijgen in de flexibiliteit van onze medewerkers en wilt weten waar de kwetsbare kennis zit. verder terug menu print opslaan U heeft de volgende functie/competentieprofielen geselecteerd en u heeft aangegeven dat de ldgn hier geen competentie aan toe mogen voegen: afsluiten groep competentie niveau 1 Beleidsmedewerker Politiek & bestuurlijk bewustzijn 3 Regisseren 2 2 Leidinggevende Bedrijfsmatig leidinggeven 3 Helikopterview, overzicht houden 2 3 Projectleider Delegeren 3 Regisseren 4 Handleiding CompetentieCompleet, pagina 15 van 36

16 4.2 Uitzetten in organisatie Als alle keuzes in de voorbereiding zijn gemaakt is het tijd om decentrale instrumenten aan te maken. Daarmee bedoelen we dat er speciale bestanden worden gemaakt; voor iedere leidinggevende een eigen bestand. Definitie P Klik op het blauwe blok uitzetten in organisatie en u komt in een submenu met twee stappen: Query inlezen en invulversies versturen. De eerste optie wordt alleen zichtbaar als u in het uitgebreide instrument CompetentieCompleet heeft aangekruist dat u een query uit uw personeelsinformatiesysteem wilt gebruiken. Zie bij paragraaf 4.1, modules, item 8. overzicht en actie A C decentrale data inlezen D uitzetten in organisatie Query inlezen Het is erg handig als u de namen van medewerkers alvast kunt invullen in de decentrale bestanden. Dan hoeven de leidinggevenden het niet zelf te doen. Om dit voor elkaar te krijgen heeft u een uitdraai (query) uit uw personeelsinformatiesysteem nodig met de onderstaande gegevens: Afdelingsnaam Teamnaam Naam Directie Directie Kaands 3 Danders Kranen Management MT-leden Kaands Timmers Stokkersdal vdkuip 2 Koopman Willems Achmahibad Middelharnis Nijssen Veenman Programmamanagement Programmamanagers Danders Lavers Polsma Upman velsen vzutphen Programmamanagement Stafbureau Directie Danders Bassink Braakhekke 1 4 Handleiding CompetentieCompleet, pagina 16 van 36

17 Onderstaande punten zijn belangrijk in de query: 1. De eerste naam achter een nieuwe naam van een team is die van de teamleider. Deze is hier vetgedrukt, maar dat hoeft niet. De namen daaronder zijn die van de medewerkers. 2. Let erop dat de namen zo kort mogelijk zijn uitgevoerd. Hier hebben we bijv. Mw E.B.H. van der Kuip-Hartjens weergegeven door vdkuip. Dit is raadzaam omdat in de overzichten alle namen van medewerkers worden gezet. Als u erg lange namen hanteert krijgt u onoverzichtelijke tabellen. Zorg er wel voor dat er in een team niet meerdere mensen zitten met de zelfde afgekorte naam. 3. n één afdeling kunnen meerdere teams zitten maar soms heeft een afdeling helemaal geen sub teams. n dat laatste geval kopieert u de afdelingsnaam ook in de kolom met de teamnamen. Ofwel, zorg dat er links van de naam van de leidinggevende een naam van het team en een naam van de afdeling staat. 4. Sommige namen komen in deze lijst twee keer voor: eenmaal als leidinggevende van een team en op een andere plek als deelnemer van het management team. De directeur beoordeelt de MT-leden; De MT-leden beoordelen hun teams. Als u deze query klaar heeft staan in een map kunt u deze ophalen met CompetentieCompleet. Als u op de blauwe knop query inlezen drukt krijgt u de volgende bladzijde te zien: n dit scherm plakt u de gegevens van de query uit uw database. Als gegevens ontbreken, zal het programma hiervoor automatisch de bovenstaande waarde terug open Query Klik op de knop open Query, selecteer het bestand dat uw data bevat. n dit bestand wordt een knop geplaatst om terug te keren. Volg de instructies die daar staan. Afdeling Team Naam menu U klikt op open query en zoek het bestand met de query op uw computer. U selecteert daarin de eerste regel met gegevens en drukt op de knop terug, net als hier onder: De namen van de teams, van de leidinggevende en de medewerkers per team worden nu in de database van het centrale instrument opgeslagen. Handleiding CompetentieCompleet, pagina 17 van 36

18 nvulversies versturen Als u gebruikt maakt van een query krijgt u nu het onderstaande scherm te zien: U zet een letter x in de grijze velden en drukt op de knop aanmaken. U geeft op waar de bestanden moeten worden neergezet en klikt op OK. Alle decentrale bestanden worden in dezelfde map gezet. Het is de bedoeling dat u deze bestanden per naar de desbetreffende leidinggevende stuurt. Of u zet de bestanden op een beveiligde netwerkschijf waar alleen de leidinggevende bij kan. U kunt aan de naam van het decentrale bestand zien bij welk team dit bestand hoort. Als u geen gebruik maakt van een query kunt u gewoon op aanmaken drukken. Het instrument vraagt nu om de plek waar het decentrale originele- bestand gezet moet worden. Dit is een instrument zonder namen dat naar alle leidinggevenden g d kan worden. Het is raadzaam om handmatig alle decentrale bestanden een eigen naam te geven. Handleiding CompetentieCompleet, pagina 18 van 36

19 4.3 nvullen door leidinggevenden U heeft als leidinggevende een eigen instrument gekregen om in te vullen. Afhankelijk van de voorbereiding door de beheerder en het soort instrument zal dit er verschillend uitzien. We doorlopen nu de meest uitgebreide versie. definitie invoer van namen scores invullen uitkomsten bekijk per persoon opslaan flexibiliteit stijl van scoren afsluiten kwetsbare kennis Als een blok blauw gekleurd is, kunt u hem gebruiken. U kunt zo vanuit dit menu alle stappen doorlopen. Makkelijker is het om steeds op de knop verder in de menubalk te drukken. Definitie en namen Hier vult u uw naam en dat van uw team/eenheid in. Als u op verder drukt, kunt u de namen van uw medewerkers invullen. Zorg dat u een korte versie van de namen invult zodat de overzichten straks niet al te vol worden. Soms zijn de namen al voor u ingevuld; u hoeft ze dan alleen nog te controleren. Als u nog een naam mist kunt u deze onderaan het rijtje toevoegen. Als er in uw organisatie is gekozen voor het werken met competentieprofielen krijgt u het onderstaande scherm te zien. U vult rechts van de naam in welk profiel bij de medewerker hoort. Dit doet u door op het grijze vak rechts van de naam te gaan staan en op het driehoekje te klikken. Een lijst rolt open waaruit u het goede profiel kunt kiezen. Handleiding CompetentieCompleet, pagina 19 van 36

20 Als er in uw organisatie is gekozen voor kerncompetenties die voor iedereen gelden, krijgt u het onderstaande scherm te zien: Welkom bij CompetentieCompleet. Geef eerst onderstaande gegevens in Teamnaam Zelf ingevulde teamnaam Uw naam Bart Verhaagen Hier ziet u de competenties die uw organisatie gekozen heeft voor alle medewerkers competentie niveau 7 x Durf 1 27 x Politiek & bestuurlijk bewustzijn 3 28 x Regisseren 2 Extra competenties die van belang zijn voor uw organisatieonderdeel kunt u hieronder selecteren U doet dit door in het vlak vóór de naam te klikken (hiermee kunt u ze ook verwijderen) U kunt ook aangeven welk niveau bij deze competentie gehaald moet worden Accuratesse 2 x Analytisch vermogen 2 3 Bedrijfsmatig leidinggeven n dit voorbeeld heeft u als leidinggevende de mogelijkheid om zelf nog competenties toe te voegen die voor uw onderdeel van belang zijn. U klikt daarvoor op het grijze vak links van de competentie die u wilt kiezen (1). U kunt ook het niveau aangeven door rechts te klikken en een niveau van 1-4 te kiezen (2). Scoren: algemeen Voordat u begint met de personeelsschouw is het belangrijk om de uitgangspunten goed door te nemen. De schouw is bedoeld om in kaart te brengen hoe de ontwikkeling van het personeel het beste kan worden ondersteund. Vanuit de toekomstvisie zijn essentiële competenties afgeleid; hierop gaat u uw medewerkers scoren. Het is goed om af te spreken wanneer u welke score geeft. We werken met een tien-puntschaal met de volgende betekenis: Handleiding CompetentieCompleet, pagina 20 van 36

21 Richtlijn bij het scoren; gebruik cijfers in de volgende situatie: 1-3: voldoet volstrekt niet aan de omschreven competentie zoals die we voor de komende jaren essentieel achten 4: voldoet niet aan de omschreven competentie zoals die we voor de komende jaren essentieel achten 5: voldoet net niet aan de omschreven competentie zoals die we voor de komende jaren essentieel achten 6: voldoet net aan de omschreven competentie zoals die we voor de komende jaren essentieel achten 7: voldoet in voldoende mate aan de omschreven competentie die we voor de komende jaren essentieel achten 8: voldoet goed aan de omschreven competentie zoals die we voor de komende jaren essentieel achten 9-10: vervult een voorbeeldrol op deze essentiële competentie Bij het invullen van scores kunt u het beste eerst de best presterende medewerker een cijfer geven en dan de slechts scorende medewerker. Daarna vult u de tussenliggende scores in. Bij veel van de bladen die u moet invullen wordt u gevraagd aan te geven hoe goed de medewerker nu is en hoe goed u denkt dat de medewerker over een jaar zal zijn. Hierbij moet u uitgaan van de situatie dat u de medewerker niet extra veel begeleid. Scoren: vakinhoudelijk functioneren Bij het vakinhoudelijk functioneren gaat het om alle kennis en ervaring die iemand inzet bij zijn of haar functioneren. Eigenlijk alles wat los staat van iemands gedrag en vaardigheden. U kunt de scores invoeren door getallen (tussen 1 en 10) te typen in de lichtgrijze vakjes. U kunt ook op de cel gaan staan, op het driehoekje klikken en het juiste cijfer selecteren. Vul alle scores in, sluit af met een enter en druk op verder. score score nr naam medewerker nu over 1 jr. 1 Lavers Polsma Upman velsen vzutphen Handleiding CompetentieCompleet, pagina 21 van 36

22 Competenties Het invullen van scores gebeurt op een zelfde manier. U ziet in het grijze vak de competentie staan en daaronder de definitie en de omschrijving van het niveau. U hoeft rechts van de naam slechts een cijfer in te typen en op enter te drukken. U wordt gevraagd aan te geven hoe goed de medewerker nu is en hoe goed u denkt dat de medewerker over een jaar zal zijn. Hierbij moet u uitgaan van de situatie dat u de medewerker niet extra veel begeleid. Vul de scores (cijfers 1-10) in voor uw medewerkers op: Durf Omschrijving: Toont lef, neemt risico s om een bepaald voordeel te behalen. Niveau: Probeert ideeën uit. Komt op voor de eigen of afwijkende mening. nr naam medewerker nu over 1 jr. 1 Lavers 2 Polsma 3 Upman 4 velsen 5 vzutphen 6 Competenties met profielen Het invullen van scores gebeurt op een zelfde manier. U werkt alleen nu met groepen medewerkers met het zelfde profiel. Als u zoals hieronder in het voorbeeld de scores van de groep beleidsmedewerkers heeft ingevuld, springt het instrument automatisch naar het volgende profiel (leidinggevende). U kunt ook zelf op Leidinggevende drukken en dit profiel eerst invullen. Profiel: Beleidsmedewerker Leidinggevende Vul de scores (cijfers 1-10) in voor uw medewerkers op: Politiek & bestuurlijk bewustzijn Omschrijving: Heeft inzicht in en is alert op politieke ontwikkelingen, (in)formele verhoudingen, posities en belangen tegenstellingen binnen en buiten de organisatie en kan daar adequaat op inspelen. Voorziet politieke afbreukrisico s Niveau: Heeft inzicht in (in)formele belangen en krachtenvelden binnen en buiten de organisatie. Maakt een inschatting van (politieke) ontwikkelingen en hun consequenties. Weet in te spelen op het krachtenveld, verhoudingen en informele regels. Signaleert politieke afbreukrisico s en doet verbetervoorstellen. nr naam medewerker nu over 1 jr. 1 Polsma 2 Upman 3 velsen 4 Handleiding CompetentieCompleet, pagina 22 van 36

23 Potentie n dit blad vult u de potentie of ontwikkelbaarheid van de medewerker in. Zoals u onder kunt zien moet u een getal van 1 tot 4 invullen. Vul de potentie in voor uw medewerkers in: score 1: medewerker heeft potentieelgrenzen in huidige functie bereikt score 2: medewerker kan nog groeien binnen huidige functie score 3: medewerker is ontwikkelbaar buiten huidige functie over 2-3 jaar score 4: medewerker is ontwikkelbaar buiten huidige functie in 0-1 jaar nr naam medewerker score 1 Lavers 1 2 Polsma 2 3 Upman 2 4 velsen 3 5 vzutphen 3 6 Flexibiliteit Afhankelijk van de instellingen van uw instrument gaan we vervolgens in op de flexibiliteit van de medewerker. Een belangrijk aspect hierbij is of u deze functionaris ziet als een generalist of een specialist. nr naam medewerker in huidige functie per Specialist Generalist % tijd in projecten 1 AlHalouwi x 10 2 Jansen x 1 x x x 3 Pietersen x 20 x x x 4 vkuip 5 functieduur volgende functie ondersteuning loopbaan 1. Sinds wanneer doet de medewerker dit werk? Als na een reorganisatie meer dan 80% van het werk het zelfde is gebleven nemen we de datum dat de medewerker begon met de functie- voor de reorganisatie. 2. Vul een letter x in bij specialist of generalist. De definitie is bovenaan de pagina zichtbaar. 3. Hoeveel procent van de werktijd besteed de medewerker gemiddeld aan projecten die over de grenzen van de afdeling heen gaan? Als u op de spatie drukt verschijnt een x. 4. Een aantal vragen over flexibiliteit die u aan de orde heeft gesteld (of niet) in uw gesprekken met de medewerker Handleiding CompetentieCompleet, pagina 23 van 36

24 Kennis van Prince2 Project Railinfra Kwetsbare kennis invoeren Afhankelijk van de instellingen van uw instrument gaan we vervolgens in op de kwetsbare kennis. Dit is vitale kennis voor de organisatie die zich slechts in de hoofden van enkele medewerkers bevindt. U vult eerst in welke kennisgebieden kwetsbaar zijn: menu print nr definitie omschrijving 1 Kennis van Prince2 De methodiek van het doen van projecten is veranderd, we volgen nu Prince2. 2 Project Railinfra Juridische achtergronden in de slepende rechtzaak 3 PPS Kennis van integraal aanbesteden in privaat publieke samenwerking 4 Opzet buurtavonden De manier om inspraakavonden soepel te laten verlopen 5 6 Vervolgens komt u in een scherm met namen van de medewerkers. U kunt nu per naam aangeven of de medewerker: deze kennis niet heeft: cel leeg laten; score 1: in opleiding is; score 2: kennisdrager is of score 3: leermeester. Geef vervolgens voor uw werknemers in welke kennis zij hierover bezitten: score 1: in opleiding score 2: kennisdrager score 3: leermeester nr naam medewerker 1 Lavers 1 2 Polsma 2 3 Upman 2 4 velsen 5 vzutphen Handleiding CompetentieCompleet, pagina 24 van 36

25 Overzicht uitkomsten Nu alle gegevens per medewerker zijn ingevuld kunt u de overzichten van uw eenheid gaan bekijken. Potentie in de HR3P matrix Het eerste overzicht is de zgn. HR3P Matrix. Dit is een afkorting van Human Resources Performance Potential Portfolio: een tweedimensionale matrix waarbij de huidige prestaties van medewerkers wordt uitgezet tegen de aanwezige potentie. De plaatsing van de namen hangt af van de score die u heeft gegeven voor de potentie (verticaal) en de huidige score op vakinhoudelijk functioneren. Let daarbij op dat de verticale as andersom loopt: een lage score staat bovenaan. verder terug HR3P matrix: Leidinggevende: Cluster/afdeling/team Afdeling Team Kaands Programmamanagers Potentie menu print Potentieel-grenzen bereikt Lavers afsluiten Groeimogelijk-heden binnen de functie Polsma Upman Bevorderbaar buiten functie over 2 tot 3 jaar vzutphen velsen Nu reeds of binnen 1 jaar bevorderbaar buiten functie Onvoldoende Bevredigend Goed Excellent <5,5 5,5 < 6,5 6,5 < het huidig functioneren Dit overzicht geeft een snel beeld van hoe uw personeelsbestand is opgebouwd. Competentiescores, huidig en over een jaar Er zijn twee diagrammen die aangeven hoe uw medewerkers scoren op de gewenste competenties. De eerste geeft aan hoe de medewerkers nu scoren; de tweede geeft het beeld van over een jaar. Beide diagrammen zijn op de volgende pagina onder elkaar gezet. U kunt tussen deze diagrammen wisselen door op het lege bolletje te klikken (1). n de competentiematrices op de volgende bladzijde ziet u de vakinhoudelijke score (horizontaal) uitgezet tegen het gemiddelde van de competentiescores (verticaal). Door beide matrices naast elkaar te bekijken is goed te zien wie in ontwikkeling is. Uit het voorbeeld is op te maken dat alleen medewerker Polsma in een jaar tijd groeit naar een ander veld. Handleiding CompetentieCompleet, pagina 25 van 36

26 verder terug menu print Competentie matrix: Leidinggevende: Cluster/afdeling/team Competenties Excellent huidige scores Afdeling toekomst Team Kaands Programmamanagers afsluiten Goed 6,5 < 8 Lavers Upman velsen Bevredigend 5,5 < 6,5 Polsma vzutphen Onvoldoende <5,5 Onvoldoende Bevredigend Goed Excellent <5,5 5,5 < 6,5 6,5 < het vakinhoudelijk functioneren verder terug menu print Competentie matrix: Leidinggevende: Cluster/afdeling/team Competenties Excellent 8-10 huidige scores Afdeling toekomst Team Kaands Programmamanagers afsluiten Goed 6,5 < 8 Lavers Polsma, Upman velsen Bevredigend 5,5 < 6,5 vzutphen Onvoldoende <5,5 Onvoldoende Bevredigend Goed Excellent <5,5 5,5 < 6,5 6,5 < het vakinhoudelijk functioneren Handleiding CompetentieCompleet, pagina 26 van 36

27 Opmerkingen Voor uw eigen archief kunt u per medewerker aantekeningen maken. Let op: deze opmerkingen zijn ook zichtbaar als na afloop alle scores centraal worden verwerkt. Hier kunt u per werknemer een opmerking plaatsen 1 Lavers Schiet als coordinator nog sterk te kort; afgesproken dat zij een leiderschapstraject gaat volgen. 2 Polsma Zit te lang in de functie beleidsmedewerker toerisme 3 Upman 4 velsen 5 vzutphen 6 verder terug menu print Overige uitkomsten Er zijn nog een aantal andere overzichten die u kunt bekijken, afhankelijk van het soort instrument. Deze klikt u aan via het hoofdmenu. definitie invoer van namen scores invullen uitkomsten bekijk per persoon opslaan flexibiliteit stijl van scoren afsluiten kwetsbare kennis Uitkomst: flexibiliteit U ziet in dit overzicht onder elkaar staan welke medewerkers u als specialist en generalist heeft aangemerkt en hoe lang zij reeds in dienst zijn. U kunt uit dit overzicht aflezen welke medewerkers in principe toe zijn aan een stap in hun loopbaan. Uitkomst: kwetsbare kennis De kennisgebieden die u heeft opgegeven staan nu onder elkaar. Er achter staat hoeveel kennisdragers, leermeesters en medewerkers in opleiding u heeft. Handleiding CompetentieCompleet, pagina 27 van 36

28 Onderstaand een overzicht van de kwetsbare kennis; het aantal medewerkers dat deze kennis heeft of krijgt. Kies een afdeling die u wilt zien: kennis onderwerp aantal leermeesters aantal dragers aantal in opleiding 14 Kennis van Prince Project Railinfra 1 16 PPS 17 Opzet buurtavonden verder terug menu print Uitkomst: stijl van scoren Leidinggevenden vullen de scores meestal nogal verschillend in. Zodra er op organisatieniveau een poging wordt gedaan overzichten te genereren blijkt vaak dat scores van verschillende teams moeilijk te vergelijken zijn. Het blijkt vaak dat de gemiddelde scores van leidinggevenden nogal afwijken. Om de stijl van scoren te kunnen vergelijken hebben we een histogram afgedrukt met uw scores. score spreiding menu Bart3 print niet n dit histogram staat weergegeven hoe vaak u een bepaald cijfer heeft gegeven. n het voorbeeld heeft de leidinggevende maar één keer een acht gegeven. Alleen de cijfers voor de huidige situatie van vakinhoud en competenties zijn hierin meegenomen. Handleiding CompetentieCompleet, pagina 28 van 36

29 Bekijk per persoon Als leidinggevende wilt u niet alleen een overzicht krijgen van de kwaliteiten van uw medewerkers. U wilt het ook bespreekbaar maken en zorgen dat er ontwikkeling ontstaat. Daarvoor kunt u CompetentieCompleet gebruiken. n het menu klikt u daarvoor op bekijk per persoon. Deze bladzijde zet u open als u met de medewerker in gesprek gaat. Wij doorlopen de mogelijkheden: Competentiematrix CompetentieCompleet Competentiematrix verder terug menu Hieronder kunt u per werknemer de scores bekijken en desgewenst aanpassen. Onderaan ziet u de competentiematrix. Kies voor team om de gemiddelde scores te zien. naam: Polsma ingevulde scores over nu een over jaareen nu een jaar jaar vakinhoudelijk Vakinhoudelijk functioneren Politiek & bestuurlijk bewustzijn Regisseren nu over een jaar team nu team 1jr 2 vakinhoudelijk 10 Profiel: Beleidsmedewerker 5 2 print afsluiten 2 1 r uw potentie flexibiliteit: u bent aangemerkt als opmerking Competentie matrix: Leidinggevende: Cluster/afdeling/team Competenties Excellent 8-10 Goed 6,5 < 8 Bevredigend 5,5 < 6,5 Onvoldoende <5,5 kan nog groeien binnen huidige functie generalist Zit te lang in de functie beleidsmedewerker toerisme huidige scores Afdeling toekomst Team7 Kaands Programmamanagers Polsma 5 6 Onvoldoende Bevredigend Goed Excellent <5,5 5,5 < 6,5 6,5 < het vakinhoudelijk functioneren 1. Door op de grijze balk te klikken wordt er een driehoekje rechts zichtbaar. Klikt u daarop dan ziet u een uitrolscherm met de namen van alle medewerkers erin. Onderaan de lijst ziet u ook het woord team staan (als u werkt met kerncompetenties) of de profielnamen (als u werkt met competentieprofielen). Door op een naam of profiel te klikken wordt het scherm gevuld. 2. Rechts is een spinnenweb zichtbaar met de scores van de persoon en het team (of het profiel). De lijnen zijn voor het team/profiel en de blokjes voor het individu. 3. De score bovenaan is die van de vakinhoud. De cijfers bij het spinnenweb (hier 1 en 2) verwijzen naar de nummers van de competenties (linksboven in het overzicht). 4. U ziet de scores die u heeft ingevuld. ndien nodig kunt u de scores in dit overzicht aanpassen; dit wordt dan overgenomen in de database. Handleiding CompetentieCompleet, pagina 29 van 36

30 5. Ook de keuze bij potentie of ontwikkelbaarheid wordt hier getoond. Door op het grijze vlak te drukken kunt u het aanpassen. 6. De opmerking kunt u hier invullen of aanpassen. 7. De competentiematrix bevat alleen de naam van de gekozen medewerker. Door op het lege bolletje te drukken kiest u de toekomstige situatie. Als u bij punt (1) op team (als u werkt met kerncompetenties) of op een profielnaam (als u werkt met competentieprofielen) heeft geklikt krijgt u de volgende competentiematrix te zien. De cijfers in de matrix verwijzen naar de nummers van de medewerkers die dit zelfde profiel hebben. De nummers vind u via menu en invoer van namen. Op deze manier kunt u globaal aan de medewerker laten zien hoe de rest van het team heeft gescoord. Competenties Excellent 8-10 Goed 6,5 < Bevredigend 5,5 < 6,5 2 Onvoldoende <5,5 Onvoldoende Bevredigend Goed Excellent <5,5 5,5 < 6,5 6,5 < nsturen Als u klaar bent met invullen kunt u de scores insturen zodat er centraal overzichten kunnen worden gemaakt. U drukt daartoe vanuit het menu op insturen. Het instrument probeert nu om een mail naar de beheerder te sturen. U krijgt het volgende scherm te zien: Als dit goed gaat klikt u op toestaan; er wordt dan door Outlook een mail verstuurd naar de beheerder met een Excelfile met extensie.ret. Dit kan de beheerder inlezen. Mocht dit versturen niet goed gaan, dan kunt u zelf dit bestand naar de beheerder sturen. De Excelfile met extensie.ret staat klaar in dezelfde map als het instrument waarin u werkt. U kunt nu uw ingevulde instrument afsluiten en opslaan. Handleiding CompetentieCompleet, pagina 30 van 36

31 4.4 Decentrale data inlezen Als beheerder krijgt u steeds meer bestanden binnen van leidinggevenden die hun instrument hebben ingevuld. Het is raadzaam om alle.ret files die u via de mail toegezonden krijgt in een speciale map te zetten. Definitie P Als u het centrale instrument weer opent kunt u de decentrale data gaan inlezen. U klikt op inlezen en geeft aan waar de bestanden zich bevinden. Let op: er komt een bericht in de box te staan: Deze map is leeg. Dit kunt u negeren en op OK drukken. overzicht en actie A C decentrale data inlezen D uitzetten in organisatie U krijgt nu te zien welke bestanden zijn ingelezen en kunt via het menu naar de overzichten gaan. 4.5 Overzicht en actie Als u op de blauwe knop Overzicht en actie drukt, ontvouwen zich verschillende mogelijkheden; dit is afhankelijk van het soort instrument dat u heeft gekozen. Bij de Competentiescore en CompetentFlex krijgt u een mededeling dat er een uitvoerbestand is gemaakt. Hier staan alle scores, namen en teams in vermeld zodat u zelf de managementrapportage kan maken. n CompetentieCompleet krijgt u deze managementinformatie automatisch uitgewerkt. Uitvoer Het Uitvoerbestand met alle data is een gewoon Excelbestand; het wordt in dezelfde map geplaatst als het centrale instrument. We doorlopen de kolommen met data: 1. Als u werkt met profielen staan hier de namen ervan. 2. Hier staat de vakinhoudelijke score van over een jaar; 3. De gemiddelde score van alle competenties in de huidige situatie 4. De gemiddelde score van alle competenties over een jaar 5. Het aantal competenties dat gekozen werd om te scoren 6. De competentiescores voor de huidige en de toekomstige situatie. U ziet de competenties die centraal zijn gekozen hier met de benaming in de titel staan; 7. De decentraal toegevoegde competenties komen rechts hiervan. De naam ervan komt niet in het Uitvoerbestand terecht. Handleiding CompetentieCompleet, pagina 31 van 36

32 Professionaliteit Professionaliteit+ Ondernemerschap Ondernemerschap+ Verantwoordelijkheid Verantwoordelijkheid+ 1e decentrale competentie 1e decentrale competentie+ team Leidinggevende naam Profiel Potentie Vakt.K# Vakt. K+# comp# comp+# #comp Opm Afdeling burgerschap & diversiteit Tom Hankers Jansen Afdeling burgerschap & diversiteit Tom Hankers Pierson ,75 7,25 4 Afdeling burgerschap & diversiteit Tom Hankers Garak ,25 4 Afdeling burgerschap & diversiteit Tom Hankers Heeze ,75 7,75 4 Afdeling burgerschap & diversiteit Tom Hankers vdkuip Afdeling burgerschap & diversiteit Tom Hankers Kampers Afdeling burgerschap & diversiteit Tom Hankers vbeek ,75 7,75 4 Afdeling burgerschap & diversiteit Tom Hankers Stichtingsza , Afdeling burgerschap & diversiteit Tom Hankers Stegers ,5 6,5 4 Afdeling burgerschap & diversiteit Tom Hankers Theek Rechts daarvan ziet u: Management informatie n CompetentieCompleet krijgt u de volgende mogelijkheden te zien: HR3P competentie score flexibiliteit kennis stijl van scoren ontwikkelbaarheid Handleiding CompetentieCompleet, pagina 32 van 36

33 Als u naar de HR3P matrix gaat ziet u in eerste instantie het aantal medewerkers dat per vak is geplaatst. U kunt het vakje toon namen aanklikken om de namen zichtbaar te maken in de HR3P matrix (1). U kunt ook inzoomen op een afdeling/team en alleen die namen laten zien Dit geldt ook voor alle andere managementinformatie. We gaan nog in op de pagina over ontwikkelbaarheid. Deze is van belang voor het faciliteren van de gewenste ontwikkeling. Wat moet u doen om een bepaalde competentie te ontwikkelen; hoe scoren medewerkers nu en is ontwikkeling te verwachten? De overzichten geven de gemiddelde scores per competentie weer en welke scores werden gegeven. n de onderste tabel staan de volgende gegevens: Aantal medewerkers dat de volgende stap kan maken Ontwikkeling < > 3 Professionaliteit 12 5 Ondernemerschap 12 5 Verantwoordelijkheid 15 2 Hier staat hoeveel medewerkers over een jaar nog steeds het zelfde scoren (een stap van 0) en hoeveel mensen er in een jaar tijd een punt op vooruit gaan. Hieruit is bijv. te zien dat er op het gebied van de competentie verantwoordelijkheid weinig ontwikkelbaarheid verwacht wordt. Handleiding CompetentieCompleet, pagina 33 van 36

34 Archiveren Als u in CompetentieCompleet naar de overzichten aan het kijken bent ziet u in de menubalk HR3P de knop archiveren staan. Als u op deze knop drukt wordt er een kopiebestand aangemaakt in een map die u aangeeft. Mocht u in de toekomst nieuwe data inlezen of een nieuwe ronde willen doen in de personeelsschouw, dan kunt u dit archiefbestand achter de hand houden. stijl van scoren com s ont ba Maatwerk Als u uitgebreidere management informatie wilt genereren kunt u dat aanvragen bij de Crux. Een aantal voorbeelden van mogelijke output zijn achter de knop maatwerk weergegeven. maatwerk Exporteer gegevens n CompetentieCompleet heeft u allerlei overzichten tot uw beschikking voor het exporteer gegevens management. Maar als u zelf ook nog analyses wilt maken kunt u gebruik maken van de knop exporteer. Hiermee genereert het instrument een bestand dat Uitvoer heet en in dezelfde map wordt geplaatst als het centrale instrument. Voor vragen hierover verwijzen wij u naar het begin van hoofdstuk 4.5 Handleiding CompetentieCompleet, pagina 34 van 36

35 Bijlage : Macro beveiliging Om CompetentieCompleet te kunnen gebruiken moet u zorgen dat u een Excelbestand met macro s kunt openen. Meestal zijn hiervoor de volgende stappen nodig: Als u de link met daarachter CompetentieCompleet niet kunt downloaden wordt deze waarschijnlijk tegengehouden door de firewall van de organisatie. Raadpleeg hiervoor de CT helpdesk van uw organisatie. Als u het Excelbestand als bijlage kunt openen is het nog van belang dat de beveiligingsinstellingen in Microsoft Office goed staan. Bij Excel 2000 of 2003: a. Open het Excel bestand van CompetentieCompleet b. U krijgt de melding: Het bestand..\competentiecompleet.xls bevat macro s Als u deze macro s kunt inschakelen, doe dit dan. U kunt aan het werk. c. Als u alleen macro s uitschakelen kunt kiezen, kies dat dan. d. De macro s zijn uitgeschakeld omdat het beveiligingsniveau op hoog staat ingesteld. Ga daarvoor naar: extra macro s beveiliging - en zet het beveiligingsniveau op gemiddeld. e. Sluit het Excelbestand zonder op te slaan. f. Open het Excelbestand van CompetentieCompleet opnieuw. g. U krijgt de melding: Het bestand..\competentiecompleet.xls bevat macro s Als u deze macro s kunt inschakelen, doe dit dan. U kunt aan het werk. Ga anders terug naar punt d of raadpleeg uw systeembeheerder. Bij Excel 2007: a. Open het Excel bestand van CompetentieCompleet b. U krijgt het volgende te zien boven aan uw scherm: c. Macro s zijn uitgeschakeld. d. Druk op opties en vervolgens op Deze inhoud inschakelen. U kunt aan het werk. e. Het kan zijn dat u de onderstaande melding te zien krijgt: Handleiding CompetentieCompleet, pagina 35 van 36