GEDRAGSCODE COÖPERATIE VGZ KLANTVERTROUWEN BEGINT BIJ ONS GEDRAG

Transcriptie

1 GEDRAGSCODE COÖPERATIE VGZ KLANTVERTROUWEN BEGINT BIJ ONS GEDRAG DATUM: 1 NOVEMBER 2013 Regeling: Gedragscode Coöperatie VGZ Pagina: 1 van 14

2 Inhoudsopgave 1 Waarom een gedragscode? Voor wie geldt de gedragscode? Openbaarheid gedragscode Wie zijn wij, waar staan wij en wat drijft ons Identiteit Bedrijfswaarden en maatschappelijke waarden Respecteer klant en collega Omgangsvormen Kom gemaakte afspraken na Gebruik eigendommen en faciliteiten van Coöperatie VGZ zakelijk Gebruik van faciliteiten Clear Desk beleid Omgaan met vertrouwelijke informatie Intellectueel eigendom Gebruik communicatiemiddelen Gebruik van Social Media Gebruik van en internet Gebruik van inloggegevens Gebruik van applicaties Voorkom belangenverstrengeling Aannemen van relatiegeschenken Uitnodigingen voor reizen, evenementen, seminars en bedrijfsbezoeken Uitnodigingen voor maaltijden Het hebben van nevenfuncties en nevenwerkzaamheden Financiële belangen in zakelijke relaties Leveranciers en aannemers Naleving van de gedragscode Relatie met andere protocollen en codes binnen de Coöperatie VGZ Inwerkingtreding Regeling: Gedragscode Coöperatie VGZ Pagina: 2 van 14

3 1 WAAROM EEN GEDRAGSCODE? Coöperatie VGZ stelt zich naar haar klanten toe open, eerlijk, betrouwbaar en transparant op. Het vertrouwen van onze klanten in onze organisatie is voor Coöperatie VGZ van cruciaal belang. Hoe meer klanten ons vertrouwen, des te meer zij bereid zijn om de door ons aanbevolen zorg te gebruiken 1. De basis van het winnen en behouden van het vertrouwen van onze klanten wordt gevormd door het gedrag van onze medewerkers. Het is van belang te handelen vanuit het gezamenlijke belang van de Cooperatie VGZ met inachtneming van de normen en waarden van ons bedrijf. Niet alleen naar klanten maar ook naar collega s en leidinggevenden. Ieder heeft hierin een eigen verantwoordelijkheid. De in deze gedragscode vastgelegde principes dienen om je te helpen de juiste keuze te maken. 1.1 Voor wie geldt de gedragscode? Deze gedragscode is van toepassing op iedereen die verbonden is aan de Coöperatie VGZ. Leden van de Raad van Commissarissen, Raad van Bestuur, directie, leidinggevenden en medewerkers. Maar ook extern ingehuurde krachten, stagiaires en leveranciers, worden geacht zich aan deze gedragscode te houden in hun relatie met of namens ons bedrijf. 1.2 Openbaarheid gedragscode Iedere medewerker en extern ingehuurde kracht wordt op de gedragscode geattendeerd. Daarnaast is deze gedragscode openbaar en door derden te raadplegen. De gedragscode is tevens bedoeld ter bescherming van de medewerkers en bestuurders van Coöperatie VGZ in hun contacten met zakelijke relaties. 1 Bron: Coöperatie VGZ Identiteit, visie en strategie Regeling: Gedragscode Coöperatie VGZ Pagina: 3 van 14

4 2 WIE ZIJN WIJ, WAAR STAAN WIJ EN WAT DRIJFT ONS Identiteit Als Coöperatie VGZ is onze rol het organiseren van goede zorg voor onze klanten en daar zetten we ons hard voor in. Maar tegelijkertijd voelen we ons erg betrokken bij en zelfs deels verantwoordelijk voor de werking van het zorgstelsel zelf. Ons motto is voor goede zorg, zorg je samen. De identiteit van Coöperatie VGZ wordt gevormd door deze misse en visie en onze waarden. De waarden zijn vertaald in bedrijfswaarden en maatschappelijke waarden. Een nadere uitwerking van de identiteit en bedrijfswaarden en maatschappelijke waarden is opgenomen in het document Coöperatie VGZ- identitieit, visie en strategie. 2.2 Bedrijfswaarden en maatschappelijke waarden Binnen de organisatie hanteren wij de volgende bedrijfswaarden: De klanten echt helpen Samenwerken Professionele kwaliteit leveren Verantwoordelijkheid nemen Resultaten boeken Een continue passie om te verbeteren tonen Onze maatschappelijke waarden geven aan hoe we als organisatie omgaan met de wereld om ons heen. 1. Coöperatieve idealen Wij zijn een coöperatie, opgericht door en voor onze leden. Daarom werken we boven alles in hun belang. Ons belangrijkste doel is om voor hen goede, toegankelijke en betaalbare zorg te organiseren, nu en in de toekomst. Winst is geen doel op zich; we streven alleen naar genoeg rendement om de continuïteit van de bedrijfsvoering veilig te stellen. Alle overwinst wordt terug geïnvesteerd in de zorg, bijvoorbeeld in de vorm van lagere premies. Als coöperatie leggen we verantwoording af aan onze leden. 2. Verantwoord ondernemen Als organisatie vinden we het belangrijk om op een verantwoorde manier om te gaan met onze omgeving. Ook dat is immers in het belang van onze leden. Het uitgangspunt van ons MVO-beleid is shared value. We richten ons op activiteiten die én voor onze missie, én voor de samenleving van waarde zijn. Binnen onze organisatie maken we ruimte voor maatschappelijke thema s zoals goed werkgeverschap en duurzaamheid. Zo beleggen we op een verantwoorde manier 3 en investeren we in het nieuwe werken. 2 Bron: Coöperatie VGZ Identiteit, visie en strategie 3 Coöperatie VGZ heeft zich gecommitteerd aan de Code Duurzaam Beleggen uit 2012 van het Verbond van Verzekeraars Regeling: Gedragscode Coöperatie VGZ Pagina: 4 van 14

5 3 RESPECTEER KLANT EN COLLEGA 3.1 Omgangsvormen Behandel klanten en collega s met respect. Waardeer ieders bijdrage. Door goed samen te werken, open te staan voor nieuwe ideeën en te leren van elkaars fouten draag je bij aan een professioneel, prettig en open werkklimaat en aan het succes van Coöperatie VGZ. Voorkom iedere vorm van ongewenst gedrag of ongewenste omgangsvorm. Dit kunnen onder andere zijn seksuele intimidatie, agressie of geweld, pesten of enige vorm van discriminatie. Wanneer je geconfronteerd wordt met ongewenst gedrag maak je dit bespreekbaar. Denk niet te snel laat maar. Soms heeft een collega niet in de gaten dat een grens overschreden is. Bewijs jezelf en anderen een dienst door de betreffende collega duidelijk te maken dat bepaald gedrag voor jou ontoelaatbaar is. 3.2 Kom gemaakte afspraken na Afspraak is afspraak binnen de Coöperatie VGZ. Respecteer de klant en je collega door de afspraken die je maakt ook na te komen. Er kunnen zich altijd omstandigheden voordoen die maken dat je afspraken niet na kunt komen. Het gaat er dan vooral om dat je de klant of je collega hierover tijdig en correct informeert en indien nodig samen tot een oplossing komt. Regeling: Gedragscode Coöperatie VGZ Pagina: 5 van 14

6 4 GEBRUIK EIGENDOMMEN EN FACILITEITEN VAN COÖPERATIE VGZ ZAKELIJK 4.1 Gebruik van faciliteiten Ter ondersteuning van je functie stelt Coöperatie VGZ diverse faciliteiten ter beschikking. Denk hierbij aan bedrijfsmiddelen als een laptop, een telefoon, multifunctional, maar ook bijvoorbeeld mail en internet. Gebruik deze faciliteiten in principe alleen voor de uitoefening van je functie. Het gebruik ervan voor privédoeleinden is beperkt toegestaan, mits dit niet storend is voor de dagelijkse werkzaamheden en dit niet ten koste gaat van de goede naam van Coöperatie VGZ. Hier speelt de eigen verantwoordelijkheid een grote rol. Ga voor jezelf altijd na of het gebruik wel gepast en niet onrechtmatig is. Dit geldt ook voor het gebruik van Social Media. Coöperatie VGZ verwacht dat jij voorzichtig omgaat met de beschikbaar gestelde bedrijfsmiddelen. Dit betekent onder andere dat je alles in het werk stelt om te voorkomen dat spullen beschadigd raken of gestolen worden. Is er toch sprake van verlies, beschadiging of diefstal van bedrijfsmiddelen, dan verwachten we van je dat je alles in het werk stelt om de schade te beperken. Op de intranetsite van Coöperatie VGZ vind je de concrete afspraken terug 4. Wat wordt er van jou verwacht en in welke mate kun je verantwoordelijk worden gesteld voor de schade die ontstaat. 4.2 Clear Desk beleid Op veel plekken in de organisatie werken we volgens het principe van Slimmer Werken. Dit betekent dat we tijd- en plaats-onafhankelijk werken. Ons gedrag is mede bepalend om op deze manier succesvol met elkaar samen te werken. We houden ons aan de huisafspraken die in het kader van Slimmer Werken gemaakt zijn en spreken elkaar hierop aan. Deze afspraken vind je terug op de intranetsite. We houden ook altijd oog voor de gevoeligheid van de informatie waarmee we werken. Verlies, diefstal of uitlekken van informatie kan namelijk leiden tot een enorme reputatieschade. Dit vraagt van ons dat we bewust omgaan met elkaar, de werkomgeving en de aan ons toevertrouwde gegevens, zowel op papier als op gegevensdragers, en middelen. Dit noemen we clear desk. Door je computer en telefoon te locken als je even jouw werkplek verlaat, zorg je dat informatie niet toegankelijk is voor anderen. Als je werkzaam bent voor de Coöperatie VGZ zorg je ervoor dat je werkplek aan het einde van de dag schoon en opgeruimd is. Ook als je gebruik maakt van een vaste werkplek. Je laat geen informatie achter op bijvoorbeeld whiteboards, flipovers en multifunctionals. Dit zorgt er niet alleen voor dat jouw collega gebruik kan maken van de werkplek maar voorkomt ook dat gevoelige of vertrouwelijke informatie onbeheerd achterblijft. Houd er rekening mee dat bezoekende klanten, leveranciers en andere derden zicht kunnen hebben op documenten, beeldschermen, teksten op whiteboards en flip-overs. Zorg er ook voor dat jouw locker of postvak afgesloten is als je er informatie of je laptop in opbergt. Als je elders werkt, thuis of buitenshuis, zorg je ervoor dat informatie nooit voor anderen zichtbaar of toegankelijk is. 4 Onder Ik vind je de afspraken terug onder bedrijfsmiddelen bruikleenovereenkomst Regeling: Gedragscode Coöperatie VGZ Pagina: 6 van 14

7 4.3 Omgaan met vertrouwelijke informatie Alle informatie met betrekking tot de Coöperatie VGZ, haar klanten maar ook collega s is vertrouwelijk. Er geldt een geheimhouding voor deze informatie als openbaarmaking in strijd is met de wet of met algemeen maatschappelijke normen van zorgvuldigheid en fatsoen. Deze geheimhouding geldt ook als openbaarmaking belangen van klanten en of de Coöperatie VGZ zouden kunnen schaden. Je moet hierbij denken aan persoonsgegevens, klantenlijsten, financiële gegevens en andere vormen van bedrijfsinformatie. De basisregel is: als je weet of vermoedt dat informatie vertrouwelijk moet blijven, dan wel gevoelig ligt, doe je over dergelijke informatie geen mededeling aan derden. Bij het zorgvuldig omgaan met informatie hoort ook dat stukken met vertrouwelijke informatie veilig worden opgeborgen en dat computerbestanden beveiligd zijn conform de gestelde beveiligingseisen. Ingeval van twijfel over de mate van vertrouwelijkheid van de informatie doe je navraag hierover bij de informatieeigenaar of je leidinggevende. Vervoer of mail geen vertrouwelijke stukken buiten de kantoorlocatie als dat niet strikt noodzakelijk is. Ook dan houd je je aan beveiligingseisen die de organisatie stelt. 4.4 Intellectueel eigendom Het intellectueel eigendom omvat specifieke voor en door Coöperatie VGZ ontwikkelde en niet openbaar gemaakte producten en/of hulpmiddelen, copyright en dergelijke (bijvoorbeeld een app). Informatie hierover is een waardevol bezit en openbaarmaking ervan kan schade berokkenen aan ons bedrijf. Daarom is gebruik voor eigen doeleinden of openbaarmaking ervan naar derden niet toegestaan zonder voorafgaande toestemming van jouw directeur. Wij respecteren ook de rechten van anderen in deze en komen onze wettelijke verplichtingen hiertoe na. Regeling: Gedragscode Coöperatie VGZ Pagina: 7 van 14

8 5 GEBRUIK COMMUNICATIEMIDDELEN Voor een kennisorganisatie als Coöperatie VGZ is het vanzelfsprekend dat jij gebruik maakt van moderne communicatiemiddelen. Naast het gebruik van internet en biedt Social media jou de mogelijkheid op een snelle en efficiënte manier kennis en informatie te delen met je collega s en met de buitenwereld. 5.1 Gebruik van Social Media Het gebruik van al deze communicatiemiddelen, zowel zakelijk als privé, kan echter ook onbedoelde, nadelige gevolgen hebben, voor zowel Coöperatie VGZ als jouzelf. In sommige gevallen kan het zelfs leiden tot aanzienlijke reputatieschade. Om dit te voorkomen hanteren we de volgende richtlijnen Spreek met open vizier 2. Wees feitelijk correct 3. Wees je bewust van de impact van internet 4. Respecteer privacy en vertrouwelijkheid 5. Respecteer de wettelijke kaders 6. Plaats een disclaimer bij persoonlijke online communicatie 5.2 Gebruik van en internet Je gebruikt en internet vooral voor de uitoefening van je functie. Een beperkte mate van privégebruik is toegestaan, mits dit niet storend is voor de dagelijkse werkzaamheden. Je verstuurt geen anonieme berichten, berichten onder een fictieve naam, berichten die opzettelijk zijn voorzien van virussen of die dreigend, beledigend, seksueel, racistisch of discriminerend van aard zijn. Je bezoekt geen internetsites die beledigend of aanstootgevend materiaal bevatten (pornografisch, racistisch, discriminerend etcetera), of sites die ongeoorloofd toegang verschaffen tot niet-openbare bronnen. Je verspreidt niet opzettelijk virussen. Je verandert of vernietigt geen informatie waartoe je via internet toegang hebt verkregen. 5.3 Gebruik van inloggegevens Voor de toegang tot informatiesystemen wordt gebruik gemaakt van inloggegevens. Denk bij deze inloggegevens aan een gebruikersnaam en wachtwoord, maar bijvoorbeeld ook aan aanvullende inloggegevens zoals een token, die gebruikt wordt bij thuiswerken. Deze gegevens zijn persoonsgebonden. Je geeft ze niet aan anderen, ook niet aan jouw leidinggevende. Ook niet als je leidinggevende er om vraagt. 5.4 Gebruik van applicaties Je gebruikt ter beschikking gestelde appliaties en software alleen voor de uitoefening van je functie. Je maakt geen misbruik van de toegang die je vanuit je functie hebt voor bepaalde applicaties of software. 5 De richtlijnen zijn uitgewerkt in Social Media: Richtlijnen voor medewerkers Regeling: Gedragscode Coöperatie VGZ Pagina: 8 van 14

9 6 VOORKOM BELANGENVERSTRENGELING 6.1 Aannemen van relatiegeschenken Voorkom dat je in een situatie terecht komt waarin het accepteren van een relatiegeschenk of uitnodiging, van een zakelijke relatie of (mogelijke) aspirant-relatie, je beslissingen kan beïnvloeden. Beschouw de intentie van de gulle gever daarom kritisch en ga voorzichtig en terughoudend om met het aanvaarden van relatiegeschenken. Ook het moment waarop een cadeau wordt aangeboden is hierbij van belang. De basisregel is: accepteer nooit cadeaus in een onderhandelingsfase. Openheid is de beste manier hiermee om te gaan. Meld daarom alle geschenken bij je direct leidinggevende. Hij bepaalt de bestemming van het geschenk, bijvoorbeeld een goed doel of een verdeling of verloting onder de medewerkers van de afdeling. Kleinere relatiegeschenken en attenties, bijvoorbeeld ter gelegenheid van de jaarwisseling, met een geschatte waarde van minder dan 75,00 mag je behouden. Denk hierbij aan een fles wijn, kalenders, stropdassen of agenda s. Voor geschenken van een hogere waarde overleg je met je leidinggevende of deze kunnen worden behouden, dan wel teruggestuurd worden. Neem nooit geld aan. Het terugsturen van geschenken gaat gepaard met een verwijzing naar het beleid van de Coöperatie VGZ, waarvoor begrip bij de aanbieder wordt gevraagd. De gedragscode kan meegestuurd worden. Geschenken met een geschatte waarde van meer dan 75,- worden gemeld bij de concern compliance officer. Twijfel je als leidinggevende over het aannemen van een geschenk, raadpleeg dan een concern compliance officer. Hij brengt advies uit. Van dit advies kan enkel, door een besluit van de Raad van Bestuur, afgeweken worden. De concern compliance officer legt de gegeven adviezen in een register vast. Daarnaast registreert de concern compliance officer de door de leidinggevende geaccepteerde en afgewezen geschenken met een geschatte waarde van meer dan 75, Uitnodigingen voor reizen, evenementen, seminars en bedrijfsbezoeken Word je uitgenodigd voor een reis, evenement, seminar of bedrijfsbezoek, dan meld je dit voorafgaande aan een eventuele acceptatie bij je leidinggevende. Uitnodigingen voor reizen, evenementen, seminars, bedrijfsbezoeken en andere bijeenkomsten in Nederland of het buitenland kun je alleen aanvaarden na goedkeuring door jouw leidinggevende. Goedkeuring wordt uitsluitend verleend indien er sprake is van een duidelijke relatie met de functie die je uitoefent of wanneer er sprake is van een zakelijk belang voor Coöperatie VGZ. Meereizen van je partner is niet toegestaan, tenzij geheel voor eigen rekening. Om de onafhankelijkheid ten opzichte van derden te waarborgen zijn de reis- en verblijfkosten van de VGZ-medewerker steeds voor rekening van Coöperatie VGZ. Het afwijzen van een uitnodiging gebeurt met een verwijzing naar het beleid van Coöperatie VGZ, waarvoor begrip bij de aanbieder wordt gevraagd. De gedragscode kan meegestuurd worden. Regeling: Gedragscode Coöperatie VGZ Pagina: 9 van 14

10 Twijfel je als leidinggevende over het accepteren van een uitnodiging, raadpleeg dan de concern compliance officer. Hij brengt advies uit. Van dit advies kan enkel, door een besluit van de Raad van Bestuur, afgeweken worden. De leidinggevende meldt uitnodigingen die buitenproportioneel zijn en om die reden niet geaccepteerd kunnen worden bij de concern compliance officer. De concern compliance officer registreert de door de leidinggevende als buitenproportioneel aangemerkte uitnodigingen en de door hem gegeven adviezen. 6.3 Uitnodigingen voor maaltijden Word je uitgenodigd voor een maaltijd dan kun je de uitnodiging accepteren als de maaltijd een zakelijk karakter heeft en het moment waarop de maaltijd plaatsvindt aansluit op het zakelijke contact. De frequentie van het aanbieden van een maaltijd door een en dezelfde partij mag niet hoger zijn dan wat in het maatschappelijke verkeer gebruikelijk is. Accepteer je een uitnodiging dan meld je dit bij je leidinggevende. Voldoet de uitnodiging niet aan de het hiervoor gestelde dan wijs je hem af met verwijzing naar het beleid van Coöperatie VGZ. 6.4 Het hebben van nevenfuncties en nevenwerkzaamheden Naast je functie bij of het uitvoeren van werkzaamheden voor Coöperatie VGZ mag je een nevenfunctie uitoefenen, behalve als deze nevenfunctie niet-verenigbaar is met het werken bij onze organisatie. Onder een nevenfunctie verstaan we het verrichten van arbeid voor derden, al dan niet tegen beloning in welke vorm dan ook, al dan niet voor eigen rekening, in de meest ruime zin van het woord. Voorbeelden van nevenfuncties zijn het aanvaarden van een commissariaat, het doen van zaken voor eigen rekening of het lidmaatschap van een publiekrechtelijk college of orgaan. Niet bedoeld worden activiteiten die binnen de context vallen van vrijetijdsbesteding, hobby of hulp aan familie, vrienden en kennissen. Een nevenfunctie is niet-verenigbaar met het werken bij Coöperatie VGZ als dit kan leiden tot een belangenverstrengeling, een botsing van belangen en/of integriteitsrisico s dan wel kan leiden tot werksituaties die in strijd zijn met de arbeidsomstandigheden- of arbeidstijdenwet. Voorafgaand aan het uitoefenen van een nevenfunctie informeer je jouw leidinggevende. Hij bepaalt vervolgens of sprake is van een niet-verenigbare nevenfunctie. Twijfel je als leidinggevende dan kun je de situatie voorleggen aan compliance, die daarover advies uitbrengt. Van dit advies kan enkel afgeweken worden door een besluit van de Raad van Bestuur. Als leidinggevende informeer je jouw medewerker binnen 3 weken na ontvangst van de melding schriftelijk over het standpunt van de werkgever en legt dit vast in het personeelsdossier. Oefen je de nevenfunctie al uit, bijvoorbeeld op het moment waarop je in dienst treedt, en wordt deze als niet-verenigbaar beschouwd, dan beëindig je de nevenfunctie per ommegaande. Alle nevenfuncties, zowel geaccepteerd als niet geaccepteerd worden door de leidinggevende bij HR gemeld. Regeling: Gedragscode Coöperatie VGZ Pagina: 10 van 14

11 6.5 Financiële belangen in zakelijke relaties Financiële belangen van 5% of meer in een bedrijf of instelling waarmee Coöperatie VGZ zaken doet, of waarschijnlijk zal gaan doen, worden direct gemeld bij de directeur. De directeur meldt de financiële belangen bij de concern compliance officer die deze registreert. 6.6 Leveranciers en aannemers Heb je vanuit jouw functie of rol binnen de organisatie namens de Coöperatie VGZ contacten met leveranciers, aannemers, makelaars in onroerend goed, onderhoudsdiensten en/of andere zakelijke dienstverleners dan maak je geen gebruik van deze contacten voor privédoeleinden. Van dit uitgangspunt kan enkel afgeweken worden na toestemming van de leidinggevende en als de werkzaamheden tegen aantoonbaar marktconforme tarieven worden uitgevoerd. Dit laatste wordt aangetoond door een kopie van de offerte en de factuur aan jouw leidinggevende te overleggen. Regeling: Gedragscode Coöperatie VGZ Pagina: 11 van 14

12 7 NALEVING VAN DE GEDRAGSCODE We hopen je met deze gedragscode voldoende kaders te hebben geboden om de juiste keuzes te maken. Als je twijfelt, is het goed hierover de dialoog met je leidinggevende aan te gaan. Door samen ons gedrag te bespreken en te evalueren en door vroegtijdig je leidinggevende bij dilemma s te betrekken ontstaat er een gemeenschappelijk en eenduidig besef van normen en waarden binnen onze organisatie. De klant ziet, voelt en ervaart dit Het is om die reden ook van belang om overtreding van deze gedragscode te sanctioneren. Het kan hierbij gaan om disciplinaire en arbeidsrechtelijke maatregelen. De sancties zijn uitgewerkt in het sanctiereglement van de organisatie 6. 6 Sanctiereglement Coöperatie VGZ Regeling: Gedragscode Coöperatie VGZ Pagina: 12 van 14

13 8 RELATIE MET ANDERE PROTOCOLLEN EN CODES BINNEN DE COÖPERATIE VGZ Coöperatie VGZ kent op meerdere terreinen protocollen en codes. De teksten van deze protocollen en codes worden niet integraal opgenomen in deze gedragscode maar zijn wel onlosmakelijk verbonden met deze gedragscode. De protocollen en codes zijn voor medewerkers toegankelijk via VGZnet Regeling: Gedragscode Coöperatie VGZ Pagina: 13 van 14

14 9 INWERKINGTREDING Deze gedragscode treedt op 1 november 2013 in werking en vervangt de VGZ-IZA gedragscode uit 2005, de regeling voor het verrichten van nevenfuncties UVIT uit 2008, de regeling voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen UVIT uit 2008 en de gedragscode internet en VGZ-IZA uit Regeling: Gedragscode Coöperatie VGZ Pagina: 14 van 14