Jaarverslag Ondernemingsraad Zuidwester 2016 (t.b.v. directie verslag) Inleiding

Transcriptie

1 Jaarverslag Ondernemingsraad Zuidwester 2016 (t.b.v. directie verslag) Inleiding Het in 2015 gestarte toekomstplan Route 2020 bracht ook in 2016 vele ontwikkelingen en veranderingen met zich mee. De invoering van het nieuwe besturing- en managementmodel met het aantreden van nieuwe managers en coaches, de start van het Management Development traject, de invoering van zelfverantwoordelijke teams en de daarmee samenhangende scholingstrajecten voor Mijn Plan en Dat vind ik ervan zijn daar voorbeelden van. Als gekozen vertegenwoordiger namens de medewerkers was de ondernemingsraad (OR) in 2016 intensief betrokken bij de verschillende ontwikkelingen. Naast de meer gebruikelijke werkzaamheden zoals de behandeling van advies- en instemmingaanvragen bracht dit in 2016 veel extra werk met zich mee. Niet in de laatste plaats omdat het meer gebruikelijk is geworden om de OR in het voortraject bij ontwikkelingen te betrekken en te informeren. Als voorbereiding op vergaderingen en het overleg met de bestuurders hebben OR leden in 2016, een meer dan gemiddelde hoeveelheid aan beleidsnotities, memo s en stukken met informatie gelezen. Deze informatie werd in OR-vergaderingen gebruikt voor eigen meningsvorming en het bepalen van OR-standpunten ter voorbereiding op het overleg met de bestuurders. Om de eigen mening en standpunten verder te kunnen aanscherpen werden geregeld collega s benaderd om hen te vragen naar hun ideeën en meningen over onderwerpen of om een advies daarover. Door de vaak uitgebreide reacties hierop heeft de OR zich geruggesteund gevoeld door collega s. Bij de behandeling van onderwerpen en tijdens het overleg met de bestuurders werd dankbaar gebruik gemaakt van de ontvangen informatie, tips en/of aanbevelingen. Verder werden de signalen van collega s over ontwikkelingen en ervaringen daarmee in de dagelijkse praktijk gedeeld met de bestuurders. De OR wil bestaande contacten met collega s graag goed onderhouden en deze daar waar mogelijk in 2017 verder uit breiden. In een periode waarin veel ontwikkelingen plaatsvinden en er veel in de organisatie verandert zijn goede contacten met collega s onmisbaar. De OR is uiteraard van plan om het vervolg van de ontwikkelingen en de veranderingen in 2017 intensief te blijven volgen en wil daarbij het collectief belang van de medewerkers zo goed mogelijk behartigen door dit, daar waar mogelijk, te betrekken bij de besluitvorming over beleidsontwikkelingen. Rien Koopman secretaris OR Zuidwester 1

2 Jaarverslag OR Zuidwester 2016 In het onderstaande verslag worden de werkzaamheden van de ondernemingsraad van Zuidwester in 2016 op hoofdlijn weergegeven. In 2016 heeft de ondernemingsraad (OR) uiteenlopende onderwerpen behandeld. Naast de onderwerpen die in het kader van de Wet op de ondernemingsraad (WOR) aan de OR werden voorgelegd werd veel aandacht en energie besteed aan onderwerpen die samenhingen met het meerjarenbeleidsplan Route In 2016 hebben de OR leden deelgenomen aan diverse commissies en werkgroepen. Tevens werd vanuit de OR als toehoorder deelgenomen aan zogenoemde tijdelijk werkzame teams (TWT s). Voorts is de OR in 2016 betrokken geweest bij de gesprekken tussen de Raad van Bestuur en de vakbonden over de ontwikkeling van een nieuw Sociaal plan. De vakbonden bleken zich uiteindelijk niet te kunnen vinden het voorstel van de Raad van Bestuur voor een nieuw sociaal plan. Aan het eind van het jaar werd met instemming van de OR een nieuw sociaal kader vastgesteld. Dit sociaal kader is gebaseerd op de resultaten van zogenoemde regionale focusgroep gesprekken die op initiatief van de OR werden georganiseerd. Tijdens die gespreksbijeenkomsten werden door ca. 100 collega s verdeeld over verschillende regio s, diensten en functieniveaus in co creatie input geleverd voor de inhoud van het sociaal kader. In aanvulling daarop werden op voorstel van de OR een aantal punten in het sociaal kader opgenomen en vond er een onafhankelijke juridische toetsing van het sociaal kader plaats. De OR ontving in 2016 ook individuele vragen van collega s. Vaak ging het om vragen over de toepassing van de CAO of interne regelingen, soms om persoonlijke aangelegenheden. De individuele vragen werden veelal beantwoord door de vakbondsconsulenten. Ook werden er collega s intern of extern doorverwezen. Besproken onderwerpen en thema s. Naast de onderwerpen die in het kader van de Wet op de ondernemingsraad (WOR) aan de ondernemingsraad werden voorgelegd werd in 2016 binnen de OR vergadering of binnen het overleg met de bestuurder gesproken over de volgende onderwerpen en/of thema s: - Voortgang project Plan van dienst - Notitie Dienend leiderschap en lean - Pilot Pb-er/ Zorgregisseur. - Mijn Plan / Dit vind ik ervan. - Wijzigingsvoorstel pilot Pb-er/ Zorgregisseur. - Voorgenomen besluit Werken in de driehoek. - Voorgenomen besluit Management Development traject. - Ontwikkeling ondersteuningslijnen. - Deelname aan de Proeftuinen voor de vernieuwing van het kwaliteitskader. - Notitie Communicatiebeleid Memo Intern en extern communicatiebeleid - Notitie Incidenten en veiligheid extramuraal. - Notitie evaluatie Leer Centrum Zuidwester. - Overzicht van doelen en projecten feedback methode n.a.v. de verlenging van de pilot binnen ECZ - Bedrijfsondersteuning (BOT). - Verzuim binnen Zuidwester n.a.v. managementrapportage bedrijfsarts. - Project Zorg Centrale(r) en Programma Management ter info - Kwaliteitsrapportage Kennis en cultuurdagen. - Ontwikkeling sociaal kader. - Sociaal beleid Zuidwester. 2

3 Deelname aan commissies, werkgroepen en/of informatiebijeenkomsten. De OR was in 2016 onder meer betrokken bij: - Selectiecommissies voor nieuwe regiomanagers, nieuwe zorgmanagers en coaches. - Tijdelijk werkzame teams: Werken in de driehoek, Zelfverantwoordelijke teams, Leerlijnen Management Development programma, Plan- en flexbureau en Structuur ondersteunende diensten. - Programmaraad. - Projectgroep Kennis en Cultuur. - Overleggen tussen de Raad van Bestuur en de vakbonden over het sociaal plan/ kader. - Organisatie en opzet van regionale focusgroepen voor ontwikkeling van het sociaal kader. - Klankbordgroep co-creatie C&R. - Centraal overleg Arbo en Veiligheid. - Aanname procedure voor concern controller, manager marketing & communicatie en HRM manager a.i. (kennismakingsgesprekken). Provinciaal Overleg van Ondernemingsraden Gehandicaptenzorg (POO) Via het POO werden contacten onderhouden met ondernemingsraden van collega instellingen in Zuid-Holland. Binnen dit netwerk van ondernemingsraden wordt vier keer per jaar met elkaar gesproken over ontwikkelingen binnen de sector en vindt informatie uitwisseling plaats over actuele onderwerpen en trends. Het POO levert inzichten op over hoe bij collega instellingen vergelijkenderwijs wordt omgegaan met externe ontwikkelingen maar ook over de wijze waarop collega ondernemingsraden daarmee omgaan. In Zeeland wordt gewerkt aan de opzet van een eigen POO. Vanuit de OC Zeeland werd in 2016 deelgenomen aan een overleg van vertegenwoordigers van ondernemingsraden in de gehandicaptenzorg waaronder Arduin, Tragel en t Gors. Financiën In 2016 ontving de OR de jaarrekening 2015 en de begroting In aanvulling daarop werd de periodieke managementinformatie ontvangen. Desgevraagd werd toelichting gegeven tijdens de overlegvergadering. Pr en Communicatie De OR heeft een eigen pagina op het Zuidwester intranet. Op deze pagina zijn de verslagen te lezen van zowel de OR-vergaderingen als van het overleg met de bestuurder. Tevens zijn er de advies- en instemmingaanvragen te vinden die aan de OR werden voorgelegd. Via deze pagina kunnen collega s zich op de hoogte stellen van de onderwerpen die gedurende het jaar zijn besproken en wat er speelt binnen de organisatie en het werkveld. Als informatiekanaal blijkt dit te werken. De OR ontving naar aanleiding daarvan vragen en opmerkingen van collega s. Medezeggenschap OR en OC s De zittingstermijn van de huidige OR en de OC s is gestart op 1 januari 2015 en loopt door tot 31 december Om de werkzaamheden binnen de OR en OC s goed op elkaar af te stemmen en leden te ondersteunen in hun rol en taak werd in maart een gezamenlijke OR/OC-cursus gehouden. In mei en november waren er cursus bijeenkomsten voor OR leden. Tijdens deze bijeenkomsten werd ruim aandacht besteed aan onderwerpen en ontwikkelingen die voortkomen uit het beleidsplan Route Tijdens de cursus bijeenkomsten werd ook nagedacht over de toekomst van de medezeggenschap en over de mogelijkheden van andere opzet daarvan. Hoewel er een aanzet is gedaan voor een eerste pilot bevindt dit proces zich nog in een onderzoekende fase. In 2017 wordt het gesprek daarover voortgezet. 3

4 De invoering van het nieuwe besturing- en managementmodel bracht een nieuwe indeling van de regio s met zich mee. In plaats van drie regio s werden vijf nieuwe regio s ingesteld met elk een eigen regiomanager. De OC s van de oorspronkelijke regio s Zuid-Holland Zuid en Zeeland/ West Brabant hebben het vergaderschema aangepast. Er wordt nu om en om overlegt met de nieuwe regiomanagers van Voorne/ Putten en de Hoekse Waard/ Barendrecht-Rotterdam. OC Zeeland overlegt beurtelings met de regiomanagers van Zeeland en West-Brabant. Medezeggenschap van medewerkers centraal en decentraal. De centrale medezeggenschap van medewerkers wordt binnen Zuidwester uitgevoerd door de ondernemingsraad (OR). De OR heeft voor elke regio een onderdeelcommissie (OC) ingesteld. De OR en de OC s voeren hun taak uit op basis van de mogelijkheden die de Wet Ondernemingsraden daarvoor biedt. De onderwerpen die de OR in overlegvergaderingen bespreekt met de Raad van Bestuur vallen hoofdzakelijk onder het instemmingsrecht, het adviesrecht of het recht op informatie. De OR was in 2016 als volgt samengesteld: De heer J. van Hassent lid concern (voorzitter) De heer R. Koopman lid concern (secretaris) / vakbondsconsulent Mevrouw I. Groenenwegen lid concern Mevrouw W. de Wit lid Voorne Putten /Hoeksche Waard - tot 30 april 2016 Mevrouw A. Boezaard lid Voorne Putten /Hoeksche Waard - vice voorzitter vanaf 1 juni 2016) De heer E. Bos lid ZHZ Mevrouw I. Verrijp lid Goeree / vice secretaris / vakbondsconsulent Mevrouw Y. van Dijk lid Goeree De heer W. Martens lid Goeree De heer R. Weezepoel lid Zeeland / West Brabant Mevrouw E. Kamps lid Zeeland / West Brabant (vice voorzitter tot 31 mei 2016) Mevrouw E. Hogezand lid Zeeland / West Brabant (vanaf 1 juni 2016) Mevrouw P van Dalen lid Zeeland / West Brabant De OR is samengesteld uit vertegenwoordigers vanuit de regio s en overige diensten. Hierdoor hebben alle onderdelen op gelijke wijze kans om invloed uit te oefenen op het beleid van Zuidwester. De onderdeelcommissies (OC) voeren overleg met de eigen regiomanager(s) over (beleid)ontwikkelingen binnen de eigen regio( s). Daarnaast toetst de OC de lokale toepassing van het centraal afgesproken beleid. De OR leden zijn tevens gekozen lid van de eigen OC. Voor de samenwerking tussen de OR en de OC s levert dit korte lijnen op. Via de OR leden komen in de OR signalen en onderwerpen binnen vanuit de regio s. Deze kunnen na afstemming binnen de OR centraal worden besproken met de Raad van Bestuur. Het dagelijks bestuur van de OR, bestaande uit de (vice) voorzitter en de (vice) secretaris, coördineren de werkzaamheden van de OR en sturen deze aan. De administratieve taken en werkzaamheden binnen de OR werden in 2016 verricht door de gekozen secretaris/ ambtelijk secretaris. In april 2016 kondigden mevr. W. de Wit en mevr. E. Kamps hun aftreden aan als OR- en OC lid. Beiden werden bedankt voor hun bijdrage aan de medezeggenschap binnen Zuidwester. Mevr. E. Kamps werd per 1 juni 2016 als lid opgevolgd door mevr. E. Hogezand. Mevrouw A. Boezaard werd gekozen tot nieuwe vice voorzitter. 4

5 Advies- en instemmingaanvragen in De OR heeft in 2016 negenmaal onderling vergaderd. Er werd een extra vergadering gehouden over het onderwerp capaciteit en roostermanagement. Daarnaast waren er negen overlegvergaderingen met de bestuurders. Tijdens twee overlegvergaderingen werd de algemene gang van zaken besproken in aanwezigheid van leden van de Raad van Toezicht. In 2016 zijn de OR en de Raad van Bestuur naast de geplande vergaderingen tweemaal bij elkaar geweest. In het voorjaar werd een extra themadag georganiseerd om met elkaar te praten over de ontwikkeling van een sociaal plan. Op voorstel van de Raad van Toezicht hebben de OR en de Raad van Bestuur voorafgaand aan de jaarlijkse themadag in november het functioneren en de onderlinge samenwerking besproken. Om daarover met elkaar in gesprek gaan was nieuw. Tot vorig jaar werd het functioneren van de Raad van Bestuur jaarlijks besproken met de remuneratie commissie van de Raad van Toezicht. Van het onderlinge gesprek werd een verslag opgesteld voor de Raad van Toezicht. Verder werd tijdens deze themadag gesproken over het sociaal beleid binnen Zuidwester. In 2016 zijn er binnen het overleg van de OR en de Raad van Bestuur, zoals hiervoor al genoemd uiteenlopende onderwerpen besproken. Tijdens de overlegvergaderingen werd er open en in goede verstandhouding met elkaar van gedachten gewisseld. De OR heeft binnen de overlegvergaderingen als gekozen vertegenwoordiger namens de medewerkers standpunten naar voren gebracht over voorgenomen plannen en/of ontwikkelingen. In het verslagjaar werd er conform de Wet op de ondernemingsraden formeel advies of instemming gevraagd en/of aandacht besteed aan de volgende onderwerpen: - Adviesaanvraag Overname van onderneming Stichting Bewind voering en Beheer. - Adviesaanvraag Business case co-sourcing ICT - Adviesaanvraag Zelfverantwoordelijke teams - Adviesaanvraag Opdrachtverstrekking aan derden - Organisatie ontwerpers/ M. Nijssen. - Adviesaanvraag Opdrachtformulering aan het twt - Structuur ondersteunende diensten. - Instemmingaanvraag Regeling vergoeding e-learning - Instemmingaanvraag Projectplan / plan van aanpak voor de invoering van Capaciteit- en Roostermanagement. - Instemmingaanvraag Calamiteitenmanagementbeleid - deel 1. - Instemmingaanvraag Klokkenluidersregeling. - Instemmingaanvraag voor de klachtenregeling Wkkgz en Bopz. - Instemmingaanvraag voor de klachtenregeling Jeugdwet en Bopz. - Instemmingaanvraag voor de klachtenregeling Zuidwester voor Werk. Overig De missie van de Ondernemingsraad heeft een aantal uitgangspunten, waaraan alle beleidsvoorstellen en/of ontwikkelingen worden getoetst: - Belang van medewerkers. - Behoud van werk/ continuïteit van de organisatie. - Behoud en/of ontwikkeling van goede arbeidsvoorwaarden en en arbeidsomstandigheden. - Vigerende wet- en regelgeving. - CAO Gehandicaptenzorg. 31 januari 2017 Namens Ondernemingsraad Zuidwester, Rien Koopman 5

6 Ondernemingsraad Zuidwester in 2016 v.l.n.r.: Eric Bos, Rinus Weezepoel, Erica Hogezand, Yvonne van Dijk Petra van Dalen, Ilona Groenewegen, Annelies Boezaard, Rien Koopman, Ina Verrijp en Jan van Hassent. Wim Martens ontbreekt op de foto 6