DIGIPOLIS A Senior Projectleider LPA. Nummer. Titel

Transcriptie

1 DIGIPOLIS Nummer Titel A Senior Projectleider LPA De kandidaat beschikt over volgende aantoonbare vaardigheden vanuit meerdere projecten. De kandidaat dient door scholing of beroepservaring een gedegen kennis (profiel van Senior Projectleider) en een minimale ervaring van 3 jaar te hebben van: Het plannen, coördineren en budgettair beheren van projecten bij voorkeur in de openbare sector (deze activiteiten dienen te gebeuren volgens de standaard afspraken voor de projectwerking binnen Digipolis) Het gelijktijdig aansturen van meerdere projectteams met interne- en externe medewerkers (analisten, ontwikkelaars en klantbegeleiders) en kerngebruikers Het organiseren van het vereiste interne overleg en overleg met de betrokkenen binnen Digipolis en bij de klant Het organiseren van de acceptatie en verspreiding van de projectresultaten Coördinerende en uitvoerende activiteiten binnen aankopen onderworpen aan de wetgeving op de overheidsopdrachten Het analytisch, gestructureerd en pragmatisch werken Bijlagen [vul aan indien ons bestek bijlagen heeft] A pagina 1/27

2 Deel A: de uitdaging Waarover gaat het? Wat is ons probleem? Wat willen we graag opgelost zien? Waar kan jij ons misschien bij helpen? Voorwerp van deze uitdaging Het leiden van projecten voor de klant Lokale Politie van de Stad Antwerpen De duurtijd van de Opdracht bedraagt: tot einde project of beschikbare financiële middelen Gevraagde competenties De kandidaat beschikt over volgende aantoonbare vaardigheden vanuit meerdere projecten: De kandidaat dient door scholing of beroepservaring een gedegen kennis (profiel van Senior Projectleider) en een minimale ervaring van 3 jaar te hebben van: Het plannen, coördineren en budgettair beheren van projecten bij voorkeur in de openbare sector (deze activiteiten dienen te gebeuren volgens de standaard afspraken voor de projectwerking binnen Digipolis) Het gelijktijdig aansturen van meerdere projectteams met interne- en externe medewerkers (analisten, ontwikkelaars en klantbegeleiders) en kerngebruikers Het organiseren van het vereiste interne overleg en overleg met de betrokkenen binnen Digipolis en bij de klant Het organiseren van de acceptatie en verspreiding van de projectresultaten Coördinerende en uitvoerende activiteiten binnen aankopen onderworpen aan de wetgeving op de overheidsopdrachten Het analytisch, gestructureerd en pragmatisch werken Heeft kennis van in volgende toepassingsdomeinen: ANPR Administratieve processen van Lokale Politie, met name de financiële en logistieke processen Ontwikkeltrajecten voor toepassingen en apps De kandidaat beschikt over volgende persoonlijke en sociale vaardigheden: Beschikt over uitstekende management vaardigheden. Zeer communicatief, zowel schriftelijk als mondeling Grote zelfstandigheid en verantwoordelijkheidszin Zin voor kwaliteit Kostenbewust A pagina 2/27

3 Sterke coördinerende vaardigheden Ervaring met verschillende adviesstijlen Een sterke klant- en servicegerichte instelling Een initiator van nieuwe ideeën Een sterk analytisch denkvermogen/conceptueel denken Flexibel en stressbestendig. De kandidaat beschikt over domeinkennis van de lokale politie. Kennis van de processen van lokale wijkwerking, recherche en Noodhulp is een belangrijk voordeel. De kandidaat kan aan de hand van vergelijkbare referentieprojecten de opgesomde gevraagde competenties voorleggen Gevraagd arbeidsregime 5/5 full time (40u per week) Digipolis behoudt zich het recht om tijdens de looptijd van de opdracht en in kader van vakantieperiodes het (voltijds) arbeidsregime aan te passen naar de vertraagde projectplanning en de verminderde aanwezigheid van projectteamleden en klanten gedurende deze periodes De opdrachtgever Wie zijn we? Voor wie werken we? De Opdracht gebeurt in naam en voor rekening van Digipolis, opdrachthoudende vereniging met zetel te Generaal Armstrongweg 1, 2020 Antwerpen, met Ondernemingsnummer en BTW nr. BE Digipolis is een opdrachthoudende vereniging opgericht overeenkomstig het decreet houdende de intergemeentelijke samenwerking en heeft van haar leden, waaronder de steden en OCMW s van Antwerpen en Gent, de bevoegdheid gekregen om in de telematica-behoeften te voorzien. (voor meer info zie Digipolis zal, overeenkomstig artikel 15 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten voor de individuele dienstverleningsopdrachten die het voorwerp van deze Opdracht uitmaken, tevens kunnen optreden als Opdrachtencentrale voor: 1. in elk geval de leden van Digipolis, zijnde de Stad Antwerpen, OCMW Antwerpen, de Stad Gent en OCMW Gent, AG Stedelijk Onderwijs Antwerpen, AG Kinderopvang Antwerpen, Zorgbedrijf Antwerpen, AG Stadsontwikkelings-bedrijf Gent; A pagina 3/27

4 2. instellingen die vallen onder de rechtspersoonlijkheid van de Stad Antwerpen, de Stad Gent, het OCMW Antwerpen en/of het OCMW Gent; 3. instellingen met een afzonderlijke rechtspersoonlijkheid die door de Steden of OCMW s van Antwerpen en Gent belast zijn met een bepaalde taak van gemeentelijk belang; 4. andere instellingen die zeer nauw verbonden zijn met de Stad Antwerpen, de Stad Gent OCMW Antwerpen en OCMW Gent; 5. instellingen, rechtspersonen die een samenwerkingsovereenkomst met Digipolis hebben afgesloten. Leiding van de Opdracht Onze contactpersoon die de leiding van de Opdracht heeft is Wesley Hendrickx, Functie, tel: , Wesley.Hendrickx@digipolis.be De opdrachtnemer wijst een contactpersoon aan ( de projectleider opdrachtnemer ) die hem zal vertegenwoordigen. De formele contacten tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer verlopen uitsluitend via de vermelde contactpersonen van beide partijen. Beide partijen kunnen een andere contactpersoon aanduiden tijdens de uitvoering van de Opdracht. Plaats van uitvoering Waar de Opdracht uitgevoerd wordt zal in overleg met de opdrachtgever afgesproken worden. De plaats van de uitvoering resulteert niet in additionele kosten voor Digipolis of de afnemer. A pagina 4/27

5 Deel B: de selectieprocedure Hoe word je gekozen? Ben je de geschikte kandidaat voor de Opdracht? Wanneer ben je geselecteerd voor de verdere beoordeling van de offerte? Hoe beoordelen we jouw offerte? Verloop van de procedure 1. Publicatie van de Opdracht op het Public Procurementplatform (e-notification) 2. Indienen van een eerste offerte a. Beoordeling van de de selectiecriteria b. Inschrijvers, waarvan de offerte niet voldoet aan de selectiecriteria en/of een te lage score haalt, worden niet meegenomen naar de volgende ronde 3. De gunning a. Onderhandelingsfase met de geselecteerde inschrijvers op basis van de eerste offerte b. Desgevallend, indienen van een definitieve offerte (Best and Final Offer) c. Vergelijking en beoordeling van de offertes d. Gemotiveerde gunningsbeslissing 4. Start Opdracht Desgevallend kan de opdrachtgever beslissen om na de beoordeling geen verdere onderhandelingen te organiseren en direct over te gaan tot de gunning van de Opdracht. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om het verloop van de procedure te wijzigen naar voortschrijdend inzicht. De inschrijvers kunnen hieruit geen rechten putten. De selectie Toegangsrecht Het bewijs dat de inschrijver zich niet in geval van uitsluiting bevindt en dus niet mag deelnemen, wordt geleverd door het voorleggen van: A pagina 5/27

6 een verklaring op erewoord waarin de inschrijver verklaart zich niet in één van de gevallen te bevinden zoals opgegeven in. Hiertoe dient de inschrijver het formulier zoals opgenomen bij dit bestek te gebruiken. een geldig RSZ-attest (Digipolis zal het RSZ-attest van de binnenlandse inschrijvers zelf opvragen op basis van het ondernemingsnummer van de inschrijver in de Kruispuntbank van Ondernemingen dat moet worden ingevuld op het inschrijvingsformulier). De buitenlandse inschrijver dient een attest bij te voegen dat werd uitgereikt door de bevoegde overheid waarin wordt bevestigd dat hij heeft voldaan aan de verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd. Indien een dergelijk document niet wordt uitgereikt in het betrokken land, kan het vervangen worden door een verklaring onder eed. een document waaruit het mandaat blijkt van de ondertekenaar om de inschrijver te verbinden (bv. uittreksel uit de neergelegde en gepubliceerde statuten en/of uit delegatiebeslissingen van de bevoegde organen, of indien dergelijke uittreksels ontbreken een ondertekende beslissing van de bevoegde organen of personen) Selectiecriteria Technische bekwaamheid Om de technische bekwaamheid van de Opdrachtnemer na te gaan wordt voor de kwalitatieve selectie van de inschrijvers gevraagd: een verbintenis om in het kader van deze opdracht enkel Nederlandstalige medewerkers in te zetten. In het kader van de selectie van kandidaten is het mogelijk dat een kandidaat-inschrijver zich beroept op de bekwaamheid/draagkracht van onderaannemers. De inschrijver moet dan aantonen dat hij voor deze opdracht over een verbintenis met de andere bedrijven /onderaannemers beschikt. de technische en beroepsbekwaamheid aan te tonen om de diensten te verstrekken. worden beoordeeld aan de hand van hun knowhow, efficiëntie, ervaring en betrouwbaarheid. Financieel-economische elementen Het bewijs van een verzekering tegen gebruikelijke beroepsrisico s met vermelding van begin- en einddatum De inschrijver(s) die zich niet in één van de gevallen bevinden van uitsluiting van deelneming aan de Opdracht en wiens beoordeling van de economisch, financiële en technische bekwaamheid een minimale score van 60% behaalt, rekening houdend met onderstaande selectiecriteria, komen voor verdere evaluatie in aanmerking. Selectiecriteria Gewicht Technische bekwaamheid 100% A pagina 6/27

7 De gunning Uitsluitingscriteria Het niet voldoen aan deze criteria zal leiden tot de uitsluiting van de inschrijver : Voor elk van de hieronder vermelde gunningscriteria dient een minimumscore van 50% behaald te worden. Gunningscriteria De inschrijver(s) die zich niet in één van de gevallen van uitsluiting van deelneming aan de Opdracht bevinden en die aan de selectiecriteria inzake de financiële, economische en technische draagkracht, komen voor verdere beoordeling aan de gunningscriteria in aanmerking. De Opdracht zal toegewezen worden aan de inschrijver met de meest voordelige offerte, rekening houdend met onderstaande gunningscriteria: Gunningscriteria weging Prijs 40 % Competenties 60 % Prijs De prijs zal beoordeeld worden d.m.v. de volgende formule: gewicht gekoppeld aan criterium prijs x (laagste dagprijs / dagprijs van de inschrijver) Competenties en ervaring De score voor competenties en ervaring wordt berekend aan de hand van de gevolgde opleiding(en) en de opgedane beroepservaring van de kandidaat. Een 1ste screening gebeurt op basis van cv met eventueel een bijkomend gesprek via call/skype/facetime. Positieve kandidaten kunnen mogelijk nog op gesprek komen. De inschrijver stelt maximaal 1 kandidaat met bijhorend CV voor. De beoordelingswijze is als volgt; per gunningscriterium wordt per element een score toegekend overeenkomstig de beoordeling door de aanbestedende overheid van dit element: Uitstekend = 10 Goed = 8 Voldoende = 6 Matig = 4 A pagina 7/27

8 Zwak = 2 Geen ervaring = 0 Er wordt uitgegaan van een voldoende indien het antwoord aan het gevraagde voldoet. Zijn er extra competenties, zal afhankelijk van de bruikbaarheid de appreciatie goed of uitstekend worden toegekend. Omgekeerd, indien er minder wordt aangeboden dan wordt gevraagd, zal een mindere appreciatie worden gegeven. Een hogere of lagere appreciatie dan voldoende zal steeds gemotiveerd worden in het gunningsverslag. De Offerte-pitch Tijdens deze pitch kunnen de inschrijvers, die zich niet in één van de gevallen van uitsluiting van deelneming aan de Opdracht bevinden en die aan de selectiecriteria inzake de financiële, economische en technische draagkracht voldoen, hun (eerste en/of aangepaste) offerte toelichten. Digipolis zal de totaaloplossing, en de mate waarin aan de gunningscriteria wordt voldaan, beoordelen. De offerte moet voldoen aan de vereisten zoals in delen C en D worden bepaald. De inschrijvers zullen hiertoe door Digipolis uitgenodigd worden A pagina 8/27

9 Deel C: uw offerte Uw offerte bestaat uit een basisdocument, aangevuld met het door de wet bepaalde inschrijvingsbiljet, uw prijsopgave de toegevoegde verklaring op erewoord en een verklaring m.b.t. onderaanneming. Indiening offerte Uiterlijk tegen 20 april om 10:00u Tav Via Digipolis Antwerpen Public Procurement Generaal Armstrongweg 1 e-tendering B-2020 Antwerpen Basisdocument Het basisdocument, zijnde de eerste offerte, kan een document of een presentatie zijn waarin alle elementen zijn opgenomen om uw offerte te kunnen beoordelen en vergelijken met andere inschrijvers. Die elementen waarop zal worden beoordeeld werden gepreciseerd in de selectiecriteria en de gunningscriteria. Inschrijvingsbiljet Het inschrijvingsbiljet is een door de wet voorzien document met de bedoeling onder meer de totale inschrijvingssom voor deze Opdracht kenbaar te maken. Het document wordt ingevuld en rechtsgeldig ondertekend. Contactpersoon Een medewerker ( contactpersoon ) van de inschrijver zal fungeren als onze afgevaardigde in alle relaties met Digipolis voor deze Opdracht. Deze medewerker zorgt ten allen tijde voor de nodige continuïteit bij de dienstverlener inzake de communicatie omtrent voortgang en opvolging van deze Opdracht. Tot en met de toewijzing van de Opdracht en gedurende de uitvoering van de Opdracht zal enkel dit adres door het opdrachtgevend bestuur gebruikt A pagina 9/27

10 worden om de inschrijver elektronisch in kennis te stellen van genomen beslissingen. Deze persoon moet deze communicatie in naam van de inschrijver kunnen ontvangen. Het is tevens aan te raden dat deze persoon ook is geregistreerd op het e-notification, e-tendering platform. Prijsopgave Richtlijnen De prijsopgave is opgemaakt met een dagprijs excl. BTW en vermeldt het toepasbare BTW% Verklaring op erewoord De verklaring op erewoord is een door de wet voorzien document dat moet worden ondertekend. Met de ondertekening geef je aan dat je voldoet aan de voorwaarden vermeld in de verklaring voor de Opdracht. Deze verklaring dient te worden toegevoegd aan de offerte. Onderaanneming Indien je een beroep doet op derde partijen (onderaannemers) voor (delen van) deze Opdracht, dien je dit expliciet te vermelden in de offerte. In dat geval specificeer je de volledige identiteit van de derde partij(en) en de omvang en inhoud van haar (hun) tussenkomsten d.m.v. een ondertekende formulier onderaanneming om al dan niet bepaalde delen van de Opdracht in onderaanneming te geven. Een inschrijver kan zich beroepen op de draagkracht van andere entiteiten, ongeacht de juridische aard van zijn band met die entiteiten. In dat geval toont hij de aanbestedende overheid aan dat hij zal beschikken over de voor de uitvoering van de Opdracht noodzakelijke middelen, door voorlegging van de verbintenis van deze entiteiten om de kandidaat of inschrijver dergelijke middelen ter beschikking te stellen.(artikel 74 KB Plaatsing) A pagina 10/27

11 Deel D Vele kleine lettertjes, allemaal van toepassing, maar niets om zich als geïnteresseerde inschrijver zorgen over te maken. We geven graag toelichting als er vragen zijn. Algemene Bepalingen Prijsbepaling De basiseisen van deze Opdracht worden uitgevoerd via een globale dagprijs op basis van 8 werkuren per werkdag voor een consultant en 7.60 werkuren (of 7u 36 min) voor een interim. In beginsel gelden er geen overuren, en zijn de tarieven voor weekendwerk en werk op feestdagen, gelijkgesteld aan de tarieven tijdens de werkweek. De opgegeven prijzen zijn inclusief alle kosten, de inschrijvers dienen door middel van een inventaris - ieder onderdeel van de prijsbepaling in detail te vermelden. Voor alle prijzen moet de inhoud ervan op een overzichtelijke en transparante wijze duidelijk gemaakt worden. De inschrijver moet alle inlichtingen verstrekken om Digipolis in staat te stellen de aangeboden prijzen te onderzoeken. Verbintenistermijn De inschrijver is door zijn offerte gebonden gedurende een termijn van 90 kalenderdagen, ingaande op de dag van de uiterste indiening van de offertes. De verbintenistermijn wordt steeds hernieuwd bij het indienen van een nieuwe offerte tijdens de onderhandelingsprocedure. Borgtocht Er wordt geen borgtocht gevraagd. Prestatiestaten De dienstverlener zal Digipolis maandelijks, na verrichting van de werkzaamheden, op basis van de gewerkte uren en de daarop toepasselijke tarieven zoals vermeld op het inkooporder factureren betreffende haar assistentie. De prestatiebladen worden nauwkeurig ingevuld en aan Digipolis voorgelegd ter goedkeuring. De prestatiebladen vermelden: A pagina 11/27

12 datum beschrijving van de opdracht naam en handtekening van de aangestelde die de prestatie heeft uitgevoerd naam en handtekening van de projectleider van Digipolis Tevens dient de aangestelde van de dienstverlener de elektronische projectregistraties van Digipolis in te vullen en dit ten laatste elke laatste werkdag van de maand. Ook consultants op verplaatsing moeten ervoor zorgen dat dit wordt ingevuld. Facturatie De facturen of creditnota s dienen buiten de wettelijke voorschriften voorzien te zijn van de volgende aanvullende vermeldingen; verwijzing naar de offerteaanvraag door vermelding van A000.. / IOR-nr per levering en/of geleverde dienstverlening: datum en plaats gedetailleerde beschrijving hoeveelheid eenheidsprijs totaalprijs De facturen met prestatiestaat worden per in pdf formaat verstuurd aan facturen@digipolis.be. Betalingstermijnen Betalingen gebeuren binnen de 30 dagen te rekenen vanaf de datum waarop Digipolis in het bezit is van de regelmatig opgemaakte en goedgekeurde factuur. Prijsherziening De eventuele schommelingen in de prijzen van de producten, lonen, vervoerstarieven, sociale lasten en verzekeringspremies, geven geen aanleiding tot het herzien van de inschrijvingsprijzen uitgezonderd prijsdalingen. Vertrouwelijkheid De Opdrachtnemer gebruikt deze Opdracht niet als referentie of organiseert geen enkele communicatie naar pers en/of publiek mbt deze Opdracht zonder het geschreven akkoord van Digipolis. Intellectuele eigendom van de Resultaten Alle resultaten van de onder deze Opdracht gepresteerde diensten zoals bijvoorbeeld maar niet noodzakelijk beperkt tot specifieke documentatie, analysedocument, specifieke website(s) en specifieke ontwikkelde software komen in volle en exclusieve eigendom van Digipolis. Bij de ontwikkeling van specifieke software en/of websites voor Digipolis komen zowel de broncode als de rechten op de ontwikkeling en distributie, op de vormgeving en grafische en tekstuele elementen in volle en exclusieve eigendom van Digipolis. Digipolis erkent en A pagina 12/27

13 aanvaardt dat de gepresteerde diensten mogelijks gebruik maken van open source software ( OSS ). In voorkomend geval, is het gebruik van desbetreffende OSS onderworpen aan de relevante OSS licentievoorwaarden. In elk van voormelde gevallen blijft de door Digipolis aangeleverde data, informatie, documentatie, multimediabestanden, teksten, enz. volle en exclusieve eigendom van Digipolis, zonder dat hier ooit op enige wijze een overdracht ten voordele van de Opdrachtnemer of kan voortvloeien. Zo de door Digipolis aangeleverde data, informatie, documentatie, multimediabestanden, teksten, enz. bewerkingen ondergaan zal de volle en exclusieve eigendom van de metadata toebehoren aan Digipolis, zonder de Opdrachtnemer hier enig recht of aanspraak uit kan putten Overmacht Overmacht betekent een gebeurtenis die onafhankelijk is van de wil van de Opdrachtnemer of Digipolis, die niet kon worden voorzien noch verhinderd, en die de volledige onmogelijkheid van uitvoering van de Opdracht of een deel ervan met zich brengt. Noch Digipolis noch de Opdrachtnemer is aansprakelijk voor gebreken of vertragingen in de uitvoering van de Opdracht in de mate dat deze gebreken of vertragingen het gevolg zijn van overmacht. Tijdens de periode van overmacht zal Digipolis evenwel geen vergoedingen verschuldigd zijn in de mate dat deze vergoedingen betrekking hebben op de diensten, leveringen of werken die niet of niet conform de Opdracht werden geleverd of uitgevoerd ten gevolge van overmacht. Taal De taal waarin deze gunningsprocedure wordt gevoerd is het Nederlands. De tekst van het Bestek in de Nederlandse taal is bindend. Tenzij Digipolis het anders aangeeft, moeten alle stukken die de inschrijvers bij Digipolis indienen in het Nederlands zijn. Officiële documenten of technische bijlagen die niet in het Nederlands beschikbaar zijn, mogen in de oorspronkelijke taal ingediend worden. Geheimhoudingsovereenkomst De opdrachtnemer en Digipolis verzekeren het vertrouwelijke karakter van alle informatie, die wordt verkregen binnen de opdracht. De opdrachtnemer en zijn aangestelde(n) verbinden zich er toe om geen van de gegevens of inlichtingen, waarvan hij kennis zou krijgen door of bij de uitvoering van de opdracht, en ook de staten en bescheiden die het resultaat zijn van de verwerking van die informatie, mee te delen aan een derde partij of te gebruiken voor andere doeleinden dan beschreven in deze opdracht zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Digipolis. Dit zowel tijdens de duur van de overeenkomst, als na de beëindiging van deze overeenkomst. De Partijen zullen onmiddellijk na het beëindigen van de overeenkomst of op eenvoudig verzoek van de andere Partij, alle vertrouwelijke informatie terugbezorgen aan de andere Partij. En daarna alle mogelijke maatregelen nemen om deze data definitief en onomkeerbaar te verwijderen van de eventueel A pagina 13/27

14 gebruikte eigen opslagmiddelen. De opdrachtnemer en Digipolis zullen deze confidentiële informatie slechts verspreiden onder die werknemers die rechtstreeks betrokken zijn bij de opdracht of die van de geleverde goederen of diensten gebruik maken voor zover dit nodig is voor het correct gebruik van de geleverde goederen of diensten. Ze verzekeren dat deze werknemers de verplichtingen inzake het confidentieel karakter van de informatie kennen en deze ook respecteren. Door de ondertekening van de verklaring bij het inschrijvingsbiljet gaat de inschrijver met deze tekst akkoord en staat hij garant dat deze geheimhoudingsovereenkomst ook door zijn aangestelde uitvoerders(s) gekend is en nageleefd wordt. Op verzoek van Digipolis kan de inschrijver ten alle tijden gevraagd worden om in aanvulling van deze geheimhoudingsovereenkomst ook nog expliciet een verwerkingsovereenkomst en/of ondertekening van deontologische code te onderschrijven. Verwerkingsovereenkomst Ter aanvulling van bovenstaande geheimhoudingsovereenkomst en Conform de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, verbindt de opdrachtnemer zich er toe een overeenkomst tot verwerking van persoonsgegevens te ondertekenen bij de start of tijdens de uitvoering van de opdracht, indien er persoonsgegevens betrokken zijn. Deontologische code Digipolis beoogt door middel van een deontologische code al haar medewerkers bewust te maken van hun specifieke rol als informatiebeheerder; te voorkomen dat ongeoorloofde (strafbare) of lasterlijke feiten worden gepleegd met de ter beschikking gestelde telematicamiddelen; te voorkomen dat door het gebruik van telematica schade wordt berokkend, van welke aard dan ook, aan de organisatie of aan derden; de dienstverlening aan de klant te garanderen; de vertrouwelijke omgang met gevoelige persoonsgegevens van derden te waarborgen; de belangen van de organisatie te beschermen; de veiligheid en de goede technische werking van het netwerk te garanderen; en kostenbewustzijn te stimuleren bij het gebruik van de telematicamiddelen. De inhoud van deze code is steeds opvraagbaar bij Digipolis via de contactpersoon. Door de ondertekening van de verklaring bij het inschrijvingsbiljet gaat de inschrijver met deze code akkoord en staat hij garant dat deze deontologische code ook door zijn aangestelde uitvoerder(s) gekend is, nageleefd wordt en zich akkoord verklaart met de controlemogelijkheden die Digipolis heeft, zoals beschreven in deze code. A pagina 14/27

15 Beëindiging Beëindiging ingevolge wanprestatie Indien de opdrachtnemer in gebreke blijft één of meerdere van de essentiële verplichtingen van de overeenkomst na te leven en voor zover de opdrachtnemer binnen een termijn van tien (10) werkdagen geen correctieve maatregelen genomen heeft en/of indien de dienstverlener minimaal drie (3) maal in gebreke wordt gesteld door Digipolis met betrekking tot geleverde prestaties ongeacht correcties en/of indien de opdrachtnemer eenmaal in gebreke wordt gesteld door Digipolis met betrekking tot een essentiële verbintenis en geen correctie tijdig is doorgevoerd, is Digipolis gerechtigd de overeenkomst dan wel, naar keuze van Digipolis, enkel de betrokken dienst(en) als ontbonden van rechtswege te beschouwen ten laste van de in gebreke blijvende partij en dit door middel van een aangetekend schrijven met ontvangstbewijs. Beëindiging ingevolge faillissement of intrekking vergunning Ingeval de opdrachtnemer in staat van faillissement of welkdanige samenloop van schuldeisers verkeert of dreigt te verkeren waardoor de dienstverlening geheel of gedeeltelijk beëindigd of onderbroken wordt of waardoor zulke beëindiging of onderbreking dreigt te ontstaan, of indien de opdrachtnemer niet meer beschikt over de voor de dienstverlening benodigde vergunning(en) of rechten, of deze dreigt te verliezen of te worden ingetrokken, is Digipolis gerechtigd de overeenkomst als ontbonden van rechtswege te beschouwen ten laste van de opdrachtnemer en dit door middel van een aangetekend schrijven aan de opdrachtnemer. Beëindiging ingevolge zeggenschapswijzigingen Indien binnen de opdrachtnemer of binnen de groep van ondernemingen waar de opdrachtnemer deel van uitmaakt belangrijke zeggenschap wijzigingen plaatsvinden, bijvoorbeeld door een fusie of overname, zal de opdrachtnemer Digipolis hiervan prompt schriftelijk in kennis stellen. Indien Digipolis van mening is dat de nakoming van de overeenkomst door die omstandigheden wezenlijk wordt beïnvloed, is Digipolis gerechtigd tot onmiddellijke beëindiging van de overeenkomst over te gaan. De beëindiging vindt door middel van een aangetekend schrijven plaats. Beëindiging door de dienstverlener Gelet op de taken van openbare dienst van Digipolis en haar leden kan de opdrachtnemer de overeenkomst niet eenzijdig opzeggen. Beëindiging door Digipolis Digipolis heeft het recht om de overeenkomst op elk ogenblik via aangetekende brief en mits vooropzeg van één (1) maand, op te zeggen. De onderhoudscontracten zijn jaarlijks opzegbaar zonder recht op schadevergoeding in hoofde van de opdrachtnemer, mits kennisgeving van de opzeg drie maanden voor het verstrijken van de verjaardag van de overeenkomst. Overige bepalingen De beëindigingsmogelijkheden van Digipolis zoals hierboven aangeduid, doen geen afbreuk aan het recht van Digipolis om schadevergoeding en/of prijscorrecties te bekomen (binnen de grenzen van de A pagina 15/27

16 aansprakelijkheidsbeperkingen zoals vastgelegd in het Bestek) uit hoofde van de eerdere uitvoering van de overeenkomst en/of uit hoofde van de beëindiging ervan. Digipolis heeft het recht om, om gemotiveerde redenen, de vervanging of, indien mogelijk, de bijsturing te eisten van aangestelden van de opdrachtnemer die incompetent worden geacht of wiens activiteiten of gedrag als onaanvaardbaar worden geacht door Digipolis. Dergelijke vervanging zal geen impact hebben op timing, prijs of andere bepalingen uit bestek en offerte. Specifieke bepalingen Afwezigheid van een gezagsrelatie De personen die door de opdrachtnemer worden belast met het uitvoeren van de opdracht staan onder het uitsluitend gezag van de opdrachtnemer. Onder geen beding staan zij of de zelfstandige zaakvoerders onder het gezag van Digipolis. De opdrachtnemer zal bij de aanvang van de opdracht het bewijs leveren dat zijn aangestelden: hetzij in een werknemersstatuut zijn tewerkgesteld hetzij een zelfstandig statuut bezitten, en met alle voorschriften inzake sociale zekerheid en bedrijfsvoorheffing in regel zijn. Bovendien zal de opdrachtnemer op verzoek van Digipolis tijdens de uitvoering van de overeenkomst moeten bewijzen dat hij in regel blijft inzake sociale zekerheid en bedrijfsvoorheffing. De verplichtingen van de opdrachtnemer betreffende de fiscale en sociale wetgeving vallen onder geen beding ten laste van Digipolis. De volgende elementen komen in elk geval toe aan de opdrachtnemer als werkgever ten aanzien van haar respectievelijke personeelsleden verbonden door een arbeidsovereenkomst, en kunnen in geen geval deel uitmaken van het instructierecht van de opdrachtgever; Aanwervingsbeleid; Beleid met betrekking tot loons- en arbeidsvoorwaarden; Beleid inzake opleiding, vorming en training, met uitzondering van deze die noodzakelijk zijn voor het vervullen van de opdracht en die specifiek zijn aan de opdrachtgever; Controle van de arbeidstijd en het bepalen van eventuele overuren, rustpauzes of inhaalrustpauzes; Toelating en rechtvaardiging van afwezigheden (ziekte, klein verlet, vakantie ); Beleid inzake disciplinaire sancties en ontslag; Evaluatie- en functioneringsgesprekken; Functiebepalingen. Niet discriminatieclausule De opdrachtnemer: duldt geen enkele vorm van discriminatie op grond van geslacht, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming, leeftijd, A pagina 16/27

17 seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, huidige of toekomstige gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschap of sociale afkomst; verbindt er zich toe toegankelijk te zijn voor iedereen; verbindt zich ertoe elk discriminerend gedrag op de werkplaats te voorkomen en indien nodig te bestrijden en bestraffen; leeft de wetten en reglementen die de toepassing van de non-discriminatie en gelijke kansen bevorderen en verdedigen na; verbindt er zich toe onderhavige code eveneens ter kennis te brengen aan zijn onderaannemers en ervoor te zorgen dat ook zij die naleven in de bijdrage die zij leveren in de uitvoering van deze opdracht van diensten. Bovenstaande clausule geldt zowel voor de opdrachtnemer natuurlijke persoon als voor de dienstverlener rechtspersoon en hun zaakvoerder(s), bestuurder(s) en andere personeelsleden met enige vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid binnen de rechtspersoon. Indien het opdrachtgevend bestuur kan aantonen dat de opdrachtnemer voormelde bepalingen niet naleeft bij de uitvoering van onderhavige opdracht, kan zij ten aanzien van de opdrachtnemer toepassing maken van hoofdstuk 4 en hoofdstuk 6 van de Algemene Uitvoeringsregels (middelen van optreden van de aanbestedende overheid). Ter aanvulling van bovenstaande geheimhoudingsovereenkomst en Conform de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, verbindt de opdrachtnemer zich er toe een overeenkomst tot verwerking van persoonsgegevens te ondertekenen bij de start of tijdens de uitvoering van de opdracht, indien er persoonsgegevens betrokken zijn.beveiliging en gebruik van elektronische communicatiegegevens en infrastructuur De opdrachtnemer en zijn aangestelden, verklaren zich akkoord met de goede zorg en het onderhoud van de toestellen en infrastructuur die ze van Digipolis ter beschikking krijgen. Bovendien stemmen zij ook in met de naleving van de geldende beveiligingspolicy s zowel omtrent de logische beveiliging (paswoordbeleid, Anti-virus-bescherming, netwerk-monitoring ) als de fysieke beveiliging (brand, inbraak, ). Digipolis verleent de aangestelden die door de dienstverlener worden belast met het uitvoeren van de opdracht toegang tot en het recht tot gebruik van netwerk en infrastructuur. De aangestelden stemmen in met de controles op het correct gebruik van deze communicatiemiddelen. Deze controles verlopen uiteraard steeds conform de betreffende wetgeving tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de werknemers ten opzichte van de controle op elektronische online- communicatiegegevens. Onze gebouwen zijn voorzien van toegangsbeveiliging, inbraakdetectie en camerabewaking en ook op basis hiervan gebeuren systematische controles naar het gebruik van onze infrastructuur. A pagina 17/27

18 Gegevensintegriteit De opdrachtnemer en zijn aangestelden zijn verantwoordelijk voor de integriteit van de gegevens of elektronische bestanden waarover ze in het kader van deze overeenkomst beschikken. Naast het veilig bewaren volgens de geldende standaarden, staan ze ook in voor het opslaan van gegevens en het ter beschikking stellen van veiligheidskopieën in een voor Digipolis standaard uitleesbaar formaat. Indien dit niet op infrastructuur van Digipolis gebeurt, moeten de eventuele toegangssleutels/codes tot deze gegevens kosteloos medegedeeld worden aan een door het management-team van Digipolis aangestelde contactpersoon. Digipolis moet in staat zijn zonder verdere kosten systematisch te kunnen verifiëren of het daadwerkelijk om de correcte gegevens gaat. Logistiek Gedurende de uitvoering van de werkzaamheden in de lokalen van de opdrachtgever blijft de opdrachtgever verantwoordelijk voor zijn materieel en installaties, met inbegrip van deze die ter beschikking werden gesteld van de consulent. Indien de werkzaamheden plaatsvinden in de gebouwen van de opdrachtgever dan zal deze de logistieke elementen, die nodig zijn voor het goede verloop van de werkzaamheden (vb: meubilair, telefoon,...), ter beschikking stellen van de consulent. Voor opdrachten van de Digipolis vestiging Gent wordt voor de uitvoering van de opdracht aan de aangestelde uitvoerder een portable ter beschikking gesteld door het opdrachtgevend bestuur. Voor opdrachten van de Digipolis vestiging Antwerpen is de consulent in het bezit van een draagbare computer uitgerust met de volgende basiselementen: een werkplatform Microsoft Windows pro 8 of hoger of Mac OSX met Microsoft Office 2010 of hoger een erkend anti-virusprogramma, conform de heersende standaarden op de markt, dat opgewaardeerd is tot de laatste versie en zichzelf permanent en automatisch onderhoudt de consulent is volledige beheerder van zijn toestel zodat dit zonder problemen in het netwerk en Digipolis-domein kan opgenomen worden De consulent is tijdens de uitvoering van zijn opdracht te allen tijde verantwoordelijk voor de goede werking van zijn werkstation en waakt erover dat dit conform is en blijft met de standaarden en huisregels van Digipolis. De consulent voorziet, na het beëindigen van zijn opdracht, dat alle verkregen toepassingen alsook licenties en data eigen aan deze opdracht, verwijderd worden van zowel zijn werkstation als persoonlijke gegevensdragers. A pagina 18/27

19 A pagina 19/27

20 Wettelijke en reglementaire bepalingen Wijze van gunnen Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking (BE) Opdracht van diensten Toepasselijke Wetgeving Wet overheidsopdrachten en bepaalde Opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 (hierna Wet OverheidsOpdrachten ); Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 (hierna KB Plaatsing ); Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013 (hierna KB Uitvoering ); Alle latere aanvullingen en wijzigingen van voormelde wetten en besluiten, geldig op datum van bekendmaking, alsook de bepalingen van het bestek die aanvullingen en wijzigingen kunnen inhouden van voormelde wetten besluiten en alle andere documenten waarnaar het bestek verwijst. Regelgeving met betrekking tot LIMOSA (Sinds 1 april 2007 moeten buitenlandse werkgevers een limosa-aangifte doen indien zij tijdelijk of gedeeltelijk werknemers in België tewerkstellen). Alle informatie is beschikbaar via Alle andere van toepassing zijnde geldende besluiten en reglementen. Afwijking van de Algemene Uitvoeringsregels (AUR) Overeenkomstig artikel 9 4 van het KB Uitvoering zal desgevallend omwille van de bijzondere eisen van de onderhavige Opdracht, worden afgeweken van een aantal Algemene Uitvoeringsregels zoals bepaald in het KB Uitvoering. In het kader van de voorliggende Opdracht wordt er afgeweken van de Algemene Uitvoeringsregels zoals opgenomen in het KB Uitvoering: Artikel 19 en 20 van het KB Uitvoering (Intellectuele rechten) : Gemeenschappelijke bepalingen Opdrachten voor werken, leveringen en diensten Gebruik van de resultaten en Methodes en know how Artikel 25 KB Uitvoering (Borgtocht): Het is in de IT consultancy sector eerder ongebruikelijk om met borgtochten te werken voor onderhandelingsprocedures, bijkomend zijn de schaderisico's voor Digipolis in dit soort opdrachten quasi onbestaande. Daarom wordt er geen borgtocht gevraagd voor deze opdracht. A pagina 20/27

21 Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank Door het indienen van een offerte aanvaardt de inschrijver dat het Belgische recht toepasselijk is. Bij elke betwisting tussen de partijen erkent de Opdrachtnemer de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van Antwerpen, afdeling Antwerpen Bijlagen Bijlage 1: Inschrijvingsbiljet Bijlage 2: Contactpersoon Bijlage 3: Verklaring op erewoord bijlage 4: Onderaanneming A pagina 21/27

22 Bijlage 1: Inschrijvingsbiljet Opdrachtgever Digipolis Generaal Armstrongweg Antwerpen Inschrijver, de vennootschap of natuurlijk persoon Handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit, adres zetel R.S.Z. -inschrijving nr(s) BTW nr. (s) Vertegenwoordigd door de ondergetekende(n) Voor- en achternaam De inschrijver verbindt zich tot de uitvoering van de in dit bestek beschreven Opdracht, overeenkomstig de van toepassing zijnde bepalingen en voorwaarden, tegen een dagprijs van In cijfers, excl. BTW In cijfers, incl. BTW De betalingen zullen geldig gebeuren door overschrijving op Rekeningnummer Financiële instelling Geopend op naam van Wij, ondergetekenden, de inschrijver verklaren ons akkoord met de bepalingen uit het voornoemde bestek, en verklaren te hebben nagezien dat alle hier vermelde gegevens in volstrekte overeenstemming zijn met de vermeldingen op het door Digipolis opgelegde inschrijvingsbiljet, inventaris en nemen daartoe de volledige verantwoordelijkheid op ons. Wij verklaren ons bovendien akkoord dat de bestekbepalingen voorrang zullen hebben bij A pagina 22/27

23 mogelijke tegenstrijdigheid tussen bepalingen uit het bestek en bepalingen uit de offerte. Tevens verklaren wij de expliciete kennisname van de bepalingen m.b.t. de vertrouwelijkheid, de geheimhoudingsovereenkomst, de verwerkingsovereenkomst en de deontologische code en verklaren wij dat onze algemene verkoop- of contractvoorwaarden niet van toepassing zijn op onze offerte in het kader van dit bestek. Wij bevestigen dat Digipolis alle nodige inlichtingen van financiële en morele aard over de ondergetekenden of over de hier inschrijvende vennootschap mag inwinnen bij andere instellingen. Naam: Voornaam: Handtekening: A pagina 23/27

24 Bijlage 2: Contactpersoon Contactpersoon Voornaam: Naam: Functie: adres: Telefoonnummer: Faxnummer: A pagina 24/27

25 Bijlage 3: Verklaring op erewoord Verklaring[1] Wij, ondergetekenden, de inschrijver verklaren ons niet in één van de gevallen te bevinden zoals opgegeven in artikel 61 KB Plaatsing : 1. die in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt of die een gerechtelijk akkoord heeft bekomen, of die in een overeenstemmende toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 2. aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening of gerechtelijke reorganisatie aanhangig is, of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in andere nationale reglementeringen; 3. die, bij een rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; 4. die bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan; 5. niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van zijn socialezekerheidsbijdragen, overeenkomstig de bepalingen van artikel 62; 6. niet in orde is met de betaling van zijn belastingen volgens de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is, overeenkomstig de bepalingen van artikel 63; 7. die zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opvorderbaar bij toepassing van dit hoofdstuk, of die deze inlichtingen niet heeft verstrekt; Wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die bij een rechtelijke beslissing dat in kracht van gewijsde is gegaan waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor: 8. deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324 bis van het Strafwetboek; 9. omkoping als bedoeld in artikel 246 en 250 van het Strafwetboek; 10. fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 11. witwassen van geld als bedoeld in artikel 5 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel A pagina 25/27

26 stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Ondergetekende gaat akkoord om, op het eerste verzoek van de aanbestedende overheid, de nodige originele bewijsstukken in verband met deze inlichtingen over te maken. Ik neem er kennis van dat iedere valse verklaring een uitsluitingsgrond is voor deelneming aan onderhavige Opdracht. In het bestek zal tevens worden bepaald dat, indien na contractsluiting zou blijken dat ten deze een valse verklaring werd afgelegd, het contract door Digipolis eenzijdig en zonder enige schadevergoeding verschuldigd te zijn, ten laste van de wederpartij kan worden verbroken. Naam: Voornaam: Handtekening: [1] In te dienen door elke persoon of vennootschap die (mede) deel uitmaakt van de inschrijverof op wiens middelen de inschrijver zich beroept met het oog op het voldoen aan de selectiecriteria. A pagina 26/27

27 Bijlage 4: Onderaanneming Formulier onderaanneming Gegevens entiteit op wiens draagkracht de inschrijver zich beroept Naam rechtspersoon/natuurlijke persoon (1) gekend onder ondernemingsnummer (indien rechtspersoon) met adres te vertegenwoordigd door. op wiens draagkracht beroep wordt gedaan door (gegevens inschrijver) Naam inschrijver (2)... gekend onder ondernemingsnummer (indien rechtspersoon) met adres te.. vertegenwoordigd door.. verbindt er zich toe om, in het geval dat bovenvermelde Opdracht wordt toegewezen aan de inschrijver, hij/zij de nodige middelen waarop deinschrijver zich voor de kwalitatieve selectie op beroept ter beschikking stelt tot goede uitvoering van deze Opdracht. Opgesteld te Entiteit op wiens draagkracht beroep wordt gedaan (1) (handtekening). (naam)... (hoedanigheid)...(mandaat ondertekenaar toevoegen) Kandidaat-Inschrijver (2) (handtekening). (naam)... (hoedanigheid)...(mandaat ondertekenaar toevoegen) A pagina 27/27