Hoe maak ik een businessplan voor mijn erfgoedproject

Transcriptie

1 01 Hoe maak ik een businessplan voor mijn erfgoedproject

2 Foto voorzijde: Bolton All Souls (door Andy Marshall) 02

3 Hoe maak ik een businessplan voor mijn erfgoedproject Deze handleiding legt uit hoe u een overtuigende bedrijfscase kunt maken voor een herbestemmingsproject van uw erfgoed. Voor een succesvol project moet exact begrepen en beschreven worden hoe dit voor uw historische bouwwerk aangepakt wordt, hoeveel het zal kosten en hoe het gebouw gebruikt zal worden als het werk af is. Deze handleiding behandelt welke aspecten bij een herbestemmingsproject voor erfgoed door alle betrokkenen overwogen moeten worden, om hun project op de lange termijn duurzaam te maken en toegang te krijgen tot financiële ondersteuning. Als u ambitie hebt, als u een goed idee hebt - blijf er dan in geloven. Haal alles eruit wat erin zit, doorloop alle paden, alle mogelijkheden. Laat de eerste deur die zich voor u sluit u niet buitensluiten: open nog een deur, blijf deuren openen totdat u een manier hebt gevonden om ondersteuning te krijgen. - Inayat Omarji, All Souls, Bolton, Engeland Deze handleiding is gefinancierd door het INTERREG 2 Zeeënprogramma en The Churches Conservation Trust uit Engeland. 03

4 Inhoud Inleiding 5 Maak een bedrijfscase voor uw project 9 Wat is een ondernemingsplan? 11 Waarom moet u een ondernemingsplan opstellen? 12 Een ondernemingsplan opstellen 14 Alvorens u begint 21 De opties inschatten 23 Rapporten over het behoud 29 Communicatieplan 33 Beheerplan voor het gebouw 35 Het ondernemingsplan - wat moet het omvatten 39 Samenvatting 42 Inleiding (i) Het project 45 Inleiding (ii) De organisatie 46 Samenvatting van de ingeschatte opties 49 Marktonderzoek 52 Bestuurs- en beheersstructuur 54 Financiële beoordeling 58 Effectbeoordeling 79 Risicoregister 80 Projectplan 82 Controle en evaluatie 88 Conclusies en aanbevelingen 90 Extra informatie - bijlagen 91 Het werkdocument 92 Verdere informatie 94 Achtergrondinformatie casestudies 98 Verklarende woordenlijst 113 Met dank aan

5 Inleiding De handleiding Hoe maak ik een businessplan voor mijn erfgoedproject is het resultaat van een internationale samenwerking tussen twee Engelse erfgoedverenigingen (The Prince s Regeneration Trust en The Churches Conservation Trust) en Kempens Landschap vzw. Deze samenwerking kadert in het Europese Interreg 2 zeeën project Heritage Recycled (HERE). In dit project gaat Kempens Landschap samen met haar Engelse partners op zoek naar een betere methode om leegstaand erfgoed een herbestemming te geven. Aan de hand van voorbeeldprojecten zoals het Ursulineninstituut in Onze-Lieve- Vrouw Waver of de Engelse kerk van Saint- Mary-at-the Quay in Ipswich wordt gewerkt aan een toekomst voor het religieuze erfgoed binnen Europa. Het introduceren van een businessplan voor de ontwikkeling van een erfgoedsite is in Groot-Brittannië al enkele jaren ingebed. Deze handleiding bundelt die ervaring en reikt een hulpmiddel aan Vlaamse erfgoedverenigingen om zelf aan de slag te gaan en hun project economische draagkracht te geven

6 Foto: interieur van Bolton All Souls door Ian Hamilton 06 06

7 Europa heeft een prachtige erfenis van historische gebouwen die gratie en elegantie geven aan onze dorpsbeelden en de bebouwde omgeving. De gebouwen zijn vaak nauw verbonden met de lokale gemeenschap en vormen een zeer gewaardeerde band met het verleden. Maar wanneer zij hun originele doel verliezen, worden vele mooie historische gebouwen verwaarloosd of niet meer optimaal gebruikt. Andere gebouwen gaan verloren bij vastgoedontwikkelingen of door vandalisme. Zo lopen honderden gebouwen gevaar die de lokale geschiedenis en identiteit hebben helpen vormen. Dit resulteert in gemeenschappen die samen komen om actiegroepen, lokale campagnes en liefdadigheidsinstellingen op te zetten. Zo wordt geprobeerd om deze verontrustende trend te keren en de gebouwen terug in gebruik te brengen. Lokale personen verkeren in een goede positie om geschikte ideeën voor een nieuw gebruik te ontwikkelen voor een onderbenut historisch gebouw. Maar zij zijn wellicht niet bekend met enkele of alle technische processen om deze ideeën in een uitvoerbaar voorstel te vertalen dat bij de ruimte past en het van een haalbare toekomst zal verzekeren. De Engelse organisaties The Prince s Regeneration Trust (PRT) en The Churches Conservation Trust (CCT) adviseren en ondersteunen al vele jaren maatschappelijke groeperingen en andere organisaties. Ze helpen hen stapsgewijs door het proces om een historisch gebouw te redden, een uitvoerbaar business- of ondernemingsplan te ontwikkelen en met succes financiering van subsidie- of ruimtelijke ordening instanties verkrijgen. Deze handleiding gebruikt die ervaring en kennis om aan te geven waar u over na moet denken en wat u moet onderzoeken, wat uw ondernemingsplan moet omvatten en hoe het gepresenteerd moet worden, met interactieve financiële sjablonen en voorbeelden. Casestudies In de handleiding worden een aantal verschillende voorbeelden of casestudies gebruikt. Deze geven naast directe uittreksels uit de ondernemingsplannen, ook de ervaringen weer van groepen die de plannen ontwikkeld hebben. De casestudies zijn: All Souls, Bolton (Manchester), Engeland Ursulineninstituut, Onze-Lieve-Vrouw- Waver, België Spoorwegfort, Duffel, België Middleport Pottery Burslem, Stoke on Trent, Engeland Moat Brae House, Dumfries, Schotland Old Duchy Palace, Lostwithiel, Cornwall, Engeland St Mary at the Quay, Ipswich, Suffolk, Engeland St Nicholas Chapel, King s Lynn, Norfolk, Engeland Deze uittreksels zijn onveranderd uit de oorspronkelijke documenten overgenomen en zijn dus een momentopname van de projecten op het tijdstip dat die documenten geschreven werden. In de uittreksels wordt soms naar aparte bijlagen van die ondernemingsplannen verwezen die hier niet in opgenomen zijn. U kunt aan het einde van de handleiding meer over deze projecten lezen. 07

8 Hoewel deze handleiding weergeeft wat wij de beste aanpak vinden, moet het meer als een reeks flexibele richtlijnen beschouwd worden dan als een vaste formule - elk project is anders en de structuur en de inhoud van uw ondernemingsplan zullen dat moeten weergeven. Wij begrijpen dat dit proces soms moeilijk en lang lijkt te zijn, maar wij zijn ervan overtuigd dat u aan het einde, wanneer u een succesvol project hebt, het allemaal de moeite waard zult vinden. Wij hopen dat deze handleiding u zal helpen bij de succesvolle herbestemming van uw onroerend erfgoed en wij wensen u veel succes met uw project! Opmerking: In deze handleiding wordt naar het ondernemingsplan verwezen als het plan. Deze term moet niet verward worden met andere soorten plannen die in deze handleiding vermeld worden, zoals communicatieplannen. Die zullen hier altijd voluit geschreven worden. 08

9 Een ondernemingsplan voor uw project maken In dit hoofdstuk wordt uitgelegd wat een ondernemingsplan is, waarom het opgesteld moet worden en wat u moet overwegen voordat u uw plan begint te schrijven

10 Foto: King s Lynn St Nicholas Chapel 10

11 Wat is een ondernemingsplan? In het kort is een ondernemingsplan een samenvatting van de doelstellingen van een bepaald project en beschrijft het hoe deze bereikt kunnen worden. 11

12 Waarom moet u een ondernemingsplan opstellen? Het opstellen van uw bedrijfscase, d.w.z. de redenen waarom u uw project wilt uitvoeren, is waarschijnlijk het belangrijkste stadium van ieder herbestemmingsproject. Met een bedrijfscase bewijst u dat uw project de moeite waard en haalbaar is, hoe het project zal verlopen en geleid gaat worden en dat het project op de lange termijn duurzaam zal zijn. Dat wil zeggen: het geeft potentiële geldschieters de redenen om uw project te financieren en bewijst dat hun geld niet verspild gaat worden. Stel dat u een prachtig oud huis kent, dat volledig vervallen is en bijna in elkaar stort. U wilt het behouden omdat het zo mooi is. U moet dan meteen ook bedenken: waarom. Wat is de reden? Wat gaan wij ermee doen? Ik besef heel goed dat een gebouw niet gered kan worden puur en alleen om het te behouden. Het moet echt een toekomst hebben met een haalbaar en duurzaam ondernemingsplan voor de lange termijn. - Cathy Agnew, Moat Brae, Schotland Het is alsof je iets aan een investeerder moet verkopen. Zij moeten kunnen zien hoe het op hen betrekking heeft. - Georgie McLaren, Old Duchy Palace, Engeland U ziet misschien wel waarom uw erfgoedsite de gemeenschap ten goede zal komen en waarom uw project uitgevoerd moet worden, maar dat wil niet zeggen dat iedereen dat ziet. Daarom hebt u een ondernemingsplan nodig: om de toekomstige voordelen te beschrijven, om te bewijzen dat het uitvoerbaar is en om aan te tonen hoe uw voorstel de beste oplossing is voor het gebouw, in vergelijking met andere opties. Alleen als u overtuigend kunt aantonen dat uw project op de lange termijn hoogstwaarschijnlijk duurzaam zal zijn, zult u toegang krijgen tot financiële ondersteuning. Ik vind het absoluut essentieel dat er een duidelijk plan is en dat iedereen kan zien hoe het geheel gaat samenhangen. U kunt het dan ook gebruiken voor andere partnerorganisaties, of dat nu partners zijn die geld investeren of partners die belangrijk zijn voor andere ondersteuning Als iemand dan vraagt: Wat is de omzet?, dan hebt u die informatie meteen ter beschikking. U kunt hen snel laten zien wat er gepland staat. Dus het is echt belangrijk om het helemaal doordacht te hebben. Als u dat gedaan hebt, kunt u de relevante informatie voor allerlei vragen gemakkelijk tevoorschijn halen. - Sue Gray, St Mary at the Quay, Engeland Met het opstellen van een ondernemingsplan zorgt u er ook voor dat iedereen die bij het project betrokken is dezelfde uitgangspositie, een gezamenlijke visie en hetzelfde inzicht in uw project heeft. Hoe complexer de bestuursstructuur van een project is, des te moeilijker kan dit proces zijn, maar een gezamenlijk inzicht in het project is essentieel om succesvolle oplevering te bereiken. Een aantal van onze projecten zijn partnerprojecten, waarbij wij met een lokale organisatie samenwerken die één van onze kerken wil herbestemmen. Het ondernemingsplan voor het gebouw helpt onze gezamenlijke visie te creëren. Het kwantificeert de bijdragen die iedere partner inlegt en het leidt ons project van de startfase naar projectoplevering. Al onze herbestemmingsprojecten - groot én klein - moeten een ondernemingsplan hebben, zodat er duidelijkheid is tussen de partners. - Matthew McKeague, The Churches Conservation Trust, Engeland 12

13 Middleport Pottery Het uittreksel van dit ondernemingsplan laat zien hoe het plan verschillende doelgroepen betrof. Het werd zowel voor interne documentatie gebruikt om de levensvatbaarheid van voorstellen te bepalen als om fondsen te werven bij donateurs en externe investeerders. Het doel van het ondernemingsplan is om: de levensvatbaarheid en uitvoerbaarheid vast te stellen van het beheer van de site door PRT, met vier belangrijke elementen: o beheer door PRT als erfgoedsite; o een functionerende aardewerkfabriek hebben (in bezit en beheerd door Denby Potteries Ltd ); o een gerenoveerde keramische/ ambachtelijke werkruimte bieden; en o een levendige attractie voor bezoekers creëren met een galerie, een educatieve ruimte, rondleidingen door de fabriek en een café. te helpen erkenning te krijgen voor het project bij fondsenverstrekkers; en als ondersteunend bewijs in te sturen als onderdeel van een subsidieaanvraag bij subsidiërende overheden of erfgoedorganisaties. Het is absoluut waar dat bij een partnerschap u in verschillende stadia bij elkaar moet komen om een aantal dingen op papier te zetten: een soort samenvatting, een visie, de doelstellingen voor de komende twee jaar, hoe die bereikt gaan worden, hoe de samenwerking gaat verlopen. Dit is absoluut essentieel. Omdat taalgebruik in grote mate of subtiel kan verschillen, kan het voorkomen dat mensen niet volledig op hetzelfde spoor zitten. - Adrian Parker, Friends of St Nicholas Chapel, Engeland Hints en tips Het ondernemingsplan opstellen is vaak een opstapje naar subsidies om een project op te starten. Maar bij een subsidieaanvraag moet er altijd voor gezorgd worden dat ook voldaan wordt aan eventuele andere vereisten en dat de richtlijnen van die specifieke subsidieverlener gevolgd worden. Wij adviseren u dan ook om al in een vroeg stadium contact op te nemen met potentiële investeerders om te vragen naar hun specifieke eisen. Eén van de dingen die wij voor het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO) moesten uitvoeren was een Building Research Establishment Environmental Assessment Method (BREEAM)- evaluatie. Daar hadden we in het begin helemaal niet aan gedacht, maar het was een vereiste. Het is op zich een goede evaluatie, maar creëerde wel veel extra werk en we moesten een adviseur inhuren, wat niet in de planning opgenomen was. - Georgie McLaren, Old Duchy Palace, Engeland 13

14 Een ondernemingsplan opstellen Hopelijk bent u nu overtuigd van de voordelen, of de noodzaak eigenlijk, van een ondernemingsplan voor uw project. Maar voordat u uw plan begint te schrijven, zijn er een aantal dingen die u in overweging moet nemen. Wie gaat het plan opstellen? Ten eerste moet u bedenken wie uw ondernemingsplan zal opstellen. Hoewel u voor sommige aspecten misschien externe professionals nodig hebt, raden we u aan om het merendeel van het ondernemingsplan zelf te schrijven. Dit is een uitstekende kans om uw project echt goed door te nemen en tegelijkertijd ook een groot deel van uw eigen ervaring en lokale kennis te gebruiken. Zelfs als u externe adviseurs in dienst neemt om uw hele ondernemingsplan op te stellen, bent u degene die er uiteindelijk verantwoordelijk voor is als het eenmaal af is. En u bent ook degene die het moet uitvoeren als de adviseurs weer weg zijn. Maar dat betekent niet dat u het helemaal alleen moet doen, zeker niet als er duidelijk onderdelen zijn waar uw groep de specifieke ervaring niet voor heeft. Het is belangrijk om de deskundigheid beschikbaar te hebben die nodig is om het werk goed uit te voeren. Zoek een manier om het uit te besteden als u het zelf niet hebt. Hetzelfde geldt voor marketing en de evaluatie. Als u advies nodig heeft, vraag dan rond: er is best veel gratis advies beschikbaar. Wees niet bang als u iets niet begrijpt of als het een beetje vreemd lijkt, als u het niet kunt volgen of u denkt dat het niet relevant is: stel uw vragen gewoon en vraag om hulp. Want anders is het eindresultaat misschien niet helemaal goed en dan hebt u veel tijd verloren aan iets dat niet zal werken voor u. - Sue Gray, St Mary at the Quay, Engeland 14

15 Het proces om het ondernemingsplan zelf op te stellen helpt u met name om: zelf zeker te weten dat uw voorstellen praktisch zijn en dat uw doelstellingen ook echt weergeven zijn zoals u ze werkelijk wilt bereiken; de belangrijkste elementen van het project te identificeren en deze voorrang te geven op andere aspecten; gedetailleerde analyse en onderzoek uit te voeren naar de financiële implicaties van elk aspect van uw project; veronderstellingen te weerleggen of u wel of niet aan de doelstellingen van het project voldoet; nieuwe mogelijkheden te zien; financiële of organisatorische zwakke plekken te ontdekken; creatief te denken door verschillende belangengroepen erbij te betrekken en breedschalig advies in te winnen; en een constructie te ontwikkelen die u helpt bij de evaluatie van de voortgang en het bereiken van de doelstellingen. De adviseur die wij gebruikt hebben, had ervaring met bedrijfsplanning voor erfgoedprojecten, wat een extra voordeel was. Zij deed de eerste planning en was in een adviserende rol ook betrokken bij een latere versie, toen we het moesten aanpassen zij had een begin gemaakt, waarna wij het overnamen en er zelf mee verder gingen. Omdat het toch ons eigen werk moest zijn. - Sue Gray, St Mary at the Quay, Engeland Het is van essentieel belang dat aan het einde van dit proces uw groep, die uiteindelijk het plan gaat uitvoeren als de financiering rond is, achter alle ideeën in het ondernemingsplan staat. De potentiële investeerders willen het ondernemingsplan wellicht met uw groep bespreken, dus alle groepsleden moeten het begrijpen. Dit is natuurlijk makkelijker als u het plan zelf opgesteld en geschreven hebt. Houd dat in gedachten als u beslist wie welke onderdelen van het ondernemingsplan gaat schrijven. U kunt bijvoorbeeld externe hulp overwegen bij het beoordelen van voorstellen om uw project als een commercieel bedrijf te laten werken, als er marktonderzoek uitgevoerd wordt, als er financiële analyses ondernomen moeten worden of als u ontwerpschetsen of advies van specialisten voor het voorgestelde gebruik van het gebouw nodig hebt. In zulke gevallen kunt u overwegen om advies en deskundigheid in te winnen van respectievelijk bedrijfsadviseurs, makelaars, accountants, architecten of deskundigen uit de relevante industriële sector. En wellicht heeft u al enkele of al deze professionele vaardigheden tot uw beschikking in uw bestaande projectteam. 15

16 Doel Bij het schrijven van uw ondernemingsplan moet u altijd het uiteindelijke doel goed in gedachten houden. Een ondernemingsplan is de blauwdruk voor een succesvolle onderneming, of dat een commerciële of sociale onderneming of een onderneming zonder winstoogmerk is. Het beschrijft duidelijk hoe u de activiteiten die in uw gebouw zullen gaan plaatsvinden, gaat organiseren en wat deze kosten. U bent misschien niet gewend om uw project als een bedrijf te zien: uw motivatie is misschien meer om iets waardevols aan uw buurt bij te dragen dan om winst te maken. Toch is het verstandig om uw project in bedrijfstermen te bekijken. Om er een succes van te maken en een positieve invloed op uw gemeenschap te hebben, moet u er zeker van zijn dat de duurzaamheid van het project verzekerd is. Bovendien kan de eventuele winst die gemaakt wordt de sociale doelstellingen van uw project ondersteunen. De winst kunt u herinvesteren om uw project sterker te maken of de activiteiten die aangeboden worden te verbeteren. 16

17 All Souls In 2009 werd bij de ontwikkeling van het oorspronkelijke ondernemingsplan een eerste visie vastgezet om de onderneming te leiden: Gezamenlijke programma s te ontwikkelen om aan behoeften in de gemeenschap te voorzien, de levenskwaliteit en lokale betrokkenheid te verbeteren door de All Souls-kerk tot een gemeenschappelijke faciliteit voor ALLE ZIELEN te maken. In 2011 versterkte het ASCCC-bestuur haar capaciteiten en in november van dat jaar namen bestuursleden en werknemers van TCCT deel aan een bedrijfsvisiedag in het klooster van Gorton. Daarbij kwamen deze steekwoorden en uitdrukkingen naar voren om het centrum te beschrijven: Delen, gemeenschap, ruimte, centraal punt, levenskracht, openheid, ambitie, cultuur, haalbaar, centrum, ontmoetingspunt. lokale diensten. Dankzij de unieke schoonheid is het een geschikte locatie voor het overbrengen van cultureel erfgoed als ambachten en traditionele bouwvaardigheden. De geschiedenis van het gebouw als een veilig toevluchtsoord geeft het extra betekenis als een plek waar mensen kunnen samenkomen om te praten en inspiratie op te doen. U kunt ook één van die mensen zijn. All Souls wordt: - Een creatieve ruimte die mensen inspireert - Een speciale ontmoetingsplaats - Ontmoeten, bedenken, creëren. Voortvloeiend uit die dag en ter voorbereiding op de merk ontwikkeling kwam het bestuur tot de volgende beschrijving over All Souls: All Souls is gewoon een hele speciale ontmoetingsplek. Het werd opgezet door de gebroeders Greenhalgh in 1881 voor het welzijn van Crompton in Bolton. All Souls breidt deze verwelkoming nu verder uit en biedt een prachtige gemeenschappelijke ontmoetingsruimte waar de modernste faciliteiten gecombineerd worden met het warme professionalisme van het team. De plaats die All Souls heeft in het hart van de gemeenschap van Crompton maakt het de ideale basis voor essentiële 17

18 Financiering voor het opstellen van een ondernemingsplan In Engeland is het Architectural Heritage Fund één van de weinige subsidiebronnen die financiële hulp geeft bij de ontwikkeling van een ondernemingsplan. Dit fonds biedt Refundable Project Development Grants, d.w.z. projectontwikkelingssubsidies die terugbetaald moeten worden. Daarnaast heeft het Heritage Lottery Fund in 2013 hun Start-up grants (startsubsidies) gelanceerd en biedt English Heritage aanvullende subsidies aan om de financiële haalbaarheid te bepalen. Afhankelijk van uw project kan er nog andere financiering beschikbaar zijn. In Engeland kan men hiernaar zoeken in de online Heritage Alliance Funding Directory: fundingdirectory/main/search.php. Met betrekking tot ondernemings- of businessplannen zijn er in Vlaanderen geen specifieke subsidies beschikbaar voor erfgoedverenigingen. Via de ondernemingsplanwedstrijd Vlaanderen zijn er wel prijzen te winnen tot euro: ondernemingsplanwedstrijd-vlaanderenbizidee. Voor herbestemmingsstudies biedt Onroerend Erfgoed momenteel wel mogelijkheden tot subsidiëring: onroerenderfgoed.be/nl/premies/. of uw lokale museum om hulp kunnen vragen. Vakmensen zijn vaak bereid om een project in een vroeg stadium te helpen, omdat ze er later zelf baat bij kunnen hebben. Het zet hen bijvoorbeeld in een betere positie als u werk gaat uitbesteden. Het mag echter niet zo zijn dat zij dan automatisch het contract toegekend krijgen en u moet ervoor zorg dragen dat deze mensen de juiste vaardigheden en ervaring voor uw specifieke project hebben. Ik had wat vrienden gemaakt bij de gemeenteraad en toen zei daar iemand: Ik heb nog tien consultatiedagen over. Heb jij daar wat aan? En dan beginnen er andere balletjes te rollen. Eén ding leidt onvermijdelijk tot een ander. In deze situatie moet u zeker een beetje opportunistisch denken! Als iemand me iets aanbood, dan was mijn eerste reactie (en dat is het nog steeds) om het altijd te accepteren, zonder erover na te denken en misschien te weigeren. --Cathy Agnew, Moat Brae U kunt misschien ook wel gratis professionele hulp krijgen bij het schrijven van uw plan via vakmensen met wie uw organisatie connecties heeft. In Engeland zijn er organisaties zoals Business in the Community die dit gratis aanbieden. Het hangt van uw project af, maar u zou bijvoorbeeld een accountantskantoor 18

19 Mini-ondernemingsplan of volledig ondernemingsplan U kunt beslissen of u een miniondernemingsplan wilt opstellen of een volledig ondernemingsplan. Beide moeten dezelfde zaken behandelen: het belangrijkste verschil is hoe gedetailleerd het gaat worden. Een mini-ondernemingsplan is gewoonlijk korter en minder gedetailleerd dan een volledig ondernemingsplan. Het heeft ook minder ondersteunend bewijsmateriaal, bijvoorbeeld minder financiële informatie. Een volledig ondernemingsplan zal doorlopen tot aan de oplevering van het project en wordt continu herzien. Wij hebben diverse aanvragen ingediend en sommigen daarvan reageerden met: Ja, we vinden het principe prima, we kunnen de potentie en uw visie zien, maar kom maar terug als u bedacht hebt hoe u het praktisch gaat aanpakken. U zegt dat u met partnerbedrijven A, B en C gaat werken en dat u X, Y en Z gaat doen. Maar wat betekent dat in de praktijk? Hoeveel is het publiek bereid te betalen hiervoor? Waarom zou het publiek willen komen en waarom zouden ze terug willen komen? Wat is er te doen voor het publiek? Wie heeft er baat bij? Wat ze eigenlijk zeggen is: wat is de reden van dit alles? Wordt ons geld goed besteed bij dit project? -- Cathy Agnew, Moat Brae, Schotland Wat voor soort plan u gaat schrijven hangt af van het stadium waarin uw project zich bevindt. Als het document gebruikt wordt ter ondersteuning van een subsidieaanvraag, dan is een mini-ondernemingsplan afdoende. Een volledig ondernemingsplan is zinnig als de subsidie toegekend is: het helpt u dan om specialisten advies en raad te vragen om uw eigen werk aan te vullen. Cathy Agnew beschrijft hieronder hoe Moat Brae Trust om de financiering rond te krijgen hun miniondernemingsplan verder moest ontwikkelen en meer in detail beschrijven: 19

20 Presentatie Een ondernemingsplan is uw eerste en misschien uw enige kans om de voordelen van uw project aan een potentiële investeerder over te brengen. Om hun interesse op te wekken moet uw ondernemingsplan indruk maken op die instantie. Financierende instanties die gewend zijn om ondernemingsplannen te lezen, hebben bepaalde verwachtingen waaraan uw plan moet voldoen: pagina s zou voldoende moeten zijn om het project in genoeg detail te beschrijven, om mee te beginnen. Verdere informatie moet in bijlagen gestopt worden. Een lezer die een beknopt ondernemingsplan met plezier gelezen heeft, kan altijd om meer informatie vragen en zal dat ook zeker doen. Het plan moet een zakelijke toon hebben en kort en bondig gehouden worden. Alle veronderstellingen achter de financiële schattingen moeten duidelijk aangegeven worden. Het moet worden getypt. Vermijd te veel opmaak en illustraties. Het moet worden ingebonden (spiraal of losbladig). De hoofdstukken moeten duidelijk aangegeven worden en nieuwe hoofdstukken moeten op een nieuwe pagina beginnen. En tot slot is het natuurlijk vanzelfsprekend dat het ondernemingsplan geen grammaticale fouten of spellingsfouten mag bevatten! Structuur Ondernemingsplannen worden gewoonlijk op een bepaalde manier gestructureerd om ervoor te zorgen dat alle belangrijke informatie inbegrepen is en duidelijk weergegeven wordt. In deze handleiding vindt u een aanbevolen structuur voor een ondernemingsplan in het hoofdstuk Het ondernemingsplan - wat moet er in staan. Maar omdat elk project anders is, verschillen ook alle ondernemingsplannen van elkaar. Het is belangrijk om herhaling te vermijden en ervoor te zorgen dat uw lezers weten waar zij de informatie kunnen vinden die zij nodig hebben. U moet aannemen dat de lezers nog helemaal niets over het project weten. Het is een goed idee om eerst een buitenstaander uw ondernemingsplan te laten lezen om te kijken of er onbewust zaken weggelaten of niet duidelijk zijn. Het is veel gemakkelijker om uw plan in elektronisch formaat op te stellen en te presenteren. Zo kunt u uw plan makkelijker met anderen delen en aanpassen, maar ook de verschillende veranderingen en versies bewaren. 20

21 Voordat u begint Voordat u begint om uw ondernemingsplan op te stellen, zijn er een aantal documenten en processen die u eerst moet doorlopen. Als u het stappenplan volgt dat op volgende pagina s staat, weet u zeker dat u alles klaar hebt om uw ondernemingsplan te gaan schrijven. 21

22 Foto: King s Lynn St Nicholas Chapel 22

23 De opties inschatten Een overzicht van alle opties schetst alle potentiële mogelijkheden voor gebruik die u bedacht heeft voor uw gebouw. Hierbij wordt ook de optie niets doen bekeken. Het onderzoekt de uitvoerbaarheid en hoe waarschijnlijk het is dat elke optie succesvol zal zijn en geeft vervolgens een voorkeursoptie met een rechtvaardiging ervoor. Zelfs als uw gebouw al in gebruik is, is een overzicht van de opties een goede oefening. Het helpt om de waarde van de huidige activiteiten te bekijken en om mogelijkheden voor extra of alternatief gebruik te vinden die uw project sterker kunnen maken. De opties kunnen één soort gebruik beschrijven, bijvoorbeeld het verhuren van een gemeenschappelijke ruimte, of verschillende activiteiten samen, zoals een gebouw dat kantoor- en bezoekersruimte combineert. Een grondig overzicht van alle opties zorgt ervoor dat u alle mogelijkheden bekijkt. Zo wordt uw beslissing over de toekomst van uw gebouw gebaseerd op feiten. Bovendien willen subsidieverleners vaak bewijsmateriaal zien dat alle opties bekeken zijn. Ter inspiratie vindt u een volledige handleiding voor het opstellen van een optieoverzicht op de website van het Architectural Heritage Fund: Om alle opties te kunnen beoordelen, moet u de volgende informatie verzamelen: Regioanalyse Marktonderzoek Concurrentieanalyse Bilateraal overleg Conservatierapporten Voorontwerpen van de architect Wij hebben hier een echte mengeling van potentiële gebruiksmogelijkheden die we graag willen behouden. Dit kan niet alleen een locatie worden voor museaal gebruik, want we hebben onder andere een hele actieve groep muzikanten die de kapel graag gebruiken. Maar met alleen muziek krijgen we de kapel niet het ganse jaar volgeboekt, zelfs geen negen maanden. --Adrian Parker, Friends of St Nicholas Chapel, Engeland Een overzicht van de opties voor een historisch gebouw opstellen brengt uitdagingen en kansen naar boven voor uiteenlopende gebruiksmogelijkheden. De mogelijkheden van het gebruik moeten natuurlijk uitvoerbaar zijn binnen de grenzen van het gebouw zelf en het karakter ervan. Maar historische gebouwen hebben vaak een achtergrond die zich goed voor een specifiek gebruik leent of mogelijkheden biedt om de gemeenschap te betrekken via educatieve of belangengroepen. Als enkelvoudig gebruik bieden deze opties over het algemeen onvoldoende inkomsten. Er was een conferentie in Madrid over 100 jaar Peter Pan en Wendy Toen ik daar aankwam, werd ik heel hartelijk verwelkomd omdat ik uit Dumfries kwam! En dat is fantastisch, want Dumfries is de geboorteplaats van Peter Pan. Dat was voor mij een bepalend moment, want toen realiseerde ik me dat wat er ook met Moat Brae gaat gebeuren, het moet als thema Peter Pan en de schrijver ervan J.M. Barrie hebben. Ik besefte ineens hoe belangrijk dat boek is en hoe de locatie internationaal gezien culturele en literaire betekenis heeft: dat het de sleutel voor de toekomst van Moat Brae kan zijn. -- Cathy Agnew, Moat Brae, Schotland 23

24 Om ideeën op te doen en ondersteunend materiaal te verzamelen om tot een beslissing te komen, moet u de volgende inleidende onderzoeken uitvoeren: Regioanalyse Om de haalbaarheid van alle voorgestelde opties te begrijpen, moet u eerst het gebied onderzoeken waarin uw site gevestigd is. Dat is de basis voor de rest van uw analyse. Zelfs als u een buurtbewoner bent en het gebied dus goed kent, is het toch belangrijk dat deze informatie verzameld wordt. Het zal anderen helpen om de context van de site te begrijpen en daarmee de noodzaak van uw project. Onderzoek wat het gemiddelde inkomen is voor het gebied en demografische informatie zoals bevolkingsopbouw, leeftijdsdistributie en onderwijsniveau. Onderzoek hoe de economie en de arbeidsmarkt voor uw gebied eruit ziet en vergelijk dit met het nationale gemiddelde. In Engeland wordt hiervoor bijvoorbeeld de Neighbourhood Statistics-website gebruikt: gov.uk. In België biedt de federale overheid verschillende gegevens aan via fgov.be/nl/statistieken/cijfers/. Op Vlaams niveau via de studiedienst: vlaanderen.be/sites/svr/cijfers/pages/excel. aspx. Onderzoek wie de belangrijkste werkgevers in het gebied zijn. Zijn dat één of twee grote werkgevers of zijn er meerdere kleinere bedrijven? Gebruik statistische of censusinformatie om te bekijken in welke sectoren de lokale bevolking werkzaam is. U kunt dan vermelden welk percentage laaggeschoold, geschoold of hooggeschoold is. Marktonderzoek In hoeverre zijn het potentiële gebruik en de inkomsten die u voor elke gebruiksoptie verwacht realistisch binnen de context van de buurt? Dit kunt u uitstekend bestuderen via marktonderzoek. Het is van essentieel belang om de haalbaarheid van elke optie te testen. Hieronder staan enkele suggesties waarop u marktonderzoek kunt uitvoeren, maar er zijn vele andere mogelijkheden. Bedenk goed hoe u informatie over uw buurt kunt vinden: het helpt u om overtuigend ondersteunend materiaal te vinden voor uw voorstellen verderop in het plan. Praat met de gemeenteraad en lokale ondernemers. Zij kunnen u een goed overzicht geven over het sociaaleconomische profiel van de buurt. Bestudeer de gangbare huur voor commerciële ruimte in de buurt. Is er vraag naar meer of is er al meer dan genoeg kantoorruimte, werkruimtes, studio s of werkplekken met extra dienstverlening? De gemeente en lokale makelaars weten wat de gangbare huurtarieven zijn in de buurt en hoeveel vraag er naar is. Overweeg hoe lokale en nationale trends uw doelmarkt zouden kunnen beïnvloeden. Zijn er in de buurt bijvoorbeeld mogelijkheden voor het opstarten van kleine, hightech bedrijfjes, nijverheid of toerisme en vrijetijdsfaciliteiten? Onderzoek wat de buurt nodig heeft. Er is misschien behoefte aan onderwijsfaciliteiten, een zorg- of opleidingscentrum. 24