Plan van aanpak Project HUB

Transcriptie

1

2

3 HUB The centre of a wheel Naaf A centre of activity or business Brand-, middel- of kernpunt Het Engelse woord 'HUB' betekent 'naaf'. Bijvoorbeeld de naaf in een fietswiel, het middelpunt van de spaken. Maar ook het middelpunt van aangesloten computers in een netwerk. belooft hulpmiddelen voor betrouwbare persoonsgegevens en staat voor de landelijke implementatie van hulpmiddelen voor het beoordelen van buitenlandse brondocumenten samenwerken, elkaar helpen, kennis delen en samen zaken beter maken is daarbij het middelpunt, faciliteert en stimuleert de betrokkenen partijen om initiatief te nemen en samen te werken aan betrouwbare persoonsgegevens.

4

5 Titel Project : project HUB : Naar Betrouwbare Persoonsgegevens (NBP) Datum : Status : Definitief vastgesteld in de regiegroep d.d. 7 november 2014 Opdrachtgever Auteur/onderzoeker Reviewer : ICTU, namens het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) : drs. Dan Korving, Conclusion : Cor Bos, Conclusion

6 iden ti teit (de; v) 1. gelijkheid: je identiteit bewijzen bewijzen dat je de persoon bent voor wie je je uitgeeft 2. eigen karakter frau de (de; v(m); meervoud: fraudes) 1. bedrog, gepleegd door vervalsing van administratie Van Dale, 2014 Strijd tegen identiteitsfraude in Oost-Nederland Tubantia, 26 september 2014 ENSCHEDE - Drie jaar geleden bundelden Harrie Balke (werkzaam bij de gemeente Enschede) en Dick van Veen (gemeente Zwolle) de krachten in een poging een kostbare vorm van fraude in te dammen, namelijk die van de identiteitsfraude. Deze week was het duo daarom in het hoofdkantoor van de politie-eenheid Oost in Apeldoorn een beetje het middelpunt van een bescheiden feestelijke bijeenkomst: de ondertekening van een convenant met betrekking tot de bestrijding van identiteitsfraude. De 81 gemeenten in Overijssel en Gelderland, de politie, de Koninklijke Marechaussee, de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) en de Rijksdienst voor het Wegverkeer (RDW) zetten er hun handtekening onder. De gemeenten in Overijssel en Gelderland, de politie, de Koninklijke Marechaussee, de IND en de RDW gaan nu de informatie en expertise waarover zij beschikken uitwisselen, met inachtneming van privacyreglementen. De baliemedewerkers worden beter geschoold in het herkennen van fraude en het op een juiste wijze melden daarvan. Ook krijgen ze meer technische mogelijkheden om ID-bewijzen te toetsen op echtheid. De politie en het OM gaan vervolgens meteen werk maken van een verdachte zaak en waar mogelijk verdachten meteen aanhouden, voorgeleiden en eventueel bestraffen.

7

8 Voorwoord Identiteitsfraude is een groot probleem, koppen media regelmatig. Wie aan identiteitsfraude denkt, denkt al gauw aan iets ongrijpbaars. Want wat is nu precies identiteitsfraude? Wat is de aard en omvang van dit probleem? En hoeveel schade berokkent het de maatschappij eigenlijk? En wat voor schade is dat dan? Het Centraal Meld- en Informatiepunt Identiteitsfraude van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties definieert identiteitsfraude als: [ ] het opzettelijk (en) (wederrechtelijk of zonder toestemming) verkrijgen, toe-eigenen, bezitten of creëren van valse identificatiemiddelen en het daarmee begaan van een wederrechtelijke gedraging of: met de intentie om daarmee een wederrechtelijke gedraging te begaan. Identiteitsfraude is lastig te kwantificeren in aard en omvang. Exacte cijfers van het probleem ontbreken, zijn onvolledig of roepen veel discussie op. Maar stel je eens voor dat iemand anders zich als jou voordoet en je niet meer kunt bewijzen wie je bent? Een persoon die valselijk een andere identiteit aanneemt kan bijvoorbeeld onterecht via het internet dure, luxe artikelen bestellen en niet betalen. Of met een vals brondocument zijn of haar partner uit het buitenland halen, laten naturaliseren tot Nederlander, zo onterecht het huwelijk legaliseren en aanspraak maken op verschillende regelingen, toeslagen of sociale voorzieningen. Daarmee berokkent identiteitsfraude schade, raakt het de kern van de rechtstaat en zowel de publieke als private sector. Met de oprichting van de ministeriele commissie voor fraudebestrijding laat de regering zien dat zij dit probleem uiterst serieus neemt. Maar dichter bij huis spelen onze Nederlandse gemeenten ook een belangrijke rol in de bestrijding van identiteitsfraude. Zij verrichten immers de eerste inschrijving in de Basisregistratie Personen (BRP), waarna ingeschrevenen een paspoort of identiteitskaart kunnen aanvragen. Vaak beoordeeld de gemeente voor deze of andere verzoeken ook buitenlandse brondocumenten. Daarmee zijn zij niet alleen poortwachter van de BRP, maar van de gehele identiteitsketen. Het is niet alleen belangrijk dat gemeenten deze taken goed en zorgvuldig uitvoeren, maar daarvoor ook beschikken over voldoende kennis, kunde en hulpmiddelen. belooft deze hulpmiddelen en draagt daarmee bij aan betrouwbare persoonsgegevens. Het project staat voor de landelijke implementatie van hulpmiddelen voor het beoordelen van buitenlandse brondocumenten. Maar ook voor samenwerken, elkaar helpen, kennis delen en samen zaken beter maken. is daarbij het middelpunt, faciliteert en stimuleert de betrokkenen partijen om initiatief te nemen en samen te werken aan betrouwbare persoonsgegevens.

9

10 Afkortingenlijst AVIM BPR BuZa BZK DISCS DT&V EVIM FIOD Hbo HUB ICT ICTU IND KMar LMS Mbo NBP NP NVVN OM PRINCE2 RDW SIOD SMART VenJ VP ZSM Afdeling Vreemdelingenpolitie Identificatie en Mensenhandel Agentschap Basisregistratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten Ministerie van Buitenlandse Zaken Ministerie van Buitenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Document Information Service Civil Status Dienst terugkeer en vertrek (VenJ) Expertisecentrum Vreemdelingen Identificatie en Mensenhandel Fiscale Inlichtingen- en Opsporingsdienst Hoger beroepsonderwijs Landelijke implementatie hulpmiddelen voor het beoordelen van buitenlandse brondocumenten Informatie- en communicatietechnologie ICT Uitvoeringsorganisatie Immigratie en Naturalisatiedienst Koninklijke Marechaussee Leerling managementsysteem Middelbaar beroepsonderwijs Naar Betrouwbare Persoonsgegevens Nationale Politie Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken Openbaar Ministerie Projects in controlled environment Rijksdienst voor het Wegverkeer Sociale Inlichtingen- en Opsporingsdienst Specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdsgebonden Ministerie van Veiligheid en Justitie Vreemdelingenpolitie Zo Snel Mogelijk (afdoeningswijze politie, OM en overige stakeholders)

11 Inhoudsopgave VOORWOORD 8 AFKORTINGENLIJST 10 INHOUDSOPGAVE WAAROM PROJECT HUB? HOE IS PROJECT HUB TOT STAND GEKOMEN? Resultaat Methodiek Overzicht geleerde lessen en aanbevelingen Inventarisatie beschikbare hulpmiddelen VOORGESTELDE AANPAK PROJECT HUB Scope (bereik) project HUB Op te leveren resultaten, producten en diensten Stakeholders Uitgangspunten implementatiescenario s Implementatiescenario s Voorkeursscenario Strategie Randvoorwaarden KWALITEITSEISEN, OPLEIDINGEN EN WORKSHOPS Kwaliteitseisen Opleidingen Workshops Digitaal leer- en kennisplein ID-protocol PROJECTKOSTEN PROJECT HUB Kosten projectcoördinatie Kosten in te stellen werkgroepen (geschat) Kosten voor opleidingen (geschat) Kosten ICT-benodigdheden (geschat) Kosten in te zetten communicatie- en communicatiemiddelen Kosten monitoring en toezicht Projectbegroting scenario Projectbegroting scenario Projectbegroting scenario VOORGESTELDE PROJECTORGANISATIE Projectmanagementstructuur Rolbeschrijvingen Projectrapportage 38 Pagina 11

12 7. PLANNING PROJECT HUB Startfase Implementatiefase Tijdlijn en mijlpalen HOE COMMUNICEERT PROJECT HUB? Communicatiedoelstellingen Communicatiedoelgroepen Communicatievisie Kritische succesfactoren communicatie Communicatiemiddelen Middeleninzet per doelgroep Communicatieplanning en -activiteiten RISICO S EN BEHEERSMAATREGELEN BIJLAGEN 49 Methodiek plan van aanpak 49 Pagina 12

13 1. Waarom project HUB? Nederlandse gemeenten hebben een belangrijke taak als het aankomt op het vastleggen van persoons- en identiteitsgegevens in de Basisregistratie personen (BRP). De Tweede Kamer heeft gevraagd de registratie en verificatie van deze gegevens goed te borgen. Burgers ontlenen immers allerlei rechten en plichten aan de gegevens die de overheid onderhoudt. Het project 'Naar Betrouwbare Persoonsgegevens (NBP) komt tegemoet aan die vraag. Dit project vindt zijn oorsprong in twee onderzoeken van de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken (NVVB). Uit die onderzoeken komt naar voren dat de twee kernactiviteiten van afdelingen Burgerzaken bij gemeenten beter ondersteund kunnen worden. Het project NBP staat voor een verbetering in het proces van inleveren en beoordelen van buitenlandse brondocumenten. Voor medewerkers van gemeenten, is hiervoor een opleidingsen examenstructuur ontwikkeld. Het doel is (toekomstige) medewerkers goed toe te rusten op het registreren en verifiëren van identiteitsgegevens. Ook is onderzocht of, en hoe, deze structuur helpt bij cyclische kwaliteitsborging bij medewerkers burgerzaken. Voor het beoordelen van buitenlandse brondocumenten zijn hulpmiddelen ontwikkeld en getest door experts van gemeenten en belangrijke ketenpartners (onder andere het Bureau Documenten IND, het Agentschap BPR en het Ministerie van Buitenlandse Zaken, BuZa). Deze hulpmiddelen zijn in de periode juli 2013 tot juni 2014 getest door 15 gemeenten. Deze pilotgemeenten gebruiken de ontwikkelde hulpmiddelen nu structureel in hun processen. Het project NBP ambieert het opnemen van de ontwikkelde en geteste hulpmiddelen opgenomen in het ID-protocol Burgerzaken van de NVVB. Het advies van is om met de NVVB afspraken te maken over integratie, onderhoud, naleving en borging van de hulpmiddelen en het protocol. Bijvoorbeeld door het aanpassen van de regelgeving van de BRP of in een circulaire. Maar voor dat zover is, wil het project NBP met behulp van LEAN-experts de beschikbare stappenplannen en checklist vereenvoudigen. In de landelijke uitrol is het ook van belang dit te doen met ondersteuning door instructiebijeenkomsten en workshops. Het is belangrijk dat de hieruit opgedane kennis en ervaring door middel van toetsing aantoonbaar wordt. ICTU wil dit doen door inzet van de in het project NBP ontwikkelde kwalificatiestructuur. Een, tijdelijke, landelijke denktank maakt deel uit van de hulpmiddelen. Deze denktank moet snel een permanent karakter krijgen. Op termijn kan de denktank landelijke aanbevelingen doen en een bijdrage leveren aan het onderkennen van trends over gebruik en misbruik van brondocumenten en ID- documenten bij burgerzaken. Het advies is om ook over de structurele coördinatie van de denktank snel afspraken te maken met de NVVB. In het project zijn in de afgelopen periode succesvolle workshops gehouden onder de titel Samen beter beoordelen. Deze workshops krijgen in het najaar van 2014 een vervolg in de vorm van regionale workshops op plekken waar men hiervoor in de startblokken staat. Pagina 13

14 De workshops creëren een steviger regionaal kennisnetwerk en vergroten de kans op goede en succesvolle regionale samenwerking. Tot slot wil het Ministerie van Binnenlandse Zaken (BZK) een vooronderzoek laten uitvoeren voor (een gefaseerde) landelijke uitrol van de geteste en ontwikkelde hulpmiddelen over alle Nederlandse gemeenten. Van belang hierbij zijn de volgende aandachtspunten. Een realistische fasering voor een landelijke uitrol (naar het model uitrol werkwijze vermissing en ontvreemding identiteitsdocumenten bij gemeenten) Het inrichten van de werkgroep integreren hulpmiddelen in ID-protocol Burgerzaken en de werkgroep onderhoud tactische landeninformatie DISCS Inventariseren van de noodzakelijke ketenpartners en deelname van die ketenpartners bij de landelijke uitrol De ontwikkeling en inrichting van een digitaal leer- en kennisplein ID-protocol Burgerzaken, waarbij de NVVB een aanjagende rol zou kunnen vervullen Opleidingen en examens ID-management in 2015 en verder Opleidingen en examens voor ID- en ID-management in 2015 De organisatie van workshops voor de volgende thema s: o Samen beter beoordelen o Hoe gebruik ik de Verklaring van Onderzoek van de IND in mijn besluitvorming voor brondocumenten? o Workshop introductie ID-protocol Burgerzaken o Workshop herkennen eerstelijns-echtheidskenmerken en look-a-like-herkenning voor loketmedewerkers Communicatieplan waarin in ieder geval - de volgende media worden meegenomen: o De NVVB regiovergaderingen o De BPR klantendagen o Nieuwsbrieven BPR en NVVB o Nieuwsbrieven en vakbladen ketenpartners o Thema items in vakblad Burgerzaken & Recht Dit plan van aanpak is het resultaat van dat vooronderzoek. De belangrijkste aanbeveling is het advies te kiezen voor het voorkeusscenario van implementatie van de hulpmiddelen binnen een door een aantal initiatief nemende gemeenten en stakeholders op te richten regionaal samenwerkingsverband tussen gemeenten en stakeholders als het OM, Bureau Documenten IND en de Vreemdelingenpolitie. Eén of meerdere gemeenten vervullen binnen dit regionaal samenwerkingsverband de rol van centrumgemeente. Het doel is om kennis en expertise voor de tweedelijns beoordeling van buitenlandse brondocumenten te borgen en verder te ontwikkelen binnen deze centrumgemeente(n), waardoor niet voor alle gemeenten binnen een regio specialistische kennis en opleidingen noodzakelijk zijn. De regio-indeling van de regionale samenwerkingsverbanden volgen die van de 10 Regionale Eenheden van de Nationale Politie. Opsporing- en vervolgcapaciteit van politie, OM en rechtbank is dan binnen één regio georganiseerd en aanwezig. Dit biedt ook voordelen bij het maken van afspraken met andere stakeholders, zoals het Bureau Documenten IND. Uit het vooronderzoek blijkt dat door dit scenario een groeimodel ontstaat, waarin kennis, expertise en competenties toenemen. In hoofdstuk 3 is dit voorkeursscenario uitgewerkt. Pagina 14

15 2. Hoe is project HUB tot stand gekomen? belooft hulpmiddelen voor betrouwbare persoonsgegevens. Het doel van dit plan van aanpak, is de belofte van project HUB waar te maken en te implementeren. Om dit te realiseren, dient er een antwoord te komen op de volgende onderzoeksvragen. Hoe kunnen de hulpmiddelen vanaf 2015 projectmatig bij alle Nederlandse gemeenten worden uitgerold? Wat zijn de meest effectieve en/of passende doelstellingen van de landelijke uitrol? Wat is het resultaat van de landelijke uitrol van project HUB? Welke projectaanpak draagt bij aan een succesvolle implementatie? Wat is de scope van project HUB? Wat zijn de op te leveren resultaten, producten en diensten? Wat zijn de randvoorwaarden voor succesvolle implementatie van de hulpmiddelen en succesvolle implementatie van het ID-protocol? Wat is voor project HUB de te volgen strategie voor (gefaseerde) landelijke uitrol? Wie zijn voor de stakeholders bij de te volgen strategie? Wat zijn de project- en uitrolkosten van project HUB, daarbij rekening houdend met: o Projectcoördinatie; o Kosten van in te stellen werkgroepen; o ICT-benodigdheden; o In te zetten communicatie en communicatiemiddelen; o Monitoring en toezicht (in relatie tot evaluatie-instrument CBP) Hoe ziet de projectorganisatie van project HUB eruit? Wat is de projectplanning? Op welke wijze vindt de periodieke projectrapportage van project HUB plaats? Wat is de communicatiestrategie? Wat zijn de projectrisico s? 2.1 Resultaat project HUB, waarbij de onderzoeksvragen zijn beantwoord en rekening is gehouden met de door opdrachtgever geformuleerde aandachtspunten 2.2 Methodiek Het plan van aanpak voor project HUB is in een relatief korte doorlooptijd van 12 weken tot stand gekomen. Om goed en snel antwoord te geven op onderzoeksvragen, is gekozen voor een gefaseerde aanpak die uit vier fases bestaat. 0. Fase 0: start (1 dag) 1. Fase 1: onderzoek (±4 weken) 2. Fase 2: opstellen (concept) plan van aanpak (±4 weken) 3. Fase 3: toetsing en definitieve vaststelling plan van aanpak (±4 weken) Zie bijlage 1 voor een gedetailleerde uitwerking van de fase-aanpak. Pagina 15

16 2.3 Overzicht geleerde lessen en aanbevelingen Hieronder volgt een overzicht van de geleerde lessen en aanbevelingen uit het gehouden onderzoek naar de ervaringen van de pilotgemeenten en overige stakeholders die werken met buitenlandse brondocumenten. Tussen haakjes is aangegeven hoe vaak de geleerde lessen en aanbevelingen in de interviews van fase 1 genoemd zijn. Geleerde lessen van de pilotgemeenten Beoordelen van brondocumenten als één integraal proces (2x) Beoordelen/controle moet niet iets van individuele personen maar de gehele organisatie zijn (2x) Betrokkenheid (1x) Bewustwording bij pilotgemeenten (1x) Communiceer over gemaakte fouten voor openheid en goede managementinformatie (1x) Draagvlak (1x) Ervaringen uitwisselen (1x) Geleerd om beter naar (buitenlands) brondocument te kijken (1x) Hulpmiddelen zijn goed/prettig mee te werken (2x) IND geeft gradaties aan brondocumenten, maar wat doet het OM daarmee? (1x) Inzien van problemen (1x) Kennisdeling (4x) Kwalificering als voorwaarde voor het beoordelingsproces (2x) Kwaliteitseisen aan PV s in samenwerking met het OM opstellen (1x) Openstaan voor elkaars ideeën en opmerkingen (1x) Samenwerking (4x) Tijd nemen voor beoordeling/controle (1x) Vertrouw niet alleen op een stempel van BuZa (1x) Aanbevelingen van de pilotgemeenten De gehele pilot zoals uitgevoerd door de pilotgemeenten (2x) Denktank (1x) Een nog te organiseren themazitting bij het OM (1x) Een officier van justitie die meepraat en meedenkt (1x) Innemen en niet aan de balie controleren van brondocument (2x) Kunnen leren van elkaar (1x) Medewerking vanuit de IND (1x) OM-zaken afhandelen op de ZSM 1 -locaties van het OM (1x) Pragmatische insteek leidinggevenden als vergroter van draagvlak (2x) Ruimte en vertrouwen van het management (2x) 1 Zo Snel Mogelijk, afhandelwijze van veelvoorkomende criminaliteit door OM, politie en overige stakeholders die plaatsvindt in één servicecentrum van een regionale eenheid van de Nationale Politie. Pagina 16

17 2.4 Inventarisatie beschikbare hulpmiddelen Hieronder, op alfabetische volgorde, de geïnventariseerde en beschikbare hulpmiddelen voor het beoordelen van buitenlandse brondocumenten. Aangifte bij Politie (Formulier) Aanvraagformulier documentenonderzoek (opname in DISCS) Afspraken Klankbordgroep Buitenlandse Brondocumenten t.a.v. de beproeving Ambtsberichten Beleidsafspraken (regionaal/lokaal) Beslisboom Brochure uw buitenlandse brondocumenten gecontroleerd (voor burger) Brochure uw buitenlandse brondocumenten gecontroleerd (voor burger, in het Engels) Checklist Backoffice Buitenlandse Brondocumenten (PDF) Checklist Backoffice Buitenlandse Brondocumenten (DOC) Checklist Backoffice Internationale Uittreksels (PDF) Checklist Backoffice Internationale Uittreksels (DOC) Checklist Backoffice Buitenlandse Brondocumenten Hengelo (PDF) Checklist Frontoffice Verifiëren Identiteit (PDF) Checklist Frontoffice Verifiëren Identiteit (DOC) Checklist Frontoffice Verifiëren Identiteit Hengelo (PDF) Checklist look-a-like Congressen, kwaliteitsoverleggen, sparren met collega s, bijhouden vakliteratuur Denktank DISCS (met daarin geïntegreerd Edison/TD) DISCS Handleiding Documentenbrief Fraudeonderzoeken Overzicht (XLS) Gradaties rapportage IND en opvolging Hulpmiddelen bij het beoordelen van buitenlandse brondocumenten IND, Bureau Documenten Info NVVB, nieuwsbrieven, nieuwsflitsen Inhoudelijke verificatie van het brondocument Instructie en uitleg bij het beoordelen van buitenlandse brondocumenten Kennisbanken Landeninformatie (ministerie van Buitenlandse Zaken, via Rijksoverheid.nl) Legalisatiecirculaire Legalisatiecodelijst en vragenlijst Managementrapportage Ministerie van Buitenlandse Zaken en Nederlandse vertegenwoordigingen in het buitenland Overleg gemeenten met BuZa Reacties op Kengetallen Beproeving Actielijn1 NBP Retroviewer, paspoortreader en loep Sjabloon managementrapportage (XLS) Stappenplan Back Office Stappenplan bij twijfel (verkorte versie) Pagina 17

18 3. Voorgestelde aanpak project HUB De voorgestelde aanpak voor project HUB bestaat uit 3 implementatiescenario s, waarbinnen succesvolle implementatie van de hulpmiddelen plaatsvindt. Scenario 1: gemeenten doen het zelf Scenario 2: gemeenten richten hiervoor een regionaal samenwerkingsverband op Scenario 3: bij de RNI gemeenten In paragraaf 3.5 zijn deze scenario s uitgewerkt. 3.1 Scope (bereik) project HUB Binnen scope De beoordeling van buitenlandse brondocumenten als geboorteaktes, huwelijksaktes, overlijdensaktes door of namens Nederlandse gemeenten Implementatie van de ontwikkelde en geteste hulpmiddelen voor het beoordelen van deze buitenlandse brondocumenten Reis-, verblijf- en identiteitsdocumenten Buiten scope Alle overige, Nederlandse brondocumenten 3.2 Op te leveren resultaten, producten en diensten als beoogde, nieuwe werkwijze voor het gebruiken van hulpmiddelen bij beoordelen van buitenlandse brondocumenten Inzicht in de voor- en nadelen van de veranderopgave van project HUB met scenario s voor implementatie van project HUB Communicatieplan (in plan van aanpak) Pagina 18

19 3.3 Stakeholders De volgende stakeholders zijn na een eerste stakeholderanalyse geïdentificeerd. Tussen haakjes is aangegeven hoe vaak de stakeholder in de interviews van fase 1 genoemd is. (Vreemdelingen)politie (9x) Advocaten (1x) Ambassades (2x) Belastingdienst toeslagen (1x) Bureau bijzondere onderzoeken IND (1x) Bureau documenten IND (10x) Bureau Land & taal IND (1x) Civiele/privaatrechtelijke ondernemingen en bedrijfsleven (2x) De Nederlandse overheid (4x) De burger zelf (2x) Dienst terugkeer en vertrek (DT&V), Min. van VenJ (1x) Douane (1x) Expertisecentrum Vreemdelingen Identificatie en Mensenhandel (EVIM) (1x) Fraudehelpdesk (1x) G4 gemeenten (2x) Gemeenten (4x) IND algemeen (2x) Juridisch loket (1x) Justitiële Informatiedienst (Justid), VenJ (1x) Justitie (OM)(2x) KMar (6x) Min. van BuZa (5x) Min. van VenJ (1x) Notarissen (1x) NVVB (2x) Overige opsporingsinstanties (1x) RDW (3x) Team identiteitsfraude (TIF) Amsterdam (1x) Uitvoeringsorganisaties (1x) VNG (1x) Opmerking: niet alle, hierboven geïdentificeerde stakeholders zijn bij de totstandkoming van dit plan van aanpak betrokken geweest dan wel benaderd. Het verdient de aanbeveling om bij aanvang van project HUB, in de startfase, een uitgebreide stakeholderanalyse als onderdeel uit te voeren (zie ook hoofdstuk 8). Pagina 19

20 3.4 Uitgangspunten implementatiescenario s Hieronder zijn de drie implementatiescenario s van project HUB grafisch weergegeven. In paragraaf 3.5 zijn de drie implementatiescenario s uitgewerkt. Dit plan van aanpak is scenarioneutraal geschreven, tenzij expliciet anders vermeld. Nederland is in alle scenario s opgedeeld in 2 gebieden (noord en zuid) en 5 regio s (zie ook hoofdstuk 6). De redenen hiervoor zijn als volgt. De regio-indeling is gespiegeld aan die van de 10 Regionale Eenheden van de Nationale Politie, waardoor de opsporing- (politie en vreemdelingenpolitie 2 ) en vervolgcapaciteit (OM, rechtbank) binnen 1 regio is georganiseerd Afspraken met (vreemdelingen)politie en OM zijn belangrijke vereisten voor prioritering (bijvoorbeeld bij onderzoeken naar ID-fraude) en inzetten opsporing- en vervolgcapaciteit In de 10 Regionale Eenheden van de Nationale Politie zijn/worden ID-loketten georganiseerd, waarin de vreemdelingenpolitie samenwerkt met de vier regionale IDdesks van de Koninklijke Marechaussee (KMar) Focus binnen de ID-loketten NP en ID-desks KMar ligt primair op identiteitsfraude en reis-, verblijf- en identiteitsdocumenten Dieptespecialisme brondocumenten is primair aanwezig bij Bureau Documenten IND 2 De Vreemdelingenpolitie heet in de nieuwe inrichting van de Nationale Politie, Afdeling Vreemdelingen Identificatie en Mensenhandel (AVIM). Omwille van de herkenbaarheid van de oude benaming, wordt in dit plan van aanpak vooralsnog gesproken over Vreemdelingenpolitie. Pagina 20

21 Beoordeling van buitenlandse brondocumenten vindt plaats door of namens gemeenten en met gebruikmaking van de ontwikkelde en geteste hulpmiddelen. In dit proces zijn 4 stappen te onderscheiden. Intake 1e lijn 2e lijn 3e lijn Intake De intake van buitenlandse brondocumenten is in alle scenario s een eigen verantwoordelijkheid van de gemeenten. Deze taak vindt dan ook bij de gemeente plaats. Onder intake wordt verstaan: de ontvangst van een klant (burger), het klantgesprek, de ontvangst van het brondocument en eventuele reis- verblijf- of identiteitsdocumenten, het verrichten van noodzakelijke administratieve handelingen en het compleet maken van een dossier ten behoeve van de 1e lijn. 1 e lijn Ook de 1 e lijns beoordeling van buitenlandse brondocumenten is in alle scenario s een eigen verantwoordelijkheid van de gemeenten. 1 e lijns beoordeling vindt plaats na de intake bij de gemeente die de intake verzorgt. Onder 1e lijn wordt verstaan: eerste, eenvoudige technische en tactische controle met behulp van eenvoudige hulpmiddelen zoals bijvoorbeeld een eenvoudige loep. 2 e lijn In de 2 e lijn vindt, niet zondermeer maar met redenen omkleed, noodzakelijk nader onderzoek plaats aan het te boordelen brondocumenten. Dit betekent dat gemeenten die een in de 1 e lijn beoordeeld brondocument nader onderzocht willen hebben, duidelijk de redenen aangeven die dit nadere onderzoek rechtvaardigen of noodzakelijk maken. Dit is ter voorkoming van het onevenredig zwaar belasten van de 2 e lijn door, bijvoorbeeld, het lukraak doorsturen van buitenlandse brondocumenten. In scenario 1 is de 2 e lijn een verantwoordelijkheid van de gemeente die de intake en 1 e lijn verzorgd. In scenario 2 is de 2 e lijn belegd in een regionaal samenwerkingsverband. In scenario 3 is de 2 e lijn belegd binnen de 18 RNI gemeenten die Nederland kent. Onder 2e lijn wordt verstaan: uitgebreide technische en tactische beoordeling met behulp van de geteste en ontwikkelde hulpmiddelen, paspoortscanners, geavanceerde loepjes en inspectieapparatuur. 3 e lijn In de 3 e lijn komen alleen die buitenlandse brondocumenten terecht waarover gerede twijfels bestaan. Dit betekent dat er in de 1 e en/of 2 e lijn ernstige bedenken zijn ten aanzien van de echtheid en/of afkomst van het document en/of de verklaring van de houder ervan. Onder 3e lijn wordt verstaan: uitgebreid technisch onderzoek door Bureau Documenten IND. Het eventuele tactische vervolgonderzoek vindt na beoordeling door de 3 e lijn, plaats in de 2 e of 1 e lijn. Kwaliteitseisen Voor de 1 e en 2 e lijn gelden door gestelde kwaliteitseisen ten aanzien van opleidingen (kennis) en competenties (vaardigheden). In hoofdstuk 5 zijn de voorgestelde kwaliteitseisen uitgewerkt. Pagina 21

22 In onderstaande figuur zijn de 4 processtappen grafisch weergegeven. Pagina 22

23 3.5 Implementatiescenario s Scenario 1: gemeenten doen het zelf Kenmerken: Intake, 1e en 2e lijn vinden plaats bij alle 403 Nederlandse gemeenten. Gevolg: Implementatie van project HUB bij alle 403 Nederlandse gemeenten. Voordelen: Gemeente behoudt autonomie Service en niveau van dienstverlening van gemeente aan burger blijft onveranderd Specialisten blijven zitten (geen verlies van banen) Nadelen: Opleiding en borging van kennis- en kwaliteitsniveau bij kleine(re) gemeenten Pluriformiteit gemeenten bemoeilijkt uniforme benadering en draagvlak voor implementatie van werkwijzen Gemeenten dienen zelf (dure) apparatuur aan te schaffen Individuele afspraken met veel stakeholders noodzakelijk Bureau Documenten IND krijgt 403 Nederlandse gemeenten als afnemer/klant Pagina 23

24 Scenario 2: gemeenten richten hiervoor een regionaal samenwerkingsverband op Kenmerken: Intake en 1 e lijn blijven bij de gemeenten. De 2e lijn vindt, met redenen voor dat verzoek omkleed, plaats bij een door een aantal initiatie nemende gemeenten en stakeholders op te richten regionaal samenwerkingsverband. Dit regionaal samenwerkingsverband bestaat uit een of meerdere centrumgemeente(n) en stakeholders, binnen een gebied wat gespiegeld is aan een Regionale Eenheid van de Nationale Politie. Het verdient de aanbeveling het regionaal samenwerkingsverband te laten fungeren als een spil- en loketfunctie voor de (op te richten) ID-loketketen van Regionale Eenheid van de Nationale Politie. Gevolg: Implementatie project HUB in het regionaal samenwerkingsverband. Voordelen: Ontzorging en ontlasting gemeenten (maatwerk is mogelijk) Specialistische opleiding(en) bij alle gemeenten is niet noodzakelijk Opbouw en verhoging van kwaliteit, kennis- en expertise door bundeling in het regionaal samenwerkingsverband Spil- en loketfunctie voor het ID-loket van de Regionale Eenheid van de Nationale Politie en daardoor aansluiting bij landelijke trends en ontwikkelingen Spiegeling aan een Regionale Eenheid van de Nationale Politie, betekent dat de opsporing- en vervolgcapaciteit binnen hetzelfde gebied aanwezig en georganiseerd is Nadelen: Convenant aan het einde van het implementatietraject als sluitstuk en bevestiging van gemaakte afspraken is vereist voor succesvolle borging en continuering samenwerking Het afsluiten van een convenant kan een tijdrovend en intensief proces 3 zijn Draagvlak van overige gemeenten en stakeholders ten aanzien van het oprichten van een regionaal samenwerkingsverband 3 In de regio Oost-Nederland duurde het afsluiten van het convenant aan het einde van het ingezette traject 3 jaar. Positief is dat de geleerde lessen uit dit proces kunnen dienen als best practice. Pagina 24

25 Scenario 3: bij de RNI gemeenten Kenmerken: Intake en 1 e lijn blijft bij gemeenten. De 2e lijn vindt plaats bij de 18 RNI gemeenten. Alkmaar Almelo Amsterdam Breda Den Haag Doetinchem Eindhoven Goes Groningen/ Eemshaven Heerlen Leeuwarden Leiden Nijmegen Rotterdam Terneuzen Utrecht Venlo Zwolle Gevolg: Implementatie hulpmiddelen bij de RNI gemeenten. Voordelen: Ontzorging en ontlasting gemeenten Spil- en loketfunctie voor het ID-loket van de Regionale Eenheid van de Nationale Politie en daardoor aansluiting bij landelijke trends en ontwikkelingen Kennis- en expertisebundeling in de RNI gemeente Nadelen: Convenant aan het einde van het implementatietraject als sluitstuk en bevestiging van gemaakte afspraken is vereist voor succesvolle borging en continuering samenwerking Het afsluiten van een convenant kan een tijdrovend en intensief proces 4 zijn Draagvlak en discussie van overige gemeenten en stakeholders ten aanzien van het beoordelen door de RNI gemeenten 4 In de regio Oost-Nederland duurde het afsluiten van het convenant aan het einde van het ingezette traject 3 jaar. Positief is dat de geleerde lessen uit dit proces kunnen dienen als best practice. Pagina 25

26 3.6 Voorkeursscenario Op maandag 13 oktober zijn de implementatiescenario s van project HUB gepresenteerd. Het doel van deze bijeenkomst was ook toetsing van het plan van aanpak aan de praktijk en het meten van draagvlak onder de aanwezige stakeholders 5. Zij kozen unaniem voor scenario 2 als voorkeursscenario. Hieronder zijn de voor- en nadelen van de 3 implementatiescenario s nogmaals kort samengevat. Voor- en nadelen implementatiescenario's Scenario Voordelen Nadelen 1 Autonomie Uitrol opleidingen in alle NL gemeenten Zelf Service/dienstverlening onveranderd Borging kennis/kwaliteit in elke NL gemeente Geen baanverlies Aanschaf dure apparatuur in elke NL gemeente Individuele afspraken tussen alle gemeenten en stakeholders noodzakelijk 2 Regionaal samenwerk- ingsverband 3 RNI gemeente Ontzorging en ontlasting gemeenten Maatwerk is mogelijk Geen specialistische opleidingen bij alle gemeenten Opbouw en verhoging kwaliteit Spil- en loketfunctie ID- loket Kennis- en expertisebundeling Spiegeling aan Regionale Eenheid NP Opsporing- en vervolgcapaciteit in één gebied Ontzorging en ontlasting gemeenten Spil- en loketfunctie ID- loket Kennis- en expertisebundeling Spiegeling aan Regionale Eenheid NP Opsporing- en vervolgcapaciteit in één gebied Bur. Doc. IND krijgt 403 afnemers Convenant vereist Afsluiten convenant kan tijdrovend zijn Draagvlak overige gemeenten Convenant vereist Afsluiten convenant kan tijdrovend zijn Draagvlak en discussie overige gemeenten Interessant is de huidige ontwikkeling van een op dit moment (november 2014) in opdracht van de staatssecretaris van Veiligheid en Justitie plaatsvindend onderzoek. Dit onderzoek heeft als doel te bezien of verzoeken voor het verkrijgen van het Nederlanderschap door middel van optie- of naturalisatie wel of niet bij gemeenten moeten blijven. De andere optie is deze taak in zijn geheel te beleggen bij de IND. Bij optie- en naturalisatieverzoeken moet de aanvrager brondocumenten overleggen. In het geval dat de staatssecretaris besluit deze taken bij de gemeenten blijven, dan is de voorzichtige verwachting dat dit wordt gecentraliseerd en ondergebracht bij centrumgemeenten. Deze centrumgemeente dienen dan wellicht te voldoen aan een aantal, nog te bepalen criteria. 5 Niet alle, onder 3.3 genoemde stakeholders waren aanwezig op de ronde tafel bijeenkomst. Pagina 26

27 Deze ontwikkeling kan aansluiten bij de voorgestelde regio-indeling van de implementatiescenario s in het algemeen en het voorkeursscenario van een regionaal samenwerkingsverband tussen een of meerdere centrumgemeenten in het bijzonder. 3.7 Strategie De gebieden noord en zuid bestaan beide uit 5 regio s die gespiegeld zijn aan de Regionale Eenheden van de Nationale Politie. Ieder gebied beschikt voor aansturing over een eigen, landelijk projectleider. De regio s over een regionaal projectleider. In iedere regio zijn een implementatiegroep ingericht, met daarin medewerkers afkomstig uit verschillende gemeenten uit de betreffende regio s en regionale vertegenwoordigers van de bij project HUB betrokken stakeholders. De voorgestelde projectorganisatie van is uitgewerkt in hoofdstuk Randvoorwaarden Wil project HUB haar belofte waarmaken, dan zijn er enkele belangrijke randvoorwaarden. Deze randvoorwaarden geven handvatten om gemeenten en stakeholders te stimuleren tot initiatief en vergroten draagvlak. De input voor de hieronder genoemde randvoorwaarden is verkregen uit de gehouden interviews in fase 1. Tussen haakjes is aangegeven hoe vaak een randvoorwaarde in de interviews genoemd is. Bekendheid gradaties van IND voor buitenlandse brondocumenten (1x) Beoordelen moet expertise worden (2x) Bestuurlijke bewustwording dat opbrengsten niet direct terugvloeien in gemeentebegroting (2x) Borging (2x) Continuïteit (3x) Draagvlak (9x) Consequent gedrag leidinggevenden (1x) Expertise en snelheid (1x) Geen vrijblijvendheid (1x) ICT-ondersteuning (1x) Up to date apparatuur (1x) Voldoende kennis en competentie medewerkers (1x) Integratie in bestaande ICT-systemen (1x) Kwalitatief goede hulpmiddelen (2x) (Goede) opleiding(en) (1x) Professionele ruimte en vertrouwen (2x) Tijd (1x) Uitrekenen hoeveel vloeroppervlak hulpmiddelen gaan innemen (1x) Voorkomen dat medewerkers niet meer nadenken en (blind) vertrouwen op automatisering of apparatuur (1x) Pagina 27

28 4. Kwaliteitseisen, opleidingen en workshops belooft hulpmiddelen voor betrouwbare persoonsgegevens en staat voor de landelijke implementatie van hulpmiddelen voor het beoordelen van buitenlandse brondocumenten samenwerken, elkaar helpen, kennis delen en samen zaken beter maken Vanzelfsprekend horen hier kwaliteitseisen, opleidingen en workshops bij. 4.1 Kwaliteitseisen is, zoals gezegd, het middelpunt, faciliteert en stimuleert de betrokkenen partijen om initiatief te nemen en samen te werken aan betrouwbare persoonsgegevens. Om deze belofte waar te kunnen maken, stelt project HUB in scenario 1 voor de intake, 1 e en 2 e lijn kwaliteitseisen ten aanzien van opleidingsniveau (kennis) en competenties (vaardigheden) voor. Gemeenten die deze taken (zelf) willen uitvoeren, moeten minimaal aan deze eisen voldoen. Dit is in onderstaande figuur grafisch weergegeven. De kwaliteitseisen zijn zowel kwantitatief 6 (een minimaal aantal te controleren brondocumenten per maand) als kwalitatief (minimaal vereist opleidingsniveau). Dit is in onderstaande tabel uitgewerkt. Door veronderstelde kwaliteitseisen Lijn Kwantitatief Kwalitatief Intake Minimaal 150 buitenlandse brondocumenten per maand Mbo 4 1 e Minimaal 150 buitenlandse brondocumenten per maand Mbo 4 2 e Minimaal 100 buitenlandse brondocumenten per maand Hbo 6 Gemiddeld beoordeelden de 15 gemeenten uit de van 2 maanden 197 buitenlandse bronddocumenten per maand. De drie plus gemeenten hebben per maand gemiddeld 168 buitenlandse brondocumenten gecontroleerd. Er is aangenomen dat de beoordelingspiek in de intake en 1 e lijn zit. Pagina 28

29 4.2 Opleidingen De volgende opleidingen zijn noodzakelijk om aan de voorgestelde kwaliteitseisen te voldoen. Mbo 4 Identiteit en Identiteitsdocumenten Hbo Identiteit en Identiteitsdocumenten (3 examenmodules) Dit zijn bestaande opleidingen. Er zijn geen ontwikkelkosten. Het is belangrijk dat project HUB onderscheid maakt tussen opleidingskosten die wel en niet binnen het project vallen. Een project behelst immers een tijdelijke organisatie, met als doel een of meerdere producten opleveren of een veranderopgave uitvoeren. Opleidingskosten die binnen het project vallen, zijn kosten die nodig zijn om een of meerdere producten op te leveren of de veranderopgave van het project mogelijk te maken. Bijvoorbeeld opleidingskosten voor het (aanvullend) opleiden van personeel wat in het regionaal samenwerkingsverband of RNI gemeente de 2 e lijns werkzaamheden uitvoert. Indien er in die taak voor een gemeente de facto niets verandert, de gemeente blijft bijvoorbeeld de 1 e en 2 e lijns werkzaamheden, zelf doen zijn de opleidingskosten geen onderdeel van het project maar voor de gemeente. Bij veranderende wet- en regelgeving of nieuw beleid, zijn de opleidingskosten een verantwoordelijkheid van het rijk. Dit betekent niet dat er bij implementatiescenario 1 geen opleidingskosten zijn en bij implementatiescenario s 2 en 3 wel. Er zijn minimale kennis- en kwalificatie-eisen bij alle implementatiescenario s. Het project HUB moet in het definitief gekozen implementatiescenario eerst onderzoeken wat de huidige en gewensite situatie van de gemeente is. Als uit onderzoekt blijkt dat er sprake is van een aan het project te wijten veranderopgave, dan is sprake van een veranderopgave en moet project HUB daarvan de kosten dragen. In hoofdstuk 5 is een schatting gegeven van de opleidingskosten die onder project HUB vallen. 4.3 Workshops ICTU heeft gevraagd om in het plan van aanpak aandacht te besteden aan de organisatie van workshops voor de volgende thema s: Samen beter beoordelen Hoe gebruik ik de Verklaring van Onderzoek van de IND in mijn besluitvorming voor brondocumenten? Workshop introductie ID-protocol Burgerzaken Workshop herkennen eerstelijns-echtheidskenmerken en lookalike-herkenning voor loketmedewerkers Pagina 29

30 Het verdient de aanbeveling deze workshops te integreren in de opleidingen en volgens het train de trainer principe aan te bieden. Hiermee creëert een olievlekwerking, die onderlinge kennisdeling en samenwerking tussen gemeenten en stakeholders bevordert. Het is daarmee te vroeg om in dit hoofdstuk al iets te zeggen over de kosten voor het inrichten van genoemde workshops. Eerst moet toetsing op actualiteit plaatsvinden. De ontwikkelde en geteste hulpmiddelen kunnen mee in deze toetsing. Het is daarom ook moeilijk om in deze fase aan te geven hoe de inrichting en uitvoering er exact uit komt te zien. Daarvoor is antwoord nodig op vragen als: Hoe groot is de doelgroep? Hoe groot is de groep per workshop? Hoelang duurt een workshop? (dagdeel of hele dag) Wei geven de workshops en onder welke condities? Welke locaties worden beoogd? Welke voorbereiding is nodig? In hoofdstuk 5 is op basis van enkele aannames geprobeerd een schatting te geven van de kosten voor het inrichten en uitvoeren van workshops. 4.4 Digitaal leer- en kennisplein ID-protocol heeft de wens een digitaal leer- en kennisplein (ook wel Leerling managementsysteem, LMS) te ontwikkelen en in te richten. De betrokken partij die dit voor inricht, moet rekening houden met het integreren van het ID-protocol in het LMS. In hoofdstuk 5 is een schatting gegeven van de kosten van de ICT-benodigdheden. Pagina 30

31 5. Projectkosten Hier zijn per implementatiescenario de (geschatte) projectkosten van uitgewerkt. Deze kosten zijn voor de volgende zaken. Kosten projectcoördinatie Kosten in te stellen werkgroepen Kosten voor opleidingen Kosten ICT-benodigdheden Kosten in te zetten communicatie- en communicatiemiddelen Kosten monitoring en toezicht In de berekeningen is uitgegaan van een start in januari 2015 en afronding in december 2016 (zie hoofdstuk 7 voor de voorgestelde planning). Niet alle kosten zijn te specificeren, dit komt omdat in deze fase niet alle werkzaamheden bekend of voorzien zijn of dat er nader onderzoek nodig is. Daar waar projectkosten geschat zijn, is dit aangegeven en op basis van benadering of ervaringen van Conclusion uit eerdere of vergelijkbare opdrachten. Hieronder volgt per kostenpost eerst een toelichting met in sommige gevallen een berekening. Daarna de projectbegroting per implementatiescenario. Alle genoemde bedragen zijn exclusief btw. 5.1 Kosten projectcoördinatie Dit zijn de kosten voor de 2 projectleiders die het project HUB aansturen. Er is uitgegaan van een inzet van 32 uur per week in de startfase van 6 maanden en 20 uur per week in de implementatiefase van 18 maanden. Het uurtarief is 125 per uur. De berekening is dan als volgt. Startfase 32 uren per week x 4 weken x 6 maanden = 768 uren, x 2 projectleiders = 1536 uren. Implementatiefase 20 uren per week x 4 weken x 18 maanden = 1440 uren, x 2 projectleiders = 2880 uren. Het aantal inzeturen voor projectcoördinatie blijft in alle implementatiescenario s hetzelfde. Pagina 31

32 5.2. Kosten in te stellen werkgroepen (geschat) Dit zijn de kosten voor het inrichten en organiseren van de in hoofdstuk 4 genoemde workshops van project HUB, met de kanttekening dat hierover nog nadere afstemming plaatsvindt met de betrokken partij die dit in 2015 en verder uitvoert. De schatting is gebaseerd op enkele aannames. Voor het invoegen van de hulpmiddelen in het ID-protocol is uitgegaan van 100 in te zetten uren tegen een uurtarief van 100 per uur. De workshop is op basis van een veronderstelde opkomst van 1000 personen. Bij een workshop met 40 deelnemers, zijn dan 25 workshops nodig. De (organisatie)kosten van iedere workshop van 1 dagdeel, zonder lunch, inclusief voorbereiding zijn begroot op De berekening is dan als volgt. 100 uren x 100 = Organisatiekosten van 25 workshops: 25 x 1000 = Kosten voor opleidingen (geschat) Dit is een schatting van de kosten van de uitrol van de hoofdstuk 4 genoemde opleidingen. De kosten van deze opleidingen zijn als volgt te specificeren. MBO04 Identiteit en Identiteitsdocumenten 962 HBO Identiteit en Identiteitsdocumenten 1805 De examenkosten zijn: MBO04 Identiteit en Identiteitsdocumenten 90 HBO Identiteit en Identiteitsdocumenten (3 examenmodules) x 90) Genoemde prijzen zijn een opgave van ICTU en inclusief lesmateriaal. De kosten van de genoemde opleidingen worden voor deelnemers vergoed door het bij ITCU verzilveren van een voucher. Tot nu toe zijn bij ICTU vouchers verzilverd. Voor de projectbegroting is uitgegaan van de gemiddelde opleidingsprijs. Deze prijs is verkregen door het bij elkaar op tellen van de totale opleidings- en examenkosten, gedeeld door twee. Er is aangenomen dat in 2015, 500 keer een van de 2 genoemde opleidingen is vergoed. 7 Peildatum 21 oktober 2014 Pagina 32

33 De berekening is dan als volgt. Totale kosten opleidingen en examens: 3127 / 2 = gemiddelde opleidingsprijs 1563, 50. Het aantal verondersteld te vergoeden opleidingen in 2015, is x 1563, 50 = Kosten ICT-benodigdheden (geschat) Dit zijn de kosten voor de aanschaf, uitrol en het beheer van ICT-benodigdheden, waaronder het inrichten van een digitaal leer- en kennisplein ID protocol. Kosten zijn volgens opgave ICTU. 5.5 Kosten in te zetten communicatie- en communicatiemiddelen Dit zijn de kosten voor het inrichten van een projectcommunicatie organisatie met communicatieadviseurs alsmede de kosten voor de in te zetten communicatie- en communicatiemiddelen, exclusief productiekosten. Het uurtarief is 100 per uur. Startfase Er is voor de startfase van 6 maanden uitgegaan van een inzet van 24 uur per week in de eerste 4 maanden en 32 uur per week in de laatste 2 maanden. De berekening is dan als volgt. 24 uren x 4 weken x 4 maanden = 384 uren. 32 uren x 4 weken x 2 maanden = 256 uren. Het aantal inzeturen blijft in de startfase per scenario hetzelfde. Implementatiefase Er is voor de implementatiefase van 18 maanden uitgegaan van een inzet van 20 uur per week in de eerste twee maanden en 28 uur per week in de laatste 16 maanden. In scenario 1 is het aantal inzeturen in de eerste twee maanden verviervoudigd, gezien het feit dat de piek van communicatie ligt bij de overgang van de start- naar implementatiefase. Dit wordt veroorzaakt door het grote aantal bij de implementatie betrokken gemeenten. Dit betekent dat er een viertal communicatieadviseurs ingezet dienen te worden. In scenario 2 en 3 blijft het aantal inzeturen hetzelfde. De berekening is dan als volgt. Pagina 33

34 Scenario 1 (4 communicatieadviseurs x) 20 uren x 4 weken x 2 maanden = 640 uren. (1 communicatieadviseur x) 28 uren x 4 weken x 16 maanden = 1792 uren. Scenario 2 en 3 20 uren x 4 weken x 2 maanden = 160 uren. 28 uren x 4 weken x 16 maanden = 1792 uren. 5.6 Kosten monitoring en toezicht Monitoring van project HUB vindt plaats door de twee landelijke projectleiders. Dit ziet Conclusion als een onderdeel van hun taak en verantwoordelijkheid. De kosten hiervoor zijn daarom verdisconteerd in het uurtarief. Toezicht zal plaatsvinden door een op te richten regiegroep, die maandelijkse basis bijeen komt. Hieraan zijn geen kosten verbonden. 5.7 Projectbegroting scenario 1 Werkzaamheden Uren Kosten Projectcoördinatie 1536 x x In te stellen werkgroepen 100 x x Kosten voor opleidingen ICT benodigdheden In te zetten communicatieadviseur 384 x x x x In te zetten communicatiemiddelen Monitoring en toezicht 0 Totale (verwachte) kosten Verschil ten opzichte van scenario 1 en Pagina 34

35 5.8 Projectbegroting scenario 2 Werkzaamheden Uren Kosten Projectcoördinatie 1536 x x In te stellen werkgroepen 100 x x Kosten voor opleidingen ICT benodigdheden In te zetten communicatieadviseur 384 x x x x In te zetten communicatiemiddelen Monitoring en toezicht 0 Totale (verwachte) kosten Verschil ten opzichte van scenario Projectbegroting scenario 3 Werkzaamheden Uren Kosten Projectcoördinatie 1536 x x In te stellen werkgroepen 100 x x Kosten voor opleidingen ICT benodigdheden In te zetten communicatieadviseur 384 x x x x In te zetten communicatiemiddelen Monitoring en toezicht 0 Totale (verwachte) kosten Verschil ten opzichte van scenario Pagina 35

36 6. Voorgestelde projectorganisatie is het middelpunt, faciliteert en stimuleert de betrokkenen partijen om initiatief te nemen en samen te werken aan betrouwbare persoonsgegevens. Om dit doel waar te maken is een stevige en goed ingerichte projectorganisatie nodig. 6.1 Projectmanagementstructuur Hieronder is de voorgestelde projectmanagementstructuur weergegeven. Zoals in hoofdstuk 3 beschreven, is Nederland verdeeld in 2 gebieden met elk 5 regio s die gelijk zijn aan de Regionale Eenheden van de Nationale Politie. Noord 1. Noord-Nederland (59 gemeenten) 2. Oost-Nederland (81 gemeenten) 3. Midden-Nederland (41 gemeenten) 4. Noord-Holland (38 gemeenten) 5. Amsterdam (6 gemeenten) Zuid 6. Den Haag (32 gemeenten) 7. Rotterdam (33 gemeenten) 8. Zeeland - West-Brabant (49 gemeenten) 9. Oost-Brabant (41 gemeenten) 10. Limburg (33 gemeenten) Pagina 36

37 Schematisch weergegeven ziet de voorgestelde projectmanagementstructuur er als volgt uit. 6.2 Rolbeschrijvingen Opdrachtgever: de opdrachtgever van project HUB is verantwoordelijk voor het omschrijven en uitzetten van de opdracht en stuurt in de projecthiërarchie de landelijk projectleiders aan. Regiegroep: stuurgroep met opdrachtgever en afgevaardigden van de belangrijkste, landelijke vertegenwoordigers van betrokken stakeholders. Is onderdeel van de projectorganisatie en houdt op landelijk niveau toezicht op project HUB, de opdracht en werkzaamheden van de landelijk projectleiders. Neemt indien nodig beslissingen over de invulling en voortgang van het project op aangeven van de projectleiders. Landelijk projectleider: is opdrachtnemer van opdrachtgever, verantwoordelijk voor het uitvoeren van de opdracht en de dagelijkse aansturing van project HUB. Stuurt binnen de projecthiërarchie het gebied waar hij/zij verantwoordelijk voor is, de regionale projectorganisatie aan. Indien nodig kunnen de landelijke projectleiders elkaar vervangen dan wel waarnemen. Regionale projectleider: stuurt binnen de projecthiërarchie binnen een regio een implementatiegroep aan. Verantwoordelijk voor het binnen een regio uitvoeren van de opdracht van de landelijk projectleider van project HUB. Implementatiegroep: groep binnen een regio, die bestaat uit afgevaardigden uit gemeenten en lokale stakeholders uit die regio. Valt binnen de projecthiërarchie onder de regionale projectleider en is verantwoordelijk voor het daadwerkelijk implementeren van de geteste en ontwikkelde hulpmiddelen van project HUB. Pagina 37