Overheidsopdracht: Algemene offerteaanvraag voor boekhoudkundige, financiële en IT-auditdiensten van het PLDAsysteem.

Transcriptie

1 Overheidsopdracht: Algemene offerteaanvraag voor boekhoudkundige, financiële en IT-auditdiensten van het PLDAsysteem. Overheidsopdracht S&L/AO/323/2012 Opening van de offertes: 4 oktober 2012

2 INHOUDSOPGAVE A. ALGEMENE BEPALINGEN VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT DUUR VAN HET CONTRACT AANBESTEDENDE OVERHEID AANVULLENDE INFORMATIE INFORMATIESESSIE INDIENING EN OPENING VAN DE OFFERTES Offertes verzonden via elektronische middelen Niet via elektronische middelen ingediende offertes LEIDEND AMBTENAAR BESCHRIJVING VAN DE TE VERLENEN DIENSTEN Inleiding Historiek Beschrijving van de te verlenen diensten Het opnemen van de functie van revisor over de boekingen van traditionele eigen middelen in PLDA gedurende de boekjaren 2008, 2009 en 2010 en het vaststellen en certificeren van het teveel aan traditionele eigen middelen dat in de periode februari 2008 december 2010 door de Belgische overheid werd geboekt en ter beschikking gesteld aan de Europese Unie IT-audit van de financiële functionaliteiten van PLDA Het opnemen van de functie van revisor over de boekhouding in PLDA van het jaar DOCUMENTEN DIE DE OPDRACHT REGELEN Wetgeving Documenten betreffende de opdracht OFFERTES Gegevens die moeten worden vermeld in de offerte Geldigheidsduur van de offerte Documenten en attesten die bij de offerte moeten worden gevoegd Structuur van de offerte PRIJZEN Prijzen Prijsherziening AANSPRAKELIJKHEID VAN DE OPDRACHTNEMER KWALITATIEVE SELECTIE REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES - GUNNING Kwalitatieve selectie Uitsluitingscriteria Selectiecriteria betreffende de draagkracht van de inschrijver Selectiecriteria betreffende de financiële en economische draagkracht van de inschrijver Selectiecriteria betreffende de technische draagkracht van de inschrijver Regelmatigheid van de offertes Gunningscriteria Lijst van de gunningscriteria Methode voor het bepalen van de meest interessante offerte Eindquotatie BORGTOCHT OPLEVERING VAN DE GEPRESTEERDE DIENSTEN UITVOERING VAN DE DIENSTEN Termijnen Uitvoeringsvoorwaarden Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd BETALING EN FACTURATIE VAN DE DIENSTEN BIJZONDERE VERPLICHTINGEN VOOR DE DIENSTVERLENER GESCHILLEN B. Bijlagen BIJLAGE 1: OFFERTEFORMULIER BIJLAGE 2: CURRICULUM VITAE

3 FEDERALE OVERHEIDSDIENST Financiën Stafdienst Logistiek Afdeling Aankopen North Galaxy Toren B4 Koning Albert II-laan 33 bus BRUSSEL BESTEK nr. S&L/AO/323/2012 ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG VOOR BOEKHOUDKUNDIGE, FINANCIELE EN IT- AUDITDIENSTEN VAN HET PLDA-SYSTEEM PREAMBULE Deze nieuwe opdracht S&L/AO/323/2012 heeft hetzelfde voorwerp als de opdracht S&L/AO/304/2012 die om redenen die verband houden met de keuze van niveau van bekendmaking niet zal worden gegund A. ALGEMENE BEPALINGEN. 1. Voorwerp en aard van de opdracht. Deze opdracht heeft betrekking op boekhoudkundige, financiële en IT-auditdiensten van het PLDA-systeem. De opdracht omvat drie onderdelen: - Onderdeel 1: het opnemen van de functie van revisor over de boekingen van traditionele eigen middelen in PLDA gedurende de boekjaren 2008, 2009 en 2010 en het vaststellen en certificeren van het teveel aan traditionele eigen middelen dat in de periode februari 2008 december 2010 door de Belgische overheid werd geboekt en ter beschikking gesteld aan de Europese Unie; - Onderdeel 2: de IT-audit van de financiële functionaliteiten van het PLDA-systeem; - Onderdeel 3: het opnemen van de functie van revisor over de boekhouding in PLDA van het boekjaar De deliverables van de drie onderdelen zijn de volgende: Onderdeel Deliverable Onderdeel 1 - De verificatie en certificatie van de boekingen van Europese traditionele eigen middelen in PLDA gedurende de periode ; - Het vaststellen van het teveel aan traditionele eigen middelen dat door de Belgische overheid werd overgemaakt aan de Europese Unie, de motivatie van dit bedrag en de certificatie van het bedrag. Onderdeel 2 - De kwalificatie van de 12 te auditeren boekhoudkundige criteria (zie punt a) volgens de in de offerte van de opdrachtnemer voorgestelde normen en methodologie; - De impact van eventuele negatieve bevindingen op de kwaliteit van de applicatie en de mogelijke gevolgen van de negatieve bevindingen op de betrouwbaarheid van de boekhoudkundige verwerking van gegevens ingebracht in PLDA; - De rapportering van de elementen die aan de oorzaak liggen van eventuele negatieve bevindingen; - De aanbevelingen die worden gedaan om de vaststellingen te verhelpen; - Een algemene eindconclusie. Onderdeel 3 - De verificatie en certificatie van de boekhouding en de jaarrekening van de Administratie van de Douane en Accijnzen voor het jaar

4 Voor een uitvoerige beschrijving van de opdracht wordt verwezen naar punt 7 ( Beschrijving van de te verlenen diensten ). Het betreft een opdracht volgens globale prijs. Varianten zijn niet toegestaan. BELANGRIJK I. Omwille van haar complexiteit is de opdracht voorbehouden aan een multidisciplinair team van auditors, waarvan minstens één auditor dient ingeschreven te zijn in het openbare register van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren. De bedrijfsrevisor mag uit persoonlijke naam of in naam van een bedrijfsrevisorenkantoor optreden. In het laatste geval dient het kantoor een vaste vertegenwoordiger aan te duiden die de hoedanigheid van bedrijfsrevisor heeft. II. Omwille van de aard van de opdracht moet worden afgewezen, de offerte ingediend door een persoon of door een onderneming die verbonden is met zo n persoon, die betrokken is geweest bij de installatie, de ontwikkeling of het onderhoud van het PLDA systeem. De functie van auditor is immers onverenigbaar met iedere activiteit of handeling die van die aard is dat ze de onafhankelijkheid van de auditor aantast. Bovendien, in overeenstemming met artikel 78 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten van werken, leveringen en diensten en de concessies van openbare werken, moet worden afgewezen, de offerte ingediend door een persoon of door een onderneming die verbonden is met zo n persoon die belast werd met het onderzoek, de proeven, de studie of de ontwikkeling van die werken, leveringen of diensten, indien die persoon of die onderneming wegens die verrichtingen een voordeel geniet dat van die aard is dat het de normale spelregels van de mededinging vervalst. Niettemin mag zo n persoon of onderneming bij zijn offerte pertinente verantwoordingsstukken voegen die hem toelaten aan te tonen dat hij zich niet in een situatie bevindt die de onafhankelijkheid van de uitoefening van de opdracht aantast of dat hij geen voordeel geniet dat van die aard is dat het de normale spelregels van de mededinging vervalst. 2. Duur van het contract. Het contract begint op de eerste kalenderdag volgend op de dag waarop de dienstverlener de kennisgeving van de gunning van de opdracht heeft ontvangen en duurt tot wanneer de opdracht volledig is uitgevoerd. De uitvoering van de in dit bestek vermelde diensten moet, in alle gevallen, beëindigd zijn binnen de voorziene termijnen overeenkomstig punt 15.1 van het bestek. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht om, in toepassing van artikel 17, 2, 2 b) van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, beroep te doen op de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking om aan de begunstigde van de opdracht nieuwe diensten bestaande uit de herhaling van soortgelijke diensten toe te kennen. Deze mogelijkheid is beperkt tot een periode van drie jaar na het gunnen van de oorspronkelijke opdracht. Indien de opdracht niet verlengd wordt, kan de dienstverlener uit hoofde van deze beslissing geen schadevergoeding eisen. 3. Aanbestedende overheid Aanvullende informatie De aanbestedende overheid is de Belgische Staat vertegenwoordigd door de Minister van Financien. 4

5 Bijkomende inlichtingen betreffende de procedure of de inhoud van de opdracht kunnen worden verkregen bij Marie-Christine Duinslaeger of Herman Van Cauwenberghe op de volgende e- mailadressen: en met vermelding van de referentie van de opdracht en de titel AUDIT PLDA, of telefonisch, op het telefoonnummer 0257/65243 of 0257/ Informatiesessie Gezien de complexiteit van de opdracht heeft de aanbestedende overheid beslist om een informatiesessie te organiseren voor de potentiële inschrijvers. Er wordt gevraagd dat de potentiële inschrijver via een naar en vóór maandag 27 augustus 2012 laat weten of hij van plan is om deel te nemen aan de informatiesessie. De inschrijver vermeldt in de inschrijvingsmail de naam en de functie van de personen (maximaal 2 personen) die aanwezig zullen zijn op de informatiesessie. In het onderwerp van de vermeldt hij AUDIT PLDA Info. Deze informatiesessie zal plaatsvinden op vrijdag 31 augustus 2012 om 10:00 uur in een van de vergaderzalen van North Galaxy, bereikbaar via de bezoekersingang, Koning Albert IIlaan 33 te 1030 BRUSSEL. Tijdens deze informatiesessie zal een overzicht worden gegeven van het voorwerp van de opdracht. Om de informatiesessie vlot te laten verlopen, worden de potentiële inschrijvers verzocht om hun vragen via door te geven aan de aanbestedende overheid op het volgende adres: mariechristine.duinslaeger@minfin.fed.be. Tijdens deze sessie zullen enkel de vragen worden behandeld die de aanbestedende overheid ten laatste 5 kalenderdagen vóór de informatiesessie, dus uiterlijk op zondag 26 augustus 2012 om 10:00 uur, heeft ontvangen. In het onderwerp van de vermeldt de inschrijver AUDIT PLDA Info. Aan de ingang van de vergaderzaal zal op een formulier dat ter beschikking wordt gesteld aan de deelnemers worden gevraagd om de identiteit van het bedrijf dat ze vertegenwoordigen, hun namen en hun handtekeningen op te geven. De aanbestedende overheid zal het verslag van de informatievergadering publiceren op de website van de FOD Financiën in de rubriek Overheidsopdrachten. Als er geen vragen worden gesteld tijdens de voorgeschreven termijn, dan zal er geen verslag gepubliceerd worden. BELANGRIJK Om deel te nemen, moeten de bezoekers aan de hand van een door een verantwoordelijke van hun bedrijf ondertekend document kunnen bewijzen dat ze tot het genoemde bedrijf behoren. Als dit document niet wordt voorgelegd, kan de vertegenwoordiger van de aanbestedende overheid de bezoeker de toegang weigeren. 5. Indiening en opening van de offertes De offertes worden, vóór de opening ervan, ofwel elektronisch ingediend via de e-tenderingapplicatie (zie hieronder voor meer informatie), ofwel via de post (een aangetekend schrijven wordt 5

6 aanbevolen) verzonden, ofwel persoonlijk neergelegd bij de aanbestedende overheid. De offertes worden aanvaard voor zover de openingszitting van de offertes nog niet geopend is verklaard. 5.1 Offertes verzonden via elektronische middelen De elektronische offertes kunnen verstuurd worden via de e-tendering internetsite die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 81quater van het koninklijk besluit van 08 januari Er dient opgemerkt te worden dat het versturen van een offerte per niet aan deze voorwaarden voldoet. Daarom wordt het niet toegestaan op deze wijze offerte in te dienen. Onafgezien van eventuele toegestane varianten, mag iedere inschrijver slechts één offerte indienen per opdracht. De inschrijver kan bepaalde bij te voegen documenten die niet of uiterst moeilijk via elektronische middelen kunnen worden aangemaakt op papier bezorgen vóór de uiterste ontvangstdatum. Indien nodig worden de attesten zoals gevraagd in S&L/AO/304/2012 gescand om ze bij de offerte te voegen. Door zijn offerte volledig of gedeeltelijk via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte worden geregistreerd (artikel 81quater van het koninklijk besluit van 08 januari 1996). De offerte moet bij de aanbestedende overheid toekomen vóór de uiterste ontvangstdatum van de offertes. Om te verhelpen aan sommige problemen die zich kunnen voordoen bij de overlegging, de ontvangst of de opening van met elektronische middelen ingediende offertes geeft de aanbestedende overheid aan de inschrijver de toestemming om zowel een offerte, overgelegd met elektronische middelen, in te dienen als een veiligheidskopie, opgesteld met elektronische middelen of op papier. Deze veiligheidskopie wordt in een definitief gesloten envelop gestoken waarop duidelijk veiligheidskopie wordt vermeld en wordt binnen de opgelegde ontvangsttermijn ingediend. Deze kopie mag enkel worden geopend ingeval van een tekortkoming bij de overlegging, de ontvangst of de opening van de met elektronische middelen overgelegde offerte. Ze vervangt in dat geval definitief het met elektronische middelen overgelegd stuk. De veiligheidskopie is voor het overige onderworpen aan de op de offertes toepasselijke regels van dit bestek en het koninklijk besluit van 8 januari Meer informatie kan worden teruggevonden op volgende website: of via de e-procurement helpdesk (tel: +32 (0) of e- mail e.proc@publicprocurement.be) BELANGRIJK 1. Het is de inschrijver aangewezen om zich aan te melden de dag vóór de opening van de offertes ten einde contact te kunnen opnemen met de helpdesk van e-procurement om eventuele toegangsproblemen tot de site op te lossen. 2. Men moet ermee rekening houden dat de grootte van het bestand ingediend via elektronische weg de 350 Mb niet mag overschrijden. 5.2 Niet via elektronische middelen ingediende offertes De offertes moeten door de inschrijver of zijn vertegenwoordiger worden ingediend: - ofwel persoonlijk aan de voorzitter op de openingszitting, voordat hij de zitting opent; 6

7 - door ze te overhandigen aan een ambtenaar van de Afdeling Aankopen, uiterlijk op de laatste werkdag vóór de opening van de offertes; - ofwel per post. Voor elke andere verzendingswijze (zoals Taxipost, expresbrief enz.) is de inschrijver volledig aansprakelijk. De offertes worden door de voorzitter aangenomen voor zover de openingszitting van de offertes nog niet geopend is verklaard. Een laattijdig aangekomen offerte wordt echter in aanmerking genomen voor zover: - de aanbestedende overheid haar beslissing nog niet heeft bekendgemaakt aan de opdrachtnemer - en de offerte aangetekend per post is ingediend, uiterlijk op de vierde kalenderdag vóór de vastgelegde dag voor de inontvangstneming van de offertes. De offerte dient te worden ingediend in drie exemplaren op papier, waarvan een origineel, en een exemplaar op elektronische drager (cd-rom) in pdf-formaat. In geval van afwijkingen tussen de versie op papier en de elektronische versie zal het originele exemplaar van de versie op papier als geldig worden beschouwd. De inschrijver zal overgaan tot een virusscan van de elektronische drager om te voorkomen dat de informatica-infrastructuur van de FOD Financiën met een virus besmet kan worden. Hij zal in zijn offerte melding maken van: het gebruikte programma voor de virusscan (en de versie ervan) en de garantie dat het medium is gecontroleerd en geen virus bevat. De FOD Financiën zal tevens een virusscan uitvoeren na de opening van de offertes. De offerte moet in een definitief verzegelde omslag worden gestoken met de volgende twee vermeldingen: - de referentie van het bestek: S&L/AO/323/2012; - de datum en het uur van de opening van de offertes: 4 oktober 2012 om 14:30 uur. Deze verzegelde omslag wordt in een tweede omslag gestopt met de volgende vermeldingen: - in de linkerbovenhoek: - het woord OFFERTE ; - de referentie van het bestek: S&L/AO/323/2012; - indien de inschrijving per drager wordt ingediend: de gegevens betreffende de contactpersonen die belast zijn met de inontvangstneming van de offertes: - Bogo Gwen 0257/ Lacroix Isabelle 0257/ Spruyt Raphaël 0257/ Van Cappel Jan 0257/ Van hauwermeiren Roel 0257/ Wouters Bart 0257/ op de daartoe voorziene plaats: het adres van de geadresseerde. De inschrijver die zijn offerte per drager indient, dient te weten dat de North Galaxy enkel toegankelijk is via de ingang bezoekers, gelegen op de benedenverdieping, Koning Albert II-laan 33 te 7

8 1030 Brussel en dit enkel tijdens de kantooruren, d.w.z. van 9 tot uur en van 14 tot 16 uur. Indien de offerte per drager wordt ingediend, zal enkel een bericht van ontvangst worden afgegeven indien uitdrukkelijk daarom wordt verzocht. Er zij op gewezen dat alleen dit bericht van ontvangst als bewijs voor het indienen van de offerte kan dienen. De inschrijver is volledig aansprakelijk voor de wijzen van verzending en inontvangstneming van zijn offerte binnen de gestelde termijnen. De offertes moeten worden verzonden naar of worden ingediend op het volgende adres: Federale Overheidsdienst Financiën Stafdienst Logistiek Afdeling Aankopen T.a.v. de heer Jean-Pierre DELANNOY North Galaxy Toren B 4e verdieping Koning Albert II-laan 33 - Bus BRUSSEL Op 4 oktober 2012 om 14:30 uur zal in een van de vergaderzalen van de North Galaxy, toegankelijk via de bezoekersingang, Koning Albert II-laan 33 te 1030 Brussel, in openbare zitting worden overgegaan tot het openen van de offertes die voor deze opdracht werden ingediend (zonder bekendmaking van de prijzen). 6. Leidend ambtenaar De leidend ambtenaar, bevoegd voor de leiding en het toezicht op de uitvoering van de opdracht, is dhr. Hans D Hondt, Voorzitter van het Directiecomité van de FOD Financiën. De leidend ambtenaar kan een deel van zijn bevoegdheden delegeren. 7. Beschrijving van de te verlenen diensten 7.1 Inleiding Het aangifteverwerkingssysteem PLDA (Paperless Douane en Accijnzen) bestaat uit twee grote toepassingen: 1. Een toepassing voor het elektronisch indienen en verwerken van douane- en accijnsaangiften; 2. Een toepassing met financiële functionaliteiten die gebruikt wordt voor de boekhoudkundige verwerking van deze aangiften en van financiële gegevens die in het systeem zijn ingebracht. De eerste toepassing wordt voornamelijk gebruikt door externe gebruikers (marktdeelnemers) bij het elektronisch indienen van douane- en accijnsaangiften. Er zijn twee manieren waarop aangiften elektronisch kunnen ingediend worden: via PLDA-Web (een webapplicatie die door de administratie gratis ter beschikking wordt gesteld) of via PLDA-EDI (een toepassing die toelaat om douane- en accijnsaangiften elektronisch in te dienen met een EDI bericht dat door het computersysteem van de marktdeelnemer naar het computersysteem van douane en accijnzen wordt verstuurd). Op jaarbasis worden in België ongeveer 6 miljoen aangiften elektronisch ingediend via PLDA. 8

9 De tweede toepassing met financiële functionaliteiten wordt uitsluitend gebruikt door interne gebruikers van Douane en Accijnzen voor de boekhoudkundige verwerking van aangiften en van financiële gegevens die in het systeem zijn ingebracht. Deze toepassing met financiële functionaliteiten bevat onder andere gegevens in verband met: - Douane- en accijnsaangiften; - Vastgestelde rechten; - Betalingen en inningen, - Annuleringen, kwijtscheldingen en terugbetalingen; - Sommen in beraad en wachtrekeningen; - Kredietrekeningen; - Borgstellingen; - Het kasboek 56 en het portefeuilleregister; - Schuldvorderingen die betrekking hebben op betwiste bedragen (n.a.v. geschillendossiers). De boekhouding van PLDA wordt in de eerste plaats beheerd door het Enig Kantoor van Douane en Accijnzen. Het Enig Kantoor is opgericht in 2007 en heeft, als centrale instantie, alle bevoegdheden inzake aangifteverwerking en boeking van de lokale kantoren Douane en Accijnzen overgenomen. Het Enig Kantoor wordt in haar taken wel nog bijgestaan door regionale hulpkantoren, voornamelijk voor wat de nog niet geautomatiseerde procedures betreft. De Administratie van Douane en Accijnzen verwerkt per jaar ongeveer 6 miljoen aangiften. De complexiteit van PLDA vindt zijn oorzaak in ondermeer de volgende factoren: Er bestaan vele types van aangiften: zowel inzake douane als inzake accijnzen wordt een andere soort aangifte ingediend naargelang het douane- of accijnsregime waarvoor wordt gekozen (aangifte ten verbruik, aangifte vrij verkeer, transitaangifte, aangifte inslag in entrepot, aangifte actieve of passieve veredeling, aangifte behandeling onder douanetoezicht, prearrival of pre-departure aangiften, summiere aangifte voor bijhouden goederencomptabiliteit, uitvoeraangifte, enz... ); De aangiften moeten zeer tijdkritisch worden verwerkt omdat het aangifteproces in de goederenbewegingen ingrijpt. Dit impliceert een zeer snelle koppeling met het geautomatiseerd risicosysteem en met het boekhoudsysteem, steeds in onmiddellijke communicatie met de aangever en andere stakeholders; Het PLDA systeem maakt enerzijds technisch deel uit van de IT-afdeling van de FOD Financiën die moet voldoen aan de standaarden van de FOD Financiën, maar maakt anderzijds ook deel uit van het IT-netwerk van de 27 douanediensten van de EU en de Europese Commissie, wat online en realtime geautomatiseerde communicatie met de andere lidstaten noodzaakt en wat eveneens de conformiteit met de standaarden van de Europese douane - IT applicaties noodzaakt; De integratie van verschillende functionaliteiten binnen de PLDA applicatie: het controleren van aangiften op hun aanvaardbaarheid, het realtime terugkoppelen naar het risico-analyse systeem van de administratie, het bijhouden en doorspelen aan verschillende stakeholders van statistische gegevens, het realtime terugkoppelen naar Europese databases en applicaties (bijv. TARIC, tariefcontingenten, anti-dumping,... ), het communiceren met andere partijen dan enkel de aangever, het voeren van een volledige boekhouding (daaronder begrepen borgstellingen, bijhouden kredietrekeningen, enz... ),... Zowel nationale als Europese belastingen moeten geboekt worden via PLDA: dit veroorzaakt complexe verhoudingen met de verschillende opdrachtgevers (nationale en Europese overheden) en verschillende wijzen van rapportage naar die opdrachtgevers toe; Financiële functionaliteiten: verschillende boekingsregels, naargelang het Belgische of Europese belastingen betreft; Financiële functionaliteiten: er bestaan in PLDA meer dan 2000 verschillende soorten boekingscodes (naargelang het soort van belasting) om precieze ventilatie van ontvangsten mogelijk te maken. 9

10 De programmatietaal van PLDA is JAVA. BELANGRIJK De onderhavige opdracht heeft enkel betrekking op de tweede toepassing van PLDA (de financiële functionaliteiten) Historiek Het systeem PLDA werd tussen 2004 en 2007 ontwikkeld en is sedert 4 februari 2008 in gebruik. Voorafgaand aan de ontwikkeling van het systeem werd een voorstudie uitgevoerd. De firma die deze voorstudie heeft uitgevoerd is niet dezelfde als de firma die het systeem heeft ontwikkeld. Sinds 2008 wordt het onderhoud en de verdere ontwikkeling van het systeem uitgevoerd door een derde firma. Zowel wat de eerste toepassing als wat de toepassing met financiële functionaliteiten betreft, werden er sinds 2008 al verschillende aanpassingen en verbeteringen aangebracht aan de applicatie PLDA. In 2010 heeft de Inspectie van Financiën, in opdracht van de Minister van Financiën, een audit uitgevoerd van het Enig Kantoor van Douane en Accijnzen. Eén van de aanbevelingen van deze audit was dat er een grondige audit moest gebeuren van de applicatie PLDA. Zowel in vervolg van deze aanbeveling, als in vervolg van aanbevelingen van de Europese Commissie, heeft een externa firma in 2011 een audit uitgevoerd van de architectuur van PLDA. De volgende onderdelen zijn geauditeerd: - De kwaliteit van de integratie met de andere informatica toepassingen van de Administratie van Douane en Accijnzen; - De automatische en blijvende opslag van de registraties op zodanige manier dat er geen recente registraties verloren gaan in geval van een onderbreking; - De beveiligingen tegen externe inbraak in PLDA en tegen foutief gebruik; - De gebruiksvriendelijkheid en de ergonomie; - De kwaliteit van de gebruikershandboeken; - De kwaliteit van het onderhoud; - De performantie van PLDA; - SAD Systeem Architectuur Documentatie PLDA. Het doel was om na te gaan of de informatica toepassing PLDA ontwikkeld werd in overeenstemming met de voorziene informatica architectuur. BELANGRIJK De resultaten van beide audits zullen ter inzage worden overhandigd aan de begunstigde van de opdracht Beschrijving van de te verlenen diensten Deze opdracht omvat drie onderdelen: - Het opnemen van de functie van revisor over de boekingen van traditionele eigen middelen in PLDA gedurende de boekjaren 2008, 2009 en 2010 en het vaststellen en certificeren van het teveel aan traditionele eigen middelen dat in de periode februari 2008 de- 10

11 cember 2010 door de Belgische overheid werd geboekt en ter beschikking gesteld aan de Europese Unie; - De IT-audit van de financiële functionaliteiten van het PLDA-systeem; - Het opnemen van de functie van revisor over de boekhouding in PLDA van het boekjaar Voor ieder onderdeel wordt de dienstverlener uitgenodigd om in het kader van zijn offerte een plan van aanpak voor te stellen, rekening houdend met de specifieke kenmerken van dit dossier en de te bereiken resultaatsdomeinen. Bovendien moet de inschrijver in zijn offerte duidelijk aangeven volgens welke normen en methodologie hij alle deelaspecten van de opdracht en de beschreven deliverables zal realiseren. De voorgestelde methodologie moet vrij kunnen gebruikt en toegepast worden binnen de FOD Financiën. Om de opdracht te verwezenlijken zal de opdrachtnemer een multidisciplinair team van auditors samenstellen. De inschrijver is vrij te beslissen hoeveel auditors hij voor deze opdracht wenst in te zetten. De CV s en bekwaamheidsbewijzen van de door de inschrijver voorgestelde leden van het multidisciplinaire team moeten opgenomen worden in deel B Technisch gedeelte van de offerte. Het multidisciplinair team van auditors zal tijdens de uitvoering van de opdracht samenwerken met diensten van de FOD Financiën en/of de Federale Overheid die betrokken zijn bij audit. In zijn offerte moet de inschrijver aanduiden op welke manier hij zijn werkzaamheden zal documenteren en op welke manier en volgens welke intensiteit de kennisoverdracht en rapportering zal worden gerealiseerd. De opdrachtnemer moet in de eerste plaats rapporteren aan de leidend ambtenaar (zie punt 6) of diens vertegenwoordiger en een stuurgroep die voorgezeten wordt door de leidend ambtenaar of diens vertegenwoordiger. De stuurgroep zal samengesteld zijn uit één of meerdere vertegenwoordigers van het Auditcomité van de Federale Overheid, de dienst Interne Audit van de FOD Financiën, de Stafdienst Budget en Beheerscontrole, de Stafdienst ICT en de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen. De opdrachtnemer moet iedere twee weken uitvoerig rapporteren aan de leidend ambtenaar (of diens vertegenwoordiger) en de stuurgroep tijdens een tweewekelijkse stuurgroepvergadering. Voorafgaand aan de tweewekelijkse stuurgroepvergadering moet er een verslag met de voortgangsrapportering bezorgd worden aan de voorzitter en de leden van de stuurgroep. De eindresultaten van ieder onderdeel van de opdracht moeten opgenomen worden in een uitvoering eindverslag en voorgesteld worden aan de voorzitter en leden van de stuurgroep. De eindverslagen zullen eveneens voorgelegd worden aan de Europese Commissie. Het derde onderdeel van de opdracht (het revisoraat van de boekhouding zoals beschreven in punt 7.3.3) moet gerealiseerd worden in nauwe samenwerking of co-sourcing met ambtenaren van de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen en van de Stafdienst Budget en Beheerscontrole. Wat dit onderdeel betreft moet de dienstverlener in zijn offerte aanduiden op welke manier en volgens welke intensiteit hij de nauwe samenwerking of co-sourcing zal realiseren Het opnemen van de functie van revisor over de boekingen van traditionele eigen middelen in PLDA gedurende de boekjaren 2008, 2009 en 2010 en het vaststellen en certificeren van het teveel aan traditionele eigen middelen dat in de periode februari 2008 december 2010 door de Belgische overheid werd geboekt en ter beschikking gesteld aan de Europese Unie a. Context De Administratie van de Douane en Accijnzen staat binnen de FOD Financiën niet alleen in voor de boeking en inning van nationale belastingen (bijvoorbeeld accijnzen en BTW bij in- 11

12 voer), maar ook van Europese belastingen (de zogenaamde traditionele eigen middelen van de Europese Unie). Inzake de vaststelling, boeking en ter beschikking stelling van deze Europese traditionele eigen middelen is de volgende Europese wetgeving van toepassing: - Besluit van de Raad betreffende het stelsel van eigen middelen van de Europese Gemeenschappen (2007/436/EC); - Verordening 1150/2000 van de Raad houdende toepassing van het besluit betreffende het stelsel van eigen middelen van de Europese Gemeenschappen; - Verordening 2913/92 van de Raad tot vaststelling van het communautair douanewetboek); - Verordening 2454/93 van de Commissie houdende vaststelling van enkele bepalingen ter uitvoering van Verordening nr. 2913/92 van de Raad tot vaststelling van het communautair douanewetboek). De boekhoudkundige verwerking van de traditionele eigen middelen gebeurt in België voornamelijk door middel van de financiële functionaliteiten van de PLDA - applicatie. De Europese Commissie (DG Begroting) heeft, overeenkomstig artikel 18 van Verordening 1150/2000, bij de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen controles uitgevoerd met betrekking tot de betrouwbaarheid van het systeem waarmee de boeking en vaststelling van de traditionele EU eigen middelen gebeurt (PLDA). Ook de Europese Rekenkamer heeft de betrouwbaarheid van de financiële functionaliteiten van PLDA onderzocht. In de boekjaren 2008, 2009 en 2010 werd, als gevolg van een programmatiefout in de applicatie PLDA, een te hoog bedrag aan Europese traditionele eigen middelen geboekt in de boekhouding A. De boekhouding A is de boekhouding waarvan sprake is in artikel 6, lid 3, a van Verordening 1150/2000. Dit artikel bepaalt dat de, overeenkomstig artikel 2 van Verordening 1150/2000, vastgestelde rechten op de eerste werkdag na de 19e van de tweede maand die volgt op de maand waarin de vaststelling heeft plaatsgehad, in de boekhouding A worden opgenomen. Als gevolg van de programmatiefout in PLDA werden sommige vastgestelde rechten dubbel geboekt. Het betreft meer dan dubbele boekingen. De dubbele boekingen hebben betrekking op rechten die, overeenkomstig artikel 2 van Verordening 1150/2000, vastgesteld zijn tijdens een periode die loopt van 4 februari 2008 tot en met 3 december Als gevolg van de dubbele boekingen werd in de periode 2008 begin 2011 teveel geld overgeschreven naar de Europese schatkist. In de loop van 2011 werd in de applicatie PLDA de boekhouding van de jaren 2008, 2009 en 2010 gecorrigeerd door de meer dan dubbele boekingen van 2008, 2009 en 2010 te annuleren. De programmatiefout in PLDA werd aangetoond door het Enig Kantoor in samenwerking met de dienstverlener die instaat voor het onderhoud van PLDA. Het Enig Kantoor heeft eveneens samen met deze externe dienstverlener aangetoond welke vastgestelde rechten dubbel geboekt werden en wat de oorzaak is van deze dubbele boeking. De Europese Unie zal evenwel pas overgaan tot de terugbetaling van de teveel geboekte bedragen indien de juistheid ervan door een onafhankelijke revisor wordt aangetoond en bevestigd. b. Voorwerp van de opdracht De opdracht bestaat uit twee onderling verbonden deelopdrachten. De eerste deelopdracht bestaat uit het opnemen van de functie van revisor over de boekingen van traditionele eigen middelen in PLDA gedurende de boekjaren 2008, 2009 en Het betreft een financiële audit van de boekingen van traditionele eigen middelen in PLDA gedurende de boekjaren 2008, 2009 en De opdrachtnemer zal de boekingen en transacties van traditionele eigen middelen in PLDA verifiëren, waar nodig verbeteren en het uiteindelijk bekomen resultaat certificeren. De certificatie moet gebeuren door een erkende revisor De scope van deze deelopdracht is beperkt tot de boekingen van traditionele eigen middelen die in PLDA werden geregistreerd. De vastgestelde rechten die extracomptabel aan PLDA werden 12

13 geboekt, zijn uitgesloten van deze opdracht. Het betreft twee soorten van vastgestelde rechten: - De niet geïnde vastgestelde rechten en de vastgestelde rechten waarvoor geen zekerheid werd gesteld en die betwist worden die overeenkomstig artikel 6, 3, b van Verordening 1150/2000 opgenomen zijn in de specifieke boekhouding (boekhouding B). De geïnde bedragen uit de specifieke boekhouding B die geboekt zijn in PLDA en opgenomen zijn in de zogenaamde Staat 61D zijn wel inbegrepen in deze opdracht. - De vastgestelde rechten die in toepassing van het arrest van het Hof van Justitie van 5 oktober 2006 in zaak C-377/03 ter beschikking gesteld moeten worden van de EU en die door de hulpontvangkantoren opgenomen worden in een hulpdagboek en via een zogenaamde Staat 58E manueel geïntegreerd worden in de boekhouding A. De tweede deelopdracht is de vaststelling en certificatie van het teveel aan traditionele eigen middelen dat door de Belgische overheid werd overgemaakt aan de Europese Unie. De opdrachtnemer dient de bewijsvoering en berekeningswijze van het Enig Kantoor en de externe dienstverlener te verifiëren, waar nodig te verbeteren en het uiteindelijk bekomen resultaat te certificeren. Indien uit de verificatie immers blijkt dat de door het Enig Kantoor berekende correcties van de boekhouding A van de betrokken periode niet juist zijn, maar (voordat er certificatie mogelijk is) moeten gerectificeerd worden, dient de opdrachtnemer de door hem berekende rectificaties aan te tonen en te kwantificeren. Vervolgens dient de opdrachtnemer de juistheid van het bekomen resultaat te certificeren. De certificatie moet gebeuren door een erkende revisor. Aangezien het totale bedrag een cumul betreft van onterechte boekingen van Europese traditionele eigen middelen over de loop van de jaren 2008, 2009 en 2010, zal de verificatie van de volledige boekhouding A inzake de traditionele eigen middelen van de boekjaren 2008, 2009 en 2010 (deelopdracht 1) noodzakelijk zijn om deelopdracht 2 te realiseren. Bij de verificatie dient de opdrachtnemer ook rekening te houden met het feit dat de boekhouding van de boekjaren 2008, 2009 en 2010 gedurende het jaar 2011 werd gecorrigeerd door de meer dan dubbele boekingen te annuleren in de applicatie PLDA. c. Deliverables - Deelopdracht 1: de verificatie en certificatie van de boekingen van Europese traditionele eigen middelen in PLDA gedurende de periode ; - Deelopdracht 2: het vaststellen van het teveel aan traditionele eigen middelen dat door de Belgische overheid werd overgemaakt aan de Europese Unie, de motivatie van dit bedrag en de certificatie van het bedrag. De eindresultaten van de twee deelopdrachten moeten geïntegreerd worden in een revisoraal verslag, dat, na validatie door de leidend ambtenaar en de stuurgroep, ter goedkeuring zal voorgelegd worden aan de Europese Commissie (DG Begroting). De Europese Commissie zal immers op basis van de resultaten van dit verslag en op basis van een eigen steekproefsgewijs onderzoek overgaan tot de terugbetaling van het te veel geboekte bedrag. d. Timing De oplevering van dit onderdeel van de audit zal plaatsvinden uiterlijk 40 opeenvolgende werkdagen te rekenen vanaf de datum van de kick-off meeting van onderdeel 1 van de opdracht. Tijdens de kick-off meeting van onderdeel 1 moeten alle auditors die zullen meewerken aan de realisatie van dit onderdeel aanwezig zijn. De kick-off meeting van onderdeel 1 zal samenvallen met de kick-off meeting van onderdeel 2. De kick-off meeting zal uiterlijk 20 werkdagen na de kennisgeving van de opdracht plaatsvinden. 13

14 Een werkdag is iedere dag van de werkweek (die loopt van maandag tot vrijdag) die geen wettelijke feestdag, reglementaire feestdag of brugdag is voor het personeel van de diensten van het federaal administratief openbaar ambt IT-audit van de financiële functionaliteiten van PLDA a. Doelstellingen Dit onderdeel betreft de audit van de financiële functionaliteiten van PLDA (zie punt 7.1). Deze audit is in hoofdzaak een IT-audit. De volgende boekhoudkundige criteria moeten geverifieerd worden: 1. De continuïteit van de boekhoudkundige verwerking: verifiëren of de boekhoudkundige verwerking van gegevens op een ononderbroken wijze gerealiseerd wordt; 2. De betrouwbaarheid van het systeem: verifiëren of het systeem en de boekhoudkundige verwerking van de gegevens betrouwbaar is; 3. De exhaustiviteit van de boekingen: verifiëren of de boekingen compleet zijn en alle gegevens omvatten; 4. De onomkeerbaarheid van de geschriften: verifiëren of oorspronkelijke geschriften zichtbaar blijven in het systeem; 5. De traceerbaarheid van correcties: verifiëren of correcties traceerbaar blijven in het systeem; 6. De automatisering van de verrichtingen: verifiëren in welke mate bepaalde verrichtingen geautomatiseerd gebeuren door het systeem; 7. De adequaatheid van de geautomatiseerde interne controles (waaronder coherentiecontroles) binnen PLDA: verifiëren of er binnen het systeem interne controlemogelijkheden bestaan en of deze controlemogelijkheden adequaat zijn; 8. De scheiding van de boekjaren; 9. De vergrendeling van de gegevens na afsluiting: verifiëren of de gegevens die voorwerp uitmaken van (maandelijkse, driemaandelijkse en jaarlijkse) afsluitingen vergrendeld zijn; 10. De back ups: verifiëren of het systeem de mogelijkheid biedt om back ups te maken en de kwaliteit en volledigheid van deze back ups controleren; 11. De archivering: verifiëren of het systeem de mogelijkheid biedt om gegevens te archiveren en de kwaliteit en volledigheid van de gearchiveerde gegevens controleren; 12. De mogelijkheid om ex post controles uit te voeren van de rekeningen. De audit dient exhaustief te zijn en alle aspecten van het boekhoudsysteem omvatten. De audit heeft zowel betrekking op de nationale belastingen als op de Europese belastingen die via PLDA geboekt worden. Om deze IT-audit op een correcte wijze te kunnen uitvoeren, zal de volgende documentatie ter beschikking gesteld worden van de opdrachtnemer: - De werkfiches van de gebruikers; - De rapporten van de reeds in 2011 uitgevoerde IT-audit en in 2010 door de Inspectie van Financiën uitgevoerde audit op het Enig kantoor; - De verslagen, documenten en correspondentie van de controlebezoeken m.b.t. de betrouwbaarheid van de A boekhouding van de Europese Commissie en de Europese Rekenkamer. Het betreft de volgende controlebezoeken: - Bezoek de Europese Commissie van juni 2008 (referentie ); - Bezoek van de Europese Commissie van 9-13 februari 2009 (referentie ); - Bezoek van de Europese Commissie van 7-11 december 2009 (referentie ); - Bezoek van de Europese Rekenkamer van februari 2011 (referentie PF- 4263). 14

15 - Een (interne) presentatie die een overzicht geeft van de verschillende functionaliteiten in PLDA; - Een lijst van alle types boekhoudkundige transacties die het afgelopen jaar in PLDA zijn voorgekomen, en een overzicht van events en de getriggerde transactie; - Een overzicht van alle use cases (in excel); - Een detail van de use cases; - Voor alle functionaliteiten die recent licht gewijzigd of ongewijzigd zijn: een uitgebreide set van use cases in een technische beschrijving; - Voor de recent toegevoegde of grondig gewijzigde functionaliteiten: een set van functionele use cases; - Een overzicht van de door de ontvanger van het Enig Kantoor geconstateerde anomalieën in de financiële functionaliteiten van PLDA. Van de inschrijver wordt verwacht dat hij deze technische en functionele use cases kan lezen en interpreteren. De inschrijver kan op verzoek bij de aanbestedende dienst een voorbeeld krijgen van een technische en functionele use case van PLDA. Alle bevindingen moeten uitgebreid gekwalificeerd, gedocumenteerd en gesitueerd worden. De inschrijver moet in zijn offerte voor elk element zoals hierboven beschreven, aanduiden welk referentiekader hij zal gebruiken en welke precies de normen zijn die als standaarden zullen worden gehanteerd bij het uitvoeren van de audit. De inschrijver moet bovendien aanduiden op welke wijze hij zijn bevindingen zal kwalificeren: welke waardeschalen zullen worden gebruikt, op welke wijze de bevindingen zullen worden gemapt en volgens welke parameters die mapping zal gebeuren. De kwalificatie van de bevindingen moet aangeven welke de impact ervan is op de kwaliteit en betrouwbaarheid van de applicatie en van de boekhoudkundige verwerking van de gegevens die ingebracht zijn in PLDA. De opdrachtnemer dient eveneens aan te tonen welke elementen aan de oorzaak liggen van eventuele negatieve bevindingen en aanbevelingen doen om eventuele negatieve bevindingen te verhelpen. Wat ieder geauditeerd aspect van de financiële functionaliteiten betreft, dient een eindconclusie geschreven te worden met betrekking tot de eraan verbonden bevindingen. b. Deliverables - De kwalificatie van de 12 te auditeren boekhoudkundige criteria (zie punt a) volgens de in de offerte van de opdrachtnemer voorgestelde normen en methodologie; - De impact van eventuele negatieve bevindingen op de kwaliteit van de applicatie en de mogelijke gevolgen van de negatieve bevindingen op de betrouwbaarheid van de boekhoudkundige verwerking van gegevens ingebracht in PLDA; - De rapportering van de elementen die aan de oorzaak liggen van eventuele negatieve bevindingen; - De aanbevelingen die worden gedaan om de vaststellingen te verhelpen; - Een algemene eindconclusie. c. Timing De oplevering van dit onderdeel van de audit zal plaatsvinden uiterlijk 60 opeenvolgende werkdagen te rekenen vanaf de datum van de kick off meeting van onderdeel 2. Tijdens de kick-off meeting van onderdeel 2 moeten alle auditors die zullen meewerken aan de realisatie van dit onderdeel aanwezig zijn. De kick-off meeting van onderdeel 2 zal samenvallen met de kick-off meeting van onderdeel 1. De kick-off meeting zal uiterlijk 20 werkdagen na de kennisgeving van de opdracht plaatsvinden. 15

16 Een werkdag is iedere dag van de werkweek (die loopt van maandag tot vrijdag) die geen wettelijke feestdag, reglementaire feestdag of brugdag is voor het personeel van de diensten van het federaal administratief openbaar ambt Het opnemen van de functie van revisor over de boekhouding in PLDA van het jaar 2011 a. Doelstellingen Het derde onderdeel van de opdracht betreft een financiële audit van het boekjaar 2011 door de certificatie van de jaarrekening voor Deze financiële audit heeft zowel betrekking op de nationale belastingen als op de Europese belastingen die via PLDA geboekt worden. Het is de taak van de opdrachtnemer om de boekhouding, die door het Enig Kantoor door middel van PLDA gehouden wordt, te verifiëren en te certificeren. De auditors dienen rekening te houden met de annuleringen van meer dan dubbele boekingen van de boekjaren 2008, 2009 en 2010 in het jaar De financiële audit dient te gebeuren volgens de toepasselijke nationale en Europese normen en wetgeving. De certificatie van de jaarrekening moet gebeuren door een erkende revisor. b. Deliverables De verificatie en certificatie van de boekhouding en de jaarrekening van de Administratie van de Douane en Accijnzen voor het jaar c. Timing De oplevering van dit onderdeel van de audit zal plaatsvinden uiterlijk 10 opeenvolgende werkdagen te rekenen vanaf de datum van de kick off meeting van onderdeel 3 van de opdracht. Tijdens de kick-off meeting van onderdeel 3 dienen alle auditors die zullen meewerken aan de realisatie van dit onderdeel aanwezig zijn. De kick-off meeting van onderdeel 3 zal tussen 5 en 10 werkdagen na de oplevering van de eerste twee onderdelen plaatsvinden. Een werkdag is iedere dag van de werkweek (die loopt van maandag tot vrijdag) die geen wettelijke feestdag, reglementaire feestdag of brugdag is voor het personeel van de diensten van het federaal administratief openbaar ambt. 8. Documenten die de opdracht regelen 8.1. Wetgeving Reglementering betreffende de overheidsopdrachten - De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten (BS van 22 januari 1994); - Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten van werken, leveringen en diensten en de concessies van openbare werken (B.S. van 26 januari 1996); - Het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken + bijlage: Algemene aannemingsvoorwaarden (AAV) voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken (BS van 18 oktober 1996); - Het koninklijk besluit van 14 oktober 1996 betreffende het voorafgaand toezicht en de overdracht van bevoegdheid inzake de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten voor 16

17 aanneming van werken, leveringen en diensten en inzake de toekenning van concessies voor openbare werken op federaal niveau (B.S. van 24 oktober 1996); - Alle wijzigingen aan de voornoemde wet en aan de voornoemde besluiten die van kracht zijn op de dag van de opening van de offertes. Reglementering van toepassing op bedrijfsrevisoren - Wetboek van vennootschappen (meer bepaald de artikelen 130 e.v.); - Wet van 22 juli 1953 houdende oprichting van een Instituut van de Bedrijfsrevisoren en organisatie van het publiek toezicht op het beroep van bedrijfsrevisor, gecoördineerd op 30 april 2007; - Koninklijk besluit van 10 januari 1994 betreffende de plichten van de bedrijfsrevisoren, meer bepaald de artikelen 7 tot 10; - Controlenormen, controleaanbevelingen, adviezen, omzendbrieven en mededelingen van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren Documenten betreffende de opdracht. - De in het Bulletin der Aanbestedingen of in het Publicatieblad van de Europese Unie gepubliceerde aankondigingen van de opdracht en eventuele rechtzettingen; - Dit bestek nr. S&L/AO/323/2012; - De goedgekeurde offerte. 9. Offertes Gegevens die moeten worden vermeld in de offerte. De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 10 van de wet van 24 december 1993 en op artikel 78 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de onverenigbaarheden. De inschrijver is verplicht het bij dit bestek gevoegde offerteformulier te gebruiken alsook de inventaris van de prijzen en de samenvattende tabel. Indien toch andere documenten worden gebruikt, is hij verplicht om op elk document de conformiteit met het bij dit bestek gevoegde model te attesteren (art. 89 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996). De offerte en het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans. De inschrijver geeft aan welke taal hij kiest voor de interpretatie van het contract. Indien hij dit niet uitdrukkelijk aangeeft, wordt er van uitgegaan dat hij de taal kiest waarin zijn offerte is opgemaakt. De inschrijvers moeten elk blad van hun offerte nummeren en paraferen. Door zijn offerte in te dienen, ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze in de een of andere bijlage bij zijn offerte zijn vermeld. In de offerte moeten de volgende inlichtingen worden verstrekt: - de globale forfaitaire prijs (excl. btw); - het btw-bedrag; - de globale forfaitaire prijs (incl. btw); - het detail van de prijzen (excl. btw) per onderdeel; - de handtekening van de persoon die bevoegd is om de offerte te ondertekenen; - de hoedanigheid van de persoon die de offerte ondertekent; - de datum waarop de voornoemde persoon de offerte heeft ondertekend; 17

18 - het complete inschrijvingsnummer van de inschrijver in de Kruispuntbank voor Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers); - het inschrijvingsnummer bij de RSZ; - het nummer en de naam van de bankrekening van de inschrijver; - de naam, de voornaam, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats van de inschrijver, of, indien het een vennootschap betreft, de handelsnaam of benaming, juridische vorm, nationaliteit en maatschappelijke zetel; - de samenstelling van het team; - alle vereiste elementen en documenten voor de evaluatie van de offertes Geldigheidsduur van de offerte. De inschrijvers blijven door hun offerte gebonden gedurende een termijn van 180 kalenderdagen vanaf de dag na die waarop de offertes worden geopend Documenten en attesten die bij de offerte moeten worden gevoegd De inschrijvers voegen bij hun offerte: - alle documenten die worden gevraagd in het kader van de selectie- en gunningscriteria en van de regelmatigheidsvoorwaarden van de offerten; - alle nuttige documenten die de bevoegdheid van de ondergetekende(n) bewijzen Structuur van de offerte. De offerte is samengesteld uit drie (3) verschillende delen: Deel A Administratief en financieel deel Dit deel bestaat uit de volgende onderdelen: I. Offerteformulier In dit hoofdstuk stelt de inschrijver in de opgelegde volgorde de volgende stukken voor: 1. Het offerteformulier; 2. Voor elke offerte die wordt ingediend door een lasthebber, voegt de lasthebber bij de offerte de rechtsgeldige of onderhandse akte (of een kopie van die akte) die bewijst dat hij ertoe gemachtigd is om de entiteit waarvoor hij inschrijft, te verbinden. De lasthebber kan eveneens het nummer vermelden van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin de lastgeving is gepubliceerd. II. Documenten betreffende de selectiecriteria In dit hoofdstuk stelt de inschrijver in de opgelegde volgorde de volgende stukken voor: 1. Documenten betreffende de selectiecriteria die toelaten de financiële en economische draagkracht van de inschrijver te evalueren (zie punt hieronder); 2. Documenten betreffende de selectiecriteria die toelaten de technische draagkracht van de inschrijver te evalueren (zie punt hieronder); Deel B Technisch deel De inschrijver beschrijft hier de voorgestelde methodologie en voegt in bijlage de curricula vitae van de auditors die de opdracht zullen uitvoeren. 18

19 Deel C Bijlagen In dit gedeelte, voegt de inschrijver het geheel van de overigens niet-vereiste bijlagen en documenten toe die toelaten de offerte te verduidelijken. 10. Prijzen Prijzen Dit is een opdracht volgens globale forfaitaire prijs. De dienstverlener wordt geacht in zijn globale prijs alle mogelijke kosten te hebben meegerekend die met de diensten gepaard gaan, met uitzondering van de BTW, dit wil zeggen met name: 1 de administratieve en secretariaatskosten; 2 de verplaatsings-, vervoers- en verzekeringskost en; 3 de kosten van de documentatie betreffende de die nsten en eventueel vereist door de aanbestedende overheid; 4 de levering van documenten of stukken verbonden aan de uitvoering van de diensten; 5 de douane- en accijnsrechten betreffende materia al en gebruikte producten; 6 de opleveringskosten. Het is verplicht om alle prijzen in euro te vermelden Prijsherziening Voor de onderhavige opdracht is geen prijsherziening voorzien. 11. Aansprakelijkheid van de opdrachtnemer De opdrachtnemer draagt de volledige aansprakelijkheid voor fouten en nalatigheden in het kader van het leveren van de diensten, in het bijzonder van de studies, de berekeningen, de plannen of van alle andere door hem neergelegde documenten tijdens de uitvoering van de opdracht. De begunstigde vrijwaart de aanbestedende overheid bovendien tegen enige schadevergoeding die deze aan derden is verschuldigd op grond van vertraging in de uitvoering van de diensten of op grond van het in gebreke blijven van de dienstverlener. De begunstigde van de opdracht verbindt zich ertoe de deliverables van de opdracht op te leveren volgens de normen en methodologie voorgesteld in zijn offerte. Hij zal dit doen binnen de hierna vermelde termijn: Onderdeel Deliverable Uitvoeringstermijn Onderdeel 1 - De verificatie en certificatie van de boekingen van Europese traditionele eigen middelen in PLDA gedurende de periode ; - Het vaststellen van het teveel aan traditionele eigen middelen dat door de Belgische overheid werd overgemaakt aan de Europese Unie, de motivatie van dit bedrag en de certificatie van het bedrag; Onderdeel 2 - De kwalificatie van de 12 te auditeren boekhoudkundige criteria (zie punt a) volgens de in de offerte van de Uiterlijk 40 opeenvolgende werkdagen te rekenen vanaf de datum van de kick-off meeting van onderdeel 1 (valt samen met de kick-off meeting van onderdeel 2) Uiterlijk 60 opeenvolgende werkdagen te rekenen vanaf de datum van de kick-off mee- 19

20 opdrachtnemer voorgestelde normen en methodologie; - De impact van eventuele negatieve bevindingen op de kwaliteit van de applicatie en de mogelijke gevolgen van de negatieve bevindingen op de betrouwbaarheid van de boekhoudkundige verwerking van gegevens ingebracht in PLDA; - De rapportering van de elementen die aan de oorzaak liggen van eventuele negatieve bevindingen; - De aanbevelingen die worden gedaan om de vaststellingen te verhelpen; - Een algemene eindconclusie. Onderdeel 3 - De verificatie en certificatie van de boekhouding en de jaarrekening van de Administratie van de Douane en Accijnzen voor het jaar ting van onderdeel 2 (valt samen met de kick-off meeting van onderdeel 1) Uiterlijk 10 opeenvolgende werkdagen te rekenen vanaf de datum van de kick-off meeting van onderdeel 3 (vindt plaats na de oplevering van onderdeel 1 en 2) 12. Kwalitatieve selectie Regelmatigheid van de offertes - Gunning Enkel de regelmatige offertes van de inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de vergelijking van de offertes volgens de gunningscriteria vermeld in punt van dit bestek Kwalitatieve selectie De persoonlijke situatie en de draagkracht van de inschrijvers worden onderzocht op basis van de onderstaande selectiecriteria Uitsluitingscriteria BELANGRIJK Door zijn offerte in te dienen, verklaart de inschrijver dat hij zich niet in een van de hierna vermelde uitsluitingsgevallen bevindt. De aanbestedende overheid zal de juistheid nagaan van deze impliciete verklaring op eer in hoofde van de inschrijver met de best geklasseerde offerte. Daartoe zal ze de betrokken inschrijver via de snelste middelen en binnen de door haar bepaalde termijn verzoeken om de inlichtingen of documenten te verstrekken die het mogelijk maken zijn persoonlijke situatie te controleren. De aanbestedende overheid zal zelf de inlichtingen of documenten aanvragen die zij met behulp van elektronische middelen gratis kan verkrijgen bij de diensten die er de beheerder van zijn. Eerste uitsluitingscriterium..1. De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders moet in orde zijn met zijn verplichtingen ten overstaan van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Hij wordt geacht in orde te zijn met voormelde verplichtingen indien blijkt dat hij ten laatste daags vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes: 20