Functiebeschrijving: RIS Operator

Transcriptie

1 Functiebeschrijving: RIS Operator Voor akkoord Naam leidinggevenden: Datum + Handtekeningen 1 e evaluator: 2 e evaluator: Beleidsdomein: Mobiliteit Entiteit: Waterwegen en Zeekanaal NV Naam functiehouder: Handtekening

2 DEEL 1: CONTEXTINFORMATIE EN TAKENPAKKET 1. Context 1.1. Hoofdactiviteit van de dienst Het River Information Services - centrum (RIS) te Evergem heeft een meervoudige opdracht, namelijk: - optreden als crisiscentrum bij calamiteiten - de rol vervullen van algemeen informatiecentrum voor wat de waterwegen betreft - ondersteuning bieden op het gebied van waterbeheer en scheepvaartbegeleiding. De RIS-coördinator leidt het RIS en coördineert de activiteiten van het RIS. Tijdens calamiteiten en incidenten op de waterwegen van W&Z NV fungeert het RIS centrum als centraal meldpunt en neemt hierbij de rol waar van communicatie-zenuwcentrum in de verwittigingketen. Het RIS-centrum moet alle relevante informatie verzamelen, opnemen, filteren en doorgeven aan de bevoegde personen (zowel intern als extern). Het RIS-centrum zelf coördineert nooit de acties op het terrein, maar stelt enkel de noodzakelijke informatie ter beschikking van diegenen die de acties op het terrein coördineren. Het meest voorkomende calamiteittype is de calamiteuze verontreiniging. Onder een calamiteuze verontreiniging verstaat men "iedere gebeurtenis die een plotselinge verslechtering, visueel of gemeten, van de waterkwaliteit van de rivier kan veroorzaken, die het gebruik ervan kan in gevaar brengen en/of die een bedreiging kan vormen voor mens, flora, fauna en milieu". Door snel en adequaat handelen kan de impact op het milieu en de omgeving geminimaliseerd worden, een belangrijke doelstelling van het RIS-centrum als crisiscentrum. Het RIS-centrum verzamelt en registreert informatie en gegevens met betrekking tot de waterwegen, infrastructuur en het gebruik ervan. Deze informatie wordt opgevraagd door de waterwegbeheerders zelf en diverse overheden, zoals bijvoorbeeld de provincies, de gemeenten en de bekkencomités, maar ook door schippers, consultancybureaus en de bevolking. Eén van de belangrijke taken als informatiecentrum zijn het opmaken en opvolgen van de berichten aan de schipperij. Het doel van het RIS-centrum met betrekking tot waterbeheer is: - het bewaken van de peilen en debieten die elektronisch ter beschikking worden gesteld, - het verzorgen en opvolgen van de communicatie hieromtrent Zodoende vervult het RIS-centrum dé schakelfunctie voor gans Vlaanderen tussen het voorspellingscentrum, d.i. het hydrologisch informatiecentrum (HIC), enerzijds en externen anderzijds.. Tijdens (dreigende) hoogwatersituaties staat het RIS-centrum eveneens in voor de verspreiding en opvolging van hoogwaterberichten naar beheerders, gemeenten, brandweer, pers en andere geïnteresseerden. Bijkomstig geeft het RIS-centrum ook de nodige gevolgen aan binnenkomende alarmen van bemande en onbemande technische installaties en lokalen. Het RIS-centrum biedt ondersteuning voor het inningsprogramma van de scheepvaartrechten. Naast het innen van vaarrechten voor beroeps-, plezier- en passagiersvaart, staat dit programma ook in voor het afleveren van de noodzakelijke vaarvergunningen, waterwegenvignetten en passagiersvaartabonnementen, alsook voor het opvolgen van de scheepvaart en het verzamelen van statistische gegevens met als doel een beeld te kunnen vormen van de verschillende trafieken, goederenstromen, verkeer van en 2

3 naar het binnen- en buitenland, enz. Bij problemen met het programma, kunnen alle gebruikers steeds beroep doen op de eerstelijnshelpdeskfunctie van het RIS-centrum. De RIS projectleider is mede verantwoordelijk voor de uitwerking en opvolging van de EU- RIS-richtlijn en GWS* in Vlaanderen in nauwe samenwerking met de adviseur telematica en RIS. * Geautomatiseerd Waterbeheer en scheepvaartsturing Omgeving: factoren die het functioneren beïnvloeden Defecten aan de kunstwerken De weersomstandigheden Calamiteiten op en aan de bevoegde waterwegen Beschikbaarheid van het netwerk (internet + intranet) op het RIS en op de verschillende ontvangstkantoren en kunstwerken Beschikbaarheid van de servers waarop de toepassingen draaien Kwaliteit van de gebruikte en ondersteunende toepassingen Terreinkennis van de mensen op het terrein die informatie moeten geven 1.3. Organogrammen Het organogram te raadplegen op intranet Kwantitatieve gegevens Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Ondersteunt de ontvangstkantoren en houdt in zekere zin toezicht op de correctheid van de financiële verrichtingen van de ontvangstkantoren. Behoudt een overzicht van de verschillende scheepvaartrechten, waterwegenvignetten en ontvangen afvalbijdrages. Is eenmaal per jaar verantwoordelijk voor de opbrengst van de verkoop van waterwegenvignetten op de Belgian boat show (ongeveer 3500 euro 2008) (ieder is slechts verantwoordelijk voor het beschreven deel, het is het deel per functiehouder dat vermeld wordt) 2. Doel Verlenen van administratief en communicatief ondersteunende diensten aan interne en externe klanten (diensten die instaan voor een vlot en veilig scheepvaartverkeer op de Vlaamse waterwegen en diensten die instaan voor de waterhuishouding en aan de schipperij) teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte werking van het River Information Services centrum (RIS), de binnenscheepvaart te ondersteunen en de bevolking te beschermen tegen overstroming van de bevaarbare waterlopen. 3. Resultaatgebieden 3.1. INFORMATIEVERZAMELING EN VERWERKING 3

4 Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot informatie over de waterweg en gebeurtenissen op de waterweg teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben en te kunnen stellen van belanghebbenden (schippers, scheepvaartinspectie, kunstwerkbedienaars, ). Continu inwinnen, bijhouden en updaten van vaste, operationele gegevens en cijfers (bvb. slibways, diepgang, toegelaten afmetingen van schepen, ). Inwinnen van gegevens voor indicatoren (bvb. duur, oorzaak en gevolg stremming; averijen, defectenen falingen, containervervoer.) Meldingen van calamiteiten registreren Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn Detecteren, lezen en doorgeven van relevante documenten en/of gegevens aan de bevoegde personen Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden Aanvullen en corrigeren van gegevens in het binnenvaartinformatiesysteem IBIS Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via ) Verzamelen van de berichten aan de schipperij 3.2. INFORMATIEBEHEER Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten Klasseren van brieven en documenten Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem (bv. Databank, Internet Favorieten, structuur harde schijf, ) Collega s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn Procedures volgen/updaten voor de uitwerking van de verschillende taken DOSSIERBEHANDELING ONDERSTEUNEN Financiële opvolging van de kassa s van de sluizen en opvolgen van de verkoop van waterwegenvignetten teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling. Context: conform procedures, wetgeving en regelgeving Administratief opvolgen van dossiers: bv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten, Bijstaan van de binnenvaartbegeleider bij vragen over het opmaken van facturen, bij vragen over de kasverrichtingen, over de verkoop van waterwegenvignetten Vaststellen van foutieve gegevens en voorstellen doen voor correctie (eerste lijn) Importeren van facturen en klanten in het boekhoudpakket PIA Doorsturen van gegevens naar de centrale administratie Beantwoorden van vragen met betrekking tot de financiële toestand van de kassa s 4

5 De verspreiding opvolgen van de waterwegenvignetten 3.4. OPSTELLEN VAN DOCUMENTEN Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, statistieken, ) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Aanmaken van statistieken met gegevens uit het innings- en scheepvaartbegeleidingsprogramma. Opmaken van lay-out van typedocumenten Publiceren van informatie op het internet Uitzonderlijk opstellen van scheepvaartberichten 3.5. ONDERSTEUNENDE TAKEN Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van het RIS en de verschillende kunstwerken. Een vlotte bevoorrading van factuurpapier en vaarvergunningen voor de sluizen en directies verzorgen Nieuwe informaticasystemen testen Noteren van klachten van binnenvaartbegeleiders en schippers en deze doorgeven aan de scheepvaartinspecteur of het bevoegde districtshoofd Verzorgen van allerlei typwerk en lay-out van documenten Fotokopies nemen en verspreiden Instaan voor klein onderhoud van printer, fax- en kopieertoestel Helpen bij het versturen van zendingen Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega s, diensten, hiërarchische meerdere Verkopen van waterwegenvignetten op de Belgian boat show en levert de opbrengst hiervan af aan de verantwoordelijke op het RIS Inspringen bij afwezigheid van collega s 3.6. INFORMATIE-UITWISSELING Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden teneinde klanten en andere betrokkenen correct te informeren. Verspreiden van hoogwaterberichten Opmaken en verspreiden van ijsberichten Opmaken en verspreiden van scheepvaartberichten bij afwezigheid van de scheepvaartinspecteur Waterstanden mailen of faxen naar VRT-teletekst en Oostende Radio Stremmingen van beweegbare bruggen doorgeven aan Touring Mobilis. In functie van de waterbeheersing waterstanden en debieten opvolgen, waterpeilen 5

6 doorgevende mensen op het terrein (Scheepvaartinspectie (overzicht), binnenvaartbegeleiders, mobiele ploeg, passieve bewaking (voeren opdrachten uit) ) Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen met het scheepvaartinningsprogramma IBIS (eerstelijnshelpdesk) Fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe klanten Rapporteren over de stand van zaken aan de bevoegde personen volgens de verwittigingsketens Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen Informatie uitwisselen met collega s in functie van de ploegwissel Informeren van kunstwerken Eerstelijnshelpdesk voor kunstwerken voor algemene problemen DEEL 2: COMPETENTIEPROFIEL 4. Waardegebonden en gedragscompetenties Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie - Is gemotiveerd om nieuwe leerstof te verwerken - Is bereid om nieuwe methodes aan te leren - Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk - Vraagt om uitleg en toelichting als iets onduidelijk is - Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen 4.2. Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Werkt mee en informeert anderen - Houdt rekening met de mening van anderen - Behandelt anderen met respect, ongeacht hun positie, achtergrond of opvattingen - Geeft informatie en kennis door die voor anderen nuttig of belangrijk kan zijn - Aanvaardt groepsbeslissingen - Toont respect voor de verscheidenheid van mensen 4.3. Klantgerichtheid 1 Bij de beschrijving van de gedragscompetenties gebruiken we het persoonlijk voornaamwoord hij om te verwijzen naar een persoon. Met deze persoon verwijzen we zowel naar mannen als vrouwen. U kunt hij dus gerust als zij lezen. Ook hem en zijn kunnen gelezen worden als haar. 6

7 Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 2 Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen - Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze - Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp - Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant 4.4. Betrouwbaarheid Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken - Respecteert formele regels en afspraken - Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega s, klanten, medewerkers ) - Geeft volledige en juiste informatie door - Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie - Doet wat hij zegt, komt beloften en afspraken na - Komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden 4.5. Resultaatgerichtheid Het ondernemen van concrete en gerichte acties met het oog op het behalen of overstijgen van doelstellingen Werkt gericht en actief aan het bereiken van de vastgestelde doelen - Formuleert de eigen doelstellingen in termen van concreet gedrag (meetbaar resultaat, deadline bepalen) - Geeft aan de hand van concrete acties aan hoe de doelen bereikt zullen worden (wie, wat, wanneer) - Evalueert op regelmatige momenten de stand van zaken ten opzichte van de beoogde doelstelling - Neemt actie om bij te sturen als de doelstellingen in het gedrang komen - Zoekt spontaan alternatieven als een bepaalde actie niet tot het beoogde resultaat heeft geleid 7

8 4.6. Nauwgezetheid Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen Niveau 2 Levert met oog voor detail correct werk af - Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit - Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in - Blijft aandachtig bij routineuze taken - Controleert het eigen werk - Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties 4.7. Plannen Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen Plant eigen werk effectief - Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, to-dolijstjes, elektronische agenda ) - Pakt eerst de belangrijkste of dringendste opdrachten aan - Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd - Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan worden - Houdt in de eigen planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk 4.8. Probleemanalyse (analytisch denken) Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie Ziet de essentie van het probleem - Verzamelt informatie over de achtergronden en oorzaken - Maakt duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken bij het analyseren van een probleem - Omschrijft duidelijk de kern van het probleem - Verwerft een algemeen inzicht in de problematiek - Gaat systematisch te werk bij het analyseren van een probleem 5. Vaktechnische competenties Functiespecifieke kennis - Goede kennis basispakket office - Degelijke kennis Frans en basiskennis Engels en Duits (mondeling) Op korte termijn te verwerven (bij nieuwe aanwerving): - Geografische kennis van de scheepvaartwegen - Grondige kennis van het inningsprogramma voor de scheepvaartrechten - Kennis van de geldende reglementeringen betreffende de bevoegde waterwegen (onder andere het scheepvaartreglement) en dit kunnen toepassen 8

9 - Noties van de in de scheepvaart gangbare termen en jargon - Kennis van de organisatiestructuur - Kennis van de in de dienst toegepaste reglementeringen en procedures - Basiskennis van de waterhuishouding - Kennis van bediening en gebruik van de marifoon 6. Opmerkingen De functiebeschrijving biedt een goede weergave van minimum 80% van uw takenpakket. Deze functiebeschrijving is dus niet beperkend. Het spreekt voor zich dat u taken die in de lijn liggen van uw functie dient uit te voeren. 9