Functiebeschrijving: Sectorverantwoordelijke

Transcriptie

1 Functiebeschrijving: Sectorverantwoordelijke Voor akkoord Naam leidinggevenden: Datum + Handtekeningen 1 e evaluator: 2 e evaluator: Beleidsdomein: Mobiliteit en openbare werken Entiteit: Waterwegen en Zeekanaal NV Naam functiehouder: Datum + Handtekening 1

2 DEEL 1: CONTEXTINFORMATIE EN TAKENPAKKET 1. Context 1.1. Hoofdactiviteit van de dienst De cel beheer (en regie) staat in voor het domein- en patrimoniumbeheer binnen het territorium onder de bevoegdheid van de territoriale afdeling. De districtswerking vormt een onderdeel van de taak van de cel beheer (en regie). Tot de kerntaken van het district behoren o.a.: Eerste contact met burgers, bedrijven, gemeenten, geven van adviezen voor de aflevering van vergunningen toezicht op de naleving van vergunningen zoals door de cel Juridische en Administratieve ondersteuning afgeleverd; toezicht op de naleving van de regelgeving; beheer van het patrimonium (inspectie, inventarisatie, onderhoud); opvolgen van onderhouds- en regieaannemingen opmaken en/of assistentie bij het opmaken van bestekken; logistieke ondersteuning; ondersteuning van de werking van de afdeling en het district; Vertegenwoordigen van W&Z binnen het district Waterbeheersing (in sommige districten) Coördinatie van de binnenvaartbegeleiding (in sommige sectoren) Adviseren aangaande concessies 1.2. Omgeving: factoren die het functioneren beïnvloeden Weersomstandigheden en/of getijden (vooral bij het beheer van tijgebonden waterwegen en aangelanden) 1.3. Organogrammen Het organogram kan men terugvinden op intranet Kwantitatieve gegevens Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Op het terrein de uitvoering van groenonderhoud, bestek van drijvend vuil en onderhoudsbestekken opvolgen. De bedragen variëren jaarlijks. 2. Doel Permanent opvolgen van de toestand van het patrimonium (oevers, dijken, wegen, stuwen, sluizen, ) voor het bevoegde deel van de waterweg, controleren van routineuze onderhoudswerken (groenonderhoud, algemene onderhoudscontracten, ) teneinde de kwaliteit, de veiligheid en het comfort van het waterwegennet in stand te houden en te verbeteren. EN 2

3 Verlenen van terreinspecifieke informatie en adviezen aan het districtshoofd met betrekking tot toelatingen en vergunningen om het districtshoofd in staat te stellen een advies af te leveren aan derden. Context: volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten, procedures en veiligheidsvoorschriften 3. Resultaatgebieden 3.1. VOORBEREIDING De routineuze onderhoudswerkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren teneinde er voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen. Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en op basis hiervan een eigen werkplan opstellen Voorafgaandelijk inwinnen van informatie ter verduidelijking van de opdracht Contacteren van overheidsdiensten en andere betrokkenen (politie, brandweer, stadsdiensten, ) in functie van onderhoudswerken Uitvoeren van voorbereidende administratieve taken Informatie verzamelen Nazicht van de staat van de oevers en dijken Maakt kostprijsramingen voor herstellingen of onderhoud 3.2. UITVOERING Diverse taken uitvoeren met betrekking tot onderhoudswerken en dringende interventies teneinde bij te dragen tot een vlotte en een tijdige afhandeling van de onderhoudswerken op en aan het betreffende deel van de waterweg. Context: volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten, procedures en veiligheidsvoorschriften. Verzamelen, invoeren en verwerken van specifieke data Uitvoeren van activiteiten ter plaatse, zoals opstellen van meetstaten, controleren van onderhoudswerkzaamheden, betekenen retributie, fotograferen, reparaties uitvoeren, inspectie voor de bestrijding van ongedierte, Aanmaken van administratieve documenten zoals plannen, bestanden, lijsten, overzichten, Toezicht houden op en rapporteren over het patrimonium Uitvoeren van kleine opmetingen met het oog op het maken van een voorontwerp van vergunningen en voorstel van plaatsbepalingstechnische voorwaarden. De titularis is belast met het voorbereiden en verstrekken van adviezen aangaande diverse aanvragen (stedenbouwkundige- en milieuvergunningen, concessies, ) door derden met betrekking tot gronden in beheer van Waterwegen en Zeekanaal NV. De titularis volgt klachten op van zowel interne als externe klanten (personeel, trekweggebruikers, waterweggebruikers, gebruikers van aangelanden, recreanten, bedrijven, enz. Doet suggesties betreffende oplossingen en maatregelen om klachten te voorkomen 3

4 de titularis volgt de onderhoudsbestekken en onderhoudswerken van wegen, grachten, wegmarkeringen, signalisatie e.a. van de onderhoudsaannemers en/of van de regieploeg op in de eigen sector en bij afwezigheid van een collega in zijn/haar sector Toezicht op vergunningen inzake rooilijnen en bouwlijnen Bij hoogtij of storm maatregelen nemen en diensten verwittigen (wachtdienst, districtshoofd, ) (in sommige districten) Afsluiten van toegangswegen voor derden bij gevaar (in sommige districten) 3.3. VERSLAG UITBRENGEN Verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden en resultaten teneinde het districtshoofd in staat te stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen. Signaleren van knelpunten en/of uitzonderlijke waarnemingen of gebeurtenissen Doet suggesties aan het (adjunct) districtshoofd ter verbetering van de toestand met betrekking tot kleine nieuwe installaties, herstellingswerken met inbegrip van de administratieve afhandeling Doet eventueel suggesties naar remediëring, om problemen te voorkomen of op te lossen. Houdt dagboeken bij, maakt werkstaten en vorderingsstaten op. Bijhouden van een agenda van de uitgevoerde taken en outputindicatoren Verslag uitbrengen aan het (adjunct)districtshoofd over het verloop van de metingen, analyses, ontwerpen, Verslag uitbrengen over de activiteiten van opdrachtnemers bij de uitvoering van werken 3.4. BEHEER VAN MATERIAAL EN/OF GEGEVENS (In district Gent niet van toepassing, wegens aanwezigheid magazijn) Inventariseren, verzamelen en onderhouden van het nodige materiaal (grondstoffen en werktuigen) en/of gegevens teneinde altijd te beschikken over degelijke en bruikbare materialen en/of gegevens. Verzorgen van een klassement De voorraad van chemische producten, technische materialen en/of instrumenten beheren Contacten leggen en onderhouden met leveranciers 3.5. INFORMEREN Informeren diensten, systemen of procedures teneinde er voor te zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan. Context: vanuit de vakinhoudelijke terreinspecifieke specialisatie en binnen duidelijk afgebakende bevoegdheden. Verspreiden van documentatie naar interne en/of externe klanten Deelnemen aan vergaderingen, werkgroepen, stuurgroepen, Uitleg geven rond procedures, regelgeving, dienstnota s, Informatie geven aan politie, burgers, nutsbedrijven, schippers, 4

5 3.6. KENNIS M.B.T. HET VAKGEBIED Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein teneinde via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren. Informatie-uitwisseling met collega s, het adjunct districtshoofd en het districthoofd Kennen en toepassen van informatie betreffende technische ontwikkelingen, nieuwe reglementering en/of nieuwe wetgeving verkregen van het (adjunct) districtshoofd 3.7. CONTROLE Op het terrein controleren van de naleving van wetgeving, regelgeving, voorschriften of normen en controleren van de onderhoudswerkzaamheden op het bevoegde deel van de waterweg teneinde dwalingen op te sporen en eventueel correctieve acties te ondernemen of te laten ondernemen. Context: binnen duidelijk afgebakende bevoegdheden Controleren van uitgevoerde werken Controleert de kwaliteit van de gebruikte materialen Controleert de kwaliteit van de uitvoering en de opgelegde werkwijze Controles uitvoeren op de naleving van decreten en gebruik van infrastructuur (jaagpaden, dijken, bruggen, sluizen, ) en materiaal Staat in voor de vervollediging van dossiers van ongevallen en calamiteiten waarbij W&Z schade heeft opgelopen Vaststellen van overtredingen en opmaken van processen verbaal van vaststelling of responsabiliseert Afhandelen van klachten en meldingen in verband met inbreuken op regelgeving Stelt schade vast, stelt mogelijk een proces verbaal van vaststelling op en maakt een kostenraming voor herstel Controleren van veiligheid voor gebruikers en niet-gebruikers (extern of intern) van de waterweg. 5

6 DEEL 2: COMPETENTIEPROFIEL 4. Waardegebonden en gedragscompetenties Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie - Is gemotiveerd om nieuwe leerstof te verwerken - Is bereid om nieuwe methodes aan te leren - Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk - Vraagt om uitleg en toelichting als iets onduidelijk is - Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen 4.2. Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Werkt mee en informeert anderen - Houdt rekening met de mening van anderen - Behandelt anderen met respect, ongeacht hun positie, achtergrond of opvattingen - Geeft informatie en kennis door die voor anderen nuttig of belangrijk kan zijn - Aanvaardt groepsbeslissingen - Toont respect voor de verscheidenheid van mensen 4.3. Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren Reageert vriendelijk, adequaat en correct op voor de hand liggende vragen van klanten - Helpt klanten op een vriendelijke en adequate wijze voort - Blijft beleefd bij klachten 1 Bij de beschrijving van de gedragscompetenties gebruiken we het persoonlijk voornaamwoord hij om te verwijzen naar een persoon. Met deze persoon verwijzen we zowel naar mannen als vrouwen. U kunt hij dus gerust als zij lezen. Ook hem en zijn kunnen gelezen worden als haar. 6

7 - Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op te lossen - Verleent een correcte service aan alle klanten, ongeacht hun afkomst, geslacht, handicap enz. (bv. houdt de wachttijd voor een klant minimaal, voert stipt uit wat werd vastgelegd, levert duidelijke producten af, neemt een lagedrempelhouding aan, is beschikbaar en bereikbaar) - Stelt zich hulpvaardig op - Reageert snel en gepast op vragen van klanten - Kiest een aangepaste aanpak gezien de mogelijkheden en beperkingen van de klant (bv. kinderen, bejaarden, zieken) 4.4. Betrouwbaarheid Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen Niveau 2 Brengt sociale en ethische normen in de praktijk - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) - Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau - Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen - Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken 4.5. Resultaatgerichtheid Het ondernemen van concrete en gerichte acties met het oog op het behalen of overstijgen van doelstellingen Werkt gericht en actief aan het bereiken van de vastgestelde doelen - Formuleert de eigen doelstellingen in termen van concreet gedrag (meetbaar resultaat, deadline bepalen) - Geeft aan de hand van concrete acties aan hoe de doelen bereikt zullen worden (wie, wat, wanneer) - Evalueert op regelmatige momenten de stand van zaken ten opzichte van de beoogde doelstelling - Neemt actie om bij te sturen als de doelstellingen in het gedrang komen - Zoekt spontaan alternatieven als een bepaalde actie niet tot het beoogde resultaat heeft geleid 4.6. Probleemanalyse (analytisch denken) Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie 7

8 Ziet de essentie van het probleem - Verzamelt informatie over de achtergronden en oorzaken - Maakt duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken bij het analyseren van een probleem - Omschrijft duidelijk de kern van het probleem - Verwerft een algemeen inzicht in de problematiek - Gaat systematisch te werk bij het analyseren van een probleem 4.7. Nauwgezetheid Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen Niveau 2 Levert met oog voor detail correct werk af - Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit - Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in - Blijft aandachtig bij routineuze taken - Controleert het eigen werk - Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties 4.8. Organiseren De benodigde acties, tijd en middelen aangeven en die elementen coördineren om de doelstellingen te bereiken conform de planning Organiseert het eigen werk - Werkt onder tijdsdruk alles tijdig en correct af - Kan op een bepaald ogenblik met oog voor de timing zijn werk afronden - Pakt de zaken efficiënt aan - Kan inspelen op wijzigende omstandigheden - Ontwikkelt een aanpak die blijk geeft van doorzicht en overzicht 5. Vaktechnische competenties Functiespecifieke kennis - Een plan kunnen lezen - Kennis van materialen en technologische kennis - Kennis van MS Office Op korte termijn te verwerven (bij nieuwe aanwerving) - Elementaire kennis van topografische opmetingen - Kunnen uitvoeren van eenvoudige topografische opmetingen - Elementaire kennis wet op de overheidsopdrachten 8

9 - Kennis normen, type bestekken, opleveringen, verrekeningen, vastleggingen, omzendbrieven - Kennis van algemene aannemingsvoorwaarden en typebestekken - Kennis van het scheepvaartreglement 6. Opmerkingen De functiebeschrijving biedt een goede weergave van minimum 80% van uw takenpakket. Deze functiebeschrijving is dus niet beperkend. Het spreekt voor zich dat u taken die in de lijn liggen van uw functie dient uit te voeren. 9