Welcome to the on demand world

Transcriptie

1

2 Een nieuwe Archiefregeling! En nu? Geachte heer/mevrouw, Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur & Wetenschap heeft bepaald dat vanaf 1 april 2010 een nieuwe archiefregeling van kracht wordt. In deze regeling is opgenomen dat overheidsarchieven opgeslagen moeten worden volgens een vastgelegde open standaard. Iedere gemeente heeft tevens de verplichting om haar (bestaande) gegevens om te zetten naar een nieuw medium wanneer de kans bestaat dat het bestaande medium onleesbaar wordt. Dat laatste kan gebeuren door veroudering van het medium zelf, of door het niet meer beschikbaar zijn van apparatuur en/of software die nodig zijn om de bestanden te kunnen lezen. De kans is groot dat uw archief op dit moment nog bestaat uit veel papieren documenten, of u heeft uw digitale documenten niet volgens de juiste open standaard opgeslagen. Hollandridderkerk is in staat om uw archief volledig te scannen en deze in de vereiste digitale open standaarden aan u te leveren. Ook bestaande digitale bestanden kunnen door ons in het juiste bestandsformaat opgeslagen worden. Hollandridderkerk is CWA gecertificeerd, waadoor de vertrouwelijke omgang met uw documenten is gewaarborgd. In dit dossier vindt u alles over de nieuwe Archiefregeling en de oplossing die Hollandridderkerk kan bieden aan Gemeenten. Met vriendelijke groet, Hollandridderkerk

3 PROCES ARCHIEF Papier/digitaal ARCHIEF Digitaal PDF/A KOERIERSDIENST Ophalen archief SCANNEN Scannen van archief - hoogste kwaliteit. SECURED Hollandridderkerk is CWA gecertificeerd, waardoor de vertrouwelijke omgang met uw documenten is gewaarborgd. KENNIS & ERVARING Hollandridderkerk heeft jarenlange ervaring op het gebied van ICT en Scanning. Hierdoor beschikken we over de benodigde kennis van onder andere PDF/A, OCR en DMS.

4 1e FASE Afspraak We willen u graag verder adviseren en helpen bij het goed inventariseren van uw documentatie en informatievoorziening. Tijdens een eerste gesprek kunt u met onze specialisten uw specifieke situatie in kaart brengen. Daarna kan, als dit nodig is, een quickscan uitgevoerd worden door ons. De resultaten van deze quickscan kunnen u helpen bij het op de juiste manier inrichten van uw digitale archief. Binnenkort zullen wij u benaderen om een afspraak te maken. Mocht u nu al interesse hebben in de mogelijkheden die wij kunnen bieden, dan kunt u ook direct contact opnemen met onze afdeling Sales op telefoonnummer Meer informatie Mocht u naast dit dossier meer informatie willen hebben over het digitaliseren van uw archief, dan verwijzen wij u graag naar onze actiewebsite:

5 Over Hollandridderkerk Hollandridderkerk is een innovatieve en toonaangevende dienstverlenende organisatie die behoort tot de marktleiders in de grafimediabranche. Wij richten ons onder andere op overheden met diensten op het gebied van reprografie en documentprocessen. In onze dienstverlening staat, kortgezegd, een zeer breed pakket van alle mogelijke Just in Time en On Demand grafimediaoplossingen centraal. Meedenken, problemen oplossen en verplaatsing in de wereld van de klant zijn kernwaarden bij Hollandridderkerk, met als uiteindelijke doelstelling het voorkomen van verspilling. Dit doen wij met de inzet van een full service concept waarbij de gehele keten van content tot productie, fulfilment en distributie op innovatieve en vertrouwelijke wijze wordt bediend. Deze strategie en de inzet van flexibiliteit kunnen wij waarborgen doordat we het volledige proces zelf beheersen. We investeren in continuïteit en bedrijfszekerheid. Onze (financiële) onafhankelijkheid van derden zorgt ervoor dat wij een betrouwbare partner zijn waarbij afspraken worden nagekomen. Scanning Met onze veelzijdige scanservice bieden wij u de mogelijkheid om uw papieren archief om te zetten in een zeer toegankelijk digitaal archief, waarin u aan de hand van enkele trefwoorden uw documenten eenvoudig en snel kunt terugvinden. Ook is het mogelijk de documenten met volledige tekstherkenning (OCR) te digitaliseren, waardoor u in de gehele tekst kunt zoeken en onderdelen van de inhoud opnieuw kunt gebruiken in een tekstverwerkingsprogramma.

6 Inmiddels zijn er verschillende ontwikkelingen gaande om (open) standaarden te ontwikkelen voor het digitaliseren van documenten. Een recent voorbeeld is PDF/A (Portable Document Format/ Archivering). Hollandridderkerk is, als specialist op dit gebied, lid van het PDF/A Competence Centre en beschikt daardoor over de benodigde kennis en ervaring op dit gebied. Maatschappelijk verantwoord ondernemen Verantwoord ondernemen uit zich in aandacht voor de People, het respect voor de Planet en het streven naar Prosperity. Hollandridderkerk is ervan overtuigd dat beleid wat hierop is afgestemd zal resulteren in langetermijnwinst voor alle belanghebbenden. Ons handelen is gebaseerd op maatschappelijk duurzame overwegingen. Onze inzet op milieugebied is gericht op efficiencyverbetering van product en proces met als uiteindelijk doel een reductie in het gebruik van middelen. Dit doen wij door de inzet van onze kwalitatief hoogwaardige en duurzame productieen digitale technieken. De aanschaf van hybride voertuigen is één van de stappen in het realiseren van milieubesparing. Om het effect van onze transportbelasting echter geheel te compenseren, zijn we op 1 januari 2009 een programma gestart met de Climate Neutral Group waardoor al onze transporten klimaatneutraal plaatsvinden. Om ons milieubeleid verder vorm te geven, hebben wij ons ten doel gesteld onze organisatie in 2009 te certificeren voor ISO Daarmee zal Hollandridderkerk, ook op het vlak van MVO, behoren tot de koplopers in de grafische sector. MVOké-keurmerk Op basis van deze ISO-norm hebben wij door QNH Business Integration een MVO quickscan laten uitvoeren. Dit met het doel om vast te laten stellen of en in welke mate Hollandridderkerk aan de uitgangspunten voldoet. De quickscan is in de periode juli-augustus uitgevoerd. Vanuit 7 MVO-hoofdthema s en 37 issues zijn in totaal meer dan 250 MVO-uitgangspunten uitvoerig onderzocht. Met genoegen geven we enkele quotes uit het zeer positieve eindrapport van QNH:

7 Op elk van de 7 hoofdthema s presteert Hollandridderkerk (ruim) boven de benchmark... ; Hollandridderkerk bewijst vanuit haar oprechte intenties dat een duurzaam partnerschap echt bestaat!. Forest Stewardship Council Vanuit onze overtuiging dat goed bosbeheer essentieel is voor ons milieu, kiest Hollandridderkerk voor het gebruik van FSC-papier. In 2008 heeft Hollandridderkerk het FSC-keurmerk behaald en bieden wij onze klanten, die hun documenten als FSC-goedgekeurd bij ons willen laten produceren, deze mogelijkheid aan. Kwaliteit Voor het waarborgen van klanttevredenheid en het voldoen aan kwaliteitseisen is Hollandridderkerk ISO 9001:2008 gecertificeerd. Alle bedrijfsprocessen zijn vastgelegd in algemene procedures of afdelingshandboeken die toegankelijk zijn voor alle betrokken medewerkers. De inzet van een KAM-coördinator staat er borg voor dat procedures en handboeken continu verbeterd worden, actueel zijn en blijven en dat het kwaliteitszorgsysteem leeft bij alle medewerkers. Wij hechten veel belang aan de uitkomsten van de klanttevredenheidsonderzoeken die we met regelmaat uitvoeren. De resultaten moeten leiden tot verbeteringen die in positieve zin merkbaar zijn bij onze klanten. Vertrouwelijkheid Betrouwbaarheid en confidentialiteit zijn maatgevend in de dienstverlening van Hollandridderkerk. Sinds mei 2005 zijn wij gecertificeerd als Security Printer. Het Security Management Systeem voldoet aan de normen van CWA 14641:2006. Dit is een internationale norm voor leveranciers van beveiligd waardedrukwerk.

8 Dienstverlening Als off-site service provider begeven wij ons op het gebied van: Tekeningenreproductie Digitaal drukken Presentatieproducten Scanning Beveiligd waardedrukwerk en vertrouwelijke documenten Innovatieve oplossingen De technologische ontwikkelingen op het gebied van grafische diensten vinden voornamelijk in combinatie met IT plaats. Web2Print, POD en VDP worden mogelijk door het inzetten van IT-toepassingen. Door deze ontwikkelingen zal het papieren medium deels plaats gaan maken voor andere vormen van informatieontsluiting. Met een team van consultants, waaronder twee Electronic Document Professionals, adviseren wij in het gehele proces van communiceren. Moderne informatie- en communicatie-technologieën staan in dit advies centraal, naast gebruiksvriendelijkheid voor de medewerker, de efficiency in het proces en de waarde die een document vertegenwoordigt. Koeriersdienst Met een eigen koeriersdienst houden wij de veiligheid en kwaliteit van het transport in eigen hand. De VCA-gecertificeerde koeriers zijn fulltime (met vaste auto s) beschikbaar voor het transport van uw opdrachten. Onze koeriers hebben kennis van zaken en weten hoe om te gaan met uw vaak kwetsbare originelen en geproduceerde opdrachten. Naast de eigen koeriersdienst verzorgt Hollandridderkerk leveringen die verzonden worden met een externe expediteur. Door vaste afspraken en een Track & Trace mogelijkheid is deze service een goed alternatief. In samenwerking met TNT biedt Hollandridderkerk een postservice aan voor het verzenden van bestekken, poststukken en opdrachten. Dit met een dekkingsgebied van zowel het binnenland als het buitenland. Bereikbaarheid We zijn telefonisch bereikbaar van 8:00 uur tot 18:00 uur. Aan uw opdrachten wordt van maandagochtend 6:00 uur tot vrijdagavond 22:00 uur volcontinu gewerkt, waardoor wij in staat zijn korte levertijden te realiseren.

9 BIJLAGE I PERSBERICHT WETGEVING

10 Nationaal Archief naar open standaard Per 1 april aanstaande wordt een nieuwe Archiefregeling van kracht. Daarin wordt verordonneerd dat overheidsarchieven opgeslagen en behandeld moeten worden volgens open standaarden. De nieuwe regeling geldt onder andere voor het Nationaal Archief en is opgesteld namens minister Ronald Plasterk van OC&W. In het nieuwe document is ruim aandacht voor de goede opslag van digitale gegevens. Het gebruik van een duurzaam bestandsformaat is een absolute eis. En wil een bestandformaat duurzaam zijn, dan dient alle informatie over de eigenschappen ervan bekend en vrijelijk beschikbaar te zijn. Archieven mogen dus alleen nog maar gebruikmaken van open standaarden, en ze hebben de verplichting om de gegevens over te zetten naar een nieuw medium wanneer de kans bestaat dat het bestaande medium niet meer leesbaar wordt. Dat laatste kan gebeuren door veroudering van het medium zelf, of door het niet meer beschikbaar zijn van apparatuur en/of software die nodig zijn om de bestanden te kunnen lezen. Het gebruik van encryptie wordt sterk afgeraden. Als een overheidsarchief alleen in een versleutelde versie beschikbaar is, dient de decryptiesleutel bijgeleverd te worden bij overdracht aan een archief. Is zo n sleutel er niet, dan is het verboden om de archiefbescheiden over te nemen. Voor bewaring op lange termijn wordt versleuteling afgeraden, tenzij het gaat om gegevens die vanuit oogpunt van staatsveiligheid niet zomaar door iedereen ingezien mogen worden. Er is nog een discussie gaande over compressie van digitale bestanden, zelfs wanneer dit gebeurt met een methode die bekend staat als lossless. Het is namelijk onduidelijk wat de effecten van die compressie zijn op de integriteit van het hele document. Compressie moet zo min mogelijk worden gebruikt en als het dan toch gebeurt, dan alleen volgens open en goedgedocumenteerde standaarden. 25 januari 2010 door: Richard Keijzer

11 BIJLAGE II WETSARTIKEL

12 Archiefregeling Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 15 december 2009, nr. WJZ/ (8189), met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Archiefregeling). Onderstaand een belangrijke passage uit de regeling. Artikel 26 Wil een bestandsformaat duurzaam zijn, dan moet informatie over zijn eigenschappen bekend en vrijelijk beschikbaar zijn. Daarom is in het eerste lid van dit artikel voorgeschreven dat de standaard open is. Inmiddels zijn er ontwikkelingen gaande om (open) opslagstandaarden te ontwikkelen. Een recent voorbeeld is PDF/A (Portable Document Format/Archiving), een onderverdeling van het al bekende PDF, met als doel het mogelijk maken van langetermijnbewaring. Het voorschrift dat een bestandsformaat valideerbaar moet zijn, is in de eerste plaats bedoeld om vast te kunnen stellen dat het het bestandsformaat is dat het zegt te zijn (validatie kan bijvoorbeeld via een register van bestandsformaten, zoals PRONOM ( PRONOM/). Een aandachtspunt in dit verband is encryptie van digitale bestanden. Voor langetermijnbewaring is encryptie niet wenselijk. Encryptie versleutelt het bestand met als gevolg dat er sleutels en extra programmatuur nodig zijn om de archiefbescheiden leesbaar en toegankelijk te maken. Er kunnen echter redenen of omstandigheden zijn die maken dat digitale bestanden in ieder geval voor een bepaalde periode op deze manier worden beveiligd tegen ongeautoriseerde toegang. Bijvoorbeeld uit overweging van staatsveiligheid of bij andere vormen van vertrouwelijkheid of geheimhouding. Het voorschrift in het tweede lid van dit artikel sluit dat niet uit. Zodra dergelijke archiefbescheiden echter worden overgedragen naar een archiefbewaarplaats, is encryptie zonder verstrekking van de bijbehorende decryptiesleutel evenwel niet toegestaan.

13 Onduidelijk is in hoeverre bijvoorbeeld lossless compressie wel of geen effect heeft op de integriteit van een digitaal bestand (het geheel van digitale gegevens in een zelfde bestandsformaat), en dus op de daarmee geproduceerde archiefbescheiden. Daarom is in het derde lid bepaald dat compressie is toegestaan, voor zover daarbij niet zodanig verlies van informatie optreedt dat niet langer aan de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de toegankelijke en geordende staat van digitale archiefbescheiden kan worden voldaan. Overigens is ingevolge het eerste lid ook bij compressiemethoden is het gebruik van open en gedocumenteerde standaarden verplicht. Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 15 december 2009, nr. WJZ/ (8189), met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Archiefregeling) De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, Handelende in overeenstemming met de Minister voor Wonen, Wijken en Integratie; Gelet op de artikelen 11, tweede lid, 12 en 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995; De volledige regeling is te vinden op onze actiewebsite:

14