DEKENBERAAD JAARPLAN 2017

Transcriptie

1 DEKENBERAAD JAARPLAN 2017 Vastgesteld in het dekenberaad 18 januari 2017 Jaarplan dekenberaad

2 Voorwoord In 2016 is in het dekenberaad in toenemende mate aandacht besteed aan beleidsontwikkeling met betrekking tot bestuursrechtelijke handhaving en de dekenale praktijk van die handhaving. Het instrumentarium op basis van de Awb biedt naast het bestaande en beproefde tuchtrechtelijke in bepaalde gevallen een goede aanvulling op de mogelijkheden voor meer effectief toezicht, zij het reactief. In de praktijk lijkt vooralsnog de impact van tuchtrechtelijke maatregelen, vanouds het sluitstuk van klachtbehandeling en onderzoek door dekens, inhoudelijk op advocaten een groter effect te sorteren. Bestuursrechtelijk handhaving wordt inmiddels voor een scala van meer administratieve tekortkomingen steeds meer toegepast en er wordt in toenemende mate ervaring opgedaan. Om het toezicht verder inhoud te geven en te optimaliseren oriënteren de dekens zich inmiddels op meer risico-gestuurd toezicht met een proactief karakter. De daaraan per onderwerp ten grondslag liggende overwegingen als ook het ontwikkelde beleid in dit verband zullen van tijd tot tijd worden gepubliceerd. Bekendmaking van beleid met betrekking tot het gebruik van toezichtinstrumenten vindt reeds plaats door publicatie op de websites van de lokale orden, terwijl in voorkomende gevallen de digitale nieuwsbrieven van de orden wijzigingen onder de aandacht van alle advocaten brengen. De in het voorliggende jaarplan 2017 opgenomen speerpunten geven aan waar dekens dit jaar in het bijzonder hun aandacht op richten. De controlefocus op kwaliteitsbevordering sluit aan bij de inwerkingtreding van art. 26 Advocatenwet. De overige speerpunten voor geïntensiveerd toezicht in 2017 zijn mede gekozen in verband met de daaraan verbonden maatschappelijke effecten. Jaarplan dekenberaad

3 Introductie en werkwijze 1.1. Kader dekenberaad Taak deken De deken van de orde van advocaten in het arrondissement (hierna: de deken) is op grond van de Advocatenwet belast met het toezicht op de naleving door advocaten van de voor hen geldende weten regelgeving. De deken is toezichthouder in de zin van artikel 5:11 Algemene wet bestuursrecht: een persoon, bij of krachtens wettelijk voorschrift belast met het houden van toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens enig wettelijk voorschrift. De deken houdt toezicht op: het bepaalde bij of krachtens de Advocatenwet; de zorg die advocaten behoren te betrachten ten opzichte van degenen wiens belangen zij als zodanig behartigen of behoren te behartigen; inbreuken op verordeningen van de Nederlandse orde van advocaten; enig handelen of nalaten dat een behoorlijk advocaat niet betaamt; en de naleving van het bepaalde bij of krachtens de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme Taak dekenberaad Alle dekens gezamenlijk vormen het dekenberaad. Het dekenberaad vindt zijn grondslag in de Verordening op de advocatuur (Voda). 1 Het dekenberaad is een overlegorgaan waarin alle dekens met elkaar overleggen over de wijze waarop zij hun toezichttaken en -bevoegdheden uitoefenen en klachten behandelen. Dit betekent dat het dekenberaad als zodanig geen besluiten neemt, maar dat als er iets besloten wordt dit door alle elf de dekens afzonderlijk wordt gedaan. De dekens nemen aan dit overleg deel enerzijds als toezichthouder en klachtbehandelaar en anderzijds als voorzitter van de raad van de orde in het arrondissement. De dekens komen sinds 2011 maandelijks bij elkaar. De deken van de algemene raad (algemeen deken) en de algemeen secretaris nemen ook deel aan het dekenberaad. Het secretariaat van het dekenberaad wordt gevormd door medewerkers van de afdeling Toezicht van de Nederlandse orde van advocaten (NOvA) Taak college van toezicht Naast de dekens en het dekenberaad is er een college van toezicht. Het college van toezicht is een onafhankelijk orgaan van de Nederlandse orde van advocaten en heeft tot taak om toe te zien op de werking van het toezicht op advocaten en de behandeling van klachten over advocaten door de lokale dekens. De algemeen deken is van rechtswege voorzitter van het college van toezicht. Daarnaast overlegt het college van toezicht eens per twee maanden met de voorzitter van het dekenberaad. Ook ontvangt het college van toezicht de agenda, de vastgestelde verslagen, het jaarplan en het jaarverslag van het dekenberaad. Op deze wijze vindt informatie-uitwisseling plaats en kan het college invulling geven aan zijn toezichthoudende taak. 1 Paragraaf van de Verordening op de advocatuur. Jaarplan dekenberaad

4 1.2. Toezicht en handhaving Proactief toezicht Opgave nieuw kantoor In het kader van het toezicht moet ieder nieuw kantoor de zogenaamde opgave nieuw kantoor invullen. Deze ingevulde opgave geeft de deken een goed beeld van de kantoororganisatie van het nieuwe kantoor en van de wijze waarop de verbonden advoca(a)t(en) voldoe(t)n aan de geldende regelgeving. De opgave nieuw kantoor is halverwege 2016 helemaal vernieuwd en is weer in lijn met de meest recente wet- en regelgeving. Kantoorbezoeken Jaarlijks bezoeken de dekens tenminste 10% van de advocatenkantoren in hun arrondissement. Een deel van deze kantoren wordt aselect gekozen en is dus een vorm van proactief toezicht. De bezoeken vinden op een landelijk geüniformeerde wijze plaats ook aan de hand van een landelijk gebruikte uniforme checklist. De dekens zien de kantoorbezoeken als een belangrijk instrument. Om die reden hebben de kantoorbezoeken constant aandacht en wordt regelmatig gekeken waar verbeteringen doorgevoerd kunnen worden. Zo is begin 2016 kritisch gekeken naar de vragenlijsten die bij de kantoorbezoeken gehanteerd worden en waar nodig is deze aangepast. Risico gestuurd toezicht Het proactieve toezicht vindt steeds meer risico gestuurd plaats. Risico gestuurd toezicht is kort gezegd het op systematische wijze identificeren van mogelijke problemen en de mogelijke ernst van de gevolgen en aan de hand daarvan de beschikbare middelen inzetten met als doel deze problemen te voorkomen of op te lossen. Het uitgangspunt is dat men daar aanwezig is waar de risico s en de mogelijke gevolgen het grootst zijn. De bedoeling is dat op korte termijn de speerpunten binnen de toezichtuitoefening verder worden ontwikkeld op basis van risicoanalyses en op langere termijn (een groot deel van) de te bezoeken kantoren op basis hiervan worden geselecteerd. Dit leidt tot effectief en efficiënt toezicht. In principe vormen risico s al het uitgangspunt voor het uitoefenen van toezicht door de deken. In aanvulling daarop zijn in 2015, in het kader van een pilot, twee arrondissementen gestart met het opzetten van een meer systematische wijze van risico gestuurd toezicht. Onder begeleiding van medewerkers van de afdeling Toezicht van de NOvA zijn risico-identificatiesessies gehouden waarin de voornaamste risico s die zich voordoen in de praktijk zijn geïdentificeerd. De geïdentificeerde risico s hebben een plek gekregen in het Jaarplan De verwachting is dat de pilot in 2017 kan worden afgerond en geëvalueerd Repressief toezicht Centrale controle op de verordening De controle op de verordening (CCV) is een jaarlijks terugkerende uitvraag aan advocaten waarin gevraagd wordt naar de naleving van de regelgeving. Sinds 2002 voert de NOvA namens de dekens de CCV uit. De nieuwe Advocatenwet is aanleiding om de CCV grondig te herzien. De dekens vinden de CCV een onmisbaar instrument om achteraf eventuele overtredingen te constateren, maar erkennen ook dat het instrument verbeterd kan worden. In 2016 heeft daarom een pilot nieuwe CCV plaatsgevonden in het arrondissement Zeeland-West-Brabant. In 2017 wordt de pilot uitgebreid naar de arrondissementen Noord-Nederland en Overijssel. Na afronding van de pilot begin 2017 zal bekeken in hoeverre dit de nieuwe standaard wordt en ook in de overige acht arrondissementen wordt ingevoerd. Jaarplan dekenberaad

5 Financieel toezicht Het financieel toezicht maakt een belangrijk onderdeel van het toezicht van de deken. De deken wordt bij het uitoefenen hiervan ondersteund door de unit financieel toezicht advocatuur (unit FTA). De unit FTA werkt enkel in opdracht van de deken. Zo ondersteunt de unit FTA de dekens bij reguliere onderzoeken. Daarbij maakt de unit FTA onderscheid tussen drie typen onderzoek: individuele onderzoeken bij advocaten met specifiek de financiële soliditeit als aandachtspunt, individuele onderzoeken bij advocaten met andere financiële componenten als aandachtspunt en desk researches. Daarnaast voert de unit FTA in opdracht van de dekens ook thema onderzoeken uit. Een belangrijk onderdeel van het financieel toezicht is het toezicht op de wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Ook hierbij worden de dekens ondersteund door de unit FTA. Deze ondersteuning ziet met name op ondersteuning bij onderzoeken. Voor vragen over de Wwft kunnen dekens en medewerkers van de lokale ordes contact opnemen met het kenniscentrum Wwft dat is gevestigd bij de Haagse orde van advocaten. Tuchtrechtelijk en bestuursrechtelijke handhaving Bij overtredingen van wet- en regelgeving kan de deken zowel tuchtrechtelijk als bestuursrechtelijk optreden. Tuchtrechtelijke handhaving is van oudsher de gebruikelijke weg om een advocaat aan te pakken. De deken kan ook bestuursrechtelijk handhaven, zij het bij een beperkt aantal normschendingen. De inzet van de bestuursrechtelijke handhavingsbevoegdheden is zowel in het dekenberaad als bij de lokale orden een vast onderwerp van overleg. De afweging voor tuchtrechtelijke of bestuursrechtelijke handhaving wordt in individuele gevallen bewust gemaakt Handhavingscommunicatie Handhavingscommunicatie is de inzet van communicatie gekoppeld aan handhaving, ter bevordering van de naleving van wet- en regelgeving. De dekens beogen door middel van het op meer structurele basis inzetten van communicatie de spontane naleving van wet- en regelgeving te bevorderen. Naar aanleiding van concrete normschendingen waarbij dekens het vermoeden hebben dat die zich breder kunnen voordoen, wordt voorlichting gegeven over het hoe en waarom van die betreffende norm. Tegelijkertijd worden dan ook praktische tips gegeven om de naleving van die norm verder te stimuleren Informatiepositie deken Een belangrijk aspect binnen het toezicht is de informatiepositie van de deken. Zo wisselt de deken informatie uit met de zgn. ketenpartners, onder andere de Raad voor Rechtsbijstand en de IND op basis van een protocol. Ook met de Belastingdienst zijn inmiddels werkafspraken gemaakt over het uitwisselen van informatie. Daarnaast vindt regelmatig informatie-uitwisseling plaats met presidenten van rechtbanken, gerechtshoven en de Hoge raad, en (hoofd)officieren van justitie en het landelijk en functioneel parket. Van belang om te melden is dat er in het veld veel gespeculeerd wordt over advocaten die in strijd met de regels of normen zouden handelen. Een van die geluiden is bijvoorbeeld dat advocaten misbruik zouden maken van het verschoningsrecht met daaraan gekoppeld een roep om beperking van het verschoningsrecht. De dekens kunnen deze geluiden niet plaatsen. Zij worden ook niet bevestigd door concrete signalen van genoemde ketenpartners of eigen onderzoek van de dekens. Juist om die reden roepen de dekens continu op om signalen over advocaten te melden, zodat de dekens daar gericht onderzoek naar kunnen doen en waar noodzakelijk kunnen handhaven. De dekens benadrukken dat ieder gemeld signaal, over welk onderwerp dan ook, direct wordt onderzocht en tot verdere bestuursrechtelijke of tuchtrechtelijke actie leidt indien het onderzoek daartoe aanleiding geeft. Over de opvolging van een signaal worden degenen die het signaal geven in grote lijnen geïnformeerd. De dekens zullen ook dit jaar, net als voorgaande jaren, alert blijven. Vanwege genoemde speculaties heeft het verschoningsrecht daarbij speciale aandacht. Jaarplan dekenberaad

6 1.3. Organisatie Iedere deken wordt ondersteund door een bureau met aan het hoofd de bureaudirecteur (adjunctsecretaris). Daarnaast werken er op ieder bureau een of meerdere stafmedewerkers en is er ondersteunend personeel. De omvang van de ondersteuning in relatie tot de uit te voeren werkzaamheden blijft de aandacht vragen van dekens Automatisering Halverwege 2015 hebben de dekens, in samenspraak met de adjunct-secretarissen, besloten om de (kantoor)automatisering bij alle lokale ordes te vernieuwen, hieronder valt ook het systeem waarin alle toezichtactiviteiten en klachten worden geregistreerd. Er is een project opgezet, waarin in eerste instantie drie adjunct-secretarissen het voortouw hebben genomen. Vanuit het dekenberaad zijn twee dekens betrokken. In 2015 is begonnen met het opstellen van een programma van eisen; een overzicht van waar de nieuwe automatiseringsomgeving aan moet voldoen. In 2016 is aan de hand van verschillende presentaties een leverancier gekozen die het nieuwe automatiseringssysteem moet gaan bouwen. Vanuit alle lokale ordebureaus zijn medewerkers via verschillende werkgroepen betrokken bij het bepalen van hoe het systeem er uit moet komen te zien en hoe het moet werken. Het streven is het systeem in de loop van 2017 operationeel te laten zijn. Het moet er uiteindelijk ook voor zorgen dat alle lokale ordes uniform registreren en rapporteren Professionalisering Door de verdere versterking en professionalisering van het toezicht is de werkdruk op de bureaus toegenomen. De hoop is dat door de automatisering op termijn efficiënter gewerkt kan worden, maar anderzijds geldt dat de dekens en daardoor de bureaumedewerkers er ook veel taken bij hebben gekregen. Daarnaast is het van belang te blijven zorgen voor kwalitatief goede bureaumedewerkers met de juiste kennis. Ook wordt aandacht besteed aan het onderling delen van kennis en personeel om zo de toegenomen werkdruk en piekbelasting op te kunnen vangen. Verder geldt dat de dekens bij hun werkzaamheden ook ondersteund worden door de afdeling Toezicht van de NOvA. Zo wordt de reguliere CCV bij de NOvA uitgevoerd, is de unit FTA bij de NOvA gehuisvest en vormen enkele medewerkers van de afdeling Toezicht het secretariaat van het dekenberaad. Dit jaar zal ook weer in het teken staan van professionalisering en verbreding van de kennis bij de dekens. In dat kader hebben de dekens een plan opgesteld waarbij, naast de reguliere vergaderingen, hiertoe voldoende ruimte zal worden geboden. Gewerkt wordt aan een ontwikkelingsstrategie waarin structurele reflectie en gerichte kennisverdieping een belangrijke plaats krijgen. Gedacht moet worden aan intervisie, het bijwonen van lezingen van eventueel daartoe uitgenodigde externe sprekers en het volgen van cursus Verantwoording Via het jaarverslag van het dekenberaad leggen de dekens verantwoording af over de wijze waarop zij toezicht uitoefenen en klachten behandelen. Een goede verantwoording over toezicht en klachtbehandeling draagt bij aan het maatschappelijk vertrouwen in de advocatuur. In overleg met de adjunct-secretarissen is de verantwoording in 2016 sterk verbeterd. Uiteraard wordt ook voor de komende jaren bekeken waar nog verbetering mogelijk is. Jaarplan dekenberaad

7 Speerpunten dekenaal toezicht Inleiding De dekens stellen ook voor 2017 weer een aantal concrete speerpunten voor het dekenaal toezicht vast. Bij het formuleren van de speerpunten moet rekening worden gehouden met de reguliere (toezicht- ) activiteiten van de dekens en de lokale ordebureaus die onverkort doorgang moeten vinden. De reeds aanwezige toezichtfunctie en de klachtbehandeling worden uiteraard gecontinueerd. Verder wordt rekening gehouden met de bevindingen van het college van toezicht zoals zij die geformuleerd heeft in haar tussentijds verslag d.d. 13 september Speerpunten dekenberaad voor Wwft Ook dit jaar is de wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) een speerpunt voor de dekens. Drie aspecten krijgen in 2017 extra aandacht. Medio 2017 is een wijziging van de Wwft voorzien. Aanleiding is de verplichte implementatie van de 4 e Europese antiwitwasrichtlijn. Zoals nu voorzien kunnen de voorgestelde wijzigingen een behoorlijke impact hebben op advocaten en advocatenkantoren. Om die reden zullen de dekens ook in 2017 de naleving van de Wwft en van de op handen zijnde wijzigingen controleren. Daarnaast blijven de dekens de naleving van de meldingsplicht controleren en is aandacht voor het gebruik van de derdengeldenrekening in relatie tot witwassen. Uit een aantal recente casus blijkt dat de derdengeldrekening van de advocaat mogelijk wordt gebruikt voor transacties die verband zouden kunnen houden met witwassen. Tijdens onder andere kantoorbezoeken wordt hier extra op gecontroleerd. 2. Kwaliteitsbevordering In 2017 treedt naar verwachting artikel 26 van de Advocatenwet in werking. Dit artikel bevat de verplichting voor de algemene raad om kwaliteitstoetsen bij advocaten uit te voeren. De algemene raad heeft de inrichting van de kwaliteitstoetsen op zodanige wijze vormgegeven dat advocaten verplicht worden elk jaar deel dienen te nemen aan een vorm van gestructureerde feedback. Deze verplichting wordt nader uitgewerkt in de Voda en in de Regeling op de advocatuur (Roda). Zoals het voorstel nu luidt, kan de advocaat kiezen tussen drie vormen van gestructureerde feedback: intervisie, peer review en gestructureerd intercollegiaal overleg. Aangezien deze verplichting is neergelegd in de Voda en de Roda is het aan de dekens om hier, net als bij andere verplichtingen, toezicht op te houden. De dekens zijn groot voorstander van kwaliteitsbevordering en vinden het dan ook belangrijk om vanaf de inwerkingtreding van deze nieuwe verplichting aandacht te besteden aan dit onderwerp. Het gaat de dekens vooruitlopend op inwerkingtreding van de verplichting vooral om bewustwording. De dekens zullen hier blijvend de aandacht voor vragen, bijvoorbeeld bij ieder kantoorbezoek. 3. Stagiaire-ondernemers De stagiaire-ondernemer is de stagiaire die de praktijk voor eigen rekening en risico uitoefent. Deze stagiaires zijn, in tegenstelling tot andere stagiaires, zelf verantwoordelijk voor hun inkomsten en investeringen (dus bijvoorbeeld ook de beroepsopleiding). Om die reden gelden er strenge eisen om als stagiaire-ondernemer aan de slag te kunnen. Zo moet er een realistisch ondernemingsplan ingediend worden bij de raad van de orde en is er een financiële buffer nodig om te kunnen starten en om de continuïteit van de praktijkvoering te kunnen garanderen. De dekens zien een stijging van het aantal vragen over het worden van stagiaire-ondernemer. Gelet op de marktomstandigheden is dat niet vreemd; veel kantoren nemen niet zomaar stagiaires meer aan. Om dan toch als advocaat aan de slag te kunnen is het worden van stagiaire-ondernemer een optie. Het toenemend aantal personen dat als stagiaire-ondernemer aan de slag wil in combinatie met de 7

8 risico s die deze stagiaires lopen is voor de dekens aanleiding om extra aandacht te besteden in 2017 aan de stagiaire-ondernemer. 4. Privacy en gegevensbeveiliging De dekens vinden privacy en gegevensbeveiliging een belangrijk onderwerp, omdat op dit gebied veel gebeurt. Zo is op 24 mei 2016 de Algemene Verordening Gegevensbescherming in werking getreden. Deze Europese verordening heeft directe werking en wordt van toepassing op 25 mei Op dat moment is de Wet bescherming persoonsgegevens niet meer van toepassing en dienen alle organisaties te voldoen aan deze verordening. Daarnaast geldt sinds 1 januari 2016 de meldplicht datalekken. Ook KEI en het digitaal procederen zijn ontwikkelingen die van belang zijn voor de privacy en gegevensbeveiliging. Afgelopen jaar is op lokaal en landelijk niveau veel gedaan aan bewustwording en het vergroten van kennis op dit gebied bij zowel advocaten als dekens. De dekens menen echter dat dit nog maar het begin is en vinden het belangrijk dat dit onderwerp in 2017 prominent op de agenda staat. 8