Bestendigen & Vooruit kijken. Toezicht houden in een veranderende omgeving

Transcriptie

1 Bestendigen & Vooruit kijken Toezicht houden in een veranderende omgeving Jaarverslag dekenberaad 2014

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Organisatie dekenberaad Algemeen Samenstelling en werkwijze Ondersteuning Unit Financieel Toezicht Advocatuur Vergaderingen Functioneren dekenberaad Zichtbaarheid dekenberaad Prioriteiten Jaarplan Speerpunten t.a.v. de versterking en verbreding van inhoudelijk toezicht Speerpunten t.a.v. de professionele ondersteuning van het toezicht Speerpunten t.a.v. overige randvoorwaarden voor versterking van het toezicht Implementatie nieuwe Advocatenwet Activiteiten Implementatie nieuwe Advocatenwet Seminars nieuwe regelgeving Opstellen van een handreiking Awb cursussen Financieel toezicht Regulier onderzoek Thema onderzoek Wwft Thema onderzoek gefinancierde rechtsbijstand Dienstenaanbod unit FTA Kenniscentrum Wwft Toezicht op kwaliteit Pilotonderzoek asiel- en vreemdelingenrecht advocatuur Rapportage versterking kwaliteit rechtsbijstand in vreemdelingen- en asielzaken Proactief toezicht Kantoorbezoeken Centrale controle op de verordeningen Signaaluitwisseling met ketenpartners

3 4.5 Overig Herziening leidraad dekenale klachtbehandeling Positie en profiel van de deken Herziening voorwaarden Verklaring omtrent het gedrag Vooruitzicht activiteiten Verantwoording Klachtregistratie Kantoorbezoeken Resultaten Centrale controle op de verordeningen Registratie signaal dossiers BIJLAGEN Bijlage 1 Samenstelling dekenberaad Bijlage 2 Aantallen reguliere onderzoeken unit FTA Bijlage 3 Rapportage verkennend onderzoek Wwft door de unit FTA Bijlage 4 Voorstel onderzoek gefinancierde rechtsbijstand Bijlage 5 Resultaten klachtregistratie Bijlage 6 Resultaten kantoorbezoeken Bijlage 7 Resultaten CCV

4 1. Inleiding De titel van dit jaarverslag luidt Bestendigen en vooruitkijken. Het jaar 2014 was het jaar waarin er duidelijkheid kwam over de vormgeving van het toezicht op de advocatuur vanaf Voor de dekens en het dekenberaad kwam die duidelijkheid op een goed moment. Zij hebben vanaf 2011 gewerkt aan professionalisering van de organisatie van het dekenberaad, ondersteund door de afdeling toezicht van de Nova, de Unit financieel toezicht en het Kenniscentrum Wwft. De lokale dekens en hun ordebureaus waren ondertussen klaar om de nieuwe regels en werkwijzen in hun organisaties te implementeren. Daarmee kregen zij de kans om de werkprocessen aan te passen en met ingang van 1 januari 2015 op uniforme wijze met de nieuwe bevoegdheden om te gaan. De deken is toezichthouder in de zin van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) geworden. In zijn gereedschapskist heeft de deken naast de bevoegdheden tot optreden en handhaven in het advocatentuchtrecht, nu ook bestuursrechtelijke bevoegdheden. Daaronder zijn begrepen het opleggen van een last onder dwangsom en een bestuurlijke boete. Dit vergt stevige aanpassingen in een systeem, dat decennia lang enkel met het tuchtrecht heeft gewerkt. De dekens zijn in de loop van 2014 bekend geraakt met de naderende omslag. Zij hebben veel tijd besteed aan opleiding van hun staf, de leden van de raad van de orde en zichzelf. Ondertussen liepen de initiatieven op het gebied van het toezicht en klachtbehandeling die reeds waren ingezet gewoon door. Vanuit de gedachte dat men beter minder projecten goed kan aanpakken, dan veel projecten maar half, zijn enkele speerpunten voor 2014 opnieuw geagendeerd in Daarbij gaat het om de versterking van de bureauorganisatie en de identificatie van aandachtsgebieden voor risicogestuurd toezicht. Er zijn belangrijke stappen gezet in de samenwerking met partners in het juridische veld. De Raad voor Rechtsbijstand, de IND, de Rechtspraak en het OM kunnen als voorbeeld worden genoemd. In hun discussies over toezicht spreken de dekens steeds vaker over het belang van de kwaliteit van de dienstverlening aan de cliënt en de risico s voor de cliënt en de advocaat. Niet toezicht om toezicht te houden, maar om genoemde belangen gericht te dienen. De dekens hebben het voorgenomen aantal kantoorbezoeken ook dit jaar gehaald. Advocatenkantoren worden bezocht om de kantoororganisatie te controleren. Daarnaast wordt de gelegenheid genomen om met de betreffende advocaten van gedachten te wisselen over het vak. Het belang van de kantoorbezoeken is ook in 2014 duidelijk zichtbaar geworden. De kantoorbezoeken zijn een goed middel in het kader van het individuele toezicht. Zij geven daarnaast een goed beeld van de stand van zaken op de advocatenkantoren die te maken hebben met bezuinigingen op de gefinancierde rechtsbijstand. Het dekenberaad heeft de Unit FTA gevraagd onderzoek te doen naar kwetsbaarheden van advocaten in het toevoegingensysteem. Er is verder gewerkt aan het project betreffende de kwaliteit van de rechtsbijstand in vreemdelingen- en vluchtelingenzaken. In aanloop naar de nieuwe taakstelling is de omgang van advocaten met de Wwft-regelgeving bekeken. Alle nieuwe activiteiten en de grotere zichtbaarheid zorgen voor (veel) meer werk op de ordebureaus. De ondersteuning moet toereikend blijven om de nieuwe taken te vervullen. Interim-rapporteur mr. R.J. Hoekstra stipte in zijn eindverslag over 2014 het belang van zichtbaar en consistent toezicht aan. De aandacht daarvoor zal niet verslappen. De organisatie voor het houden van goed toezicht is stevig ingebed. De dekens gaan verder met fine tunen. Bas Martens Voorzitter Dekenberaad 3

5 2. Organisatie dekenberaad 2.1 Algemeen De afgelopen jaren is het toezicht op advocaten een onderwerp dat de aandacht trekt, niet alleen binnen de advocatuur zelf, maar ook daarbuiten. Op initiatief van de algemene raad van de Nederlandse orde van advocaten (hierna: NOvA) heeft mr. A.W.H. Docters van Leeuwen een onderzoek ingesteld naar de wijze waarop dat toezicht is vormgegeven. In maart 2010 publiceerde hij zijn advies, onder de titel Het bestaande is geen alternatief. 1 Dat advies mondde uit in tal van aanbevelingen, gedeeltelijk gericht tot de wetgever en gedeeltelijk gericht tot de NOvA en plaatselijke orden en dekens. Het college van afgevaardigden heeft het merendeel van die aanbevelingen overgenomen. Eén van de consequenties is geweest dat de dekens de afgelopen jaren hun reguliere overleg aanzienlijk hebben geïntensiveerd, om te komen tot landelijk geharmoniseerd toezicht en klachtbehandeling. Dat overleg heeft in eerste instantie een formele invulling gekregen in de Verordening op het landelijk dekenberaad toezicht, in werking getreden op 1 juli Per 1 januari 2015 is de Verordening op het landelijk dekenberaad toezicht ingetrokken en is de Verordening op de advocatuur van toepassing, waarin in paragraaf invulling wordt gegeven aan het dekenberaad Samenstelling en werkwijze Het dekenberaad bestaat uit de elf dekens van de orden in de arrondissementen. De algemeen deken en de secretaris van de algemene raad nemen deel aan het dekenberaad, tenzij het dekenberaad anders beslist. De voorzitter van het dekenberaad is mr. Bas Martens, de deken van Den Haag. De rol van technisch voorzitter werd aanvankelijk vervuld door mr. Jeroen Brouwer. Per 1 mei 2014 heeft drs. Niels Hupkes MSc, manager van de afdeling Toezicht van de NOvA, de functie overgenomen. Tot deze constructie is begin 2014 besloten, ter versterking van het secretariaat van het dekenberaad en om een verdere professionalisering en afstemming tussen de dekens en de afdeling Toezicht van de NOvA, waaronder ook de unit Financieel Toezicht Advocatuur (hierna: unit FTA) valt, te bewerkstelligen Ondersteuning Het dekenberaad wordt ondersteund door een secretariaat, bestaande uit medewerkers van de NOvA. Onder aansturing van de technisch voorzitter draagt het secretariaat zorg voor structurele ondersteuning van de elf lokale orden van advocaten. Ook draagt het secretariaat dekenberaad er aan bij dat er afstemming plaatsvindt tussen het dekenberaad enerzijds en de adjunct-secretarissen en ondersteunende bureaus anderzijds. Op die manier wordt de beoogde harmonisatie bewerkstelligd. Een ander belangrijk aspect is de zogenoemde afloopcontrole: het secretariaat houdt er zicht op dat besluiten die in het dekenberaad worden genomen ook leiden tot lokaal geharmoniseerd en uitgevoerd toezichtbeleid. Het dekenberaad wordt tevens bijgestaan door de manager communicatie van de NOvA. Zij is ieder dekenberaad aanwezig en heeft een adviserende rol daar waar het de communicatie en zichtbaarheid vanuit het dekenberaad betreft. 1 De rapportage is te vinden via 2 De nieuwe en oude regelgeving is te vinden via 4

6 2.2.2 Unit Financieel Toezicht Advocatuur Op het bureau van de NOvA is sinds 1 april 2013 de unit FTA operationeel. De dekens maken gebruik van de unit FTA als het gaat om individuele controle en onderzoeken bij advocaten met specifiek de financiën als aandachtspunt. Daarnaast kan de unit worden aangewezen als rapporteur inzake een onderzoek ex artikel 60c van de Advocatenwet en doet de unit proactief themaonderzoek ( 4.2.2). Uit de ervaringen tot nu toe blijkt dat de unit FTA een substantiële bijdrage levert aan het uitvoeren van onderzoeken en het proactieve toezicht. Dit alles onder verantwoordelijkheid van de dekens. 2.3 Vergaderingen In 2014 is het dekenberaad twaalf keer bijeengeweest. De reguliere bijeenkomsten vonden plaats in Utrecht. Tijdens die bijeenkomsten is gesproken over zeer uiteenlopende onderwerpen. De onderwerpen hebben één ding gemeen: ze houden allen verband met de toezichttaak van de deken. Zo wordt bijvoorbeeld elk dekenberaad casuïstiek besproken. Iedere deken kan tijdens het dekenberaad casus inbrengen om daarover van gedachten te wisselen met de andere dekens. De bijeenkomst van april vond plaats in Arnhem, waar een volledige dag was uitgetrokken om dieper in te kunnen gaan op een aantal onderwerpen, waaronder de praktische gevolgen van nieuwe Advocatenwet. Tevens hebben de dekens tijdens dit dekenberaad onder professionele begeleiding aan intervisie gedaan. In augustus vond een extra bijeenkomst plaats om het functioneren van het dekenberaad te evalueren en na te denken over hoe het dekenberaad zou moeten functioneren na 1 januari Het dekenberaad van november 2014 vond plaats in samenhang met het Jonge Balie congres. Gedurende het jaar heeft het dekenberaad een aantal gasten mogen ontvangen. De heer mr. R.J. Hoekstra, de interim-rapporteur toezicht advocatuur, heeft het dekenberaad in 2014 drie maal bijgewoond. In januari heeft hij zijn rapportage over 2013 toegelicht, in juli zijn halfjaarlijkse rapportage over 2014 en in december heeft hij een toelichting gegeven op zijn eindrapportage over Tijdens het dekenberaad in juli was de unit FTA aanwezig om de resultaten van het verkennend onderzoek inzake de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (hierna: Wwft) te bespreken ( 4.2.2). Tijdens het dekenberaad van oktober waren er twee vertegenwoordigers van de Nationale politie te gast. Tot slot heeft in 2014 verscheidene keren een waarnemend en/of beoogd deken deelgenomen aan het dekenberaad. Dit ter vervanging van een deken die verhinderd was of om alvast mee te lopen ter voorbereiding op het aankomende dekenaat. 2.4 Functioneren dekenberaad Tijdens het extra dekenberaad in augustus is gesproken over het functioneren en de toekomst van het dekenberaad. De dekens vonden het noodzakelijk hier een extra bijeenkomst aan te wijden in verband met de komst van de nieuwe Verordening en de nieuwe Advocatenwet per 1 januari Tijdens die bijeenkomst bleek dat de dekens het dekenberaad in het algemeen als onmisbaar ervaren: als paraplufunctie, klankbord en denktank maar ook bij het stellen van regels. Dankzij het dekenberaad is al veel opgepakt, geharmoniseerd en bereikt. 3 De rapportages van mr. R.J. Hoekstra zijn te raadplegen op 5

7 Daarnaast zijn tijdens deze bijeenkomst de taken van de deken besproken. De deken heeft als primaire taak het houden van toezicht en het behandelen van klachten. Daarnaast bewaakt hij, samen met de overige leden van de raden van de orden, de algemene belangen van de advocatuur en, voor zover mogelijk, eventuele belangen van advocaten. Tot slot is tijdens de bijeenkomst gesproken over de invulling van de taak van het dekenberaad na 1 januari Per 1 januari 2015 is de Verordening op de advocatuur van toepassing, waarin in paragraaf invulling wordt gegeven aan het dekenberaad. Het dekenberaad behoudt zijn functie als overlegorgaan voor wat betreft het uitwisselen van informatie en kennis met betrekking tot toezicht en klachtbehandeling. Daarbij hebben de dekens de wens uitgesproken zich in de toekomst blijvend te richten op het bevorderen van de harmonisering, ook waar het taken van de raden van de orde betreft. Het dekenberaad steekt vanaf 1 januari 2015 langs de twee functies van de deken werkzaamheden in: 1) specifieke taken deken bij toezicht en klachtbehandeling, en 2) de deken als voorzitter van de raad van de orde. Via deze invulling wil het dekenberaad ook in 2015 zijn coördineerde rol continueren en doorgroeien in het toezicht. 2.5 Zichtbaarheid dekenberaad Het dekenberaad heeft in 2014, met behulp van de manager communicatie van de NOvA, een communicatiestrategie opgesteld. De dekens willen door middel van communicatie naleefgedrag stimuleren, draagvlak creëren en het werk en de resultaten van het toezicht zichtbaar maken. Het jaarplan van het dekenberaad en de daarbij behorende activiteiten zijn leidend voor de uitingen van het dekenberaad. Om die reden heeft het dekenberaad het jaarplan 2014 ( 3.1) voor een ieder toegankelijk op de website van de NOvA onder het thema dekenberaad geplaatst. In juni 2014 heeft het dekenberaad bovendien het halfjaarverslag gepubliceerd. 4 In het kader van zichtbaarheid hebben de dekens er daarnaast voor gekozen de balie uitvoerig te informeren over het onderzoek van de unit FTA naar de naleving van de Wwft ( 4.2.2). Ook heeft het dekenberaad breed gecommuniceerd over de opvolging van de uitkomsten van het onderzoek naar de kwaliteit van de dienstverlening van de asiel- en vreemdelingenadvocatuur ( 4.3). Naast de uitingen op basis van het jaarplan bespreken de dekens iedere maand tijdens het dekenberaad of het op basis van de actualiteit noodzakelijk is een bericht vanuit het dekenberaad naar buiten te brengen. Zo is het afgelopen jaar een aantal berichten in het Advocatenblad verschenen. Het dekenberaad heeft de balie onder andere geïnformeerd over het cederen of verkopen van vorderingen in relatie met de geheimhoudingsplicht, het belang van een adequate verzekering voor het in- en uitlooprisico, de toelaatbaarheid van het maken van een kopie van het identiteitsbewijs ( het kopietje paspoort ), relatiebedingen in arbeidsovereenkomsten van stagiaires en de toelaatbaarheid van het structureel niet innen van de eigen bijdrage. Naast deze korte berichten is in het Advocatenblad van september een praktische handreiking over overnameperikelen en ronselpraktijken verschenen. 5 Indien sprake is van spoedeisende ontwikkelingen die rechtstreeks de praktijkuitoefening betreffen, worden door de dekens digitale nieuwsbrieven verspreid. 4 Het halfjaarverslag van het dekenberaad is te raadplegen op onder het thema dekenberaad. 5 De praktische handreiking is te raadplegen op onder het thema dekenberaad. 6

8 3. Prioriteiten 3.1 Jaarplan 2014 Op de voet van artikel 7 van de (voorheen) Verordening op het landelijk dekenberaad toezicht heeft het dekenberaad op 15 januari 2014 een jaarplan voor het jaar 2014 vastgesteld. 6 In het jaarplan zijn acht speerpunten voor het dekenaal toezicht in 2014 geformuleerd. Deze speerpunten zijn grotendeels afgeleid van de aanbevelingen die interim-rapporteur mr. R.J. Hoekstra heeft geformuleerd in zijn eindrapportage over Het gaat om de volgende speerpunten: Speerpunten t.a.v. de versterking en verbreding van inhoudelijk toezicht 1. Financieel toezicht, met een focus op de Wwft. De Unit FTA zal, in combinatie met het kenniscentrum Wwft, dit onderwerp verder uitwerken en onderzoeken ( 4.2). Ook in de kantoorbezoeken zal het onderwerp nadrukkelijker aan de orde komen ( 4.4.1). 2. Onderzoek naar de kwaliteit van advocatuurlijke dienstverlening. Waar in 2013 door middel van o.a. een onderzoek de nadruk is gelegd op de kwaliteit van de dienstverlening van de asiel- en vreemdelingenadvocatuur ( 4.3), identificeert het dekenberaad voor 2014 opnieuw een rechtsgebied dat extra aandacht krijgt, bijvoorbeeld vanuit het perspectief van kwetsbare cliënten en/of geïdentificeerde risico s (zie ook punt 3). 3. Identificatie van aandachtsgebieden voor risicogestuurd toezicht, volgend uit o.a. de CCV bevindingen en de analyse van klachten. Meer dan voorheen leiden signalen uit al voorhanden zijnde registraties tot een opvolging in het toezicht. 4. Innovatie van de dekenale klachtenafhandeling, met o.a. de evaluatie en eventuele herziening van de dekenale leidraad klachtbehandeling ( 4.5.1) Speerpunten t.a.v. de professionele ondersteuning van het toezicht 5. De ondersteuning vanuit de bureaus voor de deken en de raad van toezicht wordt verder versterkt en geharmoniseerd ( 2.2.1). Er moet worden gewerkt naar een landelijk zelfde niveau van ondersteuning. Overwogen wordt of verdere professionalisering denkbaar is aan de hand van specialisatie en centralisering van bepaalde taken. 6. Verdere innovatie rond de kantoorbezoeken: overwogen wordt op welke wijze de selectie van kantoren, de inrichting van kantoorbezoeken, de te adresseren onderwerpen, de registratie en de verslaglegging ervan (verantwoording) en de terugkoppeling aan bezochte kantoren zodanig kunnen worden verbeterd dat de kantoorbezoeken een nog effectiever en proactief instrument worden ( 4.4.1). 7. Opstellen van risicoprofielen op basis van al voorhanden zijnde gegevens, zoals de CCV, de klachtbehandeling en vanuit de Unit FTA, alsmede de signalering van ketenpartners Speerpunten t.a.v. overige randvoorwaarden voor versterking van het toezicht 8. Creëren van duidelijkheid over de positie en het profiel van de deken, mede in relatie tot de raad van toezicht (per 1 januari 2015: raad van de orde), zodat een toekomstbestendig kader ontstaat op basis waarvan de continuïteit van het toezicht gewaarborgd is ( 4.5.2). 6 Het jaarplan van het dekenberaad is te raadplegen op onder het thema dekenberaad. 7 De rapportage van mr. R.J. Hoekstra is te raadplegen op 7

9 3.1.4 Implementatie nieuwe Advocatenwet Bovenstaande speerpunten zijn leidend geweest voor de activiteiten van het dekenberaad in 2014, naast uiteraard de reguliere werkzaamheden en toezichtactiviteiten van de lokale ordes. Bij de totstandkoming van het jaarplan 2014 was echter nog weinig bekend over de voortgang van het wetsvoorstel Wet positie en toezicht advocatuur (Kamernummer ). 8 Op 8 april en 30 september 2014 hebben de Tweede respectievelijk de Eerste Kamer ingestemd met bedoeld wetsvoorstel. De wet is op 1 januari 2015 in werking getreden en brengt substantiële wijzigingen met zich mee voor wat betreft de uitoefening van het toezicht op de advocatuur, de handhaving en de klachtbehandeling. De dekens en de lokale bureaus hebben de zeilen daardoor enigszins moeten bijstellen om zich voor te bereiden op de inwerkingtreding van de nieuwe Advocatenwet ( 4.1). Om deze reden is niet aan alle in het jaarplan 2014 geformuleerde speerpunten zoveel aandacht besteed als aanvankelijk beoogd

10 4. Activiteiten In onderstaand overzicht wordt aan de hand van een aantal belangrijke thema s aangegeven welke werkzaamheden het dekenberaad heeft uitgevoerd in Implementatie nieuwe Advocatenwet Op 1 januari 2015 is de nieuwe Advocatenwet in werking getreden. Deze wet brengt substantiële wijzigingen met zich mee. Met ingang van 1 januari 2015 is de deken toezichthouder zoals bedoeld in artikel 5:11 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Hiermee valt het toezicht dat de deken uitoefent onder de reikwijdte van de Awb. Zo heeft de deken de bevoegdheid om inlichtingen en inzage te vorderen en kan hij, naast het starten van een tuchtrechtelijke procedure, zelfstandig een bestuursrechtelijke maatregel opleggen wanneer een advocaat een overtreding heeft begaan. Daarnaast is de deken per 1 januari 2015 belast met het toezicht op de Wwft. Met als doel beslagen ten ijs te komen hebben de dekens zich vanaf halverwege 2014 voorbereid op de inwerkingtreding van de nieuwe Advocatenwet. Hierbij zijn zij ondersteund door de afdeling Toezicht van de NOvA Seminars nieuwe regelgeving Op 3 juli 2014 heeft de NOvA een seminar georganiseerd voor alle dekens, de overige leden van de (toen) raden van toezicht en de lokale bureaumedewerkers over de nieuwe Advocatenwet. In een plenair gedeelte en verschillende deelsessies zijn de deelnemers voorgelicht over de belangrijkste wijzigingen in de Advocatenwet en de Wwft en over wat deze wijzigingen betekenen voor de uitoefening van de taken van de deken, de overige leden van de raad van de orde en de bureaumedewerkers per 1 januari Op 12 november 2014 is opnieuw een soortgelijk seminar georganiseerd. Daar is wederom de nieuwe Advocatenwet aan de orde gekomen, maar is ook uitgebreid gesproken over nieuwe Verordening op de advocatuur Opstellen van een handreiking Om de wijzigingen op grond van de nieuwe Advocatenwet met betrekking tot toezicht en handhaving inzichtelijk en praktisch toepasbaar te maken is een aantal documenten opgesteld ten behoeve van de dekens, de leden van de raden van de orde en de lokale bureaumedewerkers. Met deze documenten is beoogd om in beeld te krijgen wat de nieuwe Advocatenwet, de Awb en de Wwft betekenen voor de toezichtuitoefening en de handhaving door de deken en zijn medewerkers. De documenten zijn allereerst besproken met (een afvaardiging van) de adjunct-secretarissen en zijn daarna herhaaldelijk besproken in het dekenberaad. Het belangrijkste document is de handreiking Toezicht en handhaving advocatuur per 1 januari 2015, waarin de toezichtstaken en bevoegdheden van de deken op toegankelijke wijze worden toegelicht. De handreiking is tevens beschikbaar voor de onder het toezicht van de deken staande advocaten. In het dekenberaad is tevens aandacht besteed aan het opstellen van de benodigde mandaatbesluiten met het oog op over te dragen taken en bevoegdheden van de deken aan de leden van de raad van de orde, de adjunct-secretaris en de lokale stafmedewerkers, alsmede aan de algemeen secretaris en de medewerkers van de afdeling Toezicht van de NOvA. 9

11 Tot slot is in het dekenberaad herhaaldelijk de beleidsregel Bestuursrechtelijke handhaving advocatuur besproken, waarin invulling wordt gegeven aan de bestuursrechtelijke handhavingsbevoegdheden van de dekens. Beoogd wordt om deze beleidsregel in 2015 vast te stellen Awb cursussen In het kader van de wijzigende wet- en regelgeving zijn vanuit de NOvA tot slot vijf cursussen (twee basis- en drie verdiepende cursussen) over de Awb aangeboden aan de dekens, de leden van de raden van de orde en de lokale bureaumedewerkers. In deze cursussen zijn de dekens door mr. dr. O.J.D.M.L. Jansen, universitair hoofddocent aan de Universiteit Utrecht, onderwezen over toezicht en handhaving op grond van de Awb en over hoe dit zich verhoudt tot de nieuwe Advocatenwet. 4.2 Financieel toezicht Ook in 2014 heeft het financieel toezicht een belangrijk onderdeel van het (proactieve) toezicht van de deken uitgemaakt. De unit FTA heeft op verschillende manieren het dekenberaad en de dekens ondersteund Regulier onderzoek Allereerst gaat het dan om ondersteuning via reguliere onderzoeken. Daarbij maakt de unit FTA onderscheid tussen drie typen onderzoek. In de eerste plaats maken de dekens gebruik van de unit FTA als het gaat om individuele onderzoeken bij advocaten met specifiek de financiën als aandachtspunt. Het gaat hier om financiële onderzoeken op verzoek van de deken, waarbij het onderzoeksdoel altijd de financiële toestand van het kantoor is. Ondersteuning door de unit FTA kan ook plaatsvinden door middel van bijvoorbeeld desk research. De deken vraagt dan relevante financiële informatie op bij een kantoor, al dan niet tijdens een kantoorbezoek, en laat die informatie vervolgens beoordelen door de unit FTA op risico s in de financiële soliditeit van een kantoor. De unit FTA stelt een analyse op en adviseert de deken, zonder het kantoor te bezoeken. Als laatste kan de unit FTA ook ondersteuning bieden door middel van het bezoeken van een kantoor, al dan niet in aanwezigheid van de deken. Het gaat dan om inhoudelijke onderzoeken op verzoek van de deken naar risico s die niet direct de financiële soliditeit van het kantoor betreffen, maar juist andere financiële componenten (bijvoorbeeld gebruik derdengeldenrekening). In 2014 hebben 20 van dit soort reguliere kantoorbezoeken plaatsgevonden. 9 Dit is ruim twee keer zoveel als in Daarnaast heeft de unit FTA in desk researches uitgevoerd. Dit is eveneens ruim twee keer zo veel als in Bovendien heeft de unit FTA in 2014 veertien inhoudelijke onderzoeken uitgevoerd, ook dit zijn twee keer zoveel onderzoeken als in Uit het vorenstaande blijkt dat de unit FTA in een behoefte voorziet Thema onderzoek Wwft Daarnaast voert de unit FTA thematische onderzoeken uit. In het jaarverslag dekenberaad 2013 werd al een verkennend onderzoek naar de naleving van de Wwft aangekondigd. Dit onderzoek heeft in de eerste helft van 2014 plaatsgevonden. Het onderzoek heeft plaatsgevonden bij 47 kantoren verdeeld 9 Zie bijlage 2 Stand van zaken unit FTA per

12 over alle arrondissementen. De bevindingen van dit onderzoek zijn te vinden in de rapportage in de bijlage Thema onderzoek gefinancierde rechtsbijstand Eind 2014 is gestart met een nieuw thematisch onderzoek. Het thema is gefinancierde rechtsbijstand. 11 Het doel van het onderzoek is het in kaart brengen van eventuele risico s voor de continuïteit van de dienstverlening door advocaten binnen de gefinancierde rechtsbijstand bij de reeds gerealiseerde en voorgenomen bezuinigingen. Begin 2015 worden de eerste resultaten van dit onderzoek verwacht Dienstenaanbod unit FTA In het jaarverslag dekenberaad 2013 werd gesproken over het groeiproces waarin de unit FTA zich toen bevond. In het kader van dat groeiproces is dit jaar een dienstenaanbod opgesteld. De diverse soorten onderzoek die de unit FTA kan verrichten zijn overzichtelijk gerangschikt. De onderzoeken zijn verdeeld in preventieve en repressieve onderzoeken. Het dienstenaanbod is bedoeld voor de dekens, de adjunct-secretarissen en de stafjuristen. Zij krijgen zo een beeld van wat de unit FTA voor hen kan betekenen, wat ze kunnen verwachten van een bepaald onderzoek en op welke termijn ze een advies van de unit FTA mogen verwachten. De unit FTA is er echter niet alleen ter ondersteuning van de dekens. Vanaf eind 2014 kunnen advocaten bij de deken aangeven dat ze behoefte hebben aan een advies op een financieel onderwerp. Nadat de deken het verzoek heeft doorgeleid naar de unit FTA, voert de unit het adviestraject uit. Doel van een dergelijk adviestraject is advocaten inzicht te geven in de stand van zaken binnen hun praktijk en hen tevens, indien nodig, aanbevelingen aan te reiken om verbeteringen door te voeren. De deken ontvangt na hoor/wederhoor altijd een exemplaar van het advies van de unit FTA aan het kantoor en kan dit eventueel gebruiken in het kader van toezicht. Eind 2015 wordt deze adviesrol van de unit FTA geëvalueerd. 10 Zie bijlage 3 Rapportage verkennend onderzoek Wwft door de unit FTA. 11 Zie bijlage 4 Voorstel onderzoek gefinancierde rechtsbijstand. 11

13 Casus unit FTA In het voorjaar van 2014 bezoekt een deken in het kader van een regulier kantoorbezoek een advocaat. Na afloop van het kantoorbezoek schakelt de deken de unit FTA in om nader onderzoek te verrichten naar de administratieve organisatie (waaronder beheer derdengelden en kasgeld) en de financiële positie van de advocaat. De unit FTA maakt met de betrokken advocaat een afspraak en geeft aan welke gegevens voor het onderzoek beschikbaar dienen te zijn. Vervolgens wordt het onderzoek ter plaatse uitgevoerd in de vorm van een boekenonderzoek. De unit FTA streeft er daarbij naar het onderzoek zo snel mogelijk af te sluiten met een rapportage. Tussen het onderzoek bij de advocaat en het uitbrengen van het definitieve rapport, inclusief de procedure van hoor en wederhoor, ligt een periode van twee weken. Het rapport bevat feitelijke bevindingen, conclusies en aanbevelingen zoals onder andere het aanpassen van procedures en het verbeteren van de financiële positie van de advocaat. In het kader van de monitoring van de verbetermaatregelen stuurt de advocaat vervolgens de kwartaalcijfers binnen 1 maand na afloop van het kwartaal ter beoordeling naar de unit FTA. Begin december 2014 verricht de unit FTA een tweede onderzoek ter plaatse. Het doel hiervan is beoordelen of en zo ja hoe de advocaat de aanbevelingen heeft opgepakt. Voor het einde van dezelfde maand is het tweede definitieve rapport gereed, wederom na hoor en wederhoor. Ook dit rapport bevat feitelijke bevindingen, conclusies en aanbevelingen. Deze aanbevelingen richten zich net als de aanbevelingen uit het eerste rapport op het verbeteren van de administratieve organisatie en financiële positie van de advocaat. Uit het tweede rapport blijkt dat de advocaat aantoonbaar stappen ter verbetering heeft gezet op weg naar een gezonde financiële positie en een adequate bedrijfsvoering. Verdere verbetering in de financiële positie is nog wel noodzakelijk vandaar dat de monitoring via kwartaalcijfers vooralsnog voor de eerstkomende 6 maanden wordt gecontinueerd Kenniscentrum Wwft In 2014 heeft het kenniscentrum Wwft de werkzaamheden voortgezet op de ingeslagen weg. Het kenniscentrum dient als vraagbaak voor de dekens als toezichthouder en voor de advocaat in de uitoefening van zijn dagelijkse praktijk. Het kenniscentrum werd in 2014 in totaal 78 keer geraadpleegd door advocaten uit het gehele land. Evenals vorig jaar hebben veel vragen betrekking op de beoordeling of de te verrichten of verrichte werkzaamheden onder de werking van de Wwft vallen of dat een zaak gemeld dient te worden aan de FIU (Financial Intelligence Unit) Nederland. Andere gestelde vragen hadden om een aantal voorbeelden te noemen betrekking op de identificatie van de cliënt en/of van de UBO, de geheimhoudingsplicht van de advocaat jegens de fiscus in verband met de Wwft en beheer van gelden op de derdenrekening van de advocaat. 12

14 Wwft registratie 2014 Algemeen/uitleg regelgeving (35) Oplichting/toezending cheque (25) Wwft/Vafi (10) Identificatie/cliëntonderzoek (7) Opleidingsverplichtingen (1) 1% 9% 13% 45% 32% Casus kenniscentrum In 2014 werden in het gehele land advocaten benaderd door (potentiële) oplichters die daarbij gebruik maakten van cheques van buitenlandse banken. De casus vertonen steeds eenzelfde patroon, zij het dat het achterliggende geschil kan variëren. Veelal betreft het een incasso van een vordering in verband met een echtscheidingsprocedure of een overeenkomst van lening. De desbetreffende vordering wordt vervolgens vrijwel onmiddellijk na inschakeling van een advocaat per cheque op naam van het advocatenkantoor voldaan. Het kenniscentrum gaat er in deze gevallen vanuit dat het hier gaat om oplichting, gelet op de omstandigheid dat de Wwft op basis van art. 1 lid 2 Wwft niet van toepassing is op incassowerkzaamheden en in het verleden een dergelijke cheque ongedekt bleek te zijn. Het kenniscentrum adviseert de advocaat in deze situatie de bijstand onmiddellijk schriftelijk te beëindigen en de cheque desgewenst te vernietigen of te retourneren aan de afzender (met track and trace). Het kenniscentrum adviseert daarnaast dat er geen melding dient plaats te hebben aan de FIU. Een en ander neemt niet weg dat de advocaat - ongeacht het advies - steeds verantwoordelijk is en blijft voor zijn handelwijze. 4.3 Toezicht op kwaliteit Pilotonderzoek asiel- en vreemdelingenrecht advocatuur Medio 2013 hebben de NOvA en de dekens gezamenlijk opdracht gegeven tot het doen van onderzoek naar de kwaliteit van rechtsbijstand door advocaten in asiel- en vreemdelingenzaken. Aanleiding voor dit onderzoek waren signalen over tekortschietende kwaliteit van asiel- en vreemdelingenadvocaten. Op 9 januari 2014 presenteerden de onderzoekers Terlouw, Butter en 13

15 Laemers (hierna: Terlouw c.s.) hun pilotonderzoek. 12 Zij concludeerden dat een klein deel van de advocaten in het werkveld niet goed functioneert. De asieladvocatuur wordt daarbij onderscheiden van de reguliere vreemdelingenpraktijk en functioneert beter dan de reguliere vreemdelingenadvocatuur. 13 Binnen het reguliere vreemdelingenrecht zijn door Terlouw c.s. daarnaast problemen gesignaleerd bij de M50-loketten (de centrale aanmeldingsloketten van de Immigratie- en Naturalisatiedienst (hierna: IND)) en de schijnhuwelijkenloketten. In reactie op het onderzoek van Terlouw c.s. hebben de dekens op 6 februari 2014 aangekondigd maatregelen te nemen die leiden tot meer kwaliteit in de vreemdelingenadvocatuur. Zo kondigden de dekens aan dat er meer aandacht voor de vreemdelingenadvocatuur zou komen bij de reguliere kantoorbezoeken. Ook kondigden ze aan dat meer toezicht komt op advocaten bij het zogenaamde M50-loket. Het streven was de resultaten van die maatregelen eind oktober te presenteren in een rapportage ( 4.3.2) Rapportage versterking kwaliteit rechtsbijstand in vreemdelingen- en asielzaken Op 27 oktober 2014 is de rapportage betreffende project versterking kwaliteit rechtsbijstand in vreemdelingen- en asielzaken gepubliceerd. In die rapportage is verslag gedaan van de resultaten en de opvolging van de aangekondigde maatregelen naar aanleiding van het pilotonderzoek van Terlouw c.s. 14 De dekens hebben in signalen ontvangen van ketenpartners IND en de rechterlijke macht. De meeste signalen konden worden afgedaan met een normoverdragend gesprek, waarbij duidelijke afspraken voor de toekomst werden gemaakt. In vijf gevallen is kwalitatief ondermaats werk gevonden. In een aantal gevallen zijn tuchtrechtelijke trajecten, waaronder een onderzoek ex artikel 60c van de Advocatenwet, gestart. In tenminste één geval is het patronaat over een stagiaire afgekeurd in verband met structureel kwalitatief ondermaats werk van de beoogd patroon. Een ander geval heeft geleid tot overleg met het openbaar ministerie over mogelijk strafbaar handelen. De dekens hebben in 2014 het aantal kantoorbezoeken in de vreemdelingenadvocatuur geïntensiveerd. In totaal zijn 87 kantoren bezocht die vreemdelingen- en/of asielzaken behandelen. Deze kantoren zijn geselecteerd op basis van informatie van de Raad voor Rechtsbijstand en op basis van signalen van de IND of de rechterlijke macht. De kantoororganisatie van de onderzochte kantoren bleek in de meeste gevallen in orde. Dat gold ook voor de inhoudelijke kwaliteit van het werk dat in de onderzochte dossiers werd aangetroffen: hier werden weinig of geen onregelmatigheden aangetroffen. Terlouw c.s. rapporteerden tot slot over zorgen bij de zogeheten M50-loketten. Op verzoek van de portefeuillehouder van het dekenberaad heeft de IND hier specifiek navraag naar laten doen. In september 2014 heeft de IND laten weten dat de problemen aan deze loketten niet geconcretiseerd konden worden. De portefeuillehouder blijft hierover in contact met de IND. 12 Tamara Butter, Miek Laemers en Ashley Terlouw, Kwaliteit van de rechtsbijstand door advocaten in vreemdelingenzaken: Een pilot onderzoek. In opdracht van het dekenberaad van de Nederlandse Orde van Advocaten, 6 januari Dit resultaat wordt verklaard doordat de NOvA, in samenwerking met de Raad voor Rechtsbijstand, de laatste jaren al veel op het gebied van de kwaliteit van de asieladvocatuur heeft ondernomen, onder meer door verplichte permanente scholing op dit rechtsgebied in samenwerking met de specialisatie vereniging voor asieladvocaten. 14 De rapportage is te raadplegen op onder het thema dekenberaad. 14

16 De conclusie van de dekens is dat de kwaliteit van de asiel- en vreemdelingenrechtsbijstand op orde is, al zijn er enkele uitzonderingen. Dit beeld komt overeen met de conclusies van Terlouw c.s.: het gros van de advocaten functioneert goed, over een minderheid zijn er zorgen. 4.4 Proactief toezicht Kantoorbezoeken Om zicht te houden op de naleving van wetten en regelgeving bezoekt de deken, in samenwerking met zijn raad en bureaumedewerkers, jaarlijks minimaal 10 procent van alle kantoren in zijn arrondissement. Een aanzienlijk deel van deze kantoren wordt a-select geselecteerd. 15 Deze vorm van onderzoek helpt bij het signaleren van eventuele overtredingen en biedt de deken de mogelijkheid tijdig in te grijpen. Daarnaast geeft een kantoorbezoek de deken de mogelijkheid om relevante wet- en regelgeving expliciet onder de aandacht te brengen en waar nodig op bij te sturen. Een laatste belangrijke functie van de kantoorbezoeken is kennismaking. Een kantoorbezoek biedt de mogelijkheid aan kantoren om kennis te maken met de orden en vragen te stellen. In de loop van 2014 is een best practice met betrekking tot het afleggen van kantoorbezoeken ontwikkeld. Deze best practice is bedoeld om de kantoorbezoeken zo veel als mogelijk op een uniforme wijze te laten plaatsvinden. Daarnaast is de best practice bedoeld om inzicht te geven in de wijze waarop een kantoorbezoek plaatsvindt om zo verantwoording af te leggen aan kantoren/advocaten die bezocht worden en het publiek. Bij de best practice hoort een vragenlijst die gehanteerd wordt bij de kantoorbezoeken, met vragen over de naleving van de (voorheen meerdere) verordeningen en vragen over de naleving van de Wwft. Specifieke aandacht krijgen de onderwerpen die door de dekens in het jaarplan als thema zijn geïdentificeerd. De vragenlijst wordt als leidraad gehanteerd maar dit mag niet ten koste gaan van het verloop van het onderzoek. De dekens hebben benadrukt dat het van belang is stil te staan bij de omstandigheden die worden aangetroffen: die bepalen voor een groot deel wat wordt gevraagd en op welke manier dit wordt gevraagd. In de best practice is tevens opgenomen de geharmoniseerde opzet voor het registreren van kantoorbezoeken om op die manier verantwoording te kunnen afleggen ( 5.2). De best practice is in het dekenberaad van maart 2014 besproken en in het dekenberaad van april 2014 geaccordeerd. Alle bureaus maken inmiddels gebruik van de vragenlijst en van het registratiesysteem. De best practice staat daarnaast ter informatie voor de advocaten op het besloten gedeelte van de websites van de lokale ordes Centrale controle op de verordeningen 2013 In de jaarlijks terugkerende Centrale controle op de verordeningen (hierna: CCV) verklaren advocaten en kantoren of en op welke wijze zij het voorgaande jaar de bepalingen uit de (tot nog toe meerdere) verordeningen hebben nageleefd. Dit gebeurt via een kantooropgave en een individuele opgave. De CCV bestaat uit verschillende categorieën vragen die betrekking hebben op de verschillende verordeningen die in het voorgaande jaar op de advocaat van toepassing waren. Naar aanleiding van de opgave kunnen bewijsstukken worden opgevraagd. Indien een advocaat desgevraagd niet kan aantonen dat hij in het voorgaande jaar aan de voor hem geldende wet- en regelgeving voldeed, kan 15 Het overige deel van de kantoorbezoeken wordt afgelegd naar aanleiding van een incident, een klacht of een signaal. In de regel wordt tijdens een dergelijk kantoorbezoek niet alleen de aanleiding van het bezoek besproken, maar wordt het kantoor, net als bij het proactieve toezicht het geval is, aan een algehele controle onderworpen. 15

17 de deken hem uitnodigen voor een gesprek, een kantoorbezoek afleggen en/of besluiten over te gaan tot het indienen van een dekenbezwaar. In 2014 is de controle over 2013 uitgevoerd. De uitvraag van de gegevens is, namens alle dekens, verzorgd door de NOvA. De NOvA verstuurde in de eerste week van januari aan alle advocaten en advocatenkantoren een uitnodiging opgave te doen. De deadline voor het doen van opgave was 14 februari Deze termijn is verlengd naar 23 februari Alle advocaten en kantoren die op 24 februari 2014 geen opgave hadden gedaan zijn overgedragen aan de dekens voor verdere actie. Na ontvangst van de opgaves heeft de NOvA de eerste aanschrijving verzorgd, indien uit de opgave bleek dat het kantoor of de advocaat in 2013 niet had voldaan aan de geldende wet- en regelgeving. Daarbij kregen alle advocaten en kantoren de opdracht om hun tekortkomingen te herstellen. De arrondissementen Amsterdam, Midden-Nederland, Den-Bosch en Den Haag hebben hierna zelf de opgaves afgehandeld. De NOvA heeft zorggedragen voor beoordeling en afhandeling van de opgaves in alle overige arrondissementen. De resultaten van de CCV 2013 zijn te vinden in 5.3 en in bijlage Signaaluitwisseling met ketenpartners De dekens onderschrijven het belang van een goede informatie-uitwisseling over het functioneren van advocaten in het kader van toezicht. Belangrijke ketenpartners zijn onder meer de Raad voor Rechtsbijstand, de IND, het Openbaar Ministerie en de rechterlijke macht. In 2011 hebben de NOvA en de dekens afspraken in het kader van informatie-uitwisseling met de Raad voor Rechtsbijstand gemaakt. Op 2 juli 2014 zijn de dekens opnieuw geconsulteerd over de informatie-uitwisseling met de Raad voor Rechtsbijstand. Zowel de dekens als de Raad voor Rechtsbijstand kwamen tot de conclusie dat de uitwisseling goed functioneert. Naar aanleiding van dit consult zijn de afspraken tussen de partijen aangevuld, om zo nog meer informatie uit te wisselen in het kader van toezicht. 16 In september 2013 zijn werkafspraken gemaakt tussen de dekens en de IND over het melden, opvolgen en terugkoppelen van signalen. 17 In het kader van deze afspraken is er een gestructureerd overleg (drie tot vier keer per jaar) ingesteld tussen de portefeuillehouder vreemdelingen- en asielzaken in het dekenberaad (hierna: portefeuillehouder) en het Hoofd Juridische zaken van de directie Procesvertegenwoordiging van de IND. Het Hoofd Juridische zaken verzamelt signalen van IND-ers, de vreemdelingendienst, de dienst terugkeer- en vertrek, de douane etc. en geeft deze aan de portefeuillehouder door. Deze signalen gaan vooral over bejegening van IND-ers door advocaten. De portefeuillehouder stuurt het signaal door aan de verantwoordelijke deken, die afwikkelt en terugkoppelt aan de portefeuillehouder. 16 De afspraken met de Raad voor Rechtsbijstand in het kader van informatie-uitwisseling zijn te raadplegen op onder het thema dekenberaad. 17 De afspraken met de IND in het kader van informatie-uitwisseling zijn te raadplegen op onder het thema dekenberaad. 16

18 Daarnaast hebben de dekens ook in 2014 regelmatig overleg gevoerd met andere partijen die beroepshalve te maken hebben met advocaten, zoals de hoofdofficier van justitie, de president van de rechtbank en de president van het hof. Deze overleggen hebben in beginsel een organisatorisch en informeel karakter, maar hieruit kunnen ook signalen voortkomen over incidenten met advocaten die de deken kan gebruiken bij de toezichtuitoefening en waarop hij actie kan ondernemen. Interim-rapporteur mr. R.J. Hoekstra constateert in zijn eindrapportage over 2014 het volgende: Zonder uitzondering hebben de gesprekspartners aan mij aangegeven dat het contact met de deken op een effectieve wijze is ingericht: er vindt regulier periodiek overleg plaats waarin op een open en informele wijze over kwalitatief disfunctionerende advocaten wordt gesproken. Daarnaast is er zo vaak als nodig tussentijds contact. De deken pakt deze signalen serieus op, zo is de waarneming, en geeft achteraf een terugkoppeling aan de betreffende gesprekspartner. De huidige informele opzet van de signalering behoeft naar de mening van de rechters geen aanpassing: formalisering van het proces, met bijvoorbeeld een uitvoerige schriftelijke vastlegging van signalen en een bijbehorende registratie, heeft geen toegevoegde waarde en zou het thans goed functionerende proces niet ten goede komen Overig Herziening leidraad dekenale klachtbehandeling Als gevolg van de nieuwe Advocatenwet is ook de procedure met betrekking tot de klachtbehandeling gewijzigd. Dit betekent dat de Leidraad houdende regels inzake de dekenale klachtbehandeling (hierna: leidraad) moest worden herzien. Deze leidraad wordt door alle dekens gebruikt en wordt verspreid onder klagers. De nieuwe leidraad, samengesteld door enkele adjunct-secretarissen in samenwerking met het secretariaat van het dekenberaad, is herhaaldelijk besproken in zowel het adjunctenoverleg als in het dekenberaad. De nieuwe leidraad wordt per 1 januari 2015 door alle dekens gebruikt Positie en profiel van de deken Ten behoeve van de uniformiteit alsmede de continuïteit zijn de dekens in 2013, in lijn met de aanbeveling van mr. R.J. Hoekstra, een brede beschouwing gestart over de rol en de positie van de deken. Deze beschouwing is in 2014 voortgezet. Het onderwerp is in het dekenberaad van april 2014 opnieuw aan de orde gekomen, waarna in het dekenberaad van juli 2014 een voorstel voor een profielschets is besproken. Dit voorstel is naar aanleiding van het commentaar in oktober 2014 opnieuw op de agenda gezet en na aanpassing verspreid onder de dekens. De raden van de orde kunnen de profielschets gebruiken bij het zoeken van toekomstige dekens Herziening voorwaarden Verklaring omtrent het gedrag Begin 2014 is in het dekenberaad gesproken over de Verklaring omtrent het gedrag (hierna: VOG), die verzoekers moeten overleggen wanneer zij een verzoekschrift tot (her)beëdiging indienen. Twee aspecten van de VOG zijn toen aan de orde geweest, namelijk de terugkijktermijn en de doelomschrijving. 18 De rapportage van mr. R.J. Hoekstra is te raadplegen op 19 De leidraad dekenale klachtbehandeling is te vinden op de websites van de lokale orden van advocaten. 17

19 De VOG wordt verstrekt door de Dienst JUSTIS/COVOG van het ministerie van Veiligheid en Justitie. Het COVOG beoordeelt aan de hand van een screeningsprofiel of strafbare feiten een belemmering (kunnen) vormen voor de afgifte van de VOG. Voor beëdiging als advocaat geldt het specifieke screeningsprofiel voor juridische dienstverlening. In verband met de hoge mate van integriteit die aan een advocaat gesteld wordt, is de terugkijktermijn op verzoek van de dekens per december 2014 verlengd tot tien jaar (voorheen was dit vijf jaar). Tevens is in dit kader de doelomschrijving van het screeningsprofiel op verzoek van de dekens gewijzigd. 4.6 Vooruitzicht activiteiten 2015 In 2014 is de ingeslagen weg naar harmonisering van het toezicht op de advocatuur en de overige professionalisering van het toezicht doorgezet. Interim-rapporteur mr. R.J. Hoekstra constateerde in zijn tussenrapportage van juli 2014 en de eindrapportage van december 2014 een duidelijke bestendiging van de versterkte omslag die in 2013 is ingezet. 20 Een aantal bestaande initiatieven behoeft volgens hem nog wel verdere uitwerking. Daarnaast vragen nieuwe ontwikkelingen en veranderende omstandigheden, waaronder de nieuwe Advocatenwet die per 1 januari 2015 in werking is getreden, om nieuwe initiatieven. In het jaarplan voor 2015 zijn deze nieuwe en bestaande initiatieven uitgewerkt De rapportages van mr. R.J. Hoekstra zijn te raadplegen op onder Jaarplan. 18

20 5. Verantwoording 5.1 Klachtregistratie Met ingang van 1 januari 2013 worden alle klachten door alle raden van de orde op uniforme wijze geregistreerd. Over 2013 was dus voor het eerst op landelijk niveau een totaaloverzicht van cijfers beschikbaar. In 2014 is voor het tweede jaar op rij op een uniforme wijze geregistreerd. Dit betekent dat een eerste vergelijking met een voorgaand jaar mogelijk is. De resultaten daarvan treft u in deze paragraaf aan. De uniforme klachtregistratie levert belangrijke gegevens op ten behoeve van het afleggen van verantwoording. Deze verantwoording kan door gebruik van een uniforme klachtregistratie eenvoudig zowel op arrondissementsniveau als op landelijk niveau plaatsvinden. Klachten In 2014 zijn in totaal klachten geregistreerd 22. Er worden twee soorten klachten geregistreerd. De eerste klacht betreft een klacht die schriftelijk wordt ingediend bij de deken en kan van een cliënt, een andere advocaat of een derde afkomstig zijn. Een ingediende klacht zegt op voorhand niets over de gegrondheid van die klacht en dus de kwaliteit of het functioneren van een advocaat. Een ingediende klacht wordt door de deken onderzocht. Het is uiteindelijk aan de tuchtrechter om een oordeel te vellen over de gegrondheid van de ingediende klacht en daarbij eventueel een maatregel op te leggen. De tweede soort klacht betreft een dekenklacht, ook wel dekenbezwaar genoemd. Dit betreft een klacht van de deken zelf. In 2013 zijn er in totaal klachten geregistreerd. Ten opzichte van 2013 zijn er dus in procent minder klachten geregistreerd. Een deel van deze daling is mogelijk te verklaren door opstartproblemen in het eerste kwartaal van Een deel van de klachten die reeds in 2012 waren ingediend zijn pas begin 2013 in het systeem ingevoerd, waardoor mogelijk een licht vertekend beeld is ontstaan over het aantal binnengekomen klachten in het eerste kwartaal van De daling in 2014 is echter ook zichtbaar ten opzichte van de overige kwartalen van De Orde ziet dit als een positieve ontwikkeling en een bevestiging van het ingezette beleid. Zo doet de Orde er alles aan de kwaliteit van de advocatuur te waarborgen, bijvoorbeeld via de kantoorbezoeken. Tijdens een kantoorbezoek wordt bekeken of een advocaat en het kantoor voldoen aan alle wet- en regelgeving. De deken gebruikt dit bezoek niet alleen om te straffen, maar ook om advocaten en kantoren tips en adviezen te geven. Op deze wijze willen de raden stimuleren dat advocaten en kantoren (meer) kwaliteit leveren. Klachten per arrondissement In het arrondissement Amsterdam zijn in 2014 wederom de meeste klachten geregistreerd, namelijk 453. Als je bedenkt dat in Amsterdam ook verreweg de meeste advocaten ingeschreven staan, is deze uitkomst niet heel verrassend. Om het aantal binnengekomen klachten in het juiste perspectief te plaatsen is daarom het aantal klachten afgezet tegen het aantal advocaten dat in een bepaald arrondissement kantoor houdt. Gebleken is dat in 2014 in Noord-Nederland verhoudingsgewijs de 22 Zie bijlage 5 Resultaten klachtregistratie Zie jaarverslag dekenberaad 2013, te raadplegen op onder het thema dekenberaad. 19