Jaarverslag 2012 landelijk dekenberaad toezicht

Transcriptie

1 Jaarverslag 2012 landelijk dekenberaad toezicht 1 Inleiding 1.1 Actualiteiten De afgelopen jaren is het toezicht op advocaten een onderwerp dat de aandacht trekt en tongen in beweging brengt, niet alleen binnen de advocatuur zelf maar ook en zeker daarbuiten. Op initiatief van de algemene raad van de Nederlandse Orde van Advocaten heeft mr. A.W.H. Docters van Leeuwen een onderzoek ingesteld naar de wijze waarop dat toezicht is vormgegeven. In maart 2010 publiceerde hij zijn advies, onder de titel Het bestaande is geen alternatief. Dat advies mondde uit in tal van aanbevelingen, gedeeltelijk gericht tot de wetgever en gedeeltelijk gericht tot de Nederlandse Orde en plaatselijke Orden en dekens. Het college van afgevaardigden heeft het merendeel van die aanbevelingen overgenomen. Eén van de consequenties is geweest dat de dekens het afgelopen jaar hun reguliere overleg aanzienlijk hebben geïntensiveerd, om te komen tot stroomlijning en harmonisering van hun beleid en ook dat van de raden van toezicht. Dat overleg heeft een formele invulling gekregen in de Verordening op het landelijk dekenberaad toezicht, die in werking is getreden op 1 juli Eveneens in 2012 heeft de algemene raad een interim rapporteur toezicht advocatuur benoemd, mr. R.J. Hoekstra. In juni 2012 publiceerde hij een tussenrapportage en na het verslagjaar, op 22 januari 2013, zijn eindrapportage. Op 1 januari 2013 is de herziening van de gerechtelijke kaart een feit geworden. Een concreet gevolg van die herziening is dat het aantal arrondissementen en dienovereenkomstig het aantal plaatselijke Orden gereduceerd is van 19 tot 10 (vanaf 1 april 2013: 11). Als gevolg daarvan zijn plaatselijke bureaus die het werk van de deken en de raad van toezicht ondersteunen in een aantal arrondissementen samengevoegd, met onder meer als gevolg verdere professionalisering van die bureaus. Parallel maar helaas los van deze ontwikkelingen is een wetgevingsproces op gang gekomen waarin het toezicht op de advocatuur een nieuwe vorm zou moeten krijgen. Bij de Tweede Kamer is thans een wetsvoorstel over de positie van en het toezicht op de advocatuur in behandeling. Een kenmerkend verschil met de huidige organisatie van het toezicht is dat een belangrijke rol wordt toegekend aan een college van buitenstaanders dat bevoegdheden in algemene zin toegekend krijgt, maar ook bij individuele advocaten een onderzoek kan instellen en jegens hen tuchtrechtelijke maatregelen kan uitlokken. Bovendien voorziet het wetsvoorstel in een serie van praktische uitvoeringsmogelijkheden. Dit is niet de plaats om met de wetgever in discussie te gaan zodat volstaan wordt met de constatering dat noch de aldus vormgegeven invloed op het toezicht door de overheid, noch de praktische voorstellen enthousiast door het dekenberaad zijn ontvangen maar in tegendeel tot grote zorg stemmen. Op het moment van schrijven van dit jaarverslag is voor wat betreft het lot van dit wetsvoorstel niet veel meer te zeggen dan dat de parlementaire behandeling tot nu toe een diffuus beeld te zien geeft en dat het voorstel in ieder geval niet op onverdeelde steun van de Tweede Kamer kan rekenen. 1

2 1.2 Activiteiten In hoofdstuk 4 van dit jaarverslag worden de diverse activiteiten van het dekenberaad afgelopen jaar nader toegelicht, evenals de plannen voor het jaar Bijzondere aandacht, zo blijkt daaruit, is in 2012 allereerst gegeven aan de harmonisatie van regelgeving en de invoering van een centrale klachtenregistratie die zal leiden tot een beter inzicht in aard en omvang van klachten en dus ook het aan het dekenberaad mogelijk zal maken om gerichter te sturen. Daarnaast heeft het dekenberaad de Leidraad decanale klachtbehandeling vastgesteld. Met die leidraad heeft de eenvormigheid van het klachtonderzoek gestalte gekregen en wordt duidelijkheid verschaft aan klagers en aan advocaten over wie wordt geklaagd over de inrichting van het onderzoek naar een klacht en de duur daarvan. Tegelijkertijd is vanzelfsprekend veel aandacht besteed aan de inrichting van het bureau van de plaatselijke deken. Naar verwachting krijgt medio 2013 de Unit Financieel Toezicht Advocatuur gestalte. De unit gaat de dekens ondersteunen als het gaat om noodzakelijk gebleken onderzoek naar de financiële situatie van een advocatenpraktijk. Meer algemeen gaat de unit ook de dekens en de Nederlandse Orde adviseren over proactief handelen. Op 1 januari 2013 is daarnaast het kenniscentrum Wwft gaan functioneren. Het kenniscentrum dient als vraagbaak voor individuele advocaten en dekens en is om praktische redenen gekoppeld aan het bureau van de Haagse Orde van Advocaten. 1.3 Prioriteiten Op de voet van artikel 7 van de Verordening op het landelijk dekenberaad toezicht heeft het dekenberaad eind 2012 een jaarplan vastgesteld voor het jaar 2013 waarin speerpunten voor het toezichtbeleid zijn geformuleerd. Dat jaarplan is medio januari 2013 gepubliceerd. 1 De al eerdere genoemde Unit Financieel Toezicht Advocatuur komt daarin aan de orde. Ook wordt voorzien in een onderzoek naar de kwaliteit van de advocatuurlijke dienstverlening met name voor kwetsbare groepen rechtzoekenden, terwijl in 2013 ook verder uitwerking wordt gegeven aan het zogenaamde kantoorbezoek. Dekens, leden van raden van toezicht en stafmedewerkers zullen systematisch een bezoek brengen aan advocatenkantoren met een tweeledig doel. Allereerst kan in aanvulling op de CCV worden nagegaan of de organisatie van een kantoor aan de daaraan te stellen eisen voldoet. Daarnaast kan voorlichting worden gegeven over de aard en het nut van de op dit gebied bestaande voorschriften en kan een beter beeld worden verkregen van de wijze waarop advocaten hun praktijk organiseren en welke gedachten en wensen bij hen leven, als het gaat om de organisatie van de advocatuur en concrete regelgeving. 2 Organisatie dekenberaad 2.1 Algemeen Het dekenberaad is het overleg van lokale dekens dat o.a. tot doel heeft te komen tot een landelijk geharmoniseerd toezichtbeleid. Per 1 juli 2012 is de status van het dekenberaad geformaliseerd aan de hand van de Verordening op het landelijk dekenberaad toezicht 2. De Verordening regelt onder andere de taken en bevoegdheden van het dekenberaad

3 2.2 Samenstelling Het dekenberaad bestond in 2012 uit de negentien lokale dekens (zie bijlage 1). Zij kiezen uit hun midden een voorzitter. In 2012 was dat de deken van Amsterdam, mr. Germ Kemper. Vanaf april 2012 vervult mr. Jeroen Brouwer de rol van technisch voorzitter. Op die manier kan de voorzitter volledig deelnemen aan de discussies. Ook de algemeen deken maakt overeenkomstig de verordening deel uit van het dekenberaad, zonder stemrecht. Gebruikelijk is dat ook de algemeen secretaris de vergaderingen bijwoont. Het dekenberaad wordt ondersteund door medewerkers van het bureau van de Nederlandse Orde van Advocaten. 2.3 Vergaderingen Vanaf de oprichting van de Nederlandse Orde van Advocaten (1952) komen de lokale dekens periodiek bijeen om onder meer ontwikkelingen op het gebied van het toezicht met elkaar te bespreken. Sinds medio 2011 zijn deze bijeenkomsten geïntensiveerd en hebben deze een andere structuur gekregen. Vanaf die tijd wordt hard gewerkt aan de harmonisatie van lokale regelgeving en van de wijze waarop het dekenale toezicht in de praktijk wordt vormgegeven. In 2012 is het dekenberaad elf keer bijeengeweest. De reguliere bijeenkomsten vonden plaats op het kantoor van de deken Utrecht. Een langere bijeenkomst vond in april 2012 plaats in Arnhem. Een volledige dag en avond zijn toen uitgetrokken om alle onderwerpen die het Landelijk Dekenberaad Toezicht in behandeling heeft, in samenhang te bespreken. De reguliere bijeenkomsten bleken te kort om de onderwerpen van de agenda volledig te kunnen bespreken. De bijeenkomst in april 2012 heeft geleid tot een lijst met concrete onderwerpen die in 2012 geharmoniseerd dienden te worden om zo te komen tot uniform toezichtbeleid. In 2012 is ten aanzien van alle geïdentificeerde onderwerpen geharmoniseerd beleid vastgesteld. In hoofdstuk 4 wordt hierop inhoudelijk ingegaan. De bijeenkomst van november 2012 vond plaats in samenhang met het Jonge Balie congres. Het Jonge Balie Congres was dit jaar in het AFAS Circustheater in Den Haag en had als thema Onbegrensde mogelijkheden, de internationale dimensie in de dagelijkse juridische praktijk. Gedurende het jaar heeft het dekenberaad een aantal gasten mogen ontvangen. In het begin van het jaar was de heer Arthur Docters van Leeuwen te gast. Daarnaast is de heer Rein Jan Hoekstra, de interim-rapporteur toezicht advocatuur, twee keer langs geweest. Allereerst om zichzelf voor te stellen en zijn onderzoek toe te lichten. Daarnaast om uitleg te geven over bepaalde onderwerpen die in het bijzonder zijn aandacht trokken. Te gast waren ook de heren Van den Biggelaar en Schilperoort van de Raad voor Rechtsbijstand. Met hen is gesproken over informatieverstrekking van Raad voor Rechtsbijstand aan het dekenberaad ter versterking van het toezicht. Aangezien het dekenberaad van november samenviel met het Jonge Balie Congres, waren zowel de scheidend voorzitter van de Jonge Balie, Chrisje Bosman, als de nieuwe voorzitter, Eline Schiebroek, kort te gast bij het dekenberaad. Laatste gast van het jaar was de nieuwe voorzitter van het Hof van Discipline, de heer Joost van Dijk. Dit gesprek diende ter kennismaking en voor het vaststellen van enige onderwerpen van 3

4 gemeenschappelijk belang. Er is een vervolgafspraak gemaakt tussen de dekens en de voorzitters van de tuchtcolleges ter verdere bespreking van voor beide afvaardigingen relevante thema s. 3 Harmonisering De Verordening op het landelijk dekenberaad toezicht vermeldt onder andere de taken en bevoegdheden van het dekenberaad. Zo heeft het dekenberaad tot taak het harmoniseren van het toezicht en de klachtbehandeling door de dekens. Dit resulteert in een uniform en landelijk toegepast beleid op het gebied van toezicht. In 2012 is op twaalf onderwerpen geharmoniseerd beleid vastgesteld 3. 1) Integriteit van (advocaten) kantoren Integriteit van de beroepsgroep is van groot belang. Het dekenberaad heeft beleid geformuleerd om de integriteit te waarborgen en te bewaken. Bij wijze van voorbeeld kunnen in dit verband de afspraken met de Raad voor Rechtsbijstand worden genoemd. 2) Financiële situatie kantoren Advocatenkantoren moeten hun financiën op orde hebben. Waar een financieel debacle gelukkig uitzonderlijk voorkomend het vertrouwen in de beroepsgroep aantast en individuele cliënten ernstig geschaad kunnen worden, ziet het dekenberaad het als een taak om scherper financieel toezicht te gaan houden. 3) Kwaliteit van dienstverlening Het is voor particulieren moeilijk om de kwaliteit van de dienstverlening van een advocaat te beoordelen. Het dekenberaad gaat dan ook, mede op basis van informatie van de Raad voor Rechtsbijstand, extra controleren op kwaliteit, met name binnen rechtsgebieden waar sprake is van kwetsbare groepen cliënten. 4) Integriteit en Wwft Dienstverlening van een advocaat kan leiden tot een meldingsplicht op grond van de Wwft. Het dekenberaad constateert dat er nog te weinig kennis binnen de advocatuur rondom dit fenomeen is. Per 1 januari 2013 is er dan ook een kenniscentrum Wwft ten behoeve van de advocatuur. 5) Stichting derdengelden Het dekenberaad heeft nader gepreciseerd welke punten van aandacht gelden ten aanzien van bestuurders van de stichting derdengelden en hoe invulling dient te worden gegeven aan het twee-handtekeningenvereiste. Aan elke advocatenpraktijk dient een stichting derdengelden verbonden te zijn. De stichting dient de beschikking te hebben over een eigen bankrekening, tenzij in de advocatenpraktijk nimmer derdengelden voorkomen. 6) Onderhouden vakbekwaamheid High trust is het uitgangspunt van de Verordening op de vakbekwaamheid. Het dekenberaad heeft afspraken gemaakt over het vervolg dat gegeven wordt wanneer een advocaat niet aan de opleidingsvereisten blijkt te hebben voldaan. 7) Samenwerkingsverbanden Wanneer is sprake van een samenwerkingsverband? De bestaande Verordening op de Samenwerking is niet meer up to date, moeilijk te lezen/begrijpen en zal te zijner tijd worden geüpdate. Het dekenberaad heeft een aantal elementen geformuleerd aan de hand waarvan in de 3 4

5 praktijk - totdat is voorzien in een betere regeling - bepaald wordt of sprake is van gedeelde eindverantwoordelijkheid en/of zeggenschap c.q. een toegestane vorm van samenwerking. 8) Toezicht in strafzaken Goed toezicht in strafzaken staat of valt met een goed en direct contact met de hoofdofficier van justitie. De dekens intensiveren daarom de contacten met de hoofdofficieren. 9) Strafrechtelijk onderzoek tegen advocaten Het beroepsgeheim is in het geding wanneer advocatendossiers en communicatie van advocaten, in het bijzonder per brief, per mail en per telefoon onderdeel zijn van een strafrechtelijk onderzoek. Vooruitlopend op een herziening van de Richtlijn voor advocaten en dekens ter waarborging van beroepsgeheim en verschoningsrecht hebben de dekens enige beleidsregels vastgesteld. In het bijzonder spelen die wanneer een advocaat zelf als verdachte wordt aangemerkt. 10) Proactief toezicht Dekens gaan meer geïntensiveerd proactief toezicht houden. Dit betekent dat bijvoorbeeld kantoorbezoeken gaan plaatsvinden, ook zonder dat daar een directe aanleiding voor is. Proactief toezicht gaat op basis van risico s plaatsvinden. 11) Klachtbehandeling Het dekenberaad heeft afspraken gemaakt over uniforme klachtbehandeling. In ieder arrondissement doorloopt een klacht nu hetzelfde traject en is duidelijk voor de klager en ook de advocaat over wie wordt geklaagd - hoe deze procedure eruit ziet. 12) Gedragsregel 12, 13 en 27 Confraternele correspondentie in geding brengen? De inhoud van schikkingsonderhandelingen openbaar maken? Een cliënt die niet betaalt? Het dekenberaad heeft het bestaande beleid van de dekens geharmoniseerd ten aanzien van deze vraagstukken. Deze beleidsregels zijn opgenomen in het (elektronische) Dekenhandboek. Het Dekenhandboek wordt continu aangevuld met nieuwe geharmoniseerde beleidsregels en richtlijnen die als bestpractice dienen op het gebied van toezicht op de advocatuur. 4 Activiteiten 4.1 Toezicht Raad van toezicht Iedere Orde van Advocaten in het arrondissement wordt bestuurd door een raad van toezicht. De lokale deken is voorzitter van de raad van toezicht. De raad van toezicht heeft als kerntaak het houden van toezicht op de advocaten in het arrondissement. Het toezicht richt zich op het al dan niet naleven van diverse op de advocatuur van toepassing zijnde verordeningen en andere regelgeving. De leden van de raad van toezicht houden zich daarnaast bezig met stagiair- en opleidingsaangelegenheden. Ook houden de leden van de raad van toezicht zich, doorgaans vanuit een eigen portefeuille, bezig met toezicht, toezichtbeleid en belangenbehartiging. De raad van toezicht vergadert maandelijks. Ieder lid van de raad van toezicht houdt zich bezig met toezicht. Op initiatief van de algemene raad is op 14 november 2012 een grote informatiebijeenkomst gehouden voor leden van de raden van toezicht. Lokaal en nationaal worden cursussen georganiseerd, bijvoorbeeld op het gebied van het bestuursrecht. 5

6 4.1.2 De deken De deken is lid van de raad van toezicht en zit de vergaderingen van de raad van toezicht voor. De deken behandelt klachten, adviezen, en en andere toezichtzaken. Vaak doet hij dit samen met medewerkers van het Bureau van de Orde en met een of meer leden van zijn raad van toezicht. Daarnaast licht hij de leden van de Orde voor over voor hen van belang zijnde aangelegenheden en wijst hij advocaten aan als een rechtzoekende niet of niet tijdig een advocaat bereid vindt om hem zijn diensten te verlenen (onder bepaalde voorwaarden). Gesprekken met ketenpartners vormen een belangrijke bron voor het effectief uitvoeren van toezicht. Zo voert de deken periodiek gesprekken met het Openbaar Ministerie (Hoofdofficier van Justitie), rechtbank (president) en de Raad voor Rechtsbijstand. Deze gesprekken vormen een belangrijke bron van signalen. 6

7 4.1.3 Jaarcijfers Ordejaar Arrondissement Alkmaar Almelo Amsterdam Arnhem Assen Breda Den Haag Dordrecht Groningen Haarlem s Hertogenbosch Leeuwarde n Maastricht Middelburg Roermond Rotterdam Utrecht Zutphen Zwolle- Lelystad Aantal klachten ingekomen Aantal klachten afgedaan NB NB Aantal klachten in NB NB NB behandeling Klachten afgedaan via NB NB NB ingetrokken/ geschikt Klachten afgedaan via RvD Klachten afgedaan via geschillen-commissie Klachten afgedaan via dekenstandpunt Ambtshalve klachten ingediend Aantal en ingekomen Aantal en afgedaan Aantal en in behandeling Aantal begrotingszaken ingekomen Aantal begrotingszaken afgedaan Aantal begrotingszaken in behandeling Aantal adviesaanvragen ingekomen Aantal adviesaanvragen afgedaan Aantal adviesaanvragen in behandeling Aantal art. 13 verzoeken ingekomen Aantal art. 13 verzoeken afgedaan Aantal art. 13 verzoeken in behandeling 1 0 NB NB NB 0 2 NB NB 3 1 NB NB NB NB 0 NB NB NB NB NB NB NB Zie adviesaanvragen NB Zie adviesaanvragen NB NB 10 NB 2 4 NB Zie adviesaanvragen NB NB 0 NB NB NB Zie Zie Zie NB Zie Zie Zie 28 NB NB 20 NB Zie Zie 0 NB NB 0 NB NB NB NB NB NB NB

8 4.1.4 Vooruitzicht toezicht 2013 In het onlangs gepresenteerde jaarplan van het dekenberaad voor 2013 staan de prioriteiten voor het toezichtbeleid voor Dit zijn punten die het dekenberaad, naast het al aanwezige toezicht, in 2013 verder uitwerkt en implementeert in de toezichtpraktijk. De punten volgen logischerwijze uit de activiteiten van het dekenberaad in De thema s zijn onder te verdelen in vier hoofdcategorieën. Het gaat om de volgende categorieën en speerpunten: 1. Speerpunten in regulier toezicht a) Opvolging geven aan geharmoniseerd proactief toezicht / kantoorbezoeken. b) Opvolging CCV-bevindingen. c) Opvolging geven aan klachtregistratie, met inbegrip van evaluatie. 2. Nieuwe prioriteiten in toezicht 2013 d) Opstellen van een toezichtstrategie dekenberaad e) Uitwerking van een programma voor de unit financieel toezicht. f) Onderzoek naar de kwaliteit van de advocatuurlijke dienstverlening, met name voor kwetsbare groepen rechtzoekenden. 3. Prioriteiten in regulier ondersteuning 2013 g) Implementatie Herziening Gerechtelijke Kaart (HGK), inclusief een verdere professionalisering van de bureaus. h) Vergroting van de zichtbaarheid van dekens, dekenberaad en van door het dekenberaad vastgesteld geharmoniseerd toezichtbeleid. i) Opzet en verdere uitbouw van het expertisecentrum Wwft (bij de Haagse Orde). 4. Nieuwe prioriteiten in ondersteuning 2013 j) Positie van de deken. k) Landelijk geharmoniseerde werkwijze op bureaus / ideale bureausamenstelling. l) Registratie van andere toezichtactiviteiten (naast klachten). Voor een nadere toelichting wordt verwezen naar het jaarplan landelijk dekenberaad toezicht Activiteiten overig Naast met harmonisatievraagstukken is het dekenberaad in de tweede helft van 2012 ook druk doende geweest met de uitvoering van actiepunten naar aanleiding van de tussenrapportage van de heer Hoekstra 5. Hoekstra is op 1 februari 2012 een onderzoek gestart naar de kwaliteit, objectiviteit en integriteit van het toezicht op advocaten. Deze opdracht voert hij uit in opdracht van de algemene raad van de Nederlandse Orde van Advocaten. In juni 2012 heeft Hoekstra zijn voorlopige bevindingen gegeven in een tussenrapportage. Met die tussenrapportage in de hand heeft het dekenberaad actiepunten geformuleerd om die vervolgens te implementeren. Dit heeft o.a. geleid tot betere informatie op de lokale websites voor klagers. Naast de aanbevelingen uit de tussenrapportage van Hoekstra werd het dekenberaad in 2012 geconfronteerd met de gevolgen herziening van de gerechtelijke kaart. Tijdens het dekenberaad van 13 juni 2011 is vanuit de lokale dekens een commissie Herziening Gerechtelijke Kaart ( commissie Tussenrapportage bevindingen interim rapporteur toezicht advocatuur februari juni 2012 te vinden via: 8

9 HGK ) gevormd. De commissie HGK is in het leven geroepen om de samenvoeging van de raden van toezicht en de lokale Orde bureaus goed te laten verlopen. Medewerkers van het landelijk bureau van de Orde hebben alle negentien arrondissementen bezocht. Alle informatie die tijdens die rondgang is verkregen heeft geleid tot een rapportage en uiteindelijk zijn alle bevindingen verwerkt in de Blauwdruk Eenheid in verscheidenheid. De blauwdruk bevat 35 aanbevelingen die tot doel hadden een goede uitgangssituatie te creëren na inwerkingtreding van de Wet Herziening Gerechtelijke Kaart. De blauwdruk is meerdere malen besproken in het dekenberaad en met de raden van toezicht. Dit heeft geleid tot instemming op vrijwel alle aanbevelingen. In de tweede helft van 2012 is hard gewerkt aan de uitvoering van alle aanbeveling, zowel op lokaal als op landelijk niveau. Dit heeft bijvoorbeeld geleid tot harmonisering van lokale voorschriften en een gelijkluidend boekjaar voor alle lokale Ordes. Een aantal andere aanbevelingen zal in 2013 worden geïmplementeerd, zoals het opstellen van een profiel voor de deken en de verdere professionalisering van de ondersteuning van de deken. 4.3 Zichtbaarheid Medio 2013 zal het dekenberaad actiever naar buiten gaan treden. Het gaat dan in het bijzonder om het bekendmaken van het gezamenlijk vastgestelde geharmoniseerde beleid op diverse gebieden. Vanzelfsprekend gaat het dan ook om continuïteit van de informatievoorziening; de daarvoor in aanmerking komende besluiten en voorstellen van het dekenberaad zullen beter toegankelijk worden gemaakt. 9

10 Bijlage 1 Samenstelling dekenberaad in 2012 Dekens Naam Arthur Sweens Jan van der Hel Germ Kemper Paul Wilmink Michel Janssen Emilie van Empel Ernst van Win (tot 1 november) Bas Martens (per 1 november) Thérèse Steenberghe Jan Dijkstra Rutger Meijer Henk van Dijk Gerrit Wempe Eduard Prickartz Marijn Dieleman Guus Heutink Nardy Desloover Leonard Böhmer Bart de Bruijn Paul Manning Deken arrondissement Alkmaar Almelo Amsterdam Arnhem Assen Breda Den Haag Dordrecht Groningen Haarlem s-hertogenbosch Leeuwarden Maastricht Middelburg Roermond Rotterdam Utrecht Zutphen Zwolle-Lelystad Overige deelnemers dekenberaad Naam Functie Jeroen Brouwer Technisch voorzitter per 1/4 Raffi van den Berg Algemeen Secretaris NOvA Jan Loorbach Algemeen deken Lucas Korsten Secretaris dekenberaad vanuit NOvA Marieke Neutel Secretaris dekenberaad vanuit NOvA 10