Impactanalyse NHR. Versie 1.0

Transcriptie

1 Impactanalyse NHR Versie 1.0

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Managementsamenvatting Inleiding Aanleiding en doelstelling Vraagstelling impactanalyse NHR Aanpak impactanalyse Gemeenten en NHR Huidig gebruik KvK-gegevens Planning aansluiten NHR Wat aansluiten voor gemeenten inhoudt Thema s impactanalyse NHR Aansluiting en gebruik Gemeentelijke organisatie- en procesinrichting Implementatie en ondersteuningsbehoefte Kosten en Baten NHR Indicatie implementeerbaarheid en haalbaarheid Resultaatverplichting Indicatie grootschalige implementeerbaarheid Indicatie haalbaarheid Resultaatverplichting Aanbevelingen voor gemeenten Bijlage 1: Geraadpleegde personen en organisaties Bijlage 2: Acties... 24

3 Managementsamenvatting Inleiding Dit document bevat de resultaten van de impactanalyse voor NHR. KING/Operatie NUP voerde de impactanalyse uit in opdracht van de VNG, in de periode van februari 2012 tot eind mei De impactanalyse NHR leidt tot conclusies over de implementeerbaarheid en de haalbaarheid van de resultaatverplichtingen voor NHR. De Kamer van Koophandel (KvK) werkt in opdracht van het Ministerie van EL&I aan het Nieuwe Handels Register (NHR). In juni 2008 is begonnen met een nieuw systeem dat de basis is voor het huidige NHR. De Kamer van Koophandel heeft in mei 2010 het nieuwe Handelsregistersysteem opgeleverd. Het NHR kent als basisregistratie verplicht gebruik per 1 juli 2014, dit is vastgelegd in de Handelsregisterwet. Deze wettelijke plicht is in de overheidsbrede implementatieagenda voor dienstverlening en e-overheid (i-nup) nogmaals bekrachtigd in de volgende woorden: Voor 1 juli 2014 zijn alle gemeenten aangesloten op het NHR in het kader van de wettelijke plicht voor het gebruik van NHR. Voor gemeenten betekent dit dat zij per 1 juli 2014: geen authentieke gegevens meer opvragen bij de ondernemer, behoudens in de Handelsregisterwet genoemde uitzonderingssituaties. Op basis van het KvK-nummer haalt de gemeente de authentieke gegevens uit het NHR; verplicht gebruikmaken van basisgegevens uit het NHR; verplicht terugmelden bij gerede twijfel. De impactanalyse is uitgevoerd door middel van interviews met relevante stakeholders. Een begeleidingscommissie met brede vertegenwoordiging heeft actief meegewerkt en toegezien op (de resultaten van) de werkzaamheden. Daarnaast is een klankbordgroep inhoudelijk betrokken geweest. Thema s impactanalyse Met de begeleidingscommissie is een aantal relevante thema s vastgesteld. De thema s zijn onderverdeeld in vier categorieën, te weten: 1) aansluiting en gebruik 2) gemeentelijke organisatie- en procesinrichting 3) implementatie en ondersteuningsbehoefte 4) kosten en baten NHR. Onderstaand zijn de belangrijkste bevindingen per categorie beknopt weergegeven. ad 1) We constateren dat er behoefte is aan duidelijke, in de praktijk beproefde aansluitscenario s, omdat nog veel vragen bestaan over het aansluiten op NHR. We constateren dat voor verschillende stakeholders (waaronder gemeenten) aansluiten op NHR lastig planbaar is, gezien de vele afhankelijkheden. Een gezamenlijke roadmap gemeenten sluiten aan op NHR is noodzakelijk. Het door KvK niet voldoen aan de open standaard StUF is onwenselijk en leidt tot mogelijke desinvesteringen voor gemeenten. Duidelijkheid over de planning om te gaan voldoen aan de open standaard is op korte termijn noodzakelijk. Voor gemeenten is het van belang dat KvK inzichtelijk maakt welke maatregelen genomen worden om de kwaliteit van NHR te vergroten (o.a. terugmelden, gegevenskwaliteit etc.). ad 2) Voor gemeenten is het zaak zelf meer zicht te krijgen in het potentieel binnengemeentelijk gebruik. 3

4 Voor het binnengemeentelijk gebruik zou een aantal generieke aansluitstrategieën, waarin rekening gehouden wordt met verschillende typen gemeenten (verschillen in volwassenheid informatievoorziening, verschillen in ambitie etc.), handig zijn. Door middel van best practices en business cases kan de bij gemeenten benodigde bestuurlijke aandacht voor het gebruik van NHR gecreëerd worden. ad 3) Om ervaring op te doen met het gebruik van NHR als basisregistratie bij gemeenten, zijn proefimplementaties nodig. Ter ondersteuning van het aansluiten bij gemeenten is een gemeentelijk stappenplan nodig, waarin onder andere de resultaten uit de pilots vervat zijn. De communicatie over NHR naar gemeenten en ondernemers biedt ruimte voor verbetering. Een communicatieplan voor de doelgroep helpt om dit gedegen op te pakken. Ad 4) Inzicht in de kosten en baten van binnengemeentelijk gebruik van NHR helpt aan de ene kant het onderwerp op de (bestuurlijke) agenda te krijgen en anderzijds om als gemeente weloverwogen keuzes te maken. Een high level business case helpt hierbij. Voor het gebruik van NHR heeft discussie plaatsgevonden over de vorm van financieren van het gemeentelijk gebruik. De keus om voorlopig het huidige verrekenmechanisme in stand te houden, in afwachting van een herziening van de financiering van het hele stelsel van basisregistraties, is verdedigbaar. Tarieffinanciering zal echter niet werken als een stimulans voor het gebruik van NHR. (grootschalige) Implementeerbaarheid Gegevens uit het NHR worden op dit moment al voor diverse processen binnen gemeenten ingezet. Dit gebeurt echter nog niet op de manier zoals bedoeld bij het exclusief gebruik van een basisregistratie (inclusief gebeurtenislevering, optie tot afnemersindicatie en terugmelding). Praktijkervaring met deze manier van werken is in het geval van NHR (nog) niet voorhanden. Voorts wordt geconstateerd dat aan een aantal noodzakelijke randvoorwaarden voor succesvolle (grootschalige) implementatie op dit moment niet is voldaan. Ons oordeel is derhalve dat op dit moment NHR niet (grootschalig) implementeerbaar is. Wel is het mogelijk om de meeste randvoorwaarden snel in te vullen zie de acties in dit rapport. Om de nodige praktijkervaring over het aansluitproces en de impact van invoering en gebruik op gemeentelijke organisaties op te bouwen, is het inrichten en uitvoeren van geschikte pilots essentieel. Nadat genoemde randvoorwaarden zijn vervuld en de pilots zijn geëvalueerd ontstaat pas een situatie waarin een beoordeling van de haalbaarheid mogelijk is. Resultaatverplichting Gezien de situatie met betrekking tot (grootschalige) implementeerbaarheid, is het niet verwonderlijk dat de realisatie van aansluitingen achterblijft op de planning. Daarmee is niet gezegd dat de resultaatverplichting niet haalbaar is, maar zonder effectieve interventies lukt dat niet. Naast de genoemde acties om (grootschalige) implementeerbaarheid mogelijk te maken, zal parallel een aansluitplanning en uitrolstrategie (inclusief communicatie en ondersteuning) voor het gemeentelijke veld moeten worden opgesteld, zodat na een positief oordeel over implementeerbaarheid in een straf tempo aangesloten kan worden. Wat kan een gemeente nu al doen Bovenstaande houdt echter zeker niet in dat gemeenten nu niets hoeven doen. We constateerden dat een groot deel van de inspanning in het organiseren van het binnengemeentelijk gebruik gaat zitten. Om na invulling van de genoemde randvoorwaarden voortvarend aan de slag te kunnen met aansluiten op NHR, is het wenselijk dat nu al gestart wordt met de voorbereidende werkzaamheden binnen de gemeente. 4

5 1 Inleiding 1.1. Aanleiding en doelstelling Om invulling te kunnen geven aan de overheidsbrede visie op dienstverlening is implementatie van de NUP-bouwstenen noodzakelijk. In de overheidsbrede implementatieagenda voor dienstverlening en e-overheid (i-nup) is een aantal resultaatverplichtingen uitgewerkt. Met vaststelling van het i- NUP hebben gemeenten afgesproken om aan de Resultaatsverplichtingen te voldoen. Voor NHR luidt deze resultaatverplichting: Voor 1 juli 2014 zijn alle gemeenten aangesloten op het NHR in het kader van de wettelijke plicht voor het gebruik van NHR. In het kader van de generieke ondersteuning bij de implementatie van het i-nup is voor gemeenten Operatie NUP ingericht. Onderstaande afbeelding geeft dit schematisch weer. Operatie NUP in context 1 Binnen Operatie NUP maken we impactanalyses van de NUP-bouwstenen. Een analyse van de bouwsteen leidt tot conclusies over de implementeerbaarheid en de haalbaarheid van de resultaatverplichtingen. Door een overzicht van de conclusies en bijbehorende acties te geven, biedt een impactanalyse een overzicht van wat nodig is om een succesvolle implementatie in het gemeentelijk domein te bewerkstelligen. Daarbij wordt niet alleen aangegeven wat de impact op de gemeente is, maar in het bijzonder ook wat er generiek nog ingeregeld moet worden, welke acties Operatie NUP, KING, VNG, het bouwsteenprogramma of andere stakeholders op zouden moeten pakken. Het is belangrijk vast te stellen dat een impactanalyse zelf niet een handreiking voor gemeenten is. Het document impactanalyse biedt de start voor de ontwikkeling van wat nog nodig is! 5

6 1.2. Vraagstelling impactanalyse De centrale vraag voor de impactanalyses is: Welke bestuurlijke, organisatorische of infrastructurele maatregelen zijn vanuit gemeenteperspectief wenselijk of noodzakelijk om aan de resultaatverplichtingen uit i-nup te kunnen voldoen? Voor deze impactanalyse wordt een antwoord geformuleerd op onderstaande vragen: Geef een oordeel van de implementeerbaarheid van NHR in het gemeentelijk domein. Focus daarbij op de belangrijkste kritische succesfactoren en showstoppers. Geef aan onder invulling van welke randvoorwaarden het mogelijk is de resultaatverplichting voor NHR uit het i-nup in te vullen. Geef daarbij aanbevelingen over de wijze waarop de gestelde randvoorwaarden ingevuld kunnen worden. Vertaal deze aanbevelingen in concrete acties, plaats waar mogelijk deze in de tijd, wijs een actiehouder aan en valideer/verifieer de actie met de actiehouder. Neem in zowel analyse als aanbevelingen de rol van de belangrijkste stakeholders nadrukkelijk mee. Deze rapportage geeft een overzicht van bevindingen op bovenstaande punten NHR De Kamer van Koophandel (KvK) werkt in opdracht van het Ministerie van EL&I aan het NHR. In juni 2008 is begonnen met een nieuw systeem dat de basis is voor het huidige NHR. De Kamer van Koophandel heeft in mei 2010 het nieuwe Handelsregistersysteem opgeleverd. Vanaf de zomer 2011 komt het uittreksel uit het nieuwe systeem. In januari 2012 heeft een Gateway review plaatsgevonden op het NHR. Een van de effecten van deze review is dat een apart programma gestart wordt om het aansluiten van de 1600 overheidsorganisaties projectmatig te ondersteunen. Het programma verkeert op het moment van schrijven van deze impactanalyse in de opstartfase. Het verplicht gebruik per 1 juli 2014 van het NHR als basisregistratie is vastgelegd in de Handelsregisterwet. Deze wettelijke plicht is in de overheidsbrede implementatieagenda voor dienstverlening en e-overheid (i-nup) nogmaals bekrachtigd in de volgende woorden: Voor 1 juli 2014 zijn alle gemeenten aangesloten op het NHR in het kader van de wettelijke plicht voor het gebruik van NHR. De definitie die KvK hanteert voor het aangesloten zijn op het NHR is: een organisatie is aangesloten als zij voor de uitvoering van haar taken exclusief gebruik maakt van gegevens uit het NHR en bij gerede twijfel aan de juistheid ervan dit terugmeldt aan de bronhouder. Voor gemeenten betekent dit dat zij per 1 juli 2014: Geen authentieke gegevens meer opvragen bij de ondernemer, behoudens in de Handelsregisterwet genoemde uitzonderingssituaties. Op basis van het KvK-nummer haalt de gemeente de authentieke gegevens uit het NHR. Verplicht gebruikmaken van basisgegevens uit het NHR. Verplicht terugmelden bij gerede twijfel. 6

7 In het kader van het Handelsregister als basisregistratie wordt door de KvK gewerkt aan de volgende drie zaken: 1. Webservice voor applicatie-applicatie koppeling. Op basis van KvK-nummer kunnen de volgende drie producten opgevraagd worden: a. Xml inschrijving (uittreksel) b. Xml In 't Kort c. Xml Vestiging 2. Koppeling via Digilevering: op basis van gebeurtenissenabonnement 3. Terugmelden via Digimelding Ad 1: De eerste versie en de specificaties van de webservice is beschikbaar gekomen op 24 april Deze webservice voldoet nog niet aan de gemeentelijke StUF standaard. Gebruik van de webservice verloopt via Digikoppeling en stelt Diginetwerk verplicht. Overijssel, SNG, en Agentschap NL zijn aan het pilotten met de webservice. Deze partijen kunnen op dit moment nog geen geautomatiseerde vraag stellen. De afnemers leggen een verbinding aan met KvK en zijn aan hun kant nog aan het bouwen om te kunnen bevragen. Het leggen van de koppeling via Diginetwerk zal gratis zijn voor gemeenten. De tarieven voor producten die geleverd worden via de webservice blijven voor 2012 hetzelfde als voor online bevragen. Met het Ministerie van EL&I wordt gewerkt aan een nieuwe tarifering voor Het tarief gaat in ieder geval niet omhoog. Ad 2: De KvK heeft samen met Logius, de Belastingdienst en CBS een PoC uitgevoerd op de werkbaarheid van Digilevering. Daarbij is een taskforce opgericht om geconstateerde belemmeringen te analyseren en daarvoor oplossingen te realiseren. Ad 3: Digimelding voor gebruik zoals hier bedoeld, zal pas in 2013 beschikbaar komen. De inrichting van een terugmeldproces kan echter wel reeds vormgegeven worden (zie bijv. de BAG). Daarnaast bestaan op dit moment nog de huidige producten zoals: het online opvragen van een uittreksel; het mutatieabonnement (periodieke gegevenslevering op CD-ROM). De huidige versie van het mutatieabonnement is verouderd. Het mutatieabonnement wordt vernieuwd waardoor je actuele procestriggers krijgt. In het kader van het programma 1600 wordt daarnaast het nodige materiaal ontwikkeld om het aansluiten te ondersteunen ( denk aan handreikingen etc.) NHR en eherkenning Om te kunnen voldoen aan de resultaatverplichting voor eherkenning is een gemeentelijke geautomatiseerde aansluiting op het NHR van grote meerwaarde. De voorziening achter eherkenning geeft een nummer terug dat vervolgens via raadpleging van het handelsregister door de gemeente kan worden omgezet in een bedrijfsnaam, adresgegevens en desgewenst aanvullende gegevens. Op dit moment gebruikt een aantal gemeenten eherkenning al, zonder gebruik te maken van de nieuwe manieren van aansluiten; het handelsregister wordt geraadpleegd via het bestaande data-abonnement, via online opvraging of met behulp van een webservice die geboden wordt door een externe partij Aanpak impactanalyse Om te komen tot dit rapport hebben wij de volgende stappen gezet: Resultaten brede uitvraag voor NHR bekeken Verzamelen overige beschikbare relevante documentatie Gesprekken met EL&I, KvK en VNG om kader en richting van de impactanalyse te bepalen Interviews met relevante stakeholders, gemeenten (individueel en samenwerkingsverbanden), leveranciers en overige relevante stakeholders Samenstellen begeleidingscommissie met relevante stakeholders Destilleren van de belangrijkste thema s, kritische succesfactoren en showstoppers 7

8 Toetsen van bovenstaande in een bijeenkomst van de begeleidingscommissie Uitwerken feitelijke bevindingen en conclusies Opstellen impactindicatie De impactindicatie is verdiept en uitgewerkt tot deze impactanalyse. Verdieping, draagvlak en representativiteit zijn daarbij belangrijke aandachtspunten. Hiervoor is gezorgd door een representatieve samenstelling van de begeleidingscommissie, het organiseren van een interne uitvraag en een internet co-creatie, en het inrichten van een klankbordgroep waarmee inhoudelijke deskundigheid uit gemeenten is ingezet bij de analyse. Naast een aantal voorlopende gemeenten is hiervoor via de VIAG een selectie aangeleverd. 8

9 2 Gemeenten en NHR Dit hoofdstuk beschrijft 1) hoe gemeenten op dit moment gebruik maken van KvK gegevens, 2) de gemeentelijke aansluitplanning op NHR en 3) wat aansluiten voor gemeenten inhoudt Huidig gebruik KvK-gegevens Veel gemeenten maken op de een of andere manier al gebruik van KvK-gegevens. De gemeentelijke markt valt onder te verdelen in: Gemeenten die geen gebruik maken van KvK-gegevens Gemeenten die gebruik maken van de inzagefunctionaliteit van de KvK (Handelsregister online) Gemeenten die een data-abonnement (cd-rom) hebben Op dit moment maken alle 415 gemeenten gebruik van het Handelsregister online. 180 gemeenten nemen daarnaast een mutatieabonnement (data-abonnement) af bij de KvK. Gemeenten gebruiken de KvK-gegevens nu op heel verschillende manieren. Een aantal gemeenten dat een data-abonnement heeft, zorgt dat binnen de gemeente door middel van datadistributie de gegevens voor alle relevante afdelingen beschikbaar zijn. De gegevens in het data-abonnement worden, afhankelijk van het gekozen abonnement, wekelijks of maandelijks ververst. De manier van leveren (CD-ROM) maakt dat de data die bijvoorbeeld in de maandelijkse levering zitten, soms al wel bijna twee maanden oud zijn. Omdat voor veel processen gegevens nodig zijn die actueler zijn, gebruiken gemeenten veelal ook nog de online inzagemogelijkheid op het Handelsregister. Daarvoor betalen ze per bevraging. Voor veel gemeenten is deze ad-hoc manier van bevragen de enige link met het Handelsregister. Het komt regelmatig voor dat een gemeente meerdere aansluitingen op het Handelsregister heeft, omdat dit bijvoorbeeld per afdeling geregeld wordt. Bij de gemeenten in de begeleidingscommissie bestaat op dit moment geen duidelijk beeld hoe groot het binnengemeentelijk gebruik nu daadwerkelijk is. Ook als men wel weet dat bepaalde gemeentelijke diensten toegang hebben, is vaak niet bekend hoeveel gebruik deze afdelingen daadwerkelijk maken, ten opzichte van het potentiele maar ook verplichte gebruik. Veelal wordt ondernemers nog om een uittreksel KvK gevraagd, ook als de betreffende gemeentelijke afdeling toegang heeft tot het Handelsregister Planning aansluiten NHR De definitie die KvK hanteert voor het aangesloten zijn op het NHR is: een organisatie is aangesloten als zij voor de uitvoering van haar taken exclusief gebruik maakt van gegevens uit het NHR en bij gerede twijfel aan de juistheid ervan dit terugmeldt aan de bronhouder. Onderstaande grafiek geeft de aansluitplanning van gemeenten weer, afgezet tegen de resultaatverplichting en het huidig aantal aangesloten gemeenten. 9

10 Bron: stuurinformatie stuurgroep operatie NUP, februari 2012 In bovenstaande grafiek is te zien dat op dit moment geen gemeente volledig aangesloten is op het NHR. Omdat veel gemeenten al wel gebruik maken van de gegevens van de KvK, mag uit bovenstaande niet de conclusie worden getrokken dat er binnen gemeenten nu niets gebeurt met KvK-gegevens. De definitie van aansluiten zoals de KvK die hanteert is echter vrij breed en nog niet alle voorzieningen om aan te sluiten zijn gereed (webservice beschikbaar, maar niet op basis van StUF, er is nog geen terugmeldvoorziening etc.). Er zijn wel gemeenten die op dit moment het binnengemeentelijk gebruik van KvK-gegevens ingericht hebben op basis van de huidige producten die de KvK biedt. Echter, vanwege het nog ontbreken van een aantal aansluitvoorzieningen gebeurt dit niet zoals het uiteindelijk gebruik beoogd is, dus inclusief gebeurtenislevering en gestandaardiseerd terugmeldproces. Uit de grafiek wordt wel duidelijk dat de aansluitplanning, die gemeenten desgevraagd opgaven in het vierde kwartaal van 2010, niet meer gehaald wordt. Volgens diezelfde planning hadden nog geen 250 gemeenten gepland aangesloten te zijn op 1 juli Volgens deze planning zou de resultaatverplichting door gemeenten dus hoe dan ook niet gehaald worden. Effectieve interventies zijn hier dus op zijn plaats Wat aansluiten voor gemeenten inhoudt Aan het begin van dit hoofdstuk gaven we al aan dat het gebruik van KvK-gegevens binnen gemeenten nu sterk varieert. Het huidig gebruik van KvK-gegevens vindt plaats op basis van de 10

11 huidige beschikbare producten. Met aansluiten op de nieuwe manier (webservice, gebeurtenislevering, terugmelding 1 ) is bij gemeenten nog geen ervaring opgedaan. Uiteraard is de uitgangssituatie van een gemeente bepalend voor de te verrichten aansluitinspanning. Daarnaast speelt het te ontwikkelen aanbod van gemeentelijke leveranciers hierbij mee. Omdat er nog geen praktijkervaring beschikbaar is met aansluiten op het NHR, kunnen we hier slechts een eerste indicatie geven van de te leveren inspanning. Op basis van vervolgacties in de impactanalyse en de op te starten gemeentelijke pilots, zal dit beeld aangescherpt worden. De basiseisen die de KvK stelt om aan te sluiten op het NHR zijn dat gemeenten: De eigen informatiebehoefte in kaart hebben Digikoppeling hebben Diginetwerk hebben Daarnaast speelt nog een aantal zaken dat binnen de gemeentelijke organisatie opgepakt/ georganiseerd moet worden, zoals: Datadistributie Bestandsvergelijkingen/verschillenanalyse Aanpassen binnengemeentelijke processen Organiseren terugmeldproces Ondernemers niet meer om uittreksel vragen Het toetsen en aanpassen van alle gemeentelijke formulieren waarin nog authentieke gegevens aan de ondernemer gevraagd worden Mogelijk aanpassen van verordeningen als daarin een uittreksel als indieningsvereiste is opgenomen Gemeentelijke business case maken voor aansluiten Projectbudget organiseren Afstemming met proceseigenaren en communicatie naar de werkvloer In kaart brengen van mogelijkheden koppeling NHR (linken gemeentelijke beleidsdoelen, bijvoorbeeld hoe helpt het ons veiligheidsbeleid) Koppeling eherkenning In kaart brengen van toekomstig gebruik van NHR-gegevens, zowel voor processen en producten waar de eis van exclusief gebruik geldt als voor processen waar NHR-gegevens toegevoegde waarde kunnen betekenen Potentiele gemeentelijke grootgebruikers van KvK-gegevens zijn: Vestigingenregister KCC (plus ondernemersloket) Belastingen Vergunningen Financiële administratie Inkoop Een aantal processen waar NHR-gegevens een kleine rol spelen, zoals onderwijs- en begraafplaatsenadministratie Naar verwachting heeft een klein aantal gemeenten straks sowieso een probleem met het binnengemeentelijk gebruik van NHR, omdat de staat van hun informatievoorziening dit niet toelaat. Voor deze gemeenten speelt dit probleem breder dan voor het NHR. 1 In 2009 heeft wel een pilot plaatsgevonden waarvan terugmelden een onderdeel was. 11

12 3 Thema s impactanalyse NHR Dit hoofdstuk beschrijft de belangrijkste thema s die met de begeleidingscommissie vastgesteld zijn. Per thema is een analyse van de situatie gemaakt en zijn acties benoemd om geconstateerde knelpunten op te lossen. Deze acties zijn gevalideerd met en voorzien van actiehouders door de begeleidingscommissie. De vier hoofdthema s die behandeld worden, zijn 1) aansluiting en gebruik 2) gemeentelijke organisatie- en procesinrichting 3) implementatie en ondersteuningsbehoefte 4) kosten en baten NHR Aansluiting en gebruik Werken aan duidelijke aansluitscenario s Op dit moment bestaat nog geen eenduidig beeld over wat verschillende aansluitscenario s voor gemeenten zijn. Voorbeelden van vragen die leven zijn: Wat zit er in het product en hoe gebruik ik het? Welke manieren van leveren komen er? Wanneer kan ik wat verwachten? Welke nummers worden gebruikt? Heb je straks wel of geen Diginetwerk nodig? Mag ik nog een lokale kopie van het NHR gebruiken? Daarnaast is er behoefte aan duidelijkheid over het (exclusief) gebruik van NHR-gegevens: Hoe gebruik ik het NHR in een samenwerkingsverband? Hoe om te gaan met definitiekwesties in verschillende wetgeving (zouthuisjes: wanneer is een object een vestiging)? Hoe om te gaan met startende ondernemers? Welke proces- en kwaliteitsafspraken zijn er m.b.t. terugmelden? Op welke manier krijg ik de gegevens straks binnen in mijn organisatie (webservice?) Welke indieningsvereisten en bepalingen in verordeningen kan ik straks schrappen? Voldoe ik aan de resultaatverplichting als ik gebruik maak van een koppeling via een marktpartij? Het NHR kan straks heel veel gegevens leveren, het vermoeden bestaat echter dat het gros van de gemeenten met eenzelfde basisgegevensset prima uit de voeten kan. Wanneer de gemeentelijke informatiebehoefte in kaart is, kan gewerkt worden aan verschillende aansluitscenario s. Daarbij kan ook onderzocht worden welke processen straks door middel van doorlevering automatisch al gebruik maken van NHR-gegevens (bijvoorbeeld via LV WOZ). Voorgestelde acties: 1. Vaststellen basisgegegevensset voor clusters van processen en producten. RSGB is hier de basis. Inventariseer eventuele onduidelijkheid en breng deze in in RSGB. 2. O.b.v. pilots vaststellen van aansluitscenario s met daarin aandacht voor zowel aansluiting als gebruik Planning van afhankelijkheden In het verlengde van voorgaande punten constateren we dat de planbaarheid van het aansluittraject bij gemeenten op dit moment lastig is. Gemeenten en leveranciers zoeken naar 12

13 duidelijkheid over wat wanneer geboden wordt. Als leveranciers niet weten wanneer zij releases kunnen verwachten van de KvK en wat deze inhouden, wordt hun softwareontwikkeling moeilijk planbaar. Voor gemeenten betekent dat, dat zij hun eigen implementatietraject niet kunnen inplannen. De Kvk, op haar beurt, is weer ten dele afhankelijk van de ontwikkelingen van de stelselvoorzieningen en wanneer zij gebruik kunnen maken van stabiele versies van bijvoorbeeld Digilevering en Digimelding. Het risico van deze reeks afhankelijkheden is dat het aansluittraject onnodig vertraagt omdat eenieder, met de beste bedoelingen en net geen volledige informatie, op een ander aan het wachten is. Een solide lange termijn releaseplanning door de KvK is hierbij onontbeerlijk, waarbij ook aandacht is voor de relatie met andere basisregistraties uit het stelsel en voorzieningen als bijvoorbeeld eherkenning. Deze releaseplanning, inclusief bijbehorende aansluitspecificaties, zou het fundament moeten vormen van een grotere, gezamenlijke roadmap. Gemeenten, leveranciers en de KvK geven allen aan zeer veel behoefte te hebben aan een gezamenlijke roadmap. Terugredenerend vanaf de datum van verplicht gebruik kan gekeken worden wanneer leveranciers uiterlijk moeten gaan bouwen, om nog voldoende tijd te hebben om ook de uitrol bij gemeenten te begeleiden. Op basis daarvan kan bepaald worden wat wanneer nodig is aan duidelijkheid of specificaties van de KvK. En gemeenten kunnen de verschillende door hen te verrichten activiteiten ook beter in de tijd plannen en er bijvoorbeeld voor zorgen dat budgetten tijdig gereserveerd zijn. Naar alle waarschijnlijkheid zullen de planningen in het begin niet naadloos op elkaar aansluiten. Het voeren van het gezamenlijk gesprek en het werken aan een gezamenlijke roadmap gemeenten sluiten aan op NHR helpt echter deze aansluiting te verbeteren. De vraagt rijst dan wie gemeenten vertegenwoordigt in deze roadmap, maar ook breder op het dossier NHR, ook na de impactanalyse. Voor delen zou dat KING/Operatie NUP kunnen zijn. Een bredere dossierhouder NHR bij de VNG wordt op dit moment echter node gemist. Voorgestelde acties: 3. Maak een releaseplanning voor het gemeentelijk domein, waarin ook aandacht is voor de relatie met andere (stelsel-)bouwstenen 4. Werk als KvK, gemeenten en leveranciers aan een gezamenlijke roadmap gemeenten sluiten aan op NHR 5. Draag zorg voor vertegenwoordiging van gemeenten bij beheer en doorontwikkeling van NHR (bijvoorbeeld implementatie-overleg) Aansluiting bij gemeentelijke ICT en standaarden In voorgaande paragraaf kwam het belang van afstemming en samenwerking met gemeentelijke leveranciers al aan de orde. In den brede is afstemming over de aansluiting van NHR bij de gemeentelijke ICT noodzakelijk. Daarvoor zijn reeds in 2008 bestuurlijke afspraken gemaakt door het College Standaardisatie over het gebruik van open standaarden tussen Basisregistraties en gemeenten. Daarbij is het gebruik van StUF voorgeschreven in de gegevensuitwisseling tussen het NHR en gemeenten. Gebruik van open standaarden Op 24 april 2012 is de Kamer van Koophandel in productie gegaan met een webservice waarmee het NHR bevraagd kan worden. Deze webservice voldoet niet aan de StUF standaard: een standaard die sinds 2008 op de pas toe of leg uit lijst van het College en Forum Standaardisatie staat. De NHR webservice valt ondubbelzinnig binnen het voorgeschreven toepassingsgebied van deze standaard. 13

14 In een gesprek op 29 september 2011 tussen KvK en KING en in de brief van KING aan KvK van 26 oktober 2011 is aangegeven dat het niet gebruiken van deze open standaard nadelige gevolgen heeft voor alle (overheids-) afnemers die meer dan één basisregistratie gebruiken. Het gebruik van eigen KvK berichtspecificatie en het niet nakomen van de standaardisatie-afspraken van het College Standaardisatie zal in ieder geval leiden tot extra inspanningen en aanzienlijk hogere aansluit- en integratiekosten voor 415 gemeenten. Vanuit KING is er vanaf eind 2010 samengewerkt met de KvK om StUF kennis over te dragen, de bruikbaarheid te beoordelen en om voorbeeld berichten in StUF voor de KvK te maken. Gemeenten en leveranciers zijn blij met het feit dat de KvK in samenwerking met KING aan het verstuffen is: dit is een grote stap in de aansluiting bij de gemeentelijke informatievoorziening. Uit genoemde voorbereidingen zijn geen technische of inhoudelijke belemmeringen naar voren gekomen waarom StUF voor het NHR niet gebruikt kan worden. Er is dus voldoende reden om aan te nemen dat het NHR in de nabije toekomst daadwerkelijk StUF gaat ondersteunen. Wanneer dat gaat plaatsvinden, is echter nog niet helder gecommuniceerd richting leveranciers en gemeenten. Gemeentelijke softwareleveranciers zitten daarmee in een lastig parket. Aan de ene kant is een convenant ondertekend waarin is afgesproken dat alleen, conform de afspraken van het College Standaardisatie over open standaarden, met de StUF standaard gebouwd wordt voor gemeenten. Aan de andere kant bestaat de vrees dat je als braafste jongetje van de klas ingehaald wordt door de concurrent, die ervoor kiest deze afspraken te negeren. Als leveranciers gaan bouwen op basis van de niet StUF-specificaties, levert de latere migratie naar aansluiten op de StUF-interface een extra investering op, waarvan de kosten uiteindelijk bij gemeenten zullen liggen. Een van de overwegingen voor leveranciers om niet te wachten op de StUF-interface, is dat zij geen zicht hebben op wanneer deze beschikbaar komt. Een duidelijke releaseplanning vanuit de KvK, waarin ook aangegeven wordt wanneer een StUF-interface geboden wordt, is noodzakelijk om desinvesteringen voorkomen. De XML-webservice is op 24 april 2012 in productie genomen. Tot op heden heeft de Kamer van Koophandel geen helderheid gegeven over wanneer en welke StUF gebaseerde services beschikbaar komen voor de ontsluiting van het NHR. Dit ondanks een schriftelijk verzoek hiertoe vanuit VNG/KING. In deze brief heeft VNG daarnaast aangegeven haar leden te zullen adviseren niet aan te sluiten op de webservice. Aan duidelijkheid over de planning van de op StUF gebaseerde services is grote behoefte bij gemeenten en hun leveranciers: alleen dan kunnen desinvesteringen worden voorkomen en kan een adequate ICT (investerings- en implementatie)planning worden gemaakt. De KvK heeft wel aangegeven een interne impactanalyse te gaan verrichten op het gebruik van StUF. De planning hiervan is nog niet bekend. Daarnaast heeft KvK uitgesproken dat bij voorkeur één overheidsstandaard gehanteerd wordt. Dat betekent dat men StUF aan wil bieden aan de gehele overheid. Binnengemeentelijk gebruik Daarnaast is een van de uitgangspunten bij de ontwikkeling van het NHR dat binnen gemeenten niet met lokale kopieën gewerkt gaat worden. Gemeenten en leveranciers vragen zich af of dat niet een toekomstscenario is waar de gemeentelijke informatievoorziening nog niet klaar voor is. Dat kan bijvoorbeeld leiden tot het in bulk moeten bevragen van NHR via de webservice, met mogelijke performance-issues en betaling per bevraging. Daarnaast ontbreken in dit scenario de procestriggers voor bevragen van het NHR, zoals die nu wel door het mutatieabonnement geleverd (kunnen) worden. In dat licht rijst de vraag of de webservice die ontwikkeld wordt voldoende is om binnengemeentelijk gebruik op korte termijn mogelijk te maken. Performance-garanties over de beschikbaarheid van NHR zijn daarbij ook wenselijk, evenals het leveren van gebeurtenissen, die voor gemeenten processen kunnen triggeren. 14

15 Diginetwerk Voor het gebruikmaken van de webservice stelt KvK voor gemeenten het gebruik van Diginetwerk verplicht. Dezelfde gegevens zijn door online bevragen echter ook via internet in te zien. Ook voor marktpartijen is het mogelijk gebruik te maken van de webservice via internet. Aansluiten via Diginetwerk wordt vaak als een gecompliceerd proces met een aanzienlijke doorlooptijd ervaren, zo geven de deelnemers in de begeleidingscommissie aan. Een aantal gemeenten ziet liever dat het gebruik van Diginetwerk voor NHR niet verplicht werd gesteld, maar dat de optie om te koppelen via internet ook voor hen openstaat. Voor het programma modernisering GBA (mgba) moet straks echter ook op Diginetwerk aangesloten worden. Nu aansluiten via internet levert dus mogelijk een desinvestering op voor gemeenten. Het Ministerie van EL&I heeft aangegeven nogmaals te zullen bezien of Diginetwerk inderdaad een harde randvoorwaarde is voor het aansluiten van gemeenten. Voorgestelde acties: 6. Geef inzicht in en duidelijkheid over wanneer en voor welke gegevensverstrekkingen op StUF gebaseerde webservices beschikbaar komen. In genoemde brief is hiervoor de deadline van 24 april genoemd. Deze is reeds geruime tijd overschreden. 7. Maak de planning van de migratie naar StUF inzichtelijk als onderdeel van de releaseplanning 8. Neem deel in de standaardisatie-organen en -structuren van de StUF familie 9. Bezie de noodzakelijkheid van de verplichting Diginetwerk te gebruiken voor het aansluiten van gemeenten 10. Maak als onderdeel van de roadmap gemeenten sluiten aan op NHR inzichtelijk welke (verdere) afstemmingsproblemen er zijn tussen de gemeentelijke ICT en NHR 11. Richt leveranciersmanagement in om de afstemming tussen het gemeentelijk domein en KvK te versterken Kwaliteit Over de kwaliteit van de gegevens in het Handelsregister bestaan wisselende beelden. Sommige gemeenten geven aan erg tevreden te zijn, waar anderen aangeven weinig vertrouwen te hebben in de kwaliteit en bruikbaarheid van de gegevens. Een aantal gemeenten in de begeleidingscommissie geeft aan dat een uitleg van de KvK over wat je wel en niet kunt met de gegevens en hoe je bepaalde datavelden moet interpreteren al een hoop geholpen heeft. Gemeenten geven aan dat de koppeling met de BAG en de koppeling met de Rijksbelastingdienst bijdraagt aan de gegevenskwaliteit van het Handelsregister. Voor daadwerkelijk overgegaan wordt tot grootschalige implementatie bij gemeenten, zou het goed zijn concreter zicht te krijgen op de te verwachten verschillen in gegevens. Door met een aantal gemeenten in pilot bestandsvergelijkingen uit te voeren, ontstaat beter zicht op de te verwachten verschillen (soort en omvang) en de te verwachten stroom van terugmeldingen. Daarmee ontstaat voor gemeenten de mogelijkheid de aansluitwerkzaamheden beter in te schatten en voor de KvK de mogelijkheid te anticiperen op de te verwachten effecten van de uitrol bij gemeenten. De deelnemers in de begeleidingscommissie benadrukken het belang van het (inzichtelijk) maken van kwaliteitsafspraken rondom NHR. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het maken van afspraken over een terugmeldproces. Binnen KvK is een programma BAM ingericht. Binnen dit programma wordt gewerkt aan de kwaliteit van het Handelsregister. Een van de zaken die in dit kader bijvoorbeeld opgepakt wordt, is de samenwerking met inspecties. Zo hoopt men via oog- en oorfuncties bij de inspecties mutaties door te krijgen voor het NHR, waardoor de kwaliteit verbetert. Daarnaast wordt in een proces-poc met de Belastingdienst gewerkt aan een terugmeldproces dat ook voor gemeenten inzetbaar zal zijn. 15

16 Aan een aantal van de zaken waaraan gemeenten behoefte hebben, wordt inmiddels dus gewerkt. Echter zonder dat zij hiervan op de hoogte zijn. Het zou goed zijn deze acties expliciet mee te nemen in de (op te zetten) communicatie richting gemeenten. Voorgestelde acties: 12. Voer met een aantal gemeenten in een pilot bestandsvergelijkingen uit tussen gemeentelijke bedrijvenregistraties en NHR. Maak hierbij gebruik van een bestaande oplossing als i-spiegelsoftware. 13. Maak de resultaten van deze bestandsvergelijking onderdeel van een handreiking voor gemeenten 14. Inventariseer waar onduidelijkheid bestaat over gegevensdefinities/interpretatie van gegevens en ontsluit de bijbehorende antwoorden/oplossingen breder voor het gemeentelijk domein. Leg hierbij ook de link met RSGB. 15. Maak inzichtelijk hoe geanticipeerd wordt op de te verwachten terugmeldingen vanuit gemeenten. Geef daarbij aan wat het proces is om met deze terugmeldingen om te gaan. 16. Maak voor gemeenten inzichtelijk welke maatregelen door de KvK genomen worden om de kwaliteit van de gegevens in het NHR te waarborgen 3.2. Gemeentelijke organisatie- en procesinrichting Inzicht in (potentieel) binnengemeentelijk gebruik In hoofdstuk twee is een opsomming gegeven van gemeentelijke afdelingen waar het potentieel gebruik van KvK-gegevens groot is. De vraag wat de behoefte is van de gemeentelijke afdelingen die bedrijfsgegevens gebruiken, kan nog niet eenduidig beantwoord worden. Zo is er onduidelijkheid over het verstrekken van gegevens op vestigings- of rechtspersoonsniveau en kent het NHR diverse attributen en gebeurtenislevering die in de gemeentelijke informatievoorziening nog niet uniform worden ingezet. Gemeenten zullen moeten organiseren dat op basis van de authentieke gegevens uit het NHR wordt voorzien in de informatiebehoefte van verschillende gemeentelijke processen. Het maken van een generiek overzicht van de informatiebehoefte van gemeentelijke afdelingen helpt de gemeentelijke vraag aan het NHR helder te krijgen. Een binnengemeentelijke monitor helpt gemeenten inzicht te krijgen in het daadwerkelijk gebruik van NHR-gegevens in de organisatie. Operatie NUP kan hierin faciliteren door inzet van i-spiegel. i- Spiegel is software voor bestandsvergelijking die het binnengemeentelijk gebruik van basisregistraties analyseert. Voorgestelde acties: 17. Breng met gemeenten in kaart wat de vraag van de business is (de diverse gemeentelijke processen, gebundeld en indien wenselijk product-georiënteerd). Redeneer hierbij vanuit de procesarchitectuur. 18. Faciliteer het binnengemeentelijk monitoren van gegevensgebruik bij gemeenten door inzet van i-spiegel Aansluitstrategie binnengemeentelijk gebruik Voor het vormgeven van het binnengemeentelijk gebruik van NHR-gegevens zijn verschillende scenario s denkbaar. Welke strategie een gemeente hiervoor kiest, is afhankelijk van vele factoren. Enkele voorbeelden daarvan zijn: hoe is de gemeentelijke informatievoorziening georganiseerd, hoeveel aandacht is er bestuurlijk voor NHR, welke budgetten zijn beschikbaar etc. Om te voorkomen dat iedere gemeente zelf het wiel uit gaat vinden op dit gebied, is het wenselijk dat KING/Operatie NUP met en namens gemeenten en in samenwerking met de KvK een aantal 16

17 generieke aansluitscenario s ontwikkelt. In deze aansluitscenario s voor binnengemeentelijk gebruik is in ieder geval aandacht voor: Welke procesaanpassingen zijn nodig/wenselijk? Welke verschillende scenario s zijn mogelijk en passend bij de staat van informatievoorziening? Wat zijn de financiële business cases? Gebeurtenislevering en andere faciliteiten vanuit het NHR Voorgestelde actie: 19. Ontwikkel een aantal generieke aansluitscenario s voor binnengemeentelijk gebruik van NHR Bestuurlijke aandacht In lang niet alle gemeenten heeft aansluiten op NHR hoge bestuurlijke prioriteit. Gevolg hiervan is dat, zeker in deze tijd van relatieve schaarste, niet altijd de benodigde middelen vrijgemaakt zullen worden om de aansluiting op het NHR te realiseren. Het helpt om voor bestuurders inzichtelijk te maken wat de voordelen kunnen zijn van aansluiten op het NHR. In de gemeente Eindhoven merkt men dat het werkt om via een geo-koppeling zichtbaar te maken wat het gebruik van basisgegevens kan opleveren, bijvoorbeeld voor de veiligheid in de stad. Ook een instrument als i- Spiegel kan helpen de baten van het gebruik van basisgegevens op bestuurlijk niveau inzichtelijk en bespreekbaar te maken. Voorgestelde acties: 20. Verzamel en ontsluit goede voorbeelden om bestuurlijke aandacht voor het gebruik van basisgegevens en in het bijzonder het NHR te krijgen. Gebruik hierbij, naast de inbreng van gemeenten, (uitkomsten van) i-spiegel 21. Vestig in contacten met koepels en vakverenigingen de aandacht op deze goede voorbeelden 3.3. Implementatie en ondersteuningsbehoefte Proefimplementaties De KvK is op dit moment bezig om pilotgemeenten te verzamelen om zo de benodigde praktijkervaring met het aansluiten van gemeenten op het NHR op te doen, naast de lopende pilots met andere overheden. Deze praktijkervaring zal veel input opleveren voor het grootschalig aansluiten van de andere gemeenten. Op dit moment kan de KvK nog niet aangeven wanneer zij verwacht dat de pilots afgerond zijn. Voorgestelde acties: 22. Communiceer de planning en scope van de diverse pilots, zodat duidelijk wordt wat gemeenten wanneer kunnen verwachten 23. Zorg dat KING/Operatie NUP betrokken is bij de uit te voeren pilots, om de ervaring breder beschikbaar te stellen voor andere gemeenten Gemeentelijk stappenplan Een van de manieren om de pilotervaring breder beschikbaar te maken voor gemeenten, is door middel van een generiek stappenplan. De gemeenten in de begeleidingscommissie geven aan behoefte te hebben aan een gemeentelijk stappenplan. Dit stappenplan zou getoetst moeten zijn in pilots, aandacht moeten hebben voor zowel proces, inhoud als techniek, de gemeentelijke business case en onderscheid moeten maken tussen bulkbevraging en 1- op 1 bevraging etc. 17

18 Voorgestelde actie: 24. Maak als KING/Operatie NUP en KvK afspraken over het opstellen van een gemeentelijk stappenplan om de gemeentelijke aansluiting op NHR te faciliteren Communicatie en ondersteuning De communicatie vanuit KvK richting gemeenten biedt ruimte voor verbetering. Op de website van de KvK is op dit moment niet veel actuele informatie te vinden die gemeenten ondersteunt bij het aansluiten op NHR. Met de komst van het programma voor het aansluiten van de 1600 overheden komt deze verbetering er naar verwachting ook. De pilotervaringen en de ontwikkeling van nieuwe aansluitmogelijkheden zullen inhoudelijk ook meer te communiceren opleveren. Daarnaast wordt opgemerkt dat ondernemers lang niet altijd (bewust of onbewust) de plicht nakomen om hun gegevens up to date te houden bij de KvK. Communicatie vanuit de KvK naar deze doelgroep helpt mogelijk om de administratieve discipline van ondernemers te vergroten. Het besef dat straks alle overheidsorganisaties gebruikmaken van deze gegevens zal bijdragen aan het besef dat het belangrijk is dat je als ondernemer goed geregistreerd staat. Op het gebied van ondersteuning bij de implementatie kunnen gemeenten op dit moment nog niet heel concreet aangeven wat men van de KvK verwacht. Daarvoor is immers praktijkervaring nodig. Wel wordt gesteld dat het minimale niveau van ondersteuning een handreiking is. De gemeenten in de begeleidingscommissie geven daarnaast aan dat het najagen van gemeenten om aan te sluiten een kritische succesfactor is. Als voorbeeld wordt het BAG-traject geschetst, waarin gemeenten middels brieven aan Bestuur en het opvragen van planningen op de huid gezeten werden, maar waarin ook veel aandacht was voor communicatie en ondersteuning van gemeenten. Voorgestelde acties: 25. Maak als KvK, in samenwerking met KING/Operatie NUP een communicatieplan om de implementatie bij gemeenten te ondersteunen 26. Richt communicatie richting ondernemers in om bij hen het besef te creëren dat het belangrijk is goed geregistreerd te zijn in het NHR 27. Maak als KING/Operatie NUP met gemeenten inzichtelijk wat de ondersteuningsbehoefte is bij de implementatie. Stem deze behoefte af met KvK 3.4. Kosten en Baten NHR Kosten en baten van binnengemeentelijk gebruik Inzicht in de kosten en baten van binnengemeentelijk gebruik van NHR helpt enerzijds het onderwerp op de (bestuurlijke) agenda te krijgen en anderzijds om als gemeente weloverwogen keuzes te maken. In deze kosten-batenanalyse moet zowel aandacht zijn voor kwalitatieve baten als voor kwantitatieve baten. Denk bijvoorbeeld aan: Minder zelf registreren Minder fouten Minder interne facturen Minder bezwaarschriften Minder post onbestelbaar retour Beter innen van gelden Minder klachten Hoe NHR bij kan dragen aan het verbeteren van de risicobestrijding Administratieve lastenverlichting voor ondernemers 18

19 Het zal niet altijd mogelijk zijn bedragen aan deze indicatoren te hangen. Het benoemen van de indicatoren op zich heeft echter al meerwaarde. De kosten-batenanalyse zou in het bredere perspectief van de baten van het gebruik van basisregistraties geplaatst moeten worden. Voorgestelde actie: 28. Maak een high level kwalitatieve business case voor binnengemeentelijk gebruik van NHR Financieringsmodel gebruik NHR door gemeenten Een belangrijk onderdeel van een business case voor gemeenten is de kostencomponent. Voor de financiering van het gemeentelijk gebruik van NHR hangt de discussie omtrent budget- of tarieffinanciering boven de markt. De gevraagde bijdrage namens gemeenten voor de eerste twee jaar is 1,3 miljoen euro per jaar. Na die periode wordt het daadwerkelijk gebruik geëvalueerd en een wordt nieuwe bijdrage vastgesteld. De commissie Gemeentefinanciën van de VNG heeft aangegeven het onderwerp pas te willen agenderen als gemeenten een positief advies uitbrengen omtrent budgetfinanciering. Grootschalig gebruik vindt alleen plaats als de kwaliteit van de registraties op orde is. En voor het realiseren van kwalitatief goede registraties moeten de financiële prikkels juist zijn gericht. In het Jaarplan Programmaraad Stelsel van Basisregistraties staat daarom, als één van de vijf concrete doelstellingen voor 2011: het maken van stelselbrede afspraken over financiering van ontwikkeling, implementatie en gebruik van het stelsel. Dit tegen de achtergrond van de constatering in het jaarplan dat voor veel overheidsorganisaties het stelsel nog abstract is en dat voor veel betrokkenen de samenhang - of het zicht op die samenhang - ontbreekt. In dit licht is het rapport Wie van de drie, dat in opdracht van de Programmaraad Stelsel is opgesteld, interessant. De experts komen tot de aanbeveling om geen kosten meer in rekening te brengen voor het gebruik van gegevens (de output kant). In bepaalde gevallen is het wel mogelijk te laten betalen voor registratie (de inputkant). Maar de bulk van de kosten dient gefinancierd te worden uit de algemene middelen, dit om verkeerde financiële prikkels in het stelsel te vermijden en de maatschappelijke baten te maximaliseren. En de overheid moet echt geen producten voor de markt maken, dat kunnen private bedrijven veel beter. De experts schetsen nadrukkelijk een eindbeeld dat zeker een aantal jaren zal kosten om te bereiken. Het bereiken van dit eindbeeld vereist majeure veranderingen die aanvullende overweging en besluitvorming vereisen. Naar aanleiding van het rapport, dat op 14 oktober 2011 is vastgesteld tijdens de PSB vergadering, heeft de PSB een advies opgesteld over de toekomstige financiering van het stelsel van basisregistraties. Geadviseerd wordt om te komen tot herverdeling van de kosten van gebruik binnen de rijksbegroting voor de basisregistraties binnen de gekozen focus (GBA, NHR, BAG, Kadaster, Topografie en BGT). Het advies is 1 december 2011 aangeboden aan de db-brg. Naar verwachting zal het advies via de BRG in het eerste kwartaal van 2012 worden doorgeleid naar de Ministerraad. 2 De VNG wacht met besluitvorming over de financieringswijze van het Nieuw Handelsregister (NHR). Voor budgetfinanciering uit het Gemeentefonds blijkt te weinig draagvlak te bestaan. Dat heeft mede te maken met het feit dat de hoogte van de gevraagde uitname Gemeentefonds gemeenten geen financieel voordeel oplevert. De gevraagde uitname komt immers overeen met de optelsom van de huidige facturen die gemeenten ontvangen voor het gebruik van KvK- gegevens. 2 ties+en+gemeenschappelijke+voorzieningen 19

20 De VNG wil daarom de financieringswijze onveranderd laten totdat de Bestuurlijke Regiegroep Dienstverlening en E-overheid (BRG) in december van dit jaar een besluit neemt over de wijze van financieren van het gehéle stelsel van basisregistraties, waarvan NHR deel uitmaakt. Voor besluitvorming binnen gemeenten is het belangrijk dat duidelijkheid komt omtrent de wijze van financieren van gebruik NHR. Het uitgestelde besluit maakt het echter mogelijk om de high level businesscase voor nu op te stellen, uitgaande van tarieffinanciering. Wanneer er andere invulling wordt gegeven aan de financiering van het NHR, moet de businesscase worden aangepast. Tarieffinanciering is wel een risico voor het optimaal gebruik van een basisregistratie; betalen per inzage kan worden ervaren als een boete op gebruik. 20

21 4 Indicatie implementeerbaarheid en haalbaarheid Resultaatverplichting 4.1. Indicatie grootschalige implementeerbaarheid Een positief oordeel over (grootschalige) implementeerbaarheid kan alleen worden gegeven op grond van voldoende praktijkervaring met de bouwsteen. Die praktijkervaring is in het geval van NHR (nog) niet voorhanden voor wat betreft gebruik van de basisregistratie als exclusieve bron van gegevens en terugmelding daarop. Voorts wordt geconstateerd dat aan een aantal noodzakelijke randvoorwaarden voor succesvolle (grootschalige) implementatie op dit moment niet is voldaan. Het betreft in ieder geval: laagdrempelig aansluitproces; helderheid over de kwaliteitsafspraken die gemaakt zijn rondom NHR (o.a. datakwaliteit en benodigde gegevensset); duidelijkheid over binnengemeentelijk gebruik NHR-gegevens; business case / financiering voor aansluiten en gebruik; helderheid in releaseplanning; het voldoen aan open standaarden zoals vastgesteld door het College en Forum Standaardisatie voor de gegevensverstrekking aan overheden; het anticiperen op de afhankelijkheid van de stelselvoorzieningen; duidelijkheid over kosten en kostenverdeling van gebruik NHR op langere termijn. Ons oordeel is derhalve dat NHR op dit moment niet (grootschalig) implementeerbaar is. Wel is het mogelijk om de meeste randvoorwaarden snel in te vullen zie de acties in dit rapport. Om de nodige praktijkervaring over het aansluitproces en de impact van invoering en gebruik op gemeentelijke organisaties op te bouwen, is het inrichten en uitvoeren van geschikte pilots essentieel. Nadat genoemde randvoorwaarden zijn vervuld en de pilots zijn geëvalueerd, ontstaat pas een situatie waarin een beoordeling van de haalbaarheid mogelijk is Indicatie haalbaarheid Resultaatverplichting Gezien de situatie met betrekking tot (grootschalige) implementeerbaarheid, is het niet verwonderlijk dat de realisatie van aansluitingen achterblijft op de planning van Q Daarmee is niet gezegd dat de resultaatverplichting niet haalbaar is, maar zonder effectieve interventies zal dat niet lukken. Naast de genoemde acties om (grootschalige) implementeerbaarheid mogelijk te maken, moet parallel een aansluitplanning en uitrolstrategie (inclusief communicatie en ondersteuning) voor het gemeentelijke veld worden opgesteld, zodat na een positief oordeel over implementeerbaarheid in een straf tempo aangesloten kan worden Aanbevelingen voor gemeenten Bovenstaande houdt echter zeker niet in dat gemeenten nu niets hoeven doen. We constateerden eerder dat een groot deel van de inspanning in het organiseren van het binnengemeentelijk gebruik gaat zitten. Om na invulling van de genoemde randvoorwaarden voortvarend aan de slag te kunnen met aansluiten op NHR, is het wenselijk dat nu al gestart wordt met de voorbereidende werkzaamheden binnen de gemeente. Zoals bij ieder project, kan gestart worden met de voorbereiding van de daadwerkelijke projectfase (draagvlak, projectbudget organiseren, projectteam samenstellen, projectplan opstellen etc.). Naast het inrichten van de gemeentelijke 21