Algemene informatie. Student: Afstudeerorganisatie:

Transcriptie

1 Algemene informatie Student: Naam: Laura Melissen Studienummer: Adres: E du Perronlaan 850, 2624 NG Delft Telefoonnummer: adres: Laura_Melissen@hotmail.com Datum: Universiteit: TU Delft, faculteit Bouwkunde, afstudeerlab Project Management Afstudeerorganisatie: Hoofdmentor: Tweede mentor: Derde mentor: Gecommitteerde: Bedrijf: Begeleider: Ir. R.P. Geraedts ( Project management) Prof.Ir. C.H.C.F. Kaan (Architectuur) Prof. mr. dr. M.A.B. Chao-Duivis (Bouwrecht) Dr. Ir. H. Zijlstra (Architectuur, MIT) Koninklijke Maatschappij tot bevordering der Bouwkunst Bond van Nederlandse Architecten (BNA) Betsy E.M. Visser-Kuipers Copyright L. Melissen 2007 Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/ of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie, publicatie of op welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de auteur. Voor het overnemen van gedeelten van deze publicatie voor studiedoeleinden verleent de auteur toestemming.

2 L.Melissen Voorwoord Naar aanleiding van mijn afstudeeronderzoek Export van Nederlandse architectendiensten, een onderzoek naar de succes- en faalfactoren van de Nederlandse architect in België, Duitsland, Frankrijk en Groot-Brittannië, is dit stappenplan ontwikkeld. Het stappenplan is het resultaat van de doelstelling Door middel van het verkrijgen van inzicht in de problemen, die kunnen ontstaan bij export van Nederlandse architectendiensten, komen tot aanbevelingen voor Nederlandse architecten die hun diensten willen exporteren. In het stappenplan wordt aan de hand van een drietal hoofdstappen handvaten aangereikt aan de Nederlandse architect om zich voor te bereiden op het exporteren van hun diensten naar België, Duitsland, Frankrijk en Groot- Brittannië. In grote lijnen kan dit stappenplan ook gebruikt worden voor andere landen. Laura Melissen Delft, juli 2007 UN Studio - Mercedes-Benz Museum Stuttgart, Om het mogelijke een kans te geven, moet je steeds het onmogelijke proberen. L. Molhuysen in De bouw van het Haagse stadhuis van Adri Duivesteijn, 1994, blz 173 1

3 Exportstappenplan Inhoudsopgave Voorwoord Inleiding...3 Aanleiding 3 Opzet 4 Kanttekeningen 5 Doel en doelgroep 6 Stap 1: aanloop tot export...7 Waarom export? 7 Argumenten voor export 8 Bedreigingen 9 Informatie 9 Stap 2: interne analyse...10 Stroomschema interne analyse 10 Beoordelingsfactor 1: financiën & administratie 13 Beoordelingsfactor 2: personeel & beleid 27 Beoordelingsfactor 3: acquisitie & marketing 29 Beoordelingsfactor 4: product- & dienstontwikkeling 33 Beoordelingsfactor 5: management & organisatie 35 Sterkte & zwakte analyse 39 Stap 3: externe analyse...40 Stroomschema externe analyse 40 Beoordelingsfactor 1: oriënterend marktonderzoek 42 Beoordelingsfactor 2: keuze exportproduct en/of land 48 Beoordelingsfactor 3: samenwerkingsverband en/ of vestiging 49 Beoordelingsfactor 4: verdiepend marktonderzoek 54 Swot- analyse 56 Slotopmerkingen...57 Adressen...58 Literatuur & begrippen

4 L.Melissen Inleiding In deze aparte bijlage wordt een stappenplan beschreven aan de hand waarvan architecten zich kunnen voorbereiden om diensten te gaan exporteren. De stappen zijn grotendeels gebaseerd op ervaringen van architecten en literatuur over exportstappenplannen uit andere sectoren. Het stappenplan pretendeert echter geen volledigheid en voor het succesvol slagen van een dienst in het buitenland, zullen architecten naast de genoemde stappen wellicht meer stappen moeten nemen. Dit is ook afhankelijk van het land waar naar toe geëxporteerd wordt. Daarnaast zal het meest geleerd worden door de zogenaamde trial and error methode. De opzet van het stappenplan is grotendeels gebaseerd op het stappenplan uit Bouwen in Duitsland 1. Deze is geschreven voor bouwbedrijven. Na de te nemen stappen worden er per land adressen gegeven van instanties die extra informatie kunnen verschaffen en/ of deskundige begeleiding kunnen verlenen. Elke verstandig architect zal zich gaan informeren wanneer hij dingen gaat doen, die hij niet kent. De architect laat zich dan adviseren en door wie, dat maakt niet uit. Zoals iedere architect zegt dat een particulier die een huis wil bouwen een architect nodig heeft zo kan je ook zeggen dat een architect die een markt gaat betreden die hij niet kent een adviseur nodig heeft. Luut Rienks Rienks architecten 1 NVOB,1996, Nederlands Verbond van Ondernemers in de Bouwnijverheid, Bouwen in Duitsland, Enschede, Baarn Aanleiding In een tijd van globalisatie is het woord export niet meer weg te denken uit de economie. Ook architecten exporteren hun diensten, maar is dit eigenlijk wel zo vanzelfsprekend en gaat dit altijd vlekkeloos? Uit het onderzoek naar de ervaringen van architecten in België, Duitsland, Frankrijk en Groot-Brittannië blijkt dat zelfs exporteren naar landen binnen Europa zeker niet probleemloos verloopt. De architectuurpraktijk, architectenrecht, bouwrecht en niet te vergeten culturen zijn in de eerder genoemde landen vaak geheel verschillend. Ondanks de ophanden zijnde Europese eenwording, waar al aan gewerkt wordt sinds 1992, is de bouw/ architectenwet- & regelgeving dus verre van uniform. De meeste architecten, die deelgenomen hebben aan het onderzoek, zijn van mening dat binnen de architectuurwereld de globalisering zal doorzetten. Betekent dit dat dan ook dat meer architecten hun diensten zullen gaan exporteren? Op dit moment zijn er in Nederland geen cijfers over het exacte aantal architecten dat hun diensten exporteert. Bij de BNA denkt men dat ongeveer 10% van de architecten zijn diensten regelmatig exporteert. Daarnaast zijn er veel architectenbureaus die af en toe een project in het buitenland hebben. Bij het exporteren lopen architecten tegen problemen aan, maar deze ontstaan vaak door gebrek aan kennis en ervaring (in dat land) 2. Natuurlijk zullen er altijd problemen zijn die niet voorkomen kunnen worden, maar dat kan in Nederland ook niet. Met dit stappenplan kan tijdens het voorbereidingstraject snel en gestructureerd informatie vergaard worden, waardoor exporteren van diensten soepeler kan verlopen. 2 Dit kwam naar voren in het onderzoek naar de ervaringen van de Nederlandse architect in België, Duitsland, Frankrijk en Groot- Brittannië. 3

5 Exportstappenplan Waar architecten in geholpen zouden zijn, is als ze hulp krijgen in het hele traject waar ze eigenlijk zo n dédain voor hebben (juridisch en financieel). Ze denken vaak dat komt wel, laten we eerst maar een mooi plan maken. Vervolgens ligt het mooie plan er en dan blijkt dat het niet georganiseerd is, dat ze geblunderd hebben met de BTW, dat het fiscaal een rommeltje is, dat ze juridisch aansprakelijk zijn voor dingen waar ze helemaal niet van wisten dat ze aansprakelijk waren, dat ze hoofdelijk aansprakelijk zijn, dat de Nederlandse onderneming ook nog eens aansprakelijk is. Dat zijn dingen, volgens mij, waarvan de meeste architecten niet eens weten welke risico s ze lopen. Jeroen van Schooten Meyer en van Schooten Architecten Opzet Het stappenplan bestaat uit drie stappen die beschreven worden in hoofdstuk 1, 2 en 3. De stappen zijn achtereenvolgens aanloop tot export, interne analyse en externe analyse. In het hoofdstuk aanloop tot export staat de vraag waarom export? centraal. De argumenten voor export zullen beschreven worden en het hoofdstuk zal eindigen met enige belemmeringen waarmee architecten te maken kunnen krijgen. Het doel van de eerste stap is om de architect goed te laten nadenken over het exporteren van diensten en doelstellingen te laten bepalen omtrent export. Stap 2 staat in het teken van het architectenbureau. De interne analyse is een sterkte en zwakte analyse gebaseerd op vijf beoordelingsfactoren. De architect kan de sterkte en zwakte per punt bepalen op basis van vragen waarop antwoord gegeven moet worden, ervaringen van andere architecten en aanbevelingen gebaseerd op literatuur. Het doel van de tweede stap is om te bepalen of het architectenbureau voldoende geschikt/ voorbereid is om te kunnen beginnen met export. Als op alle vijf de beoordelingsfactoren positief gescoord wordt kan men doorgaan naar stap 3. De externe analyse. Deze analyse is gericht op het land of landen waar naar toe geëxporteerd zal worden. Vaak wordt de keuze voor een land niet expliciet gemaakt omdat de eerste opdracht in het buitenland vaak toevallig wordt binnengehaald of men vindt het soort opdracht belangrijker dan het land. Het stappenplan voorziet in deze omstandigheid door het onderzoek op te splitsen in een oriënterend marktonderzoek en een gedetailleerd marktonderzoek. Het gedetailleerd marktonderzoek kan uitgevoerd worden, als men daarvoor kiest, in samenwerking met een lokale architect. Het verdient de voorkeur om het oriënterende onderzoek uit te voeren vóór dat er een eerste opdracht in het buitenland aanvaard wordt. 4

6 L.Melissen De externe analyse bestaat uit vier beoordelingsfactoren. Onder marktonderzoek wordt in dit stappenplan verstaan: onderzoek naar o.a. de architectuurpraktijk (rol van de architect), bouwwet- en regelgeving en cultuur & politiek in het land waar naar toe geëxporteerd zal worden. Het doel van de externe analyse is om bij het architectenbureau voldoende kennis op te bouwen over het mogelijke exportland zodat de meeste kansen en bedreigingen voorzien kunnen worden. Zowel de interne als externe analyse worden ingeleid door een schema met te nemen stappen. In de rest van het hoofdstukken worden de te nemen stappen toegelicht. Exportstappenplan Stap 1: aanloop tot export hoofdstuk 1 Stap 2: interne analyse hoofdstuk 2 Stap 3: externe analyse hoofdstuk 3 Figuur 0-1 Opbouw exportstappenplan Stroomschema Export-organisatie & administratieplan par. 2.1 Exportmarketingplan par 3.1 Kanttekeningen Met een swot- analyse worden de belangrijkste sterke en zwakke punten van een organisatie of een product/ dienst in kaart gebracht. Daarnaast worden de belangrijkste kansen en bedreigingen genoemd. Er zijn echter wel kanttekeningen te plaatsen bij de swotanalyse De interne (sw) en externe analyse (ot) zijn niet voor 100% onafhankelijke analyses. Er moet informatie uitgewisseld worden tussen de interne en externe analyses om bijvoorbeeld de relatieve sterktes en zwaktes te bepalen. Een eigenschap van een onderneming (intern) is pas sterk als de concurrenten (extern) er minder goed in zijn. Indien de concurrenten ook sterk zijn op dat gebied dan vervalt het voordeel; Om factoren niet dubbel in de matrix op te nemen wordt één factor bijvoorbeeld opgenomen bij de bedreigingen en niet bij de kansen. Factoren kunnen echter wel voor de ene onderneming een bedreiging zijn en voor de andere juist een kans. Ook kunnen sommige factoren een bedreiging zijn in het ene land en een kans in het andere land. 5

7 Exportstappenplan Doel en doelgroep Het stappenplan pretendeert niet volledig te zijn en dient slechts als een hulpmiddel waardoor sommige problemen voorkomen kunnen worden. Sommige stappen uit de geschetste aanpak kunnen voor een bedrijfssituatie te ver voeren of helemaal niet van toepassing zijn. Is dit het geval, dan is het niet bezwaarlijk om sommige stappen achterwege te laten. Bijvoorbeeld een aanpassing aan de bedrijfsstructuur voor een enkele opdracht in het buitenland wordt niet noodzakelijk bevonden. Een stappenplan kan al snel te theoretisch over komen. In het stappenplan is dit voorkomen door zoveel mogelijk praktijkervaringen van architecten op te nemen. Het uiteindelijke doel van dit stappenplan is de kans op succesvol exporteren van architectendiensten te vergroten. Dit stappenplan is in principe bedoeld voor alle Nederlandse architecten die hun diensten willen exporteren. Het onderzoek heeft zich beperkt tot landen binnen Europa, maar het stappenplan kan in grote lijnen ook gebruikt worden voor export buiten Europa. Niet alleen architecten die nog geen opdracht in het buitenland hebben vervuld, kunnen het stappenplan gebruiken, maar ook architecten die dit al wel hebben gedaan en die nog steeds tegen problemen aanlopen. Architecten die al ervaring hebben opgedaan kunnen volstaan met het controleren of alle stappen, zoals weergegeven in de stroomschema s in de paragrafen 2.1 en 3.1, genomen zijn. Daarnaast kan het altijd zinvol zijn om over de ervaringen van collega architecten te lezen. Foto 0-1 Cepezed - Porsche showroom Stuttgart, Foto 0-2 Architectenbureau Alberts & van Huut - Hi-Fi Centre De Zonnewijzer Wevelgem (België), 6

8 L.Melissen Stap 1: aanloop tot export 1.1 Waarom Export? Een architect zou, alvorens te gaan exporteren, goed moeten nadenken waarom hij daar interesse in heeft. Ook als export in eerste instantie geen strategische keuze is en de architect een opdracht aangeboden krijgt dan is het nog raadzaam goed te bedenken of export past binnen de bedrijfsstrategie (interne analyse) en of het bedrijf een toegevoegde waarde kan leveren in het buitenland (externe analyse). Aangeraden wordt om ook het personeel in deze beslissing te betrekken. Medewerking ten aanzien van inzet en het ter beschikking stellen van kennis is namelijk absoluut vereist. Daarnaast moeten medewerkers bij eventuele opdrachten ook meer reizen en daar moeten zij wel voor open staan. Het is ook raadzaam om tijdens deze eerste stap te bepalen wat de verwachtingen en doelstellingen zijn. Wil het bureau echt een substantieel deel van zijn omzet uit het buitenland halen of gaat het om een enkele opdracht waarbij de nadruk blijft liggen op de Nederlandse opdrachten. Ook zou men moeten bepalen binnen welke tijd men de doelstellingen wil bereiken. Op dat tijdstip is het raadzaam om te evalueren of men verder gaat met exporteren of dat voortaan alle aandacht weer gaat naar de Nederlandse opdrachten. Exportstappenplan Stap 1: aanloop tot export Stap 2: interne analyse Stap 3: externe analyse Je moet je altijd eerst afvragen waarom je naar het buitenland zou willen. Je moet het niet altijd vrijwillig opzoeken. Het kunnen commerciële of inhoudelijke redenen zijn, of je gaat met een opdrachtgever mee naar het buitenland. Er zijn verschillende redenen en verschillende manieren om in het buitenland te werken. Voor ons zijn het voornamelijk inhoudelijke redenen en geen economische. Het is toch heel moeilijk om een project in het buitenland rendabel te krijgen. Bij projecten in het buitenland richten wij ons vooral op opdrachten voor openbare gebouwen. Deze projecten kunnen wij in Nederland ivm. de zeer hoge omzeteisen voor aanbestedingen niet binnenhalen, in het buitenland is dat makkelijker. Oliver Thill Atelier Kempe Thill De motieven zijn in vier categorieën in te delen: 1. Beperking Nederlandse markt (economische reden); 2. Persoonlijke ontwikkeling of ontwikkeling bedrijf op het gebied van cultuur, technologie, etc. (inhoudelijke redenen); 3. Het bedrijf bevindt zich in de grensstreek; 4. Opdracht aangeboden gekregen. 7

9 Exportstappenplan 1.2 Argumenten vóór export Niet altijd zijn er goede redenen te bedenken waarom een architectenbureau zijn diensten zou moeten exporteren. Zijn er echter beperkingen op de Nederlandse markt of bevindt het bedrijf zich in de grensstreek dan zijn er redenen te over waarom men zijn diensten zou kunnen gaan exporteren. Als er daarnaast een goed aanknopingspunt is met een land dan kan het om verschillende redenen interessant zijn om te gaan exporteren. Dit kunnen dus economische redenen, maar ook inhoudelijke redenen zijn. Projecten in het buitenland kunnen ook stimulerend en afwisselend werken voor het personeel Exporteren heeft daarnaast meestal ook een gunstig effect in Nederland. De nieuwe ervaringen opgedaan in het buitenland kunnen de projecten in Nederland tot een hoger niveau brengen en daarnaast kan het een acquirerende werking hebben in Nederland. Opdrachtgevers kunnen het idee krijgen dat bureaus met internationale opdrachten goed zijn in hun vak 1. Vlaanderen ligt toch wel heel dicht bij Nederland. Het is wel een heel andere cultuur, maar als je al een kantoor in Breda hebt, is de stap niet zo groot. Binnen het uur was ik bij de andere vestiging in Amersfoort, maar ook in Antwerpen. Een logische sprong dus om in België wat te gaan doen. Luut Rienks Rienks architecten Werken in het buitenland werkt ook als een soort marketing tool voor Nederland. In Nederland haal je meer opdrachten binnen omdat je internationaal werkt. Je hebt veel meer aanzien. De opdrachtgever heeft dan ook een verhaal naar derden toe hij werkt ook in het buitenland. Dat is een soort bevestiging dat ze de goede hebben. Naar mij mening ben ik net zo goed als 4 jaar geleden. Daar had ik helemaal niet op gerekend, dat het een marketing werking kon hebben. Heiko Hulsker Slangen Hulsker architecten 1 Dit kwam naar voren in het onderzoek naar de ervaringen van de Nederlandse architect in België, Duitsland, Frankrijk en Groot- Brittannië. 8

10 L.Melissen 1.3 Bedreigingen Zoals in de vorige paragraaf is aangegeven, zijn er niet voor elk architectenbureau redenen te bedenken waarom zij hun diensten zouden moeten exporteren. Bij exporteren is er namelijk niet alleen sprake van kansen, maar zeker ook van bedreigingen en risico s. De meeste bedreigingen ontstaan echter wanneer men onvoorbereid aan de slag gaat in een ander land. Verschillen tussen architectuurpraktijken, bouwtradities, rol van de architect, andere bouwwet- en regelgeving, maar zeker ook cultuur- en politieke verschillen kunnen bedreigingen vormen voor architecten. Cultuurverschillen binnen Europa worden vaak onderschat 2, maar door cultuurverschillen ontstaan vaak conflicten op het gebied van communicatie. Daarnaast zal, zeker in de beginperiode, met exporteren extra kosten gemoeid gaan. Om er voor te zorgen dat de verschillen tussen de landen zo min mogelijk een bedreiging vormen zou men zich moeten laten informeren over deze verschillen. Dit kan door middel van het vergaren van informatie, het inschakelen van deskundige begeleiding en/of door samenwerking met lokale partijen, zoals een lokale architect. Kortom met enthousiasme, goede voorbereiding en bereidheid tot samenwerking zijn succesvolle projecten zeker mogelijk. 1.4 Informatie Het is dus raadzaam om zich goed voor te bereiden alvorens men de stap over de grens zet. Dit stappenplan is daar een onderdeel van, maar aan te raden is om ook deskundige begeleiding in te schakelen. Bijvoorbeeld juristen, fiscalisten en instanties die algemene kennis bezitten over export. Daarnaast is het verstandig om, zodra het ontvangende land bekend is, lokale begeleiding in te schakelen en ook informatie te vergaren bij nationale architectenregisters en brancheverenigingen. Juristen en fiscalisten uit het ontvangende land beschikken vaak over meer en gedetailleerdere kennis over dat land, dan juristen en fiscalisten uit Nederland. Ook komt het professioneel en geloofwaardig over bij de opdrachtgever als er lokaal kennis is ingewonnen. Via een lokale architect kan er in contact gekomen worden met een jurist of fiscalist. Daarnaast zal een branchevereniging of register (in het ontvangende land) ook kunnen adviseren over de keuzemogelijkheden. In het hoofdstuk adressen zijn per land instanties benoemd die de informatie en/of deskundige begeleiding kunnen geven. Instanties zoals het architectenregister, branchevereniging, belastingdienst en verzekeringsmaatschappijen. Werken in het buitenland is ingewikkeld en moeilijker dan je van te voren denkt, maar het kan wel. Oliver Thill Atelier Kempe Thill 2 Citaat C.Seifert, BNA symposium Over de grens: werken in België en Duitsland, 20 april

11 Exportstappenplan Stap 2: interne analyse 2.1 Stroomschema interne analyse De interne analyse betreft een analyse van het eigen architectenbureau, gevestigd in Nederland. De analyse is gebaseerd op vijf beoordelingsfactoren. Deze beoordelingsfactoren zijn financiën & administratie (toegelicht in par. 2.2), personeel & beleid (par. 2.3), acquisitie & marketing (par. 2.4), product- &dienstontwikkeling (par. 2.5) en management &organisatie (par. 2.6). De beoordelingsfactor financiën en administratie omvat een groot aantal belangrijke elementen zoals belastingen, verzekering, inschrijving register, etc. Deze factor wordt dan ook gezien als de belangrijkste en dient daarom als eerst doorlopen te worden. De laatste factor management & organisatie omvat het organiseren en managen van de veranderingen die de andere factoren te weeg brengen. In paragraaf 2.7 sterkte & zwakte analyse kan afgevinkt worden op welke elementen positief gescoord wordt (goed voorbereid) en op welke elementen minder positief gescoord wordt. Men zou pas met de volgende stap (externe analyse) moeten beginnen als op alle vijf beoordelingsfactoren positief gescoord wordt. Exportstappenplan Stap 1: aanloop tot export Stap 2: interne analyse Stap 3: externe analyse Er dient nog opgemerkt te worden dat een interne analyse nooit voor 100% onafhankelijk is van de externe analyse. Een eigenschap van een onderneming (intern) is pas een toegevoegde waarde als de concurrenten (extern) er minder goed in zijn. Indien de concurrenten ook sterk zijn op dat gebied dan vervalt het voordeel. Met interne analyse in dit stappenplan worden alle factoren bedoeld die te maken hebben met het architectenbureau en niet inhoudelijk met de opdracht in het buitenland. (extern). 10

12 L.Melissen Bepaal de verantwoordelijke voor uitvoering van de interne analyse. Schakel indien nodig externe begeleiding in. Beoordelingsfactor 1: financiën& administratie Bepaal of de financiële situatie en de administratie geschikt is voor export. (par. 2.2) Fiscale zaken Bepaal waar de BTW afgedragen moet worden. Bepaal waar er inkomsten (vennootschaps) belasting afgedragen moet worden. Bepaal of de BTW verlegd kan worden (ondernemer of particuliere opdrachtgever). Bepaal de hoogte van het tarief. Bepaal of de huidige bankinstelling voldoet of nieuwe rekening. Bepaal welke betalingsmiddel er gebruikt gaat worden (in overleg met de opdrachtgever). Juridische zaken Bepaal de algemene voorwaarden (indien nog niet gedaan) geldig laten verklaren. Bepaal welk recht van toepassing is (van welk land). Bepaal op welke manier contractuele afspraken gemaakt worden (welke AV?). Bepaal hoe het honorarium is opgebouwd (met of zonder verschotten). Bepaal de eisen die gesteld worden aan inschrijving of registratie in het arch. register. Bepaal of het gaat om een tijdelijke of langdurige inschrijving. Verzekeringen Bepaal of de beroepsaansprakelijkheid gedekt is buiten Nederland. Zo nee, bepaal op welke manier het beste verzekert kan worden. Beoordelingsfactor 2 t/m 5: zie volgende pagina 11

13 Exportstappenplan Beoordelingsfactor 2: personeel & beleid Bepaal of het personeel en het personeelsbeleid geschikt is voor export. (par. 2.3) ja nee Bepaal of het personeel interesse heeft in export van diensten. Bepaal of er voldoende geschikt personeel aanwezig is: inhoudelijk, marketing, administratie. Bepaal of huidig personeel extra opleidingen of (taal) cursussen nodig heeft. Beoordelingsfactor 3: acquisitie & marketing Bepaal of de manier van acquireren geschikt is voor export. (par. 2.4) nee Bepaal of de acquisitie en marketingafdeling geschikt is voor export. Bepaal of de marketing methode geschikt is voor export. ja Beoordelingsfactor 4: product- & dienstontwikkeling Bepaal de toegevoegde waarde van het bureau. (par. 2.5) ja Beoordelingsfactor 5: nee management & organisatie (par. 2.6) Bepaal of de organisatie binnen het bureau geschikt is voor export. ja Bepaal wie of welk team de opdrachten in het buitenland uitvoert. Bepaal wie beslissingsbevoegd is bij projecten in het buitenland. Bepaal of de bedrijfsstructuur geschikt is voor opdrachten in het buitenland. Sterkte- en zwakteanalyse (par. 2.7) Figuur 2-1 Stroomschema interne analyse 12

14 L.Melissen 2.2 Beoordelingsfactor 1: financiën & administratie Export zal in eerste instantie extra kosten met zich meebrengen. Niet alleen de extra kosten betreffende marketing en acquisitie, maar voornamelijk extra reis- en verblijfskosten. Exporteren zal ook meer (reis) tijd kosten en dus indirect geld. Daarnaast loopt het bureau met exporteren extra risico s die mogelijk ook geld kunnen kosten als risico s daadwerkelijk negatief uitvallen. Voordat besloten wordt te gaan exporteren is het dus aan te raden de financiële situatie van het bureau te analyseren en de financiële gevolgen, die exporteren met zich kan meebrengen, te analyseren. In deze paragraaf worden aandachtspunten, vragen en aanbevelingen beschreven die architecten kunnen helpen de sterkte en zwakte van het bedrijf met betrekking tot financiën & administratie te bepalen. Financiële situatie & kostenbeheersing Vragen die men bij dit onderwerp kan stellen zijn: Zijn de financiële zaken in het bureau op orde? Is er voldoende draagvlak? Worden de financiële aspecten goed bijgehouden? Op het moment dat er geëxporteerd zal gaan worden loopt het bureau financieel een extra risico. Een nieuwe markt, land, etc kan er voor zorgen dat er in het begin minder winst of zelfs verlies gedraaid zal worden om voet aan de grond te krijgen. Indien de Nederlandse zaken niet op orde zijn kan het zijn dat er onvoldoende draagvlak is om deze verliezen te dragen. Welke financiële risico s loopt het bureau met exportplannen en hoe kunnen die afgedekt worden? Risico s zoals economische situatie exportland, betalingsvoorwaarden, termijnen, vormen en gewoontes (zie citaat Marcel Campschroer op de volgende pagina), bankgaranties en valutarisico (alleen bij Groot- Brittannië). Indien gewenst: Is er voldoende draagvlak om een extra werkmaatschappij dan wel dochtermaatschappij op te zetten? (zie beoordelingsfactor 5) De antwoorden op al deze vragen zullen sterk afhankelijk zijn van de mate van export en zijn dus verschillend per bureau. Met deze vragen kan men terecht bij een Nederlandse accountant, maar aan te raden is om ook advies in te winnen bij een accountant uit het betreffende exportland. Deze accountants kunnen gemakkelijker in contact komen met lokale belastingkantoren en/of lokale banken. Daarnaast kan er ook informatie ingewonnen worden bij een Nederlandse bankinstelling, die hebben informatie over exporteren in het algemeen. 13

15 Exportstappenplan Om risico s te beperken kan als richtlijn worden meegegeven dat de in het buitenland te generen omzet gedurende de eerste 3 jaren maximaal 5 a 10% van de totale bedrijfsomzet dient te bedragen 1. De eerste paar jaar kan het voorkomen dat projecten in het buitenland met verlies afgesloten worden. Dit kan gecompenseerd worden doordat deze projecten vaak zorgen voor naamsbekendheid en zoals vaak gezegd wordt van een opdracht komt een opdracht. Banken organiseren informatieavonden over investeren in het buitenland. Niet zozeer om de investering maar meer over het opzetten van een bedrijf in een ander land is dat voor architecten ook interessant. Antoine Molenschot Hooper Architects De betalingscultuur is in Groot-Brittannië slechter. Soms betalen opdrachtgevers gewoon niet uit aan het einde van een opdracht en moet je daar zelf achteraan. Marcel Campschroer de Architekten Cie Bruto Toegevoegde Waarde (BTW) Deze paragraaf beschrijft in hoofdlijnen hoe de BTWheffing geregeld is bij export van diensten. In Nederland en in andere landen van de Europese Unie (EU) wordt de omzetbelasting geheven volgens het BTWsysteem. Dit is in Nederland geregeld in de Wet op de omzetbelasting 1968 (Wet OB). De algemene regel is dat de ondernemers hun afnemers omzetbelasting in rekening brengen en die afdragen aan de fiscus. De omzetbelasting is een procentuele opslag en verschilt per land. BTW staat voor Belasting Toegevoegde Waarde. Bij export van diensten zijn er aantal vragen te stellen: Waar is het bureau BTW- plichtig wat betreft de projecten in het buitenland? In de Wet OB 1968 staat aangemerkt in artikel 6lid2 dat de diensten: die betrekking hebben op een onroerende zaak, met inbegrip van diensten van architecten, alsmede van diensten welke erop zijn gericht de uitvoering van bouwwerken voor te bereiden of te coördineren worden verricht daar waar de onroerende zaak is gelegen. Dit betekent dus dat men BTW- plichtig is in het land waar het gebouw komt te staan. Is de locatie echter nog niet bekend dan is het architectenbureau in Nederland belastingplichtig. Kan de BTW verlegd worden naar de opdrachtgever? 1 NVOB,1996, Nederlands Verbond van Ondernemers in de Bouwnijverheid, Bouwen in Duitsland, Enschede, Baarn De verleggingsregeling houdt in, dat niet de presterende ondernemer (de architect) over de levering van diensten de BTW verschuldigd is (zoals normaal gesproken het geval is), maar de afnemer (opdrachtgever) van die diensten. De afnemer mag de berekende BTW ook meteen weer op het door hem verschuldigde bedrag aan de architect in mindering brengen. Een voordeel is echter dat de architect niet met de belastingdienst, van het land waar naar toe geëxporteerd is, te maken heeft. 14

16 L.Melissen Er is echter een verschil te maken in het type afnemer. Bij een afnemer die een particulier is of een vrijgestelde ondernemer (bijvoorbeeld gemeentes, nationale overheden, etc) kan de belasting niet verlegd worden. Bij een afnemer die een belaste ondernemer is, kan dat wel. Aan te raden is de opdrachtgever te vragen of deze werkzaam is als particulier of ondernemer en of de belasting verlegd kan worden. Moet er een buitenlands BTW- nummer aangevraagd worden? Indien de belasting niet verlegd kan worden, dan dient men een BTW- nummer aan te vragen bij de belastingdienst in het betreffende land. Welk BTW tarief? Tarief 2007 Naam Nederland 19% BTW België 21% BTW Groot-Brittannië 17,5% VAT (Value Vdded Tax) Frankrijk 19,6% TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) Duitsland 19% Ust (Umsatzsteuer) Tabel 2-1 BTW tarieven per land Vennootschapsbelasting Vennootschapsbelasting wordt geheven over de winst van bepaalde ondernemingen, zoals de besloten vennootschap (bv). Indien er geen sprake is van een vennootschap, maar van een eenmanszaak dient men inkomstenbelasting af te dragen. In dit stappenplan wordt aangeraden om binnen een besloten vennootschap te werken (beoordelingsfactor 5 van de interne analyse) daarom zal hier alleen de vennootschapsbelasting toegelicht worden. In principe geldt echter voor beide belastingen dat een bepalende factor is het wel of niet hebben van een vaste inrichting (vestiging) in een ander land dan Nederland. Moet er in het land waar naar toe geëxporteerd wordt vennootschapsbelasting betaald worden? Nederland heeft met alle landen van het onderzoek een belastingverdrag. Voor dit stappenplan wordt als voorbeeld België gebruikt, maar in grote lijnen zal dit ook gelden voor de andere landen. In artikel 14 van het belastingverdrag is bepaald dat architecten vallen onder zelfstandige beroepen of vrij beroep. In dat artikel is ook bepaald dat inkomsten verkregen door een inwoner van een verdragsluitende Staat in de uitoefening van een vrij beroep of ter zake van andere werkzaamheden van zelfstandige aard slechts in die Staat belastbaar, tenzij die inwoner in de andere verdragsluitende Staat voor het verrichten van zijn werkzaamheden geregeld over een vaste basis beschikt. Indien hij over zulk een vaste basis (inrichting) beschikt, mogen de inkomsten in de andere Staat worden belast, maar slechts in zoverre als zij aan die vaste basis kunnen worden toegerekend. In principe hoeft er dus alleen in Nederland vennootschapsbelasting betaald te worden. Alleen als er sprake is van een vaste inrichting dan moet er in het land van het project belasting afgedragen worden. 15

17 Exportstappenplan Wanneer is er sprake van een vaste inrichting (vestiging)? Een vaste inrichting wordt in artikel 5 van het belastingverdrag met België omschreven als een vaste bedrijfsinrichting met behulp waarvan de werkzaamheden van een onderneming geheel of gedeeltelijk worden uitgeoefend en omvat in het bijzonder een plaats waar leiding wordt gegeven, een filiaal of een kantoor. In lid 3 wordt aangegeven: de plaats van uitvoering van een bouwwerk of van constructie- of installatiewerkzaamheden is slechts dan een vaste inrichting indien de duur daarvan twaalf maanden overschrijdt. Dit is een voorbeeld van het belastingverdrag met België, maar elk land heeft zijn eigen criteria voor het wel of niet hebben van een vaste inrichting. Mocht de buitenlandse belastingdienst besluiten dat het bedrijf daar ook belastingplichtig is dan zal in Nederland eveneens over de winst belasting geheven worden. In Nederland wordt er namelijk belasting geheven over de wereldwinst van in Nederland gevestigde bedrijven. Als er echter een belastingverdrag is met het land (met alle van de onderzochte landen) dan heeft het Nederlandse bedrijf recht op een tegemoetkoming ter voorkoming van dubbele belastingen 2. Normaal tarief Naam (2007) België 33% Vennootschaps belasting Groot-Brittannië 30% (28% in 2008) Corporation tax Frankrijk 33,33% L impôt sur les sociétés Duitsland 25% Körperschaft steuer Tabel 2-2 Vennootschapsbelasting tarieven per land Welk tarief? Deze vraag is in principe alleen van toepassing als er sprake is van een vaste inrichting in het buitenland. In alle andere gevallen moet er altijd vennootschapsbelasting in Nederland afgedragen worden en dat tarief is in ,5% 2 Informatie van BDO CampsObers Accountants & adviseurs te Utrecht, verkregen uit de Export Connection Toolkit van de Kamer van Koophandel. 16

18 L.Melissen Bankinstelling Bij opdrachten in het buitenland kan het voorkomen dat een opdrachtgever een andere betalingsvorm hanteert dan dat de architect gewend is. Welke betalingsvorm gaat er gebruikt worden? (Zonder of met gebruikmaking van documenten waartegen betaling plaatsvindt) - Zonder gebruikmaking van documenten: Blanco betalingen zoals wissel, via Swift, Cheque, contant, rembours. Blanco buitenlands betalingsverkeer is het betalingsverkeer tussen een ingezetene en een niet ingezetene, waarbij handels- en financiele documenten, voor wat de bank betreft, geen rol spelen 3. - Met gebruikmaking van documenten: documents against payment D/P, documents against acceptance D/A, letter of credit L/C. Met documenten is een meer gecompliceerde procedure, maar is aan te raden als partijen nog niet eerder met elkaar gewerkt hebben (weinig vertrouwen) omdat deze methode meer zekerheid garandeert 4. Wissel: een opdracht tot betaling van een bedrag op een bepaalde datum SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication): een financieel telecommunicatienetwerk voor interbancaire betalingen over de gehele wereld. Daarnaast kan het een voordeel zijn om een bankrekening in het land van de opdracht te openen. Zeker als er nog meer opdrachten in dat land verwacht worden. Bij de keuze van een bank is het van belang rekening te houden met de volgende aspecten 5 : Is een bank gespecialiseerd in het beheer van een portefeuille van buitenlandse bedrijven die niet in dat land gevestigd zijn? Ligt de bank geografisch gezien dichtbij de landsgrens? Biedt de bank de mogelijkheid dat klanten cheques rechtstreeks bij de bank kunnen deponeren (dit ter versnelling van de betaling) kosten Documentair krediet Documentair incasso Blanco betalingsverkeer Figuur 2.2 verschillen tussen betalingsvormen bron: Kamer van Koophandel Gooi- en Eemland, 2005, Export connection toolkit, Libertas zekerheid 3 Kamer van Koophandel Gooi- en Eemland, 2005, Export connection toolkit, Libertas 4 Kympers, L. e.a., 1991, Exportmanagement, exporteren/ internationaliseren, Groningen, Wolters-Noordhoff BV, pag EVD-databank,

19 Exportstappenplan Hieronder staan per land de belangrijkste factoren weergegeven die belangrijk zijn het organiseren van de bankzaken. Meest gangbare betalingsmiddel? België Groot-Brittannië Frankrijk Duitsland Elektronische afschrijvingen Automatische incasso (DOM 80) Girale overboekingen en cheques Rekening openen? Weinig financieel voordeel Moeilijk. Via Nederlandse bank regelen Cheques (bij grote bedragen) Versnelling inkomend betalingsverkeer Onlinebetaal systemen, overschrijvingen - Betalingstermijn? (Europese richtlijn 2005/35/EG max. 30 dagen) Bij vestiging? Gemiddeld tussen 30 en 60 dagen Verplicht bank- rekening te openen Gemiddeld tussen 30 en 60 dagen Gemiddeld tussen 30 en 180 dagen. Er is een zogenaamde 90 dagen regeling Gemiddeld tussen de 30 en 60 dagen. Geen verplichting Geen verplichting Geen verplichting, pas toegestaan na handtekening notaris Tabel 2-3 Kenmerken betalingssysteem per land (bron: ) 18

20 L.Melissen Algemene voorwaarden Naast een contract kan men werken met algemene voorwaarden. In de algemene voorwaarden staan meestal de algemene bepalingen waarvan men wil dat deze bij elke opdracht gelden. Het voordeel van algemene voorwaarden, als ze van toepassing verklaard zijn, is dat het contract minder uitgebreid hoeft te zijn. Met welke algemene voorwaarden werkt het bureau over het algemeen in Nederland? Aan te raden is om in ieder geval algemene voorwaarden opgesteld te hebben zodat men een goede onderhandelingspositie heeft in gesprekken met de opdrachtgever. Aandachtspunt is de duur en omvang van de aansprakelijkheid. Probeer deze zoveel mogelijk te beperken naar wat er omschreven staat in DNR In andere landen is de aansprakelijkheid van de architecten namelijk bijna altijd groter en van langere duur. Algemene Voorwaarden Nederland DNR 2005 ( De Nieuwe Regeling 2005) België Geen algemene voorwaarden Barema s (loontabellen kunnen van toepassing verklaard worden) Groot-Brittannië SFA 99 (Standard Form of Agreement for the Appointment of an Architect) JCT contracts (Joint Contracts Tribunal) Frankrijk CCAP (Cahier des Clauses Administratives Particulières ) CCG (Cahier des Clauses Générales). De laatste is eenvoudiger en wordt meer gebruikt bij particuliere opdrachten. Er zijn overigens nog andere algemene voorwaarden in omloop Duitsland VOB (Verdingungsordnung für Bauleistungen) deel B (ook voor aanneming van werk). Er zijn geen algemene voorwaarden specifiek voor architecten Tabel 2-4 Algemene voorwaarden per land Met welke algemene voorwaarden werkt de opdrachtgever? In principe staat het de opdrachtgever vrij zijn eigen algemene voorwaarden te gebruiken. In Duitsland is men wel verplicht de Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) toe te passen. De HOAI maakt deel uit van het architectencontract (Architektenvertrag) en in de HOAI wordt het honorarium van de architect en andere ingenieurs bepaald. Naar welk recht? Aan te raden is om het recht van het land waar de opdracht is, toe te passen. Vaak gaat de opdrachtgever ook niet akkoord met een contract naar Nederlands recht. 19