Belgische kmo s in de Europese wereld in Brussel

Transcriptie

1 Belgische kmo s in de Europese wereld in Brussel Een exploratief onderzoek naar de commerciële relatie tussen de Europese instellingen en de EU-afhankelijke sectoren in Brussel en de Belgische kmo s Jeroen Michels en Johan Lambrecht 2006

2 INHOUD FIGUREN EN TABELLEN 4 INLEIDING 5 DEEL 1. DE EU-AFHANKELIJKE SECTOREN IN BRUSSEL EN DE BELGISCHE KMO S 6 1. Inleiding 6 2. Onderzoeksvragen 6 3. Definities De Belgische kmo s De instellingen van de EU in Brussel De volledig EU-afhankelijke sectoren in Brussel 7 4. Methode: semi-gestructureerde interviews Europese Politieke Partij Permanente Vertegenwoordiging van een EU-lidstaat Diplomatieke Vertegenwoordiging bij de EU van een niet-eu-lidstaat Vertegenwoordiging van een stad of regio Verbindingsbureau van een internationale organisatie Europese School Internationale pers Internationale ngo Internationale EU-afhankelijke bedrijven Onderzoeksresultaten Gemeenschappelijke kenmerken De politieke groep De diplomatieke groep De Europese School De private groep Overzicht Aanbevelingen voor Belgische kmo s (I) AANBEVELING 1: Wees servicegericht AANBEVELING 2: Denk online en wees gebruiksvriendelijk AANBEVELING 3: Wees meertalig AANBEVELING 4: Ga zoveel mogelijk persoonlijk te werk AANBEVELING 5: Verzorg de administratie en de facturatie 20 DEEL 2. DE BELGISCHE KMO S EN DE OPENBARE OPDRACHTEN VAN DE EUROPESE INSTELLINGEN Inleiding Onderzoeksvragen 22 2

3 3. Methode Literatuurstudie Kwantitatieve analyse van toegewezen opdrachten Semi-gestructureerde interviews met beslissingsnemers van de Europese Instellingen Semi-gestructureerde interviews met Belgische kmo s Aanvullende interviews met bevoorrechte getuigen Resultaten De overheidsopdrachten van de Europese instellingen De verschillende procedures voor overheidsopdrachten Publicatie van de opdrachten Evaluatie en administratieve vereisten Consultatie van de markt Taal Discussie en besluit Kwantitatieve analyse van de toegekende contracten Vestigingsland contractanten Profiel van de in België gevestigde contractanten Beschrijving en evaluatie van de commerciële relatie met Belgische kmo s Ontstaan van de samenwerking Administratie Betalingen Samenwerking met Europese instellingen als referentie Voordelen van en voor Belgische kmo s Onderaanneming Internationalisering Schaalvergroting en uitbesteding Aanbevelingen voor kmo s AANBEVELING 1: Maak jezelf kenbaar 5.2. AANBEVELING 2: Verzorg de administratie en volg de spelregels AANBEVELING 3: Lees de aanbesteding nauwkeurig en stel je in de plaats van de opdrachtgever AANBEVELING 4: Verzorg de vormgeving en de marketing AANBEVELING 5: Volhard en denk op lange termijn AANBEVELING 6: Kies de juiste partners Aanbevelingen voor de Europese instellingen AANBEVELING 1: Maak meer werk van administratieve vereenvoudiging AANBEVELING 2: Hanteer naast de prijs andere evaluatiecriteria Besluit 65 REFERENTIES 66 BIJLAGEN 67 BIJLAGE 1: VRAGENLIJST INTERVIEWS MET DE EUROPESE INSTELLINGEN EN DE EU-AFHANKELIJKE SECTOREN 67 BIJLAGE 2: VRAGENLIJST INTERVIEWS MET BELGISCHE KMO S 68 3

4 FIGUREN EN TABELLEN Figuur 1: Relatie volledig EU-afhankelijke sectoren Belgische kmo s 13 Figuur 2: Relatie EU-instellingen Belgische kmo s 31 Figuur 3: Aandeel in het aantal contracten met EU-instellingen tussen en naar de vestigingsplaats van de hoofdzetel van de contractant (2005) 42 Figuur 4: Aandeel in de waarde aan contracten met EU-instellingen tussen en naar de vestigingsplaats van de hoofdzetel van de contractant (2005) 43 Figuur 5: Aandeel in het aantal contracten met EU-instellingen in Brussel tussen en naar de vestigingsplaats van de hoofdzetel van de contractant (2005) 44 Figuur 6: Aandeel in de waarde aan contracten met EU-instellingen in Brussel tussen en naar de vestigingsplaats van de hoofdzetel van de contractant (2005) 45 Figuur 7: Economisch multiplicatoreffect via onderaanneming 57 Tabel 1: Overzicht respondenten, instellingen en verantwoording EU-afhankelijke sectoren 9 Tabel 2: Overzicht resultaten EU-afhankelijke sectoren Belgische kmo s 17 Tabel 3: Aanbevelingen voor Belgische kmo s (I) 18 Tabel 4: Overzicht methode 23 Tabel 5: Interviews Europese Commissie 27 Tabel 6: Interviews Belgische kmo s 29 Tabel 7: Interviews bevoorrechte getuigen 30 Tabel 8: Aankoopprocedures van de Europese instellingen 33 Tabel 9: Beperkte of niet-openbare op basis van een AMI 36 Tabel 10: Beperkte of niet-openbare procedure met voorafgaande bekendmaking van een individuele aankondiging van opdracht in het Publicatieblad 36 Tabel 11: Openbare procedure met voorafgaande bekendmaking van een individuele aankondiging van opdracht in het Publicatieblad 37 Tabel 12: Aandeel in het aantal contracten met EU-instellingen tussen en naar de vestigingsplaats van de hoofdzetel van de contractant (2005) 41 Tabel 13: Aandeel in de waarde aan contracten met EU-instellingen tussen en naar de vestigingsplaats van de hoofdzetel van de contractant (2005) 42 Tabel 14: Aandeel in het aantal contracten met EU-instellingen in Brussel tussen en naar de vestigingsplaats van de hoofdzetel van de contractant (2005) 43 Tabel 15: Aandeel in de waarde aan contracten met EU-instellingen in Brussel tussen en naar de vestigingsplaats van de hoofdzetel van de contractant (2005) 44 Tabel 16: Aantal contractanten met hoofdzetel in België naar gewest en grootte van Tabel 17: onderneming 46 Aantal contractanten met hoofdzetel in België naar gewest en aard van onderneming 46 Tabel 18: Aanbevelingen voor Belgische kmo s (II) 61 Tabel 19: Aanbevelingen voor de Europese instellingen 64 4

5 INLEIDING De idee leeft dat de Belgische economie in het algemeen, en de Brusselse in het bijzonder, enorm profiteren van de aanwezigheid van de Europese instellingen. Meestal wordt dan verwezen naar afgeleide effecten, zoals de astronomische som die in Brussel maandelijks wordt uitbetaald aan eurosalarissen, de belangrijke congresfunctie van Brussel of de grote vraag naar vastgoed en kantoorruimte. Hoe de Belgische bedrijfswereld rechtstreeks baat heeft bij de aanwezigheid van de Europese instellingen, wordt doorgaans veronachtzaamd. Dit onderzoek thematiseert de commerciële of directe economische relatie tussen de Europese instellingen en de EU-afhankelijke sectoren in Brussel enerzijds en de Belgische kmo s anderzijds. We bekijken dus niet alleen de Europese instellingen zelf. Ook de diverse organisaties, instellingen en bedrijven die omwille van de Europese instellingen in Brussel zijn gevestigd, komen aan bod. Dit onderzoeksrapport valt uiteen in twee delen. In het eerste deel exploreren we de verschillende instellingen en organisaties in de Europese wereld in Brussel. We identificeren de domeinen van samenwerking met Belgische kmo s, bespreken de aankoop- en aanbestedingsprocedures en gaan na welke factoren en motieven van belang zijn bij het toewijzen van opdrachten. Daarnaast evalueren we de bestaande samenwerkingsrelatie met Belgische kmo s. In het tweede deel focussen we op de instellingen van de EU. We bespreken de verschillende aankoopprocedures en gaan na hoe de Belgische kmo s de commerciële samenwerking ervaren. We maken een verkennende kwantitatieve studie om na te gaan welke bedrijven de contracten binnenhalen en we schetsen een profiel van de Belgische ondernemingen die contracten van de EU-instellingen hebben binnengehaald. De diverse subsidieregelingen van de EU voor bedrijven vallen buiten het bestek van dit onderzoek. 5

6 DEEL 1. DE EU-AFHANKELIJKE SECTOREN IN BRUSSEL EN DE BELGISCHE KMO S 1. Inleiding In dit eerste deel verkennen we de verschillende instellingen en organisaties die in Brussel gevestigd zijn omwille van de aanwezigheid van de Europese instellingen. Dit zijn de zogenaamde EU-afhankelijke sectoren. We brengen de domeinen van samenwerking met Belgische kmo s in kaart en we bespreken de aankoop- en aanbestedingsprocedures. We gaan na welke factoren en motieven van belang zijn bij het toewijzen van opdrachten en het sluiten van contracten. We proberen ook zicht te krijgen op de sterke en zwakke punten van de Belgische kmo s. Voor deze evaluatie laten we de verschillende organisaties uit de Europese wereld in Brussel aan bod komen. De zwakke punten formuleren we in de vorm van aanbevelingen voor de Belgische kmo s. 2. Onderzoeksvragen We stellen volgende vier onderzoeksvragen: 1. Welke zijn de sectoren en domeinen voor samenwerking tussen de Belgische kmo s en de EU-afhankelijke sectoren? 2. Welke zijn de formele en informele aankoop- en aanbestedingsprocedures? Wie zijn daarbij de formele en informele besluitvormers? 3. Welke zijn de criteria, motieven en mechanismen die een rol spelen bij het selecteren van een leverancier en het toewijzen van een opdracht of contract? 4. Welke zijn terzake de troeven en zwaktes van Belgische ondernemingen en van kmo s in het bijzonder? 3. Definities Laten we eerst de ondernemingen, instellingen en organisaties die een rol spelen in dit onderzoek omschrijven en definiëren De Belgische kmo s Voor de omschrijving van kmo doen we een beroep op de gangbare Europese definitie van de Europese Commissie: een kmo is een zelfstandige onderneming die minder dan 250 werknemers telt en waarbij de jaarlijkse omzet niet groter is dan 50 miljoen euro en/of waarbij het balanstotaal niet groter is dan 43 miljoen euro (Europese Unie, 2003). Onder Belgische kmo s verstaan we die kmo s waarvan de meerderheid van het aandeelhouderschap in Belgische handen is. 6

7 3.2. De instellingen van de EU in Brussel De instellingen van de EU in Brussel zijn de Europese Commissie, het Europees Parlement en de Raad van Ministers. Daarnaast zijn ook organen van de EU in Brussel gevestigd: de Ombudsman, het Comité van de Regio s en het Economisch en Sociaal Comité. Deze dienen hun budgetvoorstel in bij de Raad van Ministers en het Europees Parlement (Iris Consulting, 2001) De volledig EU-afhankelijke sectoren in Brussel De volledig EU-afhankelijke sectoren (instellingen, organisaties en ondernemingen) bevinden zich in Brussel uitsluitend omwille van de aanwezigheid van de instellingen van de EU. Deze instellingen, organisaties en ondernemingen zouden niet in Brussel aanwezig zijn indien de voornaamste instellingen van de EU elders waren gevestigd. De band met de Europese instellingen vloeit voort uit de aard van de organisatie, instelling of onderneming en kan verschillende vormen aannemen: dienstverlening, politieke en diplomatieke betrekkingen, berichtgeving, belangenvertegenwoordiging, etc. Het betreft de Permanente Vertegenwoordigingen bij de EU, het Comité van Permanente Vertegenwoordiging bij de Raad van Ministers, het diplomatieke corps van de derde landen bij de EU, de vertegenwoordigingskantoren van de regio s en de steden, de belangenvertegenwoordigingen en lobbyisten bij de EU en de internationale pers geaccrediteerd bij de Europese Commissie, de Europese Raad en het Europees Parlement (Iris Consulting, 2001). Daarnaast verwijzen we naar de Europese scholen, internationale niet-gouvernementele organisaties (ngo s) en de EU-verbindingsbureaus van internationale organisaties en internationale bedrijven die uitsluitend omwille van de Europese instellingen in Brussel gevestigd zijn. 4. Methode: semi-gestructureerde interviews We opteren voor interviews omdat het onderzoeksopzet exploratief is en de beoogde resultaten en antwoorden op de onderzoeksvragen kwalitatief van aard zijn: het gaat om het opsporen van sectoren, motieven, selectiemechanismen en evoluties. Hierbij is verscheidenheid bij de instellingen van belang, niet representativiteit. We willen dan ook geenszins de resultaten kwantificeren of veralgemenen naar gelijksoortige instellingen in Brussel. We namen 10 semi-gestructureerde interviews af met beslissingsnemers hoofdzakelijk aankoopverantwoordelijken en officemanagers - van ondernemingen, instellingen en organisaties die afhankelijk zijn van de Europese instellingen in Brussel. Voor het selecteren van de respondenten gingen we als volgt te werk. Eerst werden categorieën opgemaakt van organisaties die we vertegenwoordigd wilden zien. Voor elke categorie identificeerden we organisaties, instellingen of ondernemingen. We streefden naar een zo groot mogelijke diversiteit, waarbij onder meer volgende parameters in acht werden genomen: het soort instelling (publieke instelling/private instelling), het lidmaatschap van de EU (lidstaat/geen lidstaat), 7

8 de grootte (uitgedrukt in omzet en/of personeelsaantal) en de duur van de aanwezigheid in Brussel. Vervolgens werd per geselecteerde organisatie, instelling of onderneming de persoon geïdentificeerd die vanuit zijn of haar functie het meest geschikt was om de commerciële relatie met Belgische ondernemingen toe te lichten. Deze personen werden per brief of per uitgenodigd voor een interview. Enkele dagen later namen we telefonisch contact op om een afspraak vast te leggen. De eerste contactnames per brief of vonden plaats tussen 8 oktober en 9 december Gezien de internationale dimensie van het onderzoek verstuurden we de uitnodiging in het Nederlands, Frans of Engels, al naargelang van de keuze van bestemmeling. Telefonische contactname volgde steeds 3 tot 10 werkdagen na het versturen van de uitnodiging per brief of e- mail. Uit analyse van de non-respons blijkt dat voor geen enkele soort instelling meer respondenten hun medewerking weigerden of niet konden meewerken. Gemiddeld was de responsratio 1 op 2: voor elke 2 geselecteerde en gecontacteerde respondenten kon 1 interview plaatsvinden (10/20), de verbindingsbureaus van de Verenigde Naties buiten beschouwing gelaten. De gegeven antwoorden bij niet-deelname waren: tijdsgebrek/te druk (5 keer), geen interesse (3 keer) of reeds te veel aan studies deelgenomen (2 keer). Twee geselecteerde respondenten waren niet bereikbaar tijdens de veldwerkperiode van dit onderzoek. Diegenen die weigerden om deel te nemen, vroegen in geen enkel geval om bijkomende uitleg. Bij diegenen die wel extra uitleg vroegen, kon telkens een interview plaatsvinden (6 keer op 10 interviews). De bijkomende vragen gingen over het onderwerp van het interview (3 keer) en de onafhankelijkheid van het onderzoek (3 keer). Uiteindelijk namen we 10 interviews af, verspreid over de verschillende categorieën. Hiermee werd een verzadigingspunt bereikt. De interviews vonden plaats tussen 27 oktober en 14 december 2005 in de kantoren van de gecontacteerde instellingen, op één na, dat telefonisch werd gevoerd (interview 1). Voor de taal van het interview lieten we de respondent de keuze. Uiteindelijk werden 3 interviews in het Engels gehouden, 5 in het Frans en 2 in het Nederlands. Van deze 10 interviews vonden er 6 plaats in de moedertaal van de respondent. De gemiddelde duur van de interviews bedroeg 55 minuten, met een minimum van 35 minuten en een maximum van 105 minuten. Inhoudelijk begon elk interview met een voorstelling van het onderzoeksproject, een verantwoording voor de selectie van de instelling in kwestie en een overzicht van de gespreksthema s: historiek van de samenwerking met Belgische kmo s, evoluties in de samenwerking, activiteiten van samenwerking en activiteiten die niet worden uitbesteed en evaluatie van de samenwerking. Als hulpmiddel voor het interview hadden we daartoe een steekkaart ontwikkeld met daarop de gespreksthema s en onderwerpen. De Nederlandstalige versie van de steekkaart bevindt zich in Bijlage 1. Deze steekkaart legden we niet voor aan de 8

9 respondent. We gebruikten ze om gerichte vragen te stellen over de elementen die nog niet tijdens het gesprek aan bod waren gekomen. Tabel 1 geeft een overzicht van de respondenten, hun instelling en een beknopte verantwoording. Wegens het vertrouwelijke karakter geven we geen details omtrent de instelling, unit of dienst, en de naam van de respondenten. Tabel 1: Overzicht respondenten, instellingen en verantwoording EU-afhankelijke sectoren Interview Instelling Verantwoording Respondent 1 Politieke fractie binnen het Europees Parlement - Middelgrote politieke organisatie Hoofd van de afdeling administratie, - Binnen het Europees financiën en parlement informatica - Lang actief 2 Europese politieke partij - Kleine politieke organisatie Penningmeester - Buiten het Europees Parlement - Recentelijk verhuisd - Toename Europese activiteiten 3 Permanente - Nieuwe lidstaat Hoofd van de Vertegenwoordiging van een - Recentelijk verhuisd administratie + nieuwe EU-lidstaat - Los van de ambassade administratieve 4 Diplomatieke Vertegenwoordiging bij de EU van een niet-eu-lidstaat - Nauwe economische banden met EU - In hart Europese wijk - Samen gehuisvest met ambassade - Oude lidstaat - Middelgrote stad 5 Vertegenwoordiging van een stad of regio 6 Europese school - Grote school Manager 7 Internationale pers - Geaccrediteerd bij de Deputy Europese instellingen director - Enkel Europese verslaggeving - Lange tijd actief in Brussel 8 Internationale ngo - Europees hoofdkwartier - Werkt voor de Europese Commissie - Tegelijk lobby-organistaie assistente Administratief verantwoordelijke voor aankopen, douane en huisvesting Vertegenwoordiger bij de EU managing Office and finance manager 9

10 9 Internationaal bedrijf, sector ondernemerschap 10 Internationaal bedrijf, sector public relations - Werkt voor Europese Commissie - Eveneens lobby - Reeds lang in Brussel aanwezig - Werkt voor Europese Commissie - Geen lobby - Pas EU-verbindingsbureau opgericht Office manager EU liaison officer Europese Politieke Partij Brussel is met het Europees Parlement een thuishaven van politieke besluitvorming op Europees niveau, en dit veronderstelt politieke partijen. Enerzijds zijn er de politieke fracties die binnen het Europees Parlement opereren. Anderzijds zijn er de Europese samenwerkingsverbanden van partijen van gelijke strekking uit de verschillende lidstaten niet noodzakelijk in het Europees Parlement werkzaam. We vonden het raadzaam beide op te nemen in dit onderzoek. INTERVIEW 1: Binnen het Europees Parlement hadden we een interview met het hoofd van de afdeling administratie, financiën en informatica van een middelgrote politieke fractie die reeds sinds de beginjaren van het Europees Parlement actief is. Het was het enige telefonische interview uit het onderzoek. INTERVIEW 2: Inzake de samenwerkingsverbanden van politieke partijen van eenzelfde fractie uit verschillende lidstaten, interviewden we de penningmeester van een kleinere Europese partij die in de voorgaande jaren van binnen naar buiten het Europees Parlement is verhuisd. Het gaat om een politieke familie waarvan de activiteiten op Europees niveau sterk zijn toegenomen, van louter coördinatie eertijds tot een uitgebouwd Europees actieprogramma nu. Permanente Vertegenwoordiging van een EU-lidstaat We selecteerden de Permanente Vertegenwoordiging (PV) van een kleinere, nieuwe lidstaat van de EU. Het gaat om een lidstaat waarbij de recente toetreding tot de EU heeft geleid tot het splitsen van de ambassade in een bilateraal gedeelte nu gewoon de ambassade - en een multilateraal of Europees gedeelte de PV bij de EU. Deze laatste verhuisde naar een aparte locatie in de Europese wijk. INTERVIEW 3: Binnen deze PV hadden we een dubbelinterview met het hoofd van de administratie en een administratieve assistente. Het hoofd van de administratie draagt de eindverantwoordelijkheid voor 10

11 het budget en de uitgaven. De administratieve assistente voert de marktstudies uit, selecteert de bedrijven en verzorgt de contacten met externe partners. Diplomatieke Vertegenwoordiging bij de EU van een niet-eu-lidstaat Verschillende landen buiten de EU hebben een multilaterale diplomatieke vertegenwoordiging in Brussel bij de EU. Doorgaans is deze samen gehuisvest met de bilaterale vertegenwoordiging of ambassade. We selecteerden een diplomatieke vertegenwoordiging van een Europese niet-eulidstaat, omwille van de sterke economische banden met de EU, het samenwonen van de bilaterale en multilaterale diplomatieke vertegenwoordiging en de inplanting in het hart van de Europese wijk in Brussel. INTERVIEW 4: Binnen deze diplomatieke vertegenwoordiging spraken we met de administratief verantwoordelijke voor aankopen, douane en huisvesting. De respondent neemt deze verantwoordelijkheden op voor zowel de bilaterale als de multilaterale diplomatieke entiteiten. Vertegenwoordiging van een stad of regio Als vertegenwoordiging van een stad of regio kozen we voor de vertegenwoordiging van een middelgrote hoofdstad van een oude EU-lidstaat. INTERVIEW 5: Binnen deze instelling spraken we met de vertegenwoordiger bij de EU, tevens hoofd van de instelling en verantwoordelijk voor het dagelijkse beheer, de aankopen en de externe contacten. Verbindingsbureau van een internationale organisatie Bepaalde multilaterale organisaties zoals de Verenigde Naties (VN) hebben een verbindingsbureau bij de Europese instellingen, dat de gemeenschappelijke actieprogramma s en dossiers behandelt. We hebben contact genomen met de verbindingsbureaus van drie organisaties uit de VN-familie die trouwens samen zijn gehuisvest. Geen enkele was bereid medewerking te verlenen voor dit onderzoek. Europese School De Europese Scholen in Brussel zijn onafhankelijke instellingen die worden gesubsidieerd door de EU. De scholen staan open voor iedereen, maar kinderen van Europese ambtenaren krijgen voorrang en betalen minder inschrijvingsgeld. INTERVIEW 6: We hadden een interview met de manager van één van de grotere Europese scholen in Brussel. Deze persoon houdt zich bezig met logistiek, aankoop, infrastructuur en uitbesteding van diensten. 11

12 Internationale pers We selecteerden een gerenommeerd internationaal persagentschap dat zich richt op verslaggeving van Europese aangelegenheden, geaccrediteerd is bij de EU en sinds de uitbouw van de Europese instellingen in Brussel er gehuisvest is. INTERVIEW 7: Onze respondent binnen dit persagentschap was de deputy managing director. Hij is lid van het management en verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van het hoofdkwartier in Brussel en voor de relaties met externe partners. Internationale ngo Bij de ngo s kozen we voor de Europese hoofdzetel van een wereldwijd vertegenwoordigde ngo. De ngo is actief in de milieusector en de Europese hoofdzetel is in Brussel gevestigd omwille van de Europese instellingen. Enerzijds voert de ngo opdrachten uit voor de Europese Commissie; anderzijds lobbyt de ngo actief voor groene thema s. INTERVIEW 8: Binnen deze ngo interviewden we de office and finance manager. De ngo verhuisde recentelijk van locatie in Brussel en onze respondent was daar eveneens verantwoordelijk voor. Internationale EU-afhankelijke bedrijven Rond de Europese instellingen zijn internationale bedrijven gevestigd die opdrachten uitvoeren in het kader van het beleid van de EU. Deze bedrijven zijn actief in diverse sectoren. Voor dit onderzoek selecteerden we enerzijds een bedrijf dat evenementen, activiteiten en programma s organiseert voor ondernemers en verenigingen van ondernemers in de EU. Het bedrijf is reeds tientallen jaren in Brussel actief en vertegenwoordigt als lobby eveneens de belangen van zijn leden verenigingen van ondernemingen - bij de EU. INTERVIEW 9: Binnen dit bedrijf hielden we een interview met de office manager. Anderzijds selecteerden we een toonaangevende speler op het gebied van public relations. Dit bedrijf heeft zijn hoofdzetel in één van de oude Europese lidstaten en voert sedert meer dan 8 jaar allerhande communicatie- en mediaopdrachten uit voor verschillende DG s. In november 2005 startte dit bedrijf een verbindingskantoor in Brussel. INTERVIEW 10: We interviewden hier de EU liaison officer, tevens verantwoordelijk voor het office management van het verbindingsbureau in Brussel. 12

13 5. Onderzoeksresultaten Zoals aangegeven bij de voorstelling van de geselecteerde organisaties en de respondenten, en zoals gepreciseerd in de definitie (3.3.), zijn de EU-afhankelijke sectoren heel diverse organisaties. Het gaat zowel om publieke instanties, waarbij ook hier sprake is van public procurement, als om ondernemingen en ngo s, waarbij de commerciële relatie zich bevindt in de sfeer van private aankopen of private procurement. Om de resultaten efficiënt te kunnen bespreken en doordat de organisaties belangrijke gelijkenissen vertonen inzake commerciële relatie met Belgische kmo s, groeperen we ze als volgt. Een eerste groep vormen de Europese politieke partijen (Interviews 1 en 2). Deze noemen we de politieke groep. Een tweede groep, de diplomatieke groep, bestaat uit de Permanente Vertegenwoordiging van een EU-lidstaat, de Diplomatieke Vertegenwoordiging bij de EU van een niet-eu-lidstaat en de Vertegenwoordiging van een hoofdstad uit de EU. Tot slot en als derde groep, de private groep, nemen we het internationaal persagentschap, de internationale ngo en de twee internationale bedrijven samen. De Europese School bespreken we afzonderlijk. Eerst geven we een aantal gemeenschappelijke kenmerken Gemeenschappelijke kenmerken Als eerste gemeenschappelijk kenmerk stellen we vast dat elk van deze organisaties enkel klant is bij ondernemingen en kmo s. Gezien hun activiteiten hebben zij zelf geen bedrijven of kmo s als klanten. Dit maakt de commerciële relatie asymmetrisch. Schematisch kunnen we de commerciële relatie van de EU-afhankelijke sectoren met Belgische kmo s als volgt voorstellen (Figuur 1): Instellingen van de EU Figuur 1: Relatie volledig EU-afhankelijke sectoren Belgische kmo s Volledig EUafhankelijke sectoren Middelen Goederen, prestaties en diensten Belgische kmo s Ten tweede hebben elk van deze organisaties in Brussel, ongeacht hun relatie met de Europese instellingen, hun (of een ) kantoor. Dit impliceert dat ze goederen en diensten aankopen ter ondersteuning van de kantoorfunctie en van hun werkzaamheden. De goederen en diensten die elk van deze organisaties aankopen, zijn klassiek: energie, kantoorartikelen, meubels, transport, horeca, schoonmaak, drukwerk, sociaal secretariaat, infrastructuur, huishoudproducten, voedingswaren en technische onderhoudsprestaties. Belangrijk hier is dat deze diensten en goederen worden aangekocht in België. Uitzonderingen hierop en 13

14 aanvullende aangekochte goederen en diensten worden hierna bij de verschillende groepen besproken. Ten derde volgen deze EU-afhankelijke organisaties wat de algemene aankoopliteratuur voorspelt over de beslissingsnemers bij aankopen. Zo zijn er meer personen en meer hiërarchische niveaus bij de besluitvorming betrokken naarmate de aankoopbedragen groter zijn (Van Weele, 2001: 31-32). De manager van een persagentschap verklaart: Een televisietoestel van 200 euro kopen, dat doe ik autonoom. Een taxibedrijf of restaurant kiezen, dat doet de secretaresse; ikzelf zet enkel mijn handtekening. Voor echt belangrijke investeringen, zoals het vernieuwen van ons computerpark, doe ik voorstellingen op de raad van beheer, en dat beslissen we dan samen. (Interview 7, persagentschap, deputy managing director) Ten vierde zijn al deze organisaties in Brussel gevestigd. Dit betekent dat ze aangewezen zijn op dezelfde stedelijke, regionale en federale overheden, en op dezelfde economische omgeving in termen van marktprijzen en spelers op de markt De politieke groep De middelgrote fractie binnen het Europees Parlement en de Europese politieke partij die erbuiten is gehuisvest, zijn beide geaccrediteerd bij het Europese Parlement en krijgen een werkingstoelage. Het besteden van deze werkingstoelage is aan strenge criteria en administratieve vormvereisten onderworpen. Transparantie is belangrijk. Elke stap moet controleerbaar zijn door externen, zowel voor kleine als voor grote bedragen. Een financieel verantwoordelijke illustreert: We zijn gebonden aan heel wat administratieve en boekhoudkundige regels. We volgen immers de procedures van de Europese instellingen. Elk contract dat de som van euro per jaar overstijgt, moet gestaafd zijn met drie offertes van verschillende firma s. Voor contracten van euro op jaarbasis of meer moeten er minstens vijf offertes kunnen worden voorgelegd. (Interview 1, Politieke fractie Europees Parlement, hoofd van de afdeling administratie, financiën en informatica) Dit heeft repercussies op de selectiecriteria; de nauwkeurigheid van de administratie en niet de prijs is de doorslaggevende factor: Het belangrijkste voor ons is dat de administratie vlot verloopt: de facturatie, de gegevens op de offerte en de facturen, dat soort zaken. We betalen immers geen btw. Prijs is minder belangrijk: we zijn bereid meer te betalen, zolang de papierwinkel in orde is. (Interview 1, Politieke fractie Europees Parlement, hoofd van de afdeling administratie, financiën en informatica) De gevolgen voor de kmo s zijn tweeërlei. Enerzijds wordt sneller een beroep gedaan op grotere firma s. Hun bestaan is makkelijker op te sporen en hun administratieve mogelijkheden zijn groter. Dikwijls hebben ze reeds ervaring met de vrijstelling van btw. Anderzijds wisselen de leveranciers minder snel. Eens men tevreden is over de administratieve opvolging blijft men bij het bedrijf, ook 14

15 al heeft een ander een voordeliger voorstel. Spelen op zekerheid en het vermijden van risico s zijn aan de orde, kortom een defensieve aankoopstrategie. Naast de goederen en diensten die we bij alle EU-afhankelijke organisaties terugvinden, stippen we hier de volgende bijkomende goederen en diensten aan: vertaalbureaus, vormgevers (lay-out), promotie- en campagnemateriaal en congrescentra. Informatie over bedrijven wordt bekomen via het internet en via informele contacten met managers van andere politieke partijen De diplomatieke groep De Permanente Vertegenwoordiging van een EU-lidstaat, de Diplomatieke Vertegenwoordiging bij de EU van een niet-eu-lidstaat en de Vertegenwoordiging van een hoofdstad uit de EU hebben een gelijksoortige aankoopsituatie. Ze maken deel uit van een administratie in het buitenland. Daarvan ontvangen ze een werkingsbudget waarvoor ze verantwoording dienen af te leggen. Kenmerkend voor deze groep is het criterium kwaliteit. Deze instellingen zijn immers het visitekaartje van het land of de regio die ze vertegenwoordigen. Voor de kmo s is dit relevant: zij kunnen immers met een kwaliteitsvolle service het verschil maken. Flexibiliteit, persoonlijke dienstverlening en vertrouwen zijn troeven die gewaardeerd worden bij kmo s. Kmo s genieten daarom duidelijk de voorkeur. Tijdens de interviews werden de meeste klachten en ergernissen geformuleerd over grote bedrijven in de sector van de telefonie en de nutsvoorzieningen. Als aanvullende diensten en goederen die aangekocht worden, noemen de respondenten informatica, veiligheid, catering en traiteurdiensten, en reizen. Eveneens kenmerkend voor deze groep is dat bepaalde diensten en goederen in het thuisland worden verworven. Dat wordt toegeschreven aan praktische redenen of nationale eigenheid: Onze visitekaartjes en het briefpapier sturen ze op met de diplomatieke tas; op die manier is het voor iedereen ter wereld hetzelfde. (Interview 3, Permanente Vertegenwoordiging EU-lidstaat, hoofd van de administratie) Voor de belangrijke recepties laten we een volledige cateringdienst [ ] afzakken, inclusief lokale specialiteiten, kok en zaalpersoneel. (Interview 4, Diplomatieke Vertegenwoordiging niet-eu-lidstaat, administratief verantwoordelijke voor aankopen, douane en huisvesting) Meubels zijn typisch voor ons land en de thuisadministratie koopt ze in grote volumes aan. (Interview 5, Vertegenwoordiging van een stad of regio, vertegenwoordiger bij de EU) De thuisadministratie verzorgt ook de personeelsadministratie van de diplomaten; de administratie van het lokale personeel gebeurt door een sociaal secretariaat in België. 15

16 De respondenten halen hun informatie over bedrijven van het internet en via een informeel netwerk van collega s in gelijkaardige vertegenwoordigingen. Een laatste terugkerend element is de btw-vrijstelling. Door hun statuut als diplomatieke instelling zijn deze instellingen vrijgesteld van btw: Bedrijven begrijpen soms niet dat zoiets mogelijk is. Laat staan dat ze dan een correcte factuur kunnen opmaken. (Interview 3, Permanente Vertegenwoordiging EU-lidstaat, hoofd administratie) Elke respondent gaf voorbeelden die de eindeloze weg naar de correcte factuur illustreerden De Europese School Elke Europese School heeft een aparte rechtspersoonlijkheid, wat ze in staat stelt om hun budget onafhankelijk te beheren en te besteden (Europese Unie, 1994). Externe controle gebeurt door de financiële controleur, aangesteld voor de verschillende Europese Scholen samen. Voor aankopen van meer dan euro wordt een openbare aanbesteding uitgeschreven. Voor de goedkoopste aanbieding die aan de vereisten voldoet, maakt de manager een aankoopvoorstel op en legt dit voor aan de financiële controleur. Bij goedkeuring kan een bestelbon worden opgemaakt en de bestelling geplaatst worden. Na de levering maakt de manager een betalingsvoorstel op, voorzien van de factuur. Na nazicht door de financiële controleur geschiedt de betaling. Voor aankopen onder euro is er een beperkte aanbestedingsprocedure. Op basis van een lastenboek moeten (minimum) drie offertes worden opgevraagd, zonder openbare aanbesteding. Vervolgens is de procedure gelijk aan die van een openbare aanbesteding, van het opmaken van het aankoopvoorstel tot de betaling. Kenmerkend voor de Europese School is dat ze goederen en diensten aankopen specifiek voor hun activiteit als school: banken en ander schoolmeubilair, sport- en onderwijsmateriaal. Bijna alle goederen worden in België aangekocht, op specifieke soorten lesmateriaal na: Wij zitten hier met leerlingen van overal, van alle talen en alle culturen. Voor bepaalde lessen kopen we materiaal aan in andere landen, zoals leerboeken Duits-Engels bijvoorbeeld. (Interview 6, Europese School, manager) Doordat de leraars uit de verschillende lidstaten van de EU worden gerekruteerd, spreekt de Europese school ook veel verhuisfirma s aan. De nationaliteit van de verhuisfirma is dan veelal die van het land waar de leraar vandaan komt. Europese scholen werken geregeld samen om grotere contracten te kunnen aanbieden: Voor het contract met de schoonmaakfirma hebben we met de andere Europese school [ ] samengewerkt, om meer kandidaten te hebben en de prijs te drukken. Uiteindelijk kregen we 27 offertes binnen. (Interview 6, Europese School, manager) 16

17 5.5. De private groep De private groep kenmerkt zich door bedrijfslogica en het ontbreken van externe verantwoordingsplicht. Met bedrijfslogica bedoelen we dat de selectiecriteria zakelijk zijn (de verhouding prijs-kwaliteit en de leveringstermijn) en het beslissingsproces kort. De prijs wordt belangrijker geacht dan in de andere groepen. Dat vloeit voort uit het feit dat deze organisaties hun geldmiddelen zelf moeten genereren (door Europese aanbestedingen of door fondsenwerving): Elke cent die buiten gaat, komt niet meer terug. Dit in tegenstelling tot de organisaties die op een jaarlijks budget kunnen rekenen. (Interview 8, internationale ngo, office and finance manager) Dit betekent ook dat sneller van leverancier zal gewisseld worden wanneer de een niet meer voldoet of de ander met een lucratiever voorstel op tafel komt: Dit betekent niet dat we elke vijf minuten van leverancier veranderen. Een relatie op lange termijn is immers ook voordelig voor het bedrijf. Maar we houden onze ogen open. (Interview 9, internationale onderneming, office manager) Naast de diensten en producten die we bij elke groep terugvinden, koopt de private groep volgende bijkomende goederen en diensten: juridisch advies, reizen en kantoorruimte. Informatie over de bedrijven vinden ze op het internet, in bedrijfsgidsen en via een netwerk van collega s, zakenrelaties of vrienden Overzicht We besluiten met een overzichtstabel waarin we de resultaten samenvatten (Tabel 2). Gemeenschappelijke kenmerken Beslissingsproces Selectiecriteria Sectoren van samenwerking Tabel 2: Overzicht resultaten EU-afhankelijke sectoren Belgische kmo s Politieke groep Diplomatieke groep Europese School Private groep 1. Asymmetrische commerciële relatie met kmo s; 2. Kantoorfunctie in Brussel; 3. Aantal beslissingsnemers stijgt evenredig met aankoopbedrag; 4. Dezelfde sociaal-economische omgeving. Dezelfde procedures Procedures Openbare of beperkte Afhankelijk van als de EU-instellingen vastgelegd door de aanbestedingsprocedure aankoopbedrag thuisadministratie Kwaliteit van de Kwaliteit (flexibiliteit, Eerst de bepalingen Prijs administratieve persoonlijke van de aanbesteding, opvolging dienstverlening, dan prijs vertrouwen) Energie, kantoorartikelen, meubels, transport, horeca, schoonmaak, drukwerk, sociaal secretariaat, infrastructuur, huishoudproducten en voedingswaren, en technische onderhoudsprestaties 17

18 Kenmerken en bijzonderheden Vertaalbureaus Vormgevers (lay-out) Promotie- en campagnemateriaal Congrescentra - Defensieve aankooppolitiek - Weinig leverancierswissels - Administratieve opvolging belangrijk Informatica Veiligheid Catering en traiteurdiensten Reizen - Thuisadministratie verzorgt een deel van de aankopen - Kmo s genieten voorkeur Schoolmateriaal Verhuisdiensten - Soms samenwerking tussen Europese Scholen om grotere aanbestedingen te kunnen uitschrijven Juridisch advies Reizen Kantoorruimte - Bedrijfslogica - Geen externe verantwoordingsplicht - Snelle beslissingen 6. Aanbevelingen voor Belgische kmo s (I) We formuleren enkele aanbevelingen voor Belgische kmo s op basis van de interviews met instellingen en organisaties uit de EU-afhankelijke sectoren (Tabel 3). Tabel 3: Aanbevelingen voor Belgische kmo s (I) 1. Wees servicegericht 2. Denk online en wees gebruiksvriendelijk 3. Wees meertalig 4. Ga zoveel mogelijk persoonlijk te werk 5. Verzorg de administratie en de facturatie 6.1. AANBEVELING 1: Wees servicegericht Dit betekent: wees stipt, kom de gemaakte afspraken en beloftes na, verwittig als iets later wordt geleverd of een afspraak niet doorgaat, volg een offerte op door telefonisch contact op te nemen. Op zich is dit niets bijzonder. Toch blijken, afgaande op de eindeloze lijst voorbeelden, de respondenten uit de Europese wereld rond de EU-instellingen hiervoor zeer gevoelig (Interviews 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 en 9): Hier in België mis ik echt een commerciële geest: de een komt niet opdagen, de ander staat hier plotseling onaangekondigd, en nog een ander levert stipt maar stuurt geen factuur. Dat soort toestanden heb ik nog nergens meegemaakt! (Interview 8, internationale ngo, office and finance manager) 6.2. AANBEVELING 2: Denk online en wees gebruiksvriendelijk Het internet is helemaal ingeburgerd bij de aankopers in de Europese wereld. Zo goed als alle respondenten noemden spontaan het internet als de voornaamste bron om nieuwe bedrijven op te zoeken (Interviews 1, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 en 10). Ook om producten aan te kopen, gebruiken bijna alle respondenten het internet (Interviews 1, 3, 4, 5, 6, 9 en 10). Voor de politieke en de diplomatieke groep geldt als bijkomende troef dat het de (thuis)administratie makkelijk maakt te controleren, of positief geformuleerd: 18

19 Wanneer het akkoord van mijn overste nodig is voor een belangrijke opdracht, dan is het eerste waar hij naar kijkt de website. (Interview 3, Permanente Vertegenwoordiging EUlidstaat, hoofd administratie) Daarnaast worden ook technische en elektronische oplossingen die het gebruiksgemak verhogen op prijs gesteld: Voor het taxibedrijf hebben we hier nog van die ouderwetse bonnen: die moet je bijhebben, want je klantnummer staat erop, invullen en afgeven. Die bonnen gaan dan verloren, waardoor de factuur weer niet in orde is. Wat een ellende! Bij ons gaat alles automatisch en regelen we alles met een plastic kaart, van betaling tot facturatie. (Interview 5, Vertegenwoordiging van een stad of regio, vertegenwoordiger bij de EU) 6.3. AANBEVELING 3: Wees meertalig Meertaligheid is van groot belang in de Europese wereld. Waar het kan, worden de respondenten graag in hun moedertaal geholpen en bediend dit maakt het communiceren makkelijker en men schenkt sneller vertrouwen. Frans en Engels zijn noodzakelijk, maar in Brussel wordt nog te veel enkel Frans gesproken, melden verschillende respondenten (Interviews 2, 3, 4, 8 en 10). Een hoofd van de administratie getuigt: Als ik er niet ben en een diplomaat die geen Frans spreekt, belt rechtstreeks met de leverancier, dan is het gegarandeerd een probleem. Vandaar dat ik voor deze functie ben aangeworven: ik spreekt goed Frans en onderhoud de contacten met de Franstalige leveranciers. (Interview 3, Permanente Vertegenwoordiging EU-lidstaat, hoofd administratie) Nederlands is minder belangrijk; met tweetaligheid wordt hier in Europese kringen steeds Frans/Engels bedoeld. Wel melden respondenten spontaan een betere meertaligheid bij de Nederlandstaligen: zij schakelen makkelijker over op het Engels en praten het ook beter dan de Franstaligen (Interviews 2, 4, 7 en 10) AANBEVELING 4: Ga zoveel mogelijk persoonlijk te werk Alle respondenten uit de EU-afhankelijke sectoren zeggen een gepersonaliseerde dienstverlening op prijs te stellen, en ze vinden die ook veeleer terug bij kmo s dan bij grote ondernemingen. Zowel de bevraagde instellingen van de politieke als van de diplomatieke groep zijn zelfs bereid meer te betalen voor een persoonlijke service (Interviews 1, 2, 3, 4, 5, 6 en 7). Ook grotere bedrijven kunnen hierop inspelen door een vaste aanspreekpartner of account manager voor hun klanten te reserveren: 19

20 Niets is zo vervelend als terug te bellen naar een bedrijf en iemand anders aan de lijn te krijgen die het dossier niet kent; dan kan je van vooraf aan je verhaal beginnen. (Interview 3, Permanente Vertegenwoordiging EU-lidstaat, hoofd administratie) 6.5. AANBEVELING 5: Verzorg de administratie en de facturatie Zeker in de politieke en in de diplomatieke groep hoorden we steevast de bekommernis om een verzorgde en correcte administratie, rekening houdend met de eigenheden en vormvereisten van de instelling. Twee pijnpunten zijn hier de btw en de facturatie. Bedrijven tonen onvoldoende begrip voor de vrijstelling van btw die bepaalde instellingen genieten (Interviews 2, 3, 4, 5 en 6). Daarnaast moeten bepaalde instellingen of organisaties ter verantwoording ook afzonderlijke facturen kunnen voorleggen aan hun controlerende instanties. Ook hierin worden Belgische bedrijven als te weinig flexibel en inschikkelijk gepercipieerd: We betalen graag meer als we weten dat de hele administratie in orde is. Dat bespaart ons een hele hoop tijd en moeite. (Interview 1, Politieke fractie Europees Parlement, hoofd van de afdeling administratie, financiën en informatica) 20