HOE KUNNEN ELEKTRONISCHE PATIËNTENDOSSIERS SNELLER WORDEN INGEVOERD

Transcriptie

1 HOE KUNNEN ELEKTRONISCHE PATIËNTENDOSSIERS SNELLER WORDEN INGEVOERD Stel een goed doordacht IT-plan op waarin het EPD de kans krijgt groei te genereren Stimuleer virtualisatie en cloud computing om de kosten te verlagen en de flexibiliteit van IT te verhogen Maak gebruik van cloud computing om de door de ARRA vereiste overgang naar elektronische klinische processen en hervormingen in de gezondheidszorg te vereenvoudigen E M C P E R S P E C T I V E

2 NIET ALLEEN NUTTIG GEBRUIK Hoewel het elektronisch patiëntdossier (EPD) niet nieuw is in de zorgsector, wordt nu duidelijk dat zorgverleners het EPD moeten invoeren en moeten komen tot 'nuttig gebruik' ervan, als ze de stimuleringsbedragen uit hoofde van het ARRA-verdrag (American Recovery and Reinvestment Act) van 2009 met name het HITECH-verdrag willen ontvangen. Nuttig gebruik is tegenwoordig een van de belangrijkste drijfveren voor IT-investeringen van ziekenhuizen. Hoe belangrijk is dit? Het Amerikaanse onderzoeksbureau IDC Health Insights heeft onlangs een marktprognose gepubliceerd waaruit het volgende blijkt. Terwijl de verwachte toename van totale IT-uitgaven in de gezondheidszorg in de VS naar verwachting ongeveer 5 procent zal zijn in 2010, bedraagt de stijging van uitgaven voor klinische technologieën onder de noemer 'nuttig gebruik' (EMR (Electronic Medical Records), CPOE (Computerized Physician Order Entry), HIE (Healthcare Information Exchange) en analyses) naar verwachting 12 procent. Volgens een ander onderzoek van IDC Health Insights zal meer dan 40 procent van de zorgverleners in 2010 versneld technologieën voor nuttig gebruik gaan implementeren. Behalve de voordelen van nuttig gebruik bieden deze technologieën IT-managers van zorginstellingen ook de mogelijkheid de kosten te beperken en zich voor te bereiden op de eisen van het Amerikaanse PPACAverdrag Patient Protection and Affordable Care Act) van PROBLEMEN BIJ DE INVOERING VAN HET EPD Onvoorziene uitvaltijd van kritieke infrastructuursystemen Training van EPD-gebruikers Coördinatie van alle vestigingen Inzicht in de omvang van de implementatie Zorgverleners worden niet alleen gemotiveerd door stimuleringsbedragen bij de invoering van het EPD. Op basis van een onderzoek van de EMC onder artsen en radiologen tijdens de onlangs gehouden RSNA 2010-conferentie, gaven de meeste respondenten aan dat premies de minst belangrijke reden waren om het EPD in te voeren. De primaire motivatiefactoren waren snelle toegankelijkheid van patiëntdossiers, veiligheids- en privacyfunctionaliteit voor elektronische gegevens, en de mogelijkheid patiëntgegevens te delen met allerlei geografische locaties en filialen, ofwel een 360-graden breed beeld van de patiënt. Het EPD is de ontwikkeling van de toekomst, vertelt een radioloog van het Nyack Hospital (New York). De voordelen van het EPD zijn duidelijk: het is geen compensatiemaatregel van de overheid, het gaat om de mogelijkheid gemakkelijk cruciale patiëntgegevens te delen. We hebben in onze regio veel te maken met overplaatsing en het zou prettig zijn als we direct de voorgeschiedenis van een patiënt konden opzoeken in digitale vorm. HET EPD: STAND VAN ZAKEN Gezien de grote belangstelling van de pers voor het EPD zou je denken dat de belangrijkste zorginstellingen onderhand wel het EPD ingevoerd zouden hebben. Statistische informatie uit een rapport over de invoering van elektronische dossiers van het Amerikaanse onderzoeksbureau HIMSS Analytics (EMR Adoption Model, sept. 2010; N=5217 voor Q2 2010) toont aan dat van de ondervraagde zorginstellingen slechts 16 procent aangaf dat ze aanzienlijke voortgang hadden geboekt bij het zinvol inzetten van hun EPD's. Wanneer personen tijdens de RSNA 2010 werd gevraagd of ze een EPD gebruikten, gaven ze als antwoord: Ja natuurlijk. Wanneer echter werd doorgevraagd, bleek dat de ondervraagde moeite had om het EPD versneld ingevoerd te krijgen. Zo vertelt een verpleegkundige uit het Kettering Health Network in het Amerikaanse Dayton (Ohio): Omdat niet iedereen volledig is geïntegreerd in ons EPD, hebben we momenteel te maken met implementatieproblemen met systemen van sommige leveranciers die we nog gebruiken. Het integratiegedeelte is wat lastig zolang we daar mee bezig zijn. Het lukt met vallen en opstaan, en door het gebruik van back-ups. Dan moeten we toch weer terugvallen op papier. Papier is een noodoplossing en ik denk dat we de afgelopen weken tijdens de eerste live sessie van het EPD meer papier hebben gebruikt dan in de maand daarvoor. PROBLEMEN MET HET EPD VRIJWEL NOOIT EEN VERRASSING Een radioloog die gebruikmaakt van een EPD-systeem bij Consulting Radiologists, LTD. in Minneapolis (Minnesota), vertelt dat het grootste probleem bij het gebruik van het EPD de uitvaltijd is. Als de server uitvalt - en die kan uren achtereen down zijn - kan dat zeer frustrerend zijn. Een andere uitdaging is de noodzaak om toepassingen te testen die worden aangesloten op het EPD, voordat ze worden geïntegreerd. Voeg geen nieuwe onderdelen toe aan je EPD-systeem die niet eerst zijn getest. Dat hebben wij namelijk gedaan en daar hebben we spijt van, vertelt een verpleegkundige van Kettering Health. We hadden alles getest en alles werkte. Maar toen we 20 SEH-bedden en 20 OK-bedden wilden toevoegen, ontstonden er problemen voor de integratie in z'n geheel. Dat doen we dus niet meer. We voeren nu dit soort veranderingen achteraf door. Dat was een leerzame ervaring. 2 Ook training was een zeer essentiële factor voor een succesvolle invoering van het EPD. De noodzaak van training van personeel is een nadeel bij het implementeren van het EPD, vertelt een van de medisch directeuren van het VA Hospital in het Amerikaanse Albuquerque (New Mexico). Leveranciers van EPD-systemen zouden een week of twee intensieve training moeten aanbieden om te leren hoe je de systemen gebruikt.

3 Een radioloog van het Nyack Hospital vertelt: Het zou erg nuttig zijn de EPD-training te optimaliseren. Wanneer er een nieuw EPD-systeem wordt geïmplementeerd, verandert voor het hele ziekenhuis - in één keer - de manier van werken. Voor het welslagen van de training bij de implementatie van het EPD dient deze voor de instelling in z'n geheel te worden gecoördineerd. Een medisch directeur bij Progressive Diagnostic Imaging in het Amerikaanse Riverdale (New Jersey) vertelt: Centrale coördinatie voor alle vestigingen en het afhandelen van het papierwerk dat nog binnenkomt is een belangrijke uitdaging bij de invoering van het EPD. Aangezien EPD-systemen meer zijn bedoeld als aanvulling van bestaande IT-systemen voor de gezondheidszorg dan als vervanging, kunnen ze hooguit net zo nuttig zijn als de reeks systemen die ze op elkaar aansluiten. Bovendien ontstaan er extra problemen als er geen verbindingsmogelijkheden zijn. In de gezondheidszorg hebben zich veel 'best-in-class' scenario's afgespeeld en was vaak sprake van 'single-source' leveranciers, wat soms leidde tot honderden toepassingen die slechts één onderdeeltje omvatten van de gegevens uit het EPD (elektronisch patiëntdossier) van een patiënt. Maar er is niet een enkel overzicht, omdat de verschillende toepassingen niet met elkaar in verbinding staan. Het gevolg is dat clinici zich moeten aanmelden bij meerdere systemen om zelf alle gegevens te verzamelen of het zonder gegevens moeten stellen. Een IT-engineer van het National Institute of Radiological Science in Japan vertelt: In Japan is het moeilijk het overbelaste medische systeem aan te sluiten op het EPD. Het is een grote uitdaging om onze afzonderlijke systemen met medische dossiers erop aan te sluiten. Onze doktoren willen graag één eenvoudig medisch dossiersysteem voor het EPD, maar dat is ingewikkeld in Japan vanwege de aparte systemen. Ook is het op dit moment moeilijk medische dossiersystemen te veranderen. Dit is momenteel ook een grote uitdaging voor ontwikkelaars van medische dossiers(systemen) in Japan. EMC-OPLOSSINGEN VOOR EEN OPTIMALE INFRASTRUCTUUR Veel organisaties proberen integratieproblemen en -uitdagingen proactief te benaderen door te kiezen voor oude systemen en gebruik te maken van nieuwe technologieën om hun IT-infrastructuren te optimaliseren. Virtualisatietechnologie, inclusief Virtual Desktop Infrastructure (VDI), heeft z'n nut bewezen als het gaat om kostenbesparing en verbetering van de prestaties, beschikbaarheid en beveiliging van toepassingen voor zorgverleners. Het is een cruciale ondersteunende technologie voor EPD-systemen van zorgverleners. Deze organisaties maken gebruik van virtualisatie in hun datacentra om de beschikbare middelen doelmatiger in te zetten, de beschikbaarheid te verbeteren, als ondersteuning bij beveiligings- en herstelmaatregelen in noodsituaties, en om ondersteuning en beheer voor het EPD te centraliseren. De verwerkingscapaciteit en de ruimte in onze datacentra begon op te raken na de uitbreiding van onze EPD-infrastructuur, vertelt Robbie Hall, CIO van het Northern Hospital. "Nu we een eigen op virtualisatie gebaseerde cloud hebben, zijn we een heel stuk efficiënter geworden, en ondersteunen we een hele reeks klinische initiatieven die ons helpen de kwaliteit van de patiëntenzorg te verbeteren. Ook door gebruik te maken van hardware als EMC -opslaghardware, heeft het Northern Hospital honderdduizenden dollars kunnen besparen. 20 servers konden namelijk worden weggehaald en het onderhoud aan bestaande servers kon worden beperkt. Bovendien was het ziekenhuis in staat het stroomverbruik en congestie in het netwerk terug te dringen. Northern Hospital heeft als doel de komende 12 maanden een servervirtualisatie van 70 tot 80 procent te realiseren door de EPDtechnologie optimaal te benutten. Aangezien we efficiënter werken, is de verhouding tussen de middelen voor ontwikkeling van nieuwe toepassingen versus die voor technische ondersteuning/ onderhoud veranderd van 50:50 naar 35:65, vertelt Hall. Het gevolg hiervan is dat we meer tijd hebben voor belangrijke IT-projecten gericht op het stroomlijnen van zorgactiviteiten voor de patiënt en betere samenwerking tussen onze clinici. 3 Virtual Desktop Infrastructure is een variant van het client/server-model waarbij afzonderlijke desktops worden beheerd in een centraal datacenter. Hierdoor kunnen complexe beheersituaties worden voorkomen waarbij meerdere toepassingen draaien op talloze werkstations en ondersteuning moet worden geboden aan eindgebruikers. In de gezondheidszorg maakt VDI single sign-on (SSO) mogelijk en kunnen tijdens gebruikerssessies clinici worden gevolgd als zij van het ene naar het andere apparaat overschakelen. Zo kan veilige toegang tot klinisch-medische gegevens worden gestroomlijnd voor uiterst mobiele clinici. Aangezien de gegevens centraal worden opgeslagen op centraal beheerde servers in plaats van op lokale apparaten, is het risico van een inbreuk op de beveiliging of de privacy van beschermde medische gegevens als gevolg van een zoekgeraakte of gestolen laptop, tablet of ander mobiel apparaat vrijwel opgeheven. De VDI-oplossing voor de gezondheidszorg van EMC biedt medische professionals de beschikking over virtuele desktops op verpleegkundigenposten en diverse apparaten voor toegang tot klinische programma's zoals EPD-toepassingen. VDI kan ook images (systeemkopieën) voor desktops leveren van de centrale servers van het ziekenhuis, waardoor onderhoud aan IT-systemen eenvoudiger wordt en de beveiliging van privacy en gegevens wordt verbeterd.

4 Inzicht in de wijze waarop de coördinatie tussen de verschillende vestigingen dient te verlopen en bepaling van de exacte omvang van de EPD-implementatie kan alleen worden bereikt als de zorginstelling een goed beeld heeft van de eigen processen en het niveau van IT-processen. EMC Consulting kan voor u het niveau van de platform-it beoordelen, en u inzicht en ondersteuning bieden bij de vraag hoe het EPD op dit moment uw klinische en financiële activiteiten vorm kan geven, en hoe u in de toekomst uw resultaten kunt verbeteren. Met onze strategieën en kennis creëren wij voor u niet alleen de mogelijkheid om samen te werken met patiënten, artsen, verzekeraars en andere partijen, maar proberen we ook de middelen buiten uw organisatie optimaal te benutten. Aan de hand van onderstaande routekaarten kan EMC u helpen een platform te ontwikkelen dat modulair en herconfigureerbaar is, en dat u in staat stelt nog sneller de vruchten te plukken van de invoering van het EPD. Figuur 1. Realistische voorstelling van het EPD-groeimodel voor zorgverleners van EMC Wanneer gezondheidszorgorganisaties niet in staat zijn tot één gebundelde weergave van (klinische en niet-klinische) patiëntgegevens te komen, kan EMC een platform bieden dat de kloof tussen ongelijksoortige systemen overbrugt, de mogelijkheid heeft gereguleerde gegevens te beheren via geautomatiseerde bedrijfsregels en papierwerk efficiënt af te handelen. EMC noemt dit platform het VPR-platform (Virtual repository for Patient Records; virtuele database voor patiëntendossiers). Via een VPR-platform zijn alle onbeheerde gegevens van een zorgbeheerder beschikbaar voor degenen die deze nodig hebben via een willekeurige interface die voor de processen van een organisatie wordt gebruikt. Een VPR-oplossing is niet bedoeld om bestaande systemen te vervangen. Het is een adapterbased solution die dient als aanvulling op genormeerde medische datasystemen met een beperkte interoperabiliteit. De kerntechnologie van een VPR-platform is Enterprise Content Management. Bij een VPR-platform worden het traditionele scannen van gedrukte documenten en OCR-tekstherkenning gecombineerd met elektronische formulieren om het vastleggen van ondersteunende documenten zoals anamnese, vragenlijsten, toestemmingsformulieren, juridische kennisgeving, enz. te vereenvoudigen. Het platform biedt processervices zoals workflow en geautomatiseerd beheer voor de levenscyclus van informatie. Een dergelijk platform biedt tevens krachtige beveiligingsfunctionaliteit waarmee de herkomst van de inhoud kan worden geverifieerd en documenten kunnen worden beveiligd tegen toegang en wijziging door onbevoegden. Bij 'document imaging' voor medische dossiers worden medische patiëntdossiers op papier geconverteerd naar geïndexeerde elektronische databestanden en rechtstreeks toegevoegd aan het EPD-systeem van de zorgverlener. Papieren dossiers kunnen worden gescand, herkend en geïndexeerd voor het maken van digitale afbeeldingen die kunnen worden gekoppeld aan de online versie van medische patiëntdossiers. Gescande dossiers worden vervolgens automatisch ingedeeld op documenttype met behulp van geavanceerde technologieën voor documentherkenning. Er kunnen automatische kerngegevens worden geëxtraheerd en gevalideerd met behulp van OCR, terwijl het bestaande ADT-systeem van het ziekenhuis kan worden gebruikt om de gegevens aan patiënten te koppelen en te valideren. De elektronische bestanden kunnen vervolgens aan het EPD of andere databases worden gekoppeld, zodat ze simultaan toegankelijk zijn voor veilig online gebruik. 4

5 Hoewel geen van de ondervraagden aangaf zich zorgen te maken over de beveiliging van de medische gegevens in een EPD, stijgt het aantal gevallen van cybercrime van elektronische gegevens. Het opslaan van alle patiëntgegevens op één plaats maakt het helaas voor cybercriminelen gemakkelijker om toegang te verkrijgen tot medische gegevens en andere persoonlijke informatie. EPD's en medische portalen bevatten enorme hoeveelheden persoonlijke gegevens, waaronder geboortedata en burgerservicenummers, en verder allerlei gevoelige informatie over medische diagnoses en behandelingen. En bij EPD's waarbij het mogelijk is online medische facturen te betalen en accounts te beheren, krijgt men in de toekomst waarschijnlijk ook toegang tot financiële gegevens. EMC beschikt over expertise op het gebied van informatiegerichte beveiliging om zorginformatie gedurende de totale levenscyclus te beschermen. Bovendien zijn veiligheidsmaatregelen vereist om te voldoen aan de HIPAA-voorschriften inzake toegangsbeveiliging, de erkenning van de Amerikaanse JCAHO (Joint Commission on Accreditation of Healthcare Organizations) te handhaven en EU-eisen inzake gegevensbeveiliging te realiseren. Met EMC kunnen klanten cruciale informatiemiddelen en online-identiteiten - ongeacht waar deze zich bevinden en in elke fase - kostenefficiënt beveiligen en beveiligingsgegevens en -activiteiten beheren, waardoor het eenvoudiger wordt eisen en voorschriften op dit gebied na te leven. EMC biedt de meest geavanceerde oplossingen voor identiteitscontrole en toegangsbeveiliging, coderings- en sleutelbeheer, beheer van beveiligingsgegevens en fraudebeveiliging. Deze oplossingen bieden zekerheid voor miljoenen gebruikersidentiteiten, de transacties die zij uitvoeren en de zorggegevens die worden gegenereerd. DE WEG VOORUIT Hoewel misschien de implementatie van EPD-systemen voor bepaalde groepen of afdelingen gefaseerd gepland is, zal uiteindelijk toch iedereen ermee te maken krijgen die verantwoordelijk is voor patiëntenzorg. De invoering van een EPD-systeem is een integraal onderdeel bij de verbetering van de kwaliteit van patiëntenzorg. Een radioloog van de Amerikaanse Mayo Clinic vertelt: Het gebruik van een EPD heeft de zorgkwaliteit aanzienlijk verbeterd. Het interpreteren van een scan gaat veel beter als ik alle stukjes informatie heb die beschikbaar zijn over de patiënt. Zelfs voor de klinisch onderzoeker kan het EPD de zorgkwaliteit verbeteren. Een radioloog uit Minneapolis vertelt: Het EPD verbetert onderzoeksresultaten omdat ik betrouwbare onderzoeksresultaten krijg. En ik kan de informatie over een bepaalde studie in verband brengen met eerdere studies. Ik heb toegang tot alle studies; ik hoef niet naar de filmbibliotheek en de enorme hoeveelheid handmatig speurwerk naar gegevens wordt overbodig. CONTACT OPNEMEN Ga voor meer informatie naar of neem contact op met uw plaatselijke EMC-vertegenwoordiger. Gezondheidszorgorganisaties die zich in de vroege stadia van EPD-implementatie bevinden, zouden er goed aan doen de lessen ter harte te nemen van collega's die al wat verder zijn in het proces om de infrastructuur te optimaliseren tijdens de invoering van het EPD. Zoals hiervoor al werd beschreven zijn hulpmiddelen zoals virtualisatie en cloud computing vereist om de implementatie van klinische toepassingen te ondersteunen voor uiterst mobiele gebruikers die zich ook buiten de muren van het ziekenhuis of de kliniek bewegen. Tot de voordelen die voortvloeien uit de constructie van een IT-platform en het doordachte gebruik van virtualisatie en cloud computing, behoren kostenbesparingen op het gebied van IT-bronnen en -middelen. Een ander voordeel voor zorgverleners is de hoge productiviteit en het feit dat IT-personeel kan helpen bij de overschakeling naar elektronische klinische processen die door ARRA en vanwege hervormingen in de zorgsector worden vereist. Ten slotte zullen de voordelen die verbonden zijn aan virtualisatie en cloud computing, helpen de uitdagingen die de invoering van het EPD met zich meebrengt, aan te gaan. Dit zal vervolgens leiden tot meer continuïteit in de patiëntenzorg. EMC 2, EMC, het EMC-logo en where information lives zijn gedeponeerde handelsmerken of handelsmerken van EMC Corporation in de Verenigde Staten en/of andere landen. Alle overige handelsmerken die in deze publicatie worden gebruikt, zijn eigendom van de desbetreffende rechthebbenden. Copyright 2011 EMC Corporation. Alle rechten voorbehouden. Gepubliceerd in de VS 01/11 EMC Perspective H8574 EMC Computer Systems (Benelux) B.V. Edisonbaan 14b, 3439 MN Nieuwegein Tel: +31 (0)