CONTROLE- EN VERANTWOORDINGSPROTOCOL TREKKINGSRECHT PERSOONSGEBONDEN BUDGET (TR PGB) JEUGDWET (JW) 2016

Transcriptie

1 CONTROLE- EN VERANTWOORDINGSPROTOCOL TREKKINGSRECHT PERSOONSGEBONDEN BUDGET (TR PGB) JEUGDWET (JW) 2016 Dit protocol is bestemd voor de SVB en haar accountant met betrekking tot de taken die de SVB uitvoert in het kader van TR PGB voor de Jeugdwet. Status: versie 1.0 D.d. 12 januari 2017

2 1 ALGEMEEN: UITGANGSPUNTEN Inleiding WET & REGELGEVING EN KETENVERANTWOORDELIJK Doelstelling controleprotocol Rapportage & assurance Regelgeving, procedures en termijnen Definities/begripsbepaling VERANTWOORDINGSPROTOCOL Inleiding ACCOUNTANTSPROTOCOL Doelstelling en reikwijdte onderzoek Toetspunten voor de controle: Reikwijdte werkzaamheden en materialiteit...11 BIJLAGE I: MODELLEN...15 Model A: Model goedkeurende controleverklaring TR PGB JW...15 Model B: Model Goedkeurend Standaard 3402 assurance-rapport (AO/IB) Model C: Voorbeeldtekst Rechtmatigheid (inclusief M&O) Model D: Financiële verantwoording TR PGB JW...25 BIJLAGE II: INFORMATIESTROOM VOOR UITVOEREN TR PGB JW BIJLAGE III: ADDENDUM CONTROLE- EN VERANTWOORDINGSPROTOCOL TR PGB JW BIJLAGE IV: TOETSINGSKADER BIJ DE RECHTMATIGHEIDSCONTROLE VAN DE STEEKPROEFGEVALLEN Pagina 2 van 34

3 1 Algemeen: uitgangspunten 1.1 Inleiding De Sociale Verzekeringsbank (SVB) is op grond van artikel Jeugdwet (JW) belast om met ingang van 1 januari 2015 betalingen ten laste van door gemeenten verstrekte budgetten, evenals het hiermee verbonden budgetbeheer uit te voeren. Dit resulteert in de volgende taken: het uitbetalen van salarissen aan zorgverleners die budgethouders ten dienste zijn; het uitbetalen van vergoedingen aan zorgverleners die daar recht op hebben; het uitbetalen van ziekengeldvergoedingen i.v.m. vervangende zorg (door het gelijktijdig verhogen van het budget); het overnemen van de salarisadministratie en/of werkgeversadministratie voor budgethouders (jaaropgaven, loonstroken, inhoudingen en premies afdragen aan Belastingdienst); het verwerken van (wijzigingen in) het aan de budgethouder toegekende budget (TKB) en de tussen de budgethouder en zorgverlener afgesloten zorgovereenkomst (ZOK); het verwerken van vrijwillige stortingen; het verstrekken van rekening-courant- en budgetuitputtingsoverzichten (BUO's) hetzij op papier hetzij via de portal (MijnJW); het beheer van modelovereenkomsten; het adviseren, voorlichten en informeren van budgethouders; ondersteunen bij het voorkomen en signaleren van fraude. De uitvoering van de JW valt onder de beleidsverantwoordelijkheid van het ministerie van Volksgezondheid Welzijn en Sport (VWS). De SVB verantwoordt zich over de gedane betalingen ten laste van door gemeenten verstrekte budgetten, evenals het hiermee verbonden budgetbeheer. Om dit op een voor alle gemeenten met betrekking tot de JW op een heldere, efficiënte en adequate wijze te doen, is dit controleprotocol JW opgesteld. Het Protocol is opgebouwd uit drie delen: Deel 1: Algemeen: uitgangspunten. Dit onderdeel is bestemd voor de SVB en haar accountant. Het geeft een algemene inleiding, de doelstelling, assurance & rapportage en relevante definities. Deel 2: Verantwoordingsprotocol. Dit onderdeel is bestemd voor de SVB. Het bespreekt de regelgeving, de te volgen procedures. Deel 3: Accountantsprotocol. Dit onderdeel is bestemd voor de accountant van de SVB (de AD). Het bespreekt de uit te voeren werkzaamheden en de hierbij te hanteren criteria. In de bijlagen zijn de modellen voor de verantwoording en de rapportages voor de accountant van de SVB (de AD) opgenomen. De SVB dient de AD van het protocol in kennis te stellen. Het protocol is beoordeeld door de Werkgroep Controleprotocollen (COPRO) van de NBA Pagina 3 van 34

4 Addendum controle 2016 Als gevolg van ontstane problemen begin 2015 zijn destijds terugvalscenario's (noodscenario's) ingevoerd, waarbij het uitgangspunt was om de continuïteit van de zorg veilig te stellen. Hierbij is bewust besloten om prioriteit te leggen bij uitbetaling en is er tot in 2016 (tijdelijk) sprake geweest van een verminderd (interne) controleregime. Hierdoor is in 2016 geen sprake van een regulier proces. Er is daarom gekozen om voor 2016 in een addendum de specifieke controlesituatie en de effecten op de uit te voeren controlewerkzaamheden aan te geven. Dit addendum is opgenomen in bijlage III. 1.2 Wet & regelgeving en ketenverantwoordelijk De procesgang TR PGB: Start proces l Gemeente stuurt Toekenningsbeschikking (TB) aan SVB en stort budget baj SVB (In bulken) SVB vraagt op basis van TB de zorgovereenkomsten op bij budgethouder SVB ontvangt zorgovereenkomsten van budgethouder en beoordeelt deze Als zorgovereenkomst arbeidsrechtelijk juist is wordt deze in de portal geplaatst van de gemeente X Gemeente doet zorginhoudelljke toets op de zorgovereenkomst Gemeente geeft in de portal het akkoord door aan de SVB de mammum tarieven Vanaf dit moment kan er betaald worden. Dit kan op basis van factuur, declaratie of vast maandloon SVB stuurt bevestiging aan klant en stuurt declaratieformulieren mee r > f \ SVB geeft loongegevens door aan de fiscus V J Als het jaar ts afgesloten stelt de SVB een eindafrekening > op. Niet besteed geld krijgt gemeente terug. < Einde proces De gemeenten kennen op basis van een keukentafelgesprek met de budgethouder een Persoonsgebonden Budget (PGB) toe in de vorm van een Toekenningsbeschikking (TB). Bij deze toekenning is de gemeente verantwoordelijk voor de juiste en volledige opname in de toekenning van specifieke aspecten zoals opgenomen in de Regeling JW. De SVB ontvangt van de Toekenningsbeschikking een afschrift in de vorm van het toekenningsbericht (TKB) via de portal (MijnJW). De budgethouder sluit vervolgens met de zorgverlener(s) een zorgovereenkomst(-en) (ZOK) en stuurt die naar de SVB voor een arbeidsrechtelijke toets. Na deze toets zet de SVB de ZOK in de portal voor accordering van de ZOK door de gemeente (maximum tarieven en andere specifieke afspraken). Naar aanleiding van de arbeidsrechtelijke toets accordeert de gemeente de zorgovereenkomst(en), die samen met het toekenningsbericht de basis vormen voor de uitbetaling1 door de SVB aan de zorgverleners voor de door hen geleverde zorg (salaris, urendeclaraties of facturen). 1 Deze taak is wettelijk belegd bij de SVB Pagina 4 van 34

5 De SVB is verantwoordelijk voor de juiste, volledige en tijdige betaling2 van de bestedingen op basis van de door de budgethouder ingediende (en geaccordeerde) zorgovereenkomst (maandlonen) en declaraties (facturen en urenbriefjes) voor geleverde zorg. Hierbij controleert de SVB de declaratie op basis van de toekenning (TKB), de door de gemeente goedgekeurde zorgovereenkomst, en het actuele budgetsaldo zoals bij de SVB bekend. Beide documenten en de bij de SVB bekende budgetstand vormen het uitgangspunt voor de rechtmatige betaling van bestedingen uit het PGB zoals opgenomen in de Regeling JW (artikel 8 lid 2 t/m 6). Hoewel de gemeenten de betalingen aan de zorgverleners bij wet hebben uitbesteed aan de SVB, zijn zij wel (samen met de Budgethouder) verantwoordelijk voor de rechtmatige besteding (inhoudelijk) van het budget inclusief de door de SVB gedane betalingen. De SVB voert zelf geen materiële controle uit op de inhoud van het budget en de geleverde zorg. In bijlage II is de informatiestroom voor de uitvoering van de JW schematisch weergegeven. 1.3 Doelstelling controleprotocol Dit protocol heeft als doel om enerzijds voorschriften/uitgangspunten te geven voor de verantwoording door de SVB als opdrachtnemer en anderzijds aanwijzingen te geven voor het onderzoek door de SVB aangewezen accountant Rapportage & assurance De door de SVB op te leveren verantwoording TR PGB JW bevat naast de financiële verantwoording (zie 2.2.) een door de RvB afgegeven rechtmatigheidsrapportage (zie hieronder). Om zekerheid te krijgen over de juistheid en volledigheid van de financiële verantwoording en de financiële rechtmatigheid hebben de gemeenten de volgende assurance gevraagd: Een controleverklaring met een oordeel over de getrouwheid van de financiële verantwoording en een oordeel over de getrouwheid van de rechtmatigheidsrapportage met een redelijke mate van zekerheid volgens NBA Standaard 800 "Bijzondere overwegingen - controles van financiële overzichten die zijn opgesteld in overeenstemming met stelsels voor bijzondere doeleinden". Een assurance-rapport type II (opzet, bestaan en werking) betreffende interne beheersingsmaatregelen bij de SVB als serviceorganisatie volgens NBA Standaard 3402 "Assurance-rapporten betreffende interne beheersingsmaatregelen bij een serviceorganisatie". Hiermee krijgen de gemeenten aanvullende assurance over het uniforme (betaal-)proces. Deze aanvullende assurance wordt gegeven omdat: o de accountantscontrole door de AD uitgevoerd wordt met een hogere controletolerantie dan de controletolerantie die de accountant van een bepaalde gemeente zal hanteren; dit betekent dat het kan voorkomen dat bepaalde (kleine) gemeenten niet in voldoende mate zijn vertegenwoordigd in de steekproefcontrole rechtmatigheid. o De controleverklaring betrekking heeft op de verantwoording op kasbasis terwijl de gemeenten verantwoording afleggen op basis van het baten-lasten-stelsel. 2 Deze taak is wettelijk belegd bij de SVB 3 Formalisering van de rol van de AD SVB wordt voorzien in Pagina 5 van 34

6 Rechtmatigheidsrapportage van de Raad van Bestuur (Bijlage model C) De verantwoordelijkheid voor de rechtmatige uitvoering TR PGB JW berust binnen de SVB primair bij de Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur (RvB) van de SVB geeft in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de verantwoording een rapportage over de (on)rechtmatigheid van de door de SVB betaalde bestedingen af, waarin is meegewogen of het beleid op het gebied van Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O) voor zover van toepassing toereikend is. Hiervoor baseert de RvB zich op de uitkomst(en) van de door de sectie Operational Control (2e lijn) uitgevoerde rechtmatigheidscontrole. In Bijlage I onder model C is een modelformat voor de rechtmatigheidsrapportage door de RvB. De AD reviewt de werkzaamheden van de door team Operational Control (2e lijn) uitgevoerde rechtmatigheidscontrole (bepaling steekproef, controleaanpak & uitvoering en foutevaluatie) en betrekt deze in de controlewerkzaamheden die leiden tot de controleverklaring. De controleverklaring geeft een oordeel over het getrouwe beeld van zowel de financiële verantwoording als de door de RvB afgegeven rechtmatigheidsrapportage. 1.5 Regelgeving, procedures en termijnen Regelgeving Naast de wet JW, het Besluit JW en de regeling JW zijn voor de controle eveneens van toepassing de beroepsvoorschriften voor registeraccountants en accountantsadministratieconsulenten, zoals de Verordening gedrags- beroepsregels accountants (VGBA) en de relevante Nadere voorschriften Controle en overige standaarden (NV COS). Uitgangspunt voor het accountantsonderzoek gericht op de verantwoording over de AO/IB is Standaard S402 'Assurance- rapporten betreffende interne beheersingsmaatregelen bij een serviceorganisatie', type II (opzet, bestaan en werking). Termijnen Volgens de Planning en Control cyclus dienen de gemeenten voor 15 juli jaar t + 1 hun gemeentelijke jaarrekening (inclusief TR PGB JW) aan de Provincie op te leveren over het controlejaar t inclusief het oordeel van de accountant over de getrouwheid en rechtmatigheid. Rekening houdend met het bestuurlijk traject van de gemeente zelf houdt dit in dat de SVB op uiterlijk 15 maart jaar t + 1 haar verantwoording (rekening couranten en budgetuitputtingsoverzicht) inclusief het oordeel van de accountant over de getrouwheid van de verantwoording en de rechtmatigheidsverklaring van de RvB aan de gemeenten moet aanleveren. Dit heeft de volgende consequenties voor de verantwoording en de rechtmatigheidscontrole van SVB/SSP: Boekjaar: de verantwoording zal over 12 maanden (jan t/m dec) gaan; Het is noodzakelijk zowel de betaalde bestedingen 2016 ten laste van de budgetten 2016 als 2015 mee te nemen in de verantwoordingen (2 jaarschijven). De rechtmatigheidsverklaring zal over 12 maanden (jan t/m dec) gaan; De getrouw beeld (controle) verklaring dekt zowel de financiële verantwoording als de rechtmatigheidsverklaring afzonderlijk af (beide apart genoemd in de scope en beide per 31/12); De verantwoording, de rechtmatigheidsverklaring en de getrouw beeld (controle) verklaring voor de periode januari t/m december zijn gebaseerd op de door de SVB in deze periode betaalde PGB bestedingen (kasbasis) Pagina 6 van 34

7 Daarnaast geeft de AD van SVB jaarlijks een Standaard 3402 Assurance rapport af over de AO/IB van het hele proces van betalen van Trekkingsrecht PBG (TR PGB). Op basis van een Standaard 3402 onderzoek naar de opzet, bestaan en werking van de interne beheersingsmaatregelen van de SVB inzake de PGB-trekkingsrechten. Hiermee krijgen de gemeenten aanvullende assurance over het uniforme (betaal-)proces. Het Standaard Assurance rapport wordt uiterlijk 15 maart verstrekt. Verspreiding(skring) De verantwoording TR PGB JW en het Standaard 3402 Assurance rapport zijn opgesteld voor de gemeenten. Hierdoor is de verantwoordingsinformatie mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. De controleverklaring en het Standaard 3402 Assurance rapport zijn derhalve uitsluitend bestemd voor de SVB, de gemeenten en hun accountants en dienen niette worden verspreid aan ofte worden gebruikt door anderen. Review van de werkzaamheden van de AD-SVB De AD stelt de (interne) accountants van de gemeenten in de gelegenheid bij de SVB een collegiaal overleg te houden c.q. een review uit te voeren met betrekking tot de uitgevoerde werkzaamheden (risicoanalyse, controleaanpak en review van de rechtmatigheidssteekproef). De review vindt plaats bij de AD op 2 vooraf te bepalen dagen aan de hand van het door de accountant van de SVB opgebouwde dossier. De SVB stelt de accountants van de gemeenten vooraf (schriftelijk) op de hoogte. Uit het oogpunt van doelmatigheid (geen dubbeling van werkzaamheden) en zo laag mogelijke belasting van de AD streeft de AD ernaar om de reviewinspanning door toezichthouders zoveel mogelijk te beperken. De AD bepleit daarom (in overeenstemming met NBA-handreiking 1122 art "Steunen op accountantscontrole bij de Gemeenschappelijke Regeling") dat er een gezamenlijke review wordt uitgevoerd door een gecombineerd team van toezichthoudenede partijen/accountantskantoren. 1.6 Definities/begripsbepaling In aanvulling op dan wel conform de wet JW, het Besluit JW en de regeling JW gelden voor dit protocol de volgende definities: Accountant: de door Opdrachtnemer aangestelde registeraccountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Controleverklaring: De controleverklaring bij Model D "de financiële verantwoording JW en de rechtmatigheidsrapportage op totaalniveau en in de bijlage per gemeente" betreft een controleverklaring met een redelijke mate van zekerheid volgens NBA Standaard 800 'Bijzondere overwegingen - controles financiële overzichten die zijn opgesteld in overeenstemming met stelsels voor bijzondere doeleinden'. Standaard 3402 Assurance rapport: Een assurance-rapport met een redelijke mate van zekerheid volgens NBA Standaard 3402 "Assurance-rapporten betreffende interne beheersingsmaatregelen bij een serviceorganisatie", type II (Opzet, bestaan en werking). Budgethouder (BH): de persoon aan wie door de gemeente een persoonsgebonden budget is toegekend. Controle: voor zover dit protocol de term controle gebruikt, wordt hiermee bedoeld het uitvoeren van controlewerkzaamheden volgens NBA Standaard 800 dan wel het uitvoeren van assurance-werkzaamheden volgens NBA Standaard Pagina 7 van 34

8 Financiële rechtmatigheid: het voldoen aan wet- en regelgeving voor zover deze een financieel effect hebben op de betreffende verantwoording van rekening couranten en budget uitputtingsoverzichten. Dit betekent dat de in de verantwoording genoemde bedragen tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de relevante artikelen van de wet JW, het Besluit JW en de regeling JW. Persoonsgebonden budget (PGB): bedrag waaruit namens de budgethouder betalingen worden gedaan voor diensten, en andere maatregelen die tot een maatwerkvoorziening behoren, en die een cliënt/budgethouder van derden heeft betrokken; Toekenningsbericht (TKB): door de gemeente via de portal (MijnJW) aangeleverde budgettoekenning. Toekenningsbeschikking (TB): dit is een schriftelijke bevestiging van de gemeente aan de budgethouder van de toekenning van een PGB. Zorgovereenkomst (ZOK): een arbeidsovereenkomst of een overeenkomst van opdracht (voor een familielid, en freelancer of een zorgverlenende instantie) tussen de budgethouder en de zorgverlener waarin een beschrijving van de aard van de zorgwerkzaamheden is opgenomen en afspraken (conform de Regeling JW) zijn vastgelegd over het loon of de vergoeding en de wijze van declareren. Zorgverlener (ZV): de zorgverlener is de persoon of instelling met wie de Budgethouder een zorgovereenkomst heeft Pagina 8 van 34

9 2 Verantwoordingsprotocol 2.1 Inleiding Zoals gesteld onder 1.5 dient de SVB de Verantwoording TR PGB JW inclusief de financiële verantwoording en rechtmatigheidsrapportage van de RvB voor 15 maart jaar t+1 aan de betreffende gemeente aan te leveren. Omdat er in de wet en regelgeving JW geen format voor de financiële verantwoording is voorgeschreven, is in Bijlage I onder Model D van dit protocol een modelformat verantwoording opgenomen. In Bijlage I onder Model C is een modelformat voor de rechtmatigheidsrapportage van de Raad van Bestuur opgenomen. 2.2 Verantwoording Jaarlijks na afloop van het boekjaar zal de SVB, een verantwoording TR PGB voor de wet JW voor alle gemeenten gezamenlijk opleveren met daarin de relevante financiële en niet financiële gegevens over de verleende dienstverlening. Op hoofdlijnen zal de verantwoording TR PGB JW bestaan uit: Hoofdstuk algemeen: o Voorwoord; o Bedrijfsvoeringsparagraaf inclusief rechtmatigheidsrapportage van de Raad van Bestuur van de SVB. Financiële verantwoording: o Eén generiek overzicht van de rekening courant TR PGB JW op totaalniveau opgebouwd uit de ontvangen voorschotten van gemeenten en de betaalde bestedingen (kasbasis); o Een bijlage met een overzicht van de rekening courant PGB TR JW op gemeenteniveau bestaande uit de betaalde bestedingen 2016 ten laste van budgetjaar 2015 en 2016 en de ontvangen voorschotten van gemeenten over 2016 op kasbasis (waarvan het totaal aansluit op de voorgaande generieke overzichten). De financiële verantwoording is op kasbasis d.w.z. dat alleen de daadwerkelijk betaalde bestedingen tot en met 31 december van het boekjaar zijn meegenomen. De laatste bijlage van de financiële verantwoording valt buiten de reikwijdte van de controleverklaring Pagina 9 van 34

10 ) 3 Accountantsprotocol 3.1 Doelstelling en reikwijdte onderzoek De controle heeft als doel het vaststellen van de juistheid en volledigheid van: het door de SVB opgestelde generieke overzicht van de rekening courant TR PGB JW op totaalniveau bestaande uit de betaalde bestedingen 2016 ten laste van budgetjaar 2015 en 2016 en de ontvangen voorschotten van gemeenten over 2016 op kasbasis; een toelichting op bovenstaande stukken; de door de Raad van Bestuur SVB afgegeven en in de bedrijfsvoeringparagraaf opgenomen rechtmatigheidrapportage. 3.2 Toetspunten voor de controle: Voor de controlewerkzaamheden die leiden tot de controleverklaring behorend bij de verantwoording rekening couranten gelden volgende aandachtspunten: 1. beoordelen van de toereikendheid en uitvoering van het door de SVB vastgesteld M&Obeleid en overige beleidsregels. Afwijkingen van het vastgestelde beleid en/of een inadequate uitvoering van het beleid worden in het accountantsoordeel verdisconteerd (zie 3.6); 2. de rechtmatige betaling van bestedingen (maandlonen, declaraties (facturen en urenbriefjes)) en doorbetalingen van ziekengeld. Als uitgangspunt voor de controle gelden: 1) een door de gemeente conform de afspraken in de wet en regelgeving juist en volledige toekenningsbeschikking/bericht; 2) een door de gemeente goedgekeurde zorgovereenkomst; 3) een declaratie zoals opgenomen in de Regeling JW artikel 8 lid 2 t/m 6. In het kader van de rechtmatigheidscontrole gelden de volgende aandachtspunten: a) De SVB heeft betalingen verricht uit het persoonsgebonden budget en voert het budgetbeheer als bedoeld in artikel 8.1.8, eerste lid, van de wet uit: i. overeenkomstig de beschikking tot verlening van het persoonsgebonden budget, bedoeld in artikel 8.1.1, eerste lid, van de wet; ii. overeenkomstig een door het college goedgekeurd document waaruit de rechtsgeldige afspraken blijken tussen de cliënt en een derde4; en iii. tot afdracht van eventuele loonheffing, premies voor de sociale verzekeringen en inkomensafhankelijke bijdragen op grond van de Zorgverzekeringswet. (artikel 8, lid 2 van de regeling JW). b) De Sociale Verzekeringsbank verricht betalingen uit het persoonsgebonden budget, voor werkzaamheden die voortvloeien uit een arbeidsovereenkomst5 of overeenkomst van opdracht, indien een declaratie van een derde de gegevens bevat zoals gespecificeerd in artikel 8, lid 3 van de regeling JW. 4. In overleg met VWS, de VNG, ZN en de SVB is vastgesteld dat de term "overeenkomstig " geïnterpreteerd moet worden als vooral doelende op de taak van het budgetbeheer, niet op het verrichten van betalingen. De SVB voert derhalve geen zorginhoudelijke toets uit op de declaratie, maar controleert met name of de prijscomponent overeenkomt met de zorgovereenkomst. Er vindt geen toets plaats op het (eventueel) in de zorgovereenkomst gespecificeerde arbeidspatroon. 5 De SVB voert de arbeidsrechtelijke toets van de zorgovereenkomst uit Pagina 10 van 34

11 c) De Sociale Verzekeringsbank kan beslissen tot beëindiging van de betalingen of weigering van een betaling uit het persoonsgebonden budget: i. bij het intrekken of herzien van een beslissing als bedoeld in artikel van de wet; ii. wegens strijd met het recht, waaronder het recht dat van toepassing is op de arbeidsovereenkomst of overeenkomst van opdracht, of het belang van de uitvoerbaarheid van het verrichten van de betalingen uit het persoonsgebonden budget door de Sociale Verzekeringsbank, (artikel 2, lid 4 van de regeling JW). d) De Sociale Verzekeringsbank verricht betalingen uit het persoonsgebonden budget zonder dat dit bij beschikking wordt vastgesteld, binnen 30 dagen na ontvangst van de declaratie door de Sociale Verzekeringsbank, tenzij een betaling geheel of gedeeltelijk wordt geweigerd. Betalingen die op grond van het vierde lid zijn geweigerd kunnen na goedkeuring door de Sociale Verzekeringsbank binnen 30 dagen alsnog worden verricht (artikel 2 lid 5 van de regeling JW). e) De Sociale Verzekeringsbank verricht betalingen ter verkrijging door de cliënt van gelden die aanvullend op het persoonsgebonden budget door of vanwege de cliënt zelf zijn gestort bij de Sociale Verzekeringsbank (artikel 8 lid 6 van de regeling JW). f) de SVB heeft alleen betalingen gedaan aan verzekerden, waarover door verzekerde geen verantwoording hoeft te worden afgelegd (het zgn. verantwoordingsvrij bedrag); g) het (cumulatief) saldo van de betalingen overschrijdt niet het aan de budgethouder door de gemeenten toegekende trekkingsrecht; h) de SVB is, indien van toepassing, nadat alle daarvoor vereiste bescheiden zijn ontvangen, tot terugvordering op budgethouder overgegaan; i) de loondoorbetalingen bij ziekte zijn niet ten laste van de trekkingsrechten verantwoord; j) De SVB heeft indien van toepassing bij de betaling van de vergoeding onderscheid gemaakt tussen de vrijwillige bijdrage en het toegekende trekkingsrecht. 3.3 Reikwijdte werkzaamheden en materialiteit De accountant dient zijn controle zodanig in te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de financiële verantwoording geen afwijkingen (fouten en onzekerheden) van materieel belang bevat. Het wordt aan de accountant overgelaten op welke wijze hij zijn verdere controleaanpak inricht, hoe hij zijn controlewerkzaamheden uitvoert en hoe hij op grond daarvan voldoende controle-informatie verkrijgt. Het proces van registreren en betalen van salarissen, facturen en declaraties betreffende geleverde zorg (bestedingen) in het kader van TR PGB JW betreft voor elke gemeente een identiek proces bij de SVB. Voor de controle wordt op totaalniveau een statistisch onderbouwde steekproef getrokken. Een goedkeurende controleverklaring impliceert dat in de financiële verantwoording geen afwijkingen (onjuistheden en onzekerheden) voorkomen met een belang dat groter is dan de in onderstaande tabel weergegeven toleranties. Dit moet vastgesteld worden met een betrouwbaarheid van 95% Pagina 11 van 34

12 Hierbij geldt als omvangbasis het totaalbedrag PGB TR dat voor de wet JW door de SVB in het kalenderjaar voor bestedingen is betaald (totaal betaalde bestedingen conform model D in Bijlage I). Voor de bepaling van het door de Raad van Bestuur af te geven oordeel over de rechtmatigheidsrapportage in de bedrijfsvoeringparagraaf gelden met betrekking onrechtmatigheids- en onzekerheidspercentages onderstaande toleranties en betrouwbaarheidseis van 95%. Oordeel Goedkeurend Met Oordeelonthouding Afkeuring Beperking Fouten in de financiële <1% >1% en < 3% n.v.t. >3% verantwoording per wet Onzekerheden in de controle <3% >3% en < 10% > 10% n.v.t. De AD geeft in de controleverklaring een oordeel over de getrouwheid van de door de Raad van Bestuur afgegeven rechtmatigheidsrapportage in de bedrijfsvoeringsparagraaf en hanteert hierbij een nul tolerantie. 3.4 Foutdefinitie Van een fout in de verantwoording is sprake als naar aanleiding van de controle gebleken is dat een (gedeelte van een) post niet in overeenstemming is met één of meer aspecten van de wet JW, het Uitvoeringsbesluit JW en de regeling JW en de toetspunten zoals vastgelegd in hoofdstuk 3.2. van dit Controleprotocol. Bij de classificatie van geconstateerde fouten wordt aangesloten bij de methodiek die binnen de SVB, Directie PGB wordt gehanteerd. Voor een adequate onderbouwing van het oordeel is het noodzakelijk dat de accountant fouten en onzekerheden zoveel mogelijk kwantificeert Pagina 12 van 34

13 3.5 Foutevaluatie Met betrekking tot de foutevaluatie gelden de volgende uitgangspunten: bij de foutschatting ten behoeve van de oordeelsvorming moet worden uitgegaan van de absolute waarde van de bij de controle aangetroffen financiële fouten. Salderen van fouten is daarom niet toegestaan; bij de oordeelsvorming wordt uitgegaan van de meest waarschijnlijke fout; daarnaast wordt de maximale fout bepaald. De AD neemt de niet gecorrigeerde fouten en onzekerheden mee in zijn oordeelsvorming in de controleverklaring. 3.6 Toereikendheid Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) beleid Het beleid m.b.t. M&O beperkt zich vooralsnog tot het afgeven van mogelijke fraudesignalen. De SVB toetst in het kader van M&O de betaling van declaraties (facturen en urenbriefjes) en maandsalarissen (bruto/netto) en de doorbetaling van loon bij ziekte. De zorginhoudelijke toets (de materiële controle dat de zorg is geleverd) ligt volledig bij de budgethouder en de gemeente. 3.7 Rapportages accountant De Verantwoording TR PGB JW Bij de Verantwoording TR PGB JW geeft de AD één controleverklaring (juistheid en volledigheid) op totaalniveau m.b.t.: a. Rekening courant afrekening op totaalniveau bestaande uit de betaalde bestedingen 2016 ten laste van budgetjaar 2015 en 2016 en de ontvangen voorschotten van gemeenten over 2016 op kasbasis b. De in de bedrijfsvoering paragraaf opgenomen rechtmatigheidsrapportage. De AD geeft geen oordeel af over de bijlage met een overzicht van de rekening courant PGB TR JW op gemeenteniveau (waarvan het totaal aansluit op de generieke overzichten). Verslag van bevindingen De AD brengt voor 15 maart t+1 een verslag van bevindingen uit waarin de bevindingen van de AD zijn opgenomen met betrekking tot de belangrijkste uitkomsten van de controlewerkzaamheden ten aanzien van het TR PGB op basis van de wet JW. In het verslag van bevindingen rapporteert de accountant over de hoofdlijnen van de interne beheersing rond de uitvoering van de TR PGB binnen de SVB. PM. Ten behoeve van de ketenpartijen zal in het verslag van bevindingen informatie worden verstrekt over de relevante DigiD-aansluiting evenals de IT-omgeving van de SVB Pagina 13 van 34

14 Assurance-Rapport Standaard 3402: Tevens brengt de AD voor 15 maart t+1 een Standaard 3402 Assurance rapport uit naar de opzet, bestaan en werking van de interne beheersing (AO/IB) van het betaalproces over het boekjaar t (Standaard 3402 type II). Zoals vermeld in de Inleiding voert de Sociale Verzekeringsbank (SVB) met ingang van 1 januari 2015 namens de gemeenten de betalingen ten laste van door gemeenten verstrekte budgetten TR PGB JW, evenals het hiermee verbonden budgetbeheer uit. De scope van het standaard 3402 assurance onderzoek richt zich op deze door de SVB verleende diensten: het verwerken van toekenningsberichten, zorgovereenkomsten en het betalen van salarissen, facturen en declaraties voor verleende zorg in het kader van de wet TR PGB JW gedurende de verslagperiode 1 januari 20xx tot en met 31 december 20xx. Het standaard 3402 assurance rapport bevat naast een beschrijving van de processen tevens een oordeel van het management SVB en de AD over de opzet, bestaan en werking van interne beheersingsmaatregelen die verband houden met de interne beheersingsdoelstellingen die in de beschrijving staan vermeld Pagina 14 van 34

15 Bijlage I: Model A: Modellen Model goedkeurende controleverklaring TR PGB JW CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Afgegeven ten behoeve van de Gemeenten in het kader van trekkingsrecht persoonsgebonden budget JW Wij hebben: De financiële verantwoording van het trekkingsrecht PGB Jeugdwet (JW) van de Sociale Verzekeringsbank (SVB) te Amstelveen over de periode januari 20xx tot en met december 20xx bestaande uit: 1. een overzicht van de rekening courant afrekening op totaalniveau JW op totaalniveau over de genoemde periode; 2. alsmede een toelichting op deze stukken, gecontroleerd. De in de bedrijfsvoeringparagraaf van de verantwoording TR PGB JW opgenomen rechtmatigheidsrapportage van de Raad van Bestuur van de SVB over de periode januari 20xx tot en met december 20xx (verantwoording, pagina... e.v.); die alle deel uitmaken van de verantwoording JW januari 20xx tot en met december 20xx van de Sociale Verzekeringsbank en hierna samen worden aangeduid als de financiële verantwoording c.a., gecontroleerd. Verantwoordelijkheid van het bestuur De Raad van Bestuur van de Sociale Verzekeringsbank is verantwoordelijk voor het opstellen van de financiële verantwoording, die een juist en volledig beeld van de rekening couranten per 31 december 20xx dient weer te geven in overeenstemming met Wet JW, het Besluit JW en de regeling JW. De Raad van Bestuur is tevens verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de in de verantwoording verantwoorde bedragen. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming dienen te zijn met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals vastgelegd in de Wet JW, het Besluit JW en de regeling JW. De Raad van Bestuur is tenslotte verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opstellen van de financiële verantwoording en de naleving van de relevante wet- en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude en fouten. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de financiële verantwoording op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het "Controle- en verantwoordingsprotocol Trekkingsrecht Persoonsgebonden Budget (TR PGB) Jeugdwet (JW) 201x", specifiek deel 3 accountantsprotocol. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de verantwoording geen afwijkingen van materieel belang bevat ! 7 Pagina 15 van 34

16 Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controleinformatie over de bedragen en de toelichtingen in de financiële verantwoording. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico's dat de verantwoording een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opstellen van en juist en volledig weergeven in de financiële verantwoording, evenals voor de naleving van de relevante wet- en regelgeving, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de SVB. Tevens omvat een controle onder meer een evaluatie van de aanvaardbaarheid van het gehanteerde referentiekader voor financiële rechtmatigheid. Bij onze controle hebben wij de goedkeuringstoleranties voor fouten en onzekerheden toegepast zoals zijn opgenomen in paragraaf 3.3 van het "Controle- en verantwoordingsprotocol Trekkingsrecht PGB (TR PGB) Jeugdwet (JW) 2016", specifiek deel 3 accountantsprotocol. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden. Oordeel Naar ons oordeel geven de in de verantwoording TR PGB JW over de periode januari 20xx tot en met december 20xx opgenomen: financiële verantwoording met de financiële toelichtingen daarbij; rapportage over de financiële rechtmatigheid van de uitkomsten van de taakuitvoering over de periode januari 20xx tot en met december 20xx zoals opgenomen in de rechtmatigheidsrapportage in de bedrijfsvoeringsparagraaf een getrouw beeld van: de rekening courant TR PGB JW op totaalniveau de financiële rechtmatigheid van de uitkomsten van de taakuitvoering in overeenstemming met de Wet JW, het Besluit JW en de Regeling JW en de daarmee verbonden dan wel daaruit voortvloeiende regelgeving. Basis voor financiële verslaggeving en beperking in gebruik en verspreidingskring Zonder afbreuk te doen aan ons oordeel vestigen wij de aandacht op punt... in de toelichting waarin de basis voor financiële verslaggeving uiteen is gezet. De financiële verantwoording en de rechtmatigheidsrapportage zijn opgesteld voor de Raad van Bestuur van de Sociale Verzekeringsbank ten behoeve van de gemeenten. Hierdoor is deze financiële verantwoording mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. De financiële verantwoording 20xx en de rechtmatigheidsrapportage inclusief onze controleverklaring zijn derhalve uitsluitend bestemd voor de Raad van Bestuur van de Sociale Verzekeringsbank ten behoeve van gemeenten (en hun externe accountants) en dienen niette worden verspreid aan ofte worden gebruikt door anderen Pagina 16 van 34

17 Plaats, datum Audit Dienst SVB Naam accountant en ondertekening met die naam Opmerking: Deze tekst is geldig voor boekjaren eindigend voor 15 december Door het NBA worden nieuwe modelteksten voor de controleverklaringen uitgewerkt op basis van de actuele regelgeving (waaronder COS 800). De accountant van de SVB dient de nieuwe modelteksten te hanteren bij het formuleren van zijn oordeel. Tot het moment waarop deze modelteksten beschikbaar komen dient de bestaande tekst voor de controleverklaring zoals opgenomen in dit controleprotocol gehanteerd te worden Pagina 17 van 34

18 Model B: Model Goedkeurend Standaard 3402 assurance-rapport (AO/IB) ASSURANCE-RAPPORT VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT VAN DE SVB OVER DE BESCHRIJVING VAN INTERNE BEHEERSINGSMAATREGELEN, HUN OPZET EN WERKING Afgegeven ten behoeve van de gemeenten Opdracht en reikwijdte verantwoordelijkheden. Wij hebben opdracht gekregen om te rapporteren over de beschrijving van SVB zoals opgenomen in sectie... van de door SVB verleende diensten voor het verwerken van toekenningsberichten, zorgovereenkomsten en het betalen van salarissen, facturen en declaraties voor verleende zorg in het kader van de wet TR PGB JW gedurende de verslagperiode 1 januari 20xx tot en met 31 december 20xx (de beschrijving), evenals over de opzet en werking van interne beheersingsmaatregelen die verband houden met de interne beheersingsdoelstellingen die in de beschrijving staan vermeld. Verantwoordelijkheden van SVB SVB is verantwoordelijk voor: het opstellen van de beschrijving en bijgaande bewering op de pagina's..., met inbegrip van de volledigheid, het accuraat zijn en methode van presentatie van de beschrijvingen en bewering; het verlenen van diensten die door de beschrijving worden omvat; het vermelden van de interne beheersingsdoelstellingen; het opzetten, implementeren en effectief laten werken van interne beheersingsmaatregelen om de vermelde interne beheersingsdoelstellingen te bereiken. Verantwoordelijkheden van de accountant van SVB en werkzaamheden Onze verantwoordelijkheid is, om op basis van onze werkzaamheden, het geven van een oordeel over de beschrijving van TR PGB JW en over de opzet en werking van interne beheersingsmaatregelen die verband houden met de interne beheersingsdoelstellingen die in de beschrijving staan vermeld. Wij hebben ons onderzoek verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Standaard 3402, 'Assurance-rapporten betreffende interne beheersingsmaatregelen bij een serviceorganisatie', en het "Controleen verantwoordingsprotocol Trekkingsrecht Persoonsgebonden Budget (TR PGB) Jeugdwet (JW) voor de accountant van de SVB 2016", specifiek deel 3 Accountantsprotocol. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en onze werkzaamheden zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen over de vraag of, in alle van materieel belang zijnde aspecten, de beschrijving getrouw is weergegeven en de interne beheersingsmaatregelen op afdoende wijze zijn opgezet en effectief werken. Een assurance-opdracht om te rapporteren over de beschrijving, opzet en werking van interne beheersingsmaatregelen bij een serviceorganisatie omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van assurance-informatie over de toelichtingen in de beschrijving van de serviceorganisatie van haar systeem en de opzet en werking van interne beheersingsmaatregelen. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant van de serviceorganisatie toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico's dat de beschrijving niet getrouw is weergegeven en dat de interne Pagina 18 van 34

19 beheersingsmaatregelen niet op afdoende wijze zijn opgezet of effectief werken. Onze werkzaamheden bevatten het toetsen van de werking van die interne beheersingsmaatregelen die wij noodzakelijk achten bij het verschaffen van een redelijke mate van zekerheid dat de interne beheersingsdoelstellingen die in de beschrijving staan vermeld werden bereikt. Een assurance-opdracht van dit type omvat ook een evaluatie van het algehele beeld van de beschrijving, de geschiktheid van de interne beheersings-doelstellingen die erin staan vermeld en de geschiktheid van de criteria die door de serviceorganisatie zijn gespecificeerd en beschreven staan op pagina... Wij zijn van mening dat de door ons verkregen assurance-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden. Beperkingen van interne beheersingsmaatregelen bij een serviceorganisatie De beschrijving van SVB is opgezet om aan de algemene behoeftes van een brede groep van cliënten en hun accountants te voldoen en kan daarom niet ieder aspect van het systeem bevatten dat iedere individuele cliënt in diens eigen bijzondere omgeving belangrijk kan achten. Bovendien kunnen interne beheersingsmaatregelen bij een serviceorganisatie, vanwege hun aard, niet alle fouten of omissies bij het verwerken of rapporteren van transacties voorkomen of ontdekken. Bovendien is de projectie van een eventuele evaluatie van de effectiviteit van toekomstige verslagperiodes onderhevig aan het risico dat interne beheersingsmaatregelen bij een serviceorganisatie inadequaat kunnen worden of falen. Oordeel Ons oordeel is gevormd op basis van de aangelegenheden die in deze rapportage zijn uiteen gezet. De criteria waarvan wij gebruik hebben gemaakt bij het vormen van ons oordeel zijn de criteria die in de bewering van SVB op pagina xx en xx staan beschreven. Naar ons oordeel, in alle van materieel belang zijnde opzichten: a. Geeft de beschrijving het... systeem gericht op de... dienstverlening getrouw weer zoals deze gedurende de verslagperiode van 1 januari 20xx tot en met 31 december 20xx is opgezet en geïmplementeerd; b. Zijn de interne beheersingsmaatregelen die verband houden met de interne beheersingsdoelstellingen die in de beschrijving staan vermeld gedurende de verslagperiode van 1 januari 20xx tot en met 31 december 20xx op afdoende wijze opgezet; en c. Werkten de getoetste interne beheersingsmaatregelen, die noodzakelijk waren om een redelijke mate van zekerheid te verschaffen dat de in de beschrijving vermelde interne beheersingsmaatregelen waren bereikt gedurende de verslagperiode van 1 januari 20xx tot en met 31 december 20xx effectief. Beschrijving van getoetste interne beheersingsmaatregelen De specifieke getoetste interne beheersingsmaatregelen en de aard, timing en resultaten van die toetsingen zijn opgenomen op pagina's (xx) Pagina 19 van 34

20 Beoogde gebruikers en doel Deze rapportage en de beschrijving van toetsingen van interne beheersingsmaatregelen op pagina's (xx) zijn alleen voor cliënten die gebruik hebben gemaakt van het TR PGB JW systeem van de SVB en hun accountants, die voldoende inzicht hebben om het in aanmerking te nemen bij het inschatten van de risico's op afwijkingen van materieel belang in de financiële overzichten van cliënten, samen met overige informatie met inbegrip van informatie over interne beheersingsmaatregelen die door cliënten zelf worden uitgevoerd. Datum van het assurance-rapport van de accountant van de SVB Handtekening van accountant van de SVB Het adres van de accountant van de SVB Pagina 20 van 34

21 Controleprotocol SVB/SSP TRPGB JW Model C: Voorbeeldtekst Rechtmatigheid (inclusief M&O) (Onderdeel van de bedrijfsvoeringsparagraaf) Rechtmatigheidsrapportage 20xx Bij het uitvoeren van onze opdrachten beschouwen we het voldoen aan de rechtmatigheidsnormen als een van de belangrijkste doelstellingen. In hoeverre we daarin slagen, verantwoorden we met (on-)rechtmatigheidspercentages. Conform het Controle- en verantwoordingsprotocol Trekkingsrecht Persoonsgebonden Budget (TR PGB) Jeugdwet (JW) voor de SVB en haar accountant geeft de Raad van Bestuur daarnaast een rechtmatigheidsverklaring af, waarin is meegewogen of het beleid op het gebied van Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O) toereikend is. Rechtmatigheidsverklaring 20xx Op basis van het Controle- en verantwoordingsprotocol Trekkingsrecht Persoonsgebonden Budget (TR PGB) Jeugdwet (JW) 2016 voor de SVB en haar accountant heeft de SVB het onrechtmatigheidspercentage voor 20xx berekend op 0,xxx procent van de totale betaalde bestedingen per wet. Het totale percentage onzekerheden bedraagt 0,xxx procent van de totale betaalde bestedingen per wet. Onderstaande tabel toont de onrechtmatigheidsscore, gebaseerd op fouten in procenten per wet. Hieruit blijkt dat de onrechtmatigheidsscore van de JW waarin de SVB voor de uitvoering participeert ruim onder de met het ministerie overeengekomen tolerantiegrenzen ligt. Op grond van het onrechtmatigheidspercentage stelt de Raad van Bestuur dat de wetsuitvoering JW door de SVB over het jaar 20xx rechtmatig is geweest. Onrechtmatigheidsscore JW Voor het jaar 20xx zijn de percentages als volgt: JW Vermijdbaar ** Onvermijdbaar *** Totaal Fouten na afschaffen x,xx% x,xx% coulance (2016) Fouten vóór afschaffen coulance* x,xx% x,xx% x,xx% x,xx% x,xx% x,xx% Totaal fouten voor x,xx% x,xx% x,xx% afschaffen coulance Totaal x,xx% x,xx% x,xx% * De fouten vóór afschaffen coulance hebben betrekking op onrechtmatige betalingen die in 2016 zijn gedaan tijdens de periode waarin een verminderd intern controleregime gold voor zorgovereenkomsten en declaraties. De ontstaansdatum van de fout is vervolgens bepalend voor de splitsing 2015 en Pagina 21 van 34

22 Controleprotocol SVB/SSP TR PGB JW ** Vermijdbare onrechtmatigheid: er is sprake van een vermijdbare onrechtmatigheid indien de fout duidelijk is toe te schrijven aan de bedrijfsvoering van de SVB en buiten het verminderd controleregime ligt. Tijdens de gehele periode van het verminderd controleregime zijn de volgende controles niet losgelaten, maar gehandhaafd: o De declaratie/factuur moet vallen binnen de looptijd van de overeenkomst; o De factuur gaat over een periode die al verstreken is (niet vooraf betalen/geen voorschotten); o Er mag geen BTW in rekening worden gebracht als er sprake is van een vrijstelling van BTW op grond van artikel 11, lid 1, aanhef onderdeel g, onder 2, Wet op de omzetbelasting 1968; o Is de zorgovereenkomst afgekeurd door de Gemeente dan dient men de factuur terug te sturen. Wanneer er een rechtmatigheidsfout voorkomt welke voortvloeit uit het niet goed uitvoeren van een van bovenstaande controles, dan is dit vermijdbaar onrechtmatig. *** Onvermijdbare onrechtmatigheid: dit zijn onrechtmatigheidsfouten binnen de keten die het gevolg zijn van terugval- en noodscenario's en het verminderd controleregime, in opdracht van het ministerie van VWS. Feitelijk betreft het alle denkbare scenario's, niet gerelateerd aan vorenstaande niet losgelaten controles. Er zijn in de rechtmatigheidscontrole gecombineerde fouten geconstateerd. Dat wil zeggen dat naast onvermijdbare fouten in dezelfde gecontroleerde post, ook vermijdbare fouten zijn geconstateerd en datzelfde geldt voor combinaties met formele en materiële fouten. Voor het bepalen van de rechtmatigheidspercentages wordt alleen het hoogste foutbedrag geteld en gewogen. In het geval dat sprake is van een gecombineerde fout (vermijdbaar en onvermijdbaar) met een zelfde foutbedrag, dan is de fout gecategoriseerd als vermijdbare fout. Deze fouten zijn zwaarwegender, omdat deze ook impact hebben op de getrouwheid. Op grond van het onrechtmatigheidspercentage van xx,xx% stelt de Raad van Bestuur van de SVB dat de wetsuitvoering JW door de SVB over het jaar 20xx (on)rechtmatig is geweest. Opgemerkt dient te worden dat de betalingen die op formele gronden als onrechtmatig beoordeeld zijn, niet onjuist hoeven te zijn omdat de declaratie juist kan zijn of de zorg geleverd kan zijn Pagina 22 van 34

23 Controleprotocol SVB/SSP TR PGB JW In de onderstaande tabellen zijn de foutpercentages weergegeven, zoals vastgesteld bij de in de steekproef betrokken bestedingen, met het onderscheid tussen formele- en materiële fouten. JW (Formele fouten) Vermijdbaar ** Onvermijdbaar *** Totaal Fouten na afschaffen x,xx% x,xx% coulance (2016) Fouten vóór afschaffen coulance* x,xx% x,xx% x,xx% x,xx% x,xx% x,xx% Totaal fouten voor x,xx% x,xx% x,xx% afschaffen coulance Totaal x,xx% x,xx% x,xx% Formele fouten zijn het gevolg van het ontbreken van specifieke kenmerken / informatie op bijvoorbeeld de zorgovereenkomst of declaratie. De toekenning van de budgetten en het afsluiten van de zorgovereenkomsten zijn cruciaal omdat deze de start voor de betaling vormen. In het geval er informatie ontbreekt, is sprake van formele fouten. Een post is onrechtmatig op formele gronden omdat of het toekenningsbericht en / of de zorgovereenkomst niet juist en / of volledig is aangeleverd of ingevuld. Of vanwege het ontbreken van officiële documenten en vereiste handtekeningen. Bij het ontbreken van de hier bedoelde kenmerken / informatie is de gehele post als onrechtmatig aangemerkt. Deze fouten hebben geen impact op de getrouwheid van de verantwoording. Voorbeelden van formele fouten: - Handtekening(en) van de budgethouder, zorgverlener en / of vertegenwoordiger (indien van toepassing) ontbreekt op de zorgovereenkomst; - Geboortedatum van de budgethouder ontbreekt op de zorgovereenkomst; - BSN budgethouder ontbreekt op de zorgovereenkomst; - De factuur is niet voor akkoord getekend door de budgethouder of vertegenwoordiger (zonder dat er sprake is van een digitale declaratie via de portal). JW (Materiële fouten) Vermijdbaar Onvermijdbaar Totaal Fouten na afschaffen x,xx% x,xx% coulance (2016) Fouten vóór afschaffen coulance x,xx% x,xx% x,xx% x,xx% x,xx% x,xx% Totaal fouten voor x,xx% x,xx% x,xx% afschaffen coulance Totaal x,xx% x,xx% x,xx% Pagina 23 van 34

24 Controleprotocol SVB/SSP TR PGB JW Materiële fouten zijn fouten waarbij meestal sprake is van een p*q fout (hetzij tarief hetzij uren) of het foutief overnemen van bedragen, In deze gevallen is het verschil gekwalificeerd als onrechtmatig. Deze fouten kunnen impact hebben op de getrouwheid van de verantwoording. Voorbeelden van materiële fouten: - De uitbetaling wijkt af van: het ingediende urenbriefje, de factuur of de digitale declaratie; - Het gedeclareerde uurtarief is hoger of lager dan dat op de zorgovereenkomst is overeengekomen. In onderstaande tabel is aangegeven wat de impact is van de gemaakte rechtmatigheidsfouten op de getrouwheid. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen fouten en onzekerheden in de getrouwheid. Impact op Onzekerheden Fouten Totaal getrouwheid Totaal x,xx% x,xx% x,xx% Pagina 24 van 34

25 Controleprotocol SVB/SSP TR PGB JW Model D: Financiële verantwoording TR PGB JW A. Verantwoording op wetsniveau: Eén generiek overzicht van de rekening courant TR PGB JW op totaalniveau opgebouwd uit de ontvangen voorschotten van gemeenten (JW) en de betaalde bestedingen (kasbasis); Bedragen in Betaalde bestedingen van l-l-20xx t/m xx ten laste van budgetjaar 2016 Betaalde bestedingen van l-l-20xx t/m xx ten laste van budgetjaar 2015 Realisatie Rekening courant gemeenten xxx.xxx.xxx xxx.xxx.xxx Doorbetaling loon bij ziekte Ontvangen voorschotten van gemeenten Saldo -/- xxx.xxx xxx.xxx.xxx xxx.xxx.xxx B. Toelichting: De betaalde bestedingen; Door gemeenten verleende voorschotten. C. Bijlage: per gemeente Gemeente Voorschotten Bestedingen t.l.v Bestedingen t.l.v Saldo bedragen in euro's Gemeente XXX Gemeente YYY xx.xxx.xxx xx.xxx.xxx XX.XXX.XXX xx.xxx.xxx XX.XXX.XXX XX.XXX.XXX XX.XXX.XXX xx.xxx.xxx Totaal gemeenten xx.xxx.xxx xx.xxx.xxx xx.xxx.xxx xx.xxx.xxx Hierbij betreft het de betaalde bestedingen van t/m ten laste van budgetjaar 2016 en Pagina 25 van 34

26 Pagina 26 van 34 Informatiestroom voor uitvoeren WMO/JW r VWS/BZK 1 /otm- k ^ fonds ^ Belasting -dienst 34. BUO totaal en/of Ongesplitst per gemeente 35. Begroting vs werkelijke1jitgaven 36. RechtmatigheidsverklarW voor grote geldstroom 37. Niet financiële informatie 38. Maandelijkse rapportage 25. Machtiging voor afdracht r 26. Foutieve arbeidscontracten 28.IB Akte van cessie 30. Aanslag toonheffingen ^ 33. Overzichten van som PGB's X 4.Toekenningsberjiï 9. Akkoord op^afgovereen komst 10. Maxinruzm tarief 8. Geaccordeercié'Zorgovereenkomst 31. BUO pprtlemeente 32. Frpdoesignalen 20. Voorteangsinfo 18.ZHM r ^omoonton ^ L U /e keuze gesprek ARBO PGB öt OfQ n> 3 *1 O T 3 U fö in n O 3 < o < o fl> -ï n> 3H30 -o O 03 O o 3< K H o 73 i-i Oc-f- o C/3 < W zn zn 73 H 6. Zorgovi^eenkomst 15. Dedar rities ZVL 16. Factur n zorginstellingen 17. ZHM 19. Voortgan; -d O Akkoord zorgo rereenkomst 11. Signalen ivm max tarief 21. Signalen ivm ludgettekort 22. BUO 23.Salarisstrokei 24. Jaaropgaven 3. Toekenningsbeschikking 5. Zorgovereenkomst 12. Declaraties 13. Facturen 14. Ziek- en herstelmeldingen (ZHM) Zorgverleners Budgethouders Geld-en informatiestromen, versie 1.0