Procedure en opzet Referentie Check manuscripten van proefschriften EUR

Transcriptie

1 Procedure en opzet Referentie Check manuscripten van proefschriften EUR 1. Context en Doel van de Referentie Check Volgens artikel van het vigerende Promotiereglement wordt".. onder verantwoordelijkheid van de promotor een plagiaatscan uitgevoerd door de desbetreffende Graduate School. De promotor analyseert het rapport van de plagiaatscan en neemt dit in de definitieve goedkeuring van het proefschrift mee.". De plagiaatscan/referentie check1 is een middel om plagiaat op te sporen, maar kan overigens ook worden ingezet in het promovendi onderwijs op het gebied van verantwoord verwijzen naar bestaande literatuur. Deze notitie gaat vooral in op de procedure 'referentie check' voor het nieuwe promotiereglement van de Erasmus Universiteit. De referentie check vindt plaats voorafgaande aan de definitieve goedkeuring van het proefschrift (art. 5.1 van het Promotiereglement) en helpt de kleine promotiecommissie en het College van Promoties bij hun beslissing tot toelating van de promovendus tot de verdediging van het proefschrift. De procedure sluit aan bij internationale professionele standaarden die o.a. door de Council of Science Editors worden toegepast in de workflows voor journal editors2 Paragraaf 2 geeft schematisch de verantwoordelijkheden weer voor de actoren binnen de procedure. Paragraaf 3 geeft een beschrijvende toelichting op het uitvoeren van de referentie check. Bijlage 1 geeft een checklist voor de analyse van het referentie check rapport. Bijlage 2 geeft een voorbeeld van de workflow/beslis schema rond plagiaat. Bijlage 3 geeft een handreiking voor verwijzingen en de borging van de procedure. Tevens is, als bijlage 4, een globaal stappenschema opgenomen voor de referentie check binnen de Erasmus Universiteit. 1 In het huidige promotiereglement (versie 2015) wordt gesproken over een plagiaatscan. Deze term wordt in deze tekst niet meer gebruikt en zal t.z.t. ook in het promotiereglement aangepast worden. Hier wordt gekozen voor de term 'referentiecheck'. Dit dekt de lading beter: er wordt immers in feite geen scan gedaan op plagiaat, maar op het juiste gebruik van referenties en de verhouding tussen eigen teksten en referentieteksten. De constatering van plagiaat kan pas gedaan worden als de scan op referenties is beoordeeld. Het is niet de overlap die in zichzelf een probleem is, maar het is een probleem als overlap niet te verklaren is uit relatie met eigen werk of publicaties of als er onjuist wordt gerefereerd. Overlap betekent niet altijd een integriteitsprobleem, maar kan leiden tot adviezen om referenties beter te verantwoorden

2 2. Actoren en verantwoordelijkheden College van Promoties/Rector Director/Dean of Research van de Graduate School Decaan Promotor Kleine Promotiecommissie Promovendus Bureau van de Pedel Borging uitvoering en juiste implementatie van de procedure. Bepaalt wie de referentiecheck uitvoert: dat kan zijn de promotor zelf of een door de Graduate School aan te wijzen medewerker. Bepaalt voor promovendi die nog niet binnen een Graduate School vallen in overleg met betrokkenen welke Graduate School alsnog verantwoordelijk is. Voert een jaarlijkse meta audit uit die borgt of referentiechecks worden uitgevoerd en biedt het verslag van deze audit aan aan het College van Promoties. Analyseert het rapport van de referentie check aan de hand van de punten genoemd in bijlage 1 en afhankelijk van de bevindingen: a) Ondertekent het rapport en stuurt het als bijlage bij formulier 2 samen met zijn/haar beoordeling mee naar de pedel (na oplevering RIS: doet een upload in het promotie -administratie systeem) b) Geeft werk terug aan promovendus ter verbetering van de referenties c) Doet melding bij de decaan of Vertrouwenspersoon Wetenschappelijke Integriteit EUR in geval van twijfel over integriteit Checkt of het rapport en de analyse van de promotor bezwaar oplevert en start procedure conform art 6.2 (toelating tot de promotie). Biedt het manuscript aan aan de persoon die de feitelijke referentiecheck uitvoert. Volgt indien van toepassing adviezen op van de promotor met betrekking tot de referentiecheck. Checkt het doorlopen van de procedure: aanwezigheid rapport referentie check en beoordeling daarvan door de promotor. 2

3 3. Beschrijving stappen in de uitvoering van de referentie check Focus bij het uitvoeren van de referentie check ligt op de kerndelen (dragende delen) van het manuscript. Dat betreft vaak een belangrijk hoofdstuk of artikel waarin veel literatuurverwijzingen zijn opgenomen, zoals b.v. de literatuurstudie van de dissertatie. Het betreft het hoofdstuk waar het manuscript het meeste steunt op eerder gepubliceerd werk in het betreffende gebied. De referentiecheck helpt om vast te stellen of de in het proefschrift toegepaste referentiemethode3 adequaat en nauwkeuring is en binnen de kaders van de vigerende integriteitscode van de Erasmus Universiteit en de normen van wetenschappelijke integriteit valt. Ook onderdelen van het proefschrift die ten tijde van de referentie analyse reeds zijn gepubliceerd zullen in de referentie check worden meegenomen. De check op juistheid van refereren betreft overigens niet alleen de geciteerde tekst, maar betreft ook het ontlenen van informatie uit grafieken en tabellen. Een artikel is 'gepubliceerd' als het bibliografisch toegankelijk is via minimaal een Digital Object ldentifier (DOi) en een artikel pagina bij een uitgever. De referentie check bij gepubliceerde artikelen volstaat met het opgeven van de APA referentie, inclusief de DOi van het betreffende artikel( en) en het tijdschrift waar het is gepubliceerd. Centraal is bij de EUR het systeem Turnitin beschikbaar voor de referentie check, al dan niet via Blackboard4 Per faculteit/graduate School is expertise voor Blackboard aanwezig. Op centraal niveau heeft ABO (onderdeel OOS/USC) het functioneel beheer. Daarnaast wordt het systeem Urkund gebruikt (ERIM). Indien de promotor aanwijzingen heeft gevonden dat niet op juiste wijze is verwezen naar bestaande literatuur, zijn er verschillende opties. De promotor kan de promovendus aanwijzingen geven voor verbetering van de verwijzingen. Indien de gevraagde verbeteringen zijn aangebracht kan de promotor alsnog het manuscript goedkeuren. Indien al dan niet na toelichting door de promovendus de promotor twijfelt aan de integriteit, stelt hij/zij de decaan hiervan in kennis. Ultiem kan de goedkeuring van het manuscript worden onthouden (met motivering). Na implementatie van een nieuw Research Informatie Systeem zullen de referentie check rapporten en bijbehorende bevindingen van de promotor daarin kunnen worden geüpload. Tot dat tijdstip kunnen de rapporten (digitaal) worden gezonden aan de pedel. 3 Referentiemethode gebruiken die in het vakgebied de standaard is (bv. MLA of APA). In de trainingen voor promovendi wordt aandacht besteed aan refereren (via de Graduate School) 4 Gebruik van Blackboard vergt inschrijving als PhD student in Osiris 3

4 Bijlage 1. Checklist Referentie check: Rapport en Analyse De analyse van het rapport van de referentie-check /plagiaatscan wordt meegezonden als bijlage van formulier 2 als bedoeld in het promotiereglement van de EUR. Gegevens over het manuscript Titel van het werk: Naam promovendus: Datum promotie: Taal van het werk: Referentie check details Naam uitvoerder van de technische scan: Datum van de check: Systeem waarmee de technische scan is uitgevoerd: Turnitin/Urkund Scan output bijvoegen (link) Analyse technische scan (door promotor op basis van de punten van onderstaande checklist) % overlap en aantal overlap bronnen verklaarbaarheid van de belangrijkste overlap bronnen (inclusief eigen artikelen) stijl en consistentie van refereren en de accuratesse waarmee gebruikte tekst wordt aangehaald en passendheid bij de standaard voor citeren bij het betreffende vakgebied consistentie van de referenties in de tekst met referentielijst in het proefschrift referentie naar boeken overlap zonder bronvermelding De bijlagen 2 en 3 geven nadere handreikingen bij de analyse van het proefschrift door de promotor. Naam promotor Bevindingen 4

5 Bijlage 2: Voorbeeld cross checking workflow What to Do About Plagia1ism When Detected-JZUS' Procedure 129 " ". L,.:'. ' 1 ' '. ' '.!'.? 1.. ;. J-. Submis ion _J Run CrossChcck 1 lde111tf i111ilar te. A11_31 -l1nllari1y report j Il "..., : NB: Cro5sChcck do 5 not idcntify imngcs, : figlu-c..s, lnbl. formulac. uanslations, or : idctt-;. Eclilors shoultl view lhe cntiru sourq!.! nrl.iclc to invcslicnte llicsc de: men Is... "... ".... No significant overlap Minor ovcrlop: SMS1<6% 11ml O k2s% Middle ovèrfop: SMS! 6%-10% Hlld ÖSl 25%-'.15% M3jor overlap: SMS.I<:!IO% or OSk".35% Scnd for-pccr-i;cyiew (QUcslions for nwie1v r.. ini;lude possi_bld rlar:inrisrn öf cithcr:lcx:t or ldc s) - JnvcsUgale slmllnr conlenl: 1 Articlc type; lkscarch ml iele, Revie1v aniclc, or 01her'/ Scction wticre imllarlty uccurn: Abstract, lnlroduclion. Morcrinls & Mtlhods, Re.,'iulls, Dlscussió:n, or qonclu.o;ions / Is lhe orlcinnl source ofduplicatcd co'11 nl folly "cknowledge<j m1d clled? lc!entlfy form(s) of plogfori. m" nnd 111akc dcdslon Acce11luhlc: \Vith altn1mdon/cll1'jon of ri\vn/othcrs' work: Umhed use of own or out<?l's' original work (<100 wunls) cleorly lden!iricd ns quotmiun Surh1mnyofthe-f,)risl11al rront the origlnal us. ing nullior':! own wonh Paraphl".tst! ide;t.4' cond ni.:pri from lhe original us!ng dif(ercnl St': nkncc and vocab.ulary i'reviously published conrcruncc paper lhat has been extended wjth more thttn 60% subs1:in1i\1c new conli::nt, wilh cillllion of the Ori1;im1I and ct;>ijyright pcnni sion Du111ic.11iun of d.lliiicriplion or s1:1_11<.1anj OIClhod in BioS('iCh&és paper.\ Rcpm<luctipn of lm ses/tables/ fom1ulue with citation ;md co1>yrigh1 pennlssion Author pro. vid dcquutc cxplanalion, rcv1>cs lcxt. nml 1lds fu Il citation of sourcc(s) Acccplable nfk1 r.:visiun:. Missing aurlbulion/ci!jltion. or p\yn/olllcn:' work. (tlsk (IUthor In acl<f ) Original wonllng (<l\)(l wotds) direc.:lly fmm u1her"squic:é \Î/)th itation.u t witj1ou( quqh1lion marks or lnd_col (ask <111//10r to acfd) fjxc;o.s.-;1ve nmount of orl inal wording(> 100 worm) d1ri:<:tly from!tource, whelher or not identific:d nm.i ciicd (11.dr mulwr to smltm(lltze/ pmnplr1t.l\'c whlle rptniub g t1'*1ion'/edrtll1c11tlci atl011) -Send report to nulhor. point oul lssue(s) and suggcst rcvisions AuU1fir hns 110 odequu1c expfannu9n anll/or rt!fösc:s 10 revise tc.xl Unucceplable: DupUcnte publicntion of own or _team s pn:viuusly publi hed urticlc Cutling and plllting of olhc work witho,ut idenunc11lion nnd :t\:üiowled11cmcn1 R pubticotion of confcf'\!nco pa.per wilh little added vnluu (subsr:mtivc llt!\y C01lh lll<6 0%) Review pnpcrof high "imiiurity (OSl>3S%) Plngiarbm of îdca.s without CÏltllion and acknowjudgement \\'bolc1utlc (major) p)ngîhrî."i:m or own orothcrs previously publi hed l xt Scnd report to aulhor. point out lssuc(s), ondldcnlif'.y rcnson for rejcc!lon R"jci:'t wili10ot peer re'i'lc v ; l,:,;:; ;;i; ;:;;i;.,.i;i, ; i ;; ;i ;,; ;; r:.;.:, -, ;;, ;;.-ë,;;,; ;i;;;, :l ; ; ;,;;; = ": :- : j;ii,;! :- ;.:,- i i ;; ;;;: 'i.: s,r c : work without idcntific>1ion and <icknowledgemem; c. Rtlpllcatfon Of rtiethods sccli,ons (in Dioscièricc.' pnpcrs) witl1ou1 clc r slalcn1en1 or!he : l source; D. l<cpuhlicalion or conference P"pers willt liule addcd val.:f; F,. Rc\ icw pnpérs which lilrgcly rc11llca1e prevîously publlshed content; :! F. Plncintism of inmge<ltables/fonnulae/clarn wru1ou1 both ncknowlcdgcmcnt und copyright pcm1issio11; G. Plaglarlsm of ideas; r r. Wholcsale! l plngi rlsm nf prevlously publlshed 1cx1; 1. Republlcntion in tmnslatiun without ncknmvlcdgcmcnt, permlsslon, and full cimlion " "... " "..... " 1 J Source: Against Plagiarism; A Guide for Editors and Authors. A concise guide useful to all scientists and academicians, from authors to referees and editors, page 129, figure 10.2 Zhang, V,H., Springer,

6 Bijlage 3. Handreiking voor verwijzingen De EUR ziet de volgende vormen van verwijzingen en citaten als problematisch en sluit aan bij de definitie en typologie van Webers-Wulff&Wohnsdorf (2006), de Plagiarism Detection Software Test 2013 van Webers-Wuift, en Weber Wolff: False Feathers (2014). De belangrijkste typologieën zijn: Copy Paste Plagiaat Verborgen Plagiaat Plagiaat door vertaling Mozaïek Plagiaat Marionet Verwijzing Makkelijk herkenbare ontlening van een (deel van een) volledige tekst zonder bronvermelding. Overname van een (deel van een ) volledige tekst met wijziging van enkele woorden/stilistische aspecten zonder bronvermelding. Ontlening van een (deel van een) volledige tekst in een vertaling naar doeltaal, zonder bronvermelding. Delen van teksten in verschillende volgorde, zonder handhaving van de oorspronkelijke tekststructuur, zonder bronvermelding Verwijzing naar een deel van een tekst, inclusief bronvermelding, waarbij het gedeelte dat de betekenis nuanceert, dan wel wijzigt, wordt weggelaten. De EUR gaat uit van professionele standaarden die o.a. door de Council of Science Editors worden toegepast in de workflows voor journal editors (zie bijlage met voorbeeld van een workflow). 5 Hieronder enkele belangrijke beslisregels hieruit: Wat kan wel? 1. Verwijzingen onder de 100 woorden naar auteurs eigen of andermans tekst 2. Parafraseringen 3. Herhaling en samenvatting van idee 4. Weergave van tabel, beeltenis indien er geen copyright op rust 5. Biomedische wetenschappen: reproductie van standaard methodieken 6. Hernieuwde of aangepaste uitgave van een congres-paper, mits meer dan 60 procent van de inhoud is aangevuld, gewijzigd. Wat kan niet? 1. Duplicatie van een volledige tekst uit een publicatie of artikel 2. Plagiaatscores van boven 10 procent die niet berusten op foutieve verwijzing 3. Review papers die meer dan 35 procent van de letterlijke tekst in de kerntekst weergeven 5 6

7 Protf1dirift Bijlage 4. Stappenschema Referentie check Tot itlph!tru!t1utia Reea-ch frlo Sy.. t ZEndrantlin1rPedEI UplDild 5e:anrappartln prvmatj.esystum ICliElni!Prorrotîl! Cetr1mi YBYda:pnxziilrt: Tol!latî Pranotîif: Vlf'tl'CUW!!l'l.S- pm;arnv.1/ o-n Tumllin (Url.lmd) Uilltarutsc.an1u '''"''"'" Promator beoordo!d. scan En m;ukt5(111'l Ollpp)rt Otetproefs::hri Va GriidJiitaSchod l'ililli!wl!!zui medlwetkt1 JIN BtiprU.-,gmet ptol'l'ovmd.ls Tumltin Tumitin Urbmd 7