ONDERNEMEN OP HET WEB

Transcriptie

1 ONDERNEMEN OP HET WEB V R I J D A G 2 4 O K T O B E R T O M D E V O S

2

3 Teveel heeft negatieve gevolgen voor zowel de werkprocessen binnen de organisatie als voor de individuele medewerker. Een teveel aan Vertraagt werkprocessen Werkdruk en Vergeten van kerntaken Door de bomen het bos niet meer zien s vergeten

4 SPAM Ongewenste s Installeer een goede spamfilter Hardware spamfilter? Spamfolder regelmatig nakijken op belangrijke berichten Spamfilter moet je trainen

5 Vermijd Kijk regelmatig je s na Archiveer Volg les?! Lees de 10 tips door!

6 Prioriteit Duid prioriteit van je niet aan. Als je "hoge prioriteit" aanklikt, komt dat aanmatigend over. Tegenovergestelde effect hebben op de ontvanger: hij zal je zeker niet eerder behandelen. Laat de ontvanger maar beslissen welke prioriteit hij aan je geeft. Als iets voor jou een hoge prioriteit heeft, beter even telefoneren.

7 Grafisch Vermijd indien mogelijk HTML e- mails met een grafische achtergrond. Een mail wordt hierdoor al vlug tientallen kilobytes groot en kan de mailbox van de ontvanger doen vollopen. Als je toch een wil met wat Als je toch een wil met wat opmaak, gebruik dan geen te schreeuwerige kleuren en exotische lettertypes of hoofdletters. Dat leest immers niet zo gemakkelijk en leidt af van de boodschap.

8 Bijlagen Stuur geen bijlagen van meer dan een megabyte door zonder de ontvanger eerst te vragen of hij hiervoor genoeg ruimte heeft in zijn mailbox. Blokkeer hun niet door hun mailbox vol te stoppen. Zet een groot bestand beter op een website en stuur in je het adres van de website door.

9 Privacy Als je een naar verschillende personen stuurt, zet dan niet al hun e- mailadressen in het "To:" veld. Sommige personen storen zich er immers aan dat iedereen waarnaar je de stuurt hun adres hierdoor weet. Zet in de plaats de adressen in het "BCC:" veld. Hierdoor ziet niemand van de geadresseerden naar wie de nog gestuurd is.

10 Kettingmails en virusmeldingen Stuur geen kettingmails en virusmeldingen door. Meestal zijn dit toch maar fabeltjes. En als ze wel kloppen, mag je er zeker van zijn dat de meeste mensen er toch niet in geïnteresseerd zijn. Val hen niet lastig met virusmeldingen, aangezien hun hun virusscanner daar wel voor zal zorgen.

11 onderwerp Zorg voor een duidelijk, concreet en kort onderwerp van de . Zo ziet de ontvanger direct of de de moeite waard is om te lezen. Gebruik geen vaag onderwerp zoals "Voorstel" of een leeg onderwerp. De kans is immers groot dat je dan als spam beschouwd wordt.

12 Wees persoonlijk Spreek de ontvanger aan, liefst met zijn naam als je die kent. Een mail die begint met "Beste" of "Geachte heer" maakt kans om als spam beschouwd te worden. Als je de naam van de geadresseerde niet weet, probeer dan in de eerste zin de aandacht te trekken en duidelijk te maken waarover je gaat.

13 Antwoord aan allen Als je een aankrijgt die aan verschillende personen gericht is, antwoord dan enkel aan allen als alle geadresseerden hoogstwaarschijnlijk geïnteresseerd zijn in je antwoord. Is je antwoord alleen gericht aan de afzender, stuur de dan ook enkel naar hem.

14 Citeren Als je antwoordt op een , citeer dan niet de hele mail. Verwijder de delen die niet relevant zijn voor je antwoord. De geadresseerde hoeft zo niet een heel scherm door te scrollen om je antwoord te lezen.

15 Eén onderwerp per Behandel één onderwerp per , zodat je ook een duidelijk onderwerpsveld van je kan aanduiden. Wil je meerdere dingen zeggen/vragen, stuur dan meerdere s, elk met een specifiek onderwerpsveld. Anders vergeet de ontvanger gemakkelijker één van je vijf vragen in je . Als je op een antwoordt terwijl je het over iets anders hebt, verander dan ook het onderwerpsveld van de .

16 Tot slot Uiteraard moet je zelf duidelijk geschreven zijn. Gebruik geen te lange zinnen en maak duidelijk waarover het gaat. Let bovendien op de spelling, grammatica en leestekens. Niet iedereen struikelt daarover, maar het leest wel gemakkelijker als je tekst in orde is. Lees je ook na op eventuele typfouten. Hou je rekening met deze tips, dan zullen je s heel wat meer succes hebben.

17 VRAGEN? TOM DEVOS I C T - C O Ö R D I N A T O R U N I Z O - H A G E L A N D I N T A G O B V B A T O M. D E V O I N T A G O. B E