Regels zijn er toch om ons te helpen? Nu werken ze vooral tegen... Verbetergroep Bureaucratie en regels in de jeugdhulp

Transcriptie

1 Regels zijn er toch om ons te helpen? Nu werken ze vooral tegen... Verbetergroep Bureaucratie en regels in de jeugdhulp

2 Inhoud 1 Inleiding Aanleiding Methode & deelnemers Knelpunten Fundamentele wrijving tussen eigen regie en bureaucratie Wie bepaalt uiteindelijk? Methodes aanbieden die bij de betreffende organisatie horen Pas hulp kunnen bieden/krijgen als er een diagnose is (vanwege de financiering) Ondersteuning ouders en/of ondersteuning kind? Focus op het meten van resultaten De Jeugdwet, gemeentelijk systeem en financiering Financiering en privacy Wonen in verschillende gemeenten Verbeterpunten en oplossingen Kennis en cultuuromslag (Financiële) Ontschotting Waarheidsvinding Inzet ervaringsdeskundigheid De boom van groepje De boom van groepje Evaluatie bijeenkomsten & vervolgstappen... 13

3 1 Inleiding 1.1 Aanleiding Begin 2016 heeft D66 het initiatiefvoorstel Minder regels, meer zorg ingediend, waarin staat dat Amsterdam samen met cliëntenorganisaties en zorgaanbieders de regeldruk in de zorg omlaag moeten brengen. Naar aanleiding daarvan is een werkgroep opgericht, die zich bezig heeft gehouden met het in kaart brengen van de meest belemmerende regels en formulieren rondom de Wet maatschappelijke ondersteuning. De focus lag hierbij op de volwassenzorg. De regeldruk lijkt echter niet enkel een probleem te zijn in de volwassenzorg. Ik dacht, dat speelt ook bij de jeugd. Cliënten en ouders lopen tegen een papierwinkel aan, instellingen net zo, gemeenten ook. Vandaar ons idee om met elkaar te inventariseren, wie loopt waar tegen aan en waarom? - belangenbehartiger Jeugdplatform Amsterdam. Jeugdplatform Amsterdam heeft meerdere signalen ontvangen over regeldruk in de jeugdhulp en spreekt regelmatig met jongeren en ouders die hiermee te maken hebben. Niet alleen regeldruk, maar ook andere met bureaucratie samenhangende elementen zijn bij veel ouders en jongeren een grote zorg. Definitie bureaucratie: Een bureaucratie bestaat uit een organisatiestructuur, met daarin aan regels onderhevige procedures, verdeling van verantwoordelijkheden, duidelijke hiërarchie en onpersoonlijke relaties. 1 Waar een goed functionerende bureaucratie helderheid en efficiëntie oplevert en corruptie voorkomt, kan bureaucratie juist ook voor problemen zorgen. In de signalen die het JPA opvangt, is duidelijk ook de keerzijde te zien: Jongeren en ouders moeten keer op keer hun verhaal vertellen wanneer zij bij een nieuw loket of een nieuwe hulpverlener komen. Jongeren en ouders worden van het kastje naar de muur gestuurd binnen/tussen organisaties. Er zijn zoveel regels dat zelfs hulpverleners door de bomen het bos niet meer zien. Ouders voelen zich belast doordat zij daarom zelf bepaalde zaken moeten uitzoeken. Budgetten zijn voor het einde van het jaar op, waardoor kinderen geen hulp kunnen ontvangen. Een kind of jongere ontvangt pas hulp wanneer er een diagnose is. Denk aan eindeloze dossiers, aanvragen van beschikking nummers, regels waarbij iets in de verwijsbrief niet mag staan omdat het dan niet wordt betaald. Je bent er uren aan kwijt, die uren zouden we in gezinnen moeten stoppen - professional Naar aanleiding van veel signalen heeft het Jeugdplatform een Verbetergroep georganiseerd om knelpunten, achterliggende oorzaken en mogelijke oplossingen in kaart te brengen waar het gaat om regels en bureaucratie. Wie loopt waar tegen aan? Hoe komt dit? Welke oplossingen zijn er te bedenken? 1

4 1.2 Methode & deelnemers Een Verbetergroep is een werkgroep van mensen die allemaal met hetzelfde probleem te maken hebben, ieder vanuit zijn/haar eigen perspectief. Deze groep bestond uit een jongere, ouders, professionals, zorgaanbieders en ambtenaren van de gemeente Amsterdam (12 deelnemers). De groep komt twee keer bij elkaar, waarbij 2 gespreksleiders het gesprek faciliteerden. Tijdens de eerste bijeenkomst lag de focus op het inventariseren van knelpunten rondom het probleem en de mogelijke oorzaken hiervan. Dit is gedaan aan de hand van een rondetafelgesprek. Tijdens de tweede bijeenkomst lag de focus op het bedenken van verbeterpunten en oplossingen. Dit is gedaan met behulp van de methode Laaghangend Fruit, die geschikt is voor het concreet maken van kansen. Mogelijke verbeterpunten en oplossingen worden gevisualiseerd met behulp van een boom. Op de stam staat het thema en de verbeterpunten worden op voorgeknipte bladeren en stukken fruit geschreven. Deze worden in de boom gehangen. Complexe oplossingen hangen hoog in de boom, middellange zaken in het midden van de boom en concrete dingen die meteen opgepakt kunnen worden hangen laag in de boom: het laaghangend fruit. Dit resulteert in een zo concreet mogelijk overzicht met ambities. 2 Knelpunten 2.1 Fundamentele wrijving tussen eigen regie en bureaucratie Tijdens de eerste bijeenkomst zijn tal van knelpunten in kaart gebracht. Een fundamenteel knelpunt dat men ervaart, is dat de regels centraal staan in plaats van het kind en gezin. Binnen de jeugdhulp is het uitgangspunt eigen kracht, eigen regie, maar wie definieert dat en wat betekent dat voor jeugdigen en ouders? En op welke wijze kan daar door wie gevolg aan worden gegeven? Uitgangspunt zou moeten zijn wat ouder en kind wil. Het is heel dubbel, want het is eigen kracht, maar het zijn ook ouders, die zitten er zo diep in dat het moeilijk is om daar breder naar te kijken. professional Mensen in hun waarde laten en zien hoeveel er dan uit hen komt, dat is ook weer kracht. ouder Dat geeft ook echt winst, als je iemand zo ver krijgt om mee te denken over het plan, voelt diegene zich ook verantwoordelijk, want het is zijn plan. ouder Maar de vraag is of professionals ook ouders en jongeren kunnen helpen bij wat zijzelf willen en vertellen nodig te hebben, en of de bureaucratie/regels dat niet te veel in de weg zitten. Hier een aantal voorbeelden die genoemd zijn tijdens de Verbetergroep Wie bepaalt uiteindelijk? Ouders hebben het gevoel dat te weinig aan waarheidsvinding wordt gedaan binnen een hulpverleningstraject. Beslissingen worden genomen in een team, terwijl maar één hulpverlener in gesprek gaat met het gezin. Op basis van de bevindingen van deze hulpverlener moet een heel team een beslissing nemen. Hierin zijn ze afhankelijk van het verslag, de observatie en wat de hulpverlener heeft gedaan. Deze afhankelijkheid ( Heeft de professional mij wel goed begrepen? Vertegenwoordigd hij/zij wel goed mijn verhaal? ) voelt voor hen niet prettig.

5 Een gezinsmanager zou niet zoveel macht mogen hebben om subjectief informatie op te schrijven. ouder Hierbij zou de vraag kunnen worden gesteld of er wel genoeg regels zijn. Het is niet transparant hoe er wordt omgegaan met bijvoorbeeld de toewijzing en uitvoering van hulp. Het is afhankelijk van wie het dossier beantwoordt. Bij de ene ambtenaar kom je ergens mee weg, terwijl je bij de ander straf krijgt. Maar het gaat hier om het geluk van kinderen, om rust bij gezinnen. Daar zouden we met zijn allen aan moeten werken. professional Er is behoefte aan betere, meer eenduidige richtlijnen, omdat men ervaart dat medewerkers bepaalde zaken op verschillende manieren aanpakken en iedereen andere kennis heeft. Een Ouder- en Kindadviseur moet zóveel regels kennen, dat het bijna niet te doen is om alles goed te weten. professional Ieder jeugdteam heeft een andere samenstelling, wat ervoor zorgt dat in bepaalde teams dingen wel kunnen en in andere teams niet. Zij verwijzen dus ook anders door. De criteria zijn volgens ouders en professionals vaag. Ze zouden liever één lijn zien. De knowhow zijn ook alleen maar regeltjes. professionals Methodes aanbieden die bij de betreffende organisatie horen Verteld wordt dat professionals soms te snel een methode inzetten die ze standaard aanbieden. Dit kan komen omdat zij onvoldoende op de hoogte zijn van andere mogelijkheden of onvoldoende de ruimte voelen om hulp in te schakelen of te sparren met collega s Pas hulp kunnen bieden/krijgen als er een diagnose is (vanwege de financiering) De eisen voor het krijgen van een financiering voor jeugdhulp worden als te zwart-wit ervaren. Ondanks dat een diagnose volgens de regels niet nodig is voor een financiering, blijkt dat in de praktijk moet worden aangetoond dat er wordt gewerkt aan een diagnose om een financiering te krijgen. Het werkt nog niet, in eerste instantie werd de hulp afwezen omdat mijn zoon geen diagnose had. Ze bleven erbij dat er een diagnose nodig is om PGB te mogen ontvangen. ouder Het knelpunt zit m in dat je moet kunnen laten zien dat je werkt aan een diagnose. Vooral bij zorgverzekeraars, sterker dan bij gemeentes. professional Ondersteuning ouders en/of ondersteuning kind? Een ouder met een duidelijke hulpvraag met betrekking tot de opvoeding, kan tussen wal en schip vallen als het kind niet meewerkt. Professionals zijn verplicht om het kind te zien en tijd te schrijven op het kind zelf. Dit is enorm frustrerend voor een ouder die de (grote) stap heeft genomen om hulp te vragen. Als ze echt helemaal niet willen wordt het heel moeilijk. professional

6 Wanneer jeugdinstanties ouders wél willen ondersteunen, mogen ze deze hulp ook niet bieden omdat ze niet de expertise zouden hebben. Financieel gezien zit daar ook een knelpunt: wanneer ouders hulp aangeboden willen krijgen, moet dit betaald worden door de zorgverzekeraar. Dit kan echter niet vanwege de expertise van de instantie die de hulp wil aanbieden. De zorgverzekering kan ook niet voor het kind betalen, dit moet worden betaald door de gemeente waarin de ouders wonen. Dit kan lastig zijn voor ouders, want waar kunnen zij terecht met vragen en problemen? Wij doen het soms ambulant, in gesprek met ouders over het kind. Je merkt dat er een trauma zit bij een ouders, die voelt zich prettig bij hulpverlening [ ]dan wil je dat graag gaan doen en dan moet je dat wegschrijven op naam van het kind of je moet een zorgverzekeringstraject starten op naam van de ouders. Dan krijgen wij te horen: jullie zijn een jeugdinstantie dus jullie hebben niet de expertise, dus je mag dat niet doen. professional Focus op het meten van resultaten Een ander knelpunt is de focus op het meten van resultaten. Een voorbeeld hiervan is de verplichte Routine Outcome Measurement (ROM). Hulpverleners zijn verplicht om bij 90% van de cliënten de gegevens van de ROM door te geven. Dit percentage zorgt voor veel druk bij hulpverleners, omdat het ze veel tijd kost, en administratieve rompslomp met zich mee brengt. De ROM heeft een meerwaarde omdat je ziet wat klachten zijn, dus je ziet ook terug of er verbetering is. Je kan op basis daarvan doelen opstellen, dus dat heeft absoluut een inhoudelijke meerwaarde. Maar dit komt onder druk door het feit dat je het soms moet doen. Je moet het doen, van 90% van je cliënten moet je die gegevens door geven. Die eisen lijken zich op te schroeven en worden hoger. professional Daarnaast zorgt deze focus voor druk bij ouders en cliënten. Het komt vaak voor dat ouders nog voor de hulp begonnen is meerdere vragenlijsten in moeten vullen. Dan komt er nog één bij tijdens de hulp en na afloop van het hulpverleningstraject moeten er weer vragenlijsten ingevuld worden. Het doel van deze vragenlijsten is voor cliënten en ouders soms onduidelijk. Ouders worden overspoeld met vragenlijsten. ouder Zowel de jongere, ouders als professionals erkennen de meerwaarde van vragenlijsten, omdat je er veel waardevolle informatie mee kunt ophalen. Maar het moet volgens hen wel haalbaar zijn. Je moet ergens naartoe willen werken, [ ] als het maar haalbaar is. professional 2.2 De Jeugdwet, gemeentelijk systeem en financiering Tijdens de bijeenkomsten werd het duidelijk dat de Jeugdwet en het gemeentelijke systeem met bijbehorende financieringsstromen op verschillende vlakken botsen, met een aantal knelpunten als gevolg Financiering Financiering kan komen vanuit de zorgverzekering, Jeugdwet en Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO). De geldstromen zijn echter niet altijd inzichtelijk en daarnaast kan het samenkomen van financieringsstromen zorgen voor problemen en ingewikkelde situaties.

7 Ook ontstaat er een knelpunt door het tegelijk komen van de bezuinigingen en de decentralisatie. Zowel professionals als ouders geven aan dat alles opnieuw uitgevonden moet worden. En dit kost tijd. Tijd die meestal niet ingecalculeerd is binnen het werk. Decentralisatie en bezuinigingen mogen nooit gepaard gaan, dat kost juist geld!. professional en privacy Een voorbeeld van botsende systemen is dat jongeren volgens de Jeugdwet recht hebben op privacy. Dit betekent dat ouders niet op de hoogte hoeven te zijn van jeugdhulp wanneer een kind ouder is dan 16 jaar. De gemeente kan echter niet garanderen dat er geen post thuis komt. Dat kan zeer onwenselijke situaties opleveren voor jongeren die buiten hun ouders/familie om hulp hebben gezocht. Je kan de hulp niet aanvragen omdat ze geen post thuis willen laten komen. professional Wonen in verschillende gemeenten Een ander knelpunt ontstaat wanneer de gezaghebbende ouder in een andere regio/gemeente woont dan de jongere. De zorg moet namelijk worden aangevraagd in de gemeente waar de gezaghebbende ouder woont. Vaak zorgt dit voor ingewikkelde procedures, want het brengt veel rompslomp met zich mee als gemeente X de hulp moet financieren voor een kind in gemeente Y. Het kán, maar het kost veel tijd. Tijd waarin een jonge cliënt geen hulp ontvangt. Als het kind feitelijk woont in de gemeente, wordt het vergoed door waar de ouders wonen, aan de instelling waar het kind woont. Dit is heel ingewikkeld. professional Financieel gezien zit ook hier een knelpunt. Al het werk dat moet worden gedaan voordat de juiste zorg kan worden geboden kost ook geld. Als je het over bureaucratie hebt, hebben wij al 20 uur zorg erin zitten voordat we begonnen zijn en enige financiering hebben. professional

8 3 Verbeterpunten en oplossingen Op basis van de in de eerste bijenkomst verzamelde knelpunten en problemen is er gezamenlijk gekeken naar oplossingen en ideeën. Hoe kunnen we de problemen veroorzaakt door regels en bureaucratie beperken en/of verhelpen? Aan de hand van de Laaghangend fruit-methode hebben deelnemers oplossingen bedacht voor een aantal van de knelpunten. 3.1 Kennis en cultuuromslag Kennisontwikkeling is een belangrijk speerpunt van de gemeente en dat wordt momenteel serieus aangepakt. De groepsdeelnemers kunnen zich hier goed in vinden, want zij hebben gezamenlijk besloten dat op het gebied van kennis de grootste verbeterslag te maken is als het gaat om de negatieve effecten van regels en bureaucratie. Zij omschrijven het ook als laaghangend fruit dat eenvoudig grijpbaar is. Er worden verschillende aspecten genoemd van kennisontwikkeling. Allereerst de nascholing, dat moet continu een punt van aandacht zijn. Er wordt benadrukt dat er niet alleen nascholing geboden moet worden aan hulpverleners en professionals, maar ook aan ambtenaren die beslissingen nemen over jeugdhulp. Wanneer eenieder goed op de hoogte is van problematieken, regels en wetten, zal het hulpverleningstraject soepeler verlopen en kan aan iedereen de juiste zorg geboden worden. Gepaard met (na)scholing gaat het maken van een denkomslag, of beter gezegd een cultuuromslag. Zet niet de diagnose centraal, maar hetgeen wat je ziet, de échte hulpvraag van mensen. De ruimte hiervoor is al aanwezig, maar men is deze manier van werken niet gewend en vindt het misschien zelfs eng. Daarom moet hiervoor aandacht komen bij de opleidingen. Studiemateriaal moet aangepast en verbeterd worden om deze cultuuromslag mogelijk te maken. Daarnaast zou de inzet van ervaringsdeskundigen kunnen bijdragen aan de bewustwording van toekomstige hulpverleners. Er zijn hiervan al enkele succesvolle voorbeelden van bekend, zoals op de HvA waar ervaringsdeskundige dakloze jongeren hun ervaringen in een lesprogramma delen. Als voorbeeld van een denkomslag wordt de huisartsenformule genoemd. Huisartsen hebben een andere manier van denken. Een huisarts stelt vragen, vraagt door, blijft niet hangen in een bepaald idee en belicht meerdere kanten waardoor hulp geboden kan worden. Een huisarts zal ook nooit zeggen tegen een cliënt wat hij/zij moet doen, je wordt voor een keuze gesteld. Dit zorgt ook voor een ander houding van cliënten. De deelnemers gingen gezamenlijk op zoek naar een metafoor om de denkomslag uit te drukken, zij kwamen uiteindelijk op het volgende uit: We moeten in plaats van te werk gaan als een mol, naar een kolibrie. Van mol, die zichzelf ingraaft in plaats van dat ze naar buiten gaan, naar kolibrie: die kan stil staan, kijken, afstand kan nemen, zich kan verplaatsen van boven naar beneden Om de kennis van hulpverleners te vergroten kan het volgens de deelnemers helpen om kennis uit een ander werkveld samen te voegen met de hulpverlening. Het kan zorgen voor een frisse blik op een gezin/jeugdige die al langere tijd in de knel zit. Als je kennis hebt en weet waar het over gaat, dan kun je makkelijker buiten de lijntjes kleuren. Daar kunnen cliënten en ouders profijt van hebben. professional

9 Kortom, wanneer er voldoende kennis is, schept dat ruimte om tussen de lijntjes te kleuren. Je hoeft je minder vast te klampen aan standaarden en richtlijnen. De deelnemers waarschuwen er wel voor dat dat niet vanzelf gaat, dus pleiten ook voor durf en lef tonen. Dát kan zorgen voor veranderingen. 3.2 (Financiële) Ontschotting Ontschotting is een thema dat verschillende keren wordt genoemd als oplossing voor vele ongemakken die er ontstaan de huidige mate van bureaucratie. Het gaat hierbij zowel om financiële ontschotting als het ontschotten van de hulpverlening. De deelnemers zich er bewust van dat dit niet eenvoudig te realiseren, dus dat het een blad is dat boven in de boom hangt. Toch zien zij hier veel mogelijkheden, geven zij dit toch graag mee. Wanneer je kan voorkomen dat je steeds moet uitzoeken uit welk potje geld het nu weer betaald moet worden, zou dat veel tijd en energie schelen. professional Een ander ideaal of verbeterpunt is het ontschotten van de hulpverlening zelf. De hulpverlening zou zo veel mogelijk onder één dak moeten en gedurende het gehele hulpverleningstraject (van licht tot zwaar), is er één iemand die je ondersteunt. Je moet het systeem zo maken dat je kunt binnenlopen met een lichte hulpvraag en dat je tot aan een klinische opname bij dezelfde organisatie kunt blijven. Met dan ook één hulpverlener die jou gedurende het hele traject aan de hand neemt. professional Een van de professionals omschrijft heel mooi hoe zij het voor zich ziet: Aan de ene kant zie ik sterk een ruimte met overal aparte deurtjes die dicht gaan, en aan de andere kant een prachtige open vlakte waar je je vrij kan bewegen om je dingen/hulp te halen. 3.3 Waarheidsvinding In de eerste bijeenkomst is er ook de vraag gesteld of er wel voldoende regels zijn. Ouders hadden soms het idee dat hulpverleners te veel vrijheid hadden om hun eigen interpretaties te noteren, in plaats van wat er feitelijk aan de hand is. Een oplossing hiervoor zou kunnen zijn om ouders (of oudere cliënten) een rol te geven bij de verslaglegging van gesprekken. Wanneer er gezamenlijk een gespreksverslag gemaakt wordt, kun je direct kijken of je elkaar goed hebt begrepen. 3.4 Inzet ervaringsdeskundigheid De inzet van ervaringsdeskundigheid wordt meerdere keren genoemd als mogelijkheid om de problemen en ongemakken rondom regels en bureaucratie te verminderen. Enerzijds kunnen ervaringsdeskundigen ingezet worden bij de evaluatie van regelgeving. Deze evaluatie is iets dat regelmatig moet plaatsvinden volgens de deelnemers. Ervaringsdeskundigen kunnen hierin een belangrijke rol spelen, omdat zij kunnen vertellen wat voor invloed bepaalde regelgeving heeft op de cliënt. Iemand die het zelf heeft meegemaakt en ervaren, heeft hier een heel andere kijk op dan een professional, beleidsmaker en/of onderzoeker. Daarnaast kunnen ervaringsdeskundigen bewustwording creëren en kennis overbrengen, zowel onder professionals als beleidsmakers/ambtenaren. Het kan heel nuttig zijn voor vastgeroeste ambtenaren om ze eens te laten zien hoe de mensen om wie het gaat het ervaren! - ouder

10 Eerder is ook genoemd dat het wenselijk is om één iemand te hebben die een geheel traject betrokken blijft bij de cliënt en het gezien. Één gezicht en één plan van licht tot zwaar. Dit is het uitgangspunt van de transitie, maar in de praktijk moet hier nog veel aandacht aan besteed worden.

11 3.5 De boom van groepje 1

12 3.6 De boom van groepje 2

13 4 Evaluatie bijeenkomsten & vervolgstappen Alle deelnemers de jongere, ouders, zorgaanbieders, andere professionals en beleidsmedewerkers waren enthousiast over de bijeenkomsten. De sfeer was open, waardoor deelnemers zich veilig voelden om zijn/haar ervaringen te delen. Aan tafel zaten mensen met verschillende belangen, verschillende meningen, en soms ingrijpende ervaringen, maar deelnemers vertelden tot hun recht te komen. Met name naar de jongere en ouders werd met bewondering gekeken hoe zij hun ervaringen deelden. Vanuit verschillende hoeken werd elkaar ook hulp aangeboden. Ik vind het zo knap dat jij hier bent, ondanks alles wat je hebt meegemaakt en nog steeds in zit! professional Dit verslag zal zo breed mogelijk verspreid worden onder professionals die werkzaam zijn binnen de jeugdhulp, mensen van de gemeente en andere geïnteresseerden. Daarnaast zal er binnen én buiten het Jeugdplatform bekeken worden hoe we dit thema binnen de gemeente Amsterdam nog meer onder de aandacht kunnen brengen en ervoor te zorgen dat cliënten, ouders en professionals niet de dupe worden van te veel regels en bureaucratie. Wordt vervolgd.