Beste speler en ouders/verzorgers, Inschrijvingen

Transcriptie

1 Beste speler en ouders/verzorgers, Dit is de spelersbriefing van Expiatio 20. Hierin kun je alle informatie verwachten die van belang is voor het evenement. Als je na het lezen van deze briefing nog vragen hebt, stuur dan vooral een mailtje naar Het evenement zal plaats vinden op zaterdag 8, 9 en 10 april De locatie van het hoofdevenement is Ada s Hoeve te Ommen aan de Zwolseweg 17 (zie voor meer informatie: *Zie onderaan dit document voor een plattegrond van het terrein! Inschrijvingen Je kan je inschrijven via het account op de Expiatio website. Onder het kopje Evenementen, kan je het submenu Account vinden. Daar kan je je aanmelden, je karakter online aanmaken en direct inschrijven. Via het account wordt bijgehouden of je hebt betaald of niet. Dit kan soms even duren voordat het verwerkt is in het systeem. Let op: Je voorinschrijving is pas bevestigd als wij de betaling hebben ontvangen! Zie voor meer informatie over de betaling verderop in dit document. Tijden Hieronder kun je terug vinden wat wanneer plaats zal gaan vinden. We geven hier de tijden globaal aan. Hierin staan ook tijden die voor de ouders belangrijk zijn in verband met het brengen en halen. Vrijdag Overdag zal het opbouwen van het terrein de belangrijkste bezigheid zijn. Hiervoor geldt, als er mensen zijn die al eerder op de dag kunnen komen om te helpen Graag! Wij begrijpen dat veel van jullie op school zitten en school gaat natuurlijk altijd voor! Mensen die voor 12:00 uur aanwezig zijn en helpen bij het opbouwen krijgen ontbijt, lunch en avondeten van de vereniging. Check wel met het bestuur of het handig is dat je zo vroeg al komt, soms zijn er al genoeg helpende handen aanwezig. Op de vrijdag beginnen we met het hoofdevenement. Deze avond zal een introductie zijn op het weekend dat komen gaat. Wil jij zaterdagmiddag meteen het spel in kunnen duiken, dan is het aan te raden om vrijdagavond al aanwezig te zijn. 19:00 19:50 Incheck. Mocht je al eerder aankomen dan 19:00u dan kun je altijd kijken of er iemand bij de infobalie is die jou al eerder in kan checken. 19:30 Wapenkeuring, verplicht voor ieder wapen 20:00 Introductie praatje 20:10 Tijd In! 00:00 Tijd Uit. Vergeet je niet af te melden in de taveerne!

2 Zaterdag 08:00 Poort open 09:00 11:00 Incheck Het is de bedoeling dat iedereen om 11:00u is ingecheckt. Spelers die later komen zullen moeten wachten met inchecken tot na Tijd In. Bij de incheck zullen de gevonden voorwerpen van voorgaande evenementen worden uitgestald. Check gelijk even of er nog iets bij zit wat van jou is. 10:00 11:00 Wapenkeuring In de buurt van de incheck kunnen je ook meteen je wapens laten keuren. Het is verplicht voor iedereen met een wapen om het wapens te laten keuren! Veiligheid voor onze spelers en NPC s staat voorop. Voordat je gaat spelen, stoeien of vechten met je wapens moeten ze door de wapencheck goed gekeurd zijn. Mocht je na 11:00u nog niet gekeurd zijn dan kan dit na tijd in. 10:00 13:00 Brunch tijd Tijdens ontbijt en lunchtijd wordt een brood maaltijd verzorgd. Mocht je tussen de brunch en het diner trek krijgen dan kun je altijd in de taveerne terecht voor een hapje en een drankje met je barkaart. 11:00 Introductie praatje In het introductiepraatje stellen we de Spelleiders en andere crew leden aan jullie voor. Ook komen er nog een aantal onderwerpen aan bod. Het is leuk en handig om hierbij te zijn, dus zeker doen! De aansluitende uitleg over veilig vechten is verplicht voor alle spelers. Er kunnen hierna nog vragen worden gesteld, daarna gaan we Tijd In! 11:15 Tijd In 18:00 19:30 Avondeten, dit is inclusief in de toegangsprijs. 00:00 Tijd Uit Van alle spelers wordt verwacht dat zij zich in de taveerne afmelden op het formulier. Wij willen er zeker van zijn dat iedereen goed en wel in zijn bed ligt! 01:00 Stilte bij de tenten, om iedereen de kans te geven om bij te komen van de intensieve dag is fijn als je erop let stil te zijn bij het naar bed gaan. 00:00 02:00 Spelerskampvuur. In de vuurplaats zal een kampvuur worden gemaakt waar iedereen nog lekker kan napraten. Om jonge spelers te beschermen voor oververmoeidheid hebben we een leeftijdsgrens van 15 jaar ingesteld. Bij het spelerskampvuur wordt uitdrukkelijk geen alcohol gedronken! Zien wij dit wel, dan kan dit rede zijn je per direct op de trein naar huis te zetten. Om 02:00 zal een begeleider je naar je tent brengen.

3 Zondag 10:00 11:00 Ontbijt 10:30 Tijd In 13:00 14:00 Lunch 15:30 Tijd Uit Iedereen verzamelt zich bij de driehoek. Er wordt een eind praatje gehouden en vervolgens gaan we met zijn allen een deel van het terrein afbouwen. Het is onze regel dat men pas kan uitchecken als de grote slaaptenten, de tenten van de pacten afgebouwd zijn. Onze ervaring na is dat, als iedereen mee helpt, dit met een uurtje bekeken is. Ouders worden daarom vriendelijk gevraagd om ook een handje mee te helpen, want vele handen maken licht werk! Uitcheck Spelers mogen uitchecken bij de infobalie. Alcoholbeleid Het alcoholbeleid van Expiatio volgt de Nederlandse wet. Alcoholgebruik onder de 18 jaar is uitdrukkelijk verboden. Zien wij dit wel, dan zijn wij genoodzaakt het evenement voor jou te beëindigen. We zullen je dan naar huis sturen en je ouders informeren over de situatie. Boven de 18 mag er alcoholische drank genuttigd worden bij het kampvuur voor de crew. Hierbij wil ik wel duidelijk maken dat dit nooit mag leiden tot overlast. Merken wij dat je teveel op hebt, of anderszins negatief gedrag vertoont behouden wij het recht je naar bed te sturen, of bij een ernstige situatie, naar huis. Andere belangrijke regels Drugs zijn NIET toegestaan. Ook hiervoor geldt, als wij je ermee betrappen zullen we je van het evenement verwijderen en van de situatie melding maken bij je ouders. Roken is niet toegestaan op het IC terrein of in de buurt van de slaaptenten. Er wordt ook verwacht van de aanwezigen die roken dat zij zorg dragen over het opruimen van hun peuken. LARP gevechten zijn veilig mits de LARP wapens goed en veilig gehanteerd worden. Om pijn te voorkomen voor zowel de monstercrew als voor de spelers, hanteert Expiatio een Three Strike Out beleid. Wanneer wij constateren dat je onveilig met je wapens omgaat zullen we je daar eerst over waarschuwen. Als wij na deze waarschuwing geen verbetering in je wapenomgang zien, zullen we je nog eenmaal waarschuwen. Als dit niet genoeg blijkt te zijn zal de vereniging je het recht om met LARP wapens te spelen afnemen, en zul je het evenement zonder wapens verder moeten. Ditzelfde beleid geldt ook voor vals spelen, maar dan is de consequentie dat je karakterkaart wordt doorgeknipt en je dus een nieuw karakter zou moeten maken.

4 Graag willen we je oproepen om ons niet in de positie te brengen om de bovengenoemde consequenties (naar bed sturen, naar huis sturen, wapens afnemen of karakterkaart doorknippen) uit te moeten voeren. Dit is voor niemand leuk. Slaapvoorzieningen Voor beginnende spelers of jongere spelers kan het lastig zijn om een eigen tent te regelen. Daarom biedt Expiatio slaapplekken aan in één grote slaaptent en in het jamboreehuis. In de grote slaaptent zijn in totaal ongeveer 20 slaapplekken beschikbaar. Voor de slaaptenten gelden een aantal regels. De belangrijkste regel is dat het om s nachts stil moet zijn en dat er s ochtends bij het opstaan gelet wordt op de spelers die nog slapen. Geen geschreeuw, geen mensenwakker-maak diensten. Gewoon rustig opstaan, kostuum aantrekken en lekker spelen! Een gouden tip van ons: Pak alle spullen die je niet meer nodig hebt alvast in op de zondagochtend bij het wakker worden. Na Tijd Uit op de zondag gaan we gezamenlijk de grote slaaptent afbreken en als er dan nog allemaal spullen ingepakt en bij elkaar gezocht moeten worden kost dat een hoop tijd. Ook voor ouders is het vaak vervelend als ze lang moeten wachten op hun kinderen. Het alvast opruimen van kleren en het oprollen van je slaapzak bespaart dan veel tijd. Zorg dat de spullen van alle spelers voor de slaaptent bij elkaar komen te liggen zodat je ze gemakkelijk terug kunt vinden. Wij bieden ditmaal ook slaapplekken aan in het Jamboreehuis. Dit is een huis met douches, wc s een stuk of vijf slaapzalen met stapelbedden. Slapen in het jamboreehuis kost 13,50. Je kunt je inschrijven voor een slaapplek in de tent of jamboreehuis door een mailtje te sturen naar secretaris@expiatio.nl en daarbij te vermelden dat je een slaapplaats wil reserveren. Voor het slapen in het jamboreehuis hebben we ook een aantal regels opgesteld. Dit in verband met dat het jamboreehuis tevens de plek is waar de monsters zich omkleden en klaarmaken voor het spel. Wij hebben aparte slaapzalen voor de spelers. Spelers kunnen niet in de slaapzalen van de figuranten of van de crew slapen. Voor het slapengaan wordt de normale tijd aangehouden. We verwachten dat je dan gewoon in bed ligt. We verwachten dat spelers die in het jamboreehuis slapen, in de ochtend om 10 uur aangekleed en uit hun bed zijn. Tot slot mag je overdag niet uit jezelf naar je slaapplek in de slaapzaal, dit is alleen in overleg met spelleiding of de organisatie. Uit ervaring weten we dat er ook spelers zijn die liever in hun eigen tent slapen. Voor deze kampeerders is een speciaal veld waar zij hun tent kunnen opbouwen. Bij binnenkomst op het terrein zullen wij jullie wijzen waar dat is. En mocht je nou niet precies weten hoe je een tent op of af moet bouwen zijn er altijd anderen die je daarbij kunnen helpen. Het spelletje Als nieuwe speler, of als oude speler met een nieuw personage, kun je de background van je personage opsturen naar: spelleiding@expiatio.nl. Dit kan ervoor zorgen dat er echt iets met je background gedaan wordt in het spel! Heb jij nou supergave muziek voor bij een ritueel of gewoon voor in het algemeen, neem dan vooral je eigen MP3 speler/usb stick mee. Op verzoek kan deze muziek dan worden afgespeeld. We hebben liever teveel dan te weinig muziek.

5 Mocht er een ouder/verzorger zijn die het leuk vindt om (bijvoorbeeld) op de zondag foto s te nemen, wees dan van harte welkom! We stellen het op prijs als u het per mail meldt als u eerder komt om foto s te maken. Het is sowieso belangrijk dat u zich eerst bij iemand van de vereniging meldt zodra u op het terrein komt. Wij kunnen u dan verdere instructies geven. Want geloof ons, het is een groot terrein! Financiën Er zijn twee financiële zaken die voorafgaand aan een evenement geregeld moeten worden: contributie en betaling evenement. Lidmaatschap is op basis van contributie. De contributie voor een jaar lidmaatschap is 12,50. Lid zijn van Expiatio geeft je toegang tot de evenementen en activiteiten, en stemrecht op de algemene leden vergadering. De contributie is jaarlijks, let er dus op dat als je vorig evenement al contributie hebt betaald, dit deze keer niet hoeft. Het evenement kost 70,00, hiervoor krijg je van ons een weekend overnachting met eten en natuurlijk drie dagen lang een geweldige LARP. Voor de organisatie van het evenement is het handig als je je van te voren inschrijft. Inschrijven op het evenement kan ook, dit noemen we poortinschrijvingen. Dit kost een extra 10,00, dit brengt de totale evenementenprijs op 80,00. Zeker de moeite waard dus om vooraf in te schrijven! Om op het evenement buiten de etensmomenten om iets te kunnen halen kun je een barkaart aanschaffen, deze kost 5,00. Het rekeningnummer van Expiatio is t.n.v. Expiatio te Utrecht. Voor een overzicht van alle prijzen kan je ook altijd terecht op onze site onder het kopje 'evenementen' gevolgd door het kopje 'prijzen'. Voor vragen over betalingen kun je mailen naar penningmeester@expiatio.nl Tot slot Er hebben zich situaties voorgedaan waarin ouders om stipt vier uur op het terrein stonden om hun kinderen mee te nemen naar huis. Dit is niet de bedoeling en daarom verzoeken wij u om goed de tijdsplanning door te nemen. Indien er een uitzonderlijke situatie is verzoeken wij u dit van tevoren middels aan ons te melden. Dan kunnen wij hier op een juiste manier op anticiperen. Heel belangrijk: label je spullen. Het is zonde als wij mooie spullen vinden waarvan wij niet kunnen herleiden wie de eigenaar is. Mocht het toch gebeuren dat er iets achterblijft, dan kunnen wij contact opnemen omdat er een label in staat. Dit bespaart veel tijd en moeite, en misschien zelfs ook wel een beetje stress. Heb je nog vragen naar aanleiding van deze briefing? Of gewoon vragen in het algemeen? Mail vooral naar: secretaris@expiatio.nl Wij hebben er ongelofelijk veel zin in en hopen jullie allemaal enthousiast en vol spanning te mogen begroeten!

6 Warme groeten en tot op het evenement! Namens het bestuur van Expiatio, Sarah Zygmuntowicz Secretaris *Plattegrond Ada s Hoeve. We spelen op Leidersveld 2. Bij het oranje huisje, rechts van dit veld, is de Infobalie waar je je kan inchecken en uitchecken. Bij het Jamboreehuis kan je terecht voor crew en de figuranten. Renbaan A Purmerend Missieveld Leidersveld 1 Gouden Pijl Bloemendaal Klein Duivenbos Singel Renbaan B Leidersveld 2 Groningen Stafheuvel Anloo Roggeveld B Roggeveld C ZV248 Westhoek Meppel Zwitserland Roggeveld A Larinkmars Hoek van Jongensveld Zwerversveld Ruys Jonge verkenners Jamboreehuis Jan Houtman Kampvuurkuil Laarmanshoek