Selectieleidraad Europese niet-openbare aanbesteding Netwerkcomponenten

Transcriptie

1 Selectieleidraad Europese niet-openbare aanbesteding Netwerkcomponenten Aanbestedende dienst : Stichting ROC Midden Nederland Opgesteld door : M. Rietveld Datum : 9 mei 2016 Versie : def

2 Voorwoord Dit aanbestedingsdocument bevat de informatie om een verzoek tot deelname te doen voor de Europese niet-openbare aanbesteding Netwerkcomponenten van Stichting ROC Midden Nederland. In dit document worden de aanbestedende dienst, de opdracht, de procedure, de eisen ten aanzien van Gegadigden en de wijze van beoordeling van verzoeken tot deelname beschreven. Alle rondom de selectiefase te nemen beslissingen worden in dit document beschreven en gemotiveerd. Dit sjabloon is opgesteld in opdracht van de FSR werkgroep Inkoop. Het sjabloon voldoet aan de relevante kaders en de stand van de jurisprudentie ten tijde van de inwerkingtreding van de Aanbestedingswet op 1 april Selectieleidraad Netwerkcomponenten.docx Pagina 2 van 24

3 1. Inleiding Aanbestedende dienst aan te besteden opdracht doelstelling van de opdracht Omvang van de aan te besteden opdracht Vereiste competenties bij de aan te besteden opdracht Samenvoeging van opdrachten Verdeling in percelen Te sluiten overeenkomst Rangorde Toepasselijke Algemene Voorwaarden Bijlagen Procedure Toepasselijke wetgeving Toepasselijke procedure Gunningscriterium Planning Contactpersoon Onvolkomenheden in de aanbestedingsstukken Vragen Niet Nederlandse Gegadigden Voorbehoud Inschrijfkosten Vertrouwelijkheid Vormvereisten Gestanddoening Klachten Eisen ten aanzien van Gegadigden Uitsluitingsgronden Geschiktheidseisen Selectiecriteria Selectiecriteria (vragen / wensen) Uniforme Eigen Verklaring Beoordeling van Verzoeken tot deelname Toetsing aan de Vormvereisten Toetsen aan Uitsluitingsgronden en Geschiktheidseisen Beoordeling van antwoorden op wensen (Selectiecriteria) Rangschikking Vervolg Selectieleidraad Netwerkcomponenten.docx Pagina 3 van 24

4 Begrippenlijst In deze paragraaf worden begrippen toegelicht die in deze Uitnodiging tot inschrijving met een hoofdletter worden geschreven. De gebruikte definities hebben zowel in meer- als enkelvoud dezelfde betekenis, tenzij uit context anders moet worden afgeleid. Aanbestedende dienst Stichting ROC Midden Nederland ROC MN en Opdrachtgever. ROC MN is degene die voornemens is de opdracht in deze aanbesteding te gunnen. Aanbestedingsbesluit Besluit van 11 februari 2013, houdende de regeling van enkele onderwerpen van de Aanbestedingswet 2012, gepubliceerd op 19 februari 2013, Staatsblad no. 58. Het Aanbestedingsbesluit is op 1 april 2013 in werking getreden. Aanbestedingsdocument Onderhavig document inclusief alle bijbehorende bijlagen, wordt ook Uitnodiging tot Inschrijving, Beschrijvend document en Offerteaanvraag genoemd. Aanbestedingswet 2012 Wet van 1 november 2012 houdende de regels omtrent aanbestedingen, gepubliceerd op 8 november 2012, Staatsblad no De Aanbestedingswet 2012 is op 1 april 2013 in werking getreden. Aanvraag tot deelname Een door Inschrijver ingediende aanbieding op de door de Aanbestedende dienst toegezonden Selectieleidraad. Algemene Inkoopvoorwaarden Algemene Inkoopvoorwaarden van ROC MN alsmede de bijzondere bepalingen voor IT diensten en bijzondere bepalingen voor leveringen. Beschrijvend document Onderhavig document inclusief alle bijbehorende bijlagen, wordt ook Aanbestedingsdocument, Uitnodiging tot Inschrijving en Offerteaanvraag genoemd. Bijlage Een aanhangsel bij onderhavig document, integraal onderdeel van de Uitnodiging tot inschrijving. Gegadigde De kandidaat-inschrijver die een Inschrijving heeft ingediend. Geschiktheidseis(en) Een eis waaraan een Inschrijver moet voldoen om voor gunning in aanmerking te komen. Geschiktheidseisen zijn te onderscheiden in (a) uitsluitingsgronden en (b) minimumeisen. Gunningscriteria Criteria op basis waarvan de Inschrijvingen worden beoordeeld om te bepalen welke Inschrijving(en) voor gunning in aanmerking kom(t)en. Inschrijver De natuurlijke persoon, rechtspersoon of combinatie van natuurlijke (rechts)personen die op basis van onderhavig document een Inschrijving hebben ingediend. Selectieleidraad Netwerkcomponenten.docx Pagina 4 van 24

5 Inschrijving Het door een Inschrijver ingediende antwoord op onderhavig document. Wordt ook Verzoek tot deelname genoemd. Inschrijvingsleidraad Onderhavig document inclusief alle bijbehorende bijlagen, wordt ook Aanbestedingsdocument, Beschrijvend document en Offerteaanvraag genoemd. Nota( s) van Inlichtingen Document waarin de geanonimiseerde vragen en antwoorden op vragen van Inschrijvers zijn opgenomen, evenals eventuele wijzigingen in het Aanbestedingsdocument. Opdracht Het verzorgen van leveringen en diensten op het gebied ICT werkplekapparatuur. Opdrachtgever ROC Midden Nederland, hierboven benoemd als zijnde Aanbestedende dienst. Opdrachtnemer Degene die zich jegens Opdrachtgever verbindt tot het verrichten van werkzaamheden ter uitvoering van een Overeenkomst van Opdracht. Overeenkomst De schriftelijke verbintenis onder bezwarende titel tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer(s), waarin de voorwaarden zijn vastgelegd waaronder de Opdracht wordt uitgevoerd. Raamovereenkomst Een Overeenkomst tussen de Aanbestedende dienst en de Inschrijver die de economisch meest voordelige inschrijving doet met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake de Opdracht vast te leggen. Selectiecriteria Eisen waaraan een Inschrijver moet voldoen. Selectiecriteria vallen uiteen in Uitsluitingsgronden en minimumeisen. Selectieleidraad Onderhavig document inclusief alle bijbehorende bijlagen, wordt ook Aanbestedingsdocument, Beschrijvend document en Offerteaanvraag genoemd. Uitsluitingsgronden Criteria waaraan de Inschrijving ten minste moet voldoen om in aanmerking te komen voor beoordeling. Uniforme Eigen Verklaring Het model van de Eigen verklaring voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten, bedoeld in artikel 2.84 Aanbestedingswet 2012 en zoals deze is vastgesteld in de Regeling van de minister van Economische Zaken van 21 maart 2013 (Staatscourant 2013, no. 8016). In de Eigen verklaring verklaart een ondernemer dat hij voldoet aan het daar gestelde omtrent uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, technische specificaties, uitvoeringsvoorwaarden en selectiecriteria. Uitnodiging tot inschrijving Onderhavig document inclusief alle bijbehorende bijlagen, wordt ook Aanbestedingsdocument, Beschrijvend document en Offerteaanvraag genoemd. Selectieleidraad Netwerkcomponenten.docx Pagina 5 van 24

6 Verzoek tot deelname Het door een Inschrijver ingediende antwoord op onderhavig document. Wordt ook Verzoek tot deelname genoemd. Selectieleidraad Netwerkcomponenten.docx Pagina 6 van 24

7 1. Inleiding In deze inleiding worden de aanbestedende dienst en de aan te besteden opdracht beschreven. De aan te besteden opdracht wordt beschreven aan de hand van de voor de aanbesteding relevante kenmerken. 1.1 Aanbestedende dienst De Aanbestedende dienst is ROC Midden Nederland. De directeur van de dienst ICT & IM treedt, namens het College van Bestuur, op als gedelegeerd Opdrachtgever. Inkooptechnisch wordt deze aanbesteding uitgevoerd door de afdeling inkoop van het Facilitair Bedrijf. ROC Midden Nederland ROC MN is één van de grootste onderwijsinstellingen in midden Nederland en heeft circa studenten en medewerkers. ROC MN heeft vestigingen verspreid over de provincie Utrecht. ROC MN is een grote onderwijsorganisatie met daarbinnen Middelbaar Beroepsonderwijs aangevuld met volwasseneducatie en participatie opleidingen. Naast het reguliere onderwijs, dat grotendeels door de overheid wordt bekostigd, is er binnen ROC MN in toenemende mate aandacht voor private (aanvullende) onderwijsactiviteiten, gefinancierd door bedrijven, instellingen en particulieren. Deze activiteiten worden uitgevoerd door Bedrijfsopleidingen. ROC MN speelt een belangrijke rol op het gebied van economische en maatschappelijke ontwikkelingen in de regio en is een onderwijsinstelling met ruimte en respect voor alle levensbeschouwingen en culturen in onze samenleving. Die samenleving verandert en ROC MN verandert mee. Het onderwijs is eigentijds en vernieuwend. De leerstof en lesmethodes worden regelmatig aangepast. De opleidingen zijn ondergebracht in relatief kleine afdelingen. Daardoor is er veel ruimte voor persoonlijk contact en individuele aandacht. ROC MN is gevestigd op allerlei plaatsen in midden Nederland, zoals Utrecht, Amersfoort en Nieuwegein. Bij ROC MN leert de deelnemer actief en praktijkgericht. Men leert om verantwoordelijk en ondernemend te zijn voor de opleiding en voor de toekomst. Belangrijk is dat de deelnemer kennis en vaardigheden aanleert die nodig zijn om straks goed zijn werk te kunnen doen. Dat kan alleen wanneer deelnemers veel in de beroepspraktijk zijn (bijvoorbeeld via stages) en wanneer de lesprogramma s op die Beroepspraktijk zijn afgestemd. Daarnaast kan men bij ROC MN terecht voor vmbo/tl-, havo-, en vwo-opleidingen (voor leerlingen van 18 Jaar en ouder) en worden cursussen gegeven die voorbereiden op een mbo- of hbo-opleiding. Voor volwassenen verzorgt ROC MN onder andere mbo-deeltijdopleidingen, cursussen, bedrijfsopleidingen, re-integratietrajecten en inburgeringcursussen. Voor meer informatie hierover verwijzen we u naar onze website Aan te besteden opdracht De aan te besteden opdracht kan als volgt worden gedefinieerd: Bij deze aanbesteding richten wij ons specifiek op de levering van Netwerkcomponenten (hardware). Dit perceel bevat de totale netwerk infrastructuur van ROC MN. Deze apparatuur zal gaan dienen als uitbreiding en/of vervanging van de huidige apparatuur. Selectieleidraad Netwerkcomponenten.docx Pagina 7 van 24

8 U wordt gevraagd rekening te houden met de reeds geïnstalleerde onderdelen (verder te noemen Installed Base, bijlage 3) en het beheer en onderhoud conform de eisen en wensen in deze aanbesteding over te nemen en onder te brengen binnen de raamovereenkomst. Naast de levering van de apparatuur zal ook dienstverlening worden afgeroepen. Deze dienstverlening kan bestaan uit: - voorconfiguratie en installatie op één van de locaties van ROC MN, - het op maat informeren en adviseren over nieuwe en/of niet langer ondersteunde modellen, - het afvoeren van verpakkingsmateriaal, - het leveren van onderhoud, - de afvoer van af te stoten apparatuur en - het verwijderen van de configuratie op de af te voeren apparatuur. Onderhoud binnen de beoogde Overeenkomst bestaat uit het garantie-onderhoud en optioneel aanvullend garantie-onderhoud (voor bijvoorbeeld het verlengen van de garantieperiode of het verhogen van standaard dienstniveaus). Buiten scope Pc s, beeldschermen, kantoorprinters en supplies vallen buiten de scope van deze Europese aanbesteding. Dit geldt ook voor servers, SAN-storage, back-up en uitwijkfaciliteiten behorende tot de server infrastructuur. De fysieke bekabeling in de vestigingen en tussen panden van ROC MN vormt eveneens geen onderdeel van deze aanbesteding. 1.3 Doelstelling van de opdracht De doelstelling van de aan te besteden opdracht is: Het hoofddoel van deze aanbesteding is het afsluiten van een Raamovereenkomst voor de levering en onderhoud van de netwerkcomponenten. ROC MN zoekt een partner die: merkonafhankelijk is; beschikt over goede inkoopcondities; gedegen kennis en ervaring heeft van de aangeboden apparatuur; een servicegerichte instelling heeft; Nevendoelen van deze Europese aanbesteding zijn: - Reductie van kosten: door het aanbesteden van alle netwerk gerelateerde componenten verwacht ROC MN een kostenreductie door te kunnen voeren. Immers, door het aanbesteden van alle componenten voor minimaal een periode van drie jaar profiteert ROC MN van betere inkoopcondities - Verbeteren van serviceniveau: door de standaardisatie van de componenten en een geformaliseerde samenwerking met een zorgvuldig geselecteerde partner moet het mogelijk zijn de dienstverlening aan de eindgebruikers te kunnen verbeteren. Selectieleidraad Netwerkcomponenten.docx Pagina 8 van 24

9 1.4 Omvang van de aan te besteden opdracht ROC MN heeft besloten om de netwerk infrastructuur niet verder op te delen in percelen, het betreft in grote lijnen de volgende werkgebieden: 1. Toegang en beveiliging (minimaal maar niet uitsluitend: Next generation firewall met routing functionaliteit, VPN SSL oplossing inclusief multifactor authenticatie, IP, DNS, DHCP, on-access control service, ondersteuning en beheer- en monitoringsoftware); 2. Wireless Network (minimaal maar niet uitsluitend: Wireless Network controllers, Wireless Network access points, service, ondersteuning en beheer- en monitoringsoftware); 3. Switches en aanverwante apparatuur (minimaal, maar niet uitsluitend: Switches met deels routing functionaliteit, load-balancing, service, ondersteuning en beheer- en monitoringsoftware). Bijlage 3 bevat een overzicht van de huidige aantallen netwerkcomponenten. Dit overzicht is gebaseerd op een globale inventarisatie en dient slechts ter indicatie van de omvang van de waarde van de overeenkomst. Als ruwe schatting van de verwachte besteding op basis van reguliere vervanging van de huidige apparatuur, hanteert ROC MN een bedrag van ,- (hardware) voor de komende vijf jaren en ruwweg ,- per jaar aan beheer en onderhoudscontracten. Aan de genoemde verwachte besteding en het overzicht van de huidige aantallen kunnen geen rechten worden ontleend voor wat de verwachte afname onder de nieuwe Raamovereenkomst betreft. 1.5 Vereiste competenties bij de aan te besteden opdracht Referenties en kerncompetenties Inschrijver moeten aantonen dat zij over de noodzakelijke kennis en ervaring beschikken om de Opdracht succesvol uit te kunnen voeren. Ten bewijze van kennis en ervaring met het ontwerpen, installeren, configureren en beheren van netwerken dienen minimaal één en maximaal drie referenties uit de afgelopen drie jaar (vanaf april 2012) per werkgebied (zie par 1.4) te worden aangeleverd. Daarnaast zijn de volgende voorwaarden van toepassing: De referenties dienen naar tevredenheid van betreffende opdrachtgever te zijn uitgevoerd. De Opdrachtnemer verleent toestemming aan de Opdrachtgever tot het informeren bij de betreffende referent, zonder tussenkomst van de Opdrachtnemer. In de referentieomschrijving moet de aard, de omvang en status van de referentieopdrachten duidelijk worden beschreven. Eén referentieopdracht kan maximaal ter bewijsvoering voor twee kerncompetenties ingezet worden. Voor uitvoering van de aan te besteden opdracht is een aantal competenties relevant waarover Gegadigden dienen te beschikken. Inschrijvers kunnen eerst verklaren en bij inschrijving aantonen over de gevraagde competenties te beschikken door opgave van referenties. Selectieleidraad Netwerkcomponenten.docx Pagina 9 van 24

10 De vereiste kerncompetenties zijn: Kerncompetenties: 1. Het leveren van netwerkcomponenten van de merken en typen die nu en gedurende de looptijd van het contract in gebruik zijn bij ROC MN. 2. Het leveren en implementeren van een beheeromgeving van de actieve netwerkcomponenten. 3. Het onderhoud van actieve netwerkcomponenten. 4. Advies geven en proactief meedenken in het kader van marktontwikkeling om de netwerkinfrastructuur te optimaliseren en voor te bereiden op toekomstige ontwikkelingen. 5. Het ontwerpen van een netwerkinfrastructuur architectuur. Dat Gegadigde actieve netwerkcomponenten heeft geleverd in een netwerkinfrastructuur die in onderlinge samenhang goed functioneert en voldoende performance biedt. Dat Gegadigde een beheeromgeving heeft geleverd en geïmplementeerd, waarbij het dagelijks beheer vanuit deze omgeving wordt uitgevoerd. Omvang: Minimaal 150 switches en 500 access points. Dat Gegadigde onderhoud heeft geleverd op actieve netwerkcomponenten. Het onderhoud is voor wat de categorisering in onderhoudsvormen betreft vergelijkbaar met de onderhoudsvormen (24x7x4, 10x5x4 Carry in, maintenance). Bij de beschrijving van het onderhoud behoeven de gehanteerde service windows en service levels niet overeen te komen, wel dient het onderscheid tussen de onderhoudsvormen voldoende aannemelijk te worden gemaakt. Omvang: Het onderhoud m.b.t. het vast netwerk wordt geleverd voor minimaal switch poorten. Omvang: Voor het WLAN dient voor minimaal 500 accespoints onderhoud te worden geleverd. Minimaal concurrent gebruikers op piekmomenten. Dat Gegadigde geadviseerd heeft bij de referent door actief meedenken, attent maken op ontwikkelingen en een aantoonbare bijdrage heeft geleverd aan ontwikkelingen m.b.t. de netwerkinfrastructuur in een onderwijsorganisatie. Dit advies bleek kwaliteit verbeterend, zowel qua efficiency in werkwijze als qua product. Denk hierbij aan anticiperen op het EOL van producten en voorstellen voor het aanpassen servicelevels. Omvang: 2 adviezen gegeven aan een referent. Dat Gegadigde een netwerkinfrastructuur heeft ontworpen, geïnstalleerd en gedimensioneerd, die in onderlinge samenhang goed functioneert en voldoende performance biedt in een onderwijsorganisatie. Hierbij zijn de dimensionering van actieve netwerkcomponenten, de redundantie Selectieleidraad Netwerkcomponenten.docx Pagina 10 van 24

11 en fail-over mechanismen van belang. Bij de beschrijving van de installatie behoeven de netwerkcomponenten niet overeen te komen met de genoemde installed base, wel dienen de componenten vergelijkbaar te zijn. Omvang: Het betreft ten minste een netwerkinfrastructuur-architectuur redundant gekoppeld op 2 fysiek gescheiden datacenters. Omvang: 15 locaties aangesloten op de 2 datacenters. ROC MN behoudt zich het recht de behaalde kerncompetenties te verifiëren, dit conform artikel AW. 1.6 Samenvoeging van opdrachten In deze aanbesteding is er geen sprake van samenvoeging van opdrachten. 1.7 Verdeling in percelen De opdracht is niet verdeeld in percelen omdat de producten en aanverwante dienstverlening zich niet lenen voor indeling in percelen. Ervaring uit huidige contract is dat opdeling in percelen niet voldoende effectief en efficiënt werkt. 1.8 Te sluiten overeenkomst ROC MN wenst voor de uitvoering van de Opdracht één Inschrijver te contracteren. De overeenkomst zal voor een periode van 36 maanden (3 jaar) worden afgesloten, waarbij ROC MN de mogelijkheid heeft het contract 2 x voor de periode van 24 maanden (twee jaar) te verlengen. Als ROC MN na 36 maanden gebruik wil maken van de mogelijkheid tot verlenging voor een periode van 24 maanden, is het uitgangspunt de bestaande Overeenkomst, maar er is wederzijds wel ruimte voor gesprek over het, waar nodig, actualiseren van de condities. Het overleg over verlenging van het contract met twee jaar wordt 6 maanden voor het verlopen van de looptijd van het contract ingepland. 1.9 Rangorde De aanbestedingsstukken maken onlosmakelijk onderdeel uit van de te sluiten overeenkomst. In geval van tegenstrijdigheden geldt de volgende rangorde van documenten: 1. Overeenkomst 2. Nota`s van Inlichtingen (laatste versie als hoogste inde rangorde) 3. Aanbestedingsdocument inclusief bijlagen 4. Algemene Voorwaarden van opdrachtgever 5. Inschrijving van opdrachtnemer 1.10 Toepasselijke Algemene Voorwaarden Op de aan te besteden opdracht zijn de Algemene Inkoopvoorwaarden, alsmede de bijzondere bepalingen voor IT diensten en bijzondere bepalingen voor leveringen, van de aanbestedende dienst Selectieleidraad Netwerkcomponenten.docx Pagina 11 van 24

12 van toepassing. Toepassing van uw verkoop, leverings- en/of branche voorwaarden wordt niet geaccepteerd Bijlagen Bij deze selectieleidraad horen volgende bijlagen: Bijlage 1 Uniforme Eigen Verklaring Bijlage 2 Selectiecriteria Bijlage 3 Installed Base Bijlage 4.1 Algemene Inkoopvoorwaarden ROC MN Bijlage 4.2 Bijzondere bepalingen IT diensten Bijlage 4.3 Bijzondere bepalingen leveringen Selectieleidraad Netwerkcomponenten.docx Pagina 12 van 24

13 2. Procedure In dit hoofdstuk wordt de te volgen selectieprocedure beschreven. 2.1 Toepasselijke wetgeving Op deze aanbesteding is de Richtlijn 2004/18/EG van 31 maart 2004 van toepassing, die in Nederland geïmplementeerd is via de Aanbestedingswet 2012, inwerkingtreding op 1 april Daarnaast zijn het Aanbestedingsbesluit van 19 februari 2013 en daarmee de Gids Proportionaliteit van toepassing op deze aanbestedingsprocedure. 2.2 Toepasselijke procedure De toe te passen aanbestedingsprocedure is Europese niet-openbare aanbestedingsprocedure. In een niet-openbare procedure wordt een selectie gemaakt uit Gegadigden die voldoen aan geschiktheidseisen. De geselecteerde Gegadigden worden vervolgens uitgenodigd een Inschrijving te doen. De keuze voor een niet openbare procedure is gemaakt op grond van: - De transactiekosten voor de aanbestedende dienst en voor inschrijvers; - Het aantal op de markt beschikbare potentiële inschrijvers; - De complexiteit van de opdracht; - Het type van de opdracht en het karakter van de markt. Als het aantal potentiële Inschrijvers voor een opdracht hoog is, verdient een niet-openbare procedure de voorkeur. Daarmee worden de totale transactiekosten in de keten beperkt. Een complexe opdracht is het beste gediend met een niet-openbare procedure. Een van de redenen daarvoor is dat meer contact met inschrijvers mogelijk is tijdens de inschrijving. Ook beperkt een niet openbare procedure de transactiekosten die mogelijk relatief hoog zijn wanneer sprake is van een complexe opdracht. Parallel aan de overwegingen bij het aspect aantal potentiële inschrijvers kan op basis van het karakter van de markt, uitgedrukt in het aantal aanbieders, gekozen worden voor een niet-openbare procedure bij veel aanbieders. Bij een niet-openbare procedure worden tenminste vijf Gegadigden geselecteerd om een Inschrijving te doen. 2.3 Gunningscriterium Het gunningscriterium bij deze opdracht is de Economisch Meest Voordelige Inschrijving. Het criterium wordt in de Inschrijvingsleidraad (bestek) die wordt verstrekt aan geselecteerde Inschrijvers nader uitgewerkt. Selectieleidraad Netwerkcomponenten.docx Pagina 13 van 24

14 2.4 Planning De aanbesteding zal verlopen volgens de planning in onderstaande tabel: Naam Gepland op Publiceren aankondiging van de opdracht Aanmeldfase Uiterlijke ontvangst van vragen voor aanmelding Publiceren Nota van Inlichtingen aanmeldfase Uiterlijke ontvangst van aanvragen voor documenten :30 Uiterlijke ontvangst van deelnemingsaanvragen :30 Opening van de kluis met aanmeldingen :30 Versturen van uitnodigingen Inschrijffase Versturen inschrijfleidraad Medio juli 2016 Uiterlijke ontvangst van vragen voor inschrijvingen Bekendmaken Nota van Inlichtingen inschrijffase Uiterlijke ontvangst van inschrijvingen :30 Gestanddoening (Vanaf de datum van ontvangst van de inschrijvingen) 120 Dagen Opening van de kluis met inschrijvingen :45 Versturen gunningsbeslissing Versturen gunning Publiceren aankondiging van de gegunde opdracht Het is aanbestedende dienst toegestaan wijzigingen aan te brengen in de planning. Wijzigingen zullen met Gegadigden worden gecommuniceerd. 2.5 Contactpersoon De contactpersoon namens de aanbestedende dienst is: Naam M. Rietveld Postadres Postbus 3065, 3502 GB Utrecht Bezoekadres Brandenburchdreef 20, 3562 CS, Utrecht adres telefoonnummer Selectieleidraad Netwerkcomponenten.docx Pagina 14 van 24

15 Het is Gegadigden niet toegestaan andere personen bij Aanbestedende dienst te benaderen over zaken die verband houden met de aanbesteding. Informatie die niet afkomstig is van contactpersoon of zijn of haar vervanger is niet relevant voor de selectieprocedure. 2.6 Onvolkomenheden in de aanbestedingsstukken Dit document is met zorg opgesteld. Het is echter mogelijk dat, in de ogen van Gegadigden, fouten en onvolkomenheden in het document zijn geslopen. Een geconstateerde fout of onvolkomenheid kan direct na constatering worden gemeld aan de opgegeven contactpersoon. Binnen vijf werkdagen wordt op de melding gereageerd. Als blijkt dat naderhand dit document onvolkomenheden bevat en deze niet door de Gegadigde zijn opgemerkt, zijn deze voor risico van de Gegadigde. 2.7 Vragen Vragen over de aanbesteding kunnen voor de in de planning genoemde datum worden gericht aan ROC MN. Ga hiervoor naar het dashboard van TenderNed. Klik op Vragen en Antwoorden. Kies Stel u vraag om een (nieuwe) vraag te maken. Vul de vraag en eventuele details in en klik op Verzenden om de vraag direct te verzenden of Opslaan om uw vraag op als concept te bewaren. Als u zwaarwegende redenen heeft om uw vraag (en het antwoord) niet voor alle betrokkenen van een aanbesteding inzichtelijk te maken, vink dan Individueel behandelen aan. Daarmee doet inschrijver automatisch op grond van artikel 2.53 lid 3 Aanbestedingswet aan Aanbestedende dienst het verzoek om de vraag niet te beantwoorden in de algemene Nota van Inlichtingen. Inschrijver dient daarbij wel een motivering te voegen waarom hij van oordeel is dat beantwoording van die vraag in de algemene Nota van Inlichtingen op bezwaren stuit. Aanbestedende dienst zal vervolgens naar eigen inzicht en op basis van de door inschrijver verstrekte motivering beoordelen of het verzoek van inschrijver gerechtvaardigd is. Indien Aanbestedende dienst het verzoek van inschrijver honoreert, beantwoordt Aanbestedende dienst de betreffende vraag uitsluitend richting de desbetreffende inschrijver. Indien Aanbestedende dienst evenwel van oordeel is dat naar haar inzicht ten onrechte een beroep wordt gedaan op individuele beantwoording zal Aanbestedende dienst de desbetreffende inschrijver daarvan op de hoogte stellen. De inschrijver heeft dan de keus de vraag terug te trekken of Aanbestedende dienst toe te staan de vraag te beantwoorden in de algemene Nota van Inlichtingen. Na sluiting van de vragentermijn worden vragen beantwoord in de Nota van Inlichtingen. Naar aanleiding van de Nota van Inlichtingen kunnen verduidelijkingsvragen worden gesteld, maar alleen als die vragen betrekking hebben op de Nota van Inlichtingen. Nieuwe vragen worden niet in behandeling genomen. 2.8 Niet Nederlandse Gegadigden Gegadigden die niet bekend zijn met verplichtingen ten aanzien van belastingen, milieubescherming, arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden kunnen zich laten informeren door een van de Kamers van Koophandel en Fabrieken. Gegadigden zonder vestiging in Nederland dienen bij hun verzoek tot Selectieleidraad Netwerkcomponenten.docx Pagina 15 van 24

16 deelname een schriftelijke bevestiging te voegen waarin wordt verklaard, dat bij het opstellen van het verzoek tot deelname rekening is gehouden met de verplichtingen uit hoofde van de bepalingen inzake de arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden die gelden in Nederland. 2.9 Voorbehoud Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om op elk moment de aanbestedingsprocedure geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen. Gegadigden hebben in een dergelijke situatie geen recht op vergoeding van enigerlei kosten, gemaakt in het kader van deze aanbesteding. Door het uitbrengen van een verzoek tot deelname verklaart de Gegadigde zich akkoord met deze voorwaarde Inschrijfkosten Aan het opstellen en uitbrengen van een Verzoek tot deelname, met inbegrip van eventueel te verstrekken nadere inlichtingen, zijn voor de aanbestedende dienst geen kosten verbonden. Eventuele kosten en/of schaden welke (kunnen) ontstaan door het niet gunnen van deze aanbesteding (aan inschrijver) zijn voor risico van Gegadigde Vertrouwelijkheid Aanbestedende dienst behandelt alle in het kader van deze aanbesteding informatie vertrouwelijk. Verzoeken tot deelname worden niet geretourneerd maar na verstrijken van de beroepstermijn (zes maanden na ondertekening van de overeenkomst) vernietigd. De aanbestedingsstukken van aanbestedende dienst zijn openbaar. In de overeenkomst met de inschrijver waaraan de opdracht wordt gegund zal de wederzijdse vertrouwelijkheid van informatie gedurende en na de contractperiode worden vastgelegd Vormvereisten Taal Verzoeken tot deelname dienen te worden opgesteld in de Nederlandse taal. Daar waar brochures, technische beschrijvingen en andere bronnen gevraagd worden kan, indien die bronnen alleen in het Engels beschikbaar zijn, worden volstaan met Engelstalige informatie Indeling van verzoeken tot deelname Verzoeken tot deelname dienen te worden ingedeeld volgens onderstaande indeling. Onderdeel inschrijving Aanbiedingsbrief Uniforme eigen verklaring Antwoorden op selectiecriteria Bijlage A B Een Verzoek tot deelname opstellen in combinatie is toegestaan. Aanbestedende dienst wenst gedurende de looptijd van de te sluiten overeenkomst één penvoerder te hebben namens opdrachtnemers. Alleen aanmeldingen die via de website van Tenderned worden ingediend, worden in behandeling genomen. Alle andere vormen van indienen van aanmeldingen leiden tot uitsluiting van deelname aan de procedure. Selectieleidraad Netwerkcomponenten.docx Pagina 16 van 24

17 2.13 Gestanddoening Gegadigde dient zijn verzoek tot deelname 120 dagen gestand te doen Klachten Het is mogelijk een klacht met betrekking tot deze aanbesteding in te dienen. Dit kan per via onder vermelding van de benaming van deze aanbesteding. Klachten dienen betrekking te hebben op aspecten van de aanbestedingen die binnen de werking van de Aanbestedingswet 2012 vallen. Klachten kunnen niet gaan over het aanbestedingsbeleid van ROC MN. Het indienen van een klacht zet de aanbestedingsprocedure niet stil. Een klacht wordt binnen vijf werkdagen behandeld. Selectieleidraad Netwerkcomponenten.docx Pagina 17 van 24

18 3. Eisen ten aanzien van Gegadigden Ten aanzien van Gegadigden gelden Uitsluitingsgronden, Geschiktheidseisen en Selectiecriteria. Indien één of meer van de in dit hoofdstuk genoemde uitsluitingsgronden op u van toepassing zijn wordt u uitgesloten van inschrijving op deze aanbesteding. Dat gebeurt ook als u niet kunt voldoen aan één of meer van de in dit hoofdstuk genoemde geschiktheidseisen. 3.1 Uitsluitingsgronden Als verklaring dat geen van de Uitsluitingsgronden zoals bedoeld in art 2.86 en 2.87 van de Aanbestedingswet 2012 van toepassing zijn op de inschrijver, wordt de Eigen Verklaring Aanbestedingen (opgesteld door de Rijksoverheid) gebruikt. De Uniforme Eigen Verklaring is als bijlage opgenomen bij deze Uitnodiging tot Inschrijving. Het is een invulbaar PDF formulier, waarin de van toepassing zijnde zaken zijn aangevinkt en/of ingevuld. De Inschrijver dient de van toepassing zijnde velden in te vullen en zorg te dragen voor de rechtsgeldige ondertekening. 3.2 Geschiktheidseisen Geschiktheidseisen hebben betrekking op de financiële en economische draagkracht en op de technische- of beroepsbekwaamheid. De voor deze aanbesteding relevante geschiktheidseisen zijn weergegeven in de volgende sub paragrafen Geschiktheidseisen met betrekking tot financiële en economische draagkracht Ten aanzien van de financiële en economische draagkracht van Gegadigden gelden onderstaande eisen. Per eis is gemotiveerd waarom die wordt gesteld. Conform Voorschrift 3.5B Gids Proportionaliteit stelt ROC MN alleen Geschiktheidseisen die verband houden met daadwerkelijke risico s die de Opdracht met zich meebrengt, of terug te voeren zijn op de gewenste competentie(s). Zodoende stelt ROC MN niet meer eisen op dit gebied dan strikt noodzakelijk. ROC MN acht het van belang en proportioneel dat zij eisen stelt aan de financiële stabiliteit van de Gegadigde. Deze moet zodanig zijn, dat bij de opdrachtverlening redelijkerwijs verwacht mag worden dat die toereikend is om de Opdracht tot een goed einde te brengen. CONTINUÏTEIT Indien een Gegadigde momenteel of binnen afzienbare tijd (komende 6 maanden) door fusies, reorganisaties of andere belangrijke bedrijfsorganisatorische wijzigingen zal ondergaan, zullen alle rechten en plichten van de Gegadigde betreffende deze aanbesteding, na heroverweging van ROC MN, in principe overgaan op de nieuwe organisatie. VERZEKERING Gegadigde dient bij het Verzoek tot Deelname en, indien van toepassing, gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst genoegzaam en adequaat verzekerd te zijn tegen beroepsrisico s. Gedurende de looptijd van de overeenkomst dient u op diens verzoek aan ROC MN te kunnen aantonen dat u nog steeds genoegzaam en adequaat verzekerd bent voor bedrijfsaansprakelijkheid. Selectieleidraad Netwerkcomponenten.docx Pagina 18 van 24

19 FINANCIËLE BASIS ROC MN acht het van belang dat de Gegadigde in goede financiële gezondheid verkeert. Reden hiervoor is dat de infrastructuur in het datacentrum kostbaar is en de aanschaf hiervan kan een grote invloed op de financiële situatie van de Gegadigde kan hebben. Om aan te tonen dat Gegadigde aan zijn verplichtingen kan voldoen en de benodigde investeringen kan plegen (en pleegt) dient hij aan enkele kengetallen te voldoen. Liquiditeit: onder de liquiditeit van een onderneming verstaan we de mate waarin een onderneming in staat is om uit de lopende ontvangsten haar lopende betalingsverplichtingen te voldoen. De Gegadigde dient een current ratio te hebben van 1,5. De current ratio wordt als volgt berekend: vlottende activa / kort vreemd vermogen Rentedekkingsfactor (RF) (ook wel Interest Coverage Ratio (ICR) genoemd) Geeft aan in hoeverre de rentekosten worden gedekt door uw bedrijfsresultaat. Dit cijfer geeft ROC MN inzicht hoe eenvoudig de Gegadigde de rentelasten van zijn financiers kan betalen uit het gerealiseerde bedrijfsresultaat. Hoe hoger het getal, hoe meer waarborg aan vreemde vermogensverschaffers gegeven kan worden dat de renteverplichtingen van het bedrijf nagekomen kunnen worden. De Gegadigde dient tenminste een RF te hebben van 4. De rentedekkingsfactor wordt conform de volgende formule berekend: bedrijfsresultaat/ rentekosten Door het rechtsgeldig ondertekenen en indienen van de Uniforme Eigen Verklaring verklaart u aan de gestelde eisen te voldoen Geschiktheidseisen met betrekking tot technische- en beroepsbekwaamheid Ten aanzien van de technische- en beroepsbekwaamheid van Gegadigden gelden onderstaande eis. De eis houdt verband met de vereiste competenties voor uitvoering van de opdracht. Per eis is gemotiveerd waarom die wordt gesteld. Gegadigde dient aan enkele eisen op het gebied van technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid te voldoen. Deze eisen hebben betrekken op de aspecten kwaliteit, security, milieu en continuïteit. Referentiebeschrijvingen om aan te tonen dat inschrijver beschikt over de gevraagde competenties dient u bij inschrijving aan te leveren. KWALITEITSCERTIFICAAT De Gegadigde is NEN ISO 9001:2004/8 of aantoonbaar vergelijkbaar gecertificeerd op de sluitingsdatum van dit Verzoek tot Deelname. Indien de Gegadigde hierover niet beschikt dient er op verzoek een actueel en geldig kwaliteitshandboek (een kopie van een toegesneden index van het handboek), overlegd te kunnen worden dat aantoonbaar in de organisatie van de Gegadigde t.b.v. de uitvoering van de diensten/dienstverlening wordt gebruikt. VEILIGHEIDSCERTIFICAAT (SECURITY) ROC MN hecht grote waarde aan de interne beveiliging bij de Gegadigde. Deze beveiliging moet zich uiten in een procesmatige benadering van planning, implementatie, toepassing, bewaking, evaluatie, Selectieleidraad Netwerkcomponenten.docx Pagina 19 van 24

20 onderhoud en op de continue verbetering van het beheer van de informatiebeveiliging. In dit kader dient Gegadigde NEN ISO 27001:2013 of ISAE3402 (type II) of aantoonbaar vergelijkbaar gecertificeerd te zijn op de sluitingsdatum van dit Verzoek tot Deelname. CONTINUÏTEIT DIENSTVERLENING ROC MN acht het van belang dat zij, ongeacht ziekte en/of afwezigheid van functionarissen die direct belast zijn met de dienstverlening aan ROC MN, continuïteit in de mate van dienstverlening krijgt van de leverancier. Aantal medewerkers (personele omvang) is een goede graadmeter van de mogelijkheid tot het bieden van continuïteit in de mate van dienstverlening. Gegadigde dient tenminste een personeelbestand van 30 FTE te hebben. VAKBEKWAAMHEID ROC MN hecht zeer grote waarde aan het competentieniveau van de Gegadigde. Het competentieniveau van een onderneming wordt in zeer grote mate bepaald door het niveau van haar medewerkers. Opleidingsgraad is een goede graadmeter van vakbekwaamheid (competentieniveau) in de ogen van ROC MN. Van 80% van de medewerkers die met de dienstverlening aan ROC MN zijn belast, is een opleidingsgraad van tenminste HBO niveau noodzakelijk. Selectieleidraad Netwerkcomponenten.docx Pagina 20 van 24

21 4. Selectiecriteria Aan de hand van Selectiecriteria wordt een rangschikking gemaakt van Gegadigden om zo te bepalen welke Gegadigden worden uitgenodigd een Inschrijving te doen. De Selectiecriteria zijn in Bijlage 2 opgenomen. 4.1 Selectiecriteria (vragen / wensen) Met deze Selectiecriteria wordt beoogd de mate van de bekwaamheid van uw onderneming op de aangegeven onderwerpen af te zetten tegen de bekwaamheid van uw concurrenten. Bij het beoordelen van de antwoorden wordt o.a. gelet op de volgende punten: 1. Geeft de Inschrijver kernachtig antwoord op de (soms meervoudige) vraag en is het antwoord concreet, relevant en passend. 2. Spreekt uit het antwoord voldoende kennis en ervaring. 3. Geeft het antwoord voldoende vertrouwen in een adequate uitvoering van de opdracht na de aanbesteding. De antwoorden van de Inschrijvers worden onafhankelijk van elkaar door de teamleden beoordeeld, waarna in consensus de definitieve beoordeling wordt vastgesteld. Indien u de wens niet beantwoord, krijgt deze geen score toegekend. De wensen bevinden zich in de Bijlage 2. U wordt verzocht de antwoorden op de wensen in een aparte bijlage in te vullen en bij uw Aanvraag te voegen. In totaal worden vijf (5) Gegadigden die voldoen aan de minimumeisen en met de hoogste totaalscore op de gewogen Selectiecriteria uitgenodigd een Inschrijving uit te brengen. 4.2 Uniforme Eigen Verklaring Door invullen en rechtsgeldig ondertekenen van de bijgevoegde Uniforme Eigen Verklaring kunnen Gegadigden verklaren dat de Uitsluitingsgronden niet op hen van toepassing zijn en dat wordt voldaan aan de Geschiktheidseisen. Binnen 10 dagen na het communiceren van het gunningsbesluit (voorgenomen gunning) dient de Inschrijver aan wie de opdracht gegund wordt de volgende bewijsstukken overleggen: - Gedragsverklaring aanbesteden, niet ouder dan twee jaar op het moment van indienen van een inschrijving, om aan te tonen dat de uitsluitingsgronden in artikel 2.86 en 2.87 onderdelen b en c van de Aanbestedingswet niet van toepassing zijn. - Een uittreksel van inschrijving bij de Kamer van Koophandel, niet ouder dan 6 maanden op het moment van inschrijven, om aan te tonen dat de uitsluitingsgrond in artikel 2.87 onderdeel a van de Aanbestedingswet niet op hem van toepassing is. - Een verklaring van de Belastingdienst, niet ouder dan 6 maanden op het moment van indienen van een inschrijving, om aan te tonen dat de uitsluitingsgrond in artikel 2.87 onderdeel d van de Aanbestedingswet niet op hem van toepassing is. N.B. deze documenten dienen dus pas in de inschrijffase door de partij die voor gunning in aanmerking komt, te worden overlegd. Selectieleidraad Netwerkcomponenten.docx Pagina 21 van 24

22 5. Beoordeling van Verzoeken tot deelname In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe Verzoeken tot deelname worden beoordeeld. 5.1 Toetsing aan de Vormvereisten Tijdig ingediende Verzoeken tot deelname worden allereerst getoetst aan het voldoen aan de Vormvereisten. Verzoeken tot deelname die niet aan de Vormvereisten voldoen worden uitgesloten van verdere beoordeling. 5.2 Toetsen aan Uitsluitingsgronden en Geschiktheidseisen Verzoeken tot deelname die voldoen aan de Vormvereisten worden getoetst aan de Uitsluitingsgronden en de Geschiktheidseisen. Dat gebeurt met behulp van de Uniforme Eigen Verklaring. 5.3 Beoordeling van antwoorden op wensen (Selectiecriteria) Van Verzoeken tot deelname die voldoen aan de eisen ten aanzien van de Uitsluitingscriteria en de Geschiktheidseisen worden de antwoorden op de wensen (Selectiecriteria) beoordeeld. Dat gebeurt aan de hand van het vastgestelde beoordelingskader. Bij de beoordeling worden de volgende schalen gehanteerd: Selectiecriteria 1, 2, 6, 10, 11, 12, 17, 21 en 23: 10 - Gegadigde heeft verklaart te voldoen en naar het oordeel van ROC MN toont de Gegadigde dit aan in het antwoord; 5 - Gegadigde heeft verklaart te voldoen maar naar het oordeel van ROC MN toont de Gegadigde dit niet volledig of onvoldoende aan; 0 - Gegadigde heeft verklaart niet te voldoen of Gegadigde heeft verklaart wel te voldoen maar naar het oordeel van ROC MN toont de Gegadigde dit niet of nauwelijks aan. Selectiecriteria 3, 8, Gegadigde heeft verklaart te voldoen en naar het oordeel van ROC MN toont de Gegadigde dit aan in het antwoord; 7 - Gegadigde heeft verklaart te voldoen maar naar het oordeel van ROC MN toont de Gegadigde dit niet volledig of onvoldoende aan; 0 - Gegadigde heeft verklaart niet te voldoen of Gegadigde heeft verklaart wel te voldoen maar naar het oordeel van ROC MN toont de Gegadigde dit niet of nauwelijks aan. Selectiecriteria 4, 7, 13, 14, 15, 16, 18, Gegadigde heeft verklaart te voldoen en naar het oordeel van ROC MN toont de Gegadigde dit aan in het antwoord; 2 - Gegadigde heeft verklaart te voldoen maar naar het oordeel van ROC MN toont de Gegadigde dit niet volledig of onvoldoende aan; 0 - Gegadigde heeft verklaart niet te voldoen of Gegadigde heeft verklaart wel te voldoen maar naar het oordeel van ROC MN toont de Gegadigde dit niet of nauwelijks aan. Selectieleidraad Netwerkcomponenten.docx Pagina 22 van 24

23 Selectiecriterium Gegadigde heeft verklaart te voldoen en naar het oordeel van ROC MN toont de Gegadigde dit aan in het antwoord; 10 - Gegadigde heeft verklaart te voldoen maar naar het oordeel van ROC MN toont de Gegadigde dit niet volledig of onvoldoende aan; 0 - Gegadigde heeft verklaart niet te voldoen of Gegadigde heeft verklaart wel te voldoen maar naar het oordeel van ROC MN toont de Gegadigde dit niet of nauwelijks aan. Selectiecriterium 20, Case 1 en Gegadigde heeft verklaart te voldoen en naar het oordeel van ROC MN toont de Gegadigde dit aan in het antwoord; 12 - Gegadigde heeft verklaart te voldoen maar naar het oordeel van ROC MN toont de Gegadigde dit niet volledig of onvoldoende aan; 0 - Gegadigde heeft verklaart niet te voldoen of Gegadigde heeft verklaart wel te voldoen maar naar het oordeel van ROC MN toont de Gegadigde dit niet of nauwelijks aan. 5.4 Rangschikking Verzoeken tot deelname worden, op basis van de scores voor de vragen, gerangschikt. Het verzoek met het hoogste aantal punten voor de antwoorden op wensen (Selectiecriteria) wordt als eerste gerangschikt, het verzoek met het op een na hoogste aantal punten voor antwoorden op vragen als tweede, et cetera. Selectieleidraad Netwerkcomponenten.docx Pagina 23 van 24

24 6. Vervolg Nadat verzoeken tot deelname zijn gerangschikt worden de Gegadigden 1 tot en met 5 in de rangschikking uitgenodigd voor het indienen van een Inschrijving. Indien minder dan vijf Gegadigden hebben voldaan aan de vormvereisten en de eisen ten aanzien van Uitsluitingsgronden en Geschiktheid worden minder Gegadigden uitgenodigd voor het indienen van een inschrijving. Indien meer dan vijf Gegadigden op basis van bovenstaande werkwijze in aanmerking zouden komen voor het indienen van een Inschrijving (bijvoorbeeld doordat twee Gegadigden aanspraak maken op de vijfde plaats in de rangschikking) dan geeft het aantal punten voor het Selectiecriterium kennis en expertise de doorslag. De Gegadigden ontvangen een selectiebesluit waarin staat of ze geselecteerd dan wel afgewezen zijn. In afwijzende selectiebesluiten wordt aangegeven welke Gegadigden worden uitgenodigd voor het doen van een Inschrijving en wat de verschillen zijn tussen de verzoeken tot deelname van de geselecteerde Gegadigden en het verzoek van de afgewezen Gegadigde. Na ontvangst van een afwijzingsbrief kan een afgewezen Gegadigde bezwaar aantekenen. Dat dient te gebeuren voor afloop van de in de planning van deze aanbesteding standstill termijn. Bezwaar aantekenen kan bij de Commissie van Aanbestedingsexperts, te bereiken via: Commissie van Aanbestedingsexperts p/a Pianoo Postbus (ALP K/040) 2500 EK Den-Haag Ook kan bezwaar worden gemaakt door starten van een kort geding bij de Rechtbank te Utrecht. Inschrijver / Gegadigde wordt verzocht de contactpersoon van Aanbestedende dienst te informeren over het aantekenen van bezwaar. Indien een Inschrijver/Gegadigde bezwaren heeft tegen de bekendgemaakte voorgenomen gunningsbeslissing, dient de Inschrijver / Gegadigde hiertegen op te komen binnen 20 kalenderdagen na bekendmaking door betekening van een kort geding. Eerder genoemde termijn is een vervaltermijn hetgeen betekent dat indien inschrijver/gegadigde na ommekomst van deze termijn zijn rechten heeft verwerkt tot het instellen, al dan niet in een bodemprocedure van een vordering tot schadevergoeding. Selectieleidraad Netwerkcomponenten.docx Pagina 24 van 24