Aanbestedingsdocument Europese openbare aanbesteding Leermiddelen VAVO

Transcriptie

1 Aanbestedingsdocument Europese openbare aanbesteding Leermiddelen VAVO Aanbestedende dienst: ROC Nijmegen Opgesteld door: InkoopMeesters Datum: 22 juni 2016 Versie definitief

2 Voorwoord Dit aanbestedingsdocument bevat de informatie om een inschrijving te doen voor de Europese openbare aanbesteding Leermiddelen VAVO van ROC Nijmegen. In dit document worden de aanbestedende dienst, de opdracht, de procedure, de eisen ten aanzien van inschrijvers, de eisen en wensen ten aanzien van de opdracht en de wijze van beoordeling van inschrijvingen beschreven. Alle rondom de aanbesteding te nemen beslissingen worden in dit document beschreven en gemotiveerd. definitief Pagina 2 van 21

3 Inhoud 1. Inleiding Aanbestedende dienst Aan te besteden opdracht Doelstelling van de opdracht Omvang van de aan te besteden opdracht Vereiste competenties bij de aan te besteden opdracht Samenvoeging van opdrachten Verdeling in percelen Te sluiten overeenkomst Toepasselijke Algemene Voorwaarden Procedure Toepasselijke wetgeving Toepasselijke procedure Gunningscriterium Planning Contactpersoon Onvolkomenheden in de aanbestedingsstukken Vragen Niet-Nederlandse inschrijvers Voorbehoud Inschrijfkosten Vertrouwelijkheid Vormvereisten Taal Indeling van inschrijving Maximaal aantal pagina s Inschrijving in combinatie Gestanddoening Klachten Eisen ten aanzien van inschrijvers Uitsluitingsgronden Geschiktheidseisen Uniforme Eigen Verklaring Eisen en vragen ten aanzien van de opdracht Eisen ten aanzien van de opdracht Vragen ten aanzien van de opdracht Prijs definitief Pagina 3 van 21

4 4.4 Varianten Beoordeling van inschrijvingen Toetsing aan de vormvereisten Voldoen aan de eisen ten aanzien van inschrijvers Beoordeling van antwoorden op vragen Beoordeling van de prijs Rangschikking Vervolg definitief Pagina 4 van 21

5 1. Inleiding In deze inleiding worden de aanbestedende dienst en de aan te besteden opdracht beschreven. De aan te besteden opdracht wordt beschreven aan de hand van de voor de aanbesteding relevante kenmerken. 1.1 Aanbestedende dienst ROC Nijmegen is een Regionaal Opleidingen Centrum. Hier kan een opleiding gevolgd worden in het middelbare beroepsonderwijs of in de volwasseneneducatie. ROC Nijmegen heeft vestigingen in Nijmegen en Boxmeer. Ook kennen we regiolocaties. Die houden zich uitsluitend bezig met volwasseneneducatie. Zie voor meer informatie Aan te besteden opdracht De aan te besteden opdracht wordt als volgt gedefinieerd: Het voorzien in leermiddelen ten behoeve van de ongeveer 300 leerlingen van de VAVO aan het ROC Nijmegen Doelstelling van de opdracht De doelstelling van de aanbesteding is te voorzien in leermiddelen ten behoeve van de leerlingen van de VAVO van ROC Nijmegen die onder de Rutte-regeling vallen Omvang van de aan te besteden opdracht De omvang van de opdracht is maximaal 300 leerlingen à 300 per jaar. De omvang van de opdracht bedraagt hierdoor maximaal per jaar Vereiste competenties bij de aan te besteden opdracht Voor uitvoering van de aan te besteden opdracht is een competentie relevant waarover inschrijvers dienen te beschikken. Inschrijvers kunnen verklaren over de gevraagde competentie te beschikken en dat na gunning aantonen door opgave van een referentie (zie paragraaf 3.3). De vereiste kerncompetentie is: Bij uitvoering van de aan te besteden opdracht is de volgende kerncompetentie van belang: Het leveren en distribueren van leermiddelen ten behoeve van een VAVO opleiding met tenminste 180 leerlingen Samenvoeging van opdrachten Er is geen sprake van samenvoeging van opdrachten Verdeling in percelen De opdracht is niet verdeeld in percelen. definitief Pagina 5 van 21

6 1.2.6 Te sluiten overeenkomst Na aanbesteding zal een raamovereenkomst worden gesloten voor een periode van maximaal vier (4) jaar met één Opdrachtnemer, met een tussentijdse opzegtermijn voor opdrachtgever van 6 maanden. De reden voor het sluiten van een dergelijke overeenkomst is dat niet te overzien is welke leermiddelen binnen vier jaar na het sluiten van de raamovereenkomst zullen worden afgenomen. In de raamovereenkomst wordt een voorbehoud gemaakt voor verandering van wetgeving. De raamovereenkomst wordt gemonitord via de volgende prestatie indicatoren: De snelheid waarmee leerlingen, ongeacht het moment van bestellen, beschikken over het juiste pakket leermiddelen (100% binnen overeengekomen termijn); De mate waarin leerlingen, binnen het gestelde budget, kunnen beschikken over de benodigde leermiddelen (100% leerlingen binnen beschikbare budget). De Opdrachtnemer draagt de verantwoording voor het meten, monitoren en het behalen van een minimale score. Op verzoek van de ROC Nijmegen dient de Opdrachtnemer de gegevens beschikbaar te stellen. In de bijlagen bij dit document is een concept raamovereenkomst opgenomen. Inschrijvers kunnen via de vragenronde (zie paragraaf 2.7) tekstsuggesties doen. De aanbestedende dienst zal de suggesties beoordelen en overwegen of ze worden overgenomen. De bij de Nota van Inlichtingen te publiceren overeenkomst is definitief. Niet overgenomen tekstsuggesties worden gemotiveerd afgewezen in de Nota van Inlichtingen. De aanbestedingsstukken maken onlosmakelijk onderdeel uit van de te sluiten overeenkomst. In geval van tegenstrijdigheden geldt de volgende rangorde van documenten: 1. Overeenkomst 2. Nota`s van Inlichtingen (laatste versie als hoogste in de rangorde) 3. Aanbestedingsdocument inclusief bijlagen 4. Algemene Voorwaarden van opdrachtgever 5. Inschrijving van Opdrachtnemer Toepasselijke Algemene Voorwaarden Op de aan te besteden opdracht zijn FSR Inkoopvoorwaarden 2015 voor leveringen en diensten aan MBO-Instellingen van toepassing. Algemene (inkoop)voorwaarden van inschrijver of derden worden uitdrukkelijk uitgesloten. definitief Pagina 6 van 21

7 2. Procedure In dit hoofdstuk wordt de te volgen aanbestedingsprocedure beschreven. 2.1 Toepasselijke wetgeving Op deze aanbesteding is de Richtlijn 2004/18/EG van 31 maart 2004 van toepassing, die in Nederland geïmplementeerd is via de Aanbestedingswet 2012, inwerkingtreding op 1 april Daarnaast zijn het Aanbestedingsbesluit van 19 februari 2013 en daarmee de Gids Proportionaliteit van toepassing op deze aanbestedingsprocedure. Ook de Richtlijn 2014/24/EU is van toepassing op deze aanbesteding. 2.2 Toepasselijke procedure Op basis van de Aanbestedingswet is ervoor gekozen een Europese aanbestedingsprocedure te volgen. De reden daarvoor is dat de waarde van de opdracht de drempelwaarde voor Europees aanbesteden overschrijdt. Er wordt een openbare aanbestedingsprocedure gevolgd. De reden daarvoor volgt uit onderstaand schema. Aspect Kenmerk Procedure Omvang van de opdracht Klein Openbare procedure Transactiekosten Laag Openbare procedure Aantal potentiële inschrijvers Laag Openbare procedure Complexiteit van de opdracht Groot Openbare procedure Type opdracht Functioneel gespecificeerd Openbare procedure Karakter van de markt Weinig aanbieders Openbare procedure De kenmerken van alle relevante aspecten leiden naar een Openbare procedure. 2.3 Gunningscriterium Het gunningscriterium bij deze opdracht is de Economisch Meest Voordelige Inschrijving. Het criterium wordt in het hoofdstuk over beoordeling van de inschrijvingen nader uitgewerkt. 2.4 Planning De aanbesteding zal verlopen volgens de planning in onderstaande tabel: Fase (Eind-) datum Publicatie opdracht en bestek Indienen vragen opdracht en bestek en tekstsuggesties overeenkomst uur Verzenden Nota van Inlichtingen Sluitingsdatum indiening inschrijvingen uur Verzenden gunningsbeslissing Afloop standstill periode Ingangsdatum contract Het is aanbestedende dienst toegestaan wijzigingen aan te brengen in de planning. Wijzigingen zullen met inschrijvers worden gecommuniceerd. definitief Pagina 7 van 21

8 2.5 Contactpersoon De contactpersoon namens de aanbestedende dienst is: Bedrijfsnaam Naam adres InkoopMeesters Nana Panford Bij afwezigheid wordt haar taak waargenomen door Jean-Paul Roegies van InkoopMeesters, te bereiken op hetzelfde adres. Het is inschrijvers niet toegestaan andere personen bij aanbestedende dienst te benaderen over zaken die verband houden met de aanbesteding. Informatie die niet afkomstig is van contactpersoon of zijn of haar vervanger is niet relevant voor de aanbesteding. 2.6 Onvolkomenheden in de aanbestedingsstukken Dit document is met zorg opgesteld. Het is echter mogelijk dat, in de ogen van inschrijvers, fouten en onvolkomenheden in het document zijn geslopen. Een geconstateerde fout of onvolkomenheid kan direct na constatering worden gemeld aan de opgegeven contactpersoon. Binnen vijf werkdagen wordt op de melding gereageerd. Als blijkt dat naderhand dit document onvolkomenheden bevat en deze niet door de Inschrijver zijn opgemerkt, zijn deze voor risico van de Inschrijver. 2.7 Vragen Vragen over de aanbesteding kunnen voor de in de planning genoemde datum via Tenderned gesteld worden. Na sluiting van de vragentermijn worden vragen geanonimiseerd beantwoord in de Nota van Inlichtingen. Naar aanleiding van de Nota van Inlichtingen kunnen verduidelijkingsvragen worden gesteld, maar alleen als die vragen betrekking hebben op de Nota van Inlichtingen. Nieuwe vragen worden niet in behandeling genomen. Eventuele tekstsuggesties voor de conceptovereenkomst worden in de Nota van Inlichtingen beoordeeld en eventueel overgenomen. Onderdeel van de Nota van Inlichtingen is een definitieve overeenkomst. 2.8 Niet-Nederlandse inschrijvers Inschrijvers die niet bekend zijn met verplichtingen ten aanzien van belastingen, milieubescherming, arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden kunnen zich laten informeren door een van de Kamers van Koophandel en Fabrieken. Inschrijvers zonder vestiging in Nederland dienen bij hun inschrijving een schriftelijke bevestiging te voegen waarin wordt verklaard, dat bij het opstellen van de inschrijving rekening is gehouden met de verplichtingen uit hoofde van de bepalingen inzake de arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden die gelden in Nederland. 2.9 Voorbehoud Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om op elk moment de aanbesteding geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen. Inschrijvers hebben in een dergelijke situatie geen recht op vergoeding van enigerlei kosten, gemaakt in het kader van deze aanbesteding. Door het uitbrengen van een inschrijving verklaart de inschrijver zich akkoord met deze voorwaarde. definitief Pagina 8 van 21

9 2.10 Inschrijfkosten Aan het opstellen en uitbrengen van een inschrijving, met inbegrip van eventueel te verstrekken nadere inlichtingen, zijn voor de aanbestedende dienst geen kosten verbonden. Eventuele kosten en/of schaden welke (kunnen) ontstaan door het niet gunnen van deze aanbesteding (aan inschrijver) zijn voor risico van inschrijver Vertrouwelijkheid Aanbestedende dienst behandelt alle in het kader van deze aanbesteding informatie vertrouwelijk. Inschrijvingen worden niet geretourneerd maar na verstrijken van de beroepstermijn (zes maanden na ondertekening van de overeenkomst) vernietigd. De aanbestedingsstukken van aanbestedende dienst zijn openbaar. In de overeenkomst met de inschrijver waaraan de opdracht wordt gegund zal de wederzijdse vertrouwelijkheid van informatie gedurende en na de contractperiode worden vastgelegd Vormvereisten In deze paragraaf wordt aangegeven hoe inschrijvers hun inschrijving indienen Taal Inschrijvingen dienen te worden opgesteld in de Nederlandse taal. Daar waar brochures, technische beschrijvingen en andere bronnen gevraagd worden kan, indien die bronnen alleen in het Engels beschikbaar zijn, worden volstaan met Engelstalige informatie Indeling van inschrijving Inschrijvingen dienen digitaal, via Tenderned, te worden ingediend. Daarbij dienen de volgende documenten te worden toegevoegd: Onderdeel inschrijving Naam document Formaat Aanbiedingsbrief Brief <naam inschrijver> PDF Uniforme eigen verklaring UEV < naam inschrijver> PDF Antwoorden op open vragen Antwoorden <naam inschrijver> Word Prijzenblad Prijs < naam inschrijver> Excel Inschrijvers dienen de antwoorden op open vragen en de prijs anoniem in te dienen, zonder gebruikmaking van opmaak die het kopiëren vermoeilijkt Maximaal aantal pagina s Met betrekking tot de beantwoording van de open vragen dienen inschrijvingen te voldoen aan het maximale aantal pagina s dat gegeven is per vraag. Indien inschrijver meer pagina s inlevert dan het toegestane aantal, wordt alleen het toegestane aantal pagina s beoordeeld. Inschrijver levert bijvoorbeeld 3 pagina s in voor een vraag waarbij een maximum van 1 A4 geldt. Alleen de eerste pagina van het door inschrijver gegeven antwoord zal worden beoordeeld. definitief Pagina 9 van 21

10 2.13 Inschrijving in combinatie Inschrijven in combinatie is toegestaan. Aanbestedende dienst wenst gedurende de looptijd van de te sluiten overeenkomst één aanspreekpunt namens de combinatie. Combinanten dienen in hun inschrijving duidelijk aan te geven wie het aanspreekpunt voor Aanbestedende dienst is Gestanddoening Inschrijver dient zijn inschrijving 90 dagen gestand te doen Klachten Klachten over deze aanbesteding kunnen worden gericht aan de contactpersoon voor klachten in deze aanbesteding. Naam adres De heer Jan Janssen Een klacht wordt binnen vijf werkdagen behandeld. definitief Pagina 10 van 21

11 3. Eisen ten aanzien van inschrijvers Ten aanzien van inschrijvers gelden uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. Indien één of meer van de in dit hoofdstuk genoemde uitsluitingsgronden op u van toepassing zijn, wordt u uitgesloten van inschrijving op deze aanbesteding. Dat gebeurt ook als u niet kunt voldoen aan één of meer van de in dit hoofdstuk genoemde geschiktheidseisen. 3.1 Uitsluitingsgronden Onderstaande uitsluitingsgronden zijn van toepassing op deze aanbesteding. Per uitsluitingsgrond is aangegeven waarom deze van toepassing is. Inschrijven kunnen: Ondernemingen die, en ondernemingen waarvan de bestuurders, in de afgelopen vier jaar niet bij een rechterlijke uitspraak die kracht van gewijsde heeft is (zijn) veroordeeld wegens: a. deelneming aan een criminele organisatie in de zin van artikel 2, eerste lid, van Gemeenschappelijk Optreden 98/733/JBZ van de Raad, (PbEG 1998, L 351); b. omkoping in de zin van artikel 3 van het besluit van de Raad van 26 mei 1997 (PbEG 1997, L 195) respectievelijk artikel 3, eerste lid, van Gemeenschappelijk Optreden 98/742/JBZ van de Raad (PbEG 1998, L 358); c. fraude in de zin van artikel 1 van de Overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap (PbEG 1995, C 316); d. witwassen van geld in de zin van artikel 1 van richtlijn nr. 91/308/EEG van de Raad van 10 juni 1991 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld (PbEG L 1991, L 166) zoals gewijzigd bij richtlijn nr. 2001/97/EG van het Europees Parlement en de Raad (PbEG L 2001, 344). Als veroordelingen als bedoeld onder a, b,c, of d worden in ieder geval aangemerkt veroordelingen op grond van artikel 140, 177, 177a, 178, 225, 226, 227, 227a, 227b of 323a, 328ter, tweede lid, 420bis, 420ter of 420quater van het Wetboek van Strafrecht. en: niet verkeren in staat van faillissement of liquidatie, diens werkzaamheden niet zijn gestaakt, jegens hem geen surseance van betaling of een (faillissements-)akkoord geldt, of niet verkeert in een andere vergelijkbare toestand ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving. Deze facultatieve uitsluitingsgrond wordt toegepast om aannemelijk te maken dat een gegunde opdracht daadwerkelijk kan worden uitgevoerd. en: waartegen geen onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak is gedaan op grond van de op hem van toepassing zijnde wet- en regelgeving wegens overtreding van een voor hem relevante beroepsgedragsregel. definitief Pagina 11 van 21

12 Deze facultatieve uitsluitingsgrond wordt toegepast omdat ROC Nijmegen niet wenst te werken met een Opdrachtnemer die binnen de periode van vier jaar voorafgaand aan het moment van indienen van een verzoek tot deelname of een Offerte onherroepelijk voor genoemde overtreding veroordeeld is. en: die heeft voldaan aan verplichtingen op grond van op hem van toepassing zijnde wettelijke bepalingen met betrekking tot betaling van sociale zekerheidspremies of belastingen. Deze facultatieve uitsluitingsgrond wordt toegepast omdat ROC Nijmegen risico`s in het kader van de Wet Ketenaansprakelijkheid zoveel mogelijk wil vermijden. en: die zich niet in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen die door een aanbestedende dienst van hem waren verlangd of hij heeft die inlichtingen niet verstrekt. Deze facultatieve uitsluitingsgrond wordt toegepast indien Inschrijver of gegadigde onherroepelijk veroordeeld is omdat ROC Nijmegen niet wenst te werken met een Opdrachtnemer die binnen de periode van vier jaar voorafgaand aan het moment van indienen van een verzoek tot deelname of een Offerte onherroepelijk voor genoemde overtreding veroordeeld is. Inschrijvers kunnen verklaren dat de uitsluitingsgronden niet op hen van toepassing zijn door het rechtsgeldig ondertekenen van de Uniforme Eigen Verklaring. 3.2 Geschiktheidseisen Geschiktheidseisen hebben betrekking op de financiële en economische draagkracht en op de technische- of beroepsbekwaamheid. Inschrijvers dienen tenminste te voldoen aan de volgende geschiktheidseis: Inschrijver dient te beschikken over de genoemde kerncompetentie bij deze opdracht. Inschrijver kan verklaren te voldoen aan de minimumeisen door het rechtsgeldig ondertekenen van de Uniforme Eigen Verklaring. 3.3 Uniforme Eigen Verklaring Door invullen en rechtsgeldig ondertekenen van de bijgevoegde Uniforme Eigen Verklaring kunnen inschrijvers verklaren dat de uitsluitingsgronden niet op hen van toepassing zijn en dat wordt voldaan aan de geschiktheidseisen. Binnen 10 dagen na het communiceren van het gunningsbesluit dient de inschrijver aan wie de opdracht gegund wordt de volgende bewijsstukken te overleggen: - Gedragsverklaring aanbesteden, niet ouder dan twee jaar op het moment van indienen van een inschrijving, om aan te tonen dat de uitsluitingsgronden in artikel 2.86 en 2.87 onderdelen b en c van de Aanbestedingswet niet van toepassing zijn. - Een uittreksel van inschrijving bij de Kamer van Koophandel, niet ouder dan 6 maanden op het moment van inschrijven, om aan te tonen dat de uitsluitingsgrond in artikel 2.87 onderdeel a van de Aanbestedingswet niet op hem van toepassing is. definitief Pagina 12 van 21

13 - Een verklaring van de Belastingdienst, niet ouder dan 6 maanden op het moment van indienen van een inschrijving, om aan te tonen dat de uitsluitingsgrond in artikel 2.87 onderdeel d van de Aanbestedingswet niet op hem van toepassing is. - Eén referentiebeschrijving die, naar oordeel van ROC Nijmegen, onomstotelijk aantoont dat Inschrijver beschikt over de vereiste kerncompetentie. De referentie mag niet ouder zijn dan drie jaar op het moment van inschrijven. definitief Pagina 13 van 21

14 4. Eisen en vragen ten aanzien van de opdracht Dit hoofdstuk bevat eisen ten aanzien van de opdracht. Eisen zijn hard, hetgeen betekent dat inschrijvers bij uitvoering van de opdracht aan de eisen dienen te voldoen en daarmee rekening dienen te houden bij het opstellen van een inschrijving. Vragen zijn bedoeld om antwoorden te verkrijgen die beoordeeld zullen worden als (sub)gunningscriterium. 4.1 Eisen ten aanzien van de opdracht In deze paragraaf worden eisen ten aanzien van de opdracht opgenomen. De geformuleerde eisen staan in relatie tot de opdracht. De volgende eisen ten aanzien van de opdracht zijn van toepassing: 1) Opdrachtnemer investeert in leermiddelen, ongeacht of die nog 1, 2, 3 of meer jaren op de leermiddelenlijst voorkomen. 2) Daarnaast levert Opdrachtnemer digitale leermiddelen, werkboeken en andere leermiddelen die Opdrachtgever wenst in te zetten. 3) Opdrachtgever wenst ongelimiteerde toegang tot de voor docenten bestemde digitale licenties die gekoppeld zijn aan diverse lesmethodes. Hiervoor brengt de Opdrachtnemer geen extra kosten in rekening. 4) De Opdrachtnemer dient de opdrachtgever actief te attenderen bij overschrijding van de vastgestelde lumpsum. 5) Opdrachtnemer neemt leermiddelen waarop voor Opdrachtgever een overnameverplichting rust, over van de huidige Opdrachtnemer tegen de in de huidige overeenkomst opgenomen waarde. 6) Opdrachtgever bestelt leermiddelen voor leerlingen. Opdrachtnemer maakt het mogelijk om vanaf het moment dat de leermiddelenlijst definitief is tot en met de tweede week van de zomervakantie leermiddelen te bestellen. De in die periode bestelde leermiddelen worden voor aanvang van het schooljaar bij leerlingen bezorgd. Voor tussentijds instromende leerlingen kan de VAVO na verstrijken van deze periode ook leermiddelen bestellen. De bestelling wordt geplaatst door opdrachtgever en afgeleverd op het huisadres van de leerling. Tussentijdse bestellingen worden binnen één week na bestelling geleverd. 7) Huurboeken voor leerlingen die gedurende het schooljaar instromen worden naar rato van de verstreken periode vergoed, huurboeken voor leerlingen die gedurende het schooljaar uitstromen worden naar rato van de verstreken periode terugbetaald aan Opdrachtgever. 8) Opdrachtgever plaatst de bestelling voor de leerlingen Opdrachtgever heeft daarbij realtime inzicht in de status van bestellingen op school- en op leerling niveau. Het bestelsysteem van Opdrachtnemer voorziet in het voorkomen van dubbele levering als gevolg van foutief bestellen. 9) Opdrachtnemer vervaardigt per leerling een individueel leermiddelenpakket en levert dat voor de aanvangsdatum van de start van de opleiding of binnen een week na bestelling af op het huisadres van leerling. definitief Pagina 14 van 21

15 10) Te leveren leermiddelen zijn, naar oordeel van Opdrachtgever, van voldoende kwaliteit en nog minimaal een jaar normaal te gebruiken, indien Opdrachtgever oordeelt dat geleverde leermiddelen van onvoldoende kwaliteit zijn worden ze door Opdrachtnemer binnen een week na eerste melding vervangen. 11) Problemen die ontstaan door vertraging in de levering worden door Opdrachtnemer, adequaat en in overleg met Opdrachtgever, naar tevredenheid van Opdrachtgever opgelost. 12) Opdrachtnemer levert alle door Opdrachtgever gewenste en op de commerciële markt beschikbare leermiddelen. Opdrachtnemer draag proactief suggesties aan. Opdrachtgever bepaalt welke leermiddelen daadwerkelijk op de leermiddelenlijst worden geplaatst. 13) Opdrachtnemer zorgt ervoor dat Opdrachtgever steeds actueel inzicht heeft in het aanbod, de prijzen en de beschikbaarheid van alle op de markt voor leermiddelen in het VAVO beschikbare leermiddelen. 14) Opdrachtnemer neemt het initiatief bij de organisatie van de inname van de gehuurde leermiddelen op de locatie van ROC Nijmegen. In samenspraak met de facilitaire dienst wordt een gelegenheid gecreëerd zodat de leerlingen aan het eind van het schooljaar aan deze voorwaarde kunnen voldoen. 15) Opdrachtnemer stelt in samenwerking met Opdrachtgever jaarlijks een leermiddelenlijst op waarop zowel door Opdrachtnemer te leveren leermiddelen als door Opdrachtgever aan leerlingen te leveren goederen en diensten worden opgenomen, waarbij Opdrachtnemer controleert of de gegevens juist op de leermiddelenlijst zijn opgenomen. 16) Opdrachtnemer adviseert Opdrachtgever proactief over de leermiddelenlijst en geeft aan welke consequenties eventuele keuzes hebben. 17) Opdrachtnemer factureert direct na de zomervakantie, wanneer alle vooraf geleverde leermiddelen zijn afgeleverd bij leerlingen, 80% van de kosten aan Opdrachtgever. Na oplossing van alle problemen wordt de overige 20% gefactureerd. Tussentijds bestelde leveringen worden na levering gefactureerd. Opdrachtnemer staat in voor een transparant en zorgvuldig georganiseerd facturatieproces waarbij ook de facturen helder en overzichtelijk worden aangeleverd. 18) Facturen worden gespecificeerd naar leerling. De specificatie van de factuur wordt in een Excel-document samen met de factuur aan Opdrachtgever beschikbaar gesteld. 19) Opdrachtnemer factureert goederen en diensten die leerlingen aanvullend op de door Opdrachtgever te vergoeden leermiddelen bestellen rechtstreeks aan leerlingen. 20) Bij het aanbieden van aanvullende goederen en diensten wordt expliciet duidelijk gemaakt dat leerlingen niet verplicht zijn die goederen en diensten af te nemen. 21) Problemen van leerlingen met bestelling, levering of distributie van door Opdrachtgever te vergoeden of aanvullende goederen of diensten worden door Opdrachtnemer, naar tevredenheid van leerlingen en, digitaal en per telefoon opgelost gedurende het gehele schooljaar. Opdrachtnemer hanteert een constructieve houding en werkwijze. 22) Deelnemers die gedurende een schooljaar van vak of richting veranderen ontvangen binnen een week na een eerste bericht daarover aan Opdrachtnemer de nieuwe leermiddelen van definitief Pagina 15 van 21

16 Opdrachtnemer. Daarbij worden meer- en minderkosten verrekend, waarbij rekening gehouden wordt met de verstreken periode van het schooljaar. 23) Opdrachtnemer neemt aan het einde van het schooljaar, in overleg over tijd en plaats met Opdrachtgever, de huurboeken die langer dan één jaar gebruikt worden in en verstrekt leerlingen vooraf een overzicht van in te leveren huurboeken. 24) Opdrachtnemer verstrekt jaarlijks een kostenoverzicht van kosten per cohort, opleiding en vak, waarbij een vergelijking wordt gemaakt met vergelijkbare scholen in Nederland. 25) Opdrachtnemer voldoet aan de eisen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens en legt, om de wederzijdse verantwoordelijkheden vast te leggen, bij ondertekening van de overeenkomst voor de aan te besteden opdracht, een model overeenkomst die voldoet aan de eisen die zijn overeengekomen in het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy, Leermiddelen en Toetsen, voor aan Opdrachtgever. 26) Prijzen voor leermiddelen worden gebaseerd op de Consumentenprijzen voor Leermiddelen. De Consumentenprijzen zijn de door uitgevers gecommuniceerde prijzen per eenheid inclusief BTW. 27) Inschrijver geeft de volgende tarieven op: Tarief Eenheid 1 Huurvergoeding te huren leermiddelen (in % van de Consumentenprijs) % 2 Vergoeding (in % van de Consumentenprijs) per jaar dat een huurboek korter dan 4 % jaar gebruikt wordt 3 Korting op de huurvergoeding (in % van de Consumentenprijs) per jaar dat een % huurboek langer dan 4 jaar gebruikt wordt 4 Opslag koop digitale leermiddelen inclusief licenties (in % van de Consumentenprijs) % 5 Opslag op abonnementen (in % van de Consumentenprijs) % 6 Korting t.b.v. leerlingen te kopen folio leermiddelen (in % van de Consumentenprijs) % 7 Korting t.b.v. school te kopen folio leermiddelen (in % van de Consumentenprijs) % 4.2 Vragen ten aanzien van de Opdracht In deze paragraaf worden vragen gesteld waarop inschrijver een antwoord dient te geven. Antwoorden zullen worden beoordeeld als subgunningscriterium. De vragen luiden: Vraag 1: Op welke wijze kan de Opdrachtnemer voorzien in de behoefte naar flexibel maatwerk in het gehele proces van bestelling tot en met distributie? Opdrachtgever wenst dat leermiddelen tijdig beschikbaar zijn en wenst dat leerlingen in staat zijn eenvoudig over te stappen naar andere vakken, waarbij de beschikbaarheid van leermiddelen hen niet belemmert. definitief Pagina 16 van 21

17 Inschrijver mag voor deze vraag maximaal 2 enkelvoudige pagina s A4 gebruiken. Voor deze vraag kan de inschrijver maximaal 20 punten behalen. Vraag 2 Op welke wijze kan de Opdrachtnemer een bijdrage leveren aan de integratie van zijn bestelsysteem enerzijds en de administratie (waarbij gebruik gemaakt wordt van Magister software) van ROC Nijmegen anderzijds? ROC Nijmegen streeft naar een toegankelijke en gebruiksvriendelijke oplossing ten behoeve van de integratie van de leerlingenadministratie en het bestelsysteem. De toegankelijke benadering verwacht zij in de aanlevering van de gegevens maar ook de hantering van het bestelsysteem van de Opdrachtnemer Inschrijver mag voor deze vraag maximaal 1 enkelvoudige pagina A4 gebruiken. Voor deze vraag kan de inschrijver maximaal 10 punten behalen. Vraag 3 Hoe denkt Opdrachtnemer in een adequate helpdeskfunctie te kunnen voorzien waarbij zij tevens voor zowel opdrachtgever als deelnemer als aanspreekpunt zal fungeren? Voor ROC Nijmegen is een zorgvuldig een betrouwbare helpdesk van groot belang. In de beantwoording van de vraag dient terug te komen hoe de Opdrachtnemer meerwaarde kan bieden bij uiteenlopende uitdagingen in het kader van leermiddelen. Inschrijver mag voor deze vraag maximaal 1 enkelvoudige pagina A4 gebruiken. Voor deze vraag kan de inschrijver maximaal 10 punten behalen. Vraag 4 Met aanvaarding van de opdracht, staat de Opdrachtnemer in voor de kwaliteit van zijn leermiddelen en gedegen levering. Hoe gaat Opdrachtnemer de kwaliteit borgen in het proces? Opdrachtgever wenst dat de kwaliteit van de processen van Opdrachtnemer waarmee opdrachtgever geconfronteerd wordt structureel op niveau is. Inschrijver mag voor deze vraag maximaal 2 enkelvoudige pagina s A4 gebruiken. Voor deze vraag kan de inschrijver maximaal 10 punten behalen. 4.3 Prijs In deze paragraaf wordt aangegeven op welke wijze prijzen moeten worden ingediend. Voor het indienen van prijzen wordt inschrijver verwezen naar het prijzenblad. In de op te geven percentages en prijzen zijn alle logistieke en administratieve kosten inbegrepen. Manipulatief inschrijven of aanpassen van het prijzenblad leidt tot uitsluiting. 4.4 Varianten Het indienen van varianten is niet toegestaan. Varianten worden niet beoordeeld. definitief Pagina 17 van 21

18 5. Beoordeling van inschrijvingen In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe inschrijvingen worden beoordeeld. 5.1 Toetsing aan de vormvereisten Tijdig ingediende inschrijvingen worden allereerst getoetst aan het voldoen aan de vormvereisten. Inschrijvingen die niet aan de vormvereisten voldoen worden uitgesloten van verdere beoordeling. 5.2 Voldoen aan de eisen ten aanzien van inschrijvers Inschrijvingen die voldoen aan de vormvereisten worden getoetst op het voldoen aan de eisen ten aanzien van inschrijvers. Inschrijver kan verklaren te voldoen aan de minimumeisen door het rechtsgeldig ondertekenen van de Uniforme Eigen Verklaring. 5.3 Beoordeling van antwoorden op vragen Van inschrijvingen die voldoen aan de eisen ten aanzien van de opdracht worden de antwoorden op de vragen beoordeeld. Dat gebeurt aan de hand van het vastgestelde beoordelingskader. Score 0 punten 1/4 van het maximaal te behalen aantal punten 2/4 van het maximaal te behalen aantal punten 3/4 van het maximaal te behalen aantal punten 4/4 van het maximaal te behalen aantal punten Kenmerken beantwoording De Inschrijver geeft geen antwoord op de vraag of geeft in zijn antwoord aan niet te voldoen aan de doelstellingen achter de vraag. De Inschrijver geeft in zijn antwoord deels invulling aan de doelstelling achter de vraag en uit het antwoord blijkt dat de Inschrijver daarop beperkingen inbrengt. De Inschrijver geeft invulling aan de doelstellingen achter de vraag en geeft hierbij geen nadere toelichting, óf de Inschrijver geeft invulling aan de doelstellingen achter de vraag en geeft hierbij een toelichting waaruit niet blijkt dat de Inschrijver meerwaarde biedt ten opzichte van de doelstellingen achter de vraag. Het antwoord van de Inschrijver geeft invulling aan de doelstellingen achter de vraag en de Inschrijver biedt daarbij, onder bepaalde omstandigheden of in bepaalde situaties, meerwaarde ten opzichte van de doelstelling achter de vraag. Het antwoord van de Inschrijver geeft invulling aan de doelstellingen achter de vraag en de Inschrijver biedt daarbij onder alle omstandigheden of in alle situaties meerwaarde ten opzichte van de doelstelling achter de vraag. 5.4 Beoordeling van de prijs Van inschrijvingen die voldoen aan de eisen ten aanzien van de opdracht worden de prijzen beoordeeld. Dat gebeurt aan de hand van het vastgestelde beoordelingskader: definitief Pagina 18 van 21

19 % bij prijs Berekeningswijze aantal punten onderdeel 1 Huur te huren leermiddelen (in % van de Consumentenprijs) Inschrijver met laagste huurpercentage ontvangt 15 punten, aantal punten voor overige inschrijvers wordt daarvan afgeleid met behulp van de formule (laagste percentage / percentage inschrijver) * 15 2 Vergoeding (in % van de Consumentenprijs) per jaar dat een folio methode korter dan 4 jaar gebruikt wordt Inschrijver met de laagste vergoeding ontvangt 10 punten, aantal punten voor overige inschrijvers wordt daarvan afgeleid met behulp van de formule (laagste percentage / percentage inschrijver) * 10 3 Korting op de huurvergoeding (in % van de Consumentenprijs) per jaar dat een folio methode langer dan 4 jaar gebruikt wordt Inschrijver met de hoogste vergoeding ontvangt 10 punten, aantal punten voor overige inschrijvers wordt daarvan afgeleid met behulp van de formule (percentage inschrijver / hoogste percentage) * 10 4 Opslag koop digitale leermiddelen inclusief licenties (in % van de Consumentenprijs) Inschrijver met de laagste opslag ontvangt 5 punten, aantal punten voor de overige inschrijvers wordt daarvan afgeleid met behulp van de formule (laagste percentage / percentage inschrijver) * 5 5 Opslag op abonnementen (in % van de consumentenprijs) Inschrijver met de laagste opslag ontvangt 5 punten, aantal punten voor de overige inschrijvers wordt daarvan afgeleid met behulp van de formule: (laagste percentage / percentage inschrijver) * 5 6 Korting t.b.v. leerlingen te kopen folio leermiddelen (in % van de Consumentenprijs) Inschrijver met de hoogste korting ontvangt 3 punten, aantal punten voor de overige inschrijvers wordt daarvan afgeleid met behulp van de formule (percentage inschrijver / hoogste percentage) * 3 7 Korting t.b.v. school te kopen folio leermiddelen (in % van de Consumentenprijs) Inschrijver met de hoogste korting ontvangt 2 punten, aantal punten voor de overige inschrijvers wordt daarvan afgeleid met behulp van de formule (percentage inschrijver / hoogste percentage) * 2 definitief Pagina 19 van 21

20 5.5 Rangschikking De scores voor kwaliteit, gebaseerd op de antwoorden op de vragen en prijs worden met elkaar in verband gebracht. Dat gebeurt middels de verhouding: Prijs Kwaliteit 50% 50% De inschrijvingen worden gerangschikt, waarbij de inschrijver met het hoogste aantal punten voor prijs en kwaliteit op de eerste plaats staat. Wanneer er twee inschrijvers op de eerste plaats belanden, wordt opdracht gegund aan de inschrijver met de hoogste score voor kwaliteit. Wanneer beide inschrijvers hetzelfde puntenaantal voor kwaliteit behaald hebben, zal de winnende partij bepaald worden door middel van loting. definitief Pagina 20 van 21

21 6. Vervolg Nadat inschrijvingen op basis van de scores voor prijs en kwaliteit gerangschikt zijn, wordt aan de winnende inschrijver een gunningsbericht verstuurd. Tegelijkertijd ontvangen overige inschrijvers een bericht van afwijzing. In de afwijzing wordt aangegeven aan welke inschrijver de opdracht wordt gegund en wat de verschillen zijn tussen de winnende inschrijving en de inschrijving van de afgewezen inschrijver. Na ontvangst van een afwijzingsbrief kan een afgewezen inschrijver bezwaar aantekenen. Dat dient te gebeuren voor afloop van de in de planning van deze aanbesteding standstill termijn. Inschrijver kan bezwaar maken door het starten van een kort geding bij de Rechtbank te Arnhem. De inschrijving van de als eerste gerangschikte inschrijver wordt tijdens de standstill periode geverifieerd. Indien onomstotelijk vast komt te staan dat aan alle vereisten is voldaan wordt, indien bezwaar van afgewezen inschrijvers uitblijft, de overeenkomst getekend na afloop van de standstill termijn. Indien blijkt dat niet aan alle vereisten wordt voldaan wordt de inschrijving van de tot dan toe als eerste gerangschikte inschrijver uitgesloten. Vervolgens worden de overgebleven inschrijvingen opnieuw gerangschikt en worden aangepaste gunnings- en afwijzingsbrieven verzonden waarin wordt bekend gemaakt dat de op dat moment als eerste gerangschikte inschrijver de opdracht krijgt gegund. De standstill termijn gaat op dat moment opnieuw in. Indien een inschrijver bezwaren heeft tegen de bekendgemaakte voorgenomen gunningsbeslissing, dient de inschrijver hiertegen op te komen binnen 20 kalenderdagen na bekendmaking door betekening van een kort geding. Eerder genoemde termijn is een vervaltermijn hetgeen betekent dat indien inschrijver/gegadigde na ommekomst van deze termijn zijn rechten heeft verwerkt tot het instellen, al dan niet in een bodemprocedure van een vordering tot schadevergoeding. Na afronding van de procedure zal aanbestedende dienst een proces-verbaal van gunning opstellen. definitief Pagina 21 van 21