Aanbestedingsdocument Europese openbare aanbesteding ICT dienstverlening

Transcriptie

1 Aanbestedingsdocument Europese openbare aanbesteding ICT dienstverlening Aanbestedende dienst: Openbare Scholen Groep Schoonoord Opgesteld door: Jean-Paul Roegies Datum: Versie definitief

2 Voorwoord Dit aanbestedingsdocument bevat de informatie om een inschrijving te doen voor de Europese openbare aanbesteding ICT dienstverlening van Openbare Scholen Groep Schoonoord. In dit document worden de aanbestedende dienst, de opdracht, de procedure, de eisen ten aanzien van inschrijvers, de eisen en wensen ten aanzien van de opdracht en de wijze van beoordeling van inschrijvingen beschreven. Alle rondom de aanbesteding te nemen beslissingen worden in dit document beschreven en gemotiveerd. definitief Pagina 2 van 19

3 Inhoud 1. Inleiding Aanbestedende dienst Aan te besteden opdracht Doelstelling van de opdracht Omvang van de aan te besteden opdracht Vereiste competenties bij de aan te besteden opdracht Samenvoeging van opdrachten Verdeling in percelen Te sluiten overeenkomst Toepasselijke Algemene Voorwaarden Procedure Toepasselijke wetgeving Toepasselijke procedure Gunningscriterium Planning Contactpersoon Onvolkomenheden in de aanbestedingsstukken Vragen Niet-Nederlandse inschrijvers Voorbehoud Inschrijfkosten Vertrouwelijkheid Vormvereisten Taal Indeling van inschrijving Maximaal aantal pagina s Gestanddoening Klachten Eisen ten aanzien van inschrijvers Uitsluitingsgronden Geschiktheidseisen Uniforme Eigen Verklaring Eisen en vragen ten aanzien van de opdracht Eisen ten aanzien van de opdracht Vragen ten aanzien van de opdracht Prijs Varianten definitief Pagina 3 van 19

4 5. Beoordeling van inschrijvingen Toetsing aan de vormvereisten Voldoen aan de eisen ten aanzien van de opdracht Beoordeling van antwoorden op vragen Beoordeling van de prijs Rangschikking Vervolg definitief Pagina 4 van 19

5 1. Inleiding In deze inleiding worden de aanbestedende dienst en de aan te besteden opdracht beschreven. De aan te besteden opdracht wordt beschreven aan de hand van de voor de aanbesteding relevante kenmerken. 1.1 Aanbestedende dienst Openbare Scholen Groep Schoonoord is een middelgrote speler in de regio. OSG Schoonoord wil haar leerlingen ruimte en uitdaging bieden om hun talenten optimaal te ontwikkelen en daarbij uitstekende prestaties te leveren, en wil leerlingen stimuleren mondige burgers te worden die in staat zijn zelfstandig een oordeel te vormen en verantwoordelijkheid voor zichzelf en hun medemensen te nemen. Meer informatie is te vinden op Aan te besteden opdracht De aan te besteden opdracht wordt als volgt gedefinieerd: Het voorzien in ICT dienstverlening ten behoeve van OSGS, optioneel aangevuld met de levering van een internet verbinding, een firewall, hardware of services ten behoeve van de infrastructuur en het netwerk en werkplekken. De aanbesteding geldt voor de drie scholen op de locaties Zeist en Doorn van OSGS: het Openbaar Lyceum te Zeist, het Openbaar VMBO en MAVO te Zeist, en Schoonoord Doorn te Doorn. De locatie Maarsbergen groeit optioneel in Doelstelling van de opdracht De doelstelling van de aanbesteding is: Het voorzien in dienstverlening die leidt tot een goed werkende, stabiele ICT omgeving ten behoeve van scholen van OSGS die zo goed mogelijk beschermd is tegen kwaadwillende leerlingen, medewerkers of externe personen Omvang van de aan te besteden opdracht De omvang van de opdracht is af te leiden uit de rapportage van Veltwerk en de informatie in de bijlagen (daarin moeten dan overzichten met beschikbare apparatuur en software). Aan de inschatting van de omvang van de opdracht kunnen geen rechten worden ontleend Vereiste competenties bij de aan te besteden opdracht Voor uitvoering van de aan te besteden opdracht is een aantal competenties relevant waarover inschrijvers dienen te beschikken. Inschrijvers kunnen verklaren over de gevraagde competenties te beschikken en dat na gunning aantonen door opgave van referenties (zie paragraaf 3.3). De vereiste kerncompetenties zijn: Ervaring met het leveren van ICT dienstverlening, tenminste het beheer van de infrastructuur omvattende, aan VO scholen met tenminste twee locaties en tenminste 1200 leerlingen; definitief Pagina 5 van 19

6 Ervaring met het optimaliseren van een bestaande ICT omgeving Samenvoeging van opdrachten In deze aanbesteding is sprake van samenvoeging van opdrachten. De samenvoeging betreft de opdracht voor het beheren van de ICT infrastructuur ten behoeve van meerdere VO scholen van OSGS, optioneel aangevuld met het leveren van een internet verbinding, een firewall, hardware of services ten behoeve van de infrastructuur en het netwerk en werkplekken. De reden daarvoor is dat de diensten en leveringen voor OSGS onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn. Bovendien is voor de doelstelling van de aanbesteding, een goed werkende en stabiele infrastructuur, een combinatie van diensten en leveringen vereist, en daarin wordt middels deze aanbesteding voorzien. De omvang van de opdracht maakt het voor MKB ondernemingen mogelijk in te schrijven op de aanbesteding Verdeling in percelen De opdracht is niet verdeeld in percelen. De reden daarvoor is beschreven in de vorige paragraaf Te sluiten overeenkomst Na aanbesteding zal een raamovereenkomst worden gesloten met één leverancier voor ICT dienstverlening, voor een periode van vier jaar. De raamovereenkomst kan met een opzegtermijn van zes maanden tussentijds worden beëindigd door Opdrachtgever. Hardware en services die gedurende de looptijd van de raamovereenkomst aangeschaft dan wel gecontracteerd worden hebben mogelijk een gebruiksduur of looptijd die de looptijd van de raamovereenkomst overschrijdt. In de bijlagen bij dit document is een conceptovereenkomst opgenomen. Inschrijvers kunnen via de vragenronde (zie paragraaf 2.7) tekstsuggesties doen. De aanbestedende dienst zal de suggesties beoordelen en overwegen of ze worden overgenomen. De bij de Nota van Inlichtingen te publiceren overeenkomst is definitief. Niet overgenomen tekstsuggesties worden gemotiveerd afgewezen in de Nota van Inlichtingen. De aanbestedingsstukken maken onlosmakelijk onderdeel uit van de te sluiten overeenkomst. In geval van tegenstrijdigheden geldt de volgende rangorde van documenten: 1. Overeenkomst 2. Nota`s van Inlichtingen (laatste versie als hoogste in de rangorde) 3. Aanbestedingsdocument inclusief bijlagen 4. Algemene Voorwaarden van opdrachtgever 5. Inschrijving van opdrachtnemer Toepasselijke Algemene Voorwaarden De Algemene Rijks-inkoopvoorwaarden voor diensten (Arvodi2014) zijn van toepassing op de te sluiten overeenkomst. Algemene (inkoop)voorwaarden van inschrijver of derden worden uitdrukkelijk van de hand gewezen. definitief Pagina 6 van 19

7 2. Procedure In dit hoofdstuk wordt de te volgen aanbestedingsprocedure beschreven. 2.1 Toepasselijke wetgeving Op deze aanbesteding is de Richtlijn 2004/18/EG van 31 maart 2004 van toepassing, die in Nederland geïmplementeerd is via de Aanbestedingswet 2012, inwerkingtreding op 1 april Daarnaast zijn het Aanbestedingsbesluit van 19 februari 2013 en daarmee de Gids Proportionaliteit van toepassing op deze aanbestedingsprocedure. 2.2 Toepasselijke procedure Op basis van de Aanbestedingswet is ervoor gekozen een Europese aanbestedingsprocedure te volgen. De reden daarvoor is dat de waarde van de opdracht de drempelwaarde voor Europees aanbesteden overschrijdt. De aanbestedingswet 2012 en het aanbestedingsbesluit zijn van toepassing op deze aanbesteding. Er wordt een openbare aanbestedingsprocedure gevolgd. De reden daarvoor volgt uit onderstaand schema. Aspect Kenmerk Procedure Omvang van de opdracht Klein Niet-openbare procedure Transactiekosten Laag Openbare procedure Aantal potentiële inschrijvers Laag Openbare procedure Complexiteit van de opdracht Laag Openbare procedure Type opdracht Functioneel gespecificeerd Openbare procedure Karakter van de markt Weinig aanbieders Openbare procedure De kenmerken van vrijwel alle relevante aspecten leiden naar een Openbare procedure. 2.3 Gunningscriterium Het gunningscriterium bij deze opdracht is de Economisch Meest Voordelige Inschrijving. Het criterium wordt in het hoofdstuk over beoordeling van de inschrijvingen nader uitgewerkt. 2.4 Planning De aanbesteding zal verlopen volgens de planning in onderstaande tabel: Fase (Eind-) datum Publicatie opdracht en bestek Indienen vragen en tekstsuggesties overeenkomst Verzenden Nota van Inlichtingen Indienen vragen naar aanleiding van Nota van Inlichtingen Verzenden tweede Nota van Inlichtingen Sluitingsdatum indiening inschrijvingen uur Presentaties Verzenden gunningsbeslissing Afloop standstill periode Ingangsdatum overeenkomst definitief Pagina 7 van 19

8 Het is aanbestedende dienst toegestaan wijzigingen aan te brengen in de planning. Wijzigingen zullen met inschrijvers worden gecommuniceerd. 2.5 Contactpersoon De contactpersoon namens de aanbestedende dienst is Jean-Paul Roegies van InkoopMeesters. Bij afwezigheid wordt zijn taak waargenomen door Ivo Janssen van InkoopMeesters. Er wordt alleen gecommuniceerd via Tenderned. Het is inschrijvers niet toegestaan andere personen bij aanbestedende dienst te benaderen over zaken die verband houden met de aanbesteding. Informatie die niet afkomstig is van contactpersoon of zijn of haar vervanger is niet relevant voor de aanbesteding. 2.6 Onvolkomenheden in de aanbestedingsstukken Dit document is met zorg opgesteld. Het is echter mogelijk dat, in de ogen van inschrijvers, fouten en onvolkomenheden in het document zijn geslopen. Een geconstateerde fout of onvolkomenheid kan direct na constatering worden gemeld aan de opgegeven contactpersoon. Binnen vijf werkdagen wordt op de melding gereageerd. Als blijkt dat naderhand dit document onvolkomenheden bevat en deze niet door de Inschrijver zijn opgemerkt, zijn deze voor risico van de Inschrijver. 2.7 Vragen Vragen over de aanbesteding kunnen voor de in de planning genoemde datum via Tenderned gesteld worden. Na sluiting van de vragentermijn worden vragen geanonimiseerd beantwoord in de Nota van Inlichtingen. Naar aanleiding van de Nota van Inlichtingen kunnen verduidelijkingsvragen worden gesteld, maar alleen als die vragen betrekking hebben op de Nota van Inlichtingen. Nieuwe vragen worden niet in behandeling genomen. Eventuele tekstsuggesties voor de conceptovereenkomst worden in de Nota van Inlichtingen beoordeeld en eventueel overgenomen. Onderdeel van de Nota van Inlichtingen is een definitieve overeenkomst. 2.8 Niet-Nederlandse inschrijvers Inschrijvers die niet bekend zijn met verplichtingen ten aanzien van belastingen, milieubescherming, arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden kunnen zich laten informeren door een van de Kamers van Koophandel en Fabrieken. Inschrijvers zonder vestiging in Nederland dienen bij hun inschrijving een schriftelijke bevestiging te voegen waarin wordt verklaard, dat bij het opstellen van de inschrijving rekening is gehouden met de verplichtingen uit hoofde van de bepalingen inzake de arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden die gelden in Nederland. 2.9 Voorbehoud Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om op elk moment de aanbesteding geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen. Inschrijvers hebben in een dergelijke situatie geen recht op vergoeding van enigerlei kosten, gemaakt in het kader van deze aanbesteding. Door het uitbrengen van een inschrijving verklaart de inschrijver zich akkoord met deze voorwaarde. definitief Pagina 8 van 19

9 2.10 Inschrijfkosten Aan het opstellen en uitbrengen van een inschrijving, met inbegrip van eventueel te verstrekken nadere inlichtingen, zijn voor de aanbestedende dienst geen kosten verbonden. Eventuele kosten en/of schaden welke (kunnen) ontstaan door het niet gunnen van deze aanbesteding (aan inschrijver) zijn voor risico van inschrijver Vertrouwelijkheid Aanbestedende dienst behandelt alle in het kader van deze aanbesteding informatie vertrouwelijk. Inschrijvingen worden niet geretourneerd maar na verstrijken van de beroepstermijn (zes maanden na ondertekening van de overeenkomst) vernietigd. De aanbestedingsstukken van aanbestedende dienst zijn openbaar. In de overeenkomst met de inschrijver waaraan de opdracht wordt gegund zal de wederzijdse vertrouwelijkheid van informatie gedurende en na de contractperiode worden vastgelegd Vormvereisten Taal Inschrijvingen dienen te worden opgesteld in de Nederlandse taal. Daar waar brochures, technische beschrijvingen en andere bronnen gevraagd worden kan, indien die bronnen alleen in het Engels beschikbaar zijn, worden volstaan met Engelstalige informatie Indeling van inschrijving Inschrijvingen dienen digitaal, via Tenderned, te worden ingediend. Daarbij dienen de volgende documenten te worden toegevoegd: Onderdeel inschrijving Naam document Formaat Aanbiedingsbrief Brief <naam inschrijver> PDF Uniforme eigen verklaring UEV < naam inschrijver> PDF Antwoorden op open vragen Antwoorden <naam inschrijver> Word Prijzenblad Prijs < naam inschrijver> Excel Inschrijven in combinatie is toegestaan. Aanbestedende dienst wenst gedurende de looptijd van de te sluiten overeenkomst één aanspreekpunt namens de combinatie. Combinanten dienen in hun inschrijving duidelijk aan te geven wie het aanspreekpunt voor Aanbestedende dienst zal is Maximaal aantal pagina s Met betrekking tot de beantwoording van de open vragen dienen inschrijvingen te voldoen aan het maximale aantal pagina s dat gegeven is per vraag. Indien inschrijver meer pagina s inlevert dan het toegestane aantal, wordt alleen het toegestane aantal pagina s beoordeeld. Inschrijver levert bijvoorbeeld 3 pagina s in voor een vraag waarbij een maximum van 1 A4 geldt. Alleen de eerste pagina van het door inschrijver gegeven antwoord zal worden beoordeeld Gestanddoening Inschrijver dient zijn inschrijving 90 dagen gestand te doen. definitief Pagina 9 van 19

10 2.14 Klachten Klachten over deze aanbesteding kunnen worden gericht aan de contactpersoon voor klachten in deze aanbesteding. Naam adres Wilco de Jongh Een klacht wordt binnen vijf werkdagen behandeld. definitief Pagina 10 van 19

11 3. Eisen ten aanzien van inschrijvers Ten aanzien van inschrijvers gelden uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. Indien één of meer van de in dit hoofdstuk genoemde uitsluitingsgronden op u van toepassing zijn, wordt u uitgesloten van inschrijving op deze aanbesteding. Dat gebeurt ook als u niet kunt voldoen aan één of meer van de in dit hoofdstuk genoemde geschiktheidseisen. 3.1 Uitsluitingsgronden Onderstaande uitsluitingsgronden zijn van toepassing op deze aanbesteding. Per uitsluitingsgrond is aangegeven waarom deze van toepassing is. Inschrijven kunnen: Ondernemingen die, en ondernemingen waarvan de bestuurders, in de afgelopen vier jaar niet bij een rechterlijke uitspraak die kracht van gewijsde heeft is (zijn) veroordeeld wegens: a. deelneming aan een criminele organisatie in de zin van artikel 2, eerste lid, van Gemeenschappelijk Optreden 98/733/JBZ van de Raad, (PbEG 1998, L 351); b. omkoping in de zin van artikel 3 van het besluit van de Raad van 26 mei 1997 (PbEG 1997, L 195) respectievelijk artikel 3, eerste lid, van Gemeenschappelijk Optreden 98/742/JBZ van de Raad (PbEG 1998, L 358); c. fraude in de zin van artikel 1 van de Overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap (PbEG 1995, C 316); d. witwassen van geld in de zin van artikel 1 van richtlijn nr. 91/308/EEG van de Raad van 10 juni 1991 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld (PbEG L 1991, L 166) zoals gewijzigd bij richtlijn nr. 2001/97/EG van het Europees Parlement en de Raad (PbEG L 2001, 344). Als veroordelingen als bedoeld onder a, b,c, of d worden in ieder geval aangemerkt veroordelingen op grond van artikel 140, 177, 177a, 178, 225, 226, 227, 227a, 227b of 323a, 328ter, tweede lid, 420bis, 420ter of 420quater van het Wetboek van Strafrecht. en: niet verkeren in staat van faillissement of liquidatie, diens werkzaamheden niet zijn gestaakt, jegens hem geen surseance van betaling of een (faillissements-)akkoord geldt, of niet verkeert in een andere vergelijkbare toestand ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving. Deze facultatieve uitsluitingsgrond wordt toegepast om aannemelijk te maken dat een gegunde opdracht daadwerkelijk kan worden uitgevoerd. en: waartegen geen onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak is gedaan op grond van de op hem van toepassing zijnde wet- en regelgeving wegens overtreding van een voor hem relevante beroepsgedragsregel. definitief Pagina 11 van 19

12 Deze facultatieve uitsluitingsgrond wordt toegepast omdat de aanbestedende dienst niet wenst te werken met een Opdrachtnemer die binnen de periode van vier jaar voorafgaand aan het moment van indienen van een verzoek tot deelname of een Offerte onherroepelijk voor genoemde overtreding veroordeeld is. en: die heeft voldaan aan verplichtingen op grond van op hem van toepassing zijnde wettelijke bepalingen met betrekking tot betaling van sociale zekerheidspremies of belastingen. Deze facultatieve uitsluitingsgrond wordt toegepast omdat de aanbestedende dienst risico`s in het kader van de Wet Ketenaansprakelijkheid zoveel mogelijk wil vermijden. en: die zich niet in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen die door een aanbestedende dienst van hem waren verlangd of hij heeft die inlichtingen niet verstrekt. Deze facultatieve uitsluitingsgrond wordt toegepast indien Inschrijver of gegadigde onherroepelijk veroordeeld is omdat de aanbestedende dienst niet wenst te werken met een Opdrachtnemer die binnen de periode van vier jaar voorafgaand aan het moment van indienen van een verzoek tot deelname of een Offerte onherroepelijk voor genoemde overtreding veroordeeld is. Inschrijvers kunnen verklaren dat de uitsluitingsgronden niet op hen van toepassing zijn door het rechtsgeldig ondertekenen van de Uniforme Eigen Verklaring. 3.2 Geschiktheidseisen Ten aanzien van de technische- en beroepsbekwaamheid van inschrijvers geldt dat inschrijvers dienen te beschikken over de genoemde kerncompetenties bij deze opdracht. 3.3 Uniforme Eigen Verklaring Door invullen en rechtsgeldig ondertekenen van de bijgevoegde Uniforme Eigen Verklaring kunnen inschrijvers verklaren dat de uitsluitingsgronden niet op hen van toepassing zijn en dat wordt voldaan aan de geschiktheidseisen. Binnen 10 dagen na het communiceren van het gunningsbesluit dient de inschrijver aan wie de opdracht gegund wordt de volgende bewijsstukken overleggen: - Gedragsverklaring aanbesteden, niet ouder dan twee jaar op het moment van indienen van een inschrijving, om aan te tonen dat de uitsluitingsgronden in artikel 2.86 en 2.87 onderdelen b en c van de Aanbestedingswet niet van toepassing zijn. - Een uittreksel van inschrijving bij de Kamer van Koophandel, niet ouder dan 6 maanden op het moment van inschrijven, om aan te tonen dat de uitsluitingsgrond in artikel 2.87 onderdeel a van de Aanbestedingswet niet op hem van toepassing is. - Een verklaring van de Belastingdienst, niet ouder dan 6 maanden op het moment van indienen van een inschrijving, om aan te tonen dat de uitsluitingsgrond in artikel 2.87 onderdeel d van de Aanbestedingswet niet op hem van toepassing is. - Referentiebeschrijvingen om aan te tonen dat inschrijver beschikt over de gevraagde competenties. definitief Pagina 12 van 19

13 4. Eisen en vragen ten aanzien van de opdracht Dit hoofdstuk bevat eisen ten aanzien van de opdracht. Eisen zijn hard, hetgeen betekent dat inschrijvers bij uitvoering van de opdracht aan de eisen dienen te voldoen en daarmee rekening dienen te houden bij het opstellen van een inschrijving. Vragen zijn bedoeld om antwoorden te verkrijgen die beoordeeld zullen worden als (sub)gunningscriterium. 4.1 Eisen ten aanzien van de opdracht In deze paragraaf worden eisen ten aanzien van de opdracht opgenomen. De geformuleerde eisen staan in relatie tot de opdracht. Door het indienen van een inschrijving verklaart inschrijver te zullen voldoen aan alle gestelde eisen. De volgende eisen ten aanzien van de opdracht zijn van toepassing: 1. De doelstelling van de aanbesteding is het voorzien in een goed werkende, stabiele ICT omgeving ten behoeve van drie scholen die zo goed mogelijk beschermd is tegen kwaadwillende leerlingen, medewerkers of externe personen, op twee locaties van OSGS. Een derde locatie is optioneel. 2. De geleverde diensten wordt vastgelegd middels adequate documentatie en registratie zodat de dienstverlening na afloop van de overeenkomst eenvoudig kan worden overgedragen. 3. Opdrachtnemer verleent zijn medewerking aan het aanbesteden van de dienstverlening tegen het einde van de looptijd van de overeenkomst en verzorgt de overdracht naar de nieuwe leverancier. 4. Leerlingen dienen continu en ongestoord te kunnen beschikken over een stabiele wifi verbinding waarover AV streaming zonder vertraging plaats dient te kunnen vinden. Indien het gebruik van wifi verder toeneemt dient de infrastructuur te blijven voorzien in ongestoord gebruik. 5. Voor docenten geldt dat ze steeds snel (opstarten binnen een minuut) in staat moeten zijn een stabiele, goed werkende presentatie te verzorgen op de apparatuur die daarvoor bestemd is. In leslokalen wordt gebruik gemaakt van digiboards (10 tot 15 per locatie) en van Apple TV. Presentaties worden verzorgd vanaf een ipad of een ander device. 6. Leerlingen en medewerkers moeten in staat zijn op de locaties draadloos te kunnen printen middels een ipad of een ander device. 7. Voor werkplekken van Ondersteunend personeel (30 tot 40 werkplekken) geldt dat ze uiterlijk vanaf het begin van leerjaar stabiel moeten werken. Vanaf die datum moet het voor alle medewerkers van OSGS mogelijk zijn locatie onafhankelijk te werken. 8. De primaire taak van opdrachtnemer is het voorzien in ICT dienstverlening, zodanig dat de in eis 1 genoemde doelstelling wordt gerealiseerd. Het inzetten van monitoring- en beheerstools van Opdrachtnemer is onderdeel van de opdracht voor beheer. 9. Het voorzien in een internet verbinding, een firewall en een virusscanner is onderdeel van de opdracht. Het moment van inzetten van de voorzieningen is afhankelijk van de afloop van de huidige verplichtingen. Hardware en software ten behoeve van de core router worden optioneel afgenomen. definitief Pagina 13 van 19

14 10. Internetverbinding, firewall, virusscanner en de core router dienen, hoewel ze bij Opdrachtnemer betrokken zullen worden, ook onafhankelijk van Opdrachtnemer beheerd en gecontracteerd te kunnen worden. 11. Het voorzien in hardware of, als alternatief daarvoor, services ten behoeve van de ICT dienstverlening en werkplekken worden optioneel bij Opdrachtnemer betrokken. Services die bij Opdrachtnemer worden gecontracteerd dienen ook onafhankelijk van Opdrachtnemer beheerd en gecontracteerd te kunnen worden. 12. De huidige hardware voor de infrastructuur wordt gehandhaafd tot end of life. 13. Het werkplekbeheer blijft in eigen beheer bij OSGS. De werkplekbeheerder beheert ook Office365 en de applicatie Topdesk. Gedurende 39 (school-)weken per jaar wordt de werkplekbeheerder van OSGS iedere woensdag vervangen door een medewerker opdrachtnemer. Gedurende 4 examenweken per jaar is een medewerker van opdrachtnemer gedurende vijf dagen per week aanwezig bij OSGS om ervoor te zorgen dat examens ongestoord kunnen plaatsvinden. OSGS bepaalt welke medewerker van opdrachtnemer geschikt is om ingezet te worden ten behoeve van OSGS. Indien OSGS oordeelt dat een ingezette medewerker niet (langer) geschikt is om te worden ingezet wordt de medewerker in overleg met OSGS vervangen. De in te zetten medewerker beschikt tenminste over actuele kennis op MBO4 niveau en dient in staat te zijn alle voorkomende problemen snel en adequaat te verhelpen. Waar nodig wordt de beheerder in dienst van OSGS ook buiten de opgegeven tijdvakken door de te contracteren dienstverlener vervangen. Het staat OSGS vrij de inzet van de vervangende werkplekbeheerder aan te passen. Aanpassingen van de inzet naar boven zijn mogelijk met een wachttijd van maximaal twee dagen. Verlaging van de inzet wordt geeffectueerd binnen twee weken. De in te zetten medewerker dient te beschikken over een Verklaring Omtrent het Gedrag die ziet op het uitvoeren van werkzaamheden in het onderwijs en de omgang met vertrouwelijke informatie. 14. De eerstelijns vragen worden in beginsel afgehandeld door de medewerker in dienst van OSGS (of diens vervanger), waar nodig wordt de medewerker (op afstand) ondersteund door de opdrachtnemer. In de tweede lijn is de opdrachtnemer verantwoordelijk voor het afhandelen van klachten, wensen, informatievragen en storingen. Het voorzien in een tweedelijns voorziening is onderdeel van de opdracht voor beheer. 15. Over het beheer dient steeds te worden afgestemd met OSGS. Indien veranderingen worden toegepast die invloed hebben op gebruikers gebeurt dat alleen na expliciete toestemming van OSGS. 16. Licenties, met uitzondering van die voor diensten die expliciet zijn uitgevraagd, vallen buiten de opdracht. 4.2 Vragen ten aanzien van de opdracht In deze paragraaf worden vragen gesteld waarop inschrijver een antwoord dient te geven. Antwoorden zullen worden beoordeeld als subgunningscriterium. Het gunningscriterium voor de aanbesteding is de Economisch Meest Voordelige Inschrijving. Naast de prijs wordt ook het antwoord op enkele vragen beoordeeld. Die vragen luiden: definitief Pagina 14 van 19

15 1. Hoe gaat inschrijver na opdracht (het beheer van de) de ICT omgeving op orde brengen zodat de problemen die zijn weergegeven in het rapport van Veltwerk worden weggenomen en zodat de doelstelling achter deze aanbesteding wordt gerealiseerd en wordt voldaan wordt aan alle gestelde eisen? OSGS wenst een plan te ontvangen waaruit blijkt dat problemen snel en adequaat worden opgelost, dat veiligheid zoveel mogelijk gewaarborgd wordt en waaruit blijkt dat de voorgestelde oplossingen een basis vormen voor adequaat beheer. Voor het antwoord op vraag 1 zijn maximaal vier leesbare enkelzijdige pagina`s A4 beschikbaar. 2. Hoe gaat inschrijver na opdracht de ICT dienstverlening vormgeven zodat voldaan wordt aan alle gestelde eisen en hoe worden de eisen vertaald naar prestatie indicatoren? OSGS wenst een plan te ontvangen waaruit duidelijk blijkt dat de dienstverlening leidt tot het meetbaar voldoen aan alle eisen en waaruit blijkt dat de communicatie en afstemming met OSGS geborgd zijn zodat verstoring van het onderwijs als gevolg van de dienstverlening wordt voorkomen. Voor het antwoord op vraag 2 zijn maximaal twee leesbare enkelzijdige pagina`s A4 beschikbaar. 3. Hoe gaat inschrijver aantonen dat OSGS voor optionele aanvullende leveringen en diensten steeds een scherpe prijs betaalt? OSGS wenst dat inschrijver aangeeft hoe wordt aangetoond en gegarandeerd dat voor aanvullende leveringen en diensten scherpe prijzen worden gehanteerd voor OSGS. Voor het antwoord op vraag 3 is maximaal één leesbare enkelzijdige pagina A4 beschikbaar. 4. Hoe gaat inschrijver aantonen dat de doelstellingen van OSGS rondom de ICT dienstverlening worden gerealiseerd en dat via het realiseren van prestatie indicatoren wordt voldaan aan alle gestelde eisen? OSGS wenst een duidelijk inzicht in de wijze waarop gemeten en gerapporteerd wordt en OSGS wenst een duidelijk inzicht welke acties ondernomen worden op het moment dat blijkt dat doelstellingen niet volledig worden gerealiseerd of dat niet aan alle eisen wordt voldaan. 4.3 Prijs Voor het antwoord op vraag 4 is maximaal één leesbare enkelzijdige pagina A4 beschikbaar. In deze paragraaf wordt aangegeven op welke wijze prijzen moeten worden ingediend. Voor het indienen van prijzen wordt inschrijver verwezen naar het prijzenblad. Inschrijver geeft de volgende prijzen op: Nr. Activiteit / dienst / levering Aard Te factureren Prijs 1 Op orde brengen ICT Eenmalig Na oplevering 2 Internetverbinding Maandelijks Per maand achteraf 3 Firewall Maandelijks Per maand achteraf 4 Virusscanner Maandelijks Per maand achteraf 5 Beheer ICT dienstverlening Maandelijks Per maand achteraf 6 Vervanging beheerder OSGS Uurtarief Per maand achteraf definitief Pagina 15 van 19

16 Alle op te geven prijzen zijn inclusief alle bijkomende kosten, maar exclusief BTW. De totale kosten per maand voor de activiteiten 2 tot en met 6 (vervanging beheerder OSGS op basis van 440 uur per jaar) mogen voor de locaties Zeist en Doorn maximaal per maand inclusief BTW bedragen. De prijs voor het op orde brengen van de ICT omgeving omvat alle componenten en diensten die daarvoor conform het plan beschreven in antwoord 1 noodzakelijk zijn. De prijs voor ICT dienstverlening omvat alle diensten die nodig zijn om het plan, zoals beschreven in het antwoord op de vragen 2 en 4, uit te voeren. Eenmaal per jaar kunnen de prijzen worden geïndexeerd. Basis voor indexatie is de consumenten prijsindex voor alle huishoudens 2006=100 van oktober van het voorafgaande jaar, uitgegeven door het CBS. Indexering vindt plaats na schriftelijke voorafgaande bekendmaking. Manipulatief inschrijven of aanpassen van het prijzenblad leidt tot uitsluiting. 4.4 Varianten Het indienen van varianten is niet toegestaan. Varianten worden niet beoordeeld. definitief Pagina 16 van 19

17 5. Beoordeling van inschrijvingen In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe inschrijvingen worden beoordeeld. 5.1 Toetsing aan de vormvereisten Tijdig ingediende inschrijvingen worden allereerst getoetst aan het voldoen aan de vormvereisten. Inschrijvingen die niet aan de vormvereisten voldoen worden uitgesloten van verdere beoordeling. 5.2 Voldoen aan de eisen ten aanzien van de opdracht Inschrijvingen die voldoen aan de vormvereisten worden getoetst op het voldoen aan de eisen ten aanzien van de opdracht. Inschrijver kan verklaren te voldoen aan de minimumeisen door het rechtsgeldig ondertekenen van de Uniforme Eigen Verklaring. 5.3 Beoordeling van antwoorden op vragen Van inschrijvingen die voldoen aan de eisen ten aanzien van de opdracht worden de antwoorden op de vragen beoordeeld. Dat gebeurt aan de hand van het vastgestelde beoordelingskader: Score 0 punten 1/4 van het maximaal te behalen aantal punten 2/4 van het maximaal te behalen aantal punten 3/4 van het maximaal te behalen aantal punten 4/4 van het maximaal te behalen aantal punten Kenmerken beantwoording De Inschrijver geeft geen antwoord op de vraag of geeft in zijn antwoord aan niet te voldoen aan de doelstellingen achter de vraag. De Inschrijver geeft in zijn antwoord deels invulling aan de doelstelling achter de vraag en uit het antwoord blijkt dat de Inschrijver daarop beperkingen inbrengt. De Inschrijver geeft invulling aan de doelstellingen achter de vraag en geeft hierbij geen nadere toelichting, óf de Inschrijver geeft invulling aan de doelstellingen achter de vraag en geeft hierbij een toelichting waaruit niet blijkt dat de Inschrijver meerwaarde biedt ten opzichte van de doelstellingen achter de vraag. Het antwoord van de Inschrijver geeft invulling aan de doelstellingen achter de vraag en de Inschrijver biedt daarbij, onder bepaalde omstandigheden of in bepaalde situaties, meerwaarde ten opzichte van de doelstelling achter de vraag. Het antwoord van de Inschrijver geeft invulling aan de doelstellingen achter de vraag en de Inschrijver biedt daarbij onder alle omstandigheden of in alle situaties meerwaarde ten opzichte van de doelstelling achter de vraag. De volgende aantallen punten zijn per vraag te halen: Vraag Maximaal aantal punten definitief Pagina 17 van 19

18 5.4 Beoordeling van de prijs Van inschrijvingen die voldoen aan de eisen ten aanzien van de opdracht worden de prijzen beoordeeld. Dat gebeurt aan de hand van het vastgestelde beoordelingskader. De prijs wordt beoordeeld via het onderstaande beoordelingskader: De prijs voor het op orde brengen van de ICT omgeving wordt opgeteld bij 48 periodes voor de overige elementen voor de prijs. De totaalprijs per inschrijver wordt beoordeeld. De inschrijver met de laagste totaalprijs ontvangt 30 punten voor het subgunningscriterium prijs. Het aantal punten voor overige inschrijvers wordt daarvan afgeleid middels de formule: Laagste prijs / prijs inschrijver * Rangschikking Na beoordeling van de antwoorden en de prijs worden de drie tot dan toe best scorende inschrijvers uitgenodigd de antwoorden op de vragen te presenteren. Er mag tijdens de presentatie geen nieuwe informatie worden gegeven. Voor de presentatie zijn per inschrijver 45 minuten beschikbaar. Tijdens de presentatie worden mogelijk verduidelijkingsvragen gesteld. De presentatie heeft tot doel na te gaan of de antwoorden juist zijn geïnterpreteerd door de beoordelaars. De presentatie wordt niet beoordeeld. De scores voor kwaliteit, gebaseerd op de antwoorden op de vragen en de score voor prijs worden bij elkaar geteld. De inschrijvingen worden gerangschikt, waarbij de inschrijver met het hoogste aantal punten voor prijs en kwaliteit op de eerste plaats staat. Wanneer er twee inschrijvers op de eerste plaats belanden, wordt opdracht gegund aan de inschrijver met de hoogste score voor kwaliteit. Wanneer beide inschrijvers hetzelfde puntenaantal voor kwaliteit behaald hebben, zal de winnende partij bepaald worden door middel van loting. definitief Pagina 18 van 19

19 6. Vervolg Nadat inschrijvingen op basis van de scores voor prijs en kwaliteit gerangschikt zijn, wordt aan de winnende inschrijver een gunningsbericht verstuurd. Tegelijkertijd ontvangen overige inschrijvers een bericht van afwijzing. In de afwijzing wordt aangegeven aan welke inschrijver de opdracht wordt gegund en wat de verschillen zijn tussen de winnende inschrijving en de inschrijving van de afgewezen inschrijver. Na ontvangst van een afwijzingsbrief kan een afgewezen inschrijver bezwaar aantekenen. Dat dient te gebeuren voor afloop van de in de planning van deze aanbesteding standstill termijn. Inschrijver kan bezwaar maken door het starten van een kort geding bij de Rechtbank te Utrecht. De inschrijving van de als eerste gerangschikte inschrijver wordt tijdens de standstill periode geverifieerd. Indien onomstotelijk vast komt te staan dat aan alle vereisten is voldaan wordt, indien bezwaar van afgewezen inschrijvers uitblijft, de overeenkomst getekend na afloop van de standstill termijn. Indien blijkt dat niet aan alle vereisten wordt voldaan wordt de inschrijving van de tot dan toe als eerste gerangschikte inschrijver uitgesloten. Vervolgens worden de overgebleven inschrijvingen opnieuw gerangschikt en worden aangepaste gunnings- en afwijzingsbrieven verzonden waarin wordt bekend gemaakt dat de op dat moment als eerste gerangschikte inschrijver de opdracht krijgt gegund. De standstill termijn gaat op dat moment opnieuw in. Indien een inschrijver bezwaren heeft tegen de bekendgemaakte voorgenomen gunningsbeslissing, dient de inschrijver hiertegen op te komen binnen 20 kalenderdagen na bekendmaking door betekening van een kort geding. Eerder genoemde termijn is een vervaltermijn hetgeen betekent dat indien inschrijver/gegadigde na ommekomst van deze termijn zijn rechten heeft verwerkt tot het instellen, al dan niet in een bodemprocedure van een vordering tot schadevergoeding. Na afronding van de procedure zal aanbestedende dienst een procesverbaal van gunning opstellen. definitief Pagina 19 van 19