Reglement van orde van de rekenkamercommissie Lingewaal

Transcriptie

1 Reglement van orde van de rekenkamercommissie Lingewaal De rekenkamercommissie van de gemeente Lingewaal vindt het belangrijk om op een transparante wijze te opereren. Daarom hebben wij onze werkwijze uiteengezet in dit document. Met het opstellen van dit document geven we invulling aan de verplichting uit de Verordening op de rekenkamercommissie d.d. 1 mei 2005 om een reglement van orde op te stellen. Dit reglement vervangt daarmee het reglement en onderzoeksprotocol d.d. 30 januari Onze werkwijze is mede bepaald door de missie die de we voor onszelf hebben geformuleerd. Deze missie luidt: De rekenkamercommissie Lingewaal wil een bijdrage leveren aan de kwaliteit van het gemeentelijk bestuur en de verantwoording daarover. Wij analyseren en beoordelen daartoe de beleidsvorming en uitvoering en rapporteren daarover aan de gemeenteraad. Met onze analyse willen wij het inzicht van de raad, college, organisatie, burgers, instellingen en bedrijven in de beleidsvorming en uitvoering vergroten. We zijn onafhankelijk en durven daarom te beoordelen en een duidelijk standpunt in te nemen. Daarmee willen we de politieke discussie voeden, hoewel we ons in die discussie zelf nooit zullen mengen. In onze werkwijze zijn we transparant en voor iedereen benaderbaar. In het vervolg van dit reglement geven we aan hoe we in de praktijk invulling geven aan deze missie. Achtereenvolgens gaan we in op de rolverdeling, de uitvoering van onze werkzaamheden, transparantie en de benaderbaarheid van de rekenkamercommissie. 1.1 / Rolverdeling De rekenkamercommissie bestaat uit vier leden, waarvan één de voorzitter is. Drie leden zijn afkomstig uit de raad en de voorzitter is (zoals dat heet) extern. Gezamenlijk zijn wij verantwoordelijk voor het plannen en uitvoeren van onderzoek en alle activiteiten die met die kernactiviteit samenhangen. De voorzitter heeft enkele speciale aandachtsgebieden. Dit zijn: / het bewaken van een onafhankelijke opstelling in het spreken en handelen van de rekenkamercommissie; / het voorzitten van de vergaderingen; / het onderhouden van de relatie met raad en college; / het aansturen van de ambtelijk secretaris en onderzoekers; / het ondertekenen van documenten die de rekenkamercommissie verstuurd. De Verordening voorziet in een plaatsvervangend voorzitter. Dit is het langstzittende lid van de rekenkamercommissie of (als dat geen onderscheidend criterium is) het oudste lid in leeftijd. In onze besluitvorming streven we naar uniformiteit. Als unanimiteit niet mogelijk blijkt, besluiten we bij meerderheid van stemmen. Als de stemmen staken is de stem van de voorzitter doorslaggevend. De rekenkamercommissie wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris. Wij streven er vanuit efficiëntieoverwegingen naar om de rol van ambtelijk secretaris te laten samenvallen met die van projectleider van het belangrijkste onderzoek dat we dat jaar uitvoeren. De ambtelijk secretaris is adviseur van de rekenkamercommissie en houdt de besluitenlijst bij. De voorzitter en de ambtelijk secretaris stemmen onderling af wie in welke gevallen het eerste aanspreekpunt van de rekenkamercommissie is. 1.2 / Analyseren en beoordelen Het analyseren en beoordelen van de beleidsvorming en uitvoering door de gemeente is onze kerntaak. Gelet op de hoeveelheid aandachtspunten die hierbij van belang zijn, hebben we in deze paragraaf een onderverdeling gemaakt in de diverse stappen die bij de voorbereiding, communicatie, uitvoering en afronding van onderzoek aan de orde zijn. Uitgangspunt is dat we ieder jaar één onderzoek uitvoeren. We streven er daarbij naar om het onderzoek in de eerste helft van het jaar af te ronden, zodat de raad in het najaar over het onderzoeksrapport kan besluiten. 1

2 1.2 a / Onderwerpinventarisatie De rekenkamercommissie hanteert een groslijst met onderzoeksonderwerpen. Alle onderwerpen die in de loop van het jaar door de rekenkamerleden zelf of anderen worden aangedragen plaatsen we op deze groslijst. Indieners krijgen hiervan geen bevestiging. 1 Op momenten dat de groslijst slechts enkele onderwerpen bevat, gaan we aan de hand van een analyse van bijvoorbeeld programmabegroting, jaarstukken en beleidsnota s na welke onderwerpen nog meer voor een onderzoek in aanmerking komen. 1.2 b / Onderwerpselectie De rekenkamercommissie bepaalt zelf welke onderwerpen van de groslijst ze gaat onderzoeken. Om dit op een transparante wijze te kunnen doen, hanteren we een aantal selectiecriteria. Naarmate een onderzoeksonderwerp aan meer selectiecriteria voldoet, komt het eerder voor een onderzoek in aanmerking. De selectiecriteria zijn: / het onderzoek betreft door de raad te beïnvloeden beleid; / het onderwerp is van groot politiek, maatschappelijk of financieel belang; / de resultaten moeten communiceerbaar zijn naar burgers, instellingen en/of bedrijven; / er is beredeneerde twijfel aan de effectiviteit, efficiëntie en/of rechtmatigheid van de gemeentelijke prestaties op dit onderwerp; / het onderwerp heeft een herhalingsrisico (bijvoorbeeld een cyclisch karakter); / het ligt niet voor de hand of is niet aan de orde dat een ander onderzoeksorgaan (raad, college, accountant, provincie) het onderwerp onderzoekt; / er is sprake van een evenwichtige spreiding over de gemeentelijke beleidsvelden in opeenvolgende onderzoeken. Bij de onderwerpskeuze en onderzoeksuitvoering houden we bovendien zoveel mogelijk rekening met onderzoeken die de externe accountant instelt en de onderzoeken die op grond van artikel 213a van de Gemeentewet in opdracht van het college van burgemeester en wethouders worden uitgevoerd. De rekenkamercommissie selecteert het onderwerp dat het meest aan de criteria voldoet. Indien meerdere onderwerpen in gelijke mate aan de criteria voldoen geeft de voorkeur van de leden de doorslag. 1.2 c / Opstellen onderzoeksopzet De rekenkamercommissie stelt voor ieder geselecteerd onderzoeksonderwerp een onderzoeksopzet vast. Deze onderzoeksopzet bevat minimaal de volgende onderdelen: / aanleiding voor het gekozen onderwerp; / visie op het gekozen onderwerp; / de doelstelling van het onderzoek; / de vraagstelling van het onderzoek; / een beschrijving van de onderzoeksfasering en methoden; / een omschrijving van de gewenste medewerking van de ambtelijke organisatie; / een tijdsplanning; / een concept-toetsingskader. We publiceren de onderzoeksopzet op de website van de rekenkamercommissie. 1 Dit geldt niet voor officiële verzoekonderzoeken van de raad. In die gevallen voorziet art. 7.3 van de verordening er in dat de rekenkamercommissie de raad binnen een maand laat weten in hoeverre de rekenkamercommissie aan het verzoek van de raad zal voldoen. Overigens kunnen indieners in het jaarplan van de rekenkamercommissie zien hoe wij hun suggestie hebben beoordeeld. 2

3 1.2 d / Opstellen jaarplan (Een verkorte versie van) de onderzoeksopzet maakt deel uit van het jaarplan dat de rekenkamercommissie ieder jaar naar de raad stuurt. De raad ontvangt het jaarplan uiterlijk 1 november voorafgaand aan het jaar waarop het jaarplan betrekking heeft. 2 Naast de onderzoeksopzet bevat het jaarplan ook: / informatie over (wijzigingen in) de samenstelling van de rekenkamercommissie / een schematisch overzicht en toelichting op de mate waarin de onderwerpen op de groslijst aan de selectiecriteria voldoen; / een begroting; / de contactgegevens van de rekenkamercommissie. We publiceren het jaarplan op de website van de rekenkamercommissie. 1.2 e / Opstellen jaarverslag De rekenkamercommissie stelt elk jaar voor 1 april een kort verslag op van haar werkzaamheden over het voorgaande jaar. In dit verslag verantwoorden we ons over de onderzoeksuitvoering. Daarnaast rapporteren we over mogelijke verbeteringen in onze werkwijze. We stellen het jaarverslag vast in een commissievergadering. Na vaststelling bieden we het rapport aan de gemeenteraad aan en publiceren we het op onze pagina van de gemeentelijke website. 1.2 f / Onderzoeksproces De rekenkamercommissie start na kennisgeving van de onderzoeksopzet ieder onderzoek met een startgesprek met sleutelfiguren uit de ambtelijke organisatie (gemeentesecretaris, afdelingshoofd, beoogd contactpersoon vanuit de organisatie), zodat overeenstemming bestaat over de wijze waarop en de planning waarbinnen wij het onderzoek willen uitvoeren. Bij dit gesprek zijn ook de onderzoekers die het onderzoek uitvoeren aanwezig. In deze startbijeenkomst maken de onderzoekers werkafspraken over het opvragen van dossiers en het plannen van interviews. Na het startgesprek volgt de onderzoeksuitvoering. Hiervoor kunnen verschillende onderzoeksmethoden worden gebruikt zoals documentanalyses en interviews. De leden, voorzitter, ambtelijk secretaris/onderzoeker en de door de commissie aangewezen deskundigen maken alleen gebruik van de informatie die zij op transparante wijze hebben verkregen. In het geval van interviews stellen de onderzoekers altijd een gespreksverslag op wat ter accordering wordt voorgelegd aan de geïnterviewde(n). Daarnaast hanteren de onderzoekers de volgende kwaliteitseisen: / Objectiviteit: we laten ons niet door eigen gevoel of voorkeur beïnvloeden; / Onderbouwing: de onderzoeksresultaten worden ondersteund door verifieerbare en eenduidige feiten; / Controleerbaarheid: de onderzoeksresultaten kunnen door anderen worden nagegaan op juistheid; / Zorgvuldigheid: de onderzoekers volgen de onderzoeksopzet, de verordening en dit reglement van orde; / Onafhankelijkheid: we doen ons werk zonder last of ruggespraak; / Doelmatigheid: de onderzoekers streven naar efficiëntie en een doelgerichte uitvoering van onderzoek; / Bruikbaarheid: we presenteren de bevindingen helder en bondig. De bevindingen rapporteren we in een Nota van Bevindingen. Deze Nota leggen we voor aan de ambtelijke organisatie voor wederhoor. De organisatie krijgt minimaal twee weken om de feiten te verifiëren. Indien in de Nota onjuistheden zijn aangetroffen, dan passen de onderzoekers de nota aan. Op basis van de feitelijk correcte Nota van Bevindingen stellen de onderzoekers de conclusies en aanbevelingen op in de Bestuurlijke Nota. Het college wordt gevraagd om bestuurlijk wederhoor. Het college kan binnen twee weken reageren op de Bestuurlijke Nota. Deze reactie kan worden toegevoegd aan het rapport. De rekenkamercommissie kan ervoor kiezen een nawoord op te nemen in het rapport. 2 Voor het jaarplan van 2011 heeft toezending later plaatsgevonden vanwege de wisseling van leden van de rekenkamercommissie. 3

4 Tot slot bieden we het rapport aan de raad aan. Aanvullend daarop zijn we graag bereid een presentatie te verzorgen. We plaatsen het rapport op de website van de rekenkamercommissie Lingewaal. 1.2 g / Vergaderingen We vergaderen ad hoc op momenten die in onderling overleg worden vastgesteld. In ieder geval bij vaststelling van de onderstaande documenten vindt overleg plaats: / concept onderzoeksprogramma; / onderzoeksopzet; / onderdelen concept rapport; / eindrapport inclusief conclusies en aanbevelingen. Wanneer op andere momenten overleg nodig wordt geacht door de voorzitter of ten minste twee leden, dan plannen we een vergadering. 1.3 / Transparant zijn Juist omdat de rekenkamer vanuit haar beoordelende rol soms kritisch kan zijn op het handelen van raad, college en organisatie, vinden we het belangrijk om zelf van onbesproken gedrag te zijn. Integriteit is daarom een belangrijk aandachtspunt voor ons. Onze uitgangssituatie is dat we er op vertrouwen dat alle afzonderlijke leden van de rekenkamercommissie integer zijn en handelen. Als we daaraan beginnen te twijfelen spreken we elkaar daar op aan. Een specifiek aandachtspunt is dat we elkaar scherp houden als het gaat om het bedrijven van politiek in de rekenkamercommissie. De voorzitter heeft bij het signaleren en bespreekbaar maken daarvan een bijzondere taak. Als basale norm voor de overheid hanteren wij dat de besluitvorming navolgbaar tot stand moet zijn gekomen. Die norm verklaren we ook op onszelf van toepassing. Daarom werken we iedere vergadering met een agenda en een besluitenlijst. Ook archiveren we de belangrijkste documenten waarmee we werken, te weten: / Agenda s en besluitenlijsten van vergaderingen; / Jaarplannen en jaarverslagen; / Correspondentie met de raad en/of het college; / Interviewverslagen; / Onderzoeksrapporten; / Ambtelijke en bestuurlijke reacties op onderzoeksrapporten; / Persberichten. De missie, functie en samenstelling en dit Reglement van Orde maken we openbaar toegankelijk via de website van de rekenkamercommissie Lingewaal. 1.4 / Benaderbaar zijn Hoewel we een toegevoegde waarde willen bieden voor zowel raad, college, organisatie, burgers, instellingen als bedrijven en voor iedereen benaderbaar willen zijn, ligt de focus voor ons op de raad. De raad heeft ons immers benoemd en ook wettelijk gezien zijn we een instrument ten dienste van de raad. Onze benaderbaarheid betekent dan ook vooral dat we vindbaar willen zijn. Door contactinformatie op te nemen in onze jaarplannen en jaarverslagen en via een gedeelte op de gemeentelijk website willen we dat diegenen die dat willen contact met ons op kunnen nemen. Zelf zijn we er terughoudend in om zelf contact met anderen op te nemen, omdat we onze tijd zoveel mogelijk willen besteden aan onze kerntaak: de uitvoering van het gemeentelijk beleid analyseren en beoordelen. Aangezien we nauw samenwerken met raad, college en organisatie mogen zij er wel van uit gaan dat we af en toe ons gezicht laten zien. Met de raad onderhouden we contact door: / aanwezig te zijn bij raadsvergaderingen waar de rekenkamercommissie ter sprake komt; / de raad als geheel en afzonderlijke fracties uit te nodigen suggesties te doen voor onderzoeksonderwerpen; 4

5 / een toelichting te geven op onze onderzoeksrapporten; / onze (onderzoeks)plannen voorafgaand aan ieder kalenderjaar aan de raad kenbaar te maken en achteraf over de realisatie daarvan te verantwoorden. Het college mag van ons verwachten dat we hen voorafgaand aan de openbaarmaking van onderzoeksrapporten in de gelegenheid stellen om een standpunt te bepalen ten aanzien van de conclusies en aanbevelingen van het rapport. Met de organisatie overleggen we standaard bij de start van een onderzoek en bij het bespreken van de ambtelijke reactie op de nota van bevindingen. Daarnaast kunnen we om een afstemmingsmoment vragen in het kader van een vooronderzoek of onderwerpverkenning, of in het kader van afstemming van de diverse onderzoeksfuncties (rekenkamercommissie, 213a-onderzoek en accountant). We behouden ons voor om beargumenteerd van dit reglement van orde af te wijken, als dit naar onze mening de kwaliteit van ons werk of een efficiënte uitvoering daarvan ten goede komt en voldoende recht blijft doen aan de belangen van andere betrokken actoren. Van wijzingen in dit reglement stellen we de gemeenteraad op de hoogte. Aldus vastgesteld in de vergadering van de rekenkamercommissie van de gemeente Lingewaal van 18 februari De voorzitter, De secretaris (wnd.), dhr. drs. C. van Dijk mevr. S.E.M. Bruins MA MSc 5