Handboek Grootschalige evenementen. Handreiking bij het organiseren van uw evenement

Transcriptie

1 Handboek Grootschalige evenementen Handreiking bij het organiseren van uw evenement

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Inhoudsopgave 2 Inleiding 5 Deel I : De vergunningaanvraag Vergunningaanvraag Algemeen Vergunning en aanvraagtermijn Aandachtspunten Extra politie-inzet vereist Tijdelijke vrijstelling bestemmingsplan Faciliteiten gemeente Dranghekken Evenementenvuilcontainers Muziekkiosk Water- en elektriciteitsvoorzieningen 9 Deel II : Voorschriften en aandachtspunten Openbare orde en veiligheid Openbare orde Crowdmanagement en crowdcontrol Crowdmanagement Crowdcontrol Bewaking/beveiliging Toegangscontrole Brandveiligheid Bereikbaarheid hulpdiensten Vluchtwegen Extreme weersomstandigheden Calamiteiten tijdens evenementen Veiligheidsplan Verkeer, vervoer en bereikbaarheid Bereikbaarheid Mobiliteitsplan Verkeersmaatregelen Gezondheid en hygiëne Geneeskundige inzet Calamiteiten Drinkwatervoorzieningen Sanitaire voorzieningen Voedselveiligheid 22 2

3 Inhoudsopgave 2.4 Milieu en geluid Afval Bodem en groen Energie en veiligheid Water Geluid en geluidshinder Podia en tenten Drank en horeca Bijzondere activiteiten Vuurwerk Evenementen op of nabij het water Sportevenement Kermisattracties Communicatie Informatie aan bewoners/bedrijven Communicatie aan bezoekers Klachten Financiën Subsidie Schade Doorberekening gemeentelijke kosten Verzekering Evaluatie 34 Deel III : Algemeen Evenement en evenementenvergunning Wat is een evenement? Categorie-indeling evenementen Vergunningverlening Wanneer moet ik een evenementenvergunning aanvragen? Vergunningvrije evenementen De vergunningaanvraag Aanvraagtermijn Op tijd indienen van de aanvragen Onvolledige aanvragen Adviesaanvraag Evenementencommissie Toetsingsgronden van een evenementenvergunning Bekendmaking Bezwaar- en beroepsmogelijkheden Andere vergunningen dan een evenementenvergunning 42 3

4 Inhoudsopgave 3.3 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Voorschriften in de evenementenvergunning Openbare orde Gezondheid en hygiëne Bereikbaarheid en brandveiligheid Verloop van het evenement Handhaving 46 Bijlagen 47 I. Voorbeeld veiligheidsplan 48 II. Benodigde materialen ten behoeve van EHBO 58 III. Algemene richtlijnen legionellapreventie 59 IV. Schema evenementen 61 V. Hygiëneverordening 62 VI. Extreme hitte bij evenementen 63 4

5 Inleiding In Etten-Leur vinden jaarlijks diverse aan evenementen plaats. Het gemeentebestuur staat positief tegenover het houden van evenementen waarbij een breed publiek betrokken is. Evenementen zorgen voor een afwisselend cultureel aanbod en verhogen de betrokkenheid van de inwoners bij de stad. Etten-Leur kent helaas ook enkele beperkingen. De inrichting van het centrum met zijn soms smalle straten en winkels en woningen in de buurt van evenementenlocaties heeft consequenties voor bijvoorbeeld het toegestane geluidsniveau of het bezoekersaantal. Daarnaast is het onwenselijk dat door stremming van het verkeer delen van de gemeente onbereikbaar zijn: overlast voor inwoners, winkels en bedrijven kan niet ongelimiteerd plaatsvinden. Ook zijn er natuurlijk grenzen aan de inzet van gemeentelijke diensten en de politie. Om een evenement veilig te laten verlopen en om de overlast voor omwonenden zo beperkt mogelijk te houden, moet een evenement daarom aan een aantal regels voldoen. In de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) is bepaald dat voor het houden van een voor publiek toegankelijk evenement een vergunning vereist is. Het maakt daarbij niet uit of dat evenement binnen of buiten wordt gehouden. In de APV is bepaald aan welke randvoorwaarden de organisator moet voldoen en met welke beperkingen hij rekening moet houden. Voordat de burgemeester besluit om wel of geen vergunning af te geven, laat hij zich door verschillende partijen adviseren en weegt hij de diverse - soms tegenstrijdige - belangen tegen elkaar af. Voor welke evenementen moet in Etten-Leur een vergunning worden aangevraagd? Aan welke voorwaarden moet een vergunningaanvraag voldoen? Zijn de podia veilig opgebouwd, en wie controleert dat? Hoe hard mag de muziek aan staan? Hoeveel EHBO-ers moet je inschakelen? Wie informeert de bewoners? Wat staat er in een veiligheidsplan? Mag ik vuurwerk afsteken tijdens mijn evenement? Wie geeft daar toestemming voor? Het doel van dit evenementenhandboek is om op dergelijke vragen antwoord te geven en voor de organisatoren van evenementen duidelijk te maken onder welke voorwaarden een evenement in Etten-Leur kan plaatsvinden. Het draagt bij aan een soepel verloop van de vergunningaanvraag, een efficiënte samenwerking tussen de betrokken partijen en daarmee aan een veilig en ongestoord verloop van het evenement. Het evenementenhandboek is opgebouwd uit drie delen. In het eerste deel, de vergunningaanvraag, staat kort beschreven hoe u een vergunning aanvraagt en met welke termijnen u rekening moet houden. Het tweede deel bevat de voorschriften, eisen en aandachtspunten waar u als organisator rekening mee moet houden. U kunt dit deel gebruiken bij het organiseren van uw evenement of als toelichting bij het aanvraagformulier. In het derde deel tot slot worden de algemene aspecten van de vergunningverlening beschreven. Dit deel kunt u lezen als u geïnteresseerd bent in de algemene regelgeving over evenementen. 5

6 Deel I De vergunningaanvraag 6

7 Deel I: De vergunningaanvraag 1.1 Vergunningaanvraag Algemeen Dit handboek Grootschalige evenementen is geschreven als toelichting bij het aanvraagformulier voor evenementen als u een vergunning aanvraagt voor een grootschalig evenement. Als u zo n evenement wilt organiseren is dit een handig hulpmiddel. In Etten-Leur zijn twee categorieën evenementen: standaardevenementen en grootschalige evenementen. Voor elk van deze twee verschillende categorieën evenementen is een afzonderlijk handboek gemaakt. Daarnaast is er een aparte brochure voor buurtfeesten. Als u twijfelt of uw evenement valt onder een grootschalig evenement kunt het best contact opnemen met de afdeling Vergunning en Handhaving om hierover uitsluitsel te krijgen Vergunning en aanvraagtermijn Als u een grootschalig evenement organiseert, moet u hiervoor een vergunning aanvragen. De aanvraag voor de vergunning moet u schriftelijk indienen. Hiervoor kunt u gebruik maken van een standaardaanvraagformulier evenementen wat is ingesloten. Mocht het formulier ontbreken, dan kunt u dit telefonisch opvragen (tel: ) of ophalen aan de centrale receptiebalie in het Stadskantoor. Downloaden vanaf de gemeentelijke website: > Product & dienst > Evenementen is ook mogelijk. De vergunning voor een standaardevenement kan tot maximaal acht weken voor het plaatsvinden van het evenement worden aangevraagd. Let u er op dat eventuele verklaringen en plattegronden die bij de vergunningaanvraag horen, worden meegestuurd. Als deze gegevens ontbreken kunnen wij uw aanvraag niet in behandeling nemen. Het aanvraagformulier kunt u per post versturen naar: Gemeente Etten-Leur, Afdeling Vergunning en Handhaving, Postbus , 4870 GA Etten-Leur. U kunt het formulier ook persoonlijk inleveren bij de centrale receptiebalie in het Stadskantoor. Als u uw aanvraag op tijd heeft ingediend en uw aanvraag volledig is, dan wordt u uiterlijk acht weken na het indienen van uw aanvraag, maar minimaal twee weken vóór het plaatsvinden van uw evenement, geïnformeerd over de beslissing op uw aanvraag. Als u vragen over het evenement dat u wilt organiseren, is de afdeling Vergunning en Handhaving voor u het aanspreekpunt, telefoonnummer

8 Deel I: De vergunningaanvraag Aandachtspunten Extra politie-inzet vereist Het kan zijn dat voor uw evenement extra politie-inzet vereist is. In dat geval is het noodzakelijk dat u tot maximaal 1 januari voorafgaand aan het evenement, maar minimaal vier maanden vóór de datum dat het evenement plaatsvindt, een aanvraag tot extra politie-inzet kenbaar maakt. Dit doet u bij de afdeling Vergunning en Handhaving ( ) Tijdelijke vrijstelling bestemmingsplan Als u een evenement wilt organiseren op een bepaalde locatie en het evenement is in strijd met het bestemmingsplan voor die locatie, heeft u een tijdelijke vrijstelling van het bestemmingsplan nodig. Een verzoek om een tijdelijke vrijstelling van het bestemmingsplan kunt u indienen bij de afdeling Vergunning en Handhaving. Als u een evenement organiseert in het centrum van Etten-Leur, op één van de evenemententerreinen van de gemeente of op een andere locatie, waar vaker evenementen worden georganiseerd, kunt u er vanuit gaan dat dit past binnen het bestemmingsplan. Wanneer u een bijzonder evenement in het buitengebied organiseert, kunt het best vooraf bij de afdeling Vergunning en Handhaving informeren of het evenement niet strijdig is met het bestemmingsplan (tel: ). 8

9 Deel I: De vergunningaanvraag 1.2 Faciliteiten gemeente Dranghekken Als u een evenement organiseert binnen de gemeente Etten-Leur kunt u gratis gebruik maken van de dranghekken van de gemeente. U kunt de dranghekken zelf bij de gemeente afhalen of door de gemeente laten brengen en halen. In dat laatste geval worden de kosten van het halen en brengen bij u in rekening gebracht. Als u gebruik wenst te maken van de dranghekken, kunt u dit op uw aanvraagformulier aangeven. Er wordt wel van u verwacht dat u de dranghekken in goede staat terugbezorgt Evenementenvuilcontainers U kunt bij de gemeente zogenaamde evenementenvuilcontainers huren. Bij de prijs van deze containers zit ook de stortprijs inbegrepen. U kunt de evenementenvuilcontainers zelf afhalen en brengen of u kunt de evenementenvuilcontainers laten plaatsen. In dat laatste geval worden, naast de vaste huurprijs voor de evenementencontainers, ook de kosten van het brengen en het terug ophalen in rekening gebracht. Als u gebruik wenst te maken van de evenementenvuilcontainers, kunt u dit op uw aanvraagformulier aangeven Muziekkiosk Als u een evenement organiseert binnen de gemeente Etten-Leur, kunt u de mobiele muziekkiosk van de gemeente huren. De muziekkiosk is een achthoekig podium met een dak. Als u de kiosk wilt huren, kunt u dat aangeven op uw aanvraagformulier voor de evenementenvergunning. Voor meer informatie over het huren van de muziekkiosk kunt u contact opnemen met de afdeling Publieks- en Wijkzaken, tel: Water- en elektriciteitsvoorzieningen Bij de meeste evenemententerreinen in de gemeente Etten-Leur zijn voorzieningen aanwezig voor elektra en water. U kunt hier tegen een vergoeding gebruik van maken. Daar waar de voorzieningen niet aanwezig zijn, moet u hier zelf voor zorgen. Tabel 1: overzicht gemeentelijke evenemententerreinen met aanwezige voorzieningen Evenemententerrein Brabantpark Raadhuisplein/Marktplein Oderkerkpark Van Bergenplein/Geerkade Voorzieningen Water + elektriciteit Elektriciteit Water + elektriciteit Water + elektriciteit 9

10 Deel II Voorschriften en aandachtspunten 10

11 Deel II : Voorschriften en aandachtspunten 2.1 Openbare orde en veiligheid Openbare orde Het bewaken van de orde en veiligheid op en rond het evenemententerrein is in eerste instantie de verantwoordelijkheid van de organisatie zelf. De politie is in beginsel terughoudend in haar optreden tijdens evenementen. Dit betekent dat u zelf een inschatting moet maken van het risico en de omvang van het evenement en hierop de begeleiding moet afstemming. U moet dus zelf zorgen voor voldoende verkeersregelaars, stewards en/of bewaking. Bij grootschalige evenementen is vaak naast het bevoegde beveiligingspersoneel van de evenementenorganisatie ook (extra) inzet van politie nodig om de orde op en rond het evenemententerrein te bewaken en hulp te verlenen aan het publiek 1. Extra politie-inzet (meer dan vier medewerkers) komt uit het district en wordt ingepland. Daarom moet een aanvraag tot extra politie-inzet vóór 1 januari voorafgaande aan het evenement, doch minimaal vier maanden vóór het plaatsvinden van het evenement, kenbaar worden gemaakt bij de afdeling Vergunning en Handhaving van de gemeente Etten-Leur. De vergunning dient minimaal twaalf weken voor het evenement te worden aangevraagd Crowdmanagement en crowdcontrol Een te hoge publieksdichtheid bij een evenement brengt een verhoogde kans op incidenten met zich mee. Daarom wordt van u verwacht dat u in de voorbereiding van het evenement een schatting maakt van het verwachte aantal bezoekers. Aan de hand van deze schatting kunt u als organisator maatregelen treffen. Ook is het van belang een publieksprofiel te maken, om de risico s in te schatten. Daarbij wordt bijvoorbeeld aandacht besteed aan het soort mensen (bijvoorbeeld housepartygangers, ouden van dagen of theaterpubliek), leeftijd, percentage mannen en vrouwen en animositeit. De politie heeft veel kennis en ervaring in de omgang met grote mensenmassa s en verkeersstromen en adviseert daarom vaak bij evenementen Crowdmanagement Crowdmanagement is de systematische planning voor, en supervisie over de ordelijke verplaatsing en verzameling van personen. Hiervoor moet duidelijkheid bestaan over de toegankelijkheid van het evenement (is het afgeschermd of niet), de mate van planning (is het vooraf of spontaan georganiseerd), de focus (één evenement of meerdere tegelijk), de locatie (aan de rand van de stad, bij een woonkern etc), de gesteldheid van het terrein (verharde of onverharde grond) en de aard van het crowdmanagement. Crowdmanagement is met name voor grootschalige evenementen van belang. 1 Vanwege deze brede taak is de politie betrokken bij bijna alle facetten van het evenement: verkeer en vervoer, keuze van de locatie, inrichting van het terrein, calamiteiten, toegangscontrole, beveiliging, communicatie. 11

12 Deel II : Voorschriften en aandachtspunten Bij crowdmanagement wordt onder meer aandacht besteed aan onderstaande, nauw met elkaar samenhangende, punten: Toestroom/aankomst van de bezoekers: Het is van belang dat de bezoekers gespreid naar het evenement komen, om te voorkomen dat er grote opstoppingen rondom het evenemententerrein ontstaan. De spreiding wordt bevorderd als er voorafgaand aan het evenement al vermaak is, bijvoorbeeld door een voorprogramma of de mogelijkheid er tevoren te kunnen eten of drinken. Wel kunnen de aanvullende evenementen extra bezoekersstromen op gang brengen. De aankomst van veel bezoekers kan voorspeld worden aan de hand van de tijden van openbaar vervoer. Vertrek van de bezoekers Om opstoppingen bij de uitgang of in het openbaar vervoer te voorkomen, moet natuurlijk ook aandacht besteed worden aan het gespreide vertrek van de bezoekers. Dit kan men bereiken door niet ineens alle activiteit te stoppen, maar de entertainment geleidelijk af te bouwen, bijvoorbeeld door enkele bars open te laten en nog korte tijd muziek te spelen. Spreiding van de bezoekers over het terrein Door van tevoren een goede indeling te maken van de diverse activiteiten op het evenemententerrein (bv. spreiding podia, bars, toiletten etc) en duidelijk aan te geven hoe de bezoekers overal kunnen komen, kunnen zich verdringende mensenmassa s voorkomen worden. Als er geen routeaanwijzingen zijn gegeven, zullen mensen naar de menigte toe trekken. Voorkomen van overcrowding Overcrowding en daarmee het gevaar van verdrukking en vertrapping zijn gerelateerd aan de dichtheid van de menigte op een (deel van de) locatie. Het is daarom van belang per locatie een maximaal gewenste publieksdichtheid te benoemen. Dit percentage zal onder meer afhangen van het soort evenement, de grootte en de aard van de locatie (een hellend terrein moet bijvoorbeeld minder dichtbevolkt worden dan een vlak terrein) en van het aantal toegangswegen. Rekening moet ook worden gehouden met concentraties van de menigte op deellocaties van het terrein. Om overcrowding te voorkomen kunt u maatregelen nemen om minder mensen tot het gebied toe te laten, de stromen binnen het gebied te managen en de uitstroom te bevorderen. Vanaf elke plaats op het terrein moet het voor het publiek duidelijk zijn hoe ze het terrein kan verlaten. Creëren van loop- en noodroutes De routes naar de diverse activiteiten moeten minimaal zeven meter breed zijn, zodat er naast grote stromen bezoekers ook hulp- en nooddiensten langs kunnen. Het spreekt voor zich dat deze goed bewegwijzerd moeten zijn en er op de looproutes geen obstakels als podia of tappunten staan. Op looproutes moet de publieksdichtheid niet meer zijn dan zeventig procent. Het werkt deëscalerend als de massa kan blijven lopen: het geeft een geruststellend idee weg te kunnen. Met videoregistratie kan de publieksdichtheid vastgesteld worden. 12

13 Deel II : Voorschriften en aandachtspunten Communicatie aan bezoekers Communicatie met de bezoekers is van essentieel belang voor het slagen van het evenement. Door de makkelijkste vervoerswijze naar het evenement, de programmering, de locaties en de makkelijkste manier deze locaties te bereiken duidelijk kenbaar te maken, voorkomt u dat er grote ongecontroleerde (en onverwachte) mensenmassa s op gang komen. Dat kan voorafgaand aan het evenement op tickets of in een folder, maar ook op het terrein zelf door een plattegrond van het terrein uit te delen, posters te maken, informatieborden, een informatiebalie, radio/tv of andere media, of door iemand boodschappen te laten omroepen. Daarnaast is het raadzaam afspraken te maken tussen stagemanagers en politie over het gebruik van geluidsapparatuur van het evenement in geval van nood om het publiek toe te spreken Crowdcontrol Crowdcontrol is het beperken van collectief gedrag met repressieve maatregelen, zoals het leiden van bezoekers met afzettingen/hekken, lik op stuk beleid (boetes op vernielingen en ander ongewenst gedrag van tevoren vaststellen en publiceren en meteen uitdelen), verbod op crowdsurfen. Bij evenementen waar een grote toeloop van het publiek te verwachten valt, bijvoorbeeld voor het podium, bij de kaartverkoop of vlak voor de opening van het evenement, bestaat kans op drang. In dat geval kan in de vergunningvoorschriften worden opgenomen dat de betreffende ruimte gecompartimenteerd moet worden met behulp van dranghekken. De voorschriften hieromtrent geven de brandweer en de politie in samenwerking met de GHOR. Bij grote menigten is het wenselijk een crowdwatcher aan te wijzen, die tijdig kan signaleren wanneer mensen in de verdrukking komen. Huisregels of crowdcontrolregels moeten zichtbaar gehandhaafd worden om te voorkomen dat mensen de regels overtreden en de veiligheid van de menigte niet meer gegarandeerd kan worden Bewaking/beveiliging Als houder van de evenementenvergunning bent u primair verantwoordelijk voor de orde en de veiligheid van de bezoekers op het evenemententerrein. U moet daarom zorgen voor voldoende toezicht. Afhankelijk van de aard van het evenement kunnen vrijwilligers dit toezicht uitoefenen of moet u een (door de minister van justitie erkend) professioneel beveiligingsbedrijf inhuren. De gemeente kan bepalen dat het beveiligingsbedrijf in samenspraak met de politie een beveiligingsplan opstelt. Dit beveiligingsplan maakt onderdeel uit van het veiligheidsplan. De norm is dat per 250 gelijktijdig aanwezige bezoekers één toezichthouder aanwezig is. Van deze norm kan de vergunningverlener, op advies van de politie en de brandweer, afwijken als de aard van het evenement dit vereist of toelaat. Tijdens het evenement moet u als vergunninghouder of een door u aangewezen leidinggevende op het festivalterrein aanwezig zijn. U of deze leidinggevende fungeert als aanspreekpunt voor de hulpdiensten. U moet te allen tijde aanwijzingen van politie, brandweer en gemeente opvolgen. Niet opvolgen van de aanwijzingen kan ertoe leiden dat de burgemeester het evenement stil legt. 13

14 Deel II : Voorschriften en aandachtspunten Toegangscontrole Voor de veiligheid op het evenemententerrein kan het van belang zijn dat u het aantal bezoekers reguleert met het uitdelen of verkopen van toegangskaarten. In het geval van verkoop van kaarten is er sprake van een overeenkomst tussen u als organisator en de koper. Die overeenkomst schept verplichtingen voor u, bijvoorbeeld voor de voorzieningen en de veiligheid die de koper mag verwachten. Aan de andere kant kunt u met de verkoop van toegangskaarten eisen stellen aan de bezoeker (bijv. een minimale leeftijd), de bezoeker informeren over regels en tolerantiegrenzen of delen van de aansprakelijkheid expliciet uitsluiten. Het werken met toegangskaarten vereist dat de toegangscontrole goed is geregeld. In de vergunningvoorwaarden kunnen eisen opgenomen zijn ten aanzien van het maximum aantal bezoekers. U moet ervan uitgaan dat sommige mensen zonder toegangskaart proberen binnen te komen. Hierdoor ontstaat het risico dat er te veel mensen op het evenement zijn, waardoor de veiligheid in het geding komt Brandveiligheid De Brandweer Etten-Leur stelt nadere eisen op het gebied van brandveiligheid. Als u één of meer van onderstaande onderwerpen wilt inzetten op uw evenement, dan gelden daar standaardvoorschriften voor. De standaardvoorwaarden worden in uw vergunning opgenomen of aan de vergunning toegevoegd. Gasflessen Barbecues Ballonnen Bakken en braden Tenten Kramen Plaatsing van objecten Gebruik van brandbare materialen In de evenementenvergunning worden de voorschriften op gebied van brandveiligheid opgenomen. Ook kan bij evenementen de aanwezigheid van één of meerdere brandblussers in de vergunning worden geëist Bereikbaarheid hulpdiensten Ieder evenement moet goed bereikbaar zijn voor de hulpdiensten. Als het terrein waarop het evenement plaatsvindt in slechte staat is, kan de eis worden gesteld dat er rijplaten worden neergelegd. Daarnaast moet u zorgen voor een calamiteitenroute, zodat in het geval van een noodsituatie de hulpdiensten snel ter plekke kunnen zijn. De route moet bekend zijn bij de medewerkers op het terrein en de daarbuiten aanwezige medewerkers. De bereikbaarheid wordt beoordeeld door de brandweer, omdat de brandweer de grootste voertuigen van de hulpdiensten heeft. De calamiteitenroute altijd vrijgehouden voor de voertuigen van de hulpdiensten. 14

15 Deel II : Voorschriften en aandachtspunten In verband met de bereikbaarheid worden de volgende eisen aan het evenemententerrein gesteld: Doorrijdbreedte voor brandweervoertuigen minimaal 3,5 meter; Minimale doorrijhoogte 4,20 meter; Brandkranen moeten worden vrijgehouden (minimaal 1 meter); Brandkranenbordjes moeten zichtbaar blijven; Aansluitingen voor droge blusleidingen moeten vrijgehouden worden (minimaal één meter); Toegangen tot aangrenzende percelen mogen niet worden geblokkeerd; Gewone uitgangen en nooduitgangen van omliggende gebouwen moeten worden vrijgehouden (minimaal twee meter); Opstelplaatsen voor ambulance(s), als de aard of omvang van het evenement de permanente aanwezigheid van één of meerdere ambulances tijdens het evenement vereist. Voor aanvullende informatie kunt u contact opnemen met de Brandweer Etten-Leur (tel: ) Vluchtwegen Bij de inrichting van het evenemententerrein moet de organisator ook zorgen dat het publiek tijdens een incident het terrein (zo) snel en veilig (mogelijk) kan verlaten. Daarom zijn voldoende en duidelijk gemarkeerde vluchtwegen vereist. Het aanwezige personeel moet bovendien goede instructies krijgen over de vluchtroutes. De brandweer kan u adviseren over de vluchtwegen Extreme weersomstandigheden Als tijdens het evenement sprake is van extreme weersomstandigheden kan extra aandacht voor gezondheid en hygiëne of openbare orde en veiligheid nodig zijn. Tijdens een hittegolf zal het bijvoorbeeld lastiger zijn om eet- en drinkwaren op de juiste temperatuur te houden. Bij extreme kou kunnen waterleidingen bevriezen en bestaat de kans op onderkoeling voor bezoekers. Het weer is drie dagen voor het evenement redelijk nauwkeurig te voorspellen. Als organisator van een evenement is het verstandig deze weersvoorspellingen in de gaten te houden en zo nodig uw communicatie naar de bezoekers hierop af te stemmen. Ook kan het voor komen dat bij een hulpverleningsdienst een weeralert of weeralarm binnenkomt. De leidinggevende van de betreffende hulpverleningsdienst of de afdeling Vergunning en Handhaving, neemt in dat geval met u en de andere hulpdiensten contact op om bij elkaar te komen. Samen nemen we dan een beslissing hoe we omgaan met de naderende extreme weersomstandigheid. Het is daarom van belang dat u in uw vergunningaanvraag de naam van een contactpersoon met zijn of haar mobiele telefoonnummer aangeeft. U bent dan voor de gemeente en voor de hulpdiensten bij calamiteiten bereikbaar. In bijlage VI op pagina 63 vindt u informatie over (EHBO bij) extreme hitte. Ook staan hierin de maatregelen genoemd waar u dan aan moet denken. 15

16 Deel II : Voorschriften en aandachtspunten Calamiteiten tijdens evenementen Ondanks goede voorbereidingen om het evenement zo goed mogelijk te laten verlopen, kan het voorkomen dat zich tijdens het evenement een calamiteit voordoet waardoor ingrijpen in het evenement noodzakelijk is. Dit kunnen verschillende soorten van calamiteiten zijn, zoals een (grote) brand op of nabij het evenemententerrein, vechtpartijen of andere ongeregeldheden op het evenemententerrein, legionellabesmetting, e.d. Op grond van de Gemeentewet 2 is de burgemeester bevoegd om bevelen te geven die noodzakelijk zijn voor: de handhaving van de openbare orde; het voorkomen, beperken en bestrijden van gevaar; de bescherming van veiligheid en gezondheid. Wanneer zich een grote calamiteit voordoet, beslissen de hulpdiensten in overleg met de burgemeester over de te nemen maatregelen. Zij nemen dan ook met u contact op. Het is daarom van belang dat u in uw vergunningaanvraag de naam van een contactpersoon met zijn of haar mobiele telefoonnummer aangeeft. U bent dan voor de gemeente en voor de hulpdiensten bij calamiteiten bereikbaar Veiligheidsplan Als organisator van het evenement bent u primair verantwoordelijk voor de veiligheid op het evenemententerrein. Daarom moet u zelf zorgdragen voor de bestrijding van kleine incidenten. Als de vergunningverlener verwacht dat de risico s groter zijn, waardoor (extra) inzet van de hulpdiensten nodig is, kan hij van u, als organisator, een veiligheidsplan eisen. Dit zal met name bij grootschalige evenementen het geval zijn. Twee weken vóór het plaatsvinden van het evenement moet u het veiligheidplan ingeleverd hebben bij de afdeling Vergunning en Handhaving. Bij het opstellen van het veiligheidsplan kunnen de hulpdiensten u adviseren. In een veiligheidsplan staat hoe de diverse voorzienbare incidenten worden bestreden. In het plan is in elk geval aandacht voor: Identificatie van de risico s (bijvoorbeeld vechtpartijen, paniek in de menigte overcrowding van de evenementlocatie, aan- en afvoerproblemen, overmatig alcohol- of drugsgebruik, massale ordeverstoring, onwel worden in de massa, vuurwerk, extreme weersomstandigheden) en de invloed van deze incidenten op de publieksstromen; Maatregelen en acties die deze risico s beperken of uitsluiten, zoals juiste programmering, voorlichting, mobiliteitsplan, alcohol- of drugsregime, voorzieningen voor geneeskundige hulpverlening (daarbij rekening houdend met de mensenmassa); Uitwerking van mogelijke scenario s als bovengenoemde risico s zich toch voordoen. Hoe gaan de betrokken organisaties hier dan mee om? Stappenplan crowdmanagement (het leiden van bezoekers in een bepaalde richting zonder afsluitingen, dwangmiddelen enz), crowdcontrol (het leiden van bezoekers met afsluitingen, dwangmiddelen en gedeeltelijke ontruiming) en beëindiging van het evenement, zie verder paragraaf 2.1.2; Evacuatieplan; Afspraken tussen organisator en hulpdiensten. 2 Artikel 172 lid 3, artikel 173 lid 2, artikel 174 lid 3 16

17 Deel II : Voorschriften en aandachtspunten Het veiligheidsplan voorziet in de maatregelen die de organisator neemt bij het voorkomen en afhandelen van kleine incidenten. Bij grotere incidenten, waarbij de inzet van de hulpdiensten noodzakelijk is, treden de daarvoor bestemde plannen en procedures in werking en krijgt één van de hulpdiensten de leiding over het afhandelen van het incident. In het uiterste geval kan het plan crisismanagement van de gemeente worden opgestart, waarbij de burgemeester het opperbevel voert. Een voorbeeld van een veiligheidsplan kunt u vinden in bijlage I (pagina 48). Als u dit voorbeeld wilt gebruiken kunt u het telefonisch opvragen bij de afdeling Vergunning en Handhaving. Zij sturen u dan per een digitaal exemplaar. Als u over internet beschikt kunt u het plan downloaden van de gemeentelijke pagina > Product & Dienst > Evenementen. 17

18 Deel II : Voorschriften en aandachtspunten 2.2 Verkeer, vervoer en bereikbaarheid Bereikbaarheid Evenementen kunnen door hun omvang veel invloed hebben op het verkeer. Daarom is het belangrijk vooraf na te denken over de aankomst en het vertrek van de bezoekersstromen, om de overlast voor bewoners, bedrijven en overige verkeersgebruikers zo veel mogelijk in te perken. De bereikbaarheid van het evenement kan worden geschat aan de hand van de volgende factoren: geraamde hoeveelheid bezoekers samenloop met andere evenementen in de omgeving of elders in de gemeente wegwerkzaamheden, afsluitingen of andere knelpunten beschikbaarheid van openbaar vervoer beschikbaarheid van parkeervoorzieningen Mobiliteitsplan Als het evenement het verkeer op de Etten-Leurse hoofdwegen sterk beïnvloedt zal de vergunningverlener van u verlangen dat de u een mobiliteitsplan opstelt. Uitgangspunt van het plan is dat de overlast voor bewoners en bedrijven en overige verkeersgebruikers zo veel mogelijk beperkt blijft. U bent als organisator verantwoordelijk voor het tot stand komen van het mobiliteitsplan. Het mobiliteitsplan moet wel in samenspraak met de politie worden gemaakt. In het mobiliteitsplan besteedt u aandacht aan de volgende punten: Wegafsluitingen o Welke weg(en) moet(en) worden afgesloten voor het verkeer en gedurende welke tijden (ook voorafgaand aan het evenement, ten behoeve van de opbouw)? Aangegeven moet worden of de weg geheel autovrij (incl. parkeren) moet zijn of dat er beperkt verkeer (met ontheffing) mogelijk is. o Voor wie geldt de ontheffing (taxi, gehandicapten ) en hoe ziet die eruit? o Hoe is de bereikbaarheid van de brandweer, GHOR en politie geregeld? o Is er een calamiteitenroute? o Rijdt er openbaar vervoer over de afgesloten wegen en kan dat blijven rijden? Zo nee, gedurende welke tijden? Vervoerswijze o Uit welke delen van het land komen de bezoekers/deelnemers van het evenement en met welk vervoermiddel? o Wordt het gebruik van openbaar vervoer gestimuleerd en op welke wijze? o Wat zijn de verschillende vervoersalternatieven? o Hoe worden de bezoekers geïnformeerd over de verschillende vervoersalternatieven? 18

19 Deel II : Voorschriften en aandachtspunten Parkeren o Op welke weg(en) mogen gedurende welke tijden geen geparkeerde auto s staan? o Zijn er gereserveerde parkeerplaatsen nodig voor specifieke voertuigen (materialenauto, tv-auto etc)? o Is er voldoende parkeergelegenheid voor het verwachte aantal bezoekers? o Waar worden auto s en bussen van bezoekers/deelnemers geparkeerd? o Zijn er (tijdelijke) fietsenstallingen voor fietsers? Afzetmateriaal o Wordt er afzetmateriaal gebruikt om plaatsen vrij van publiek/verkeer te houden? Zo ja, welk materiaal en waar (aangeven op tekening)? Vrijwilligers o Zijn er vrijwilligers (en zo ja, hoeveel?) die de politie kunnen assisteren bij het afsluiten van wegen voor verkeer? Verkeersvoorlichting o Hoe worden bewoners/bedrijven en bezoekers voorgelicht over de afsluitingen en andere verkeersmaatregelen? Bij het regelen van het verkeer moeten erkende verkeersregelaars worden ingezet. Deze kunnen worden ingehuurd bij een particulier bedrijf. Als u de bezoekers van uw evenement, buiten de reguliere openingstijden van de parkeergarage, parkeergelegenheid wilt bieden in de parkeergarage in het centrum, kunt u hiervoor een verzoek indienen bij de afdeling Vergunning en Handhaving. U moet er wel vanuit gaan dat hier kosten aan verbonden zijn Verkeersmaatregelen Als evenementen (gedeeltelijk) worden gehouden op of zeer nabij een rijweg, kan het gewenst of noodzakelijk zijn dat de rijweg wordt afgezet of de hele straat tijdelijk voor het verkeer wordt afgesloten. Voor deze afsluiting heeft u toestemming nodig van de gemeente. U hoeft dan geen aparte ontheffing aan te vragen, maar moet in uw aanvraag voor de evenementenvergunning de gewenste afsluiting aangeven. Als toestemming wordt verleend voor de afsluiting, wordt dit in de evenementenvergunning opgenomen. Als voor een evenement de openbare weg wordt afgesloten of omleidingsroutes worden ingesteld, zijn verkeersmaatregelen nodig in de vorm van verkeers- of verwijzingsborden. Het plaatsen van de borden is, na het van kracht worden van het verkeersbesluit of een tijdelijke verkeersmaatregel, de verantwoordelijkheid van de gemeente. De kosten van de plaatsing van de verkeersborden worden niet bij de organisator van het evenement in rekening gebracht. Wel zal in de vergunning voorgeschreven worden dat u de omwonenden inlicht over de wegafzetting. De gemeente publiceert de te nemen verkeersmaatregel(en) in het weekblad De Etten-Leurse Bode. 19

20 Deel II : Voorschriften en aandachtspunten 2.3 Gezondheid en hygiëne Geneeskundige inzet Het GHOR-bureau Midden- en West-Brabant (Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen) adviseert over de geneeskundige inzet bij evenementen. Omdat elk evenement anders is en de inzet afhankelijk is van de activiteiten die plaatsvinden, het aantal bezoekers en de aard van het publiek, de bereikbaarheid voor hulpdiensten, de plaats, het tijdstip, etc., zal voor ieder grootschalig evenement door de GHOR een afzonderlijk advies worden uitgebracht met betrekking tot de geneeskundige inzet. Als organisator wordt van u verwacht dat u zelf de geneeskundige inzet regelt. Dit kan u doen via het Rode Kruis (tel: ) of via de EHBO-vereniging St. Johannes de Deo (tel: , mevr. M. Veere). Geneeskundige inzet kan bestaan uit: EHBO-trommel (voor inhoud zie bijlage 2, Benodigde materialen ten behoeve van EHBO, pagina 58); Eén of meerdere personen met (geldig) EHBO-diploma; EHBO-post; Hulpverleners met specifieke expertise (bijvoorbeeld kennis van gevaren drank- en drugsgebruik bij danceparty s). Bij zeer grootschalige evenementen zal een geneeskundige inzet bestaan uit: First Responder (ambulanceverpleegkundige met voertuig); Standby-ambulance (met ambulancechauffeur en ambulanceverpleegkundige). Een standy-ambulance wordt vaak ingezet als de bereikbaarheid voor hulpdiensten sterk verminderd is) GHOR-coördinator (functionaris die de inzet van geneeskundige hulpverlening coördineert als die door een aantal verschillende organisaties wordt ingevuld). Grofweg kan men uitgaan van de volgende indicatie: Twee EHBO-ers per 750 gelijktijdig aanwezige bezoekers; First-Responder vanaf ca bezoekers Eén ambulance vanaf ca bezoekers Calamiteiten Bij spoedgevallen zorgt u ervoor dat de opgeroepen ambulance aan de openbare weg wordt opgevangen. Het is belangrijk dat de bereikbaarheid en toegankelijkheid van het evenemententerrein gegarandeerd zijn voor ambulances en overige (geneeskundige) hulpverleningsvoertuigen, zoals aangegeven in paragraaf Bereikbaarheid hulpdiensten. 20

21 Deel II : Voorschriften en aandachtspunten Drinkwatervoorzieningen Gelet op legionellabesmetting zijn aanvullende voorschriften voor de drinkwatervoorziening wenselijk. Algemene richtlijnen voor legionellapreventie kunt u vinden in bijlage 3 van dit handboek (pagina 59). Het is vanwege toxicologische en microbiologische aspecten alleen toegestaan de drinkwatervoorziening rechtstreeks aan te sluiten op een brandblusvoorziening, mits er wordt voldaan aan de volgende voorwaarden: - Er moet vooraf overleg gepleegd worden met het waterleidingbedrijf. Zij kunnen inschatten wat de eventuele risico s zijn, hoe lang de leiding is vanaf de brandkraan naar het leidingwaternet en hoelang het water hierin heeft stilgestaan. - Er mogen in het drinkwater geen voor de mens schadelijke micro-organismen voorkomen Sanitaire voorzieningen Toiletten Als organisator bent u verantwoordelijk voor het regelen van voldoende toiletvoorzieningen, zowel voor dames als voor heren. Als u het evenement lhoudt op een locatie waar bezoekers gebruik kunnen maken van bestaande toiletvoorzieningen, bespaart u zichzelf veel werk. Er wordt wel van u verwacht dat u bekijkt of de aanwezige voorzieningen toereikend zijn voor het verwachte aantal bezoekers en dat u duidelijke afspraken maakt met horecaondernemers over het gebruik van hun sanitaire voorzieningen. Als bij de evenementenlocatie geen toiletvoorzieningen aanwezig zijn of als deze voorzieningen ontoereikend zijn voor het verwachte aantal bezoekers, dan is het uw verantwoordelijkheid om extra voorzieningen te treffen. Dit kan door bijvoorbeeld chemische toiletten of toiletwagens te plaatsen die aangesloten zijn op de openbare riolering. Toiletten die aangesloten kunnen worden op de riolering zijn hygiënischer en hebben daarom de voorkeur. Als richtlijn worden de volgende normen gehanteerd: Eén toilet per 150 gelijktijdig aanwezige bezoekers; Minimaal twee toiletten (één voor dames en één voor heren) ; Een toilet is binnen een loopafstand van 150 meter te bereiken; Herentoiletten mogen vervangen worden door urinoirs, maar het aantal urinoirs mag maximaal ¼ van het totale aantal toiletten bedragen; De toiletten moeten minimaal tweemaal per dag en zonodig vaker worden gereinigd. Plaats de extra toiletvoorzieningen bij voorkeur op plaatsen die uitnodigen tot wildplassen. Voor de aansluiting van de toiletten, kunt u vóór het plaatsen van de toiletten contact opnemen met de afdeling Stadsbeheer van de gemeente Etten-Leur (tel: ). Als u ervoor zorgt dat het aantal toiletvoorzieningen toereikend is, kunt u schade en stankoverlast door wildplassen mogelijk voorkomen. Daarnaast is het belangrijk dat de toiletvoorzieningen ook duidelijk zijn aangegeven. 21

22 Deel II : Voorschriften en aandachtspunten Aanvullende voorzieningen bij overnachting Als tijdens het evenement wordt overnacht, moet u met een aantal aanvullende voorzieningen rekening houden: Een schone douche beperkt het risico van het oplopen van voetschimmel. Een goede ventilatie verkleint de kans op schimmelvorming op muren en plafonds. Uitgangspunt is één douche per 35 gasten. Wasgelegenheden zijn bedoeld als drinkwatervoorziening en voor het reinigen van het lichaam. Zij dienen net als douches, goed schoon worden gehouden om te voorkomen dat er onhygiënische situaties kunnen ontstaan. Bij wasgelegenheden mag in geen geval worden afgewassen, groenten gewassen etc. Servies, bestek en etenswaren kunnen anders besmet raken met schadelijke bacteriën. Uitgangspunt is één wasgelegenheid per 50 gasten. Bedden en slaapplaatsen dienen schoon te zijn om te voorkomen dat ongedierte (o.a. schurft en luizen) zich via het beddengoed kunnen verspreiden. De slaapzalen moeten voldoende worden geventileerd om geen klachten aan de luchtwegen te veroorzaken. In verband met de veiligheid dient er voldoende tussenruimte tussen de bedden te zijn Voedselveiligheid Indien tijdens het evenement etenswaren worden verkocht is de hygiëneverordening van toepassing. De belangrijkste eisen voor het produceren, verwerken en distribueren van levensmiddelen en voor inrichting van tijdelijke bedrijfsruimten vindt u in bijlage V (pagina 62). Van u als organisator wordt verwacht dat u toeziet op de naleving van deze voorwaarden. De Voedsel- en Warenautoriteit (VWA) kan tijdens evenementen (en daarbuiten) controleren of professionele en particuliere aanbieders van bederfelijke eet- en drinkwaren 3 zich houden aan de regels uit de Warenwet. Bij constatering van een overtreding van deze wet kunnen zij de ondernemer beboeten. Als u als organisator nalatigheid kan worden verweten met betrekking tot de verkochte waren, kan de VWA ook u een boete opleggen. Particulieren en bedrijven die eet- en drinkwaren aanbieden tijdens evenementen moeten werken volgens een voedselveiligheidsplan. De ondernemer mag het plan zelf schrijven, maar hij kan ook een goedgekeurd plan (een Hygiënecode ) laten maken bij de betreffende brancheorganisatie. In een Hygiënecode staat beschreven waaraan de aanbieder moet voldoen om producten goed en veilig op de markt te brengen, met de wettelijke regels (bijvoorbeeld op het gebied van de inrichting van bereidplaatsen, hygiëne, temperatuurregistratie, etc). Omdat niet de gemeente, maar de Voedsel- en Warenautoriteit toezicht houdt op de naleving van de Warenwet, controleren de handhavers van de gemeente niet op de naleving van bovengenoemde regels. Ook hoeft u geen voedselveiligheidsplan bij uw aanvraag te overleggen. De gemeente beschikt namelijk niet over de expertise om een dergelijk plan te kunnen beoordelen. De VWA kan adviseren over het verstrekken van eet- en drinkwaren. 3 Voorbeelden van bederfelijke eet- en drinkwaren zijn: vis en visproducten (vers en gerookt/gestoomd), snacks en kokswaren (zoals saucijzenbroodjes), vlees en vleeswaren, melk en melkproducten, zachte kaas (zoals Brie en Camembert), verse kaas (kwark), slagroom- en crèmegebak, puddingbroodjes, salades en slaatjes, voorgesneden groenten en rauwkost, vers vruchtensap, tahoe en tempeh, beslag voor poffertjes en pannenkoeken 22

23 Deel II : Voorschriften en aandachtspunten 2.4 Milieu en geluid Milieuzorg is in toenemende mate belangrijk bij het organiseren van een evenement. De regelgeving op dit gebied neemt toe, maar ook bezoekers vinden het steeds belangrijker dat de organisator zorg aan het milieu besteedt. Daarnaast wil de overheid natuurlijk de belasting van het (leef)milieu voor omwonenden en bedrijven zoveel mogelijk beperken Afval Bij veel evenementen ontstaat een hoop afval. Als organisator van een evenement bent u ervoor verantwoordelijk dat alle afval tijdens en na afloop van het evenement wordt opgeruimd. Tijdens het evenement kunt u er door het plaatsen van voldoende afvalbakken voor zorgen dat het publiek afval niet op de grond gooit. Hiermee voorkomt u zwerfvuil. Het inschatten van de juiste hoeveelheid afvalbakken is erg moeilijk. Reken hiervoor minimaal op een liter afval per bezoeker tijdens een evenement dat vier uur duurt. Daarnaast maakt u ook een inschatting van het afval van cateraars, organisatie, standhouders en dergelijke, vóór, tijdens en na afloop van het evenement. Ook de overgebleven spullen van rommelmarkten en dergelijke worden door de organisator opgeruimd. Als u er niet in slaagt om zelf het opruimen van het afval te organiseren, kan de afdeling Stadsbeheer dit voor u doen. De kosten van het opruimen worden dan wel bij u in rekening gebracht Bodem en groen Met name bij evenementen in parken of op onverhard terrein zijn maatregelen om eventuele schade aan bodem en groen te beperken van belang. Voor- en naschouw Als u een evenement in een openbaar park organiseert of op een andere locatie, waar een reële kans op schade aan het evenemententerrein bestaat, zal de gemeente een voor- en naschouw van het terrein doen. De voorschouw vindt zo kort mogelijk vóór het evenement plaats en de naschouw zo kort mogelijk na het evenement. Als schade wordt geconstateerd aan de bodem of aan het groen, die veroorzaakt is door het evenement, verhaalt de gemeente de schade op de organisator van het evenement. Als organisator wordt u zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vijf werkdagen geïnformeerd over eventuele schade. Slecht weer Regen kan het evenemententerrein veranderen in een modderpoel, waardoor de bodem veel schade kan ondervinden. Vooral op plaatsen waar de catering plaatsvindt, veel publiek samen komt of veel kuilen in het terrein zitten, is het noodzakelijk om eventuele schade te voorkomen. Voor noodgevallen is het handig om houtkrullen, houtsnippers, strooisel, zand, e.d. achter de hand te hebben om wateroverlast aan te pakken. Voorkomen bodemverontreiniging Het evenement mag geen bodemverontreiniging veroorzaken. Om bodemverontreiniging te voorkomen kunt u voorzieningen treffen om de bodem te beschermen. Zorg ervoor dat vervuilende stoffen als olie niet worden gemorst. Plaats lekbakken onder aggregaten. 23

24 Deel II : Voorschriften en aandachtspunten Zwaar verkeer Tijdens de opbouw en afbraak van een evenement moet soms veel en vaak zwaar verkeer heen en weer rijden voor de aan- en afvoer van bijvoorbeeld materialen, tenten, podia, verlichting, geluidsapparatuur en dergelijke. Vooral dit zware verkeer, maar ook busjes of gewone auto s, kunnen veel schade opleveren aan de bodem. Rijsporen zijn vaak nog lange tijd te zien. Om schade aan de bodem te voorkomen, is het van belang om zwaar en intensief verkeer om te leiden langs verharde wegen. Is dat niet mogelijk, dan kunnen stevige (kunststof) rijplaten of rolmatten worden neergelegd op de routes die het meest worden gebruikt. Hoe zachter de bodem is, hoe breder en langer de rijplaten moeten zijn om schade te voorkomen. Groenbescherming Bomen en struiken mogen niet worden gebruikt om spullen aan te bevestigen. Looproutes/afzetten kwetsbaar groen Deelnemers en bezoekers kunnen met hun gedrag schade aanrichten aan bodem en groen. Voetgangers nemen bij voorkeur de kortste weg, ook als daar perken, struiken of ander kwetsbaar groen staat, waar men doorheen moet. Door looproutes duidelijk aan te geven en kwetsbaar groen af te schermen, kunt u veel schade voorkomen. Denk er daarbij aan dat een afzetlint of ijzerdraadje voetgangers niet zal tegenhouden. Op looproutes waar grote groepen bezoekers verwacht worden, kan met rijplaten het stuklopen van de bodem worden beperkt Energie en veiligheid Elektriciteitsvoorzieningen Bij de meeste evenemententerreinen in de gemeente Etten-Leur zijn voorzieningen aanwezig voor elektra. U kunt hier als organisator tegen een vergoeding gebruik van maken. Daar waar de voorzieningen niet aanwezig zijn, zult u zelf hierin moeten voorzien. In paragraaf van dit handboek staat een overzicht van de gemeentelijke evenemententerreinen met de aanwezige voorzieningen voor water en/of elektriciteit. Aggregaten Als u gebruikt maakt van aggregaten, dan u deugdelijke en geluidsarme apparaten gebruiken. Om bodemverontreiniging te voorkomen kunt u lekbakken onder de aggregaten plaatsen. Bekabeling Bekabeling op een evenemententerrein kan leiden tot gevaarlijke of ongewenste situaties. Dek daarom alle kabels die over de grond lopen af met rubbermatten of gebruik kabelgoten Water Bij de meeste evenemententerreinen in de gemeente Etten-Leur zijn voorzieningen aanwezig voor water. U kunt hier als organisator tegen een vergoeding gebruik van maken. Daar waar de voorzieningen niet aanwezig zijn, zult u zelf hierin moeten voorzien. 24

25 Deel II : Voorschriften en aandachtspunten Geluid en geluidshinder Algemeen Een evenement zonder muziek komt maar weinig voor. Muziek zorgt voor gezelligheid en verhoogt de sfeer. Daarnaast zijn er vaak allerlei apparaten en machines voor het evenement noodzakelijk die geluid voorbrengen. Evenementen vinden meestal plaats in delen van de gemeente waar ook mensen wonen. Wanneer de geluidsbelasting op de woonomgeving te groot is, kan dit aanleiding geven tot ergernis en klachten. Alle reden dus om geluidshinder te voorkomen of zo veel mogelijk te beperken. Geluidsvoorschriften Bij evenementen waarbij muziek ten gehore wordt gebracht of waarbij om een andere reden een hogere geluidsbelasting wordt verwacht, worden geluidsvoorschriften in de vergunning opgenomen. Het evenement mag tot maximaal uur duren. In verband met de Zondagswet mag op zondag tot uur het geluid dat bij een evenement wordt geproduceerd op een afstand van meer dan 200 meter van de plaats van het evenement niet meer hoorbaar zijn. Geluidsmetingen Als u een evenement organiseert, ligt de verantwoordelijkheid om te voldoen aan de geluidsvoorschriften bij u als organisator. Sommige organisatoren voeren zelf tijdens het evenement geluidsmetingen uit door middel van eenvoudige geluidsmeters, waarmee indicatieve metingen kunnen worden gedaan. Door regelmatig zelf de geluidsniveaus te controleren, kunt u geluidsoverlast en/of eventuele boetes voorkomen. Programma Organiseer een evenement bij voorkeur tussen 11:00 en 23:00 uur en op zondag tussen 13:00 en 23:00 uur. Houd bij het opstellen van de programmering van muziekoptredens rekening met het geluidsniveau dat de optredende artiesten produceren. Hoe later op de avond, hoe eerder er sprake is van geluidsoverlast. Gehoorbescherming voor medewerkers Bij een geluidsniveau van 90 db(a) ontstaat al na een verblijf van drie kwartier kans op blijvende gehoorbeschadiging. Voor medewerkers bent u als organisator verplicht gehoorbescherming beschikbaar te stellen vanaf 80 db(a). Voorlichting over de risico s hoort daarbij en ook toezicht op het gebruik ervan. 25

26 Deel II : Voorschriften en aandachtspunten 2.5 Podia, tenten, tribunes, schermen Voor alle objecten die op de openbare weg geplaatst worden, van toiletfaciliteiten, extra afvalbakken en tenten, podia en tribunes tot gestationeerde voertuigen (zoals een hotdogwagen, een ijskraam of een wagen met informatieschermen), is een vergunning vereist. Als deze objecten bij het evenement horen en er geen sprake is van verkoop van goederen, diensten of etenswaren, dan kunt u dit in de aanvraag voor de evenementenvergunning aan geven. U hoeft in dat geval voor deze objecten geen aparte standplaatsvergunning aan te vragen. Als er bij deze objecten sprake is van verkoop van goederen, diensten of etenswaren, moet de aanbieder van deze goederen, diensten of etenswaren een aparte standplaatsvergunning aanvragen bij de afdeling Vergunning en handhaving. Daarnaast wordt op het plaatsen van voorwerpen op de openbare weg precariobelasting geheven. Constructie en opbouw Het is van belang dat podia, tenten en tribunes op de juiste wijze geconstrueerd zijn. Dit betekent dat de constructie is afgestemd op het aantal bezoekers, de ondergrond en de locatie van de te plaatsen objecten. Het is noodzakelijk dat tenten over voldoende vluchtwegen beschikken. Als u een evenement organiseert, waarbij u tenten of tribunes plaatst, wordt van u verlangd dat u voor de volgende constructies bij uw aanvraag, een verklaring indient dat de constructie voldoet aan het gestelde in de NEN 6700 en NEN : alle tribunes; tenten, waarin tijdens het evenement meer dan 100 personen in verblijven; tenten, waarvan het oppervlak groter is dan 100 m². Als u een evenement organiseert, waarbij u één of meerdere podia plaatst, kan de gemeente van u een verklaring vragen dat de constructie voldoet aan het gestelde in de NEN 6700 en NEN NEN staat voor Nederlandse Normen. NEN 6700 Technische grondslagen voor bouwconstructies TGB 1990 Algemene basiseisen geeft de algemene eisen voor bouwconstructies met betrekking tot de veiligheid en bruikbaarheid. NEN 6702 Technische grondslagen voor bouwconstructies TGB 1990 belastingen en vervormingen geeft de normen aan die gelden voor de belasting van bouwconstructies en hoe de belasting moet worden bepaald. 26