Release november 2014

Transcriptie

1 Release november 2014 Inhoud: Omgeving: Projecten voorbereiden 1. EMVI gewogen factor als gunningsmethodiek Aanbesteden 2. Standaard ABK EMVI criteria beschikbaar Aanbesteden 3. Marktconsultatie-uitbreiding met digitale vragenlijst Beide 4. Kalender-items kunnen verbergen Aanbesteden 5. Toevoeging 1 e vragenronde aan kalender Aanbesteden 6. Bijlagen toevoegen vanuit Organisatie-en ABK-documenten Aanbesteden 7. KVK-nummer getoond in Uitnodigingsscherm Aanbesteden 8. Keuze voor Combinatie-inschrijven toegevoegd Aanbesteden Doorlopend project 9. Vragen stellen als inschrijver verbeterd Inschrijven 10. Nota van Inlichtingen automatisch genereren Aanbesteden 11. Berichten sturen aan inschrijvers en projectdeelnemers Aanbesteden 12. Herinneringen ingesteld bij belangrijke events Inschrijven 13. Berichten als concept kunnen bewaren Beide 14. Rollen uitgebreid met optie om wel/niet te mogen antwoorden Aanbesteden 15. Tijdstippen toegevoegd aan kalender Inschrijven Beoordelen en gunnen project 16. Proces-verbaal kunnen uploaden of genereren Aanbesteden 17. Kwalitatieve beoordeling mbv vragenlijst Beide 18. Voorlopig Gunningsbericht per inschrijver kunnen aanpassen Aanbesteden 19. Duidelijker laadbalk bij exporteren Aanbestedingsdossier Aanbesteden 20. Betere indeling van Gunningsproces Aanbesteden Organisatie functionaliteiten 21. Logboek uitbreiding Beide 22. Tijdstippen toegevoegd aan berichtenmodule Beide 23. Uploadtool verbeterd Beide

2 Projecten voorbereiden 1. EMVI Gewogen Factor als gunningsmethodiek toegevoegd Bij de Gunningsmethodieken is nu toegevoegd dat men ook gebruik kan maken van de EMVI Gewogen Factor. De EMVI Gewogen Factor bestaat een puntenverdeling. Men kan bijvoorbeeld kiezen voor de verdeling Prijs en Kwaliteit. Deze verschilt ten opzichte van de Gunnen op waardemethodiek doordat de criteria geen korting op de prijs realiseren, maar zowel Prijs als Kwaliteit via een puntensysteem worden gewogen. De partij met het hoogste puntenaantal zal dan gegund worden. De methodiek kan worden geselecteerd bij het aanmaken van een project. De EMVI Gewogen factor-methode bestaat uit het vastleggen van criteria met een wegingsfactor en een beoordelingsbereik. Door een vantevoren vastgesteld aantal maximum punten toe te kennen, kan de weging van de verschillende criteria worden opgesteld. Bijvoorbeeld 100 punten, 30 gaat naar Prijs, 70 naar Kwaliteit. Men kan een schaal instellen van bijvoorbeeld Dan is de weging dus 3 vs 7.

3 In de Analyse kan de puntentoewijzing worden getest. De verdeling wordt ook overgenomen in percentages en daarmee ook de verdeling op de aanbestedingsformulieren. In het onderstaand geval 30% en 70%.

4 Als subcriteria worden ingevoerd, worden deze ook zo genoemd op het te versturen formulier. Gebruikelijk selecteerden klanten bij een nieuw project Niet van toepassing als ze een puntenverdeling wilden toevoegen. Vanaf nu is het dus mogelijk dit met EMVI Gewogen factor in te vullen. 2. Standaard ABK EMVI criteria beschikbaar Vanuit ABK worden veelgebruikte EMVI criteria beschikbaar gesteld als gekozen is voor één de methodieken Gunnen op Waarde, Gewogen Factor of Value Based Procurement. Deze criteria zijn door gebruikers en het Aanbestedingsinstituut samengesteld en gewogen. Per type gunningsmethodiek zijn deze vanuit Mijn organisatie in te laden en per project ook specifiek in te vullen. Daarvoor zijn standaard teksten opgesteld. Aanbestedingskalender.nl streeft naar standaardisatie en lagere kosten bij het aanbestedingsproces. Deze veelgebruikte EMVI-criteria helpen daarbij. Het zijn de volgende criteria: Communicatie Doorlooptijd/Uitvoeringsduur Duurzaamheid Functionaliteit Garanties Kansendossier samen met risicodossier Klantenservice en technische ondersteuning Kwalificatie en ervaring in te zetten personeel

5 Levertijd Omgevingsmanagement Planning Deze zijn dus te selecteren vanuit Mijn organisatie of vanuit een project. 3. Marktconsultatie uitgebreid met digitale vragenlijst De Marktconsultatie is uitgebreid met de mogelijkheid om digitaal vragen te laten beantwoorden. Men kan vragen in de tool opstellen en deze laten beantwoorden door ondernemers. Na het verlopen van de termijn worden de antwoorden verzameld weergegeven. Het aanmaken van vragen kan met de Vragenlijst. Aan deze vragenlijst kunnen vragen worden toegevoegd, met daarbij de optie om deze Open te laten beantwoorden, Multiple-choice of Meerdere antwoorden mogelijk.

6 De inschrijver kan dit project dan openen en via Beantwoorden vragen ook beantwoorden. Aan het antwoord kan een toelichtende bijlage worden toegevoegd. Na het aflopen van de inschrijftermijn zijn de resultaten te downloaden per vragenlijst. Deze worden dan per vraag getoond en kunnen ook gedownload worden.

7 De download is in HTML en wordt weergegeven zoals de onderstaande afbeelding. Dit overzicht wordt ook toegevoegd aan het Aanbestedingsdossier dat kan worden geëporteerd vanuit het Projectoverzicht. 4. Kalender items kunnen verbergen Het is voor Aanbestedende diensten mogelijk om in hun project bepaalde items van de Kalender te verbergen. Zo zouden bijvoorbeeld de termijnen uit de gunningsfase kunnen worden verborgen en pas later worden getoond. Men kan bijvoorbeeld aangeven dat de Alcateltermijn niet wordt getoond aan inschrijvers in de eerste fase van een project. Dit doet men door in de termijn te deselecteren Zichtbaar voor inschrijvers. Na het openen van de inschrijvingen kan deze weer zichtbaar worden gemaakt. Bij de inschrijvers is dan ook de Alcateltermijn niet meer zichtbaar.

8 5. Toevoeging 1 e vragenronde aan kalender. De termijn 1 e vragenronde is aan de kalender toegevoegd. Hiermee kan aan inschrijvers worden getoond tot wanneer ze vragen kunnen stellen. Aan deze termijn is ook een automatische herinnering gekoppeld. Ondernemers zullen twee dagen voor het aflopen van de termijn herinnerd worden. 6. Bij toevoegen bijlagen ook keuze uit organisatie-documenten en Handleidingen Bij het toevoegen van Bijlagen aan een aanbesteding, is het nu mogelijk te kiezen uit organisatiedocumenten of handleidingen die door ABK zijn vrijgegeven. Men kan nu als organisatie bijvoorbeeld een standaard geheimhoudingsverklaring of beleids-document klaarzetten vanuit Mijn organisatie en deze bij een nieuw project toevoegen. ABK heeft op deze manier ook Handleidingen klaargezet, die mee kunnen worden gestuurd. Op die manier downloaden ondernemers ook gelijk een handleiding voor het digitaal inschrijven (indien gewenst). Daarmee helpt u ondernemers die voor het eerst digitaal inschrijven. U kunt de bijlage toevoegen door uit het menu het gewenste bestand te selecteren:

9 7. KVK-nummer zichtbaar bij selecteren ondernemers in Uitnodigingsscherm Bij het uitnodigen van partijen is het nu ook zichtbaar met welk KVK-nummer een ondernemer bekend is in het systeem. Voor een opdrachtgever is het daardoor makkelijker om de juiste partij en contactpersoon te selecteren. 8. Keuze voor gecombineerd inschrijven toegevoegd. Bij het aanmaken van een nieuw project is het voor opdrachtgevers of aanbestedende diensten nu mogelijk geworden om gecombineerd inschrijven wel/niet toe te staan. Standaard is deze optie gewoon beschikbaar, maar het kan bij bepaalde type opdrachten ongewenst zijn. Bij de projectgegevens is daarom ook de optie toegevoegd.

10 Doorlopende projecten 9. Verbeterd vragen stellen op verschillende pagina s Een ondernemer kan nu op elke pagina een vraag stellen. Daarmee wordt ook de context meegegeven of kan deze nog gewijzigd worden. Als op een bepaalde pagina een vraag is gesteld, verschijnt ook een notificatie. Als de Aanbestedende dienst de vraag heeft beantwoord, kan men ook op deze pagina het antwoord bekijken. Op deze manier kan teruggezien worden welke vragen op welke pagina zijn gesteld. Rechtsbovenin het scherm is een icoon toegevoegd om een bericht te kunnen sturen aan de Aanbestedende dienst. Men kan de context nog wijzigen, het onderwerp ingeven, het bericht invoeren of een bijlage toevoegen. Ook heeft men de optie om bij de aanbestedende dienst aan te geven of men een vraag individueel behandeld wil laten worden. De aanbestedende dienst of opdrachtgever kan dit dan wel of niet honoreren door de vraag direct te beantwoorden of toch in de Nota op te nemen. 10. Nota van Inlichtingen digitaal kunnen genereren Onder de Nota van Inlichtingen-plek kon al langer een extern opgebouwde Nota worden geüpload. Hier is nu de mogelijkheid toegevoegd deze te genereren op basis van de binnengekomen vragen van ondernemers. Het is voor de aanbesteder dan ook mogelijk direct antwoorden op de vragen te geven en deze direct of pas in de Nota te versturen.

11 Als een vraag binnenkomt, kan deze worden geopend door op de titel te klikken. Deze opent nu in een apart venster. Men kan een reactie plaatsen op de binnengekomen vraag. Deze kan direct worden verstuurd of pas in de nota meegenomen worden. Ook kan een reactie als concept worden opgeslagen, zodat deze later aangepast en verstuurd kan worden, bijvoorbeeld door een projectdeelnemer (zie daarvoor Opslaan als concept. Onder Nota van Inlichtingen kan een Nota worden samengesteld uit de Berichten.

12 Men kan hier het bericht nogmaals bekijken, eventueel aanvullen, maar ook direct selecteren voor het samenstellen van een Nota. Ook kunnen deze nog worden geëxporteerd, om het voorlopig vraag & antwoord in te kunnen zien en deze eventueel in een eigen vormgegeven format te uploaden. Na het klikken op Samenstellen wordt een pdf klaargezet die kan worden gepubliceerd. Vooraf kan de pdf worden gecontroleerd door het te downloaden:

13 Na het controleren kan nog steeds een aparte Nota worden geupload of men kan de gegeneerde Nota direct publiceren. Bij het Samenstellen wordt bij de berichten die in de eerder gegenereerde Nota zijn verzameld, getoond dat ze al zijn opgenomen.

14 De nota komt bij de Inschrijven-omgeving binnen of op Aanbestedingskalender.nl, als het een publieke aanbesteding betreft. 11. Losse berichten kunnen versturen aan inschrijvers/geïnteresseerden of projectdeelnemers Aanbestedende diensten of opdrachtgevers kunnen binnen een project nu berichten versturen aan inschrijvers/geïnteresseerden of projectdeelnemers (collega s). Dit kan door onder Berichten binnen het project een Bericht voor geinteresseerden op te stellen. Hiermee kunnen aanbestedende diensten bijvoorbeeld ondernemers op de hoogte brengen van aankomende acties, eventuele verduidelijkingen of andere communicatie die niet via een Nota van Inlichting, Proces-verbaal of Gunningsbeslissing moet worden gecommuniceerd. Ook kan intern een bericht aan projectdeelnemers worden verzonden, zodat zij actie moeten ondernemen of een bepaalde vraag moeten beantwoorden. Men kan dan een bericht inclusief bijlage versturen en gebruikers selecteren die het bericht moeten ontvangen. 12. Herinneringen bij verlopen vragen stellen en aanmeldings- of inschrijftermijn voor inschrijvers ABK heeft standaard bij het verstrijken van de 1 e vragenronde, de aanmeldtermijn én de inschrijftermijn een herinnering toegevoegd voor ondernemers om op tijd actie te ondernemen. Deze wordt twee dagen voor deze termijn aan het contactpersoon van de onderneming toegestuurd.

15 Deze ziet er ongeveer zo uit. In dit voorbeeld is een herinnering ingesteld voor het verstrijken van de Alcatel of Standstill-termijn. 13. Berichten als concept kunnen opslaan Zowel aanbestedende diensten als inschrijvers kunnen hun vraag tijdelijk als concept opslaan, om deze later pas te publiceren. Dit doet men door te kiezen voor Opslaan als concept. Vervolgens wordt het bericht onder de eerdere vraag getoond en kan deze later worden bewerkt. Door op Bewerken te klikken kan het concept worden afgemaakt.

16 Men kan er voor kiezen om een antwoord te schrijven, maar deze door een andere projectdeelnemer te laten afmaken en te versturen. In dat geval kiest men voor het opslaan als concept en vervolgens het wijzigen van het contactpersoon (de aan -partij). Hiermee komt het bericht open te staan bij de andere projectdeelnemer. Door de status bijv. op Todo- te wijzigen, kan deze het bericht afhandelen, als dit past binnen de door de organisatie gekozen workflow. Na het opslaan wordt het bericht ook naar het adres van de projectdeelnemer gestuurd. 14. Rol beschikbaar om gebruikers alleen berichten alleen als concept te laten opslaan Als de rol Reviewer wordt toegekend aan een gebruiker in een project, zal deze de Antwoorden op de vragen van inschrijvende of geïnteresseerden alleen als concept kunnen opslaan. Op deze manier kan worden ingeregeld dat bepaalde gebruikers de daadwerkelijke antwoorden versturen en anderen deze alleen voorbereiden. Hier het toewijzen van de rol Reviewer : En hier het opslaan van een antwoord als concept door deze gebruiker. Deze heeft dus niet de optie om deze ook te versturen.

17 Bij het aanmaken van nieuwe eigen rollen (binnen de organisatie-specifiek), kan deze optie ook toegevoegd worden. Er zijn dan drie mogelijkheden. Er kan dus ook gekozen worden om bepaalde gebruikers alleen de functionaliteit te bieden om te laten versturen. 15. Tijdstippen toegevoegd aan Kalender De kalender bood eerder niet de mogelijkheid om direct het tijdstip van het verlopen van een termijn te zien. Dit is nu verbeterd. Het tijdstip is direct zichtbaar onder de datum. Beoordelen en Gunnen 16. Proces-verbaal digitaal kunnen genereren Binnen de digitaal doorlopen niet-openbare procedure, de openbare procedure en de meervoudig onderhandse procedure is het nu mogelijk om een automatisch vooringevuld proces-verbaal te

18 genereren. Dit kan een proces-verbaal van Aanwijzing, van Opening of van Gunning zijn. Het procesverbaal kan door de beheerder van een organisatie worden aangepast, en vervolgens in de projecten per procedure specifiek gemaakt worden. In het proces-verbaal komt informatie beschikbaar over het aantal inschrijvers of aanmelders, de eventueel meegegeven inschrijfprijzen en de eventueel opgegeven kwalitatieve beoordeling. U ziet de standaard-opbouw van het Proces-verbaal onder Mijn Organisatie. U kunt de tekst hier aanpassen en eventueel een organisatie-logo toevoegen. Binnen een project is het onder Gunning mogelijk een proces-verbaal samen te stellen. Men kan daarnaast ook apart een eigen proces-verbaal uploaden. Na het toevoegen is het mogelijk de tekst aan te passen voor het specifieke project.

19 Vervolgens kan ervoor worden gekozen het Proces-verbaal te publiceren, nog te bewerken of een nieuwe te uploaden. Men kan ook de pdf gebruiken om deze nog handmatig aan te vullen. De pdf die wordt gegeneerd heeft de volgende lay-out, conform datgene wat is opgebouwd.

20 Als men wil publiceren, kan op Publiceren worden geklikt. Bij een onderhandse aanbesteding wordt deze dan verzonden aan de inschrijvers. Bij publieke aanbestedingen wordt de mogelijkheid gegeven het proces-verbaal op ABK of alleen naar inschrijvers te versturen. 17. Kwalitatieve beoordeling van Eisen & Wensen Men heeft naast de mogelijkheid om Uitvraagdocumenten toe te voegen, ook de optie om door middel van vragen een inschrijving te beoordelen. Dit kan met behulp van de Vragenlijst-module Men kan de vragenlijst in een specifieke kluis toewijzen en een bijbehorend document toevoegen. Daarnaast kunnen dus vragen of eisen worden toegevoegd, die door de aanbesteder naderhand ook kunnen worden beoordeeld. Zo kan bijvoorbeeld het Gunningscriterium Kwaliteit van een vragenlijst worden voorzien en aan de hand van de vragen, worden beoordeeld. Men heeft meerdere mogelijkheden bij het opstellen van een vraag. Men kan een vraag stellen, toelichting geven en het vraagtype bepalen. Bij het vraagtype Meerdere antwoorden, kunnen ook specifieke keuzemogelijkheden worden opgesteld.

21 De beoordeling kan dan vrij worden ingesteld met behulp van een zelf in te geven waarde én een puntenscore. De inschrijver kan deze eisen beantwoorden door de vragen te beantwoorden en een document te uploaden met daarin de inhoudelijke toelichting op de wensen.

22 Na het verlopen van de inschrijftermijn is het dan mogelijk om de antwoorden te beoordelen. Hier is per vraag de mogelijkheid de punten toe te bedelen. Op basis van de eindscore kan de inschrijving bijvoorbeeld worden uitgesloten of juist hogere waardering krijgen op het uiteindelijk resultaat.

23 De totale beoordeling kan worden ingezien ten opzichte van de verschillende inschrijvers. 18. Voorlopig gunningsbericht kunnen aanpassen Eerder was het voorlopig gunningsbericht door ABK vormgegeven. Nu is het mogelijk dit per inschrijver aan te passen. Hiermee kan dus een apart bericht worden vormgegeven voor de afgewezen partijen en de gegunde partijen. Door ABK wordt het standaard bericht aangemaakt, de aanbestedende dienst kan deze tekst in het project onder Gunning per partij aanpassen. Men kan nog voor het daadwerkelijk gunnen, de berichten aanpassen door op Wijzig afwijs-bericht te klikken of op Wijzig gunningsbericht.

24 Vervolgens kan men het bericht vormgeven op basis van wat ABK al heeft voorgesorteerd én kan een bijlage worden toegevoegd. Men kan hier gebruik maken van de termen die door ABK gevuld worden zoals %relation-name%. Er kunnen ook afbeeldingen aan het bericht worden toegevoegd. 19. Bij het opzetten van de Aanbestedingsdosssier-export is een laadbalk toegevoegd Omdat dit grote bestanden kunnen zijn, is hier een laadicoon toegevoegd, om rustig af te kunnen wachten, totdat de zip is opgebouwd.

25 20. Betere indeling van gunningsproces Door de nieuwe functionaliteiten in het Gunningsproces zoals het beoordelen van vragenlijsten, het inzien van inschrijfdocumenten per ondernemer, de uitgebreide score-overzichten, het procesverbaal en de mogelijkheid om aparte gunningsberichten op te kunnen stellen, zijn de schermen wat aangepast. Het gunningsproces bestaat nu uit het Inzien van de ingeschreven partijen. Per ondernemer of ingeschreven partij een eigen pagina met inschrijfdocumenten. Een apart beoordelingsscherm gebaseerd op de EMVI-criteria.

26 En een nieuwe pagina waarop de Gunningsbeslissing kan worden aangepast en verstuurd worden. Er kan nu ook logisch van begin tot eind worden genavigeerd om geen stappen te vergeten en duidelijk zichtbaar te hebben dat kluis 2 is geopend. Organisatie-functionaliteiten 21. Logboek uitgebreid Het logboek is uitgebreid in acties die worden bijgehouden. Onder andere toegevoegd: Aanbesteden-omgeving: - In welk scherm & project vragen zijn beantwoord. - In welk scherm een bijlage is geupload - Dat een vraag van een ondernemer is beantwoord. - Dat een project is gepubliceerd of gerectificeerd - Als een Nota van Inlichtingen is verstuurd of een Proces-verbaal - Dat de kluizen door wie zijn geopend Inschrijven-omgeving: - Dat een uitnodiging voor een onderhands project is geaccepteerd of geweigerd - Dat een vraag is gesteld in een bepaald scherm - Dat een document is geupload in de kluizen

27 - Dat een inschrijving of aanmelding is gepubliceerd of vrijgegeven - Dat een bijlage bij een project is gedownload 22. Tijdstippen toegevoegd aan verstuurde en ontvangen berichten In het berichtensysteem zijn nu, naast de datums, ook de tijdstippen zichtbaar waarop berichten zijn verzonden of voor het laatst zijn bewerkt. Hiermee wordt een betere logging gegarandeerd. Ook binnen het bericht wordt de tijd nogmaals getoond.

28 23. Uploadtool verbeterd Op alle omgevingen is het uploaden van bestanden verbeterd. Er waren enkele problemen met de oude Flash-oplossing. We zijn daarom overgestapt op de HTML-5 oplossing. Hierdoor is het uploaden in alle bekende browsers mogelijk. Tegelijkertijd is het scherm wat overzichtelijker vormgegeven. Klikken op bladeren om bestanden toe te voegen. Vervolgens zichtbaar welke documenten zijn geselecteerd om deze vervolgens op te slaan.