Grijp de kansen van digitale media!

Transcriptie

1 Grijp de kansen van digitale media! Smidsestraat Gent t f info@mediaraven.be februari 2013 NOTA Over Ons De Mediaraven-missie Mediaraven vzw grijpt de kansen van digitale media mét kinderen, jongeren en het brede jeugdwerk. Met onze ervaring en expertise creëren we samen de experimenteerruimte waarin we met kinderen, jongeren en jeugdwerkers: hun mediacompetenties en mediawijsheid ontwikkelen, online informatie delen over of voor de jeugd of het jeugdwerk, het brede jeugdwerk ondersteunen in werken met digitale media. Mediaraven als sitebouwer Mediaraven vzw werd opgestart in 1996 om alle mogelijkheden die het internet en ICT het jeugdwerk in het algemeen bieden, verder te ontwikkelen. Al vele jaren vormen websitebouw en administratiepakketten daar een integraal deel van. Het doelpubliek is een basispijler voor ICT-projecten in het jeugdwerk. Mediaraven vzw maakt er daarom werk van om de technische knowhow te ontwikkelen die toelaat een mix van duidelijkheid, overzichtelijkheid, aantrekkelijkheid, interactiviteit en nieuwe evoluties toe te passen. Open source en Drupal Mediaraven vzw werkt met open source software. Dat houdt onder meer in dat: u voor deze programma's geen licentie hoeft te betalen, er over de hele wereld een gemeenschap van duizenden actieve webontwikkelaars het systeem altijd maar verbeteren en actualiseren, u ook een beroep kunt doen op andere ontwikkelaars die met het systeem werken om wijzigingen of uitbreidingen aan te brengen. Mediaraven vzw bouwt websites in Drupal. Dit van oorsprong Belgische CMS (content management systeem) staat internationaal op kop wat robuuste en multifunctionele websites betreft. Wij bouwen al sinds 2007 aan onze Drupalexpertise en zijn een actief lid van de internationale Drupal Association. 1/6

2 Mediaraven vzw schakelde voor administratiepakketten in 2010 over op het open source pakket CiviCRM. Dat voor de Amerikaanse afdeling van Amnesty International ontwikkelde pakket is een bijzonder krachtig instrument om alle contacten, adressen, mailings, inschrijvingen en opvolging van een organisatie te beheren. Het werkt zeer goed samen met een Drupalwebsite. Daardoor kunnen we zowel website, als contactenbeheer in één mooi geïntegreerd pakket afleveren. Werkwijze De voorbereiding: meer dan een goed gesprek Gesprek en offerte Een site maakt u niet zomaar en ook niet met de eerste de beste. Mediaraven beschouwt een siteproject als een gezamenlijk traject. Een project start voor ons dan ook het liefst met een goed gesprek. In dat gesprek gaan we op zoek naar een aantal belangrijke elementen in elk sitebouwtraject. We geven daarbij graag onze mening en helpen zoeken naar de beste oplossing voor uw problemen. We gaan daarbij de discussie aan omdat we overtuigd zijn dat het helpt om de zaken beter af te bakenen. Daardoor kiest men ook bewuster voor deze of gene optie. Op basis van dat gesprek maken we een tijdsinschatting, een eerste Wire frame (schematische voorstelling) en een offerte. Als de offerte wordt goedgekeurd, kunnen we effectieve tijd inplannen bij ons team van sitebouwers. Als we werken we op basis van een bestek in plaats van op basis van een gesprek, dan gaan we na de toewijzing door de opdrachtgever eerst in een gesprek na of beide partijen onder alle elementen van de offerte hetzelfde begrijpen. En of er in overleg nog zaken aangepast of bijgevoegd moeten worden, waarna we een definitieve offerte kunnen vastleggen. De aspecten die we bevragen zijn: 1// Doel De eerste grote vraag is: Wat wilt u bereiken met de site? en daarnaast Waar past die binnen het totaalpakket aan communicatie? Moet de site activeren, bekend maken, informeren of stofferen? 2// Vergelijking met een/de vorige site Is er al een site voor dit doel? Hebt u ervaring met andere sites? Waarom vernieuwt u de site? Wat waren de positieve aspecten aan die vorige site? Wat waren/zijn de minder goede zaken? 3// Doelgroep Welke doelgroep heeft de site voor ogen? Welke leeftijdscategorie? Is de site bedoeld voor een groot publiek of voor mensen die de werking kennen (bv. vrijwilligers)? Zijn er meerdere doelgroepen (kinderen, jongeren, leiding, bestuurders)? Is er een stuk van de site dat enkel bedoeld is voor medewerkers/bestuurders? 4// Look and feel van een site Hoe moet de site eruit zien? Wat vindt de doelgroep mooi? Welke sfeer wilt u dat de site uitstraalt? Hebt u voorbeelden van sites die die uitstraling hebben? URL s ter inspiratie? Is er een huisstijl, logo, kleuren die altijd gebruikt worden? Zo niet, past deze site in een opmaak of vernieuwing van huisstijl 2/6

3 en logo? Hoe moet de homepagina van de site eruit zien? Wat vindt u handig als menustructuur? Welke andere sites scoren hier hoog volgens u? Kunt u een schets maken van hoe u de homepagina ziet? 5// Informatie op de site Welke informatie is er gewenst op de site? Onder welke hoofdstukken menu-items wilt u die verdelen? Bestaat de informatie uit tekst? Foto's? Lijsten? Pdf's? Documenten? Filmpjes? Is er een nieuwskanaal? Moeten bezoekers kunnen reageren op informatie? Moeten bezoekers formulieren kunnen invullen? Moet de informatie daarvan online verwerkt worden? Zijn er aparte onderdelen zoals een fotoalbum, videofilmpjes van activiteiten? Wat moeten de bezoekers terugvinden op de homepagina? Welke extra knoppen (contact? home? ) wilt u op deze pagina? 6// Achter de schermen Wie moet er allemaal kunnen werken met de site? Mag iedereen alles kunnen aanpassen? Moet informatie die op de site verschijnt (bv. aangebracht door bezoekers) vooraf gecontroleerd worden? Zo ja, door wie? 7// Sociale media Hoe gebeurt de integratie met sociale media? Komen er deel-of like-knoppen knoppen op de site of bij onderdelen? Worden de sociale mediapagina s van de organisatie op de site bekend gemaakt? Worden de berichten van sociale media op de site getoond of omgekeerd? Moeten bezoekers kunnen inloggen of reageren met een sociale-mediaprofiel? Moeten bepaalde acties (bv. stemmen) makkelijk kunnen gedeeld worden op sociale media? Moeten bezoekers daartoe aangezet worden? Moet er op Facebook een extra tabblad gemaakt worden met de inhoud of functies van deze site? 8// Bijkomende wensen Welke specifieke functies heeft de site nog? Reservaties van lokalen, documenten produceren, een bibliotheek bijhouden, een webshop, een wikideel,? Analyse Na de bevraging komt de analyseperiode. Daarin wordt het voorstel verder technisch vertaald in definitieve en volledige Wire frames. We testen de nodige softwaretoepassingen uit. We willen hierbij haarfijn alle opties nagaan. Tijdens de analyse communiceren we met de klant over de gevolgen van verschillende keuzes. Zo vermijden we misverstanden en behouden beide partijen een goed zicht op het project. Op het einde van de analyse vragen we een schriftelijk akkoord ord met de verdere uitwerking. Indien nodig stellen we een aangepaste prijs voor, als er nieuwe noden en wensen naar boven gekomen zijn. Vormgeving In principe kunnen we nu samenzitten met de externe vormgever en kan die starten aan het lay-outproces. Gedurende dat proces blijven we in contact met de vormgever, zodat we de verwachtingen en de beperkingen van de overeenkomst mee kunnen opvolgen. Bij projecten waar de opdrachtgever zelf al een heel duidelijk beeld heeft van de inhoud, functies en opbouw van de site, kan die het proces samen met de vormgever vroeger opstarten. 3/6

4 Opbouw Onze websitebouwers starten nu met de opbouw. Op basis van de analyse installeren ze eerst het basissysteem ssysteem van Drupal of CiviCRM. Daarna verzamelen ze de nodige modules voor alle extra functies en installeren en configureren ze die. Ten slotte wordt ook de opgestelde lay-out geïmplementeerd in de site. Daarvoor houden we vanaf dag één contact met de lay-outer om onder andere de toepasbaarheid van de lay- out op de site mee vorm te geven. Terugkoppeling Tijdens de opbouw van de site zijn er meerdere terugkoppelmomenten voorzien. Het aantal hangt af van de grootte van de opdracht. Belangrijk voor de timing van het project is dat de voorstellen en vragen die daarbij aangereikt en gesteld worden, wederzijds vlot beantwoord kunnen worden. We vragen daarom altijd om op die momenten een duidelijk aanspreekpunt te hebben, dat hiervoor tijd kan maken en de definitieve beslissingen communiceert. Vorming, testen, vullen en debug Na de technische afronding van het project voorzien we een halve dag vorming. Bij grotere projecten kan dat een hele dag vorming zijn, of een vorming in verschillende stappen. Deze vorming vindt plaats in de lokalen van Mediaraven vzw (Gent, vlakbij station Gent-Sint-Pieters) en is voorzien voor maximaal 12 personen. Na deze vorming kan de klant de zelf opgestelde inhoud op de site toevoegen. De gebruikers hebben ook de opdracht om de toepassing intensief te testen. Dat betekent dat alle mogelijkheden uitgeprobeerd worden door meerdere mensen. Daarbij worden soms nog onvolmaaktheden vastgesteld of kleine verbeteringen voorgesteld. We spreken daarom één of meerdere momenten af waarop een lijst van dergelijke zaken doorgegeven wordt. Daarna voorzien wij een 'debugperiode'. In die periode kunnen nog kleine aanpassingen gebeuren en kunnen foutjes rechtgezet worden. Stelt u bij het testen vast dat de inhoud niet verder kan toegevoegd worden of het testen niet kan gebeuren, dan pakken we dat probleem meteen aan. Na de debugperiode beschouwen we de site als afgewerkt en opgeleverd. Conflicten Conflicten zijn niet te voorzien en af en toe duikt er eentje op. Een site laten maken is nu eenmaal niet evident. Het is altijd mogelijk dat één van beide partijen niet tevreden is over de gang van zaken. Als dat zo is, dan moeten beide partijen dat conflict meteen uitspreken. Een goede communicatie zorgt voor beduidend minder onbegrip en sluimerende conflicten. Bij betwisting over de opdracht trachten we een minnelijke schikking te treffen. Dat geldt voor alle zaken die expliciet en niet expliciet geregeld zijn in het contract. Als er geen minnelijke schikking getroffen wordt binnen de dertig dagen, zijn de rechtbanken van het arrondissement Gent bevoegd. Onderhoudscontract Uiteraard stopt de zorg voor een project niet nadat het is gebouwd. Mediaraven vzw voorziet een onderhoudscontract om het systeem (Drupal en CiviCRM) waar de site op draait, up-to-date te houden. Op die manier evolueert uw site mee met nieuwe technologieën en bent u verzekerd van een goede opvolging en van veilige toepassingen. 4/6

5 Een onderhoudscontract houdt in dat: u bij vragen of problemen altijd telefonisch of per mail bij ons terecht kunt. We zorgen voor hulp binnen de 24 uur of op de eerstkomende werkdag. Problemen die we kunnen oplossen in minder dan een half uur worden na melding onmiddellijk en zonder extra kosten opgelost. Alle 'minor updates' van het Drupalsysteem en CiviCRM zijn inbegrepen epen in het onderhoudscontract. Ze worden zo snel mogelijk uitgevoerd. Bij alle offertes met betrekking tot aanpassingen aan de website (toevoegen van functionaliteit of modules) krijgt u een korting van 20%. Voor grotere problemen wordt een analyse met timing en offerte gemaakt. Bij het ontstaan van 'major updates' wordt dat meegedeeld en na goedkeuring van een afzonderlijke offerte. Hosting Elke site heeft webruimte nodig. Mediaraven vzw heeft een hostingsdienst speciaal voor de jeugdsector. We beschikken over een stevige infrastructuur en bieden ondersteuning ng op maat van de jeugdsector. Wij kiezen voor eerlijke en heldere prijzen en zorgen voor een goede ondersteuning. We nemen iedere dag back-ups van iedere account en zetten die kosteloos terug bij problemen. We helpen de organisaties met elke vraag, hoe eenvoudig of complex die ook is. Via een online controlepaneel krijgt u zelf ook toegang tot uw account. Voor Mediaraven vzw telt de kwaliteit, niet de kwantiteit. Het gaat bij ons niet om winst, wel om het online krijgen en houden van websites en dat op een kwalitatief zo hoog mogelijke manier, ook als dat grotere investeringen vraagt agt (zoals aankoop van anti-spamservers, beveiligingssystemen,...). Geen stuntverkoop of overselling maar een betrouwbare hostingpartner voor jaren. De Mediaravenservers staan in het LCL Datacenter in Antwerpen: een klasse A-datacenter dat tot de allerbeste van de wereld behoort. Daarnaast beschikt het over verschillende redundante lijnen die een supersnelle verbinding met de rest van het internet garanderen. We hebben een 24/7-supportcontract met de beheerder van het datacenter die zijn kantoren heeft boven het datacenter zelf. Daardoor zijn ze onmiddellijk ter plaatse als er hardwareproblemen zouden optreden. Ook op de hardware en software zelf hebben we supportcontracten om in geval van problemen onmiddellijk te kunnen reageren. Alle servers worden 24/7 uitgebreid gemonitord en zijn voorzien van verschillende waarschuwingssystemen om de hostingmedewerkers per sms te verwittigen bij problemen. Voor heel wat diensten gebruiken we een fair use policy". Elke nacht wordt een volledige back-up van de server genomen die 14 dagen wordt bijgehouden op een andere server in datzelfde datacenter. Elke maand wordt hiervan een back-up gekopieerd naar het kantoor van Mediaraven in Gent. Verder wordt twee keer per dag een afzonderlijke MySQL-back-uminstens 14 dagen wordt bijgehouden (zowel in het datacenter als in genomen die Gent). Geen enkele sitebouwklant is eraan gehouden om voor onze hosting te kiezen. Toch durven wij aandringen om dit toch te overwegen. Bij onze hosting zijn we zeker dat die aangepast is aan de pakketten waar we mee werken. Het is bovendien veel makkelijker om een eventueel probleem met uw site in de toekomst op te sporen als we meteen zowel de hostingfactoren, als mogelijke bugs in de programmatie kunnen nagaan. De verschillende hostingaccounts kunt u terugvinden op 5/6

6 Portfolio Op vind je een overzicht van alle websites die we de afgelopen jaren gemaakt hebben. 6/6