MANTELZORGER Een mantelzorger kan het volgende voor de cliënten waarvoor hij gemachtigd is

Transcriptie

1 Handleiding beheer

2 Inhoudsopgave Rollen en hun mogelijkheden... 3 Medewerker... 3 Beheerder... 4 Uitleg van de mogelijkheden... 6 Activiteiten inzien... 6 Activiteit aanmaken... 7 Diensten Media Dienstsoorten wijzigen Bewoners toevoegen/wijzigen/verwijderen Groepen toevoegen/wijzigen/verwijderen Medewerkers toevoegen/wijzigen/verwijderen pagina 2

3 ROLLEN EN HUN MOGELIJKHEDEN MANTELZORGER Een mantelzorger kan het volgende voor de cliënten waarvoor hij gemachtigd is Activiteiten Het activiteitenoverzicht bekijken Een activiteit aanmaken of wijzigen Een titel en omschrijving toevoegen aan een activiteit Een afbeelding zoeken voor een activiteit op basis van trefwoorden Een datum, tijd en eventueel een herhaalpatroon toevoegen aan een activiteit Subactiviteiten (incl. titel, omschrijving en afbeelding) toevoegen aan een activiteit Een activiteit verwijderen Diensten Het dienstenoverzicht bekijken voor een bepaalde datum Media Een overzicht bekijken van alle trefwoorden binnen de organisatie Op basis van een trefwoord zoeken op afbeeldingen Voor de cliënten waarvoor hij is gemachtigd: Een afbeelding toevoegen aan de media bibliotheek Trefwoorden toevoegen aan een afbeelding Trefwoorden wijzigen bij een bestaande afbeelding Een afbeelding verwijderen Beheer Dienstsoorten Een overzicht zien van de dienstsoorten van een groep Machtigingen Clienten waarvoor de mantelzorger is gemachtigd inzien Een cliënt vragen om machtiging door haar adres op te geven Een lopende aanvraag tot machtiging opnieuw versturen Een lopende aanvraag tot machtiging verwijderen MEDEWERKER Een medewerker kan het volgende voor de bewoners en woongroepen waaraan hij of zij gekoppeld is: Activiteiten Het activiteitenoverzicht bekijken Een activiteit aanmaken of wijzigen Een titel en omschrijving toevoegen aan een activiteit Een afbeelding zoeken voor een activiteit op basis van trefwoorden Een datum, tijd en eventueel een herhaalpatroon toevoegen aan een activiteit Subactiviteiten (incl. titel, omschrijving en afbeelding) toevoegen aan een activiteit Een activiteit verwijderen Diensten Het dienstenoverzicht bekijken voor een bepaalde datum Een medewerker toevoegen aan een dienst Een medewerker verwijderen uit een dienst Een extra dienst voor een bepaalde dag toevoegen Media Een overzicht bekijken van alle trefwoorden binnen de organisatie Op basis van een trefwoord zoeken op afbeeldingen pagina 3

4 Een afbeelding toevoegen aan de media bibliotheek Trefwoorden toevoegen aan een afbeelding Trefwoorden wijzigen bij een bestaande afbeelding Een afbeelding verwijderen Beheer Dienstsoorten Een overzicht zien van de dienstsoorten van een groep Een dienstsoort toevoegen aan een groep Een bestaande dienstsoort wijzigen Een bestaande dienstsoort verwijderen Bewoners Een overzicht zien van alle bewoners in de woongroepen waaraan hij of zij is toegevoegd De gebruikersvoorkeuren van een bewoner wijzigen Woongroepen Een overzicht zien van alle woongroepen De gebruikersvoorkeuren van een woongroep wijzigen Machtigingen Gemachtigde mantelzorgers van een cliënt bekijken Een machtiging verlenen namens de cliënt aan een andere mantelzorger Een machtiging voor een mantelzorger verwijderen Machtigingsverzoeken goedkeuren/afkeuren BEHEERDER De beheerder kan voor alle bewoners en woongroepen in de organisatie: Activiteiten Het activiteitenoverzicht bekijken Een activiteit aanmaken of wijzigen Een titel en omschrijving toevoegen aan een activiteit Een afbeelding zoeken voor een activiteit op basis van trefwoorden Een datum, tijd en eventueel een herhaalpatroon toevoegen aan een activiteit Subactiviteiten (incl. titel, omschrijving en afbeelding) toevoegen aan een activiteit Een activiteit verwijderen Diensten Het dienstenoverzicht bekijken voor een bepaalde datum Een medewerker toevoegen aan een dienst Een medewerker verwijderen uit een dienst Een extra dienst voor een bepaalde dag toevoegen Media Een overzicht bekijken van alle trefwoorden binnen de organisatie Op basis van een trefwoord zoeken op afbeeldingen Een afbeelding toevoegen aan de media bibliotheek Trefwoorden toevoegen aan een afbeelding Trefwoorden wijzigen bij een bestaande afbeelding Een afbeelding verwijderen Beheer Dienstsoorten Een overzicht zien van de dienstsoorten van een groep Een dienstsoort toevoegen aan een groep Een bestaande dienstsoort wijzigen Een bestaande dienstsoort verwijderen Bewoners pagina 4

5 Een overzicht zien van alle bewoners Een bewoner toevoegen aan een woongroep De gebruikersvoorkeuren van een bewoner wijzigen Het wachtwoord van een bewoner wijzigen Een bewoner verplaatsen naar een andere woongroep Een bewoner verwijderen Woongroepen Een overzicht zien van alle woongroepen Een woongroep toevoegen aan een andere woongroep (meestal een locatie) De gebruikersvoorkeuren van een woongroep wijzigen Het wachtwoord van een woongroep wijzigen Een woongroep verplaatsen naar een andere woongroep (of locatie) Een woongroep verwijderen Medewerkers Een overzicht zien van alle medewerkers Een medewerker toevoegen aan één of meerdere woongroep(en) De foto van een medewerker wijzigen Het wachtwoord van een medewerker wijzigen Een medewerker verplaatsen naar één of meerdere andere woongroep(en) Een beheerder maken van een medewerker Een medewerker verwijderen Machtigingen Gemachtigde mantelzorgers van een cliënt bekijken Een machtiging v erlenen namens de cliënt aan een andere mantelzorger Een machtiging voor een mantelzorger verwijderen Machtigingsverzoeken goedkeuren/afkeuren pagina 5

6 UITLEG VAN DE MOGELIJKHEDEN ACTIVITEITEN INZIEN > Planning Door op het tabblad planning te klikken, wordt e en scherm getoond met een lijst met alle groepen en bewoners waar de ingelogde gebruiker een relatie mee heeft, hierarchisch geordend. Na selectie van een groep/bewoner, wordt de planning van vandaag getoond (voor die groep/bewoner). In dit scherm worden de diensten getoond van de geselecteerde groep, of van de groep waarin de bewoner is ingedeeld. Klikken op rooster wijzigen toont het scherm waarop het rooster voor deze dag gewijzigd kan worden. Een medewerker kan direct uit het dienstrooster van deze dag verwijderd worden door op verwijderen te klikken. Deze link verschijnt wanneer je met de muis over een medewerker heen beweegt. Door op vorige/volgende te klikken, ga je een dag terug/vooruit in de tijd. Er kan ook een dag worden geselecteerd. EEN MEDEWERKER OF MANTELZORGER TOEVOEGEN AAN EEN ACTIVITEIT Medewerkers die dienst hebben op de dag van de activiteit en mantelzorgers kunnen aan een activiteit worden toegevoegd door de diensten foto van deze persoon op de activiteit te slepen. Zo kan bijvoorbeeld aangegeven worden wie de cliënt helpt met opstaan, of met het toedienen van medicatie. De cliënt ziet dit vervolgens op haar Pictoplanner app of planbord bij de activiteit staan. pagina 6

7 ACTIVITEIT AANMAKEN Door op + activiteit te klikken in het activiteiten overzicht, wordt er een activiteit aangemaakt voor de huidige dag, voor de huidige groep/bewoner. Scherm 1: titel Titel is verplicht Omschrijving is niet verplicht Titel veld is een autosuggest veld. Er wordt gekeken naar de activiteiten die voor deze bewoner of woongroep al eerder zijn ingevuld. Wanneer er een suggestie wordt geaccepteerd, wordt ook de omschrijving van deze activiteit overgenomen. Deze is nog wel te wijzigen door de gebruiker. Opgeven van de naam en omschrijving van een activ iteit pagina 7

8 Scherm 2: afbeelding De afbeelding is niet verplicht Trefwoord is ook een autosuggest veld. Op basis van de tekst die er in het tekstveld getypt wordt, worden er resultaten weergegeven van picto s die deze trefwoorden bevatten. In het tekstveld wor dt de titel van de activiteit vooringevuld. Hierdoor worden er op basis van de woorden in de titel automatisch een aantal suggesties gedaan voor de te gebruiken pictogrammen. Het pictogram opstaan wordt bijvoorbeeld automatisch weergegeven na invoering v an de titel Opstaan. Deze matching gebeurt op basis van trefwoorden, die onder het tabblad Media in te voeren zijn. Er kan worden gezocht in de afbeeldingen van de cliënt, van de woongroep waar de cliënt woont, de organisatie, of in de Sclera.be picto s. Toevoegen van een afbeelding aan een activiteit pagina 8

9 Scherm 3: tijd Datum: verplicht Starttijd: niet verplicht Eindtijd: niet verplicht Herinnering: niet verplicht Herhaling: niet verplicht De datum is al gekozen doordat er op het scherm voor ee n bepaalde datum op de knop + activiteit is geklikt. Wanneer er een waarde X voor herinnering wordt opgegeven, wordt er X minuten voor de aanvang van een activiteit een notificatie gegeven (visueel en auditief). Er kan een herhalende activiteit gemaakt worden. Mogelijkheden: dagelijks, n-wekelijks op dagen x,y,z, maandelijks op dag van maand, jaarlijks op datum. Een activiteit kan in het geeltje worden geplaatst door het vinkje achter duurt de hele dag is aan te vinken. Het geluidje kan worden uitgezet door Auditieve waarschuwing uit te vinken. Privacy instellingen Wanneer prive afspraak is aangevinkt, wordt de inhoud van deze activiteit niet op het groepsplanbord getoond. Bewoners zien wel dat deze cliënt iets heeft, maar niet wat. Wanneer toon op groepsplanbord is uitgevinkt, wordt de activiteit helemaal niet op het groepsplanbord getoond, maar alleen op de individuele Pictoplanner app of planbord van de cliënt zelf. Opgeven van de datum, tijd, herinnering en evt. herhaling pagina 9

10 Scherm 4: subactiviteiten Subactiviteten zijn niet verplicht Er kunnen 1 of meerdere subactiviteiten toegevoegd worden aan een activiteit. Door op + activiteit te klikken wordt een popup getoond, waarin titel, omschrijving en afbeelding van een subactiviteit gekozen kunnen worden. De volgorde van de subactiviteiten kan worden veranderd met behulp van de omhoog en omlaag knoppen. Overzicht van de subactiviteiten van deze activiteit pagina 10

11 Popup voor een nieuwe subactiviteit Het titelveld is een verplicht veld. Omschrijving en afbeelding zijn niet verplicht. De titel van de subactiviteit wordt overgenomen in het trefwoorden veld. Op basis van de ingevoerde trefwoorden wordt een suggestie gedaan voor het te gebruiken pictogram, waarbij weer te zoeken is in de verschillende afbeeldingsbibliotheken (cliënt, woongroep, organisatie, Sclera.be). Wanneer er in scherm 1 een activiteitsuggestie is geaccepteerd, worden de subactiviteiten van deze activiteit overgenomen. Subactiviteiten kunnen ook worden verwijderd, of aangepast door op verwijderen, of aanpassen te klikken na een mouseover op een activiteit. pagina 11

12 DIENSTEN Diensten worden per woongroep ingevoerd. Er dient eerst een woongroep in het linker kader geselecteerd te worden. Na selectie van een groep, wordt in de middels te kolom het dienstrooster voor de huidige dag getoond. De verschillende dienstsoorten worden in blokken onder elkaar afgebeeld. In de rechter kolom staan de medewerkers die een relatie hebben met de geselecteerde groep. Door de medewerkers naar een dienstsoort te slepen, worden ze toegevoegd aan het dienstrooster. Wanneer een medewerker in de verkeerde dienst staat, kan deze verwijderd worden door op de link verwijderen te klikken die verschijnt wanneer er met de muis overheen wordt bewogen. Beheren van diensten Mocht er een dienst zijn die niet in het standaard dienstenpatroon hoort (zoals ingegeven onder beheer > dienstsoorten) dan kan er voor de huidige dag een dienst toegevoegd worden door op + dienst toevoegen te klikken. pagina 12

13 MEDIA Tabblad media. Er zijn 4 verschillende media bibliotheken binnen de Pictoplanner: Sclera.be picto s 2. Organisatie picto s 3. Afbeeldingen van de woongroep van de cliënt 4. Afbeeldingen van de cliënt zelf Er kan gezocht worden op trefwoord binnen een van deze bibliotheken door de radiobutton voor de bibliotheek te selecteren. Voor Sclera worden geen trefwoorden weergegeven na selectie, voor de overige 3 bibliotheken geldt dat alle trefwoorden worden getoond na selectie van de bibliotheek. Trefwoorden die vaker aan een afbeelding zijn toegevoegd, worden groter weergegeven. Een afbeelding kan meerdere trefwoorden bezitten. Nadat er op een trefwoord is geklikt, worden de afbeeldingen getoond die horen bij het trefwoord. Afbeeldingen bij het trefwoord Eten Door op een van de trefwoorden van een afbeelding te klikken, worden andere afbeeldingen gezocht met hetzelfde trefwoord, binnen de geselecteerde bibliotheek. Een afbeelding kan gewijzigd of verwijderd worden door op de linkjes aanpassen, of verwijderen te klikken die verschijnen na een mouseover. Sclera picto s zijn niet te wijzigen. Media toevoegen Door op + media te klikken, wordt een popup getoond, waarmee er afbeeldingen kunnen worden toegevoegd aan de geselecteerde bibliotheek. Er kunnen geen afbeeldingen aan de Sclera bibliotheek worden toegevoegd. Selecteer een bestand (jpg, png, of gif) door op upload a file te klikken. Het is verplicht om één of meerdere trefwoorden op te geven. Er worden suggesties gegeven zodat een trefwoord niet verschillende keren voorkomt met andere spelling/hoofdletters. pagina 13

14 Toevoegen nieuwe afbeelding Media wijzigen Door op aanpassen te klikken tijdens een mouseover van een afbeelding, wordt een formulier getoond waarmee de afbeelding aangepast kan worden. De afbeelding zelf kan niet worden gewijzigd, alleen de trefwoorden die gekoppeld zijn aan de afbeelding kunnen gewijzigd worden. Werking is verder identiek aan het toevoegen van een afbeelding. Het wijzigen van media pagina 14

15 DIENSTSOORTEN WIJZIGEN beheer > dienstsoorten Zichtbaar voor medewerkers en beheerders. Voor een groep kunnen vaste dienstsoorten toegevoegd worden. Deze dienstsoorten verschijnen in het dienstrooster van een groep. Van een dienstsoort kan de omschrijving, start - en eindtijd van de dienst, sy mbool van de dienst en status van de dienst gewijzigd worden. Inactieve diensten worden onder het tabblad diensten niet getoond. Dit kan gebruikt worden voor bijvoorbeeld diensten die niet het hele jaar door getoond hoeven te worden (feestdagen/vakantie diensten). LET OP: de start en de eindtijd van een dienst moeten binnen dezelfde dag vallen. Een slaapdienst bestaat dus uit twee delen; een deel in de avond (bijvoorbeeld van 21:00 tot 23:59) en een deel in de volgende ochtend (bijvoorbeeld van 0:00 tot 07:00). pagina 15

16 BEWONERS TOEVOEGEN/WIJZIGEN/VERWIJDEREN beheer > bewoners Zichtbaar voor medewerkers en beheerders. Medewerkers kunnen geen bewoners toevoegen/verwijderen. Na selectie van een bewoner in het linker kader, worden eerst zijn gegeven afgebeeld. Door links onderin op + bewoner te klikken, kan er een nieuwe bewoner worden toegevoegd. Door onderin op bewerken te klikken, kan de bewoner gewijzigd worden. Een bewoner kan verwijderd worden door onderin op verwijderen te klikken. Er zal een popup getoond worden m et de vraag of u dit zeker weet. Deze popup annuleren zorgt ervoor dat de bewoner behouden blijft. Bevestigen zorgt ervoor dat de bewoner verwijderd wordt. De instellingen van een bewoner worden getoond na selectie in de linker kolom pagina 16

17 Door op bewerken te klikken, kan het profiel van de bewoner gewijzigd worden Het adres kan worden gewijzigd. Een bewoner moet worden toegevoegd aan precies één woongroep. De bewoner ontvangt vervolgens de activiteiten van deze woongroep op zijn/haar planbord. Ook de media van deze woongroep is zichtbaar in de bibliotheek van deze bewoner bij het toevoegen van een activiteit. Wachtwoorden kunnen alleen worden gereset. Instelbare gebruikersvoorkeuren: 1. Soort klok analoog/digitaal 2. Zichtbare periode 3. Toon logout knop 4. Kan activiteiten wijzigen 5. Kan activiteiten afvinken 6. Kan activiteiten beoordelen Soort klok Afhankelijk van de voorkeuren van de bewoner, kan er gekozen worden voor analoge, of digitale weergave van de tijd in het dag- en activiteit scherm van het planbord. Wanneer er wordt gekozen voor analoge weergave van de tijd, worden er ook time timers afgebeeld voor een activiteit of dienst die al is gestart. pagina 17

18 Zichtbare periode De hoeveelheid informatie kan naar behoefte worden beperkt voor een cliënt. Mogelijke waarden: dagdeel, dag, 2 dagen, week, geen beperking. Als de zichtbare periode op geen beperking staat, kunnen cliënten het hele jaar bekijken. Als de zichtbare periode op week staat, kunnen cliënten alleen de activiteiten en dienstroosters binnen de huidige week zien. Als de bladerbeperking op dag staat, kunnen cliënten alleen de activiteiten van vandaag zien. Toon logout knop Logt een cliënt ongewenst uit? Zet dit vinkje dan uit. LET OP: start het planbord of de app 2x opnieuw op om dit effect te laten hebben. Kan activiteiten wijzigen Geldt alleen voor de Pictoplanner apps. Wanneer dit uitgevinkt staat, worden de wijzig/verwijder/toevoegen knoppen op de app verborgen. Kan activiteiten afvinken Geldt alleen voor de Pictoplanner apps. Wanneer dit aan staat, kunnen activiteiten worden afgevinkt door de cliënt op de Pictoplanner app. Dit kan vervolgens door medewerkers en mantelzorgers worden gezien in het beheer. Kan activiteiten beoordelen Geldt alleen voor de Pictoplanner apps. Wanneer een cliënt zijn ontwikkeling binnen een doelstelling of activiteit wil bijhouden, kan hij na afronding (afvinken) van een activiteit de activiteit een cijfer geven (0..10). Dit wordt ook getoond in het beheer. pagina 18

19 GROEPEN TOEVOEGEN/WIJZIGEN/VERWIJDEREN beheer > woongroepen Zichtbaar voor medewerkers en beheerders. Medewerkers kunnen geen bewoners toevoegen/verwijderen. Na selectie van een groep, worden de instellingen van die groep afgebeeld. Door op + groep te klikken, kan er een nieuwe groep worden toegevoegd. Overzicht van de instellingen van een groep Wanneer er op bewerken wordt geklikt, kan deze groep worden bewerkt. pagina 19

20 Bewerken van de instellingen van een groep Voorbeeld: Locatie Europaweg heeft de groepen Voorhuis en Achterhuis. Er worden 3 groepen aangemaakt: Groep 1: naam: Europaweg, parentgroep: geen Groep 2: naam: Voorhuis, parentgroep: Europaweg Groep 3: naam: Achterhuis, parentgroep: Europaweg Een groep die zelf al een parentgroep heeft, kan zelf geen parentgroep zijn (beperking tot 2 niveau s) Het adres van een groep hoeft niet te bestaan. Wachtwoorden kunnen alleen worden gereset. Instelbare gebruikersvoorkeuren: 1. Soort klok analoog/digitaal 2. Zichtbare periode 3. Toon logout knop Soort klok Afhankelijk van de voorkeuren van de bewoner, kan er gekozen worden voor analoge, of digitale weergave van de tijd in het dag- en activiteit scherm van het planbord. pagina 20

21 Wanneer er wordt gekozen voor analoge weergave van de tijd, worden er ook time timers afgebeeld voor een activiteit of dienst die al is gestart. Zichtbare periode De hoeveelheid informatie kan naar behoefte worden beperkt voor een woongroep. Mogelijke waarden: dagdeel, dag, 2 dagen, week, geen beperking. Als de zichtbare periode op geen beperking staat, kunnen cliënten het hele jaar bekijken. Als de zichtbare periode op week staat, kunnen cliënten alleen de activiteiten en dienstroosters binnen de huidige week zien. Als de bladerbeperking op dag staat, kunnen cliënten alleen de activiteiten van vandaag zien. Toon logout knop Logt een cliënt ongewenst uit? Zet dit vinkje dan uit. LET OP: start het planbord 2x opnieuw op om dit effect te laten hebben. pagina 21

22 MEDEWERKERS TOEVOEGEN/WIJZIGEN/VERWIJDEREN Beheer > medewerkers Alleen zichtbaar voor beheerders. Na selectie van een medewerker, worden eerst zijn gegeven afgebeeld. Door op bewerken te klikken, kan het profiel van de medewerker gewijzigd worden. Een medewerker kan verwijderd worden door onderin op verwijderen te klikken. Er zal een popup getoond worden met de vraag of u dit zeker weet. Deze popup annuleren zorgt ervoor dat de medewerker behouden blijft. Bevestigen zorgt ervoor dat de medewerker verwijderd wordt. De gegevens van de in de linker kolom geselecteerde medewerker pagina 22

23 Het scherm dat getoond wordt voor het toevoegen en bewerken van een medewerker Een medewerker moet worden toegekend aan in ieder geval een, of meerdere woongroepen. Voor deze groepen en voor de bewoners die op deze groepen wonen kan de medewerker vervolgens activiteiten en diensten toevoegen/wijzigen/verwijderen. Een afbeelding is verplicht en kan alleen gewijzigd worden (niet verwijderd). Het adres kan gewijzigd worden. Een wachtwoord kan alleen gereset worden door de beheerder. pagina 23

24 MACHTIGEN VAN MANTELZORGERS Voordat een mantelzorger gemachtigd kan worden, heeft deze persoon eerst een mantelzorger account nodig. Deze mantelzorger account kan aangemaakt worden in het beheer. Hiervoor moet je wel uitgelogd zijn. Ga naar beheer.pictoplanner.net en klik op het login scherm op de link hier onder het formulier. De link naar het scherm om een mantelzorger account aan te maken. pagina 24

25 Aanmaken van een mantelzorger account Na het klikken op de link, kom je op het onderstaande scherm. Alle velden behalve het tussenvoegsel zijn verplicht. De afbeelding wordt weergegeven op de Pictoplanner app of planbord van de cliënt, dus selecteer hiervoor een geschikte gezichtsfoto (liefst pasfoto). Het aanmaken van een account kan even duren. Wees dus geduldig en klik niet meerdere malen op de knop. Het scherm om een mantelzorger account aan te maken pagina 25

26 Het machtigen van mantelzorgers voor een cliënt (Beheer > machtigingen) Mantelzorgers kunnen op 2 manieren gemachtigd worden voor een cliënt. 1. Een cliënt kan de mantelzorger vanuit het beheer machtigen op basis van het adres van de mantelzorger 2. Een mantelzorger kan een cliënt op basis van haar adres vragen om machtiging Wanneer een cliënt een mantelzorger machtigt vanuit het beheer, wordt de mantelzorger hiervan op de hoogte gesteld middels een tje. Wanneer de mantelzorger vervolgens inlogt, ziet hij de cliënt in zijn overzicht staan. Nadat er een v erzoek tot machtiging is gedaan richting een cliënt, ontvangt deze cliënt hiervan een e- mailtje. Wanneer de cliënt inlogt in het beheer, staat er onder beheer > mantelzo rgers een verzoek open. De cliënt kan het verzoek goedkeuren vanuit de linkjes in de e -mail, of vanuit het beheer. Wanneer een machtiging is goedgekeurd, staat de mantelzorger bovenin het scherm onder de verleende machtigingen. Hier is de machtiging eventueel ook te verwijderen. Machtigingen scherm van een mantelzorger pagina 26