Draaiboek Praktijktest Toezicht kalversector

Transcriptie

1 Draaiboek Praktijktest Toezicht kalversector Dit geanonimiseerde document is in licentie gegeven op basis van een Creative Commons Licentie.

2 INHOUDSOPGAVE 1 Inleiding Achtergrond van de casus toezicht kalversector Doel van dit document Waarom een praktijktest? In welke vorm een praktijktest? Fases van de praktijk test Bepalen deelnemers en reikwijdte Te doorlopen scenario s bij de praktijktest Op te stellen instructies en invulformulieren Algemene instructiedeel Instructiedeel per type deelnemer Invuldeel Uitvoering van de praktijktest VKI via InfoKalf: de soll situatie Invoeren VKI Koppel in InfoKalf (T-10) Wijzigen VKI op InfoKalf (t-10 tm t-1) Beoordeling VKI via InfoKalf door Slachthuis (t-1) Transport zonder papieren VKI en keuring AM vindt plaats via InfoKalf (t=0) Scannen van de kalveren in het slachthuis en de PM controle (t+02) Use Cases InfoKalf Per deelnemer nodig Planning Bijlage 1 Format voor feedback formulier Kalverhouder Bijlage 2 Format voor feedback formulier Medewerker Slachterij Bijlage 3 Format voor feedback formulier Dierenarts AM / PM

3 1 INLEIDING 1.1 Achtergrond van de casus toezicht kalversector Het ministerie van Economische Zaken, Landbouw & Innovatie (hierna EL&I) wil de administratieve lasten voor ondernemers in de landbouwsector verminderen. Het programma Slim geregeld, goed verbonden (hierna Sggv) van dit ministerie, dat zich richt op verminderen van regeldruk en betere informatie-uitwisseling tussen overheid en bedrijfsleven, is hiertoe in 2009 gevraagd te onderzoeken of in de landbouwsector mogelijkheden bestaan voor potentiële besparingen. De toen uitgevoerde inventarisatie geeft als conclusie dat binnen de kalfsketen mogelijkheden bestaan om de kosten voor controle en toezicht te verlagen door verdere digitalisering en verbetering van de informatie-uitwisseling tussen de kalversector en de overheid. In begin 2010 heeft EL&I aan SGGV gevraagd een intake uit te voeren voor deze casus. Deze intake heeft geleid tot het starten van de casus. Onderdeel van de casus is een praktijktest zoals genoemd in het plan van aanpak. Bij het toezicht in de kalversector staat de eigen verantwoordelijkheid van de bedrijven voor de kwaliteit in de keten centraal. Bij het borgen van de kwaliteit wordt op een drietal aspecten gekeurd en toezicht gehouden: voedselveiligheid (o.a. hygiëne, schadelijke afwijkingen en gebruik van antibiotica); dierenwelzijn (o.a. huisvesting en transport), en diergezondheid (besmettelijke dierziekten). Uitgangspunt voor de digitalisering van de informatie-uitwisseling is in eerste instantie voedselveiligheid. Echter de uitvoering van de vele verordeningen op de drie kwaliteitsaspecten levert een veelheid aan toezicht en kwaliteitssystemen op. Ook binnen deze casus kunnen de drie aspecten niet geheel los van elkaar benaderd worden. De casus bestaat uit een drietal onderdelen. In de praktijktest wordt ingegaan op het onderdeel Digitalisering van de voedselketeninformatie (VKI) en de terugkoppeling van keuringsresultaten door de toezichthouder. Dit richt zich op het voortzetten van een door de sector reeds ingezette richting van het volledig digitaliseren van de VKI door middel van een door de sector beheerd systeem. Hiernaast zullen de slachtkeuringsgegevens van de toezichthouder middels ditzelfde systeem teruggekoppeld kunnen worden aan de kalverketen. Door de digitale VKI leidend te maken in het proces kan de papieren stroom omtrent de VKI worden afgeschaft. Hierdoor ontstaat een basis voor optimalisatie van de gegevensstroom. Dit onderdeel zal kwalitatieve gevolgen hebben voor zowel de sector als de toezichthouder, eveneens zullen besparingen worden gerealiseerd op administratieve lasten en mogelijkheden worden gegeven voor besparingen in bedrijfsprocessen. 1.2 Doel van dit document In het door de werkgroep opgestelde-, en door de stuurgroep goedgekeurde Plan van Aanpak (PvA) staat beschreven dat de digitalisering van de informatieketen en de daarbij horende nieuwe werkwijze zal worden getest middels een praktijktest. Op basis van het Programma van Eisen (PvE) en voortbouwend op ervaring van SKV is InfoKalf gebouwd. Om de werking van InfoKalf goed te kunnen beoordelen wordt een praktijktest uitgevoerd. Dit document dient als draaiboek voor deze praktijktest. Hierin zal worden uiteengezet op welke wijze het systeem zal worden getest 3

4 en op welke specifieke criteria wordt gelet. Naast het draaiboek worden ook instructies voor de deelnemers opgesteld voor het op de juiste wijze (gecontroleerd) uitvoeren van de praktijktest. 1.3 Waarom een praktijktest? Om de toegevoegde waarde van het systeem in kaart te brengen is er in samenwerking met de ketenpartners een businesscase opgesteld. Niet alleen de directe kwantitatieve baten staan vermeld in de businesscase, maar ook is geschetst welke bijkomstige kwalitatieve baten en kansen er zijn voor de sector door de toepassing van de nieuwe werkwijze. Om het systeem grondig te testen en zo de werking te kunnen garanderen en daarmee tot een gedragen ontwikkeling van InfoKalf te komen, is er besloten om een praktijktest uit te voeren. Hierbij wordt het systeem getest en de business case getoetst en aangescherpt. Hierbij kan getoetst worden of de inzet van InfoKalf en de digitale VKI inderdaad het gewenste fundament biedt voor de invoering van het nieuwe werken zoals beschreven onder onderdelen B en C van het plan van aanpak behorende bij deze casus. Tijdens de uitvoering van de praktijktest ligt de nadruk op het testen van de werking van het systeem en het verkrijgen van meetwaarden ten behoeve van het aanscherpen van de businesscase, de vergelijking met de nulmeting (de huidige situatie) en op in hoeverre het concept Infokalf aansluit bij de betrokken partijen en de gewenste nieuwe werkwijze. 1.4 In welke vorm een praktijktest? Uitgangspunt is dat de gestelde doelen van de praktijktest het best kunnen worden behaald in een zo realistisch mogelijke setting. Alvorens met de praktijktest te starten treed fase 1 in werking die in het kader zal staan van de acceptatietest. Deze fase wordt gevolgd door fase 2 waarbij de werking van het systeem en de toepassing van de nieuwe werkwijze zal worden getest door middels van scenario s. Deze scenario test vindt plaats in een gecontroleerde omgeving met dummy gegevens en deelnemende gebruikers. Vervolgens zal in fase 3 de werkingen en nieuwe werkwijze worden getoetst in het veld in een echte procesgang. In Fase 4 die op een nader te bepalen tijdstip na deze praktijktest zal plaatsvinden zal gekeken worden naar de consequenties van deze werkwijze voor de wijze waarop het toezicht plaatsvindt door de nvwa. Hierbij moet worden vastgesteld of we met dit systeem de stap naar het nieuwe werken kunnen maken. 4

5 2 FASES VAN DE PRAKTIJK TEST Eerder in dit document is geschetst wat de achtergrond is van de praktijktest en waarom een praktijktest nodig is. In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe de praktijktest zal worden vormgegeven, welk type deelnemers worden uitgenodigd om mee te doen en welke scenario s getest zullen moeten worden. De pratijktest zal in meerdere fases worden opgedeeld om het functioneren van het systeem zo goed mogelijk te kunnen testen. Enerzijds is het noodzakelijk om het systeem in de praktijk te testen, anderzijds komen in enkele weken misschien niet alle mogelijke scenario s langs in het veld die moeten worden getoetst. Daarom bestaat de praktijktest uit vier fases. In de eerste fase of acceptatietest zal worden vastgesteld of het systeem voldoet aan het programma van eisen zoals opgesteld en vastgesteld door de werkgroep. De uitkomst van deze fase bepaald of overgegaan kan worden naar fase twee van de praktijktest. De tweede fase of oefentest zullen alle mogelijke scenario s die zich in de praktijk kunnen voordoen testen in een gecontroleerde dummy omgeving. Hierbij zullen leden van de werkgroep en overige experts gevraagd worden om deze scenario s te testen. Het is mogelijk dat niet alle scenario s zich tijdens het vervolg van de praktijktest zullen voordien wat het belang van deze fase versterkt. Na evaluatie en eventueel bijstellen van het systeem zal overgegaan worden op fase drie of de veldtest, waarbij het systeem en de nieuwe werkwijze getest zullen worden in het echt. Voor deze test zullen verschillende deelnemers gebruik gaan maken van het systeem en de nieuwe werkwijze in een echte procesgang. Na de derde fase is de praktijktest op de werking van het systeem en de nieuwe werkwijze afgerond. De consequenties van het systeem, de nieuwe werkwijze en derhalve de resultaten hiervan zoals de digitale VKI zullen in fase vier worden getoetst. In het plan van aanpak van deze casus staan onderdelen B en C beschreven. Onderdeel B beschrijft een onderzoek naar de wenselijkheid en mogelijkheid tot het overgaan naar ketenkeuring en onderdeel C beschrijft het onderzoek naar het voeren van toezicht door de inzet van minder uren van de dieren arts op het slachthuis. In de vierde fase of Pilot Toezichtsuren Dierenarts zal worden getoetst of met het systeem en de nieuwe werkwijze de invoering van onderdeel C mogelijk is. Dit onderdeel zal na overleg met de betrokken partijen kort na de eerste drie fases kunnen plaatsvinden maar is geen onderdeel van dit draaiboek. Tijdens de veldtest (derde fase) zal naast de nieuwe digitale werkwijze de oude papieren werkwijze blijven gehandhaafd, het zogenaamde dubbeldraaien. Dit om risico s binnen de test te verkleinen indien het digitale proces nog onvoldoende zou functioneren. Na de test zal worden teruggegaan naar de oude werkwijze tot een succesvolle overdracht aan de sector heeft plaatsgevonden. 2.1 Bepalen deelnemers en reikwijdte In de eerder beschreven tweede fase, zal het systeem moet worden getest bij minstens twee verschillende slachterijen. De werkgroep zal één slachterij van de VanDrie Group en één slachterij van de Pali Group aanwijzen. Hierdoor is het mogelijk om te testen hoe digitalisering van de VKI 5

6 uitpakt binnen twee verschillende organisaties met in de basis dezelfde processen maar met ieder hun eigen invulling van deze processen. Dit geeft meer zekerheid dat het systeem zal werken in de gehele sector, wat het uiteindelijke doel is van deze casus. Naast de slachterijen is het van belang om een aantal kalverhouders bij de praktijktest te betrekken. De veldtest omvat circa 10 houders per slachterij (totaal dus 20). Dit zullen kalverhouders moeten zijn die in de drie weken van fase 3 slachtkalveren zullen aanbieden aan de twee slachterijen. Om de digitalisering van de VKI zo breed mogelijk te testen streven wij ernaar om een zo gevarieerd mogelijke groep van kalverhouders te testen. Er zal een mix worden gemaakt van contractkalverhouders, niet-contractkalverhouders, kalverhouders met Rosé kalveren en kalverhouders met wit vlees kalveren en er zal worden gezocht naar een import situatie. Echter mocht deze mix niet mogelijk blijken te zijn dan zullen deze scenario s in de tweede fase worden getoetst. 2.2 Te doorlopen scenario s bij de praktijktest Voor de tweede fase van de praktijktest dienen alle mogelijke scenario s te worden getest om de goede werking van InfoKalf te kunnen bewijzen. Hieronder een overzicht van de voorgestelde scenario s: Scenario 1a: Van een compleet koppel witvlees kalveren wordt de VKI digitaal opgesteld door de houder en opgeslagen in InfoKalf. Scenario 1b: Van een aantal koppels rosévlees kalveren wordt de VKI digitaal opgesteld door de houder en opgeslagen in InfoKalf. Scenario 2: Bij een reeds bestaande VKI-koppel van een koppel dat nog niet is opgevraagd wordt een wijziging gemaakt: o Wijziging 1: Kalf in de wachttijd wordt later geleverd (als ie uit de wachttijd is gegaan), dus van de VKI gehaald; o Wijziging 2: Kalf zonder bijzonderheden wordt van de VKI-koppel verwijderd omdat deze later worden afgeleverd o Wijziging 3: Afleverdatum kalf wordt gewijzigd agv behandeling na opmaken en wachttijd; o Wijziging x: [aanvulling in later stadium door werkgroep uiterlijk 3 nov.] Scenario 3: Van een koppel importkalveren wordt de VKI digitaal ingevoerd Scenario 4: Herstellen van een foutieve VKI-koppel na opvragen door slachthuis Scenario 5:Opvragen van digitale VKI van één koppel door meerdere slachthuizen ivm verdeelde aflevering (opvragen op verschillende tijdstippen en met verschillend beoordeling) Scenario 6: Afmelden van geslachte dieren in I&R door slachthuis en door kalverhouder van afvoeren Scenario 7:Invoeren slachtkeurgegevens door twee slachthuizen die één koppel verwerken Scenario 8: Toetsen en aanscherpen instructies en feedback formulieren n.a.v. praktijktest Scenario x: [Aanvulling in later stadium door werkgroep uiterlijk 3 nov.] 6

7 2.3 Op te stellen instructies en invulformulieren Een aantal instructies en invulformulieren dient opgesteld te worden en te worden toegespitst naar iedere specifieke type deelnemer. Dit is nodig om enerzijds de praktijktest te begeleiden (uitleg geven over het systeem en scenario s) en anderzijds om de beoogde gegevens/resultaten uit de praktijktest vast te leggen. De gegevens die verzameld moeten worden bij het invullen van de formulieren zijn de gegevens van de deelnemers en hun rol, de mogelijke scenario s die horen bij die rol, de vast te stellen tijdsduur van een handeling conform de businesscase en eventuele opmerkingen. De instructies en invulformulieren zullen uiteindelijk tot één opeenvolgend document leiden, zodat de gebruiker eerst uitleg krijgt over wat hij moet gaan doen, daarnaast leest hoe dat in zijn werk gaat en vervolgens ook zijn feedback kwijt kan na het uitvoeren van de scenario-stap. Hiervan kan desgewenst worden afgeweken; daarom is onderstaande driedeling gemaakt voor de initiële opzet Algemene instructiedeel Tijdens de praktijktest moet duidelijk zijn wat de bedoeling is en hoe een en ander in zijn werk gaat: de algemene instructies. Hiervoor dient aan het eind van de bouw van het prototype een document opgesteld te worden dat de functionaliteiten van InfoKalf beschrijft. De algemene instructies kunnen pas voltooid worden zodra het systeem technisch dusdanig is ontwikkeld dat er visueel slechts minimale wijzigingen doorgevoerd worden. Onderdelen van de algemene instructie moeten gebruikt worden in de scenario instructie Instructiedeel per type deelnemer Naast de algemene instructie, moet de instructie per type deelnemer en scenario duidelijk zijn. Deze instructie is afhankelijk van de mogelijke handelingen die de deelnemer met betrekking tot InfoKalf zal moeten uitvoeren en moet daar dan ook op afgestemd worden (zie ook hoofdstuk 3). De instructie voor iedere deelnemer beschrijft welke stappen hij/zij gaat doorlopen, ligt kort toe welke andere actoren betrokken zijn bij andere stappen die betrokken zijn in die handeling welke bijlagen/informatie waar gebruikt moet worden Invuldeel Feedback elementen worden verweven in de instructie per deelnemer. De bedoeling is dat deelnemers gedurende het gebruik van InfoKalf kort en bondig feedback kunnen geven op dat wat zij zojuist hebben uitgevoerd. Zoals wat wel en niet goed of duidelijk werkt, en hoelang zij bezig zijn geweest met het uitvoeren van de stap, ook in verhouding tot de oude situatie (tijdmeting). Daarnaast moet er een algemeen invulgedeelte zijn voor het geven van 'algemene feedback'. Voor het opstellen van het invuldeel kan gebruik gemaakt worden van een format in de bijlage (zie H5). De verkregen feedback moet een goed inzicht geven in de werkelijke baten, het gebruikersgemak en de mogelijke problemen die nog verholpen moeten worden. De feedback zal worden opgenomen in de rapportage aan de stuurgroep. 7

8 3 UITVOERING VAN DE PRAKTIJKTEST De veranderingen die plaatsvinden door de digitalisering van de VKI zijn reeds in kaart gebracht in de beschrijving van de gewenste situatie (soll). Deze zijn: De kalverhouder bevestigd en archiveert de opgemaakte VKI-koppel digitaal via InfoKalf (na eventueel opmaak door SKV) De kalverhouder kan nadien wijzigingen op de VKI koppel digitaal invoeren via InfoKalf Het slachthuis vraagt de digitale VKI-koppel op in plaats van de papieren VKI De dierenarts gebruikt voor de Ante Mortem (AM) keuring de digitale VKI[koppel uit Infokalf De dierenarts kan zijn bevindingen van de AM-keuring digitaal invoeren in InfoKalf De controle van de I&R data van de kalveren vind automatisch plaats via InfoKalf De dierenarts kan de bevindingen van de Post-Mortem keuring digitaal invoeren De VOS lijst van de dierenarts kan voor een groot deel worden opgemaakt uit informatie van InfoKalf Bovenstaande handelingen zullen in dit hoofdstuk gedetailleerd beschreven worden, zodat ze kunnen dienen als basis voor de instructie die naar de deelnemers gestuurd kan worden. 3.1 VKI via InfoKalf: de soll situatie In de praktijktest zal getest worden of InfoKalf werkt en of het de beoogde baten zal opleveren. In het schema hieronder is schematisch weergegeven hoe de VKI gebruikt zal gaan worden. Hierin wordt duidelijk dat InfoKalf pas 10 dagen voor de slacht wordt gebruikt. Dat zal dus ook het startpunt zijn voor de praktijktest. 8

9 3.1.1 Invoeren VKI Koppel in InfoKalf (T-10) Proces SKV doet vanaf 10 dagen voorafgaand aan de slacht een eindcontrole van het koppel om de koppel te certificeren voor slacht in het kader van IKB. Omdat ze er toch zijn kan SKV, als de houder dat wil, ook de VKI-koppel digitaal opmaken, de houder tekent wel voor akkoord, want het is zijn verklaring alleen nu middels een digitale bevestiging De houder kan ook zelf een VKI-koppel digitaal opmaken middels het InfoKalf portaal of middels de Helpdesk van SKV. Er zijn dus twee opties: of SKV voert de VKI-Koppel in, of de Kalverhouder. In het laatste geval zijn er de volgende stappen nodig. Acties: 1. De IKB Vleeskalveren gecontracteerde veehouder heeft per brief van SKV een brief met persoonlijke inloggegevens ontvangen. 2. De veehouder logt mbv de inloggegevens in op de website van InfoKalf (webadres toevoegen): a. De veehouder accepteert de gebruikersvoorwaarden van mijn portaal b. De veehouder wijzigt zijn wachtwoord eenmalig c. De veehouder voert (indien nodig) zijn adres in d. De veehouder accepteert de gebruikersvoorwaarden van InfoKalf e. Het account is geactiveerd 3. De veehouder opent in InfoKalf de dienst Invoer VKI-Koppel (indien mogelijk plaatje invoegen). 4. De veehouder voert de verwachte afleveringsdatum met bestemming slacht in door de datum in te voeren of door deze te selecteren in een kalender en bevestigt de verwachte afleveringsdatum. 5. De veehouder voert het koppelnummer (AM91 nummer) van de te slachten kalveren in. Wanneer een koppelnummer is ingevoerd/geselecteerd toont het systeem alle tot dat koppel behorende levensnummers en kunnen eventueel afzonderlijke levensnummers behorend tot het koppelnummer uit de selectie verwijderd worden als die nog niet voor slacht worden aangeboden. 6. De veehouder bevestigt de ingevoerde levensnummers/koppelnummers. 7. Het systeem toont één voor één vraag 1 t/m 3c van het VKI-formulier voor SKV-kalveren. Indien een vraag met ja wordt beantwoord opent een panel waarin dierspecifiek aanvullende informatie aangeleverd dient te worden. De veehouder beantwoordt vraag 1 t/m 3c. 8. Het systeem toont één voor één vraag 4 t/m 7 van het VKI-formulier voor SKV-kalveren. Indien een vraag met ja wordt beantwoord opent een panel waarin bedrijfspecifiek aanvullende informatie aangeleverd dient te worden. De veehouder beantwoordt vraag 4 t/m 7. De veehouder bevestigt de antwoorden. 9. De veehouder vult aan de hand van verplichte velden NAW gegevens van de behandelend dierenarts in. In deze velden worden de laatst ingevoerde gegevens automatisch getoond waardoor de dierenartsgegevens niet bij elke invoer ingevuld hoeven te worden. 10. De veehouder vult naam en plaats in t.b.v. de digitale ondertekening en bevestigt gegevens. 11. InfoKalf toont een samenvatting van de ingevoerde gegevens. 9

10 3.1.2 Wijzigen VKI op InfoKalf (t-10 tm t-1) Voorwaarde: de VKI voor het betreffende koppel is nog niet door een slachterij opgevraagd. Indien wel, dan volgt een foutmelding. Proces Indien er een wijziging is in de VKI terwijl de VKI reeds is opgemaakt door de SKV en terwijl het betreffende koppel nog niet is opgevraagd door de slachterij, dan kan de kalverhouder deze wijziging maken door de digitale VKI middels het systeem op de vragen en de wijziging te maken of door de helpdesk van SKV de bellen. Acties: 1. De gebruiker opent de dienst VKI Overzicht (zie 3.2.1). 2. Het systeem toont in een overzicht alle momenten dat een VKI-koppel is ingevoerd. 3. Door bij een invoermoment op een knop te klikken opent het gezochte VKI-koppel. Hierbij worden de ingevulde stappen getoond met de mogelijkheid deze te wijzigen. 4. Door bij stap 8/8 in het systeem op opslaan te klikken wordt het gewijzigde VKI-koppel opgeslagen Beoordeling VKI via InfoKalf door Slachthuis (t-1) Proces Het slachthuis beoordeelt de opgevraagde digitale VKI-koppel de dag vóór de aankomst van de dieren. Bij het ontbreken van de VKI of delen daarvan en bij de vermelding van bijzonderheden neemt de slachterij actie. Onvolledige VKI moet worden aangevuld voor het dier geslacht kan worden. Voor het nemen van maatregelen op basis van de VKI moet de slachterij een protocol opstellen. Na beoordeling van de VKI voegt de stalmeester zijn beoordeling toe aan het systeem en geeft de slachterij de nvwa (dierenarts) inzicht in de ontvangen VKI en beoordeling; de nvwa kan dan bepalen of de levende of de geslachte keuring moet worden aangepast. Acties: 1. Het slachthuis logt in bij InfoKalf (zie 3.2.1) 2. Het Slachthuis voert één of meerdere levensnummers of koppelnummers in en klikt op opvragen. 3. InfoKalf toont alle levensnummers waarvoor een VKI-koppel beschikbaar is, met daarbij de mogelijkheid per VKI-koppel de vraagnummers en antwoorden in te zien. 4. Het slachthuis heeft de mogelijkheid om aanvullende ingevoerde informatie over individuele dieren te raadplegen, door het VKI formulier als PDF te openen in de portal. 5. De stalmeester voegt zijn beoordeling toe. 6. De stalmeester stelt de VKI-koppel open voor de nvwa Transport zonder papieren VKI en keuring AM vindt plaats via InfoKalf (t=0) Proces Op de dag van het transport en dus ook de slacht worden de kalveren getransporteerd naar het slachthuis. In tegenstelling tot de huidige situatie komt er géén papieren VKI meer met de 10

11 transporteur mee naar het slachthuis. De digitale VKI uit InfoKalf zijn leidend geworden. Na aankomst in het slachthuis beoordeelt de medewerker van de slachterij de kalveren in de stal van het slachthuis de I&R, de gezondheid en gesteldheid van de dieren, het dierenwelzijn en of aangeduide afwijkingen conform afspraken apart worden gehouden, hierna zal deze beoordeling aan de dierenarts worden overgedragen waarop deze toestemming kan verlenen tot slachten waarna de kalveren vanuit de stal bij het slachthuis naar de slachtlijn gaan. De dierenarts gebruikt hierbij de inhoud van de VKI via InfoKalf. De Dierenarts legt zijn AM-bevindingen vast in InfoKalf. Doorgeven van de bevindingen aan de PM keuring in proces vinden dan ook plaats middels InfoKalf. Deze bevindingen gaan onderdeel uitmaken van de VKI. De VOS-lijst (verzamelstaat onderzoek slachtdieren) is een door de officiële dierenarts opgemaakte verzamelstaat van de keuringsresultaten van die slachtdag en bevat ook alle bevindingen van de AM keuring. Deze lijst wordt per slachtdag opgemaakt door de officiële dierenarts. Een gedeelte van deze verzamelstaat zal geautomatiseerd worden gegenereerd vanuit InfoKalf. Acties: 1. nvwa logt in bij InfoKalf (zie 3.2.1). 2. nvwa dierenarts voert één of meerdere levensnummers of koppelnummers in en klikt op opvragen. 3. InfoKalf toont alle levensnummers waarvoor een VKI-koppel beschikbaar is, met daarbij de mogelijkheid per VKI-koppel de vraagnummers en antwoorden in te zien. 4. Dierenarts heeft de mogelijkheid om aanvullende ingevoerde informatie over individuele dieren te raadplegen, door het VKI formulier als PDF te openen in de portal. 5. Die Kalveren die aanvullende informatie hebben zullen bij inzien VKI eruit springen ten opzichte van de rest van het koppel. 6. Dierenarts voert de levende keuring (AM-keuring) uit. 7. De Dierenarts nvwa opent de dienst Toevoegen opmerking VKI-formulier. 8. De opmerking (over de AM keuring) wordt o.v.v. het koppelnummer of individuele levensnummers ingevoerd. 9. De Dierenarts logt uit Scannen van de kalveren in het slachthuis en de PM controle (t+02) Proces De kalveren worden gescand waarbij I&R gegevens en VKI worden gecontroleerd. Indien hier informatie aanleiding geeft voor extra controle of aandacht dan zal deze er bij het scannen worden uitgehaald. Bij de Ekro vind het scannen plaats na het bedwelmen circa 60 plaatsen voordat de PM keuring plaatsvindt. Bij Vitelco vind het scannen plaats voor de bedwelmingskooi. Dit is in beide gevallen het moment waarop de kalveren als individu worden herkent. De scan apparatuur is gekoppeld aan InfoKalf. InfoKalf bevat alle informatie wat betreft de VKI en derhalve ook die kalveren die vanwege bijzonderheden (nog) niet mogen worden geslacht. De medewerker van het slachthuis scant ieder kalf. Het systeem controleert of het kalf door mag, dan wel apart gehouden moet worden. In het geval van de Ekro wordt bij het scannen ook een batch aangemaakt voor I&R die later op de dag in één keer wordt verwerkt. Bij Vitelco gebeurt dit direct bij het scannen van het oormerk via een slachterij eigen systeem. Dit heeft in beide gevallen geen relatie tot VKI. Acties: 1. Scannen van kalveren in Slachthuis is gekoppeld aan InfoKalf. Informatie wordt automatisch gegenereerd en opgeslagen in Infokalf. 11

12 2. KDS voert controle PM uit en vult bevindingen in InfoKalf in (log in, VKI openen en PM keuring toevoegen, opslaan). De dierenarts controleert of de keuring goed verloopt. 3.2 Use Cases InfoKalf Hieronder worden de verschillende stappen (Use cases) beschreven die van belang zijn bij de digitalisering van de VKI. Per Use case staan actoren aangekruist voor wie deze use case van toepassing is. Use cases 1 t/m 7 zijn meer generiek van aard (accounts aanmaken, opzeggen, machtigen etc.) terwijl 8 t/m 17 direct te maken hebben met de procesgang. Usecases Actoren SKV Slachterijen Kalverhouders Dierenartsen nvwa website Bezoeker Handel u1: Aanmaken accounts voor IKB deelnemers x x u2:aanvragen account voor niet IKB deelnemer x x x x x x u3: Activering account x x x x x x x u4: Beëindiging gebruikersaccount x x x x x x x u5: Gebruiker logt uit x x x x x x x u6: Gebruiker geeft machtiging af x x x x u7: Machtiging wordt ingetrokken x u8: Invoer VKI Koppel x x u9: Historie ingevoerde VKI koppel inzien x x x x x x x u10: Muteren ingevoerde VKI x x u11: Status afvoermeldingen inzien x x u12: Controle aanwezigheid VKI door handel x u13: Ophalen VKI-koppel door slachterijen x u14: Vastleggen keurgegevens door Slachthuis x u15: Inzien slachtkeurgegevens door Kalverhouder x u16: Vastleggen opmerkingen VKI door Slachtmeester /nvwa x x u17: Inzien opmerkingen VKI door Slachterij/nVWA x x u18: Beheerder InfoKalf voert beheer uit x Tabel 1: Usecases uit PvE 3.3 Per deelnemer nodig De praktijktest zal uitgevoerd worden op nog nader te bepalen locaties welke naar aller waarschijnlijkheid een slachterij van de VanDrie Group en van Vitelco zal betreffen en in totaal 20 kalverhouders. De deelnemers zullen tijdens de praktijktest in ieder geval onderstaande spullen 12

13 nodig hebben. Er wordt vanuit gegaan dat de deelnemer zelf zorg zal dragen voor de noodzakelijke materialen of dat deze reeds aanwezig zijn: ICT hardware om internet te kunnen benaderen dan wel een telefoon aansluiting om de helpdesk van SKV te kunnen bereiken. Indien de digitale VKI per Internet zal geschieden dan is een aansluiting met een van de laatste twee versies van een browser nodig (Internet Explorer, Mozzila Firefox, Google Chrome, Safari of Opera). 13

14 4 PLANNING De voorbereiding voor de praktijktest en de praktijktest zelf volgen een strakke maar reële planning. Hieronder is een schematische weergave gegeven van deze planning. Voorbereiding 1. Opstellen concept draaiboek 12 okt 2. Bespreken draaiboek in werkgroep 13 okt 3. Opstellen lijst van deelnemers in werkgroep 13 okt 4. Validatie deelnemers bij betrokken stuurgroep leden 14 okt 5. Uitnodigen deelnemers okt 6. Opstellen definitieve formulieren en instructies okt 7. Per vaststellen draaiboek met werkgroep 24 okt 8. Aanbieden draaiboek aan stuurgroep 25 okt 9. Vaststellen draaiboek met stuurgroep 27 okt Praktijktest fase Uitvoeren acceptatietest op basis van programma van eisen 3 nov Praktijktest fase Start praktijktest fase 2 oefentest 7 nov 12. Evaluatie en bijstellen op basis van fase nov 13. Update aan werkgroep in werkgroep bijeenkomst 8 nov 14. Update aan stuurgroep in bila s en/of per nov 15. Besluitvorming start derde fase veldtest 10 nov Praktijktest fase Start praktijktest fase 3 veldtest 14 nov 17. Evaluatie fase nov 18. Update aan werkgroep in bila s en/of per nov 19. Update aan stuurgroep in bila s en/of per 30 nov-2 dec 20. Besluitvorming continueren digitaal werken door praktijktest deelnemers onder regie en verantwoordelijkheid van het productschap 2 dec 21. Rapporteren aan stuurgroep 8 dec Praktijktest fase Opstellen plan vormgeving fase 4 voor stuurgroep 27 oktober 25 okt 23. Start praktijktest fase 4 begin jan Diverse onderdelen betreffende de bouw worden op dit moment met de automatiseerder besproken en kunnen een impact hebben op de planning. Hierdoor zou het kunnen zijn dat er twee delen van testen gaat ontstaan waardoor deel 1 zal bestaan uit het opstellen en wijzigen van de VKI en het opvragen door de slachterij en deel 2 zal bestaan uit het beoordelen van de VKI door de slachterij en de overdracht aan en beoordeling door de dierenarts. Indien deze splitsing zal ontstaan zal dit geen effect hebben op de doorlooptijd van de test. Afronding in de slachterij op 1 december is noodzakelijk door de drukte die daar zal ontstaan door de feestperiode. 14

15 BIJLAGE 1 FORMAT VOOR FEEDBACK FORMULIER KALVERHOUDER [naam van organisatie/bedrijf] [inleidende tekst, wellicht achtergrond van project] Wij vragen u de praktijktest InfoKalf te testen op gebruikersgemak en winst in benodigde tijd en kwaliteit voor het bijhouden van de Voedselketeninformatie (VKI). De test loopt vanaf het moment van opmaak van de VKI tot aan de aflevering en slacht van de kalveren. Uw input wordt gebruikt bij het verfijnen van de businesscase die ingaat op administratieve lasten vermindering in de kalverketen. Daarnaast worden uw ervaringen gebruikt om het prototype van het systeem InfoKalf verder te verbeteren voor een uiteindelijk sector brede uitrol. Alvast hartelijk dank voor uw medewerking! Wij zouden graag feedback ontvangen over de volgende stappen: 1. Registreren bij Infokalf. 2. Inloggen bij Infokalf. 3. Het digitaal opmaken en opslaan van de VKI door de Kalverhouder. 4. Het wijzigen van de VKI door de Kalverhouder. 5. Transport zonder papieren VKI. Er hoeft geen papieren versie met de transporteur mee te worden gegeven door de kalverhouder. Hieronder kunt u per stap aangeven hoe u werken met InfoKalf ervaart. U geeft met een X aan per vraag wat uw antwoord is op de schaal van 1tm5 waarbij 1 totaal oneens is, 2 oneens, 3 neutraal, 4 eens, 5 totaal eens. Bij vragen over de duur graag het aantal minuten invullen. Onderaan is per stap een box voor opmerkingen. Wij ontvangen graag een zo duidelijk mogelijke toelichting zodat we optimaal kunnen leren. 1: Registeren bij Infokalf Vraag Score Ik vond het registreren bij infokalf gemakkelijk Ik vond de procedure logisch en duidelijk 15

16 2: Inloggen bij InfoKalf Vraag: Score : Digitaal opmaken en opslaan van VKI door Kalverhouder Vraag Score Zorgt het voor een kwalitatieve verbetering? stap in verhouding tot het opmaken/archiveren van de papieren versie? meer/minder* * doorhalen wat niet van toepassing is. 16

17 4: Digitaal wijzigen van VKI door Kalverhouder Vraag Score Zorgt het voor een kwalitatieve verbetering? stap in verhouding tot het wijzigen van de papieren versie? meer/minder* * doorhalen wat niet van toepassing is. 5: Transport van de kalveren zonder papieren VKI Vraag Score Zorgt het voor een kwalitatieve verbetering? Hoeveel tijdwinst geeft deze stap ten opzichte van vroeger? meer/minder* * doorhalen wat niet van toepassing is. Namens de Sggv-casus digitalisering toezicht Kalversector hartelijk dank voor uw medewerking! 17

18 BIJLAGE 2 FORMAT VOOR FEEDBACK FORMULIER MEDEWERKER SLACHTERIJ [naam van organisatie/bedrijf] [inleidende tekst, wellicht achtergrond van project] Wij vragen u de praktijktest InfoKalf te testen op gebruikersgemak en winst in benodigde tijd en kwaliteit voor het bijhouden van de Voedselketeninformatie (VKI). De test loopt vanaf het moment van opvragen van de VKI 24 uur voor de slacht tot aan de opmaak van de VOS. Uw input wordt gebruikt bij het verfijnen van de businesscase die ingaat op administratieve lasten vermindering in de kalverketen. Daarnaast worden uw ervaringen gebruikt om het prototype van het systeem InfoKalf verder te verbeteren voor een uiteindelijk sector brede uitrol. Alvast hartelijk dank voor uw medewerking! Wij zouden graag feedback ontvangen over de volgende stappen. 1. Registreren bij Infokalf 2. Inloggen bij Infokalf. 3. De beoordeling van de VKI door het slachthuis. 4. Het opstellen van de VOS lijst inclusief bevindingen van AM en PM controle door het slachthuis. Hieronder kunt u per stap aangeven hoe u werken met InfoKalf ervaart. U geeft met een X aan per vraag wat uw antwoord is op de schaal van 1tm5 waarbij 1 totaal oneens is, 2 oneens, 3 neutraal, 4 eens, 5 totaal eens. Bij vragen over de duur graag het aantal minuten invullen. Onderaan is per stap een box voor opmerkingen. Wij ontvangen graag een zo duidelijk mogelijke toelichting m zodat we optimaal kunnen leren. 1: Registeren bij Infokalf Vraag Score : Inloggen bij InfoKalf Vraag: Score

19 3: De beoordeling van de VKI via InfoKalf door het Slachthuis Vraag Score Zorgt Digitalisering voor een kwalitatieve verbetering? stap in verhouding tot het beoordelen van de papieren versie? meer/minder* * doorhalen wat niet van toepassing is. 4: Het slachthuis stelt de VOS lijst op dmv informatie uit InfoKalf. Vraag Score Digitaal invoeren zorgt voor een kwalitatieve verbetering. stap in verhouding tot het handmatig opstellen van het VOS formulier? meer/minder* * doorhalen wat niet van toepassing is. Namens de SGGV casus digitalisering toezicht Kalversector hartelijk dank voor uw medewerking! 19

20 BIJLAGE 3 FORMAT VOOR FEEDBACK FORMULIER DIERENARTS AM / PM [naam van organisatie/bedrijf] [inleidende tekst, wellicht achtergrond van project] Wij vragen u de praktijktest InfoKalf te testen op gebruikersgemak en winst in benodigde tijd en kwaliteit voor het bijhouden van de Voedselketeninformatie (VKI). De test loopt vanaf het moment van binnenkomst van de kalveren tot aan de PM keuring. Uw input wordt gebruikt bij het verfijnen van de businesscase die ingaat op administratieve lasten vermindering in de kalverketen. Daarnaast worden uw ervaringen gebruikt om het prototype van het systeem InfoKalf verder te verbeteren voor een uiteindelijk sector brede uitrol. Alvast hartelijk dank voor uw medewerking! Wij zouden graag feedback ontvangen over de volgende stappen. 1. Registreren bij Infokalf. 2. Inloggen bij Infokalf. 3. Het digitaal opvragen van de VKI door de dierenarts om te gebruiken tijdens zijn AM keuring. 4. Het digitaal invoeren van de bevindingen tijdens de AM controle van de dierenarts 5. PM bevindingen van de dierenarts worden rechtstreeks in InfoKalf ingevoerd. Hieronder kunt u per stap aangeven hoe u werken met InfoKalf ervaart. U geeft met een X aan per vraag wat uw antwoord is op de schaal van 1 t/m 5 waarbij 1 totaal oneens is, 2 oneens, 3 neutraal, 4 eens, 5 totaal eens. Bij vragen over de duur graag het aantal minuten invullen. Onderaan is per stap een box voor opmerkingen. Wij ontvangen graag een zo duidelijk mogelijke toelichting m zodat we optimaal kunnen leren. 1: Registeren bij Infokalf Vraag Score

21 2: Inloggen bij InfoKalf Vraag: Score : Het digitaal opvragen van de VKI door de dierenarts voor de AM controle Vraag Score Digitalisering zorgt voor een kwalitatieve verbetering. Toelichting? 4: De dierenarts voert zijn bevindingen van de AM controle digitaal in. Vraag Score Digitaal invoeren zorgt voor een kwalitatieve verbetering. 21

22 5: De dierenarts voert zijn bevindingen van de PM controle digitaal in. Vraag Score Digitaal invoeren zorgt voor een kwalitatieve verbetering. Namens de SGGV casus digitalisering toezicht Kalversector hartelijk dank voor uw medewerking! 22