INFORMATIEBERICHT Administratief medewerker burgerzaken

Transcriptie

1 INFORMATIEBERICHT Administratief medewerker burgerzaken 1 deeltijdse contractuele functie graad C1 C3 De gemeente Houthulst gaat over tot de aanwerving van een (m/v) administratief medewerker burgerzaken, een deeltijdse (24/38u), contractuele functie van onbepaalde duur met een wervingsreserve van 2 jaar. VOORWAARDEN Algemene toelatings- en aanwervingsvoorwaarden Om in aanmerking te komen voor een functie moeten de kandidaten: 1. een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren. Het passend gedrag wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag de kandidaat daarover een schriftelijke toelichting voorleggen. 2. de burgerlijke en politieke rechten genieten. 3. medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van het personeelslid bij de uitvoering van hun werk. De medische geschiktheid van de kandidaat, vermeld in punt 3, moet in overeenstemming met artikel 27 van het koninklijk besluit van 28 mei 2003 betreffende het gezondheidstoezicht op het personeelslid vaststaan voor de effectieve tewerkstelling bij de gemeente. Medische controle van de kandidaat-personeelsleden kan alleen maar als de bevoegde preventieadviseurarbeidsgeneesheer, na de voorgeschreven risicoanalyse, de functie heeft uitgeroepen tot hetzij een veiligheidsfunctie, een functie met verhoogde waakzaamheid, een activiteit met welbepaald risico of een activiteit verbonden aan voedingswaren. 4. voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli slagen voor de selectieprocedure. Specifieke voorwaarden In het bezit zijn van een diploma van het secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs, bij voorkeur beschikken over een goede kennis van MS Office (Outlook, Word en Excel). Algemeen profiel administratief en communicatief sterk; accuraat, klantvriendelijk en collegiaal. Aanbod een boeiende job in een stabiele werkomgeving ; een bruto geïndexeerd maandsalaris van min ,04 en max ,38; bijkomende extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering en fietsvergoeding; geslaagde kandidaten worden opgenomen in een wervingsreserve van twee jaar. hhug-se-doc (selectie administratief medewerker burgerzaken - informatiebericht).doc pagina 1

2 SELECTIEPROGRAMMA Het selectieprogramma bevat minimum één van onderstaande selectietechnieken: een competentieproef: de kandidaat wordt geconfronteerd met een probleemsituatie (m.b.t. de inhoudelijke en organisatorische werking van de dienst of afdeling) die zich tijdens de latere uitoefening van de functie kan voordoen. De kandidaat tracht een oplossing uit te werken, waarbij de competenties vereist voor de functie op basis van de functiebeschrijving en het competentieprofiel worden getoetst. een gevalstudie: omvat de specifieke beschrijving van één of meer situaties of praktijkgevallen die verband houden met de dienst, en waarover de gegevens tijdens het examen aan de kandidaat worden bezorgd. De wetgeving of specifieke kennis m.b.t. de functie kan hierin worden verwerkt. een praktische proef: de kandidaten moeten één of meer proeven doen in overeenstemming met de opdrachten zoals omschreven in de functiebeschrijving. Aan de kandidaat kan worden gevraagd tijdens de uitvoering van de praktische proef mondelinge toelichting te geven over de werkwijze, gebruikte technieken, werktuigen, toepassing veiligheidsvoorschriften en beschermingskledij. Elke selectie wordt afgesloten met - een mondeling gedeelte of grondig sollicitatiegesprek: deze selectietechniek beoogt de evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie, evenals van zijn motivatie, van zijn persoonlijkheid, eventuele werkervaring, vakkennis en van zijn interesse voor het werkterrein. De geselecteerde competenties worden grondig bevraagd. Om als geslaagd te worden beschouwd, moet de kandidaat minstens 50 % behalen op elke selectietechniek, en 60% op het totaal van de selectie. De kandidaten worden van het verloop van de selectieprocedure op de hoogte gebracht. De kandidaten worden ten minste zeven kalenderdagen op voorhand geïnformeerd over de plaats waar en dag en uur waarop de eerste selectieproef wordt afgenomen. Die mededeling gebeurt met behulp van brief volgens de keuze van het communicatiemiddel die de kandidaat vooraf heeft meegedeeld. Als de selectieproef een preselectie bevat, worden de kandidaten daarvan op de hoogte gebracht. De selectiecommissie maakt voor elke selectietechniek een verslag op waarin per kandidaat het resultaat wordt vermeld. Bij de afsluiting van de selectieprocedure maakt de selectiecommissie een eindverslag op met vermelding van de deelresultaten van de kandidaten en van hun eindresultaat. De kandidaten worden schriftelijk op de hoogte gebracht van het resultaat van de selectie. Kandidaten hebben op hun verzoek toegang tot de selectieresultaten in overeenstemming met de bepalingen van het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. hhug-se-doc (selectie administratief medewerker burgerzaken - informatiebericht).doc pagina 2

3 SELECTIECOMMISSIE Samenstelling De selecties worden uitgevoerd door een selectiecommissie, die als volgt wordt samengesteld: 1. de selectiecommissie bestaat uitsluitend uit deskundigen; onder deskundig wordt verstaan dat de leden van de selectiecommissie over de specifieke deskundigheden moeten beschikken om de kandidaten te beoordelen op de voor de functie vastgestelde selectiecriteria. 2. elke selectiecommissie bestaat uit ten minste twee leden; 3. ten minste een derde van de leden zijn deskundigen die extern zijn aan het eigen bestuur; van het minimumaantal externe leden kan uitzonderlijk vanwege de specificiteit van de functies en op voorwaarde van uitdrukkelijke motivering worden afgeweken. 4. de selectiecommissie bestaat bij voorkeur uit leden van verschillend geslacht; 5. de gemeentelijke mandatarissen en de gemeentesecretaris als hij aanstellende overheid is kunnen geen lid zijn van een selectiecommissie in een selectieprocedure voor het eigen bestuur; De gemeentelijke mandatarissen en de afgevaardigden van de representatieve vakorganisaties mogen uitsluitend als waarnemer bij de selectie aanwezig zijn. Zij mogen niet aanwezig zijn bij het kiezen van de vragen en het delibereren over de uitslag van de selecties. 6. bij afloop van de selectieactiviteiten beraadslaagt de selectiecommissie over het eindresultaat en het eindverslag van de kandidaten. De selectiecommissie kan geldig beraadslagen wanneer de helft van de leden aanwezig is. De beslissingen worden bij eenvoudige meerderheid genomen. De selecties worden geheel uitgevoerd door een erkend extern selectiebureau, CC Select, dat de selectie uitvoert in overeenstemming met de rechtspositieregeling en met de opdracht. Gedragsregels De leden van de selectiecommissies respecteren de volgende gedragsregels en wettelijke voorschriften bij selecties: 1. onafhankelijkheid; 2. onpartijdigheid; 3. non-discriminatie op grond van zogenaamd ras of huidskleur, nationaliteit of etnische achtergrond, geslacht, seksuele geaardheid, leeftijd, gezondheidstoestand, voorkomen, handicap, geloof of levensbeschouwing, burgerlijke staat, politieke overtuiging, zoals bepaald in de non-discriminatiewetgeving; 4. respect voor de vertrouwelijkheid van de gegevens van de kandidaten en voor hun private levenssfeer; 5. geheimhouding van de vragen en, als dat van toepassing is, respect voor de anonimiteit van de proeven; 6. verbod op belangenvermenging. Rangschikking De selectieprocedures toetsen de bekwaamheid of geschiktheid van de kandidaten en resulteren in een opsomming van de geslaagde of geschikt bevonden kandidaten. De meest geschikte kandidaat wordt gekozen op basis van een volledige vergelijking van de titels en verdiensten van alle kandidaten en een uitdrukkelijke motivering in overeenstemming met de bepalingen van de Wet betreffende de uitdrukkelijke motivering van bestuurshandelingen van 29 juli hhug-se-doc (selectie administratief medewerker burgerzaken - informatiebericht).doc pagina 3

4 FUNCTIEBESCHRIJVING ADMINISTRATIEF MEDEWERKER BURGERZAKEN GRAAD C1 C3 Doel van de entiteit De dienst burgerzaken registreert en verwerkt de persoonsgebonden gegevens van de inwoners van de gemeente conform de wettelijk voorgeschreven normen. Voor de vreemdelingen gelden specifieke procedures. Daarnaast staat de dienst ook in voor de registratie van geboorten, adopties, overlijdens, huwelijken, begrafenissen en andere vormen van lijkbezorging, echtscheidingen, samenlevingscontracten en wijzigingen inzake nationaliteit. Het merendeel van de gegevens wordt opgenomen in registers, al dan niet na het opmaken van akten. De gegevens uit die registers worden ter beschikking gesteld onder de vorm van afschriften, uittreksels, attesten en bewijzen. Ook de administratie in verband met rijbewijzen en reispassen behoort tot het takenpakket van de dienst burgerzaken. Plaats in de organisatie Werkt onder leiding van en rapporteert aan: administratief hoofdmedewerker (Burgerzaken) Kerntaken Vreemdelingen aangelegenheden Administratieve verwerking en registratie van vreemdelingenaangelegenheden en de burgers hierover informeren. Doel: bijhouden van correct register en afleveren van documenten inschrijven/afschrijven van vreemdelingen en burgers in orde brengen van legalisaties behandelen van vreemdelingendossiers opmaken van verblijfsdocumenten Aangelegenheden burgerlijke stand Opmaken van aktes, dossiers en documenten met betrekking tot de burgerlijke stand evenals aanverwante registers en het bijhouden van statistieken. Doel: bijhouden van de registers van burgerlijke staat opmaken, verwerken en afleveren van attesten m.b.t. aangelegenheden burgerlijke stand overschrijven van akten en vonnissen registratie, opmaak van aktes en documenten m.b.t. huwelijk en echtscheiding, geboorten, betwisting afstamming, sterfgevallen, erkenningen, adoptie en volle adoptie, naamsverandering, nationaliteitsveranderingen, verandering huwelijksvermogenstelsel bijhouden van genealogie voor burgers of overheid bijhouden van statistieken contact opnemen met bevoegde instanties administratie huwelijksjubilaris hhug-se-doc (selectie administratief medewerker burgerzaken - informatiebericht).doc pagina 4

5 Strafregister Administratieve verwerking en registratie van vonnissen en indien gevraagd, de burgers hierover informeren. Doel: de gegevens van het strafregister up to date houden en op vraag het uittreksel ter beschikking stellen Dit omvat ondermeer de volgende concrete taken: Instaan voor het beheer en het up-to-date houden van het strafregister door het inbrengen van veroordelingen in het rijksregister Ter beschikking stellen van de verschillende modellen uittreksel uit strafregister Bevolkingsaangelegenheden Administratieve verwerking en registratie van bevolkingsaangelegenheden en de burgers hierover informeren. Doel: bijhouden van de bevolkingsregisters en afleveren van documenten ondersteuning bij verkiezingen (inclusief het afleveren van volmachten) opmaken van diverse statistieken opmaken, verwerken en afleveren van reispassen opmaken, verwerken en afleveren van identiteitskaarten registreren van adresveranderingen opmaken, verwerken en afleveren van attesten inzake bevolkingsaangelegenheden informeren van de burger inzake bevolkingsaangelegenheden Lokale economie administratieve organisatie van de lokale economie en verzorgen van de dienstverlening naar ondernemers. Doel: informeren en adviseren van de lokale handelaars vergunning C voor kansspelinrichting klasse III inventarisatie van de verplichte verzekering burgerrechterlijke aansprakelijkheid brand- en ontploffingsgevaar, objectieve aansprakelijkheid aanvragen afwijkingen op openingsuren en wekelijkse rustdag instaan voor het hygiëneonderzoek en hygiëneverslag opstellen, aanpassen en toepassen van HORECA-reglement Organisatie ambulante activiteiten Administratieve organisatie van de ambulante activiteiten en verzorgen van de dienstverlening naar de standhouders. Doel: de standhouders optimaal informeren en hen ondersteunen in de correcte en vlotte afhandeling van diverse administratieve formaliteiten tijdig opstarten en permanent controleren van opstelling van markten en kermissen beantwoorden van informatieve vragen en klachten (loket, telefonisch of schriftelijk) over wetten, reglementen en procedures van toepassing op de werkzaamheden van de entiteit ontvangen en controleren van aangiften, aanvragen en documenten opmaken, aanpassen, afleveren en opvolgen van documenten, verklaringen en dossiers hhug-se-doc (selectie administratief medewerker burgerzaken - informatiebericht).doc pagina 5

6 registratie, inventarisatie en planning van markten en kermissen indien noodzakelijk verlenen van ondersteuning van de standhouders bij het invullen/vervullen van administratieve formaliteiten opstellen van inplantings/opstellingsplannen voor markten en kermissen Administratie Uitvoeren van administratieve handelingen. Doel: administratieve ondersteuning bieden aan de entiteit Loket administratieve ondersteuning bij het registreren en opvolgen van grafconcessies administratieve opvolging van het Gulden boek in kader van jubilea tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse administratieve procedures instaan voor verzenden, verspreiden, klasseren, archiveren en kopiëren uitvoeren van administratieve taken in opdracht van de leidinggevende opmaken van verslagen en nota's opmaken van uitgaande brieven voorbereiden, opvolgen en/of afwerken van dossiers door middel van het verzamelen van informatie en materieel om het dossier te vervolledigen verwerken van inkomende en uitgaande post Bemannen van het loket. beantwoorden en doorschakelen van de telefoon burgers klantvriendelijk te woord staan en ze trachten zo goed mogelijk te helpen Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van de eigen entiteit briefen van de medewerkers om het benodigde kennisniveau op peil te houden wetgeving en regelgeving kunnen toepassen organiseren van bijscholing, vorming, voor het op peil houden van het benodigde kennisniveau vakgerichte informatie raadplegen Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren hhug-se-doc (selectie administratief medewerker burgerzaken - informatiebericht).doc pagina 6

7 grondig voldoende elementair CC Select meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de entiteit afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen Functieprofiel De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Technische Competenties Gradatie Cluster Competentie PC-Vaardigheden Algemene PC-vaardigheden X X PIM (Personal Information Manager) (Outlook) X X Software eigen aan de functie X X X Tekstverwerking (Word) X X Rekenbladen (Excel) X Werking en werkmiddelen Procedures en procesbeheer X Projectmatig werken X Werking van de organisatie X X Werkmiddelen en werkmethodieken X X Wetgeving en regelgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie X X X Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie X X hhug-se-doc (selectie administratief medewerker burgerzaken - informatiebericht).doc pagina 7

8 gradatie 3 gradatie 2 gradatie 1 CC Select Gedragscompetenties Gradatie Cluster Beheersmatige vaardigheden Informatieverwerkend gedrag Competentie Plannen en organiseren X X Flexibiliteit X X Interactief gedrag Teamwerk en samenwerken X X Assertiviteit X X Mondelinge communicatie X X Persoonsgebonden gedrag Kwaliteit en accuraatheid X X Veranderingsbereidheid X Leerbereidheid X X Probleemoplossend gedrag Klantgerichtheid X X Waardegebonden gedrag Integriteit X X Loyauteit X X KANDIDAATSTELLING Interesse in deze functie? Alle inlichtingen i.v.m. de toelatingsvoorwaarden, de functieomschrijving en de selectieprocedure kan je terugvinden op Voor alle andere inlichtingen kan je contact opnemen met CC Select via of via hannelorecroes@ccselect.be. Solliciteren kan elektronisch via of door een gemotiveerd schrijven met cv, een uittreksel uit het strafregister en een kopie van het gevraagde diploma, tot en met 10 mei 2016 (poststempel geldt als bewijs) te sturen naar: Gemeentebestuur Houthulst P/A CC Select - Vliegvelddreef Brussel We garanderen een strikt vertrouwelijke en correcte behandeling van je sollicitatie. hhug-se-doc (selectie administratief medewerker burgerzaken - informatiebericht).doc pagina 8