PUBLICATIE- EN RAPPORTBELEID VAN HET RIZA. een handleiding voor auteurs. Werkdocument X

Transcriptie

1 PUBLICATIE- EN RAPPORTBELEID VAN HET RIZA een handleiding voor auteurs Werkdocument X

2 PUBLICATTE- EN RAPPORTBELEID VAN HET RIJKSINSTITUUT VOOR INTEGRAAL ZOETWATERBEHEER EN AFVALWATERBEHANDELING herziene versie februari 1991 BXD/Sandra Rientjes werkdocument X

3 1. Inleiding Deze notitie 'Publicatie- en rapportbeleid van het Rijksinstituut voor integraal zoetwaterbeheer en afvalwaterbehandeling' is te zien als een handleiding voor schrijvers van nota's, werkdocumenten en artikelen werkzaam bij het RIZA. Binnen het RIZA wordt veel informatie op papier gezet met het doel dit op kleinere of grotere schaal te verspreiden. Deze informatie kan varieren van omvangrijke beleidsnota's tot kleine notifies van enkele kantjes over de voortgang van een project. Om te voorkomen dat waardevolle informatie op den duur verloren gaat of dat men alleen binnen een kleine kring van het bestaan van bepaalde informatie op de hoogte is, heeft het DT besloten om voor het RIZA een publicatiebeleid vast te stellen. In deze notitie is dit beleid vastgesteld. Er wordt aangegeven welke publicatiereeksen er door het RIZA worden uitgegeven en aan welke criteria een publicatie moet voldoen om in een van deze reeksen te kunnen worden opgenomen. Verder worden er regels gesteld m.b.t. nummering, verzending en opslag van publicaties en de grafische vormgeving. Veel van de uitvoerende activiteiten m.b.t. het publicatie- en rapportbeleid lopen via de afdeling documentatie. BXD. De sectie documentatie van deze afdeling is verantwoordelijk voor registratie, nummering en opslag van alle publicaties. De sectie presentatie is verantwoordelijk voor richtlijnen m.b.t. lay-out en vermenigvuldiging. Nadere informatie is bij de medewerkers van deze afdeling beschikbaar. Dit werkdocument vervangt notitie 87.00IX.

4 2. Publicatiereeksen van het RIZA 2.1. RIZA - nota's In de reeks 'officiele' nota's worden de resultaten van werkzaamheden van de dienst gepubliceerd na goedkeuring door de dienstleiding. Zowel beleidsnota's, adviezen als onderzoeksresultaten kunnen in principe in deze reeks worden uitgegeven. Criterium voor opname in de reeks nota's is dat de publicaties een verantwoord, afgerond geheel vormt, en als de" visie van de dienst (en Hoofddirectie en Ministerie) kan worden verspreid. Over publicatie in de reeks nota's beslist het hoofdafdelingshoofd, eventueel in overleg met de H.I.D. Het hoofdafdelingshoofd geeft toestemming voor publicatie als nota door zijn paraaf te zetten op de verzendlijst van de nota die hem door de auteur met het definitieve concept wordt verstrekt. (Over de verzendlijst wordt nader gesproken in hoofdstuk 3). Verder is m.b.t. nota's nog afgesproken dat de naam van de auteur bij onderzoeksrapporten wel wordt vermeld, bij beleidsrapporten niet RIZA - werkdocumenten. Als RIZA - werkdocumenten worden die zaken gepubliceerd, die inhoudelijk zo interessant zijn dat ze niet in de papierstroom ten onder mogen gaan, maar die niet voldoen aan de criteria die gesteld zijn voor een officiele RIZA-nota. Te denken valt aan verslagen van nog niet afgerond onderzoek en andere korte geschriften met een minder formele status. Publicatie in de reeks geschiedt na overleg tussen auteur en (hoofd-)afdelingshoofd. Als restrictie geldt dat, hoewel de werkdocumenten niet actief op grote schaal buiten de dienst worden verspreid, de inhoud toch niet haaks mag staan op het beleid van RIZA, Hoofddirectie en Ministerie. Om voor de buitenwereld duidelijk te maken dat het hier niet om een officiele nota gaat, zal op de titelpagina een mededeling worden opgenomen dat de inhoud van het werkdocument de visie van de auteur weergeeft, en niet die van VenW RIZA - reprints Overdrukken (reprints) van bijdragen van medewerkers van de dienst aan tijdschriften, congresverslagen etc. worden opgenomen in de reeks RIZA - reprints. In principe worden alle bijdrage van medewerkers van het RIZA aan externe publicaties in deze reeks opgenomen, hoewel ook voor deze categorie geldt dat de inhoud moet passen binnen het beleid van het instituut. Ook hier zal op de omslag/titelpagina vermeld worden dat de inhoud niet noodzakelijkerwijs de visie van VenW weergeeft.

5 3. Nummering, opslag en verzending 3.1. Nummering Riza - nota's, werkdocumenten en reprints worden genummerd. Zonder een dergelijk nummer wordt een publicatie niet vermenigvuldigd en verspreid. Auteurs kunnen voor hun publicatie een nummer aanvragen bij de sectie documentatie van BXD. Voor werkdocumenten en reprints kan de auteur dit desnoods telefonisch afhandelen. Voor nota's geldt echter dat pas een nummer wordt verstrekt als de auteur een door zijn/haar hoofdafdelingshoofd geparafeerde nota-verzendlijst aan de sectie documentatie overhandigt of opstuurt. (zie paragraaf 3.2) Verzendlijst a. Nota's Om de bekendheid van het RIZA als publicerend instituut te vergroten is een basis-verzendlijst voor nota's ontworpen. Deze lijst bestaat uit twee delen. Deel a bevat namen en adressen van instanties die in ieder geval elke RIZA-nota moeten ontvangen. Deel B bevat namen en adressen van instanties die afhankelijk van het onderwerp RIZA - nota's willen ontvangen. De auteur kan naar eigen inzicht een selectie maken uit deze instanties en kan dit deel van de lijst ook uitbreiden. De volledige verzendlijst moet door het hoofdafdelingshoofd worden geparafeerd voordat een nummer wordt verstrekt. De verzendlijsten zijn te verkrijgen bij de sectie documentatie van BXD. De daadwerkelijke verzending gebeurt door post- en archiefzaken. Een kopie van de verzendlijst moet in de nota worden bijgevoegd Centraal magazijn van publicaties De sectie documentatie is aangewezen als centrale bewaarplaats van alle RIZA - publicaties. Auteurs zijn verplicht om tenminste 7 exemplaren van hun publicatie af te staan aan de sectie documentatie. De sectie documentatie verzorgt ook de naverzending van publicaties. 3.4 Archief van originelen Om te garanderen dat van elke RIZA - publicaties op korte termijn een herdruk kan worden gemaakt, zijn auteurs verplicht om het origineel van hun publicatie af te dragen aan de sectie documentatie. Deze beheert een archief van originelen.

6 4. Grafische vormgeving en vermenigvuldiging.nota's RIZA - nota's worden gepubliceerd in het standaard RIZA - omslag in kleur. De lay out van nota moet overeenstemmen met de binnen het ministerie gehanteerde huisstijl. De sectie presentatie kan hierover informatie geven. Het vermenigvuldigen van nota's gebeurt bij een externe drukkerij. De sectie presentatie begeleidt dit drukproces..werkdocumenten RIZA werkdocumenten worden gepubliceerd in het standaard RIZA - omslag in zwart/wit. Aan de vormgeving van werkdocumenten worden geen eisen gesteld. De vermenigvuldiging van werkdocumenten gebeurt door de afdeling interne dienst (repro). De auteur is hier zelf verantwoordelijk voor..reprints Voor RIZA-reprints is een standaard omslag ontworpen. Aan vormgeving van reprints kunnen logischer wijze geen eisen worden gesteld, aangezien dit afhankelijk is van het periodiek waarin het betreffende artikel gepubliceerd is. Auteurs leveren hun overdrukken in bij de sectie documentatie die voor verdere afhandeling zorgt.

7 5. Samenvatting Het RIZA kent de volgende publicatiereeksen nota's Inhoud Afgeronde en binnen het VenW beleid passende beleidsnota's, formele adviezen en onderzoeksresultaten Beslissing over publicatie in deze reeks Door hoofdafdelingshoofd, eventueel i.o.m. HID Nummering Nummers worden verstrekt door de sectie documentatie, na inlevering van een door het hoofdafdelingshoofd geparafeerde verzendlijst Vormgeving Standaard RIZA omslag in kleur, lay-out conform huisstijl VenW Vermenigvuldiging Door externe drukkerij, begeleid door sectie presentatie Verzending Door archief, volgens door auteur aangevulde standaard verzendlijst Opslag Min. 7 exemplaren naar sectie documentatie Originelen In centraal archief sectie documentatie. Kosten De kosten van vermenigvuldiging van een nota komen ten laste van het project waaraan de nota gerelateerd is. De afdeling BXD kan informatie verschaffen over kosten.

8 . werkdocumenten Inhoud Publicaties met minder formele status, echter wel passend binnen beleid VenW. Publicatie is echter op verantwoording van de auteur, hetgeen in het werkdocument staat vermeld Beslissing over publicatie in deze reeks Door auteur Nummering Nummers worden op verzoek verstrekt door de sectie documentatie Vormgeving Standaard zwart/wit RIZA omslag. Geen specifieke eisen aan lay-out. Vermenigvuldiging Door interne dienst (repro) Verzending Door auteur. Geen standaard verzendlijst Opslag Min. 7 exemplaren bij sectie documentatie Originelen In centraal archief sectie documentatie

9 . reprint Inhoud Publicaties van RIZA - medewerkers in tijdschriften, congresverslagen etc. Passen binnen beleid VenW. De publicatie is voor de verantwoording van de auteur, hetgeen in de reprint wordt vermeld Beslissing over publicatie in deze reeks Auteur Nummering Nummers wordt verstrekt door sectie documentatie bij inlevering van de overdrukken Vormgeving Speciaal reprint - omslag. Geen eisen aan lay-out Vermenigvuldiging Door sectie documentatie/interne dienst Verzending Door auteur, geen standaard verzendlijst Opslag Min. 7 exemplaren bij sectie documentatie Originelen n.v.t 8