ObNeo. NH Koningshof - Veldhoven. 28 & 29 januari Sponsorbrochure

Transcriptie

1 ObNeo NH Koningshof - Veldhoven 28 & 29 januari 2016 Sponsorbrochure 1

2 INHOUDSOPGAVE Algemeen Inhoudsopgave... pagina 2 Van de organisatie... pagina 3 De voorbereidingscommissie... pagina 4 Algemene congresinformatie... pagina 5 Programma Wetenschappelijk programma... pagina 6 Sociaal programma... pagina 6 Instructie De nieuwe website... pagina 7 Opening inschrijfprocedure... pagina 7 Inschrijfprocedure... pagina 7 Algemene informatie (ook voor standbouwers) Locatie en route... pagina 8 Op- en afbouwtijden... pagina 9 Afmetingen... pagina 9 Sponsormogelijkheden Plattegrond beurs... pagina 10 Sponsorpakketten... pagina 11 Overige sponsormogelijkheden... pagina 12 Meubilair en apparatuur... pagina 13 Advertenties... pagina 14 Inserts congrestassen... pagina 15 Catering... pagina 16 Hotelkamers Het boeken van hotelkamers... pagina 17 Code Geneesmiddelen Reclame De CGR en andere richtlijnen... pagina 18 Registratievoorwaarden Definities en voorwaarden ObNeo... pagina 18 Contactgegevens... pagina 19 2

3 Van de organisatie. Geachte relatie, ObNeo is een groot interdisciplinair platform voor medici, paramedici en anderen die de obstetrie en gynaecologie tot hun vakgebied rekenen. Gedurende de dagen brengen tal van binnen- en buitenlandse sprekers niet alleen nieuwe medische, paramedische en fundamentele ontwikkelingen aan de orde, ook worden de handvatten aangereikt voor de dagelijkse klinische praktijk en presenteren de deelnemers abstracts die de keynote lezingen aanvullen. Het is ons een groot genoegen deze belangrijke bijeenkomst in 2016 bij u aan te kondigen: ObNeo Deze editie zal plaatsvinden op 28 en 29 januari in NH Conference Koningshof te Veldhoven en zal, naar verwachting, worden bijgewoond door circa 500 deelnemers, waaronder specialisten, onderzoekers, verpleegkundigen, verloskundigen, lactatiekundigen en kraamverzorgenden. Wij nodigen u uit om u vanaf heden via onze vernieuwde website aan te melden als één van de sponsoren van ObNeo. In deze brochure kunt u alle benodigde informatie op overzichtelijke wijze terugvinden en wordt u middels een compleet scala aan mogelijkheden in de gelegenheid gesteld om gedurende de congresdagen uw firma te presenteren en profileren. Naar eigen inzicht en budget kunt u zelf de locatie van uw stand en de hoogte van uw sponsorbijdrage bepalen, zonder dat u afhankelijk bent van de indeling of toewijzing door de congresorganisatie. Indien u van ons een officieel sponsorverzoek, een geconsolideerde begroting wenst te ontvangen of verdere vragen hebben, dan kunt u zich wenden tot ons congressecretariaat. Het secretariaat is bereikbaar op of via info@obneo.nl. Samen met u willen wij ons ten doel stellen om ook van de 4e editie van ObNeo een succesvolle meeting te maken. Wij hopen u als sponsor van het symposium te mogen verwelkomen en verheugen ons op uw aanwezigheid tijdens De Dagen. Met vriendelijke groet, Monique Scheffens, namens de voorbereidingscommissie! 3

4 De voorbereidingscommissie Mw. L. de Wit, MMC, Gynaecoloog Mw. Dr. C. Duisters, MMC, Kinderarts/Neonatoloog Dhr. Prof. dr. B. Kramer, MUMC, Neonatoloog Dhr. Dr. P. van Runnerd Heimel, MMC, Gynaecoloog Prof. Dr. S. Scherjon, UMCG, Gynaecoloog Dr. R. de Heus, UMCU, Gynaecoloog Dr. M. Kok, AMC, Gyneacoloog Mw. H. van de Mortel, Senior verpleegkundige pasgeborenenzorg Mw. P. Sipkema, Nurse Practitioner NICU volgt, Verloskundige Mw. R. Vermeer, O&G Verpleegkundige Mw. M. Prinsen, O&G Verpleegkundige Mw.E. Hoogendoorn, afvaardiging van de V&VN VOG Dhr. F. van Daal, Centrummanager VMK 4

5 Algemene congresinformatie Omschrijving: ObNeo is een tweedaags interdisciplinair symposium bedoeld voor gynaecologen, neonatologen, kinderartsen, (gepromoveerd) onderzoekers, verpleegkundig specialisten, nursepractitioners, NICU-verpleegkundigen, O&G-verpleegkundigen, verloskundigen, lactatiekundigen en iedere andere niet genoemde zorgprofessional die de Obstestrie en gynaecologie tot zijn/haar vakgebied rekent. Deelnemersaantal: 2-Jaarlijks nemen ca. 100 medici/onderzoekers en ca. 400 paramedici aan het symposium deel. Congrestaal: Medische sessies worden in beginsel in het Engels gepresenteerd, de paramedische sessies worden in beginsel in het Nederlands gepresenteerd. Sprekers: Er wordt een keur van buitenlandse en Nederlandse sprekers uitgenodigd als keynote speaker. Deze sessies worden ondersteund door abstracts (korte presentaties ingediend door de deelnemers) in de categoerien Neonatologie, Obstetrie en Overig. Het beste abstract ontvangt een prijs. Wetenschappelijk programma: Het wetenschappelijk programma bestaat uit 53 sessies (per doelgroep ingedeeld) inclusief een aantal interdisciplinaire sessies die voor iedere doelgroep zijn bedoeld. 5

6 Wetenschappelijk programma U ontvangt deze brochure op het moment dat de samenstelling van het wetenschappelijk programma van ObNeo nog niet helemaal is afgerond. Op onze vernieuwde website kunt u in het horizontale menu de actuele stand van zaken rondom het programma terugvinden, overzichtelijk per dag onderverdeeld. Door het klikken op de betreffende linkjes kunt u de pdfversies downloaden. Avondprogramma Belangrijk: Het avondprogramma als zodanig, onderdelen of faciliteiten daarvan kunt/mag u niet sponsoren. De kosten van het avondprogramma worden uitsluitend betaald uit de arrangementsbijdragen van de congresdeelnemers. Wel mag u aanwezig zijn bij het avondprogramma aansluitend aan het wetenschappelijk programma van de eerste congresdag. Het avondprogramma bestaat uit een buffetdiner, met daarna een chill-out om met collega s nog na te kunnen praten. 6

7 De nieuwe website Als u onze website bezoekt zal het u opvallen dat deze in een nieuw en fris jasje is gestoken. Blader eens door de site om de juiste informatie te vinden, uw keuzes te maken en uw weg te vinden. Als u hulp wilt bij het zoeken neem dan contact op met ons secretariaat. Opening inschrijfprocedure Inschrijven als sponsor voor ObNeo kan vanaf heden. Inschrijfprocedure De inschrijfprocedure voor sponsoren vindt plaats in 2 stappen. Stap 1: U klikt op het linkje Ik wil me nu inschrijven van de betreffende pagina. De inschrijfmodule opent zich en u vult uw bedrijfsnaam en het adres in op de betreffende pagina van de website. Tevens maakt u een keuze uit de beschikbare sponsorpakketten/posities en geeft u een tweede en derde keus aan. U klikt op "Ga verder". U komt in het vervolgmenu van de registratie, echter uw aanmelding is dan al bij het secretariaat ontvangen, u kunt uw tijd nemen voor de vervolgstappen! Stap 2: Op de vervolgbladzijden kunt u aansluitend de factuurgegevens en alle overige gegevens naar wens invullen. Gedane reserveringen kunt u tussentijds zelf wijzigen, aanvullen of verwijderen (m.u.v. het sponsorpakket of standruimte). De factuur ontvangt u nadat u uw factuurgegevens heeft ingevuld (doe dit laatste svp tijdig, zorgvuldig en volledig). Tevens ontvangt u op het door u aangegeven adres een bevestiging met daarbij een link om uw registratie op een later tijdstip te kunnen wijzigen en/of aanvullen. - Zorg dat u alle gevraagde gegevens juist en volledig invult. - Alle congresbescheiden worden gestuurd naar het adres dat u straks opgeeft in het registratiesysteem. Zorg dat u uw mailadres juist en zorgvuldig intypt. - Onjuiste adressen of ingestelde filters kunnen in het ergste geval leiden tot het verwijderen van uw reserveringen, omdat wij aan u gestuurde s als "onbestelbaar" terugontvangen. - Controleer altijd dat u alle bescheiden heeft ontvangen en bewaar deze zorgvuldig. Realiseert u zich dat u - door u in te schrijven als sponsor - akkoord gaat met alle voorwaarden en richtlijnen. Lees deze, voordat u zich gaat inschrijven, goed door. 7

8 Locatie en route Venue en congreshotel: NH Conference Centre Koningshof Locht RM Veldhoven (NL) Tel: +31 (0) VANUIT s HERTOGENBOSCH: Volg de A2 richting Eindhoven Volg afslagroute 29 t/m 33 richting Waalre/Veldhoven Bij afslag 32 Veldhoven verlaat u de snelweg Onder aan de afslag gaat u rechtsaf en vervolgens volgt u de borden Koningshof Na ca. 3 km rechtdoor vindt u aan de linkerkant NH Koningshof. VANUIT BREDA / TILBURG: Volg de A58 richting Veldhoven Volg de N2, afslagroute 29 t/m 33 richting Waalre/Veldhoven Bij afslag 32 Veldhoven verlaat u de snelweg Onder aan de afslag gaat u rechtsaf en vervolgens volgt u de borden Koningshof Na ca. 3 km rechtdoor vindt u aan de linkerkant NH Koningshof. VANUIT VENLO: Volg de A67 richting Eindhoven Volg de N2, afslagroute 29 t/m 33 richting Veldhoven Bij afslag 32 Veldhoven verlaat u de snelweg Onder aan de afslag gaat u linksaf en vervolgens volgt u de borden Koningshof Na ca. 3 km rechtdoor vindt u aan de linkerkant NH Koningshof. VANUIT MAASTRICHT: Volg de A2 richting Eindhoven Volg de N2, afslagroute 29 t/m 33 richting Waalre/Veldhoven Bij afslag 32 Veldhoven verlaat u de snelweg Onder aan de afslag gaat u linksaf en vervolgens volgt u de borden Koningshof Na ca. 3 km rechtdoor vindt u aan de linkerkant NH Koningshof. VANUIT ANTWERPEN / TURNHOUT: Volg de A67 richting Eindhoven Bij afslag 32 Eersel verlaat u de snelweg Vervolg de route linksaf (3/4) op de rotonde richting Steensel Ongeveer 3 km na Steensel richting Veldhoven vindt u aan de rechterkant NH Koningshof. 8

9 Op- en afbouwtijden Opbouwdag industrie en organisatie: Woensdag 27 januari vanaf uur tot en met uur Donderdag 28 januari vanaf uur tot en met uur Expositie-afbouw: Vrijdag 29 vanaf uur. NB. Afwijkende tijden uitsluitend op aanvraag en na goedkeuring van de organisatie. Afmetingen Beurshallen (dwarsdoorsnede vindt u op de website): Kempen- en Genderhal Totale opppervlakte bedraagt ca vierkante meter Hoogte Kempenhal Hoogte Genderhal Bodem : 3.90 meter : 3.90 meter : tapijt De toegang tot expositieruimte voor (vracht-)auto's bevindt zich aan de achterkant van het congrescentrum. Volgt u de borden op het terrein van het congrescentrum. Standindeling: Voor de oppervlakte van de individuele stands raadpleegt u de inhoud van de sponsorpakketten elders in deze brochure. Voor de indeling raadpleegt u de plattegrond die u op de website kunt terugvinden. Standaard faciliteiten: Bij de prijs van de sponsorpakketten zijn inbegrepen stroompunten van 220V, verwarming, WiFi internetverbinding en schoonmaakkosten (rondom de stand, niet in de stand). Niet inbegrepen zijn meubilair, (audiovisuele) apparatuur, water, extra afvalverwijdering en overige zaken. Indeling beurs: U kunt zelf uw positie op de beurs bepalen, toewijzing geschiedt op volgorde van binnenkomst. Mocht u afwijkende wensen hebben, neemt u dan contact op met de organisatie. 9

10 Plattegrond Omdat de plattegrond in de aanloop naar het symposium veranderingen kan ondergaan vanwege wensen van individuele sponsoren, hebben wij er voor gekozen om in deze brochure geen plattegrond op te nemen. Voor de actuele plattegrond van de expositiebeurs verwijzen wij u naar onze website. Tevens vindt u op die pagina een overzicht van sponsoren die reeds hebben ingeschreven. We streven er naar om de plattegrond zo actueel mogelijk te houden. Zie ook de voorwaarden m.b.t. de indeling van de expositiebeurs. 10

11 Sponsorpakketten (raadpleeg ook de voorwaarden) Platina sponsor (eilandstand): 6.000,00 - Standruimte van 7 x 6 meter - Bedrijfsnaam en logo geprojecteerd in de zalen - Vermelding op de website met bedrijfsnaam en link naar uw website - 2 pagina's A4 (zwart/wit) in het medische en paramedische programmaboek - Het exclusieve recht voor levering van schrijfblok (voor de 1e aanbieder) Gouden sponsor: 4.400,00 - Standruimte van 6 x 3 meter - Bedrijfsnaam geprojecteerd in de zalen - Vermelding op de website met bedrijfsnaam en link - 1 pagina A4 (zwart/wit) in het medische en paramedische programmaboek - Het exclusieve recht voor levering van pen (voor de 1e aanbieder) Zilveren sponsor: 3.100,00 - Standruimte van 3 x 3 meter - Bedrijfsnaam geprojecteerd in de zalen - Vermelding op de website met bedrijfsnaam - 1/2 pagina A4 (liggend zwart/wit) in het medisch en paramedisch programmaboek Bronzen sponsor: 1.800,00 - Standruimte van 2 x 3 meter - Vermelding op de website met bedrijfsnaam NB. Voor afwijkende expositiewensen neemt u s.v.p. contact op met het secretariaat. Voor alle sponsorpakketten geldt dat bij de prijs is inbegrepen stroomaansluitingen van 220V, verwarming, WiFi internetverbinding en schoonmaakkosten rondom de stand (niet in de stand). Niet inbegrepen zijn extra meubilair, (audiovisuele) apparatuur, water en beperkte afvalverwijdering. Alle genoemde prijzen zijn exclusief BTW. 11

12 Overige sponsormogelijkheden De organisatie maakt u attent op de onderstaande extra mogelijkheden om uw bedrijf te presenteren en profileren. Congrestas In het kader van de CGR regelgeving zal de congresorganisatie 2 verschillende congrestassen bestellen (voor medici en paramedici). U kunt uw bedrijfsnaam en logo laten vermelden op beide tassen. Prijs: 400,00 Keycords (exclusieve sponsoring) voorzien van uw bedrijfsnaam en/of logo die aan de badgehouder wordt bevestigd. U heeft de keuze om de keycords zelf aan te leveren of om de organisatie te verzoeken keycords voor u tegen kostprijs te leveren Belangrijk: in het kader van de CGR regelgeving verzoeken wij u kleuronderscheid te maken in keycords voor medici (100) en keycords voor paramedici (400). Deze dienen gescheiden aangeleverd te worden. Transfers van NS Eindhoven naar NH Koningshof v.v. De organisatie maakt gebruik van pendelbussen voorzien van uw naam en logo. Deze bussen zorgen voor het vervoer van de deelnemers die aangegeven hebben met het openbaar vervoer te reizen. Prijs: 400,00 Presentatietraining voor indieners van abstracts Indieners van abstracts die moeite of geen ervaring hebben met het presenteren van hun abstract zijn vooraf bij u te gast om een presentatietraining te ontvangen. In zowel het medische als in het paramedische programmaboek maken wij hiervan melding middels een advertorial. Prijs: 400,00 Voor alle overige sponsorwensen neemt u s.v.p. contact op met de organisatie. Animatie in of om uw stand Animatie of andere attracties in of om uw stand is uiteraard mogelijk, mits de aard en wijze binnen de geldende verordeningen van het congrescentrum is toegestaan en de animatie geen gevaar, hinder of (geluids-)overlast veroorzaakt voor de deelnemers, sprekers en andere exposanten. Ter voorkoming van het inhuren van niet toegestane animatie of soortgelijke animatie door een andere exposant vragen wij u uw suggesties aan te melden bij het congressecretariaat voor overleg. Tevens kunnen wij voor u desgewenst animatie arrangeren. De organisatie brengt hiervoor wel een bemiddelingsvergoeding in rekening. 12

13 Meubilair en apparatuur Mocht u gebruik willen maken van extra technische faciliteiten of van standaard meubilair, dan kunt u deze bestellen via het registratiesysteem voor sponsoren. Mocht u afwijkende wensen hebben, neemt u dan contact op met de organisatie voor de mogelijkheden. Meubilair: - (Afgerokte) tafel 35,00 - Stoel 30,00 - Afgerokte statafel 35,00 - Barkruk 30,00 - Plant 30,00 - Posterbord 35,00 Apparatuur : - Krachtstroom 225,00 - Laptop 150,00 - Beamer en scherm 150,00 - DVD-speler en beeldscherm 120,00 -Consumptiemunten 2,40 De genoemde prijzen zijn ex BTW en geldig voor de gehele congresperiode. 13

14 Advertenties Deadline aanlevering Het vormgeven van de programmaboeken vergt veel tijd en aandacht. Om uw advertentie goed en zorgvuldig te plaatsen is een tijdige aanlevering van groot belang. Zorgt u er voor dat uw advertenties uiterlijk 7 januari bij het secretariaat of rechtstreeks bij de drukker zijn aangeleverd. Aanlevering bij het secretariaat via info@obneo.nl Aanlevering bij de drukker via info@houxdigiprint.nl o.v.v. advertentie ObNeo Bij het afnemen van een sponsorpakket heeft u, met uitzondering van de bronzen sponsors, het recht om advertenties te plaatsen in het medische en paramedische programmaboek. De hoeveelheid advertenties en de grootte staan vermeld bij het overzicht van de sponsorpakketten. Belangrijk: zorgt u er voor dat u in uw registratiefile het aantal en soort advertenties (full color, duotone of zwart/wit) dat u wenst te plaatsen aangeeft. Voor de A4 advertenties gelden de volgende bepalingen: De meerprijs voor een full color advertentie bedraagt 300,00 per advertentie De meerprijs voor een duotone advertentie bedraagt 150,00 per advertentie De meerprijs voor een extra zwart-wit advertentie (advertenties die buiten de sponsorpakketten vallen) bedraagt 100,00 per advertentie. 14

15 Inserts voor de congrestassen Voor alle deelnemende sponsoren geldt dat zij onbeperkt promotiemateriaal in de congrestas kunnen laten invoegen. Zorgt u er wel voor dat het materiaal op tijd in het congrescentrum aanwezig is. Laat voor alle zekerheid de organisatie weten welke materialen u aanlevert, zodat wij bij het vullen van de tassen kunnen controleren of uw materiaal ook daadwerkelijk is aangekomen. Aanleveren tussen 22 en 24 januari bij NH Koningshof, t.a.v. M. Scheffens/L. Krah - ObNeo, Locht 117, 5504 RM te Veldhoven. Oplage: 100 medische tassen en 600 paramedische tassen. Het invoegen van materiaal in de congrestas is gratis. NB. De kosten voor de tijdelijke opslag bij NH Koningshof zijn afhankelijk van duur en volume en worden aan u doorberekend. Wij informeren u voorafgaand graag over deze kosten. Nota bene: Indien u bij de congresdeelnemers in het oog wenst te springen door iets "unieks" in de congrestas te willen laten stoppen of een standactiviteit te laten plaatsvinden, overleg dan van te voren met de organisatie of uw idee ook daadwerkelijk uniek is. Daarnaast kunt u bij ons kostenloos advies inwinnen over uw "unieke" activiteiten. 15

16 Catering: Dagarrangementen: Voor alle leden van uw aanwezige standbemanning worden ongeacht de duur van aanwezigheid van individuele personen - dagarrangementen besteld. Een dagarrangement bestaat uit onbeperkte service van koffie, thee en water, een lunch bestaande uit een rijkelijk belegd broodjesassortiment, melk, karnemelk, jus d'orange, handfruit, een warme component en het aperitief. Frisdrank gedurende de dag en overige consumpties zijn voor eigen rekening. Wij berekenen voor een dagarrangement 50,00 per persoon per dag. Toegangskaarten diner en avondprogramma: Voor het bijwonen van het diner en het aansluitende feest aan het einde van de eerste congresdag kunt u een onbeperkt aantal toegangskaarten bestellen. Een toegangskaart is geldig voor 1 persoon. Wij berekenen per toegangskaart 50,00. Dit bedrag is inclusief het buffetdiner en de drankjes tijdens het diner. Catering vanuit uw stand serveren: Het op eigen initiatief verstrekken van etenswaren of drankjes vanuit uw stand is niet zonder meer toegestaan. U kunt dit vergelijken met het meebrengen van een eigen fles wijn naar een restaurant. Doet u dit toch en zonder medeweten van het congrescentrum en organisatie, dan krijgt u het zogenaamde kurkengeld (gedervde inkomsten) in rekening gebracht. Mocht dit echter wel tot uw wensen behoren dan kunt u de bestellingen hiervan het beste doen via de organisatie en de Koningshof. Neemt u hierover contact op met het congressecretariaat. Catering tijdens de opbouwdag: Gedurende de opbouwdag (de dag voorafgaand aan de eerste congresdag) kunnen uw standbemanning en standbouwers gebruik maken van gratis koffie, thee en water. Overige catering is voor eigen rekening. 16

17 Hotelkamers De hotelkamers maken geen deel uit van de sponsorpakketten. Voor de standbemanning van sponsoren worden er tot en met 7 december 2015 een aantal standaard hotelkamers in NH Koningshof in reservering gehouden. Toewijzing geschiedt op volgorde van binnenkomst. Indien de kamers zijn volgeboekt kan er, ongeacht datum of sponsorcategorie geen aanspraak meer op andere hotelkamers bij NH Koningshof worden gemaakt. Prijzen: 1-persoonskamer standaard : 100,00 p.p.p.n. 1-persoonskamer superior : 120,00 p.p.p.n. 2-persoonskamer standaard : 60,00 p.p.p.n. 2-persoonskamer superior : 70,00 p.p.p.n. *Prijzen van hotelkamers zijn inclusief 6% BTW, inclusief toeristenbelasting en inclusief ontbijt. 17

18 Code Geneesmiddelen Reclame en andere richtlijnen Als sponsor van de Nefrologiedagen verplicht u zich niet alleen om u in kennis te stellen van de inhoud van de Code Geneesmiddelen Reclame en andere geldende wet- en regelgeving. De organisatie zal er tijdens ObNeo streng op toezien dat de geldende richtlijnen worden negeleefd en gerespecteerd. ObNeo is een schoolvoorbeeld hoe een dergelijk gecompliceerde bijeenkomst georganiseerd moet worden. Dat betekent echter niet dat wij voor de toekomst uitgesloten zijn van inspecties. Wij verzoeken u daarom dringend om u te houden aan de wet- en regelgeving en er samen met ons voor te zorgen dat de organisatie ook in de toekomst dit symposium kan en mag blijven organiseren. Wat dat betreft rust er op ons aller schouders een grote verantwoordelijkheid. Voor alle informatie verwijzen wij u naar de website van het CGR, Registratievoorwaarden voor sponsoren van ObNeo Op onze website vindt een down te loaden PDF-file met daarin opgenomen de registratie- en annuleringsvoorwaarden van ObNeo. Wij adviseren u om deze voorwaarden zorgvuldig door te lezen alvorens u zich inschrijft als sponsor van ObNeo. 18

19 Contactgegevens Secretariaat ObNeo Postbus AA Sittard Bezoekadres: Arendstraat 3C 6135 KT Sittard Telefoon : +31 (0) info@obneo.nl Website : De logistieke organisatie van het symposium is sinds 2012 in handen van: SpringConcept BV International Conference Planners Postbus 34 NL-6130 AA Sittard Netherlands Telefoon : +31 (0) info@springconcept.eu Websites : of 19