Welkom op het online Adobe Acrobat 8 Overheids seminar Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved.

Transcriptie

3 Agenda Introductie op Adobe Adobe oplossingen voor de overheid Acrobat aan het werk binnen de overheid PDF als archiveringsformaat PDF als toegankelijk documentformaat Afronding 2006 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. 3

4 Acrobat Momentum April 2003 Dec 2004 Herfst 2006 Acrobat 6 Eerste product segmentatie Acrobat 7 Industrie specifieke functies (AEC) Acrobat 8 Industrie specifieke workflows Verbeterde gebruikerservaringen Gedeelde commentaren en real-time samenwerking Formuliergebruik in Reader 2006 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. 4

6 Documenten & formulieren vormen de basis voor overheidscommunicatie Onderzoeksrapporten Interne formulieren Beleidsdocumenten Confidentiële Dossiers Externe formulieren Contracten Bouwtekeningen en bouwvergunningen Juridische documenten 2006 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. 6

7 Rollen van de overheid G2C Government to citizens Overheid naar burgers G2B Government to business Overheid naar bedrijven G2G Government to Government Overheid naar overheid Belastingen Vergunningen Motorvoertuigen Informatie & Publieke archieven Publieke veiligheid Recreatie Werkgelegenheid Basis diensten stroom, Water, Gas, afval Hulpdiensten Regelgeving Belastingen Vergunningen Publieke veiligheid Dossier beheer Rapportages (centrale) inkoop Interdepartementa al financieel beheer Economische ontwikkeling 2005 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. 7

9 Adobe oplossingen voor de overheid Rijke documentcreatie Collaboratie Formulier oplossingen Archiveren Betrouwbare document aanlevering PDF Betrouwbaar Interoperabel Gebaseerd op standaarden Veilig Toegankelijk bc Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved.

10 Hoe overheidsprofessionals gebruik maken van Acrobat Beveilig de toegang tot documenten en bewaar de document-integriteit Maak en optimaliseer Adobe PDF documenten vanuit iedere bron Collecteer Stroomlijn het collecteren van data uit electronische PDF formulieren Combineer bestanden uit verschillende applicaties in een document container Samenwerken Beheer, organiseer en traceer feedback t.b.v. document collaboratie 2006 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Adobe Confidential. 10

12 Acrobat 8 aan het werk! Scenario # 1 Samenstellen van PDF Packages Scenario # 2 Beveiligen van PDF documenten Scenario # 3 Samenwerken aan documenten Scenario # 4 Werken met PDF formulieren 2006 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Adobe Confidential. 12

13 Scenario # 1 - Maken van een PDF Package Bij de goedkeuring van een bouwvergunning zijn diverse brondocumenten ontstaan; er zijn bouwtekeningen op groot formaat, excel sheets met berekeningen, Word documenten met rapportages, er is communicatie, etc. De aanvrager heeft de vraag gesteld om alle documenten opgestuurd te krijgen. Hij werkt echter op Linux en beschikt niet over de applicaties om de bronbestanden te bekijken. Hoe kun je eenvoudig allerlei bronbestanden in één electronisch dossier stoppen dat de ontvangende partij zonder problemen kan openen, printen en zelfs van commentaren kan voorzien? 2006 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Adobe Confidential. 13

15 Scenario # 2 - Beveiligen van PDF documenten Een intern rapport bespreekt de mogelijkheid om meerdere diensten van een ministerie samen te voegen. Op zich is dit een prima rapport met uitstekende onderzoeksresultaten en argumenten. Het rapport zal dan ook gepubliceerd gaan worden op het internet. Om te voorkomen dat er namen worden gepubliceerd die niet publiekelijk bekend mogen zijn, moet het document worden geanonimiseerd. Hoe kan een electronisch document snel en eenvoudig geanonimiseerd en beveiligd worden? 2006 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Adobe Confidential. 15

17 Scenario # 3 - Samenwerken aan documenten Een adviesorgaan van de overheid wil een rapport publiceren over de mogelijkheden van electronische formulieren voor gebruik door de overheid. Voordat het rapport gepubliceerd zal worden, moeten meerdere partijen binnen en buiten de organisatie geconsulteerd worden. De feedback moet eenvoudig worden verzameld om zo snel en efficient het brondocument aan te kunnen passen. Hoe kun je snel, eenvoudig en betrouwbaar een revisieproces met interne en externe partijen opzetten? 2006 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Adobe Confidential. 17

19 Scenario # 4 - Werken met electronische formulieren Veel formulieren binnen gemeentes bestaan nog op papier of als Word document. Gemeente fantasia wil echter een referendum houden en diverse vragen stellen aan burgers. HTML formulieren geven niet de mogelijkheid om formulieren offline in te vullen en kennen ook geen rijke grafische mogelijkheden. Hoe kan een gemeente snel en veilig electronische formulieren ontwikkelen? 2006 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Adobe Confidential. 19

22 De archiefregeling uit 2001 Regeling van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, dr. F. van der Ploeg, van , nr. WJZ/2001/.. (8080), houdende nadere regels omtrent de geordende en toegankelijke staat van te bewaren archiefbescheiden. Gelet op artikel 12 van het Archiefbesluit 1995, Artikel 6 Digitale archiefbescheiden dienen, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995, te worden opgeslagen volgens de Volgende standaarden: a. voor character sets: ASCII (ISO/IEC ) of Unicode (ISO/IEC ); b. voor tekstbestanden: Portable document format (PDF) of SGML dan wel XML vergezeld van een stylesheet (XSL, CSS) dan wel TIFF of PDF met de metadata in een XML-wrapper; c. voor CAD/CAM bestanden; Portable document format (PDF) en STEP (Standard for the exchange of product data) als metadata standaard (ISO 10303); d. voor images/beelden (bitmapped): Portable document format (PDF) en indien gebruik gemaakt wordt van compressie: ITU T4 of ITU T6; 2006 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Adobe Confidential. 22

24 PDF gebaseerde standaarden PDF/X ISO 15929, , : Uitwisseling digitale advertenties : Gebruik van CMYK gegevens PDF/A NWI ISO/TC171/SC2 N226 E Lange termijn bewaring van digitale documenten PDF/is IEEE Image-Streamable Internet Fax Transmission Fax- en internet standaard Nog in overweging PDF/Accessibility PDF/Engineering PDF/Finance : Volledige uitwisseling van kleurenbeheer werkstromen PDF/x-2: Onder ontwikkeling vervangen van beelden en XMP 2005 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. 24

25 Wat is PDF/A? Internationale Standaard die het gebruik van PDF specificeert en geschikt is voor langdurige bewaring van electronische documenten. Langdurige bewaring van zwart wit en kleurendocumenten als electronische gegevens Gebaseerd op de zakelijke en technische behoeftes van overheden, industrie, multinationals, educatieve instellingen en bibliotheken Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Adobe Confidential. 25

27 Toegankelijkheids initiatieven Wereldwijde toegankelijkheids mandateringen US Section 508, Canada CLF & WCAG In Nederland aangestuurd vanuit het ICTU Industrie Standaarden W3C - Web Accessiblity Initiative (WAI) Software technologie Assisterende technologie Belangengroepen voor mensen met een handicap Stichting Bartimeus 2006 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Adobe Confidential. 27

28 Toegankelijke electronische documenten Bevatten zowel inhoud als structuur Hoofdstukken Tabel gegevens Logo s Titels Gescande beelden URLs Kolommen 2006 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Adobe Confidential. 28

30 Toegankelijke elektronische documenten Bevatten echte tekst en niet alleen gescande tekst ASSIGNING IDENTIFICATION NUMBERS (IDs): Unique IDs are required for the following report elements: Stacks, Control Devices and Processes. For processes, that means a process ID number may be used only once on all General Process and Evaporative Process Forms. Gescande tekst Computer tekst 2006 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Adobe Confidential. 30

31 Toegankelijke elektronische documenten Bevatten extra informatie voor een visueel gehandicapte Alternatieve tekstomschrijving voor afbeeldingen Zinvolle formulierveld omschrijvingen Alternatieve tekst Omschrijvende tekst bij formuliervelden 2006 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Adobe Confidential. 31

33 Acrobat 8.0 Familie Functie vergelijk Maak PDF documenten met 3D inhoud vanuit CAD applicaties Reader enabled Formulieren Reader enabled Digitale handtekeningen Reader enabled Commentaren en revisie Pro 3D Bevat Adobe Form Designer 8 Initieer workflows voor documentsamenwerking Standard Controle over documentbeveiliging Combineer meerdere bestanden in een enkele PDF Maak PDF vanuit iedere applicatie die kan printen Bekijk, Print, doorzoek PDF documents Reader 2006 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Adobe Confidential. 33

34 Voorbij Acrobat: Adobe Livecyle Gebruikers gedreven processen Workflow gedreven processen Decentraal Gecentraliseerd Ad-hoc Gestructureerd 2006 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Adobe Confidential. 34

35 Samenvatting Met Adobe Acrobat 8 kunnen overheden Betrouwbaar PDF documenten maken Dossiers samenstellen uit diverse brondocumenten Eenvoudig samenwerken aan documenten Documenten beveiligen Werken met electronische formulieren Adobe PDF is: Een ISO standaard voor langdurige archivering Uitstekend geschikt te maken voor visueel gehandicapten. Voorbij Acrobat is er Adobe LiveCycle! 2006 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Adobe Confidential. 35