Adobe PDF Power Tour. Acrobat 7.0 voor de juridische markt. Dirk-Jan Verstraten. Digipol B.V.

Transcriptie

1 Adobe PDF Power Tour Acrobat 7.0 voor de juridische markt Dirk-Jan Verstraten Digipol B.V.

2 Agenda Introduktie op Adobe Acrobat De juridische praktijk Verdieping in PDF Functies en demo s van Acrobat Navigatie, PDF creatie, PDF Binders, beveiliging, organizer, annotaties, Verrijken en vergelijken van pdf documenten, electronische formulieren Electronische strafdossiers Het gebruik van PDF in uw praktijk Afsluiting

3 De Adobe Acrobat Produkt familie

4 De Acrobat 7.0 produkten in detail Functies Adobe Reader Acrobat Elements Acrobat Standard Acrobat Professional Weergeven, afdrukken en doorzoeken van PDFbestanden Gebruikers van Adobe Reader 7.0 in staat stellen tot participatie in document-review Samenstelling van PDF s vanuit elke applicatie met afdrukmogelijkheden, incl. Microsoft Office Beveiliging van documenten met wachtwoord, certificaat en Adobe LiveCycle-regels Instant PDF-bestanden vanuit MS Outlook, Internet Explorer, MS Access en MS Publisher Bestanden uit diverse applicaties samenvoegen tot één Adobe PDF-bestand Vertrouwde vormen van review-feedback (tekstmarkering, sticky note, pen, enz.) Adobe LiveCycle Designer voor samenstelling van professionele Adobe PDF-formulieren Ondersteuning van gelaagde technische tekeningen (Visio en AutoCAD) en objectdata uit Visio Samenstelling van PDF s vanuit AutoCAD, Microsoft Visio en Microsoft Project (Windows only) X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

5 Adobe Acrobat 7.0 (Professional) De complete oplossing voor documentgebruik in de juridische sector

6 Alles draait om documenten Juridische processen zijn gebaseerd op papier Medium wat zich door de tijd heen heeft bewezen Medium wat visueel integer is (wat je ziet, is wat je hebt) Geschikt voor alle type documenten

7 In de praktijk Documentbeheer binnen de juridische sector is een combinatie van papieren en digitale processen.

8 Het Juridische werkproces Maak documenten en deel deze met interne en externe partijen Controleer toegang tot document en behoud integriteit Voeg meerdere bestanden samen tot één bestand Werk samen en deel opmerkingen

9 Portable Document Format (PDF) Open standaard Meest gekozen formaat in de juridische sector omdat: PDF vanuit iedere bron te maken is (zowel papier als digitaal) Visuele integriteit is te waarborgen Authenticiteit is te waarborgen PDF documenten kunnen zeer goed beveiligd worden Breed platform voor universele documentuitwisseling Platform voor samenwerken en revisies Informatie is eenvoudig te ontsluiten (metadata en zoekmachines) PDF is makkelijk te integreren in DMS/CMS systemen Geschikt voor langdurige termijn bewaring (archivering)

10 Het Acrobat ecosysteem Half miljard Acrobat Readers 60% van alle PDAs zijn gebundeld met Reader 675,000 links naar de Reader downloadpagina >1,800 solution partners

11 PDF/A Internationale ISO Standaard die geschikt is voor langdurige bewaring van electronische documenten. Langdurige bewaring van zwart wit en kleurendocumenten als electronische gegevens Gebaseerd op de zakelijke en technische behoeftes van overheden, industrie, multinationals, educatieve instellingen en bibliotheken.

12 Aanknopingspunten in de wet De archiefwet 1995 Definieert de technische en functionele eisen aan een electronisch archiefbescheid De regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (februari 2002) Nadere uitwerking van artikel 12 uit het archiefbesluit van1995 De wet Openbaarheid van Bestuur (WOB) 1998 Over de openbaarheid van overheidsdocumenten wanneer deze zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats Wet bescherming persoonsgegevens (2001) Wat geldt voor persoonsgegevens op papier, is ook van toepassing op digitale documenten

13 Regeling archiefbescheiden Regeling van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, dr. F. van der Ploeg, van , nr. WJZ/2001/.. (8080), houdende nadere regels omtrent de geordende en toegankelijke staat van te bewaren archiefbescheiden (Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden). De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, dr. F. van derploeg, Gelet op artikel 12 van het Archiefbesluit 1995, Artikel 6 Digitale archiefbescheiden dienen, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995, te worden opgeslagen volgens de Volgende standaarden: a. voor character sets: ASCII (ISO/IEC ) of Unicode (ISO/IEC ); b. voor tekstbestanden: Portable document format (PDF) of SGML dan wel XML vergezeld van een stylesheet (XSL, CSS) dan wel TIFF of PDF met de metadata in een XML-wrapper; c. voor CAD/CAM bestanden; Portable document format (PDF) en STEP (Standard for the exchange of product data) als metadata standaard (ISO 10303); d. voor images/beelden (bitmapped): Portable document format (PDF) en indien gebruik gemaakt wordt van compressie: ITU T4 of ITU T6;

14 Waarom eigenlijk PDF en niet MS Word? PDF = van iedereen Platform onafhankelijk Instelbare compressie Authenticiteits waarborging Beveiliging optimaal Visueel integer Geen macro s (virussen) Altijd uitwisselbaar Archiveringsstandaard Container functie Media binnen container te beveiligen kleurbeheer Word =eigendom Niet Geen Geen Gering Niet Macro s Niet Geen Geen Niet Geen

15 Waarom eigenlijk PDF en niet TIFF Kleinere bestandsgrootte PDF Besparen op storage Snelheid Doorzoekbaarheid Downloadbaarheid Presentatie Tiff presentatie pas als hele bestand gedownload is (oplossing elke pagina als los bestand) Nadelen: navigatie, printen, en PDF streaming Eerste pagina presenteren terwijl de rest in achtergrond volgt Opent elke pagina op verzoek tijdens download

16 Demonstratie Interface Acrobat

17 Navigatie (1) Artikelen Definieren een zichtbaar leesgebied Handig voor het bepalen van een leesrichting Bladwijzers Geven de structuur van een document weer Kunnen hiërarschisch genest worden Miniaturen Tonen een verkleinde weergave van een pagina in een document Kunnen o.a. worden gebruikt om de volgorde van pagina s in een document te herschikken.

18 Navigatie (2) Bestemmingen Specifieke linkmethode Werkt ook na het herschikken van pagina s Wordt in webtoepassingen als anker gebruikt Hyperlinks Linken binnen een document Linken naar andere documenten Hyperlink als actie om een evenement te starten Document Open options Bepalen de weergave van het document bij het openen. Mogelijkheden om de interface van Acrobat te onderdrukken

19 Demonstratie Navigatie Acrobat

20 PDF Creatie methodes PDFwriter/PDFprinter Acrobat Distiller PDFmaker Direct vanuit de applicatie Scan Web Print Portable devices Web

21 PDF maker Macro voor vereenvoudigde pdf creatie Word, Excel, Powerpoint, Project, Visio, Autocad, MS Outlook Leunt in de achtergrond op de Distiller Joboptions regelen compressie, font insluiting, etc. Vrij aan te passen conversie instellingen voor bladwijzers, hyperlinks etc.

22 PDF maken vanuit MS-Outlook Converteren van afzonderlijke berichten en complete mappen tot PDF-document vanuit MS Outlook PDF creatie van en complete folders Behoud van originele attachments Sneller zoeken Stabielere MS Outlook Eenvoudig archiveren (must voor kleine en grote organisaties)

23 Demonstratie PDF maker MS-Outlook

24 PDF maken vanuit Acrobat Maak direct PDF van verschillende bestandsformaten Office:.doc, xls, ppt, Grafisch:.jpg, tiff, png, pcx AEC: AutoCad etc Afhankelijkvan de conversie-instellingen bij de voorkeuren van Acrobat Maak PDF vanaf de scanner, het clipbord en het Web Maak PDF Binders van verschillende bestanden

25 PDF Binder Adobe PDF Binder maakt samenvoegen van documenten zeer eenvoudig Projecten bestaan uit verschillende bestandsformaten Maak Binders van verschillende bron documenten Visuele organisatie van Binder/samenvoegingproces Voeg additionele informatie toe Regel beveiliging of compatibiliteit

26 Demonstratie PDF Binder

27 Soorten PDF Vanuit een reeds digitale bron Beeld Image only PDF Tekst Formatted Text and Graphics Beeld en tekst Searchable Image Compact Searchable Image Exact De vier smaken van Adobe PDF

28 Scannen Zelf doen Uitbesteden

29 PDF beveiliging gedefinieerd Document Controle Confidentialiteit Rechtenbeheer Toeganscontrole Sinds Acrobat Digitale Handtekening Authenticiteit Integriteit Non-repudiatie Sinds Acrobat

30 Document Controle Voorkomt niet-geautoriseerde toegang en verandering aan een document Acrobat staat het openen van documenten toe aan: Iedereen Iedereen met een (gedeeld) wachtwoord Specifiek benoemde individuelen met een PKI certificaat Acrobat biedt verdere controle door restricties op: Printen Veranderingen, waaronder ook formuliervelden Kopieren van inhoud Schermlees apparatuur

31 Document Controle: wachtwoorden

32 Digitale Handtekeningen Bieden de zekerheid dat Een document niet veranderd is Het daadwerkelijk de benoemde persoon is die het document heeft ondertekend. Documenten zullen online kunnen komen omdat de beveiliging nu gelijk is en in vele gevallen beter is- dan met papieren documenten.

33 Beveiliging, DRM en digitale handtekeningen Elk PDF document kan worden beveiligd tegen bijvoorbeeld openen, printen, wijzigen etc. Twee standaard niveaus van beveiliging: wachtwoord openen en wachtwoord document permissies Digitaal ondertekenen met of zonder beveiliging Partner van trusted third parties zoals Pink Roccade (VeriSign) Controle over authenticiteit en document historie Derde beveiligingsniveau beschikbaar op basis van integratie met LiveCycle Policy Server Via de server beheerde beveiligingsrichtlijnen voor evaluatie, intrekking en vervaldatum van PDF-documenten

34 Integratie met Adobe LiveCycle Policy Server

35 Demonstratie Wachtwoordbeveiliging, Digitale handtekeningen en DRM (policy server)

36 De Organizer Visuele organisatie en beheer van collecties PDFbestanden Geen iconen meer maar miniaturen Windows verkenner update bij installatie Adobe Acrobat Eenvoudig data distribueren, printen vanuit de Organizer Collecties maken van individuele PDF documenten die op verschillende locaties staan Simpel toevoegen van gescande documenten

37 Demonstratie Organizer

38 Document revisie en accorderen Voorkom vertraging door documenten te versturen die anderen niet kunnen openen Document revisie voor kleine en grote werkgroepen via web en Ontvang alle commentaren op 1 plek! Terugvoeren van annotaties naar oorspronkelijke bron document Minimaliseer dataverkeer met versturen van commentaren in plaats van complete documenten Annotaties nu ook voor gebruikers van Adobe Reader Inschakelen van tools voor commentaren met Acrobat 7.0 Professional

39 Demonstratie Annoteren op documenten

40 Elektronische (straf)dossiers Op basis van PDF (portable document format) Cluster van Informatie uit verschillende applicaties/databases (Oracle, SAP, PeopleSoft) Authenticiteitswaarborging, beveiliging Transparant en snel zoeken/samenvatting maken Toevoegen multimedia (video,foto s, audio, 3D) Indexen maken en snel zoeken Archiefwet Annotation summarizer

41

42 Samenvattingen -bewijswijzer- maken

43 Documenten verrijken Kop-en voetteksten toevoegen Consolideer eenheid in vorm bij binders Pagina s (her)nummeren Watermerk toevoegen Definieer een grafische afbeelding of Definieer vrije tekst Bepaal de zichtbaarheid (scherm of print) Bescherm intellectueel eigendom!

44 Demonstratie Documenten verrijken

45 Demonstratie Documenten vergelijken

46 Elektronische formulieren Maak met Adobe Acrobat van elk PDF document een intelligent PDF formulier Ingebedde validatie op data velden Voordelen: voorkomt foutieve invoer data, formulier kan eenvoudig leesbaar worden geprint, geretourneerd en vastgelegd Online en Offline te distribueren Geavanceerde formulieren met Adobe LiveCycle Designer (Acrobat 7.0 Professional) Opstellen van PDF-, XML- en HTML-formulieren met geïntegreerde bedrijfslogica standaard PDF formulieren kunnen veel sneller worden ingericht met datavelden

47 Demonstratie Designer 7.0

48 Het Juridische werkproces Maak documenten en deel deze met interne en externe partijen Controleer toegang tot document en behoud integriteit Voeg meerdere bestanden samen tot één bestand Werk samen en deel opmerkingen

49 Het gebruik van PDF in uw praktijk Scan alle binnekomende documenten naar PDF Converteer alle uitgaande documenten naar PDF Organiseer bestanden op... Client Zaak Document type Bestandsnaam Maak informatie doorzoekbaar Indexen maken Document samenvattingen, OCR en commentaren

50 Digipol B.V. Digitale Media Diensten voor de Juridische sector Elektronisch dossier / archief Beveiligd scannen Consultancy Videoverhoor Telehoren Videoconferencing 360gr fotografie en 3D Forensische video- en audio analyse Audits van cctv Opleidingen op het gebied van PDF

51 Meer informatie Produkt Informatie Wil je acrobat kopen? Digipol b.v.

52