Afdeling: Beleid & Projecten Leiderdorp,

Transcriptie

1 Pagina 1 van 5 Versie definitief Registratienr. Afdeling: Beleid & Projecten Leiderdorp, Onderwerp: Gunning nieuw gemeentehuis Vaststellen uitvoeringskrediet Aan de raad. Beslispunten Akkoord met 1. Het definitief vaststellen van de ruimtestaat waarbij rekening wordt gehouden met uitplaatsen medewerkers in het kader van Shared Service Center (SSC) en het integreren van de medewerkers van Gemeentewerken in het gemeentehuis. 2. Het realiseren van een loods voor de gemeentelijke bedrijfswagens, tenzij vóór 19 januari 2009 blijkt dat uitplaatsing naar een nieuwe locatie bij de eventueel te verplaatsen milieustraat mogelijk en budgettair gelijkwaardig is. 3. Gunning van de bouw van het gemeentehuis aan Dura Vermeer, conform het juryrapport d.d. 21 november 2008 (met inbegrip de loodsoptie zoals genoemd onder 2) 4. beschikbaar stellen van uitvoeringskrediet van in totaal , bestaande uit de subkredieten: t.b.v. het ontwikkelaars deel t.b.v. de overige kosten 5. In 2009 een bedrag van beschikbaar te stellen uit de reserve grondbedrijf ten gunste van de reserve kapitaallasten en de jaarlijkse verschillen tussen de in de begroting opgenomen lasten en de werkelijke lasten te verrekenen met deze reserve kapitaallasten. 1 Inleiding Op 28 januari 2008 heeft uw raad besloten tot realisatie van een nieuw gemeentehuis, waarna u op 9 juni 2008 hebt besloten om de definitieve locatie vast te leggen op de locatie langs de Willem Alexanderlaan/hoek Simon Smitweg In maart en augustus j.l hebben wij u op de hoogte gesteld van de voorbereidingen voor de ontwikkeling van het nieuwe gemeentehuis en de voorgestane aanbestedingsprocedure en hebt u het benodigde voorbereidingskrediet beschikbaar gesteld. Per brief in augustus hebben wij u uitgebreid geïnformeerd over het PvE, het aanbestedingsproces, de gunningscriteria, de planning en het benodigde uitvoeringsbudget. Met betrekking tot dit laatste hebben wij u begin oktober in een aparte bijeenkomst van commissie 2 geïnformeerd over de financiële zaken met betrekking tot de nieuwbouw en hoe e.e.a. doorwerkt in de (meerjaren-) begroting. Daarbij kwam ook aan de orde de voorgestelde uitbreiding van het gemeentehuis met ruimte voor een deel van het personeel dat thans ( te klein) op de gemeentewerf is gehuisvest, alsmede de vermindering met de m² voor uitplaatsing van medewerkers ivm Shared Service Center. Vier partijen zijn geselecteerd om op basis van design en build-constructie een plan en bijbehorend ontwikkelkosten in te dienen. Een jury van deskundigen heeft de plannen op alle van te voren aan de indieners bekende aspecten getoetst en is tot het oordeel gekomen dat het door Dura Vermeer ingediende schetsplan het beste voldoet aan de meeste criteria en past binnen de door de raad

2 Pagina 2 van 5 Versie definitief meegegeven randvoorwaarden. Wij stellen voor de voorkeur van de jury te volgen en het benodigde uitvoeringskrediet beschikbaar te stellen. Daarbij merken wij op dat aan de deelnemers van de ontwikkelwedstrijd is gevraagd rekening te houden met een alternatief inclusief een loods voor de bedrijfswagens van de gemeente. Dit houdt verband met de verplaatsing van de milieustraat naar een andere locatie waarover wij binnenkort uitsluitsel verwachten te krijgen, hetgeen er toe zou kunnen leiden dat de gehele gemeentewerflocatie vrij zou vallen. Dit is van belang ivm ontwikkelingen in de brandweerstructuur waarbij ook verplaatsing van de brandweerkazerne niet uitgesloten is. 2 Beoogd effect Vaststellen van de keuze van het plan/de ontwikkelaar en besluitvorming over de definitieve ruimtestaat, het bouwen van een loods voor gemeentelijke bedrijfswagens en het beschikbaar stellen van het benodigde uitvoeringskrediet. 3 Argumenten 1. Het definitief vaststellen van de ruimtestaat waarbij rekening wordt gehouden met uitplaatsen medewerkers in het kader van Shared Service Center (SSC) en het integreren van de medewerkers van Gemeentewerken in het gemeentehuis. a) Definitieve ruimtestaat van (niet 4420 maar) 4561 m² b) houdt rekening met vorderingen in kader SSC, waarvoor in 1 e kwartaal 2009 een voorstel aan de raad wordt voorgelegd (uitplaatsing personeel) c) houdt rekening met het integreren van Gemeentewerken ( efficiënter/doelmatiger) d) houdt rekening met iets meer ruimte voor publieksruimte en de lokale democratie e) is zeer flexibel van opzet zodat nadere beslissingen omtrent het kantoorconcept ( activiteit gericht werken) nog kan worden ingepast. 2. het realiseren van een loods voor de gemeentelijke bedrijfswagens, tenzij vóór 19 januari 2009 blijkt dat uitplaatsing naar een nieuwe locatie bij de eventueel te verplaatsen milieustraat mogelijk en budgettair gelijkwaardig is a) efficiënter en doelmatiger b) voorwaarde voor herontwikkeling huidige locatie c) beperking exploitatielasten ( één gebouw ipv twee) d) kosten ,- vallen binnen totaal budget (zie dekking) 3. Gunning van de bouw van het gemeentehuis aan Dura Vermeer, conform het juryrapport d.d. 21 november 2008 (met inbegrip de loodsoptie zoals genoemd onder 2) a) Juryrapport wijst dit plan als meest voordelige inschrijving Alle argumenten staan verwoord in het juryrapport. i) Goed plan dat voldoet aan alle uitgangspunten ii) Passende en meest voordelige inschrijving iii) Zeer duurzaam iv) Zeer flexibel: (1) weinig dragende scheidende muren (2) uitbreidbaar met verdieping (3) in delen toegankelijk en verhuurbaar b) Afwijking van juryrapport en selecteren van ander plan is niet mogelijk gelet op aanbestedings- en gunningsprocedure en vastgestelde criteria. c) Niet gunnen heeft zeer vergaande consequenties voor andere plannen, met name ontwikkeling Centrumplein. Uitstel gunnen of onder voorwaarden is niet mogelijk

3 Pagina 3 van 5 Versie definitief Registratienr. 4. beschikbaar stellen van uitvoeringskrediet van in totaal , bestaande uit de subkredieten: 1) t.b.v. het ontwikkelaars deel 2) t.b.v. de overige kosten a) kredietomvang sluit aan op offerte Dura Vermeer inclusief optie loods Het hier gevraagde krediet omvat tevens de in de aanbesteding gevraagde optie voor een loods en komt daarmee ,- hoger uit dan het in de aanbesteding genoemde budget van 11,2 miljoen exclusief die optie. Voor de dekking verwijzen wij u naar onderstaand punt 6. Dit krediet wordt gebruikt om de rekeningen aan Dura Vermeer te betalen. Het bedrag sluit dan ook volledig aan op de offerte van Dura Vermeer met een afronding van 743,-. b) kredietomvang omvat een raming voor de overige kosten Hier zijn alle kosten opgenomen die niet door Dura Vermeer gedragen zullen worden, zoals inventaris, rente, uren van ambtenaren/externe projectleiding, onderzoeks- en advieskosten, niet verrekenbare btw, tijdelijke huisvesting, ontwikkelen kantoorconcept en onvoorzien. c) Het totaalkrediet is ten opzichte van de vertrouwelijke brief aan uw raad d.d. 5 augustus j.l. gestegen van 15,9 miljoen naar 16,3 miljoen omdat het optiebedrag van ,- voor de loods is toegevoegd aan de ruimte in het budget. 5. In 2009 een bedrag van beschikbaar te stellen uit de reserve grondbedrijf ten gunste van de reserve kapitaallasten en de jaarlijkse verschillen tussen de in de begroting opgenomen lasten en de werkelijke lasten te verrekenen met deze reserve kapitaallasten. a) In de begroting is de gemiddelde last opgenomen. In verschillende jaren zijn de lasten hoger dan het begrote budget, in andere jaren zijn de werkelijke lasten weer lager dan het budget. In bijlage 2 staat dit per jaar uitgewerkt. Om deze schommelingen op te kunnen vangen wordt er in 2009 een bedrag uit de reserve grondbedrijf gehaald, en gestort in de reserve kapitaallasten. Vanuit deze reserve kapitaallasten wordt vervolgens in de eerste jaren jaarlijks een onttrekking gedaan ten laste van deze reserve kapitaallasten ten gunste van de begroting. In de latere jaren wordt er vervolgens een storting gedaan in de reserve grondbedrijf. T.z.t. is de reserve grondbedrijf dan weer aangevuld tot het oude niveau. (Zie ook bijlage 2). b) In het krediet zijn eenmalige kosten en investeringskosten bij elkaar geteld. Uiteraard zullen de eenmalige kosten in het jaar verantwoord worden waarin zij vallen. Dit zal jaarlijks met de reserve kapitaallasten verrekend worden, zodat de jaarlijkse lasten in de begroting gelijk zal blijven. 4 Kanttekeningen/Risico-inventarisatie Ruimtestaat. Over enkele zaken dient nog een beslissing te worden genomen. Het gebouw zit zeer flexibel in elkaar waardoor in de loop van volgend jaar nog rekening kan worden gehouden met diverse wensen. Bijvoorbeeld ten aanzien van het kantoorconcept. Beslissingsruimte. Feitelijk kan uw raad niet anders doen dan ofwel überhaupt niet aanbesteden danwel het juryrapport volgen. Uitstel is niet mogelijk, net zo min als het stellen van voorwaarden. Alle relevante aspecten

4 Pagina 4 van 5 Versie definitief zijn van te voren bekeken en uw raad heeft ingestemd met de thans gevolgde en nog te volgen procedure welke volgens aanbestedingsrecht stringent gevolgd moet worden. Er zijn, zoals uit het juryrapport blijkt nog wel enkele vraagtekens en uit te werken punten. Denk aan de brug die al aanbesteed is en de oplossing voor de opgang voor fietsers van die alsdan verkorte brug in de geluidswal. Ook de bereikbaarheid van de loodsen voor bedrijfswagens ingeval de huidige gemeentewerf wordt afgestoten is zonder meer oplosbaar en inherent aan de planontwikkeling van het voorliggende schetsontwerp. Alsdan zal er ook een oplossing gevonden moeten worden voor de opslag van materialen voor openbare inrichting en de brandweer. Gelet op aanbestedingsprocedure dient nu gesproken te worden van voorgenomen gunning. Overige inschrijvers hebben gedurende 15 dagen de gelegenheid om bezwaren tegen de voorgenomen gunning in te dienen. Ten tijde van de raadsvergadering zal die termijn verstreken zijn en kan, mits er geen bezwaren zijn ontvangen, aan de hand van het raadsbesluit tot definitieve gunning worden overgegaan. Onderhandelingen met Wereldhave over verkoop gemeentehuis/ planontwikkeling Winkelhof. Zoals door ons college bij de behandeling van de begroting is gemeld heeft Wereldhave inmiddels mondeling ingestemd met uitstel van levering van het huidige gemeentehuis tot 1 januari Dit is een belangrijke tegemoetkoming van Wereldhave waarover lang is onderhandeld. De details worden/zijn uitgewerkt ten tijde van uw raadsbesluit.. De concept-overeenkomst kunnen wij naar verwachting kort voor de raadsvergadering aan u voorleggen met een vertrouwelijke brief, waarbij u in de gelegenheid wordt gesteld om uw wensen en/of bedenkingen op hoofdpunten aan ons college door te geven. Dit is zo wettelijk voorgeschreven in artikel 169 van de Gemeentewet. Eerst daarna kunnen wij tot feitelijke ondertekening van de overeenkomst met Wereldhave overgaan. Locatie Simon Smitweg Bij onderstaand punt 6 dekking wordt uitgegaan van het volledig vrijvallen van de exploitatielasten van de locatie Simon Smitweg met ingang van Milieu Naar het zich thans laat aanzien scoort dit schetsontwerp zeer goed qua milieu en zal als voorbeeldproject wellicht dienst kunnen doen. De mogelijkheden voor het verkrijgen van specifieke subsidie voor het nog verder vervolmaken van energiezuinig gebruik etc. worden onderzocht. Een optie voor zonnecollectoren is opgenomen en dient eerst qua voor- en nadelen inclusief kostenaspect onderzocht te worden. In dit kader worden ook de mogelijkheden onderzocht om andere specifieke subsidies te verkrijgen. 6 Kosten, baten en dekking Bovenstaand voorstel past binnen de begroting. In de begroting is een budget opgenomen van per jaar. De gemiddelde lasten van dit project bedragen Het verschil van zal conform beslispunt 5 gestort worden in de reserve kapitaallasten. Bij de vertrouwelijke brief van 5 augustus jl. was bijlage 10 toegevoegd. Hierin, en ook bij de toelichting op 21 oktober j.l., is de berekeningssystematiek geheel uitgelegd. Deze berekeningssystematiek is ook nu gehanteerd. In bijlage 2 treft u de bijgewerkte berekening aan. De verschillen tussen bijlage 2 van dit advies en bijlage 10 van de vertrouwelijke brief zijn de volgende: 1. De loods is toegevoegd voor een bedrag van , waarmee het totaal krediet stijgt van 15,9 miljoen naar 16,3 miljoen.

5 Pagina 5 van 5 Versie definitief 2. De exploitatielasten (schoonmaakkosten, gas etc) zijn bijgesteld naar prijspeil De begroting 2009 is geïndexeerd met 4,28%. Ditzelfde percentage is gehanteerd voor de exploitatielasten. (Deze bedragen staan cursief vermeld in bijlage 2.) 3. Het jaarlijkse budget is geïndexeerd. Ook hier is het percentage van 4,28% gehanteerd. Hiermee is het jaarlijkse budget gestegen van naar Over de voortgang van het project zal u zoals gebruikelijk twee keer per jaar worden geïnformeerd via de GIG, in het onderdeel vastgoedexploitaties. Over- en onderschrijdingen worden hier gemeld, de eindafrekening vindt plaats na afronding van het project. Bijlagen: 1. Juryrapport Ontwikkelwedstrijd Raadhuis Leiderdorp d.d. 21 november Financiële bijlage (vertrouwelijk op basis van art. 25 GW en bekrachtiging door de raad d.d. 27 okt. 2008). 3. Brief aan de raad d.d.5 augustus 2008 (vertrouwelijk op basis van art. 25 GW en bekrachtiging door de raad d.d. 27 okt. 2008). 4. Bijlage 10 en 10A van B&W besluit d.d. 7 augustus 2008 (vertrouwelijk op basis van art. 25 GW en bekrachtiging door de raad d.d. 27 okt. 2008). Ter inzage: De vier ontwerpen met biedingen Het College van burgemeester en wethouders van Leiderdorp, de secretaris, de burgemeester, A.H. Schouten M. Zonnevylle