AANVRAAGFORMULIER OPENBARE EVENEMENTEN

Transcriptie

1 AANVRAAGFORMULIER OPENBARE EVENEMENTEN Vul dit formulier volledig in en dien het samen in met een kopie van de verzekeringspolis BA bij het Evenementenloket. Doe dit minstens 2 maanden voor aanvang van de activiteit! Ons adres: Tongersesteenweg Riemst tel.: fax: evenementen@riemst.be website: Dit aanvraagdossier omvat o aanvraagformulier o verzekeringspolis BA o plannetjes/schetsen van Indien aan één van deze voorwaarden niet is voldaan, behandelen we de aanvraag niet. Wijzigingen van de ingediende gegevens dien je onmiddellijk en schriftelijk te melden Datum aanvraag... Datum activiteit... 1

2 I. ALGEMENE GEGEVENS evenement: Naam vereniging:... eendaags evenement: Benaming van de activiteit: (som alle activiteiten op) Datum van de activiteit... Korte omschrijving van de activiteit: Aanvangsuur... Einduur... Verwacht aantal bezoekers... Bij meerdaags evenement: Benaming van de activiteit:... Datum van de activiteit... Korte omschrijving van de activiteit: Aanvangsuur... Einduur... Verwacht aantal bezoekers... Benaming van de activiteit:... Datum van de activiteit... Korte omschrijving van de activiteit: Aanvangsuur... Einduur... Verwacht aantal bezoekers... Benaming van de activiteit:... Datum van de activiteit... Korte omschrijving van de activiteit: Aanvangsuur... Einduur... Verwacht aantal bezoekers... 2

3 Locatie van het evenement: Openlucht tent zaal Openbaar domein privéterrein (schrappen wat niet past) Adres locatie... (... Tent/Gebruik openbaar domein: begindatum opbouw activiteit:... einddatum afbraak activiteit... wijze van verwarmen in de tent... Bij een tent van min. 50 personen vraag je bij de tentenverhuurder attesten van brandklasse tentzeil en stabiliteit. Deze moeten bij de controle van het evement voorgelegd worden. plannetje/schets met de inplanting en de afmeting van de tent toevoegen! Optochten,wandel- of fietstochten, processies of andere rondgangen. Telkens het parcours (straatnamen en plannetje) vermelden/bijvoegen Welke verkeersmaatregelen moeten er volgens jou genomen worden; moeten er straten of pleinen afgesloten, moet er parkeerverbod komen, Bij de organisatie van activiteiten dien je altijd rekening te houden met de doorgang (4 m) voor de hulpdienst (brandweer, ambulance, politie). 3

4 Verantwoordelijke van/tijdens het evenement: Identiteit van de persoon die de eindverantwoordelijkheid heeft: Naam. Adres. (... adres:... Geboortedatum / / De eindverantwoordelijke zal aanwezig zijn tijdens het evenement : 0 ja 0 neen De eindverantwoordelijke moet aanwezig zijn bij de controles van brandweer, veiligheid, Vervanger: Naam. Adres. (... adres:... Geboortedatum / / De vervanger zal aanwezig zijn tijdens het evenement: 0 ja 0 neen Identiteit van de verantwoordelijke voor alle duurzame maatregelen op het evenement: Naam. Adres. (... adres:... Toezicht tijdens het evenement: Gebeurt het toezicht door een externe bewakingsfirma? o z - erkenningsnummer:.. Kopie van het contract toevoegen! o z: vul dan de identiteit van 4 personen in die toezicht uitoefenen tijdens het evenement Naam. Adres. (... geboortedatum / / Naam. Adres. (... geboortedatum / / Naam. Adres. (... geboortedatum / / Naam. Adres. (... geboortedatum / / 4

5 II GEGEVENS VAN EVENEMENT Voor welke van onderstaande onderdelen van jullie activiteit vraag je een vergunning aan conform de politieverordening i.v.m. openbare orde, zeden, rust, veiligheid, reinheid, gezondheid en hinderlijke inrichtingen? bedekken gelaat zodat identificatie niet meer mogelijk is (art. 10) (niet voor carnaval, processie, halloween,.) z... het afsteken van feestvuurwerk (art. 20) z: Aard van vuurwerk: wensbalonnen, vuuract of koud vuur, knalbussen, voetzoekers, rookbussen, feestvuurwerk (schrappen wat niet past):... Voor het afsteken van ontploffend vuurwerk, is er altijd een vergunning nodig. De hoeveelheid speelt geen enkele rol. Een groot feestvuurwerk kan enkel door een erkende vuurwerkmaker. Meld dit in je verzekeringspolis BA. Plaats (plan/schets bijvoegen en afstanden tot bebouwing vermelden) Tijdstip... Naam en adres van de vuurwerkmaker (meld dit in je verzekeringspolis BA):

6 het uitvoeren van werkzaamheden op het openbaar domein (art. 24) z: Aard van werkzaamheden Worden er materialen aangebracht: Welke:. Wordt er schade aangebracht: leg uit:. het verbranden van onbehandeld hout (art. 28)! Denk eraan om brandblustoestellen te voorzien. Je kan deze huren bij de uitleendienst. ( Lees de richtlijnen op z: Aard van verbranding: vuurkorven, kampvuur, kerstboomverbranding,... (schrappen wat niet past) Plaats (plan/schets bijvoegen en afstanden tot bebouwing vermelden) Tijdstip... 6

7 het maken van muziek en het gebruik van geluidsversterkende apparatuur (art. 49/50) z, aard van apparatuur: De zaal waarin het evenement doorgaat heeft: o klasse 2 vergunning ( 100 dba) o klasse 3 vergunning ( 95 dba) o geen vergunning Vraagt een toelating aan om als volgt af te wijken o > 85dB(A)L Aeg,15min en 95dB(A)L Aeq,15min organisator moet het geluidsniveau meten(l Aeq,15min of L Amax, slow ) met visuele indicatie geluidsniveau o > 95dB(A)L Aeq,15min en 100dB(A)L Aeq, 60min organisator moet het geluidsniveau meten(l Aeq,15min of L Amax, slow ) en registreren (L Aeq,60min ), met visuele indicatie geluidsniveau EN gratis ter beschikking stellen van oordopjes Attesten brandklasse decoratie en stabiliteit constructie DJ moeten tijdens de controle voorgelegd worden. het gebruik van ontvang- en zendtoestellen in openlucht met geluidssterkte aan de bron van min. 75 db(a) (art. 51) z, aard van toestel:... het hanteren, laden en/of lossen van materialen, toestellen, goederen en voorwerpen, alsook opbouwen en afbreken van materialen en toestellen (art 52) z, periode (tijdstip):... het gebruik van voertuigen uitgerust met of voorzien van luidsprekers (art. 54) z, deelgemeente en tijdstip wanneer de voertuigen gebruikt worden... 7

8 het plaatsen van terrassen, uitstalramen, kramen voor al dan niet bestendige verkoopspunten op openbaar domein (art. 30) z: Raming van het aantal standen:... Raming aantal lopende meter:... Bij de organisatie van een fuif of andere manifestatie dient de organisator een aanvraag in te dienen voor het plaatsen van een frituur -, hotdog of hamburgerkraam. Naam uitbater :... Adres uitbater:... Telefoonnummer uitbater :... Indien er meerdere standen zijn, gelieve dan een adreslijst toe te voegen! Elke professionele eetwarenkraam ( frituur - hotdog - hamburger-ijsjes) moet in het bezit zijn van een keuringsattest gasinstallatie en verzekering. (deze moeten tijdens de controle voorgelegd worden) een toelating of registratie bij het Federaal Agentschap VoedselVeiligheid (FAVV) een machtiging tot het uitoefenen van ambulante handel brandblustoestel branddeken het gebruik van gas (Lees de richtlijnen op Kramen met gebruik van gas moeten aan de randen van een evenement opgesteld worden. Door zelfstandige uitbaters Deze moeten in het bezit zijn van een keuringsattest gasinstallatie en verzekering. Deze moeten tijdens de controle voorgelegd worden. Tijdelijke gasinstallaties: o.a. terrasverwarmers, opslag van gas, opwarmen choco, hamburgers bakken, pannekoeken bakken,. z: Soort toestel en standplaats:... Deze worden ter plekke gecontroleerd door de veiligheidscoördinator van de gemeente. laserstralen en lichteffecten: Volgens de milieuwetgeving zijn lichtbundels, buiten gebruikt, verboden bij een evenement. 8

9 4 = verplichte maatregel III PREVENTIEVE MAATREGELEN VOOR EN TIJDENS HET EVENEMENT Een evenement dient op een duurzame manier georganiseerd te worden zodat het milieu, de bezoekers en de omgeving zo weinig mogelijk hinder ondervinden. De aangevinkte items zijn verplichte maatregelen waarmee rekening gehouden moet worden. COMMUNICATIE 4 Inwoners schriftelijk op de hoogte brengen indien er hinder met het evenement gepaard gaat. 4 Standhouders/organisaties vooraf informeren over afspraken rond afvalpreventie en milieuvriendelijk gedrag met sponsors. 4 Standhouders/organisaties vooraf informeren over het verbod om flyers en strooibriefjes op de grond van het openbaar domein of openbaar toegankelijke plaatsen te werpen en te bedelen via ruitenwissers. 4 Geen flyers, gadgets, foldertjes, strooibiljetten, voor commerciële doeleinden uitdelen binnen een perimeter van 100 m rond in- en uitgangen o Affichemuur/digitaal bord voor aankondiging activiteiten ipv flyers. AFVAL De organisator zorgt voor een goed afvalbeleid waarin de nadruk wordt gelegd op afvalpreventie, selectieve inzameling van recycleerbaar afval en het voorkomen van zwerfvuil. Gescheiden inzameling 4 Indien deze fracties voorkomen, worden minimaal volgende facties gescheiden ingezameld door de organisator, de standhouders en de bezoekers: Papier en karton Glas PMD Plastiek (wegwerpbekers bij afwijking) KGA 9

10 Voor verenigingen stelt het gemeentebestuur afvalstraatjes ter beschikking en kan deze naar de locatie van het evenement brengen. 4 = verplichte maatregel o Wenst gebruik te maken van de afvalstraatjes van de gemeente (via de gemeentelijke uitleendienst te reserveren). Een straatje bestaat uit 4 bakken. o Aantal: o Wenst gebruik te maken van signalisatie van de gemeente (vlag afvaleiland). Het gesorteerd afval wordt apart aangeboden via containerpark/huis-aan-huis-ophaling/glasbak. 4 De organisator ruimt het openbaar domein en de openbaar toegankelijke plaatsen ten laatste 24 uur na het beëindigen van het evenement volledig op. 4 Een standhouder met eet- en/of drankgelegenheid voorziet zelf minimaal 1 groot zelfsluitend recipiënt voor afval. 4 Standhouders reinigen dagelijks hun standplaats. CONSUMPTIEGOEDEREN 4 Wegwerpverpakkingen moeten zoveel mogelijk worden vermeden. 4 Voedingswaren en andere koopwaar die ter plaatse verkocht worden, worden bij voorkeur verpakkingsarm verkocht. 4 Drankstanden mogen geen eenmalig bruikbare bekers gebruiken. De organisator zorgt ervoor dat de aangeboden drank wordt geserveerd in glas, herbruikbare bekers of biologisch afbreekbare bekers. Drank wordt aangeboden in: o glazen o herbruikbare bekers o andere... Motivatie, indien er géén herbruikbare bekers of glazen worden gebruikt: Organisatoren worden aangemoedigd om gebruik te maken van herbruikbare borden en bestekken Voedingswaren worden aangeboden/verkocht in: o herbuikbare borden en bestekken o afvalarme verpakking o wegwerpverpakkingen worden vermeden door gebruik te maken van:... Er wordt aangeraden om de inzamelmethode van herbruikbare bekers of andere recipiënten duidelijk kenbaar te maken aan de bezoekers, de standhouders en de leden van de organisatie. 10

11 4 = verplichte maatregel GROEN Kwetsbare beplantingen worden afgeschermd! TOILETTEN o Voldoende o Gescheiden man/vrouw o Toiletten zijn hygiënisch, voorzien van verluchting en waterspoeling o Toegankelijk toilet voor gehandicapten Indien je als vereniging een mobiel toegankelijk toilet voorziet dan ontvang je vanuit de gehandicaptenadviesraad, i.s.m. het Provinciebestuur van Limburg, een toelage van maximum 300. Je evenement moet aan onderstaande voorwaarden voldoen : minstens één toegankelijke parkeerplaats waar?. toegang naar het evenement is toegankelijk (ingang,toegangsweg, ) inkom van het evenement is toegankelijk Als je in aanmerking wil komen voor deze toelege dan wordt dit formulier overgemaakt aan de gehandicaptenadviesraad o Ja o Neen TOEGANKELIJKHEID o Voorzie maximale toegankelijkheid voor minder mobielen Mobiliteit Er worden parkeerplaatsen voorzien voor: Auto s aantal:... Fietsen SLUITINGSUUR EN GELUID (enkel voor openbare evenementen, niet voor privé-feesten) 4 Evenementen in een besloten ruimte zijn verplicht de muziek stop te zetten om uur, behalve bij een plaatselijke kermis, carnavalsdag(en) en op oudejaarsavond. De aanwezigen moeten ten laatste om uur het evenement verlaten hebben. 4 Evenementen in openlucht zijn verplicht om vanaf uur de muziek met 10 db per uur te verminderen en moeten de muziek stopzetten om uur. 4 De verkoopspunten van drank en etenswaren moeten gelijktijdig met het evenement sluiten. 11

12 IV UITLEENDIENST Reservatie materialen uitleendienst Hieronder vindt u de verschillende uit te lenen materialen terug. Geef voor elk van de items op hoeveel u er wenst te reserveren. De reservatie is pas definitief na ontvangst van het bestelformulier. Reserveren kan ook via de website. Materiaal Prijs Aantal (gelieve in te vullen) Blokken speeltuintje Buttons en machine Springkasteel Mini-doelen Tentoonstellingspaneel Toneelblok Sokkel Brandblusser Noodverlichting Veiligheidsvestje Pictogrammen (nood)uitgang Grote installatie Kleine installatie Microfoon + statief Tv Videorecorder DVD speler Diaprojector Overheadprojector Beamer Projectiescherm Buisklokken Werfkast 32 a Werfkast 63 a Stopcontactenkast WC-plaat Standpijp Vlag Vlaggemast Nadar Podium Herbruikbare bekers Energiemeter Vracht Vracht buiten gemeente Afvalstraatjes 6,20 euro 0,25 euro/button 36,00 euro 1,25 euro 1,00 euro Gratis 1,50 euro 1,50 euro 1,50 euro Gratis Gratis 15,00 euro 6,00 euro 1,25 euro 2,50 euro 2,50 euro 2,50 euro 2,50 euro 2,50 euro 7,50 euro 6,00 euro 12,50 euro 4,00 euro 5,00 euro 5,00 euro 1,25 euro Gratis 0,75 euro 0,75 euro 0,60 euro/nadar 0,50 euro/m² Gratis 1,25 euro 7,00 euro 15,00 euro gratis 12

13 V PUBLICITEIT Aanvraag aankondiging Wij wensen dat dit evenement opgenomen wordt in de gemeentelijke activiteitenkalender: Info Plus o Ja o Neen op de website o Ja o Neen Wij vermelden steeds de naam en bereikbaarheidgegevens van de persoon die de eindverantwoordelijkheid heeft. Indien de eindverantwoordelijke niet de contactpersoon is, vermeld dan hier de gegevens van deze contactpersoon: Naam. Adres. (... adres:... Publiciteit langs wegen promotieborden langs gemeentewegen o Ja o Neen promotieborden langs gewestwegen o Ja o Neen (afmeting max. 2,10 m² - max. 2 borden per gewestweg) De borden MOETEN 8 dagen na de activiteit verwijderd worden door de vereniging zoniet verwijdert het gemeentebestuur de borden tegen een kostprijs van 30,00 /uur. VERGEET niet om bij het plaatsen van de borden contact op te nemen met Ing. Huygen, districtchef of zijn afgevaardigde te Tongeren, tel. 012/ fax 012/ Tekst op de affiche:

14 Locaties - Inplantingspunten (kruis de vereiste plaatsen aan) RIEMST Aankruisen Weg/buurt Straatnaam Van Mijlpaal tot mijlpaal Tongeren-Maastricht N79 Tongersesteenweg Maastrichtersteenweg Vroenhoven - Lanaken N78 Burg. Marresbaan Bitsingen - Kanne N619 Grenadiersweg Statiestraat Wezet - Riemst N671 Visésteenweg Bilzen - Riemst N745 Bilzersteenweg Tongeren - Mopertingen N758 Baverstraat Baverstraat BILZEN Aankruisen Weg/buurt Straatnaam Van Mijlpaal tot mijlpaal Bilzen - Riemst N745 Riemsterweg Tongeren - Mopertingen N758 Rode Kruislaan Bilzen - Maastricht N2 Maastrichterstraat Tipstraat Bilzen - As N730 Zutendaalweg Tongeren - Bilzen N730 Tongersesteenweg Vak N730 - N702 Taunusweg Vak N2 - N730 Spelverstraat HOESELT Aankruisen Weg/buurt Straatnaam Van Mijlpaal tot mijlpaal Tongeren - Bilzen N730 Bilzersteenweg Tongersesteenweg Je kan zelf je evenement ingeven via waarna je evenement in meer dan 200 verschillende media wordt opgenomen. Dit formulier werd ingediend bij de dienst:... Datum:... Handtekening... Meer info over evenementen op