Matching bij de UU. Sjors van der Beek. Projectleider administratieve en technische implementatie

Transcriptie

1 Matching bij de UU Sjors van der Beek Projectleider administratieve en technische implementatie 1

2 Inhoud Matching bij de UU Het matchingsproces Ontstaansgeschiedenis Matching en onderwijslogistiek 2

3 Matching bij de UU Waarom? Ondersteunen juiste studiekeuze Uitval eerste jaar beperken Op zoek naar studenten die beste uit zichtzelf willen halen Binding met opleiding en medestudenten Na oriëntatiefase volgt bij de UU voor bachelorstudenten het AMTI-proces: Aanmelden, Toelaten, Matchen, Inschrijven. Matchingstraject bestaat uit 2 onderdelen: Invullen matchingsformulier Deelname matchingsactiviteit

4 1. Matchingsformulier Vragenlijst over: motivatie interesses verwachtingen capaciteiten, o.a. behaalde cijfers in het VO

5 2. Matchingsactiviteiten hoorcollege, werkcollege, practicum stof voorbereiden toets, opdracht met cijfer gesprek met docent: feedback contact met studenten

6 Het matchingsproces Matching per opleiding Inhoudelijke verschillen mogelijk (vragenlijst, matchingsactiviteit) Uitvoering bij de opleiding/faculteit UU breed uniform proces Proces ondersteund door 2 systemen Matchingsformulier in Formdesk (formulierensysteem) Registratie voortgang in OSIRIS (Student Informatie Systeem)

7 Ontstaansgeschiedenis: jaar 1 Vóór Pilots bij 3 opleidingen Visieontwikkeling en raamwerk (lijn van voorlichting tot BSA) Zomer 2012-Januari 2013 Inrichting inhoud formulier en activiteit Inrichting IT/administratieve ondersteuning 1 januari 2013: start uitsturen matchingsformulieren Maart/april 2013: eerste matchingsactiviteiten 1 mei 2013: aanmelddeadline Juni: matchingsactiviteiten Augustus: laatste matchingsactiviteiten 7

8 8

9 Voorjaar

10 Oktober 2012 Maart

11 11

12 Maart 2013 Universiteit Utrecht Matching - YouTube 12

13 Evaluatie jaar 1 Studenten: Warm welkom Programma mag zwaarder (onderscheid meeloopdag) Willen graag feedback Docenten: Binding Administratief Complex proces (veel uitzonderingen) Veel werk (handmatige acties) Veel augustusmatchers 13

14 Ontstaansgeschiedenis: jaar Start proces november 2013 Herontwerp proces nav. Wet Kwaliteit in Verscheidenheid Harde aanmelddeadline op 1 mei Afwijzen nav. niet voldoen aan aanmelddeadline of matchingsverplichting (formulier, activiteit) Integratie systemen OSIRIS en Formdesk via koppeling Vervroegde toegang tot IT voorzieningen, tbv. bv. ELO Opstarten project naar 1 systeem (OSIRIS) 14

15

16 16

17 Evaluatie jaar 2 Nog steeds werk aan uitzonderingen (80/20 regel) Bezwaarproces: veel werk, onduidelijke communicatie (juridisch gezien) 17

18 Ontstaansgeschiedenis: jaar Versimpeling proces na 1 mei-aanmelders Alle uitzonderingen in automatisering Strakkere communcatie nav. ervaringen met bezwaren Meer focus op toetsing en advies Van project naar staande organisatie 18

19 Resultaten Voorzichtig positief effect studiesucces Minder studenten voor 1 februari 2014 gestopt Meer studiepunten behaald in eerste 10 weken Verschil faculteiten/opleidingen groot Of verbetering te relateren is aan invoering matching is moeilijk te zeggen, daar wordt nu onderzoek naar gedaan 19

20 Matching en Onderwijslogistiek Samenhang van - Onderwijsontwikkeling - Planning - Roostering - Administratie - Onderwijsuitvoering - Toetsing en evaluatie 20

21 Matching: aanmeldproces Systemen: - CRM - Studielink - SIS (OSIRIS) - Formulieren (Formdesk) 21

22 Matching: studie-activiteit Systemen: - SIS (OSIRIS) - Formulieren (Formdesk) - Roostering (Syllabus) - Toetssysteem - ELO (Blackboard) - Evaluatiesysteem (Caracal) 22

23 Matching: tutoraat Systemen: - SIS (OSIRIS) - Formulieren (Formdesk) - Netwerkschijf 23

24 Matching: onderzoek studiesucces Systemen: - SIS (OSIRIS) - Formulieren (Formdesk) 24

25 Aanbevelingen Onderwijslogistiek is het geheel van processen, systemen en informatiestromen die het mogelijk maken dat het onderwijs van hogescholen en universiteiten gestroomlijnd verloopt. In de ideale situatie is onderwijslogistiek een keten van samenhangende onderwijsprocessen met integrale ICTondersteuning binnen de instelling en in relatie met ketenpartners. - Matching is subset onderwijs(processen) - Denk in processen - Betrek alle ketens 25