Het acquisitiebeleid van nietoverheidsarchieven. Gemeentearchief Schouwen- Duiveland

Transcriptie

1 MEER MAAR OOK BETER Het acquisitiebeleid van nietoverheidsarchieven door het Gemeentearchief Schouwen- Duiveland Beleidsnotitie 2002

2 INHOUDSOPGAVE: 1. Inleiding 3 2. Acquisitie Begripsomschrijving Grondslag Acquisitie van overheidsarchieven Acquisitie van niet-overheidsarchieven De grenzen van acquisitie Vormen van acquisitie Vormen van deponering 5 3 Acquisitie in het verleden 5 4 Aanwezige niet-overheidsarchieven 6 5 Acquisitie in de (naaste) toekomst Criteria in het algemeen Criteria in geografische zin Criteria in chronologische zin Criteria naar inhoud Algemeen Economie Sociale zorg Vak- en standsorganisaties Gezondheidszorg Onderwijs Wetenschap en cultuur Sport Recreatie Evenementen Politieke en ideeële grondslag Kerken Heerlijkheden en kastelen Families Personen 13 6 Aanpak van de acquisitie in de toekomst Aandachtspunten Passieve acquisitie Actieve acquisitie Aanpak van de acquisitie Beschikbare capaciteit Verwerking van archieven Evaluatie 16 7 Conclusies 16 Literatuur 16 Bijlagen: Overzicht van niet-overheidsarchieven in 2002 Model-overeenkomst van opneming en bewaring 2

3 1. INLEIDING Deze notitie vindt zijn aanleiding in het volgende. In 2001 is bij het Gemeentearchief een onderzoek ingesteld naar de formatieomvang. Dit resulteerde in de nota Toekomst voor het verleden. De formatie van het Gemeentearchief Schouwen- Duiveland. De uitkomsten van het onderzoek zijn getoest door KPMG Consulting. Deze concludeerde op basis van de uitgevoerde audit dat de resultaten met betreffende tot de formatieberekening correct, juist en volledig waren. KPMG Consulting gaf voorts als aanbeveling onder meer mee: Er moet meer aandacht komen voor een beleidsvisie ten aanzien van de acquisitie van niet-overheidsarchieven. Overeenkomstig deze aanbeveling is onder meer besloten dat in 2002 een notitie zal worden vastgesteld voor het te voeren beleid inzake het acquireren van archieven en verzamelingen. Na een aantal algemene opmerkingen zal in deze notitie worden stilgestaan bij hetgeen aanwezig is aan niet-overheidsarchieven. Vervolgens zal worden belicht op welke terreinen het aanwezige minder volledig is om tenslotte een aantal lijnen uit te zetten om in dit gemis te voorzien. 2. ACQUISITIE Het is nuttig om allereerst stil te staan bij wat acquisitie is. Vervolgens wat de grenzen van acquisitie zijn en wat een en ander betekent voor deze notitie. 2.1 BEGRIPSOMSCHRIJVING Onder acquisitie verstaan we het verwerven van archieven, verzamelingen, documentatie en overige informatie, die van belang zijn voor (de geschiedenis van) Schouwen-Duiveland. 2.2 GRONDSLAG De acquisitietaak vindt voor een deel zijn grondslag in de Archiefwet 1995 en voor een ander deel in de Archiefverordening Gemeente Schouwen-Duiveland In de Archiefwet 1995 wordt onder andere de overbrenging geregeld van de archieven van de gemeente en van gemeentelijke organen. In artikel 11 van de Archiefverordening Gemeente Schouwen-Duiveland 1997 is de acquisitie van niet-overheidsbescheiden geregeld. Dit artikel luidt als volgt: De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht. 2.3 ACQUISITIE VAN OVERHEIDSARCHIEVEN De acquisitie van de archieven van de gemeente is ten principale geregeld in artikel 12. Daar is het principe terug te vinden dat de zorgdrager, in dit geval Burgemeester en Wethouders, de archiefbescheiden, die ouder zijn dan 20 jaar, overbrengt naar de archiefbewaarplaats. In tegenstelling tot de acquisitie van niet-overheidsarchieven betreft het hier een dwingend voorschrift. Artikel 13, lid 1, geeft de mogelijkheid ook bescheiden jonger dan 20 jaar op te nemen. Van deze bepaling is voor wat betreft Schouwen-Duiveland gebruik gemaakt. Het overgrote deel van de gemeentelijke archiefbescheiden tot de herindeling van 1997 berust thans in de archiefbewaarplaats. Omdat het een voorschrift tot overbrenging betreft, waarop overigens uitzonderingen mogelijk zijn, wordt deze acquisitievorm niet verder uitgewerkt. Alleen merken we hier nog op dat onder dit voorschrift ook vallen de archieven van gemeentelijke organen en van gemeenschappelijke regelingen waarvoor de Archiefverordening van de gemeente Schouwen-Duiveland van toepassing is verklaard. 3

4 2.4 ACQUISITIE VAN NIET-OVERHEIDSARCHIEVEN De acquisitie van niet-overheidsarchieven is geen wettelijk voorschrift, maar wel als taak geformuleerd. Onder niet-overheidsarchieven verstaan we de archieven van verenigingen, stichtingen, instellingen, bedrijven, families, personen en dergelijke. Deze niet-overheidsarchieven geven een waardevolle aanvulling op de archieven van de overheid. Zou de raadpleger van het Gemeentearchief alleen de overheidsarchieven tot zijn beschikking hebben, dan zou de blik in het verleden beperkt zijn. Hij zou, bij wijze van spreken, alleen door de bril van de overheid kunnen terugkijken. Door nu niet-overheidsarchieven daaraan toe te voegen, heeft de raadpleger de mogelijkheid ook met andere invalshoeken het verleden te bestuderen. De aanwezigheid van deze archieven is ook van belang voor de gemeente zelf. De gemeentelijke organisatie is de grootste gebruiker van de archieven. Uiteraard op de eerste plaats van de gemeentelijke archieven, maar in menig geval is het ook mogelijk de niet-overheidsarchieven daarbij te betrekken. Overigens merken wij daarbij op dat onder niet-overheidsarchieven ook die instellingen vallen, die nauw gerelateerd zijn aan de gemeente. Het is een gemeentelijk belang dat deze instellingen hun archieven bij het Gemeentearchief deponeren. Tenslotte mag er niet aan worden voorbijgegaan dat niet-overheidsarchieven onderdeel uitmaken van ons cultureel erfgoed. Het is om die reden dat sedert een aantal decennia een actief beleid wordt gevoerd deze archieven te behouden. 2.5 DE GRENZEN VAN ACQUISITIE Het is van belang om de grenzen van de acquisitie van niet-overheidsarchieven aan te geven. Onder acquisitie in algemene zin wordt namelijk ook verstaan het verwerven van bescheiden, niet zijnde archieven. Te denken valt aan prenten, foto s, dia s, films, boeken, brochures, affiches enzovoorts. De bedoelde bescheiden laten we hier verder buiten beschouwing. Niet omdat de verwerving niet van groot belang moet worden geacht, maar vooral omdat enerzijds actieve acquisitie slechts in voorkomende gevallen mogelijk is en anderzijds de verwerking veelal op een andere wijze geschiedt dan bij archieven. Dit laatste geldt niet bij voorbaat voor wat we als verzamelingen aanduiden. Immers ook bij verzamelingen gaat het niet om een stuk of een beperkt aantal stukken. Verzamelingen vormen, in tegenstelling tot archieven, geen organisch geheel. Actieve acquisitie is slechts in beperkte mate mogelijk. Bovendien is het aantal in de afgelopen jaren vrij beperkt gebleven. Om deze redenen blijven verzamelingen in deze notitie buiten beschouwing. Dat neemt niet weg, dat in voorkomend geval de beleidslijnen wel op verzamelingen, die worden aangeboden, zullen kunnen worden toegepast. Tot slot merken wij op dat de acquisitie van niet-overheidsarchieven zich in hoofdzaak beperkt tot (geschreven en gedrukt) papier. Dit inclusief eventuele andere informatiedragers, die zich in de archieven bevinden. Driedimensionale objecten behoren, overeenkomstig de afspraken met de gemeentelijke musea Zierikzee, tot hun acquisitieterrein. Overigens behoren alle overige informatiedragers wel nadrukkelijk tot het acquisitietterrein. We noemden reeds foto s, dia s en films, maar ook valt aan moderne dragers te denken zoals diskettes en cd-roms. 2.6 VORMEN VAN ACQUISITIE In beginsel bestaan er twee vormen van acquisitie: op passieve en op actieve wijze. Passief acquireren is het verwerven zonder dat daar een expliciet verzoek vanuit het Gemeentearchief aan ten grondslag ligt. Van actief acquireren wordt gesproken wanneer overbrenging plaatsvindt op verzoek van het Gemeentearchief. 4

5 2.7 VORMEN VAN DEPONERING Er zijn twee vormen waarin de deponering van niet-overheidsarchieven plaats kan vinden: 1. schenking, en 2. inbewaargeving. In het eerste geval gaat het eigendom over naar de gemeente. Eventueel kunnen bijzondere bepalingen worden gesteld. In het tweede geval blijft de inbewaargever eigenaar en wordt het Gemeentearchief beheerder van het archief. In dit laatste geval wordt een overeenkomst van opneming en bewaring gesloten. Daarin wordt onder andere vastgelegd de termijn van inbewaargeving (met stilzwijgende verlenging), de wijze van beheer, die in grote lijnen gelijk is aan die van de overheidsarchieven, en, voor zover nodig een regeling met betrekking tot de openbaarheid. Deze beperkt zich veelal tot ten hoogste 50 jaar. In veel gevallen is deze termijn lager. Overigens is thans als regel de maximale termijn 75 jaar. Deze wordt alleen toegepast bij zeer sterk privacy-gevoelige informatie met een uitgesproken negatief karakter. In alle gevallen dient op termijn de volledige openbaarheid het doel te zijn. Het acquireren van archieven, die nimmer ter inzage aan derden gegeven mogen worden, moet worden uitgesloten. Dit zou haaks staan op de intentie van de opneming van dergelijke archieven. In het geval van inbewaargeving worden geen kosten in rekening gebracht, die verband houden met de bewaring en het beheer. Dit is een landelijke opvatting, die vooral wordt ingegeven door de omstandigheid dat het de wens is deze archieven op te nemen. Wel zijn in beginsel de kosten voor eventuele restauratie van archivalia voor rekening van de inbewaargever. 3. ACQUISITIE IN HET VERLEDEN Zodra er sprake was van regulier en deskundig beheer van archieven, was er ook sprake van acquisitie. In 1920 stelde de Gemeente Zierikzee zijn eerste gemeentearchivaris aan. In 1979 ging het Gemeentearchief Zierikzee op in het toen opgerichte Streekarchivariaat Schouwen-Duiveland en Sint Philipsland. Deze gemeenschappelijke regeling ging als gevolg van de gemeentelijke herindeling per 1 januari 1997 op in de Gemeente Schouwen-Duiveland. Reeds de eerste Zierikzeese gemeentearchivaris, P.D. de Vos, acquireerde particuliere archieven. Daarvoor gebeurde het slechts zeer incidenteel dat bescheiden van particuliere herkomst werden gedeponeerd bij de gemeente. Het was een begin van een lange traditie waarin vele niet-overheidsarchieven konden worden verworven. In het merendeel van de gevallen was sprake van passieve acquisitie. De inmiddels grote hoeveelheid niet-overheidsarchieven is vooral tot stand gekomen door de volgende factoren: 1. De naamsbekendheid. Het deponeren van archieven is vooral op gang gekomen nadat bekend werd dat deze mogelijkheid bestond. 2. Opheffing. Een veel voorkomende reden tot deponering en schenking is de opheffing van de betreffende organisatie. 3. Richtlijnen. Bij de archieven van kerken wordt van hoger hand de kerkenraden en kerkbesturen nadrukkelijk geadviseerd hun archieven in bewaring te geven aan de archiefdiensten. 4. Ontlasting. Voor veel organisaties was inbewaargeving een mogelijkheid om te zorgen voor een verantwoorde berging van het archief en een deskundig beheer. Het alternatief het laten staan in een clubgebouw of meeverhuizen naar de zolder van de volgende secretaris gaf de voor de hand liggende keuze om het archief over te brengen naar het Gemeentearchief. 5. Actieve acquisitie. Een bescheiden aantal archieven is geschonken of in bewaring gegeven nadat daartoe het verzoek was gedaan vanuit het Gemeentearchief. In 1994 werden de besturen van de landbouwverenigingen benaderd, die toen opgeheven werden. In 1996 volgde een verzoek aan de politieke partijen op Schouwen-Duiveland. Dit in verband met de 5

6 gemeentelijke herindeling, die voor een deel van de politieke partijen aanleiding was zich te reorganiseren. Eveneens in 1996 volgde actieve acquisitie ten aanzien van de Christelijke basisscholen in Schouwen in verband met het voornemen tot reorganisatie. Uit deze voorbeelden wordt duidelijk dat de voorgenomen opheffing (zie 2) de aanleiding was voor deze acties. In de hierna grafiek wordt het aantal verworven archieven vanaf de herindeling weergegeven. Het cijfer over 2002 betreft het aantal per 1 november. In de afgelopen jaren is bewust een terughoudend beleid gevoerd ten aanzien van de acquisitie. Aanleiding daartoe was de omstandigheid dat de toen in gebruik zijnde archiefbewaarplaatsen vrijwel geheel vol waren. De ingebruikneming van de archiefbewaarplaats in het nieuwe gemeentehuis in januari 2002 heeft voor een verhoogd aantal gezorgd Aanwinsten 4. AANWEZIGE NIET-OVERHEIDSARCHIEVEN In de loop van ruim driekwart eeuw is een groot aantal niet-overheidsarchieven verworven. Deze archieven zijn terug te vinden in het overzicht van de archieven en verzamelingen. Dit is opgebouwd in rubrieken. In de onderstaande grafiek worden deze rubrieken genoemd met de aantallen rubrieken 1. Economie 2. Sociale zorg 3. Vak- en standsorganisaties 4. Gezondheidszorg 5. Onderwijs 6. Wetenschap en cultuur 7. Sport 8. Recreatie 9. Evenementen 10. Politieke en ideeële grondslag 11. Kerken 6

7 12. Heerlijkheden en kastelen 13. Families 14. Personen Archieven, die onderdeel uitmaken van een groter geheel, zijn niet afzonderlijk geteld. Zo zijn de ambachtsgilden (vak- en standsorganisaties) als een fonds geteld en worden kerkelijke verenigingen gerekend te behoren tot het betreffende kerkgenootschap. Deze grafiek geeft een eerste inzicht in de verdeling naar inhoud. Maar een ander gezichtspunt is het werkterrein van de betreffende instelling (lokaal of regionaal) en de verdeling van de instellingen over de plaatsen op Schouwen-Duiveland Archieven naar plaats 1. Schouwen-Duiveland (inclusief delen van het (schier)eiland) 2. Brouwershaven 3. Bruinisse 4. Burgh 5. Dreischor 6. Duivendijke (Brijdorpe/Looperskapelle) 7. Elkerzee/Scharendijke 8. Ellemeet 9. Haamstede 10. Kapelle 11. Kerkwerve 12. Nieuwerkerk 13. Noordgouwe 14. Noordwelle 15. Oosterland 16. Ouwerkerk 17. Renesse 18. Serooskerke 19. Sirjansland 20. Zierikzee 21. Zonnemaire Instellingen, gevestigd te Burgh-Haamstede, zijn geteld bij Haamstede. 7

8 Uit de voorgaande gegevens en grafieken zijn een aantal conclusies te trekken: 1. Inmiddels is een gevarieerd bestand aan niet-overheidsarchieven aanwezig. 2. Een breed scala van verenigingen, instellingen, bedrijven en dergelijke is vertegenwoordigd. 3. De verdeling naar plaats is eveneens zeer gevarieerd. Het aantal plaatsen waarvan geen archieven aanwezig zijn is minimaal ACQUISITIE IN DE (NAASTE) TOEKOMST Het is thans van belang aan te geven welke accenten gelegd zullen worden in beleidsmatig opzicht bij de acquisitie in de (naaste) toekomst. Maar vooraf is het goed een aantal criteria te formuleren. 5.1 Criteria in het algemeen Het hiervoor aangegeven argument om over te gaan tot het acquireren van nietoverheidsarchieven willen we in formele zin omschrijven. De acquisitie dient zich te richten op de verwerving van niet-overheidsarchieven, die een aanvulling vormen op de door de overheid gevormde archieven omdat zij onderdelen in de samenleving belichten, die in de overheidsarchieven nauwelijks aan de orde komen of dat daarin uit de samenleving verdwijnende aspecten aan de orde worden gesteld. Daarbij gaat het voorts om de opbouw van een evenwichtig bestand. Enerzijds moet gewaakt worden voor onwenselijke lacunes, maar anderzijds is het verwerven van alle archieven op alle onderdelen van de samenleving niet mogelijk en evenmin gewenst. 5.2 Criterium in geografische zin Het acquisitiebeleid moet zich richten op de archieven van instellingen waarvan het werkgebied ligt binnen Schouwen-Duiveland en/of waarvan de vestigingsplaats op het voormalige eiland is gelegen. Door de toenmalige rijks- en door de gemeentearchivarissen in Zeeland is in in 1994 een Intentieverklaring acquisitie particuliere archieven in Zeeland afgesloten. Uitgangspunt daarbij was het territorialiteitsbeginsel. In principe is het werkterrein van de archiefvormer uitgangspunt. Secundair is de plaats van vestiging. Op basis van deze afspraken zal het acquisitiebeleid zich richten op instellingen, die op Schouwen-Duiveland gevestigd zijn en hun werkterrein hebben (of hadden) binnen het voormalige eiland. 5.3 Criterium in chronologische zin Een analyse van de aanwezige archieven naar ouderdom wijst uit dat het merendeel van het aanwezige materiaal uit de 19 de en 20 ste eeuw dateert. Archivalia uit de daaraan voorafgaande eeuwen zijn zeldzamer. Ze zijn echter wel van grote historische waarde. Daarom is in het verleden vooral getracht archieven te acquireren die zover mogelijk teruggaan. De mogelijkheden om thans nog archieven met stukken van voor 1800 te acquireren zijn zeer beperkt. Mede omdat het om een beperkte hoeveelheid gaat en het grote belang ervan, zou integrale acquisitie van dergelijke archieven, voor zover thans nog in particuliere handen, zonder enige beperking moeten worden nagestreefd. Prioritering en selectie in de acquisitie moet zich daarom beperken tot archieven uit de 19 de en 20 ste eeuw. 1 Deze plaatsen betreffen Duivendijke/Looperskapelle/Brijdorpe (0), Ellemeet (2), Kapelle (1), Sirjansland (3) en Serooskerke (2). In alle gevallen betreffen het kleine dorpen of gehuchten, die naar verhouding geringe betekenis hebben gehad op economisch terrein en een beperkt verenigingsleven kenden. 8

9 5.4 Criteria naar inhoud Het acquisitiebeleid richt zich op het samenbrengen van archieven waarin de politieke, economische, culturele en maatschappelijke activiteiten van de samenleving in het licht van de historisch ontwikkeling zijn vertegenwoordigd. Om dit een vertaling te geven naar het te voeren beleid zal moeten worden nagegaan wat belangrijk is (geweest) voor Schouwen-Duiveland, hoe zich dit verhoudt tot het aanwezige bestand en welke lacunes kunnen worden geconstateerd. Dit wordt hierna nader uitgewerkt. We nemen daarbij de rubriekenindeling als uitgangspunt. Van elke rubriek zal een korte analyse worden gegeven. Vooraf zullen een aantal algemene opmerkingen worden gemaakt Algemeen In de loop van de eeuwen is veel materiaal verloren gegaan. Dit brengt vanzelfsprekend bijvoorbaat beperkingen met zich mee. Daarbij kan onder meer worden gewezen op de gevolgen van de watersnoodramp van Bleven de verliezen bij de overheidsarchieven naar verhouding beperkt, bij particuliere archieven, met name archieven, die in de huizen van particulieren hebben berust, ligt dit beeld nadrukkelijk anders. Heel vaak zijn archieven geacquireerd, die door deze en andere omstandigheden onvolledig zijn. Dat zal ook gelden voor toekomstige aanwinsten. Maar onvolledigheid van archieven is in beginsel geen negatief criterium voor verwerving Economie Archieven op economisch terrein vormen het grootste bestand: bijna 70. De economie heeft vanzelfsprekend ook in de geschiedenis van Schouwen-Duiveland een belangrijke rol gespeeld. Omdat dit het grootste bestand betreft, geven we van deze rubriek een nadere uitsplitsing Econ.archieven Regulering 2. Ambacht en industrie 3. Handel 4. Bank- en verzekeringswezen 5. Verkeer en vervoer 6. Landbouw 7. Visserij 8. Vrije beroepen Het is nuttig, omdat het gaat om het grootste bestand, te bezien hoe de verspreiding is over de plaatsen op Schouwen-Duiveland. 9

10 Econ. Archieven 1. Schouwen-Duiveland (inclusief delen van het (schier)eiland) 2. Brouwershaven 3. Bruinisse 4. Burgh 5. Dreischor 6. Duivendijke (Brijdorpe/Looperskapelle) 7. Elkerzee/Scharendijke 8. Ellemeet 9. Haamstede 10. Kapelle 11. Kerkwerve 12. Nieuwerkerk 13. Noordgouwe 14. Noordwelle 15. Oosterland 16. Ouwerkerk 17. Renesse 18. Serooskerke 19. Sirjansland 20. Zierikzee 21. Zonnemaire Uit deze grafieken kan worden afgeleid dat de spreiding vrij goed is te noemen. Nagenoeg alle plaatsen zijn vertegenwoordigd. De categorieën ambacht en industrie en landbouw zijn goed gespreid. Voor Schouwen-Duiveland was de meekrapindustrie van groot belang. In totaal 11 archieven van meestoven en garancinefabrieken zijn aanwezig. Bovendien hebben deze een representatieve spreiding (Schouwen 6, Duiveland 2, Zierikzee 3). Ook de tijdsperiode, die deze archieven omspannen, is ruim: Nog bepaald ondervertegenwoordigd zijn de archieven van boerderijen. Weliswaar zijn aanwezig de archieven van de boerderij Tusschenbeide te Ouwerkerk, , en van de hofstede Heuvelsweg 2 te Kerkwerve, Boerderij-administraties, die zo ver teruggaan, zijn op zich heel bijzonder. Dit neemt niet weg dat met name 20 ste eeuwse boerderij-administraties nog welkom zouden zijn. Het coöperatieve en verenigingselement in de landbouw is daarentegen relatief goed aanwezig. De 20 ste eeuwse industrie is nog maar beperkt vertegenwoordigd, waarbij meteen moet worden aangetekend dat deze naar verhouding op Schouwen-Duiveland 10

11 beperkt is gebleven. De handel is eveneens nog maar beperkt aanwezig. Deze categorie is juist wel belangrijk geweest. Naast de landbouw is ook de visserij van groot belang geweest. Positief is de aanwezigheid van de archieven van enkele oester- en mosselbedrijven uit Bruinisse en van de garnalenhandel te Brouwershaven, maar er ontbreken nog archieven van de mosselsector in Zierikzee. Het toerisme is nog niet voldoende vertegenwoordigd (zie ook bij 5.4.9). Tenslotte zijn de middenstand en de vrije beroepen ondervertegenwoordigd. Voor de naast toekomst moet ook aandacht worden gegeven aan die takken, die van relatieve jonge datum zijn. Te denken valt aan bedrijven op het gebied van de dienstverlening zoals i.c.t Sociale zorg Archieven van instellingen op het gebied van de sociale zorg zijn in een gevarieerd bestand aanwezig. Dit facet van de samenleving is bovendien goed vertegenwoordigd wanneer bedacht wordt dat ook aanwezig zijn de archieven van burgerlijke armbesturen, die onderdeel vormen van de archieven van de gemeenten. Daarenboven waren ook de kerken actief op dit terrein. De archivalia van diaconieën bevatten veel materiaal over de sociale zorg Vak- en standsorganisaties Het aantal archieven van vak- en standsorganisaties lijkt gering, maar dit beeld is enigszins vertekend. De archieven van de Zierikzeese gilden zijn als een geheel geteld, terwijl zich binnen dit fonds ruim 30 archieven bevinden. Slechts in beperkte mate zijn vertegenwoordigd de archieven van de vakbonden Gezondheidszorg De archieven op het gebied van de gezondheidszorg zijn relatief gevarieerd en naar geografie goed gespreid. Het archief van het ziekenhuis te Noordgouwe is eveneens aanwezig, maar gerubriceerd onder de overheidsarchieven. Het archief van het Zweedse Rode Kruisziekenhuis te Zierikzee is (nog) niet aanwezig Onderwijs Het aantal archieven op het gebied van het onderwijs is vrij groot. Met name archieven van scholen zijn in ruime mate vertegenwoordigd. Overigens moet worden opgemerkt dat er meer archieven van Christelijke scholen, dan van openbare scholen aanwezig zijn. Dit is het gevolg van de organisatievorm. De bijzondere scholen kennen als regel een verenigingsstructuur en vallen daardoor onder de nietoverheidsarchieven. Over de openbare scholen is veel terug te vinden in de archieven van de gemeenten. Niettemin verdient de acquisitie van de archieven van openbare basisscholen aandacht. Dit aspect valt overigens buiten het kader van deze notitie. Tenslotte kan worden opgemerkt dat de enige Rooms-Katholieke basisschool St. Willibrordus in Zierikzee nog ontbreekt. Het archief van het Prof. Zeemanlyceum bevindt zich in het Zeeuws Archief omdat het hier een rijksschool betrof Wetenschap en cultuur Deze rubriek is relatief goed vertegenwoordigd, maar met name op het gebied van de muziek zijn er aantoonbare lacunes. Zo ontbreken op dit moment nog geheel de archieven van koren en dat ondanks een rijk geschakeerd aantal daarvan op Schouwen-Duiveland. Ook andere onderdelen van het culturele leven zijn nog zwak vertegenwoordigd. Te denken valt bijvoorbeeld aan archieven van toneelverenigingen. 11

12 5.4.8 Sport Sportbeoefening komt in georganiseerd verband vooral naar voren vanaf het eind van de 19 de eeuw. Het aantal sportarchieven is beperkt, namelijk 14. Dit is vrij gering wanneer we dat vergelijken met het totale aantal sportverenigingen, dat overigens in de laatste decennia is teruggelopen.van de sporten zijn aanwezig: korfbal, postduiven, schaatsen, schaken, schieten, tafeltennis, vissen, volleybal, wandelen en zwemmen. Dat is op zich gevarieerd, maar niettemin ontbreken er een aantal sporten. Te denken valt aan onder meer voetballen, biljarten, tennis, paardensport, watersport, kegelen, gymnastiek, badminton en bridge. Vanwege het beperkte aantal sportarchieven is ook de spreiding naar plaats nog niet evenredig Recreatie Onder recreatie wordt niet alleen het toerisme verstaan, maar ook alle andere ontspanningsmogelijkheden. Zo worden onder deze categorie ook de sociëteiten gerekend, die als typisch 19 de eeuws verschijnsel een belangrijke rol speelden in het maatschappelijk leven. Deze categorie is vrij goed vertegenwoordigd terwijl ook de spreiding over het voormalige eiland redelijk is. Gelet op het belang van het toerisme verdient het aantal archieven op dit terrein nog nadere uitbouw. Een aandachtspunt is nog het jongerenwerk, dat nog maar beperkt vertegenwoordigd is Evenementen Het aantal archieven op het gebied van evenementen is beperkt. Bijzondere gebeurtenissen hebben ook hun sporen nagelaten in de vorm van archieven van feestcomité s. Hiervan is slechts een beperkt deel bewaard gebleven. Begrijpelijk omdat het feest belangrijker was dan het archief. Bovendien waren het eenmalige gebeurtenissen waarvan de implicaties beperkt waren. Acquisitiemogelijkheden zijn hier beperkt Politieke en ideeële grondslag Tot deze categorie behoren onder meer de archieven van politieke partijen. Met name de archieven op dit terrein zijn nog maar zwak vertegenwoordigd. De Partij van de Arbeid is een positieve uitzondering, gevolgd door het Christen-Democratisch Appèl. De overige partijen zijn echter in het geheel nog niet vertegenwoordigd. Daarvoor is overigens een begrijpelijke reden. Op dit terrein zijn ook andere instellingen actief. Zo verzamelt het Historisch Documentatiecentrum van de Vrije Universiteit archieven van de protestants-christelijke partijen (Anti-Revolutionaire Partij en Christelijk-Historische Unie). Om die reden zijn in ieder geval een deel van de Schouwen-Duivelandse archieven naar elders gegaan. Dit geldt ook voor de Volkspartij voor Vrijheid en Democratie. De doelstelling van deze zogenaamde categorale instellingen is begrijpelijk. Zij plaatst ons echter voor het probleem dat deze archieven niet beschikbaar zijn in het Gemeentearchief. Kort voor de gemeentelijke herindeling van 1997 is een gerichte poging gedaan tot acquisitie met deze archieven. Dit met het oog op de voorgenomen reorganisatie waartoe de politieke partijen overgingen toen de zes gemeenten tot één werden samengevoegd. Deze actie heeft echter slechts beperkte resultaten gehad Kerken De archieven van kerken of geloofsgemeenschappen zijn in ruime mate vertegenwoordigd. De acquisitie in het verleden heeft zich met name op deze archieven gericht. Het motief was enerzijds het belang van de archieven, anderszijds de sterke stimulans vanuit de Hervormde en Gereformeerde kerken zelf om hun archieven in bewaring te geven aan de archiefdiensten van de overheid. Als gevolg hiervan berusten in het Gemeentearchief inmiddels alle archieven van de Hervormde gemeenten en van de Gereformeerde Kerken op Schouwen-Duiveland, 12

13 inclusief de archieven van de classes en ringen. Daarnaast is er ook het archief van de Evangelisch-Lutherse gemeente te Zierikzee. Nog niet altijd even sterk vertegenwoordigd zijn de archieven van kerkelijke verenigingen. De overige kerkgenootschappen zijn alle van relatief jonge datum. De archieven van kerken en gemeenten, die hun oorsprong vinden in de Afscheiding van 1834, gaan niet verder terug dan de 19 de en in veel gevallen dan de 20 ste eeuw. Er is slechts een archief dat wel verder teruggaat, namelijk dat van de Rooms- Katholieke parochie Sint Willibrordus te Zierikzee. Ook van Rooms-Katholieke zijde wordt inbewaargeving aanbevolen. Daarom zou getracht moeten worden de inbewaargeving van de archieven van deze parochie, die aanvangen in de 18 de eeuw, te verwezenlijken Heerlijkheden en kastelen Schouwen-Duiveland kende van oudsher een groot aantal heerlijkheden. Van deze archieven is slechts een beperkt deel bewaard gebleven. Zes van deze archieven berusten bij het Gemeentearchief. Daaronder de heerlijkheden, waarvan de kastelen bewaard zijn gebleven, namelijk Haamstede en Renesse. De archieven van de heerlijkheden Bruinisse en de Vierbannen van Duiveland berusten in het Zeeuws Archief. Fragmenten van andere heerlijkheidsarchieven zijn elders te vinden, steeds als onderdeel van familiearchieven (onder andere in het familiearchief Des Tombe in het Utrechts Archief). De acquisitiemogelijkheden zijn zeer beperkt omdat slechts weinig bewaard is gebleven. Onlangs werd ons in het vooruitzicht gesteld dat in bewaring zal worden gegeven het archief van de Heerlijkheid Ooster- en Sirjansland. Hiervan berust een beperkt deel reeds bij het Gemeentearchief Families Het aantal familiearchieven is relatief beperkt. De variatie is echter wel aanwezig. Het blijft namelijk niet beperkt tot patriciërsfamilies, maar ook zijn aanwezig de archieven van landbouwers, middenstanders, enz. De mogelijkheden tot acquisitie van familiearchieven, die ver teruggaan, zijn beperkt omdat juist bij particulieren in de loop der tijd veel archiefmateriaal verloren is gegaan. Tenslotte kan worden opgemerkt dat zich bij andere archiefdiensten eveneens archieven bevinden waarvan een deel van de familie op Schouwen-Duiveland heeft gewoond. Het gaat hierbij om archieven van patriciërsfamilies Personen Bij de archieven van personen zijn degenen, die een overheidsfunctie hebben bekleed, in de meerderheid. In alle gevallen betreffen het archieven, die geborgen waren bij de archieven van de gemeenten. Het gaat dan veelal om archivalia, die verband houden met functies, die weliswaar op persoonlijke titel werden vervuld, maar die gekoppeld waren aan de bestuurlijke functie. Een hiaat is de afwezigheid van individuele personen, waarvan de bestuursfuncties slechts een onderdeel vormen van het geheel. Overigens is de spreiding over Schouwen-Duiveland nog onvoldoende. 6. AANPAK VAN DE ACQUISITIE IN DE TOEKOMST In dit laatste hoofdstuk willen we ingaan op de aanpak van de acquisitie in de toekomst. Daarvoor is het van belang eerst de aandachtspunten te formuleren waarop de acquisitie zich zal richten om vervolgens te schetsen welke methodieken zullen worden toegepast om te komen tot effectuering. 13

14 6.1 Aandachtspunten voor de toekomst De onder 5 aangegeven manco s in het bestand aan niet-overheidsarchieven willen wij kort samenvatten: Algemeen: Archieven, beginnend voor 1800 Economie: Boerderijen, mosselbedrijven te Zierikzee, recreatiebedrijven, middenstand en vrije beroepen Vak- en standorganisaties: Vakbonden Onderwijs: RK-basisschool, Zierikzee Cultuur: Amateur-muziekbeoefening, m.n. koren; toneelverenigingen Sport: Sportverenigingen Recreatie: Toerisme en jongerenwerk Politiek: Politieke partijen Kerken: R.K. parochie, Zierikzee Personen: Personen Deze aandachtspunten zijn richtinggevend voor het toekomstige acquisitiebeleid. Dat laat onverlet dat op de niet genoemde terreinen nog steeds passieve acquisitie van toepassing is. 6.2 Passieve acquisitie Het grootste deel van de niet-overheidsarchieven is verkregen langs de weg van passieve acquisitie. Daarbij heeft vooral de bekendheid van de mogelijkheid om archieven in bewaring te geven of te schenken een belangrijke rol gespeeld. Deze passieve acquisitie kan zonder bezwaar worden voortgezet. Maar deze vorm zal slechts in beperkte mate eraan bijdragen dat de hiervoor aangegeven lacunes worden opgevuld. 6.3 Actieve acquisitie In het verleden is in beperkte mate actieve acquisitie toegepast. Acquisitie in algemene zin vond plaats aan het eind van de jaren 70. Daarnaast zijn incidenteel enkele categorale acquisitiepogingen gedaan (zie 3, punt 5). Overigens is in voorkomende gevallen geattendeerd op de mogelijkheden tot schenking en inbewaargeving. Op incidentele basis is dit gebeurd indien via de pers of op andere wijze werd vernomen dat een vereniging of instelling werd opgeheven. Overigens heeft dit onder andere ertoe geleid dat in enkele gevallen in de statuten is opgenomen dat het archief bij eventuele liquidatie zal worden aangeboden aan het Gemeentearchief. Het ligt voor de hand de tot dusverre gevolgde strategie voort te zetten, te meer omdat geconcludeerd kan worden dat een regelmatige toestroom van archieven heeft plaatsgevonden. We werken een en ander hierna meer concreet uit. 6.4 Aanpak van de acquisitie In lijn met de tot dusverre gevolgde strategie wordt gekozen voor de volgende aanpak: a. passieve acquisitie. Instellingen en verenigingen hebben de mogelijkheid zich tot ons te wenden om de archieven in bewaring te geven of in geval van opheffing te schenken. De impuls gaat daartoe niet uit van het Gemeentearchief. b. actieve acquisitie bij opheffing. In geval van opheffing van instellingen en verenigingen wordt, uiteraard voor zover ons de berichtgeving daarover bereikt, door het Gemeentearchief contact opgenomen om de aandacht te vestigen op de mogelijkheid het archief over te brengen naar het Gemeentearchief in het kader van de liquidatie. Dit gebeurt indien het archieven betreffen, die vallen binnen de aangegeven aandachtspunten. c. actieve acquisitie als onderdeel van de presentatie van het Gemeentearchief. 14

15 In de afgelopen jaren is bij lezingen over het Gemeentearchief of via onder meer open dagen de aandacht gevestigd op de mogelijkheden tot inbewaargeving en schenking. Deze methode zal ook in de toekomst worden benut. d. actieve acquisitie, gericht op de aandachtspunten. Voor zover de mogelijkheden het toelaten zal actieve acquisitie worden gevoerd, die gericht zal zijn op de aandachtspunten. Dit zal gebeuren binnen de mogelijkheden, die daartoe aanwezig zijn. Het is daarbij het voornemen om zo mogelijk ieder jaar drie, eventueel vier, van de aandachtspunten te verwezenlijken door de op dat terrein werkzame instellingen actief te benaderen. Op deze wijze kan, onder voorbehoud van de tijd die daarvoor beschikbaar is, binnen een termijn van naar schatting drie tot vijf jaar actieve acquisitie worden gepleegd. De daarvoor geëigende kanalen zullen worden benut. Dat kan in het ene geval een rechtstreekse benadering zijn, maar in andere gevallen een benadering per brief of bijvoorbeeld via een overkoepelend orgaan. Ook de beschikbare middelen binnen de betreffende verenigingen of instellingen kunnen worden benut. Te denken valt bijvoorbeeld aan een bijdrage in een periodiek of een te houden inleiding op een vergadering. 6.5 Beschikbare capaciteit Voor het onderdeel acquisitie waren in uur geraamd. Tot de werkzaamheden behoren in het bijzonder het hebben van contacten, het voeren van besprekingen, de daadwerkelijke overbrenging en opvang, het opstellen van overeenkomsten en de correspondentie daarover. Per 9 december 2002 werden 177 uur besteed aan acquisitie. Het geplande aantal uren was derhalve niet voldoende. Deze overschrijding over 2002 houdt verband met de grote aanwas van binnengekomen archieven. Deze vindt in ieder geval voor een deel zijn oorzaak in de nieuwe huisvesting. In een aantal gevallen is aan schenkers en inbewaargevers verzocht de overbrenging uit te stellen in verband met gebrek aan ruimte en de grote werkdruk, die vooral verband hield met de verhuizing. Het ligt in de lijn van de verwachting dat dit effect in 2003 minder zal zijn waardoor teruggevallen kan worden op het oorspronkelijke aantal. Binnen dit aantal zal de nodige ruimte gevonden moeten worden voor de bedoelde acquisitie zowel in passieve als actieve zin. 6.6 Verwerking van archieven Hoewel buiten het kader van de acquisitie vallend, willen we hieronder ook enkele opmerkingen maken over de verwerking van de archieven. De strategie is er tot dusverre op gericht om de archieven zo spoedig mogelijk toegankelijk te maken door middel van een zogenaamde plaatsingslijst. Deze geeft een opsomming van de gehele inhoud van het archief. Dit beleid zal worden voortgezet. Maar een grote toestroom van archieven zou voor problemen kunnen zorgen. Daarom is een gefaseerde opzet van actieve acquisitie geboden. De laatste jaren worden regelmatig aanvullingen aangeboden op reeds in bewaring gegeven archieven. De mogelijkheid daartoe moet uiteraard worden geboden. Echter is het volgens de overeenkomst van opneming en bewaring de bedoeling dat dergelijke aanvullingen in beginsel een keer in de 10 jaar worden overgebracht. In de praktijk gebeurt het echter regelmatig dat met een veel grotere frequentie dergelijke aanvullingen plaatsvinden. Tot dusverre was de strategie erop gericht om ook deze aanvullingen zo spoedig mogelijk te verwerken door deze te ordenen, te beschrijven en in of toe te voegen aan het reeds aanwezige archief. Het voornemen is in het vervolg strakker de hand te houden aan de desbetreffende bepaling in de overeenkomst van opneming en bewaring. Niettemin zal de mogelijkheid geboden moeten worden om in daartoe geëigende gevallen deze 15

16 aanvullingen op te nemen. Indien dit echter frequent gebeurd, zal de mogelijkheid worden opengehouden deze aanvulling te plaatsen bij het archief en deze eerst later toegankelijk te maken. Na binnenkomst van de archieven wordt onder meer nagegaan in hoeverre zich in de archieven (actieve) schimmels bevinden. In bevestigend geval dienen deze gedood te worden door middel van bestraling. Dit gebeurt door een daarin gespecialiseerd bedrijf. De kosten daarvan zullen in beginsel worden verhaald op de eigenaars. Dit geldt ook voor onkosten die verband houden met de restauratie en/of conservering van archivalia. Dit geldt steeds voor archieven, die in bewaring worden of zijn gegeven. 6.7 Evaluatie Onder 6.4 sub d is aangegeven dat binnen een termijn van drie tot vijf jaar actieve acquisitie plaats kan vinden, zulks afhankelijk van de mogelijkheden. Het ligt dan ook voor de hand om op een termijn van vier jaar, dat wil zeggen, in 2007, het betreffende beleid te evalueren. Deze evaluatie kan plaatsvinden door de balans op te maken van vier jaar acquisitie van niet-overheidsarchieven en het herijken van de uitgangspunten. In dat kader kan onder meer aandacht worden besteed aan onder meer de wenselijkheid om te komen tot het bijstellen van de aandachtspunten. Dit mede naar aanleiding van tussentijdse ontwikkelingen. In deze evaluatie kunnen zo nodig en wenselijk ook een aantal verdiepingen plaatsvinden. Deze nota heeft vooral de acquisitie in het algemeen willen omschrijven. In een vervolg-rapportage kunnen bepaalde onderdelen of facetten nader uitgewerkt worden, voor zover dat relevant is. 7. CONCLUSIES Het voorgaande willen we hieronder kort samenvatten in de vorm van enkele conclusies: 1. In de loop van de jaren is een gevarieerd bestand aan nietoverheidsarchieven opgebouwd, dat op een groot aantal terreinen een representatief beeld geeft. 2. Een aantal onderdelen is minder goed of niet vertegenwoordigd. Het te voeren acquisitiebeleid zal zich met name daarop moeten richten (zie 6.1). 3. Binnen de mogelijkheden zal acquisitie plaatsvinden in passieve en voor zover mogelijk in actieve zin met als einddoel een verdere variatie en representaviteit in niet-overheidsarchieven. Zierikzee, december Huib Uil gemeentearchivaris Literatuur: J.E.A. Boomgaard, J.A.M.Y. Bos-Rops en G.W.M. Ruitenberg, Alle theorie is grauw De praktijk heeft een ander kleurtje. Praktische wenken voor een planmatige aanpak van de acquisitie van particuliere archieven, in: Nederlands Archievenblad, 95 (1991), C.O.A. Schimmelpenninck van der Oije, Particuliere archieven: kapen, kopen, koesteren, in: Voor burger en bestuur. Twintig jaar Nederlands archiefwezen, , Hilversum 1988, J.G.M. Sanders, Overdracht van particuliere archieven, in: Archiefbeheer in de praktijk, augustus 2002,