EUROPESE COMMISSIE GEMEENSCHAPPELIJK CENTRUM VOOR ONDERZOEK. Instituut voor Referentiematerialen en Metingen

Transcriptie

1 EUROPESE COMMISSIE GEMEENSCHAPPELIJK CENTRUM VOOR ONDERZOEK Instituut voor Referentiematerialen en Metingen Technische specificaties voor een raamcontract voor het beheer van een crèche waar kinderen in de leeftijdsgroep van 8 weken tot maximaal 3 jaar en 6 maanden moeten worden verzorgd IRMM / Ref ic Technische specificaties crèche - p. 1 van 11

2 1. Inleiding Het IRMM is één van de zeven instituten voor wetenschappelijk onderzoek van het Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek (GCO) van de Europese Commissie. De doelstelling van het IRMM is de ontwikkeling van een gemeenschappelijk en betrouwbaar Europees meting systeem teneinde het EG beleid te steunen. Het IRMM heeft vier wetenschappelijke afdelingen en twee ondersteunende afdelingen. Bij het IRMM werken ongeveer 350 personeelsleden. Het IRMM omvat moderne scheikundige laboratoria, faciliteiten voor de productie van referentie materialen, en twee versnellers voor onderzoek op het gebied van neutronen fysica. 2. Bepaling van de markt Er is een aankondiging van de opdracht gepubliceerd in PB S van 03/03/ Onderwerp van de markt 3.1 Algemeen Het IRMM doet beroep op een externe contractant voor de uitbating van een zelfstandig kinderdagverblijf, conform de regelgeving van Kind&Gezin, voor de opvang van kinderen van 8 weken tot maximum 3 jaar en 6 maanden. De contractant zal alle hiermee samenhangende pedagogische en administratieve diensten uitvoeren. De crèche zal maximaal 21 kinderen kunnen opvangen. Het beheer van de crèche moet te allen tijde de fundamentele rechten van de kinderen naleven (bv. het Verdrag inzake de Rechten van het Kind, op 20/11/1989 aangenomen door de Algemene Vergadering van de Verenigde Naties). Bovendien moet er rekening gehouden worden met alle multiculturele aspecten die verbonden zijn aan de aanwezigheid van de verschillende Europese nationaliteiten. De locatie waar de dienstverlening zal plaatsvinden, het na te leven tijdschema en de voorwaarden voor de verwezenlijking worden in onderhavig document nauwkeurig beschreven. 3.2 Locatie Het IRMM stelt voor deze activiteit twee vertrekken beschikbaar. Aan het gebruik van deze vertrekken zijn voor de contractant geen kosten verbonden (bv. huur, verwarming, elektriciteit en water). De vertrekken bevinden zich op het terrein van de Europese School in Mol, België. De totale oppervlakte van beide vertrekken bedraagt 135 m². IRMM / Ref ic Technische specificaties crèche - p. 2 van 11

3 De ruimten zijn uitgerust met meubilair en andere voorwerpen die omwille van hun nut nodig worden geacht. Zij zijn veilig en hygiënisch. Direct naast de vertrekken is er een veilige buitenspeelplaats van ongeveer 300 m² ter beschikking. Er worden een keuken en een opbergruimte ter beschikking van de contractant gesteld. Aan onderhavige specificaties is in bijlage 1 een plattegrond toegevoegd. 3.3 Meubilair, gereedschap en andere materialen die eigendom zijn van de Commissie Het IRMM stelt de contractant het volgende ter beschikking voor zorgvuldig gebruik: alle meubelstukken (bedden, tafels, stoelen, dekens, bestek, borden, pannen, speelgoed enz.), gereedschappen en andere materialen die nodig zijn voor een goede werking van de crèche. De vertrekken zijn volledig uitgerust volgens de specificaties van Kind&Gezin, een Vlaamse overheidsinstelling die als belangrijkste taak heeft om de zorg voor en het welzijn van jonge kinderen in Vlaanderen te bevorderen. De indicatieve lijst van alle meubilair en toebehoren is in bijlage 2 aan onderhavige specificaties toegevoegd. Deze inventarislijst is geldig bij de start van het contract en zal jaarlijks worden bijgewerkt. De herziening van de inventarislijst is het werk van een gezamenlijke inspanning door een afgevaardigde van het IRMM (lid van de afdeling Ondersteuning Beheer) en een vertegenwoordiger van de contractant. Dagelijks onderhoud, schoonmaken en het uitvoeren van kleine herstelwerkzaamheden aan meubilair en toebehoren maken deel uit van de verantwoordelijkheden van de contractant. Al het meubilair en toebehoren moeten correct geplaatst zijn en veilig, hygiënisch en geschikt voor het beoogde gebruik zijn. De contractant moet zich ervan vergewissen dat deze voorwaarden altijd, iedere dag worden nageleefd en moet als een bonus pater familiae zorg dragen voor de hem ter beschikking gestelde materialen. Er zijn voldoende bedden voorzien zodat ieder kind kan slapen. Het is de verantwoordelijkheid van de contractant de bedden op een voor dagelijks gebruik correcte en veilige manier te installeren. De contractant is verantwoordelijk voor het onderhoud van de tuin. Dit omvat het regelmatig maaien van het gras (de frequentie is afhankelijk van het seizoen) en het onkruid wieden. (de kinderverzorg(st)ers mogen deze taken niet uitoefenen). 3.4 Aard van de dienstverlening De contractant moet zorgen voor een georganiseerde structuur die alle kinderen stimuleert in hun psychologische en psychomotorische ontwikkeling, sociale vaardigheden en die voldoet aan het door hem voorgestelde pedagogische plan. IRMM / Ref ic Technische specificaties crèche - p. 3 van 11

4 De dienstverlening omvat een volledige administratieve en pedagogische organisatie. Hierbij moet eveneens gezorgd worden voor voeding die is aangepast aan de leeftijd van het kind. De contractant zorgt voor maaltijden en drank (zie bijlage 3), een geschikte voorziening voor het schoonmaken, steriliseren en vullen van zuigflessen en voor elk ander aspect dat behoort tot de correcte uitvoering van het contract. De contractant levert het noodzakelijke, gekwalificeerd personeel, verschaft maaltijden voor de kinderen, organiseert alle dagelijkse activiteiten en zorgt eveneens voor het voor deze doeleinden benodigde materiaal (Een lijst van extra voorgesteld speelgoed en pedagogisch materiaal moet worden toegevoegd aan de offerte). Kinderen van ongeveer dezelfde leeftijd worden bij elkaar in groepen geplaatst. Zij moeten worden begeleid door 1 kinderverzorg(st)er per 6 aanwezige kinderen voor een maximum van 18 aanwezige kinderen. Indien er meer aanwezige kinderen zijn, gelden de regels van Kind&Gezin. Op die manier wordt de continuïteit van een zorgvuldige opvolging van de ontwikkeling van ieder kind gegarandeerd door een nauwe persoonlijke band met het kind en een volledig begrip van zijn/haar behoeften. Het evenwicht in iedere groep wordt gewaarborgd dankzij een combinatie van administratieve verantwoordelijken en personeel met pedagogische en medische bekwaamheden. 3.5 Structuur en administratief/financieel beheer van de dienst Zoals reeds vermeld is de ruimte die aan de contractant ter beschikking wordt gesteld, verdeeld in twee lokalen, waarvan er één is uitgerust met een slaapgelegenheid en een keuken. Alleen kinderen die reeds zijn aanvaard door de bevoegde afgevaardigde van het IRMM worden op de crèche toegelaten. De contractant is verplicht om alleen door het IRMM aanvaarde kinderen toe te laten, met een maximumaantal van 21 kinderen. Voordat een kind wordt aanvaard op de crèche, moet de contractant een ontmoeting met de ouders van het kind organiseren om de familie vertrouwd te maken met de omgeving, de sfeer en het personeel van de crèche. Het IRMM betaalt de contractant maandelijks op basis van maandelijkse facturen (er wordt verwezen naar de prijslijst onder punt 3.1 van de administratieve bijlage). De contractant moet een attest van toezicht verkrijgen. Een dergelijk attest kan verkregen worden indien de crèche voldoet aan alle wettelijke vereisten inzake kwaliteit, opleiding, ondersteuning en begeleiding, het contact met de ouders, de beschikbare ruimte, de opzet en de gezondheid en veiligheid, zoals bepaald in de richtlijnen van Kind&Gezin. De contractant en het IRMM moeten nauw samenwerken om het attest in kwestie te verkrijgen na de inspectie en gebaseerd op de commentaren van Kind&Gezin. De contractant is verantwoordelijk voor de IRMM / Ref ic Technische specificaties crèche - p. 4 van 11

5 organisatie van de crèche, de naleving van de verplichtingen en voor de lokalen met al het bijbehorend materiaal. De crèche waarborgt de dienstverlening voor iedere werkdag van het IRMM. Een lijst van toepasbare feestdagen voor is aan het contract toegevoegd. De contractant moet van maandag tot donderdag de dienstverlening garanderen tussen 8.00 uur en uur, en op vrijdag van 8.00 uur tot uur. De contractant is verplicht om ook na de vermelde tijden over de kinderen te waken en ze te verzorgen indien de ouders van de kinderen later aankomen. Hiervoor kan ieder extra kwartier na de hierboven vermelde tijden aanleiding geven tot een afzonderlijke factuur, nadat daarover bij het IRMM eerst een schriftelijke mededeling is ingediend. 3.6 Personeel De contractant moet een persoon aanduiden (die hierna de vertegenwoordiger genoemd zal worden) die zal fungeren als referentiepunt ten opzichte van het IRMM voor alle communicatie en instructies. Elk personeelslid moet voldoen aan de voorwaarden van Kind&Gezin. Daarnaast geldt het volgende: De vertegenwoordiger moet minstens voldoen aan het volgende profiel: Minstens drie jaar ervaring op het gebied van kinderverzorging. Vloeiend Engels, Nederlands en Frans spreken. Kennis van een andere taal is een pluspunt. Kinderverzorg(st)ers moeten minstens voldoen aan het volgende profiel: Officiële opleiding in de kinderverzorgingsector of minstens 3 jaar equivalente beroepservaring. Moet vloeiend Nederlands spreken en kennis hebben van Engels of Frans. Kennis van een andere taal is een pluspunt. Koken of schoonmaken moet gebeuren door daarvoor aangeworven personeelsleden (de kinderverzorg(st)ers mogen deze taken niet uitoefenen), en moeten minstens aan volgend profiel voldoen: Ervaring in de kinderverzorgingsector Moet in staat zijn in het Nederlands te communiceren. 3.7 Taakverdeling De contractant moet te allen tijde zorgen voor voldoende toezicht: er moet minimaal één persoon toezicht houden op een gestarte groep van zes aanwezige kinderen. De contractant moet een goed plan voor de taakverdeling uitwerken en aan zijn offerte toevoegen zodat de organisatie van de crèche op een vlotte en goede manier verloopt. IRMM / Ref ic Technische specificaties crèche - p. 5 van 11

6 Er moet in het bijzonder een vertegenwoordiger van de contractant worden aangesteld die zal fungeren als coördinator van de uit te voeren taken. De vertegenwoordiger van de contractant is verantwoordelijk voor de volgende taken: De goede opvolging van het pedagogische plan. Advies geven over opvoedkundige kwesties. Taken uitgevoerd door andere personeelsleden coördineren en superviseren. Speelgoed en ander didactisch materiaal controleren en superviseren. Het personeel persoonlijk prijzen en motiveren. Coördineren van permanente opleiding van de andere personeelsleden. Nagaan en controleren of de andere personeelsleden het persoonlijke ritme van ieder kind in acht nemen. Goede verstandhouding en communicatie met de ouders van de kinderen en het IRMM. Per semester verslag uitbrengen aan het IRMM over de volgende onderwerpen: opvolging van het pedagogische plan, overzicht van algemene en speciale activiteiten, personeelszaken, opleiding van het personeel en de verstandhouding met de ouders. Het andere toezichthoudende personeel is verantwoordelijk voor de uitvoering van de taken zoals die vermeld staan in onderhavig bestek volgens de instructies van de vertegenwoordiger van de contractant en onder de verantwoordelijkheid van de contractant. Extra taken voor de contractant: De contractant moet ervoor zorgen dat de strengste hygiënemaatregelen worden nageleefd tijdens de duur van onderhavig contract. De contractant moet in het bijzonder alle toepasselijke wetten naleven, inclusief aanvullende teksten. De contractant moet alle wetswijzigingen zoals bedoeld onder vorig punt toepassen, en al het mogelijke doen om up-to-date te blijven wat betreft het proces van de opvolging van de legislatieve ontwikkelingen binnen de sector. De contractant moet ook de bijzondere richtlijnen uit bijlage 3 bij onderhavig bestek in acht nemen. Om dat te bereiken moet de contractant personeel aanduiden dat belast zal zijn met het schoonmaken van de crèche en met het voedsel bereiden. In de offerte van de contractant moet een gedetailleerde beschrijving worden gegeven over de praktische uitvoering van het schoonmaken van zowel de vertrekken als het materiaal van de crèche en het schoonmaken van alle kleding, dekens, matrassen, enz. Een voedingsprogramma en de voorgestelde procedure voor de behandeling van zuigflessen binnen de voorschriften van bijlage 3 moet in de offerte van de contractant worden opgenomen. Alle wijzigingen aan het organigram moeten bij het IRMM worden ingediend binnen 15 werkdagen. De contractant is verantwoordelijk voor de (tijdelijke) vervanging van zieke personeelsleden of personeelsleden die op vakantie zijn, om ervoor te zorgen dat de dienstverlening zonder onderbrekingen verloopt. De vervanging of versterking moet altijd gebeuren door een persoon met gelijkaardige diploma s en ervaring. IRMM / Ref ic Technische specificaties crèche - p. 6 van 11

7 Het IRMM behoudt zich het recht voor om personeelsleden die niet voldoen aan de beschrijving in onderhavig bestek en de toepasbare bijlagen te weigeren. De contractant moet al het mogelijke doen om de wijziging van het personeel te vermijden of tot een strikt minimum te beperken, vooral wat betreft het toezichthoudende personeel dat rechtstreeks voor de kinderen zorgt, zodat er stabiliteit heerst in de leefwereld van de kinderen. Er moet een gedetailleerd opleidingsprogramma voor het personeel van de contractant worden toegevoegd aan de offerte van de contractant. Het personeel moet geschikte kleding dragen, waarvan er een beschrijving moet worden toegevoegd aan de offerte van de Contractant(zie ook bijlage 3). 3.8 Opvolging door het IRMM van de verplichtingen van de contractant Het IRMM wordt voor de opvolging van onderhavig contract vertegenwoordigd door de afdeling Ondersteuning beheer (Management Support Unit). De afdeling is verantwoordelijk voor de goede opvolging van het contract ten opzichte van de contractant. Het volgt de werking van de crèche nauwkeurig op en ouders kunnen er terecht met hun opmerkingen of mededelingen. De afdeling wordt via de vertegenwoordiger van de contractant op de hoogte gehouden van alle mogelijk relevante informatie en ontvangt eveneens het zesmaandelijkse verslag van de vertegenwoordiger zoals beschreven onder punt Pedagogisch ontwikkelingsplan De contractant moet een voorstel voor een pedagogisch ontwikkelingsplan aan zijn offerte toevoegen. Dit plan moet minstens het volgende omvatten: een duidelijke en nauwkeurige beschrijving van de manier waarop de contractant beoogt bij te dragen tot: het verbeteren van de individuele vaardigheden van de kinderen; het verbeteren van de sociale vaardigheden van de kinderen; het bijbrengen van normen en waarden aan de kinderen onder zijn hoede. informatie over: de manieren van werken; de maximale grootte van de groepen; de verdeling in leeftijdsgroepen; de (spel)activiteiten; ondersteuningsstructuur voor het bevoegde personeel. De richting die aan het plan wordt gegeven moet rekening houden met de multiculturele en meertalige achtergrond van de kinderen. In het pedagogische ontwikkelingsplan moet de contractant garanderen dat de kinderen in een geschikte structuur worden behandeld met de nodige zorg en IRMM / Ref ic Technische specificaties crèche - p. 7 van 11

8 aandacht voor hun persoonlijke ritmes en behoeften, en dat zij intellectueel en motorisch worden gestimuleerd. Bovendien moeten zij zowel binnen als buiten voldoende ruimte krijgen om zich in overeenstemming met hun leeftijd te kunnen ontplooien. Het pedagogische ontwikkelingsplan moet de volgende aspecten opnemen en verzekeren: De kinderen moeten zich geestelijk en lichamelijk veilig voelen. Aandacht voor de persoonlijke actie van elk kind: zijn/haar eigen initiatief op een zelfstandige manier. De contractant moet zijn uiterste best doen om ervoor te zorgen dat er continuïteit binnen het personeelsbestand is zodat de kinderen een stabiele omgeving krijgen. Voor zover dat mogelijk is moet dezelfde persoon toezicht houden over dezelfde groep kinderen. De kinderen moeten regelmaat, dagelijkse gewoontes en ritme krijgen. De kinderen moeten individueel aangepaste voeding kunnen krijgen. Er zal gezorgd worden voor de persoonlijke lichamelijke verzorging van de kinderen. De contractant moet dagelijks de aanwezigheid van de kinderen noteren. De contractant moet dagelijks een dagboek over elk kind bijhouden dat door de ouders kan worden ingezien. De kinderen mogen in geen geval alleen worden gelaten! De contractant moet zorgen voor de juiste behandeling van de kinderen (slaappositie, niet roken, enz.). Er mag geen discriminatie of lichamelijke of psychologische bestraffing plaatsvinden. Alle kinderen moeten leren en leven binnen het kader van de regels van de crèche. Er moet voldoende aandacht worden besteed aan de leeftijd van de kinderen, en zij moeten door middel van lovende of berispende woorden worden aangezet tot het naleven van de regels. Aandacht en zorg voor de kwaliteit van het milieu. Enthousiasme om een professionele relatie met ieder kind op te bouwen, waarbij respect, luister- en spreekvaardigheid een grote rol spelen; de kinderen individueel aandacht schenken en open zijn. Een goede verstandhouding met de ouders met het oog op de aanvullende rol van beide partijen. Continuïteit en stabiliteit binnen de groepen. IRMM / Ref ic Technische specificaties crèche - p. 8 van 11

9 Goede organisatie van de beschikbare ruimte en voorzieningen, met inbegrip van de verscheidenheid aan pedagogisch materiaal (bv. speelgoed, boeken, materiaal voor de psychomotorische ontwikkeling, activiteiten voor de ontwikkeling van de persoonlijke en verbale uitdrukking, muzikale en artistieke vaardigheden) en verschillende activiteiten ter bevordering van de ontwikkeling van het kind, afhankelijk van zijn/haar leeftijd. De contractant moet de garantie bieden dat het personeel het pedagogische ontwikkelingsplan volgt en naleeft, door minimaal voor het volgende te zorgen: Regelmatige opleiding voor het personeel van de crèche met betrekking tot hun taken, om het welzijn van de kinderen veilig te stellen. Opvolging en advies door bevoegde kinderverzorg(st)ers. Een vlotte en aangename betrekking tussen het personeel van de contractant en de ouders van de kinderen, met duidelijke en regelmatige berichtgeving naar de ouders. Iedere wijziging aan het pedagogische ontwikkelingsplan moet eerst ter goedkeuring aan het IRMM worden voorgelegd via de afdeling Ondersteuning beheer (Management Support Unit) Medische bijstand De contractant moet een medisch bijstandsplan hebben en aan zijn offerte toevoegen (bv. de beschikbaarheid van een kinderarts of verple(e)g(st)er, een vaccinatieprogramma, procedure ingeval van ongevallen of noodgevallen, enz.) Contact met de ouders De contractant moet de best mogelijke relatie met de ouders nastreven. Hij moet met de ouders samenwerken en hun alle nodige informatie verschaffen. De contractant moet zich er bewust van zijn dat de ouders of het IRMM te allen tijde een klacht kunnen indienen bij de bevoegde dienst van Kind&Gezin. De contractant moet daarom in bezit zijn van alle nodige informatie om passende actie te kunnen ondernemen. Er moet van elk kind altijd minstens één ouder bereikbaar zijn. De ouders moeten ook steeds de mogelijkheid hebben de contractant te bereiken. Daarom moet de contractant in het bezit zijn van minimaal één (mobiele) telefoon. IRMM / Ref ic Technische specificaties crèche - p. 9 van 11

10 3.12 Verzekering en veiligheid De contractant moet voldoende verzekerd zijn voor zijn activiteiten. De contractant moet het IRMM en de betrokken ouders onmiddellijk op de hoogte brengen van een ongeval. Alleen de ouders en personen die van de ouders hiervoor op voorhand toelating hebben gekregen, hebben toegang tot het gebouw. Indien de ouders de contractant er telefonisch van op de hoogte brengen dat ze aan andere personen de toestemming geven hun kind te brengen of op te halen, (in dringende gevallen) kan deze toestemming worden aanvaard, maar enkel, op voorwaarde dat deze gecontroleerd wordt. Onbevoegden wordt de toegang tot het gebouw te allen tijde ontzegd. In geval van twijfel moet contact worden opgenomen met het IRMM. 4. Aanvaarding van deze aanbesteding De inschrijver verklaart dat hij de volledigheid van de inhoud van deze offerte heeft gecontroleerd. Door middel van zijn handtekening erkent de inschrijver dat deze aanbesteding wettelijk bindend is indien het contract aan hem wordt toegekend....,... Plaats Datum... De inschrijver (Stempel en handtekening) IRMM / Ref ic Technische specificaties crèche - p. 10 van 11

11 Lijst van bijlagen bij onderhavig bestek Bijlage 1: plattegrond van de crèche Bijlage 2: lijst van al het meubilair, gereedschappen en ander materiaal Bijlage 3: bijzondere richtlijnen bij onderhavig bestek IRMM / Ref ic Technische specificaties crèche - p. 11 van 11