Startpagina De startpagina is het eerste scherm welke u te zien krijgt wanneer u inlogt op Insite.

Transcriptie

1 Inleiding Per 1 januari 2016 werken wij met een ander personeelsadministratiesysteem. Met dit systeem kunnen wij optimaal gebruik maken van de mogelijkheden van digitale gegevensverwerking en toegankelijkheid van de eigen gegevens. Dit betekent dat er voor alle werknemers van de SSVOZ het één en ander verandert ten aanzien van de personeels- en salarisadministratie. De meest zichtbare verandering is dat werknemers via Insite (een programma van AFAS) toegang krijgen tot de eigen personele gegevens. Werknemers kunnen de gegevens niet alleen raadplegen maar kan een deel van de gegevens ook wijzigen zoals het adres na een verhuizing. Tevens kan via Insite de salarisspecificatie worden geraadpleegd en uitgeprint. Wat is Insite? Insite is een Intranet-applicatie waar de stichting gebruik van zal maken voor het weergeven van personeelsgegevens. Deze website wordt vanuit de Windows applicatie Profit aangevuld en bijgehouden. Via Insite heeft u snel en te allen tijde toegang tot uw gegevens. Dit kunt u simpel doen door op uw pc, laptop, tablet of smartphone naar de site afasinsite.nl te gaan. Hier kunt u vervolgens inloggen met uw SCZ adres en uw eigen wachtwoord. Verder zal met de komst van Insite het aanpassen van uw gegevens snel verlopen. U hoeft geen contact meer op te nemen met P&O, maar zult zelf uw gegevens direct kunnen aanpassen. Ook maakt Insite het mogelijk te allen tijde uw loonstrook in te zien, en declaraties uit te voeren. Startpagina De startpagina is het eerste scherm welke u te zien krijgt wanneer u inlogt op Insite. Hier kunt u gemakkelijk en snel navigeren over de website. U kunt uw loonstrook bekijken, uw gegevens aanpassen, denk hierbij aan NAW gegevens, bankrekening en familie, of uw gemaakte kosten declareren. Hiernaast zal via Insite worden aangegeven of u nog een taak heeft open staan in het systeem. Een leidinggevende zal onder het kopje Openstaande taken bijvoorbeeld kunnen zien dat een medewerker een declaratie aanvraag heeft ingediend en dat deze moet worden goedgekeurd. Als een openstaande taak is vervuld, zal deze weer verdwijnen.

2 Via het kopje Signalen zult u op de hoogte worden gehouden van belangrijke gebeurtenissen welke van toepassing zijn op u. Denk hierbij aan het aflopen van een tijdelijk dienstverband, het overschrijden van een betalingstermijn of het vieren van een jubileum. Als laatste ziet u het kopje Documenten. Onder dit kopje zijn alle documenten te vinden welke voor u van belang zijn. Denk hierbij aan een regeling welke is geüpdatet, of een document welke u vertelt hoe u kunt werken met Insite. Aanpassen NAW gegevens Hieronder wordt uitgelegd hoe u zelf en gemakkelijk uw gegevens kunt aanpassen. 1. Nadat u bent ingelogd op Insite zal het volgende scherm zichtbaar worden. Dit is de startpagina van SCZ Insite. Om uw NAW gegevens aan te passen klikt u eerst op het kopje Mijn gegevens. 2. Hierna zal het volgende scherm zichtbaar worden. Op deze pagina zijn uw persoonlijke gegevens te vinden, en aan te passen. Om de gegevens op deze pagina aan te passen klikt u op de desbetreffende icoon aan de rechter kant van het scherm.

3 2.1. Als u klikt op het kopje Personalia komt u in het scherm waar al uw gegevens op dit gebied te raadplegen zijn. Tevens kunt u met het knopje Wachtwoord wijzigen uw huidige wachtwoord veranderen. Om deze aan te passen klikt u aan de rechterkant van het scherm, onder Acties, op Aanpassen.

4 Op deze pagina kunt u al uw gegevens aanpassen. Klik vervolgens onderaan de pagina op het knopje Aanpassen. Uw gegevens worden nu gewijzigd. Ook dient bij elke verandering aangegeven te worden waarom deze wordt gedaan. Dit doet u in het veld Reden wijziging. LET OP: De wijzigingen welke u maakt zullen direct worden doorgevoerd in het systeem. Zorg er voor dat deze correct zijn!

5 2.2. Als u klikt op het knopje Adres komt u in het scherm waar uw adres gegevens worden getoond. Hier kunt u uw adres gegevens aanpassen. Klik vervolgens op het knopje Aanmaken. LET OP: De wijzigingen welke u maakt zullen direct worden doorgevoerd in het systeem. Zorg er voor dat deze correct zijn! 2.3. Als u klikt op het knopje Bankrekening komt u in het scherm waar uw bank gegevens worden getoond.

6 In dit scherm kunt u uw bankgegevens aanpassen. Klik na het aanpassen op de knop Aanmaken om de verandering door te voeren. LET OP: De wijzigingen welke u maakt zullen direct worden doorgevoerd in het systeem. Zorg er voor dat deze correct zijn! Mocht u uw bankgegevens verkeerd hebben opgegeven heeft dit ook gevolgen voor de betaling van uw salaris! 2.4. Als u klikt op het knopje Familie komt u in het scherm waar uw opgegeven familieleden worden getoond. Dit scherm wordt voornamelijk gebruikt om aan te geven wie in geval van nood gecontacteerd dient te worden. Hier wordt aangegeven wat uw relatie is tot deze persoon, zijn of haar naam, leeftijd en telefoonnummer. Om een familielid toe te voegen aan deze lijst klikt u aan de rechterkant van het scherm op het knopje Nieuw Familielid. Hier kunt u alle gegevens invoeren. Klik vervolgens op het knopje Aanmaken.

7 Ook kunt u de gegevens van een bestaand familielid aanpassen of een familielid verwijderen. Hiervoor klikt u op het familielid in kwestie en vervolgens, na het aanpassen, op de knop Aanpassen.

8 Uw loonstrook Insite maakt het voor u als medewerker mogelijk om uw loonstrook te allen tijde, waar dan ook te bekijken. Met de komst van Insite wordt er gebruik gemaakt met een nieuwe en overzichtelijke loonstrook. Om uw loonstrook te vinden klikt u op de startpagina op het knopje Mijn loonstroken. Hier kunt u gemakkelijk en snel uw loonstroken inzien. Declareren Ook het declareren van reiskosten en overige kosten zal voortaan verlopen via Insite. Als u op de startpagina klikt op het knopje Declareren zult u in het scherm terechtkomen waar u al uw declaraties digitaal kunt doorgeven. In het declaratiescherm kunt u zien welke declaraties on in behandeling zijn en welke declaraties u heeft gedaan welke al zijn afgehandeld. Om een nieuwe declaratie te doen kiest u voor reiskosten of overige kosten. Als u kiest voor Reiskosten heeft u hier de optie Dienstreizen of Openbaar vervoer. Als u kiest voor Dienstreizen wordt u om een aantal gegevens gevraagd. Het is belangrijk dat u het adres weet van zowel de vertrek als de aankomst locatie en deze te noteren als straatnaam, plaats. Een voorbeeld van deze notatie is: Dorpsstraat 10, Zoetermeer. Na het invullen wordt automatisch een berekening gemaakt van het aantal kilometers en zal een te declareren bedrag verschijnen. Vervolgens dient u de reden van de declaratie op te geven en kunt u de declaratie aanmaken. De declaratie wordt automatisch naar uw leidinggevende verstuurd voor goedkeuring.

9 Als u kiest voor Openbaar vervoer wordt u gevraagd om het te declareren bedrag zelf in te vullen. Het is hierna verplicht om een bewijs van de kosten toe te voegen in de bijlage. De declaratie wordt automatisch naar uw leidinggevende verstuurd voor goedkeuring. Bij het kopje Overige declaraties kunt u een declaratie indienen welke niet reis- gerelateerd is. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het declareren van uw VOG. Ook deze declaraties worden automatisch verzonden naar uw leidinggevende ter goedkeuring. Mocht u iets willen declareren wat niet terug te vinden is in het declaratie scherm, neem dan contact op met P&O en wij zullen ervoor zorgen dat u uw declaratie snel kunt doen.