Handboek portal OSGMetrium Personeel. Handboek Portal Payroll gebruik

Transcriptie

1 Handboek Portal Payroll gebruik

2 Inhoudsopgave Inloggen 2 Nieuwe payroll opdracht 7 Uitbreiding payroll opdracht 12 Wijziging payroll opdracht 16 Overzichten 20 Grondslagen Facturen 24 Overzicht Fasen indeling 29 Inlogscherm medewerkers 35 Wijzigen wachtwoord gebruiker 37 1

3 Inloggen 2

4 Inloggen Om in te loggen in de portal, ga je eerst naar en vervolgens naar Mijn OSG en dan naar OSG FLEX. Je kunt ook direct via internet gaan naar de volgende link: 3

5 Dan opent zicht het volgende scherm: Dit is het startscherm van de portal waar je algemene informatie vind. Bovenin de oranje balk, vind je daarnaast de knop Over ons. Hier staat meer informatie over de productlijn van OSGMetrium Personeel. Bij Handige informatie is informatie voor zowel de werknemer als de werkgever terug te vinden. Klik nu rechtsboven in het scherm op Inloggen om in te loggen op de portal (zie de rode pijl). 4

6 Nu opent zich het onderstaande scherm: Vul nu de juiste gebruikersnaam en wachtwoord in, die je hebt ontvangen van je contactpersoon van OSGMetrium Personeel. Klik vervolgens op OK om in te loggen. 5

7 Nu ben je ingelogd op het klantenportaal voor de payroll en kom je in onderstaand scherm terecht. Bovenin de balk zie je de eigen naam en stichting staan. Je komt nu op de Startpagina van de menustructuur terecht. Hier is onder andere het laatste nieuws, een welkomstwoord en snelkoppelingen terug te vinden. De portal is verder opgebouwd uit de onderstaande onderdelen: Over ons (OSGMetrium Personeel) Handige informatie Mijn organisatie Mijn Personeel OSGMetrium Personeel dossiers 6

8 Nieuwe payroll opdracht 7

9 Om een nieuwe payroll opdracht door te geven, ga je eerst in de menubalk naar Mijn personeel. 8

10 Dan opent zich het onderstaande scherm: Je ziet nu het overzicht met de aangevraagde opdrachten van dit moment, met de bijhorende status daarvan. Kies nu recht bij Opdrachten voor Opdracht aanvragen, als je een nieuwe opdracht toe wilt voegen. 9

11 Vervolgens krijg je het invoer veld voor de nieuwe invoer, waarbij de je onderstaande velden in moet vullen. De velden met een sterretje ( ) erachter, zijn verplicht om in te vullen. Via bijlage kun je hier ook al documenten als de VOG, Identiteitsbewijs etc. toevoegen. Bij voorkeur in PDF! Als je alle velden gevuld hebt, kun je op Aanmaken klikken om op te slaan. 10

12 Let op: bij nieuwe invoer moet er een geldig identiteitsbewijs aanwezig zijn. In onderstaand scherm kun je het formulier Verklaring Controle Identiteitsbewijs downloaden, het is de bedoeling dat dit ondertekend wordt door zowel opdrachtgever, als medewerker. Dit formulier is net als in het vorige scherm aan te leveren als bijlage. 11

13 Uitbreiding payroll opdracht 12

14 Om een payroll opdracht uit te breiden, ga je eerst in de menubalk naar Mijn personeel. 13

15 Dan opent zich het onderstaande scherm: Je ziet nu het overzicht met de aangevraagde opdrachten van dit moment, met de bijhorende status daarvan. Kies nu rechts bij Opdrachten voor Opdracht uitbreiden, als je een bestaande opdracht wilt uitbreiden. 14

16 Dan opent zich het volgende scherm: De velden met een sterretje ( gevuld hebt, kun je op Aanmaken klikken om op te slaan. ) erachter, zijn verplicht om in te voeren. Als je alle velden 15

17 Wijziging payroll opdracht 16

18 Om een payroll opdracht te wijzigen, ga je eerst in de menubalk naar Mijn personeel. 17

19 Dan opent zich het onderstaande scherm: Je ziet nu het overzicht met de aangevraagde opdrachten van dit moment, met de bijhorende status daarvan. Kies nu rechts bij Opdrachten voor Opdracht wijzigen, als je een bestaande opdracht wilt wijzigen. 18

20 Dan opent zich het volgende scherm: De velden met een sterretje ( gevuld hebt, kun je op Aanmaken klikken om op te slaan. ) erachter, zijn verplicht om in te voeren. Als je alle velden 19

21 Overzichten 20

22 Om overzichten te raadplegen, ga je in de menubalk naar Mijn organisatie en dan opent zich het volgende scherm: Allereerst zie je in dit overzicht de facturen terug. Deze worden geopend in PDF wanneer je daarop klikt. Onder het kopje Mijn organisatie vind je daarnaast de overige gegevens terug zoals Personeelsinformatie, Persoonlijke gegevens en Organisatiegegeven. Aan de rechterkant zie je onder Facturen de Openstaande facturen en de Grondslagen facturen terug. 21

23 Personeelsinformatie Wanneer je in de menubalk Mijn organisatie op Personeelsinformatie klikt, zie je het onderstaande scherm: In dit scherm heb je de mogelijkheid om de volgende overzichten op te roepen onder Personeelsinformatie aan de rechterkant van het scherm: Bezetting peildatum Bezetting Bezetting Verzuimoverzicht Ontbrekende documenten NAW Lijst Overige rapportages Bij de kopjes Persoonlijke gegevens en Organisatie gegevens vind je verdere informatie over het personeel en de organisatie. 22

24 OSG Personeelsdossiers Als je in de menubalk naar OSGMetrium Personeel dossiers gaat, heb je hier de mogelijkheid om onderstaande documenten te downloaden ten behoeven van de eigen administratie. Hierin vind je ondermeer de algemene voorwaarden van OSGMetrium Personeel, een uitreksel van de KvK en certificaten van Verklaring van registratie. 23

25 Grondslagen facturen 24

26 Grondslagen facturen Om een specificatie van de factuur uit te draaien ga je allereerst naar Mijn Organisatie. Klik vervolgens rechts onder het kopje Facturen op Grondslagen facturen. 25

27 Dan opent zich het volgende scherm: Klik vervolgens op de juiste factuuruitsplitsing die je graag wilt zien. Zie hiervoor de periode waarmee de factuur is aangeduid. 26

28 Dan opent zich het volgende scherm: Klik vervolgens op de actie Afdrukken om de specificatie van de factuur te openen. 27

29 De grondslag van de factuur wordt vervolgens geopend in een nieuw scherm en ziet er als volgt uit: OSGMetrium 28

30 Overzicht Fase indeling Fase A Fase B Fase C 29

31 Overzicht Fase indeling Om een overzicht van de fase indeling van de payrollers uit te draaien ga je allereerst naar Mijn Organisatie. Klik vervolgens links onder het kopje Mijn organisatie voor Personeelsinformatie. 30

32 Dan opent zich het volgende scherm: Klik vervolgens recht onder het kopje Personeelsinformatie op Bezetting peildatum. 31

33 Dan opent zich het volgende scherm: Klik nu op het juiste bezettingsoverzicht in het midden van het scherm. 32

34 Dan opent zich het volgende scherm: Klik nu aan de rechterkant bij Acties op Afdrukken en dan opent het overzicht zich in een nieuw scherm. 33

35 Via onderstaand overzicht is het aantal fasen waarin de payroller zit, terug te vinden: 34

36 Inlogscherm medewerkers 35

37 De medewerker heeft ook de mogelijkheid om in te loggen op de portal van de payroll. Via een link (over-het-bedrijf/informatie-voor-de-werknemer)komen zij in het onderstaande scherm terecht. Hier kan gemakkelijk de volgende formulieren gedownload en ingevuld worden, die getekend retour verstuurd worden naar OSGMetrium: Daarnaast is er ook de mogelijkheid om de verklaring omtrent het gedrag (VOG) aan te vragen (dit kan ook door de medewerker zelf). Door aan de rechterkant van de pagina onder Werknemersinfo op Aanvragen VOG te klikken, kom je in onderstaand scherm terecht waarop de medewerker zijn gegevens in kan vullen en vervolgens kan versturen. De aanvraag van de VOG wordt dan in gang gezet. 36

38 Wijzigen Wachtwoord Gebruiker 37

39 Wachtwoord wijzigen Om het wachtwoord van de portal te wijzigen, ga je in het startscherm naar Mijn organisatie. 38

40 Vervolgens opent zich het onderstaande scherm: Klik links in het menu op Persoonlijke gegevens. 39

41 Vervolgens opent zich het onderstaande scherm: Klik nu onder het kopje Acties op Wachtwoord wijzigen. Nu kom je in een scherm waarin je het wachtwoord kunt wijzigen. 40