D.K. & A.V. HERCULES INTENTIEVERKLARING FUSIE

Transcriptie

1 D.K. & A.V. HERCULES A.V. PARTHENON INTENTIEVERKLARING FUSIE (versie 6 november 2015) Intentieverklaring fusie def. conceptversie JvH pagina 1 van 10

2 Inhoudsopgave intentieverklaring A. Overwegingen van de partijen B. Ontbinding van het proces C. Algemeen: voorwaarden en kader voor de fusie D. Hoofdlijnen en uitgangspunten verenigings- en besturingsmodel Intentieverklaring fusie def. conceptversie JvH pagina 2 van 10

3 A Overwegingen van de partijen 1) De besturen van D.K. & A.V. "Hercules" (hierna: Hercules) en A.V. Parthenon (hierna: Parthenon), hierna allen gezamenlijk te noemen: partijen, hebben unaniem en voltallig besloten naast de huidige intensieve samenwerking, over te gaan tot een fusie waarbij Parthenon opgaat in de rechtspersoon Hercules en Parthenon zelf ophoudt te bestaan. 2) Hercules en Parthenon erkennen elkaar en beschouwen als volledige en gelijkwaardige organisaties, ongeacht datum van statutaire oprichting, omvang uitgedrukt in ledentallen, diversiteit sportaanbod, eigen vermogen of bestuursgrootte. 3) Hercules en Parthenon dragen als zodanig gelijk bij in de kosten van het fusieproces, tenzij samen anders is overeengekomen. 4) Doorslaggevend in de keuze voor deze fusievorm zijn de onderstaande afwegingen: a. Via deze fusievorm wordt optimaal rekening gehouden met de wensen van partijen en hun achterbannen. b. De partijen kennen, c.q. streven vrijwel gelijke statutaire doelstellingen na. c. Via deze fusievorm zijn er aanzienlijk minder financiële kosten, administratieve en juridische consequenties dan bij andere vormen van fuseren. d. Deze fusievorm wordt door partijen nimmer gezien als een overname nu en in de toekomst en als zodanig zal ook niet in die termen worden gesproken. e. Via deze fusievorm worden alle sporters (atleet, worstelaar, vechtsporter, fitnesser, nordic-walker, etc., etc..) en alle sportafdelingen van beide partijen nu en in de toekomst optimaal bediend. f. Via deze fusievorm blijft de aanvraag van het predicaat "Koninklijk" behouden. De aanvraag is enkel mogelijk als Hercules de verkrijgende vereniging is. 5) Vanwege de herkenbaarheid van beide partijen wordt in alle communicatie-uitingen de naam HerculesParthenon gevoerd. 6) Op basis van gelijkwaardigheid en samenwerking, zijn de optimale voorwaarden gecreëerd voor het fusieresultaat en de onderlinge relatie, en is optimaal rekening gehouden met elkaars wensen en die van hun achterbannen. 7) Alle sporten, zoveel als mogelijk en wenselijk is, zullen onderdak hebben of krijgen op het sportcomplex aan de Intentieverklaring fusie def. conceptversie JvH pagina 3 van 10

4 Reeweg, waarmee de binding/sfeer binnen de vereniging optimaal wordt ge(waar)borgd. 8) Partijen realiseren zich dat de bundeling van krachten een koppositie op de lokale/regionale markt van de stad Dordrecht en regio (Drechtsteden) mogelijk maakt, als DE aanbieder van alles wat met deze sporten (diversiteit) te maken heeft. 9) Partijen spannen zich maximaal in en streven het doel na om de fusie te doen slagen en zo een krachtige omnisportvereniging te realiseren. 10) De individuele bestuurders in het proces van samenwerking handelen enkel in het collectieve en/of verenigingsbelang en niet het individuele eigen (bestuurders en/of privé) belang. Verdere overwegingen 1) Het proces van fusie bestaat uit drie fasen: a. een voorbereidingsfase, waarbij een intentieverklaring, plan van aanpak en begroting worden opgesteld; b. een ontwerpfase, waarbij het plan van aanpak wordt uitgewerkt en de fusie wordt voorbereid; c. een invoeringsfase, als start van de gefuseerde vereniging per datum X. 2) De partijen maken samen gebruik van dezelfde buitensportaccommodatie en door deze fusie kunnen zij de buitensportaccommodatie efficiënter en effectiever benutten. 3) De partijen zijn in het gedeelde eigenaarschap van de binnensportaccommodatie Reeweghal via de Stichting Overdekte Accommodatie Reeweghal Dordrecht (afgekort SOAR) met deze fusie in staat deze accommodatie efficiënter en effectiever te beheren en benutten. 4) De fusie (waar)borgt de sterke punten van beide verenigingen waardoor best of both worlds bij elkaar worden gebracht. 5) De partijen: a. Zijn op atletiekgebied (atletiek en wandelen) actief in dezelfde sportmarkt en bieden grotendeels vergelijkbare producten en diensten aan. b. Werken op een (groot) aantal terreinen al feitelijk succesvol, constructief en naar tevredenheid samen en willen deze samenwerking ongeacht een niet slagen van de fusie verder intensiveren. Intentieverklaring fusie def. conceptversie JvH pagina 4 van 10

5 c. Vertonen een grote mate van overeenkomst van achterliggende processen (financiële en ledenadministratie, websites, nieuwsbrieven, e.d.). 6) De bundeling van krachten biedt tevens optimale mogelijkheden voor: a. versterking van de positionering van marketingkracht, automatiseringsgraad en slagkracht van de vereniging; b. meer ondernemingskracht van de vereniging op lokaal/regionaal niveau, waardoor nu en in de toekomst snel(ler) en adequaat(er) ingespeeld kan worden op ontwikkelingen in behoeften van de verschillende sporters en de veranderende vrijetijdsbestedingen van (potentiële) leden, waar een passend aanbod voor kan worden geboden en de concurrentie kan worden opgepakt met andere aanbieders; c. nu en in de toekomst relatief eenvoudiger (door het op onderdelen ontdubbelen) werven, binden en mobiliseren van vrijwilligers en betaalde krachten; d. een vermindering van administratieve lasten en het vrijwillig kapitaal maximaal/beter ontzorgen, waardoor deze zich nog beter kan richten op haar primaire taak; e. verdere professionalisering zodat er meer synergie ontstaat, als het gaat om financiële draagkracht en sponsoring; f. een sterke, stevige belangenbehartiging vanuit het groter collectief, waardoor een sterkere gesprekspartner ontstaat naar bijvoorbeeld de overkoepelende nationale sportbond(en), lokale en regionale overheden, (lokale) sportraden e.d. B Ontbinding van het fusieproces 1) Indien sprake dreigt van onoverkomelijke bezwaren maken de besturen van de beide verenigingen gebruik van de mogelijkheid van conflictbemiddeling. 2) Wanneer zich in de vervolgfase(n) onoverkomelijke bezwaren voordoen, die een samengaan absoluut onwenselijk maken, dit ter besluitvorming van de besturen van beide verenigingen, na voorafgaande onderzoek/standpuntbepaling door de stuurgroep, leidt dit tot het besluit niet langer met het proces door te gaan. Intentieverklaring fusie def. conceptversie JvH pagina 5 van 10

6 Het formele besluit tot ontbinding van het fusieproces wordt bekrachtigd door de ALV's. 3) Uitgangspunt is, dat beide partijen, zoveel als redelijkerwijs (op punten nog) mogelijk is, ten gunste van de sporter blijven samenwerken. 4) Vindt het fusieproces geen doorgang, dan vindt ontvlechting plaats, waarbij als uitgangspunt geldt dat het ingebrachte (deel) in beginsel terugvloeit naar de inbrengende partij. 5) Partijen wijzen gezamenlijk één of meer onafhankelijke derden aan om het proces te begeleiden, om te komen tot een redelijke ontvlechting en tot afspraken over (een) evt. gezamenlijk(e) product(en)/dienst(en). C Algemeen: voorwaarden en kader voor de fusie Naamvoering 1) Doordat Hercules de verkrijgende partij wordt, blijft statutair en inschrijving Kamer van Koophandel de naam van D.K. & A.V. "Hercules" gehandhaafd. 2) In alle overige communicatie-uitingen wordt de naamvoering HerculesParthenon gevoerd. Te denken valt aan de volgende uitingen: logo, clubkleuren, kleding, briefpapier, domeinnaam website, mailadressen en die uitingen die in onderling overleg samen worden bepaald. Sportonderdelen 1) Alle sporters en sportafdelingen, nu en in de toekomst, gedefinieerd onder rubriek A, staan centraal. 2) Zowel de sporter, als evt. onderdelen van de organisatie ondervinden geen, of zo min mogelijk hinder van de fusie. 3) Partijen gaan geen verbindingen of verplichtingen aan, die redelijkerwijs gevolgen kunnen hebben naar aard en duur, voor de fusieorganisatie, tenzij partijen gezamenlijk hebben overlegd en tot een gezamenlijk oordeel c.q. overeenstemming zijn gekomen. Intentieverklaring fusie def. conceptversie JvH pagina 6 van 10

7 Statuten, Reglementen, Protocollen 1) De statuten van Hercules, daar waar nodig, aangepast om de fusie te doen slagen. 2) Wat betreft de bestaande reglementen en protocollen wordt de Code Goed Sportbestuur aangehouden als uitgangspunt, alsmede de door NOC*NSF/EY aangereikte documenten als het gaat om het goed besturen van verenigingen, waaronder beschreven, maar niet uitsluitend de onverenigbaarheid van functies, benoemingsperiode, schenkingsregeling. 3) Deze reglementen worden naar de actualiteit aangepast met inbreng/aanvulling van de elementen van de diverse reglementen van Hercules en Parthenon ( best of both worlds ). 4) Van personen die cruciale en vertegenwoordigende functies binnen de vereniging uitvoeren wordt een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist. 5) Vanuit de fusieorganisatie wordt gewerkt met een besturingsmodel waar een duidelijke scheiding is aangebracht tussen bestuurlijke (strategisch/beleidsmatig), toezichthoudende en uitvoerende taken, waarbij het bestuur bestuurt en de uitvoering bij voorkeur gedelegeerd is aan de (verenigings-)manager en diverse afdelingen, commissies, werkgroepen. 6) Het nieuwe bestuur bouwt een passend evaluatiemoment in binnen de eerste zittingsperiode of het organisatiemodel en besturingsmodel nog voldoen aan de doelstellingen en eisen van de tijd en behoeften van de sporter. Kennismaking 1) Het belangrijkste kapitaal in organisaties is het menselijk kapitaal. Bij de verenigingen zijn dat haar leden en vele vrijwilligers die de vereniging maken. Om het fusieproces zo vlot en vloeiend mogelijk te laten verlopen, worden in 2016 activiteiten georganiseerd tussen leden, afdelingen, commissies, werkgroepen, waarbij kennismaking met elkaar en de diversiteit aan sporten, evenals plezier in sporten, centraal staan. Intentieverklaring fusie def. conceptversie JvH pagina 7 van 10

8 D Hoofdlijnen en uitgangspunten verenigings- en besturingsmodel 1) De vereniging kent een overzichtelijke bestuurlijke en financiële structuur. 2) De vereniging hanteert een modern, slagvaardig, efficiënt, effectief en transparant verenigingsmodel, waar bovenstaande kaders (wat de Code Goed Sportbestuur voorschrift en door NOC*NSF/EY in diverse documenten aanreikt) goed zijn te regelen. 3) Het model kent korte lijnen en is slagvaardig. 4) De organisatie is toekomstbestendig en kan de ontwikkelingen van nieuwe producten en diensten goed faciliteren. 5) Binnen het model is het goed mogelijk lokaal maatschappelijk verantwoord ondernemerschap (verder) te stimuleren ten behoeve van de (huidige/toekomstige) sporter en zijn/haar (sport)behoeften. 6) Eenheid van beleid wordt nageleefd binnen de vereniging. 7) De organisatie kent binnen haar grenzen geen zelfstandige, autonome geledingen, die eigen beleid voeren dat afwijkt van het door de ALV vastgestelde beleid. Binnen de diverse sportonderdelen is op basis van het vastgesteld verenigingsbeleid (in afstemming met het bestuur) wel de mogelijkheid voor couleur locale. 8) De organisatie dient zoveel mogelijk de vrijwilligers te ontzorgen en de huidige evt. administratieve lasten te verminderen. 9) De vereniging draait voor een belangrijk deel op vrijwilligers. De organisatie geeft het vrijwilligersbeleid een centrale plek in de organisatie. Een van de bestuursleden draagt zorg voor specifiek dit aandachtsgebied. Bestuur 1) Het nieuwe bestuur zal zich mede op basis van periodieke bestuursevaluaties bewegen van beleidsvormend/uitvoerend naar meer strategisch, beleidsvormend, toezichthoudend. 2) In de onderlinge taakverdeling tussen bestuur en verenigingsmanager, afdelingen, commissies, werkgroepen zal zo weinig mogelijk uitvoering door het bestuur plaatsvinden en Intentieverklaring fusie def. conceptversie JvH pagina 8 van 10

9 wordt zoveel mogelijk gedelegeerd aan de verenigingsmanager, afdelingen, commissies en werkgroepen. 3) In het bestuur van Hercules worden bij fusie drie voormalige (bestuurs-)leden van Parthenon opgenomen. 4) Het bestuur zal bestaan uit minimaal vijf bestuursleden. 5) De huidig zittende bestuursleden van Hercules en Parthenon worden gevraagd na fusering voor een periode van minimaal twee en maximaal drie jaar na fusiedatum zitting te nemen in het bestuur. Doel is behoud van kennis, goede overdracht en continuïteit van de taken. Een rooster van aftreden wordt opgesteld. 6) De nieuwe organisatie gaat uit van een sterk en competent bestuur, waarin de leden over gedegen kwaliteiten en competenties beschikken, zowel bestuurlijk als inhoudelijk. Naast bestuurlijke deskundigheid is ook expertise en bestuurlijke netwerken aanwezig op gebieden als financiën, juridisch, marketing, relatiemanagement, kennis van de sporten die de vereniging vertegenwoordigt. 7) Nieuwe functionarissen binnen de vereniging worden geworven en geselecteerd op basis van vooraf opgestelde competentieprofielen voor zowel het vrijwillig als betaald kader. Deze functionarissen worden (voldoende) opgeleid en getraind binnen het organisatiemodel, zodat helderheid ontstaat over taken/bevoegdheden. De fusievereniging reserveert hiervoor op haar begroting (2017 en volgend) voldoende scholingsbudget. Verenigingsmanager, personeel 1) De vereniging kent een verenigingsmanager die opereert op basis van een contract, waarin duidelijk de taken en verantwoordelijkheden zijn opgenomen. 2) Het fusieproces is geen reorganisatie in de zin dat er sprake is van gedwongen ontslagen. Er wordt zorgvuldig omgegaan met lopende contracten en zittend personeel. Wel zal zittend personeel, indien gewenst, "toekomstproof" worden geschoold. 3) De verenigingsmanager en het bestuur worden (bij voorkeur) ondersteund door een verenigingsoffice(r). Financieel 1) Bij zowel Hercules als Parthenon vindt een boekenonderzoek plaats, waarin beide partijen onderzoeken of er juridische, Intentieverklaring fusie def. conceptversie JvH pagina 9 van 10

10 fiscale of andere belemmeringen zijn en waarin de vermogens en hun bestemming worden geïnventariseerd. Contributiestelsel Uitgangspunt van het huidige en nieuwe contributiestelsel is dat kan worden deelgenomen aan meerdere sportonderdelen. Stichting SOAR/gemeente Dordrecht Met de Stichting en gemeente Dordrecht wordt nauw overlegd over de veranderde situatie na de fusie. Huisvesting De beide verenigingen maken gebruik van diverse (aparte) ruimten in/op het (binnen/buiten)complex aan de Reeweghal. Voor de gefuseerde vereniging wordt een inrichtingsplan opgesteld. Intentieverklaring fusie def. conceptversie JvH pagina 10 van 10