De route naar uw ideale digital workspace Stapsgewijs aan de slag met nieuwe mogelijkheden

Transcriptie

1 De route naar uw ideale digital workspace Stapsgewijs aan de slag met nieuwe mogelijkheden

2 Als er ergens vruchten zijn te plukken van nieuwe technologie, dan is dat wel op de werkplek. Logisch dus dat veel organisaties zoeken naar slimme toepassingen van ICT. En investeren in een digital workspace een digitale omgeving waar medewerkers altijd en overal kunnen werken. Met pc, laptop of smartphone naar keuze. Waar ze veilig documenten delen. Overleggen en op afstand samenwerken met videoconferencing. Zelf vragen oplossen via een self-service portaal. Elke organisatie heeft echter te maken met eigen ambities en doelstellingen, specifieke processen, een eigen cultuur én bestaande technologie. Het is nog een hele kunst om precies die inrichting van de werkplek te vinden die daarbij aansluit. En waarde toevoegt. U vindt en realiseert uw ideale digital workspace die perfect past bij uw organisatie wanneer u op de juiste momenten de juiste overwegingen maakt. KPN helpt u daarbij met een beproefde aanpak, opgeknipt in overzichtelijke stappen. Zodat u met het volste vertrouwen de juiste beslissingen neemt. Vanaf de eerste oriëntatie en keuze van de strategie, via de concrete uitwerking, ontwerp en planning, tot aan de implementatie en optimalisatie. Zo gaat u stap voor stap naar uw ideale werkplek. En maakt uw organisatie grote sprongen voorwaarts. 2

3 Een digital workspace helpt ambities te realiseren Over ICT op de werkplek is veel te doen. Iedereen heeft wel zijn mening. En er zijn ambities. De directie wil flexibiliteit en innovatie. Medewerkers willen meer mogelijkheden. En ICT-managers willen minder beheren en meer regie voeren. Waar iedereen het over eens is: ICT moet een efficiënt hulpmiddel zijn om organisatiedoelen te realiseren. Dat staat soms ver af van de dagelijkse praktijk. Waarin de ene ingrijpende migratie de andere opvolgt, de vaste lasten hoog zijn en ICT niet meer toereikend is voor de huidige taken. Het is tijd voor vernieuwing. Digitaliseren Digitaal is het nieuwe normaal. Organisaties digitaliseren steeds meer processen, zodat ze die processen beter kunnen analyseren en verbeteren. En medewerkers gebruiken ICT alsof het pen en papier is. Een essentieel hulpmiddel waar ze niet zonder kunnen en waar ze flinke verwachtingen van hebben. Want privé zijn ze gewend geraakt aan een hoge standaard. Medewerkers verwachten dat ze met elk apparaat bij dezelfde data en applicaties kunnen. En dat adresboeken, agenda s en mail op elk apparaat synchroniseren. Diezelfde mogelijkheden en meer willen ze nu op hun zakelijke werkplek toepassen. Flexibel blijven Nieuwe technologie biedt waardevolle mogelijkheden, steeds weer opnieuw. En dat gaat steeds sneller. Waar u vroeger gerust 4 jaar met software vooruit kon, loopt u nu soms binnen een jaar al achter de feiten aan. Zo ondersteunt Microsoft al geen software meer die ouder is dan 8 maanden. Door die razendsnelle vernieuwingscyclus willen organisaties vooral wendbaar blijven. Ze willen vandaag profiteren van de nieuwste technologie. En flexibel genoeg zijn om morgen in te springen op nieuwe mogelijkheden. Wendbaarheid is ook het devies in de directiekamer. Het voelt als erop of eronder voor veel organisaties. Want terwijl klanten steeds meer van uw organisatie vragen, dient een nieuwe concurrent zich alweer aan soms vanaf de andere kant van de wereld. Onder die druk wil de directie de mogelijkheden open houden voor overnames, reorganisaties en samenwerkingen. Waarvoor een flexibele kostenstructuur van ICT wordt gevraagd, zodat de kosten evenredig meebewegen met een eventuele groei of krimp van de organisatie. Innoveren Onder die toegenomen concurrentiedruk hebben organisaties een grote drang om te innoveren. Niemand kan het zich permitteren kansen onbenut te laten. Daarom willen organisaties nieuwe technologie zoals Internet of Things, wearables, data & analytics direct onderzoeken. Daarin liggen kansen verscholen om te groeien, de operatie te stroomlijnen of de klantervaring te verbeteren. De toekomst van de organisatie is onherroepelijk verbonden aan innovatie. Dat begint bij een innovatieve digital workspace. Waar medewerkers vertrouwd raken met de mogelijkheden van technologie. Technologie Gaat het over een nieuwe werkplek, dan gaat het over technologie. Over smartphones en tablets, Windows 10 en natuurlijk de cloud. Maar voordat organisaties daar echt over kunnen denken, zit er eerst iets in de weg: maatwerkapplicaties. Die ondersteunen de unieke werkprocessen vaak uitstekend. Maar ze vereisen specifieke expertise om te beheren, zijn duur en werken maar lastig samen met die nieuwe technologie. Zo zijn die prachtige applicaties verworden tot legacy die de mogelijkheden beperkt. Een digital workspace moet dat voor eens en voor altijd oplossen. Regie Terwijl de organisatie met voorgaande ICT-vragen worstelt, heeft de ICT-afdeling haar handen vol, onder meer met security, de cloud en beheer. Terwijl de organisatie er juist bij gebaat zou zijn dat de ICT-afdeling haar bijstaat met advies. Dat is precies de ontwikkeling die voor de deur staat. Want door de werkplek anders in te richten, verzorgt de ICT-afdeling vrijwel geen beheer meer. Dan treedt het als intermediair op tussen de interne organisatie en externe leveranciers. Zo krijgt de ICT-afdeling meer regie en kan het haar organisatie voorzien van analyse en advies. 3

4 Tijdens uw reis naar een digital workspace doorloopt u verschillende stappen. Wij helpen u de mogelijkheden te ontdekken én de waarde en kansen voor uw organisatie te bepalen en te benutten. Daarnaast zorgen wij voor een gedetailleerd overzicht van uw huidige ICT-landschap en een concreet ontwerp voor uw digital workspace. Tenslotte zetten we tijdens en na de implementatie van uw werkplek in op het behalen van de organisatiedoelstellingen. En we zorgen ervoor dat uw medewerkers worden meegenomen in de veranderingen zodat ze het maximale uit de digital workspace halen. Bent u klaar voor de start? READY. Zo vroeg mogelijk kansen en waarde bepalen SET. Werken aan het fundament voor de toekomst GO! Alles eruit halen om succesvol te zijn Orientation Strategy Assess & Define Design & Plan Implement Manage & Optimize 4

5 Naar een digital workspace met KPN: Ready. Set. Go! READY. In de eerste stappen van uw route verkent u wat de mogelijkheden zijn. En welke werkplekoplossingen passen bij uw organisatie en bedrijfsdoelstellingen. Stap 1 Orientation: het speelveld verkennen Mogelijkheden ontdekken: wat is uw ambitie en waar liggen de grootste kansen voor uw organisatie? Scan van uw organisatie: hoe gaan uw mensen om met technologie? Hoe is ICT nu globaal georganiseerd? En hoe groot is de stap die u wilt maken? Kennismaken met technologie: wat zijn de laatste innovaties en ontwikkelingen? Wat past het beste bij uw werkprocessen? We tonen u welke mogelijkheden de digital workspace zoal heeft en welke kansen het uw organisatie te bieden heeft. Daarbij betrekken we uw ICT-afdeling, iemand uit de directie en juist ook mensen van de werkvloer. Samen zoeken we naar functionaliteiten en slimme toepassingen die waarde toevoegen aan uw unieke werkprocessen. In een prikkelende workshop brengen we wensen en ideeën op gang. En met een online enquête brengen we het huidige ICT-gebruik in uw organisatie in kaart. Al die input voegen we samen met onze ervaring in een praktisch advies. Daarin staat welke functionaliteiten van waarde kunnen zijn en welke onderwerpen zoals security, cloud of adoptie ermee samenhangen. U weet welke functionaliteiten uw werkprocessen verbeteren. U weet welke onderwerpen daarmee samenhangen en hoe het traject naar een digital workspace eruit ziet. Stap 2 Strategy: keuzes maken Wensen in kaart: hoe betrekt u uw stakeholders en bepaalt u prioriteiten? Wat gaat de nieuwe werkplek u opleveren? Uw organisatie centraal: hoe passen de denkrichtingen bij uw organisatiedoelen? Met welke strategie beweegt u van de huidige naar de gewenste situatie? ICT in uw organisatie: op basis van welke principes maakt u keuzes voor nieuwe technologie? In deze fase toetsen we hoe de diverse denkrichtingen bijdragen aan uw organisatiedoelstellingen en welke impact ze hebben op uw organisatie. Daarvoor doen we uitgebreid research en betrekken we stakeholders uit uw hele organisatie in een workshop. Zo ontstaat zicht op de behoeften en wensen, en op de kloof tussen de huidige en gewenste situatie. We identificeren mogelijke projecten en zetten van elk de potentiele waarde voor uw organisatie af tegen de complexiteit om het te realiseren. Dit toetsen we aan de behoeften en brengen zo prioriteiten aan. Zo ontstaat een strategie en een logische tijdlijn die we weergeven in een roadmap. U hebt een richting gekozen waarin ICT het meeste waarde toevoegt aan uw organisatie. Die strategie wordt gedragen door uw stakeholders. SET. Nu u weet wat een digital workspace u te bieden heeft, kunt u een plan maken. Hoe komt u van uw huidige situatie naar het geschetste ideaal? Dat doet u in deze 2 stappen. Stap 3 Assess & Define: bent u er klaar voor? Nauwkeurig inzicht in uw situatie: hoe zien uw ICT-architectuur, applicatielandschap en ICT-team eruit? Welke verschillende werkstijlen worden er in uw organisatie gebruikt? De impact van de nieuwe werkplek: wat zijn de exacte gevolgen voor technologie en uw ICT-team? Hoe veranderen de werkprocessen, en wat wordt gevraagd van medewerkers? De beste aanpak kiezen: wat zijn de verschillende werkplekscenario s die passen bij uw situatie? 5

6 Onze ervaren experts nemen uw gekozen strategie als uitgangspunt en werken dat uit in diverse concrete scenario s. Per scenario beschrijven we de ICT-oplossing(en) en analyseren we de impact daarvan op uw ICT-organisatie, uw werkprocessen en de beoogde gebruikers. Daarvoor brengen we nog meer gedetailleerd in kaart hoe uw huidige situatie er uitziet. En hoe de gewenste situatie zal gaan worden. Op basis van onze ervaring adviseren we u welk scenario het meest kansrijk is voor uw strategie en huidige situatie. Wat we valideren bij uw stakeholders. U weet welk scenario het beste bij uw situatie past. U weet hoe de nieuwe ICT ingrijpt op uw organisatie, en wat ervoor nodig is om er een succes van te maken. Stap 4 Design & Plan: de transformatie in beeld Belangrijke keuzes: hoe maakt u de overstap van de huidige naar de nieuwe werkplek? Aan welke criteria moet de ICT voldoen wilt u het een succes noemen? Fundament voor de toekomst: hoe gaat de nieuwe ICT-omgeving er in detail uitzien? Volgens welke exacte configuratie richt u de platformen en applicaties in? Plan en roadmap: hoe beperkt u risico s? Hoe introduceert u de nieuwe technologie bij uw mensen? Samen met u bereiden we de implementatie van de gekozen werkplekoplossing(en) zorgvuldig voor. We organiseren het projectmanagement, identificeren risico s en leggen besluitvorming vast. En we maken een gedetailleerde planning, waarbij we ervoor zorgen dat de operatie geen hinder ondervindt. Afhankelijk van de oplossing, maken onze architecten samen met uw eigen ICT-specialisten een technologisch design en werken we per onderdeel de configuratie uit. We bepalen de acceptatiecriteria en bereiden uw ICT-organisatie voor op de nieuwe werkprocessen. Tot slot maken we een plan hoe we uw medewerkers voorbereiden op de nieuwe werkplek, zodat ze straks het maximale uit de werkplekoplossing halen. U hebt zwart op wit hoe de nieuwe werkplek straks functioneert. U haalt het maximale resultaat uit de applicatie(s) die u gekozen hebt. En u weet hoe u de organisatie erop voorbereidt. GO! Als het ontwerp en het plan van aanpak klaar zijn, start de implementatie. Is de oplossing eenmaal geïmplementeerd, dan wilt u up-to-date blijven en continu optimaal resultaat realiseren. Verandering voor uw mensen: hoe begeleidt u medewerkers zodat ze de nieuwe technologie adopteren in hun manier van werken? Hoe neemt u drempels weg? Vlekkeloze overgang: hoe bewaakt de project- of programmamanager een soepele implementatie? Hoe gaat hij om met voortschrijdend inzicht? Onze ervaren projectmanagers coördineren de implementatie van uw digital workspace, zodat u de actuele risico s bewaakt en kunt bijsturen op basis van actuele bevindingen. We bewaken de technische realisatie en zorgen dat elk onderdeel volgens planning wordt opgeleverd en in praktijk functioneert zoals ontworpen. Waarbij we speciale zorg besteden aan uw kritieke bedrijfsapplicaties, zodat u zeker weet dat de operatie geen overlast ondervindt. Daarnaast begeleiden we de verandering van de werkprocessen. En zorgen dat de medewerkers goed overweg kunnen met de nieuwe technologie en het adopteren in hun manier van werken. Uw nieuwe werkplek functioneert zoals u van tevoren had bedacht. Uw medewerkers hebben de nieuwe technologie volledig opgenomen in hun werkwijze. Stap 6 Manage & Optimize: effectief zijn, effectief blijven Beheer: hoe meet en monitort u de prestaties van de nieuwe werkplek? Hoe zorgt u voor goede afspraken en minimale verstoring in geval van wijzigingen? Optimaal gebruik: hoe zorgt u dat uw medewerkers de technologie goed blijven gebruiken? Nieuwe ontwikkelingen: hoe zorgt u ervoor dat u op de hoogte blijft van nieuwe ontwikkelingen? En dat de werkplek ook in de toekomst blijft bijdragen aan uw doelstellingen? Onze ervaren experts helpen u het maximale resultaat te behalen met uw digital workspace. Daarvoor bekijken we uw ICT-omgeving kritisch vanuit verschillende oogpunten. Regelmatig toetsen we de inrichting van uw werkplek aan uw actuele strategie en doen u voorstellen hoe u de KPI s en SLA s kunt behalen. We bewaken een hoge technische performance, en analyseren hoe vaardig uw mensen zijn in het gebruik van de nieuwe technologie. Waar nodig doen we verbetervoorstellen. En we bewaken welke nieuwe ontwikkelingen van waarde kunnen zijn voor uw organisatie. Zo zorgen we dat de ICT continu blijft aansluiten bij de almaar veranderende taken en doelen van de werkvloer. Uw ICT presteert optimaal en draagt bij aan uw doelen. Uw medewerkers benutten alle mogelijkheden. U haalt het maximale resultaat uit uw werkplek. Stap 5 Implement: werk in uitvoering Nieuwe technologie: bouwt en implementeert u de nieuwe technologie volgens plan? Hoe bewaakt u dat systemen volgens afspraak werken? 6

7 KPN en de digital workspace Voor de digital workspace is KPN dé ideale partner. We kennen alle ook de nieuwste technologie door en door, en hebben korte lijnen met leveranciers. Vrijwel alle werkplektechnologie hebben we al meerdere malen geïmplementeerd, en geïntegreerd met bestaande ICT-infrastructuur. Waardevolle ervaring waarvan we elke keer weer wat opsteken. We kennen de fijne kneepjes en overzien de samenhang met andere ICT. We kunnen gerust stellen dat wij als geen ander weten hoe nieuwe werkplektechnologie in praktijk prettig en efficiënt functioneert. Niet voor niets beveelt meer dan 85% van onze klanten onze dienstverlening aan anderen aan. Mensen + processen + technologie Uitgerekend op de werkplek gaat het niet alleen over technologie. Het gaat juist over uw mensen en hoe ze technologie toepassen. En hoe het bijdraagt aan de werkprocessen. Pas als dat allemaal perfect samenwerkt, profiteert u optimaal van een goede digital workspace. Uitgerekend dit is ons talent: het ideale samenspel vinden tussen mensen, processen en technologie. Onze consultants hebben daarom niet alleen verstand van technologie en projectmanagement, maar juist ook van verandermanagement. En ze hebben een gezonde dosis economisch inzicht. Dus ICT goed laten functioneren is voor ons niet genoeg. Wij zij pas tevreden als ICT op de werkplek effectief gebruikt wordt en bijdraagt aan het behalen van uw organisatiedoelen. Uw partner in het hele traject In alle stappen naar uw ideale werkplek staat de ervaring en kennis van onze consultants tot uw beschikking. Wij zijn de betrouwbare partner die het hele traject aan uw zijde staat. Een gerust gevoel waar u op kunt bouwen. Vanaf de eerste oriëntatie tot aan de implementatie en de optimalisatie. Een greep uit onze dienstverlening: We kunnen u onze eigen werkplekoplossingen bieden, bijvoorbeeld de volledig managed KPN Werkplek. Daarmee bent u altijd up-to-date Liever zelf overstappen naar Windows 10 of Office 365? Net als andere technologieën kennen die geen geheimen voor ons. We weten hoe ze effectief functioneren in praktijk en waar u rekening mee moet houden. Die kennis delen we graag met u In elke fase kunnen we u helpen met advies en concrete activiteiten, bijvoorbeeld strategische roadmapping of business simulations We weten hoe u succesvol mobiele apparaten kunt managen of hoe Bring Your Own Device praktisch functioneert. We denken graag met u mee Een collaboratieplatform zoals SharePoint of een social business platform? Daar helpen we u mee. Ook kunnen we Skype for Business of Cisco Hosted Collaboration Platform (HCS) aanbieden, waarmee u op afstand met elkaar samenwerkt alsof u naast elkaar zit We helpen uw servicedesk te professionaliseren. Bijvoorbeeld door al uw servicemanagementprocessen onder te brengen in ServiceNow, een overzichtelijke tool waarmee u meer regie krijgt en kosten bespaart Als geen ander weten we hoe we ervoor zorgen dat uw medewerkers de nieuwe technologie adopteren. Daarvoor kunnen we een scala aan activiteiten inzetten, bijvoorbeeld trainingen, instructies of floorwalkers Meer informatie Rick Kaihatu Salesmanager Digital Workspace rick.kaihatu@kpn.com 7

8 kpn.com/digitalworkspace