De ultieme strijd Traditionele ERP vs best-of-breed WMS

Transcriptie

1 De ultieme strijd Traditionele ERP vs best-of-breed WMS 8 concrete tips voor een juiste WMS-selectie

2 Introductie Weinig supply chain beslissingen beïnvloeden uw dagelijkse business, financiële gezondheid en klantrelaties meer, dan het selecteren en implementeren van een warehouse management systeem (WMS). Dé grote vraag blijft echter of u nu kiest voor een warehouse module binnen uw enterprise resource planning (ERP) systeem, of een gespecialiseerd best-of-breed WMS verkiest. Vandaag de dag vervagen de grenzen tussen traditionele ERP leveranciers en aanbieders van een bestof breed WMS. ERP providers breiden de capaciteit van hun functionaliteiten uit "tussen vier muren", terwijl WMS aanbieders supply chain visibiliteit en mogelijkheden voor ordermangement creëren. De keuze maken Laat er geen twijfel over bestaan dat CFO's hun duizenden of zelfs miljoenen euros het liefst investeren in de bestaande ERP functionaliteit. COO's op hun beurt zoeken eerder naar systemen die flexibel en multifuntioneel zijn, en bovendien risico's afwenden, wat meestal een best-of-breed WMS betekent. Indien CIO's achter het roer staan, gaat de grootste zorg naar hun IT personeel (ervaringsniveau en huidige werklast) alsook hun huidige investeringen in hardware. De keuze tussen ERP en WMS hangt echter niet af van wie het budget beheert - het moet een gezamenlijke inspanning zijn om de doelstellingen van de financiële, operationele en IT-afdeling te verenigen. In het selectieproces ligt de focus het best op concrete prestatiedoelstellingen en het verhogen van de business value. Overweeg hierbij 2 belangrijke elementen: definieer duidelijk en volledig uw lange termijndoelstellingen en functionele vereisten; en weeg deze doelstellingen af tegen de kosten van implementatie en integratie. Veel bedrijven veronderstellen onterecht dat de implementatie van een bestaande warehousemodule in hun ERP systeem vrij goedkoop is. Men kan er eveneens niet van uitgaan dat de warehousemodule naadloos zal integreren met de rest van het ERP systeem, laat staan met andere belangrijke onderdelen zoals material handling. Overweeg volgende zaken: hoeveel kosten uw tijdelijke oplossingen om ontbrekende functionaliteiten te compenseren? Wat is de mogelijke impact op de klanttevredenheid? U zou wel eens kunnen ontdekken dat de zogenaamde "gratis" warehouse module die u ontving bij uw ERP systeem toch niet zo kosteloos is als u dacht. 2 IBS Dynaman

3 Een geavanceerde oplossing Indien u beslist om te investeren in een nieuw WMS is het een uitdaging om de initiële licentie- en aanpassingskosten verkocht te krijgen bij uw CFO. Net zoals bij ERP implementaties mag u bovendien niet veronderstellen dat elke WMS naadloos integreert met andere systemen - hier kunnen verborgen kosten schuilgaan. Tot slot dient u rekening te houden met de voorafbetaling van ondersteunende hardware en technologie, alsook langlopende onderhouds- en support fees. Dus, hoe beantwoorden we nu het best de ERP vs. WMS vraag? Evalueer: Functionaliteit. ERP warehouse modules forceren traditioneel gezien aanzienlijke compromissen in ingewikkelde operaties. Sommige ERP's zijn dan weer niet sterk voorzien in diepgaande producttracking capaciteiten. Indien uw processen minder complex zijn, heeft u misschien geen geavanceerde functionaliteiten nodig die een best-of-breed WMS dan weer aanbiedt. Flexibiliteit. ERP's zijn opgericht volgens transactiegebaseerde logica, zoals in financiële en order management systemen. Een lineaire omgeving met opeenvolgende activiteiten en beperkte uitzonderingen is het meest geschikt voor een ERP systeem. Als uw bedrijf gevoelig is aan vaak veranderende prioriteiten, leunt u waarschijnlijk meer in de richting van een WMS, dat gericht is op real-time operaties. Technologie. Wat kan uw IT team ondersteunen? Welke investeringen in hardware zijn vereist? Kunt u bestaande RF hardware gebruiken of moet u upgraden? Hoe pijnlijk was uw laatste upgrade? Waarde. Uiteindelijk bepaalt de concrete waarde van het systeem wat de finale beslissing zal zijn. Misschien ziet u op korte termijn wel waarde in het vasthouden aan de ERP module, maar hoe zit het met de waarde van de oplossing als uw bedrijf groeit? Tijdens uw ROI analyse moet u volgende moeilijke vraag overwegen: hoeveel wint of verliest u bij het al dan niet investeren in een best-of-breed oplossing? Deze whitepaper geeft u de mogelijkheid 8 belangrijke vragen te evalueren bij het beslissen welk type oplossing het best aansluit bij uw bedrijf: 1. Welke bedrijfsstrategie moet door het systeem ondersteund worden? 2. Hoe ziet het algemeen kostenplaatje eruit? 3. Beschikt de oplossing over voldoende functionaliteit om uw strategische doelen te realiseren? 4. Hoe goed kent uw softwareleverancier de supply chain industrie? 5. Kunt u een partnerrelatie opbouwen met de leverancier? 6. Beschikt u over de juiste technische middelen? 7. Hoe werd de oplossing opgebouwd en hoe is het verder geëvolueerd? 8. Wordt u bij de implementatie bijgestaan door een professioneel team? IBS Dynaman 3

4 8 concrete tips voor een juiste WMS-selectie 1. Welke bedrijfsstrategie moet door het systeem ondersteund worden? Definieer de operationele eisen en doelstellingen waaraan de oplossing moet beantwoorden. Een best-ofbreed WMS biedt andere mogelijkheden dan een ERP-module. Dit heeft uiteraard een belangrijke invloed op het welslagen van het project. Van belang is dat de door u gekozen oplossing over het vermogen beschikt een positieve invloed uit te oefenen op uw KPI-doelstellingen en zodus uw bedrijfsresultaten kan verbeteren. Neem dus niet alleen technische argumenten in beschouwing maar stippel uw strategische doelen uit. Alleen zo komt u tot de juiste keuze. Cruciale criteria in deze beschouwing zijn: Wat verwachten uw klanten van u? Wat is de aard van het competitieve landschap en hoe onderscheidt u zich van de concurrent? Hoeveel ervaring heeft uw bedrijf met supply chain execution en warehouse & fulfillment activiteiten? Hoe is het gesteld met de technische expertise van uw bedrijf? 2. Hoe ziet het algemeen kostenplaatje eruit? De belangrijkste maatstaf voor het welslagen van het project is de vraag of de WMScapaciteit de bedrijfsresultaten kan maximaliseren. Dit kan worden gemeten door de voordelen voor uw bedrijf af te wegen tegen de kosten die vereist zijn voor het genereren van die voordelen. Weeg deze meerwaarde ook af tegen de kosten en de risico s inzake implementatie en tijdskader. Zelfs al zou de WMS-functionaliteit van een ERP gratis zijn, dan nog is er geen garantie dat het dezelfde ROI genereert als die van een best-of-breed oplossing. De kans bestaat namelijk dat belangrijke functionaliteiten niet aanwezig zijn en dat de leverancier hier geen invulling kan aan geven via maatwerk. Functionele fit, operationele doeltreffendheid, kosten voor order-fulfillment, klanttevredenheid en de integratie met bestaande modules / toepassingen dragen allemaal bij in die vergelijking. Veel bedrijven focussen zich echter enkel en alleen op de initiële kosten voor aankoop van de software en houden geen rekening met de implementatiekosten. Het is een gevaarlijke veronderstelling dat de implementatie van een module als onderdeel van een geïntegreerde oplossing eenvoudig en zonder extra kosten zou verlopen. Men dient namelijk ook de complexiteit van de implementatie en de specifieke vakkundigheid en tijd die daarvoor nodig is in beschouwing te nemen. Ook de functionele pasvorm van de oplossing en de mogelijkheid om te beantwoorden aan de functionele vereisten, zonder bijkomende tijd en kosten om het product te wijzigen, de opleidingshonoraria en de leercurve die eindgebruikers mogen verwachten, zijn niet te onderschatten factoren. 3. Beschikt de oplossing over voldoende functionaliteit om uw strategische doelen te realiseren? Functionaliteit is één van de belangrijkste onderdelen van een succesvolle implementatie. De functionaliteit van de oplossing die u kiest, moét voldoen aan de vereisten zoals gedefinieerd in uw bedrijfsstrategie of moet deze zelfs overtreffen. Bovendien is het essentieel dat de oplossing snel en rendabel kan aangepast worden aan uw veranderende behoeften en snel kan worden geüpgrade naar de nieuwste versie. Om te vermijden dat leveranciers de functionaliteiten van hun oplossing mooier voorstellen dan ze in realiteit zijn, vraagt u best naar een demonstratie van de 4 IBS Dynaman

5 functionaliteiten die voor u noodzakelijk zijn. Men moet onderkennen dat ERP-modules gekenmerkt worden door een beperkte functionaliteit en een beperkt aanpassingsvermogen. De magazijnmodule als onderdeel van een ERP komt ook tekort in complexe magazijnomgevingen waar real-time sturing en beheer cruciaal zijn. Hoewel transacties worden bijgewerkt, is de volgorde waarin deze transacties worden uitgevoerd meestal niet in overeenstemming met de concrete activiteiten in het magazijn. Echter, dit soort beperkingen betekenen niet dat er geen plaats is voor de magazijnmodule van een ERP. In veel magazijnen gebeuren kleinere, minder complexe activiteiten, zelfs in grote multinationale ondernemingen. Wanneer het gaat om beperkte of weinig complexe magazijnactiviteiten en de toegevoegde waarde van een WMS-installatie van een derde partij onzeker is, moet de ERP-module zeker worden overwogen. 4. Hoe goed kent uw softwareleverancier de supply chain industrie? Inzicht in de expertise van de leverancier in magazijnbeheer en logistiek is een vierde beslissende factor in het besluitvormingsproces. Best-of-breed leveranciers beschouwen magazijnbeheer en logistiek als hun core business. Zij hebben dan ook de neiging om zwaar te investeren in R&D en supportprogramma s ter versterking van hun aanbod. Het is dus essentieel om na te gaan of de geselecteerde leverancier zich écht kan engageren om u van de oplossing te voorzien die u nodig heeft, zowel nu als in de toekomst. 5. Kunt u een partnerrelatie opbouwen met de leverancier? Wanneer u op het punt staat om een product aan te kopen dat cruciaal is voor uw onderneming, dan is het noodzakelijk om uw leverancier als een mogelijke partner te beschouwen. De reden hiervoor is simpel: bij een systeemimplementatie komt heel wat kijken. U dient potentiële probleemgebieden te definiëren vooraleer uw activiteiten en de relatie met uw klanten hierdoor gehinderd worden. Bovendien zijn de eisen van de klant veranderlijk. Het is dus uitermate belangrijk dat uw leverancier aan uw verwachtingen kan voldoen, op het vlak van nieuwe technologie, ondersteuning, etc. wanneer wijzigingen in het systeem vereist zijn. 6. Beschikt u over de juiste technische middelen? De technologische mogelijkheden van uw interne middelen kunnen niet worden genegeerd in dit besluitvormingsproces. Wanneer u beschikt over uitgebreide technologische vaardigheden zal het eenvoudiger zijn om een best-of-breed oplossing te ondersteunen dan wanneer u over een beperkte skill set beschikt. Bovendien is het in sommige organisaties vereist dat het WMS-systeem kan integreren met andere applicaties die reeds werden geïmplementeerd (vb. TMS, CRM, enz.). In dergelijke gevallen zullen de ERP-alternatieven licht uitvallen ten opzichte van de best-of-breed WMS-toepassingen. Best-of-breed oplossingen hebben altijd al moeten voorzien in een interface met andere zakelijke toepassingen (inclusief ERP s) en communiceren met handelspartners door middel van EDI of andere elektronische middelen. De motivatie binnen een IT-organisatie om te kiezen voor een monolithische infrastructuur (ERP) is simpel. De integratie van uiteenlopende zakelijke toepassingen is zeer complex en het risico op mislukking is hoog. De single vendor aanpak veronderstelt dat de verkoper de integratie daadwerkelijk heeft gedaan. Toch is dit niet altijd waar. Het is noodzakelijk dat u uw leverancier vraagt om deze stelling te bewijzen. Een ERP kan enkel en alleen de juiste infrastructuurkeuze zijn wanneer zij kan interageren of geïntegreerd kan worden met de applicaties die reeds zijn geïnstalleerd. De architectuur van een ERP voorziet in deze integratiekwestie meestal een eigen aanpak die leidt tot beperkte interfacedefinities. Handelspartners moeten voldoen aan deze definities door middel van een EDI middleware oplossing. Best-of-breed WMS-oplossingen hebben de neiging om flexibeler te zijn in hoe ze integreren met andere toepassingen. Vergeet niet dat integratie met ongelijksoortige applicaties altijd een vereiste is geweest voor best-of-breed oplossingen. De maturiteit van die platformen leidt doorgaans tot de bestaande interfaces voor grote ERP-oplossingen (vb. SAP, PeopleSoft en Oracle) met soortgelijke aanpak voor integratie met de toepassingen van handelspartners door vb. EAI, EDI, XML, webservices, enz. IBS Dynaman 5

6 Bovendien omvatten veel magazijnactiviteiten, met name die met een hoog pickvolume en strenge eisen betreft verpakking en verzending, geavanceerde Material Handling Equipment. Tot deze apparatuur behoren onder andere transportbanden, sorteerders, A-frame pickingsystemen, pick-tolight-systemen, enz. De meeste best-of-breed WMS-leveranciers hebben uitgebreide ervaring met de integratie van hun oplossingen met deze apparatuur. Dit niveau van complexiteit wordt meestal door een derde partij behandeld wanneer een magazijnmodule van een ERP wordt gebruikt. 7. Hoe werd de oplossing opgebouwd en hoe is het verder geëvolueerd? U moet ook even stilstaan bij de samenstelling en de maturiteit van het product. Samenstelling gaat over hoe het product is opgebouwd. Is de technologie degelijk? Is er ruimte voor groei en evolutie? Kan de oplossing meegroeien met uw onderneming? Als u hier niet de nodige aandacht aan besteedt, dan bestaat de kans dat de levensduur van de door u gekozen oplossing beperkt is. Vaak kiest een IT-afdeling die applicatie die het beste past bij de bestaande skills. Nochtans leidt de keuze voor een totaalpakket niet automatisch tot de vereiste om nieuwe technologieën en dergelijke aan te leren. Deze problematiek is eenvoudig op te lossen door middel van outsourcing, onderhoudscontracten, enz. waardoor u zelfs behoorlijk kan besparen op het vlak van interne ICT-kosten. De maturiteit van het product is het resultaat van het aantal keren dat het product werd getest door eindgebruikers, hoe vaak de oplossing werd geïmplementeerd, in welke specifieke sectoren en voor welke gevarieerde bedrijfsprocessen. Voor veel ERP s is de magazijnmodule een nieuwe module met voldoende functionaliteit voor minder complexe bedrijfsprocessen. Bij andere ERP s is de module reeds jaren beschikbaar maar komt ze functioneel nog te kort. Vaak is dit het gevolg van het gebrek aan focus en investering die nodig zijn om de oplossing verder te ontwikkelen. Veel van de best-ofbreed oplossingen beschikken over meerdere manieren om een functionele eis op te lossen, terwijl een ERP-module er slechts één heeft. Een extra indicatie van productmaturiteit is de manier hoe de applicatie de zichtbaarheid van de supply chain ondersteunt. Wat is de status en locatie van een bepaalde transactie op een bepaald tijdstip? Een goede oplossing heeft steeds alle gegevens van een order, shipment en voorraad beschikbaar. Bovendien moet men snel kunnen inspelen op de eisen van de klant. Een WMS-oplossing, best-ofbreed of ERP, zal tekort komen wanneer ze niet over dergelijke capaciteiten beschikt. 8. Wordt u bij de implementatie bijgestaan door een professioneel team? Een absolute voorwaarde voor een succesvolle implementatie, of het nu gaat om een ERP-module of een stand-alone WMS, is de ondersteuning door bekwaam personeel. Het is essentieel voor het welslagen van de implementatie dat er een plan wordt opgesteld dat de configuratie, hardwareimplementatie, uitwerking van eventuele aanpassingen, testen en on-site gebruikersopleiding omvat. De ontwikkeling en uitvoering van dit plan vergt ervaring en gezag en de steun van het topmanagement. Veel organisaties vertrouwen hiervoor op integrators of consultants. Dit is een geschikte werkmethode voor om het even welke optie, ERP-module of best-ofbreed WMS, die wordt gekozen. De bekwaamheid en beschikbaarheid van ondersteunend personeel is een belangrijke overweging. Beschikt de leverancier over een degelijk, ervaren en professioneel team om u bij te staan gedurende de implementatie? De leverancier moet erin slagen om op korte termijn backups uit te voeren, wijzigingen aan de implementatie door te voeren indien nodig en het hele proces te beheren of het nu gaat om code, ondersteunende applicaties of wijzigingen aan de configuratie. ERP s met een gecentraliseerd model vragen gewoonlijk off-line tijd om die taken uit te voeren terwijl de leveranciers van best-of-breed oplossingen technieken hebben ontwikkeld om deze taken uit te voeren wanneer de vraag zich stelt. Wanneer uw organisatie of uw leverancier niet over de nodige vaardigheden beschikt, dan kan het nodig zijn om een externe partij in te schakelen, wat kan leiden tot extra kosten en vertraging van de selectieprocedure. 6 IBS Dynaman

7 Conclusion De belangrijkste criteria waarop men zich moet baseren bij het selecteren van een WMS zijn: 1. Leidt de oplossing tot maximale bedrijfsresultaten? 2. Voldoet de functionaliteit om de vooropgestelde KPI-doelstellingen te bereiken? In dat selectieproces moet u zelf: 1. Uw vereisten definiëren, met aandacht voor de toekomst, niet alleen het hier en nu. 2. Alle opties tegen dezelfde criteria evalueren en de resultaten vergelijken. 3. De leverancier vragen om de daadwerkelijke capaciteiten van de oplossing te demonstreren. Vergeet niet dat het resultaat van dit selectieproces een cruciale invloed heeft op uw bedrijf, uw activiteiten en uw klanten voor de komende jaren. De meerwaarde van de gekozen oplossing ligt in het efficiënt tegemoetkomen van uw zakelijke behoeften, met het oog op de toekomst, en niet in de kosten die u eventueel kan besparen op een oplossing die uiteindelijk weinig invloed zal hebben op het competitief voordeel van uw onderneming of die een lage total cost of ownership opbrengt. IBS Dynaman 7

8 Contacteer ons België Nederland EMEA Region (Corporate Headquarters) Americas region IBS Enterprise NV X. De Cocklaan Sint- Martens-Latem België IBS Netherlands Postbus 500 NL-3430 AM Nieuwegein Nederland IBS Sverige AB P.O. Box 1350, Hemvärnsgatan 8, SE Solna, Sweden International Business Systems US 90 Blue Ravine Road, Folsom, CA 95630, USA Phone: +32 (0) Phone: +32 (0) Phone: Phone: