Handleiding website leden DMHC

Transcriptie

1 Handleiding website leden DMHC versie 5 september 2014 Inhoud 1 Leden informatie systeem (LISA) De website Toegang tot Inlog Leden en de DMHC App Inlog Leden De DMHC app Sponsorportaal Vragen? Vragen! Leden informatie systeem (LISA) DMHC maakt al enkele jaren gebruik van LISA, een geautomatiseerd Leden Informatie Systeem. LISA is de centrale plek binnen de club waar de administratieve werkzaamheden van de vele vrijwilligers samenkomen. In LISA wordt bijvoorbeeld informatie opgeslagen over (aspirant)leden, teams, wedstrijden, scheidsrechters, trainingen, materialen en sponsoren en in de toekomst ook over de prestaties van de selectieteams. Zo maakt de penningmeester gebruik van LISA voor de inning van de contributie, het wedstrijdsecretariaat voor het plannen van de wedstrijden en de technische commissie van de teamindeling en de begeleiding daarvan. LISA is gekoppeld met de Koninklijke Nederlandse Hockeybond (KNHB) voor de uitwisseling van gegevens over leden en wedstrijden. LISA biedt tevens mogelijkheden voor de communicatie naar leden via mail of sms, het beheer van de verenigingsagenda, evenementen en het toevoegen van berichten voor de website. LISA ligt hiermee aan de basis voor een heldere en eenduidige communicatie- en informatievoorziening binnen onze vereniging. Veel van de informatie die op onze website wordt getoond komt daarom direct uit LISA. 2 De website De website ( is het openbare gedeelte, toegankelijk voor leden en niet-leden. Hier vind je snel en makkelijk informatie over onze vereniging zoals organisatie, teams, wedstrijd- en trainingsschema, sponsoring, de Club van 100, foto albums, lidmaatschap en vacatures. Je treft hier geen privégegevens aan of informatie die enkel geschikt is voor leden. De website kan worden gezien als het centrale communicatiekanaal van de vereniging met haar leden. De nieuwsitems houden iedereen op de hoogte van de meest actuele zaken. Leden dienen dus regelmatig de website te bezoeken. Op de volgende pagina is een overzicht weergegeven van de mogelijkheden vanaf de homepage van de website. 1

2 Menubalk met toegang tot andere pagina s site DMHC app downloaden Links social media DMHC Zoeken op de site Sponsorportaal en clubshop Toegang beveiligde onderdelen Actuele nieuwsberichten Archief nieuwsberichten Sponsorinfo Fotoalbums Agenda Wedstrijdverslagen Twitterberichten met #dmhc 2

3 Vanuit de website hebben leden tevens toegang tot: Het voor niet-leden afgeschermde gedeelte van de website: Inlog leden. Hoe je toegang krijgt tot deze omgeving wordt toegelicht in hoofdstuk 3. Hoofdstuk 4 behandelt de mogelijkheden en het gebruik van Inlog leden. De toegang tot LISA is voorbehouden aan bepaalde leden die een rol hebben binnen de organisatie van DMHC Het sponsorportaal. Dit wordt nader toegelicht in hoofdstuk 6. De online Clubshop. Naast de website beschikt DMHC ook over een eigen app. De DMHC app neemt naast de website een belangrijke plaats in bij de communicatie binnen DMHC en is bedoeld voor gebruik op mobiele apparaten. Meer informatie over de app is terug te vinden in hoofdstuk 5. 3 Toegang tot Inlog Leden en de DMHC App Het Inlog Leden-deel van de website en de bepaalde informatie binnen de DMHC app zijn alleen toegankelijk voor leden, trainers, coaches, begeleiders en commissieleden. Mensen die niet betrokken zijn bij DMHC, zullen geen toegang krijgen tot de informatie binnen Inlog Leden. Om in te kunnen loggen dien je de beschikking te hebben over een lidnummer en wachtwoord. Dit lidnummer en wachtwoord kun je dus ook gebruiken voor de DMHC app en het Digitale Wedstrijd Formulier (DWF). Inloggen in Inlog Leden kan door op de website in de rechterbovenhoek de betreffende optie te kiezen. Behoor je tot genoemde doelgroep en heb je geen lidnummer en wachtwoord ontvangen stuur dan een naar webmaster@dmhc.nl vanaf het adres dat gebruikt dient te worden met vermelding van je gegevens (naam, adres, telefoonnummer en adres). Als je je wachtwoord bent vergeten kun je via de link in het inlogscherm je wachtwoord opvragen. Inloggen Inlog Leden Met je lidnummer en wachtwoord kun je inloggen op Inlog Leden. Door een vinkje te zetten bij 'Onthoud mij!' worden je inloggegevens bewaard en ben je de volgende keer als je de DMHC website weer bezoekt automatisch ingelogd. In hoofdstuk 4 worden de mogelijkheden binnen Inlog Leden toegelicht. 3

4 4 Inlog Leden Inlog Leden is jouw persoonlijk gedeelte van de DMHC website. Je kunt hier zelf gegevens wijzigen en hebt toegang tot de voor jou belangrijkste informatie. Dashboard Als eerste zie je alle activiteiten voor de komende maand, twee weken, week of dag. Door te klikken op een event kun je meer details zien. Ben je coach, manager of aanvoerder? Dan kun je ook zelf een teamactiviteit aanmaken door te klikken op de dag van je keuze. Je vindt in de menubalk de menuopties Ik, Club en Team. In het midden een vergrootglas om te Zoeken, als je hier tenminste voor geautoriseerd bent. En aan de rechterkant je Profiel. We zullen de opties hieronder nader toelichten. Ik Hier vind je per team een overzicht. Je vindt hier bijv. de wedstrijddata en tijden, de uitslagen, het trainingsschema en bijv. ook de spelerslijsten. Je vindt alle teams waarin je speelt, waar je aan verbonden bent en ook vind je de teams waarin een gezinslid speelt of dat je als favoriet hebt aangegeven in bijv. de DMHC app. Ben je bij meer teams betrokken, selecteer dan aan de linkerkant het team dat je verder wilt bekijken. Club Dit onderdeel heeft verschillende submenu s. Afhankelijk van jouw activiteiten binnen DMHC kunnen dit zijn: Teams - Op deze pagina zie je een lijst van alle teams van de club. Je kunt hier oa. het trainingsschema, de spelerslijst en het wedstrijdschema terugvinden. Tevens kun je een team markeren als favoriet zodat de wedstrijden ook in jouw persoonlijke overzicht worden weergegeven. Arbitrage als je in LISA staat geregistreerd als scheidsrechter zie je deze knop - via deze pagina zie je een overzicht van de wedstrijden die door scheidsrechters van de club gefloten moeten worden. Door te klikken op een wedstrijd krijg je meer informatie en kun je jezelf inplannen. Diensten - Op deze pagina kun je jezelf inplannen voor bardiensten op de club. Verslagen - Hier kun je de verslagen terugvinden die door de teams zijn geschreven. Events - Alle events waar je aan kunt deelnemen worden hier getoond. Na inplannen kun je eventuele opmerkingen of introducees doorgeven. Trainingsschema - Je kunt hier per week het trainingsschema van de club terugvinden. Clubagenda - per maand tref je hier de events van de club aan. Documenten - hier staan alle documenten die de club vanuit LISA heeft gedeeld met de leden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan verslagen van de Algemene Leden Vergadering (ALV). 4

5 Materialen hier zie je de materialen van de club die in jouw bezit zijn en die zijn uitgegeven via de Materiaal module van LISA. Team hier vind je gedetailleerde en inhoudelijke informatie per team. Denk aan spelerslijsten, takenlijsten en de mogelijkheid. Spelerslijsten - je kunt hier per persoonlijk team de spelerslijst met contactgegevens terugvinden. Indien je coach of manager bent kun je de contactgegevens van de teamleden aanpassen. Aanwezigheid - via deze pagina kun je de presentie van jezelf doorgeven voor trainingen en wedstrijden. Indien je coach of manager bent kun je de presentie van alle teamleden aanpassen. team - op deze pagina kun je het hele of een deel van een team een mailtje sturen. Indien men reageert op het mailtje wordt het antwoord op jouw persoonlijke adres bezorgd. Taken - op deze pagina tref je een overzicht aan van de aankomende wedstrijden en de taken die aan jou of een teamgenoot zijn toebedeeld. Indien je coach, manager of trainer bent van een team kun je de taken toekennen aan teamleden. Geld LISA omschrijft dit als: Bierpot functionaliteit. Je kunt het echter ook gebruiken om bij te houden wie iets betaald heeft of nog moet betalen. Verslag invoeren - hier kun je per wedstrijd een verslag invoeren of wijzigen. Teamdocumenten - Hier staan alle documenten die binnen het team zijn gedeeld en geüpload. Je kunt hier onbeperkt bestanden uploaden. Onder de menubalk is het item Voeg document toe verschenen en hier kun je op de gebruikelijke manier uploaden. Teamkalender hier vind je de kalender met overzicht van activiteiten van jouw eigen team. TIPS DMHC gebruikt TIPS om spelers in team te beoordelen. Indien je door de club bent uitgenodigd om een TIPS beoordeling in te vullen voor het team waar je aan verbonden bent dan kun je deze hier invullen. Profiel Als je bent ingelogd zie je rechtsboven in het scherm je naam staan zodat je kunt zien dat je bent ingelogd. Hier kun je eventueel ook weer uitloggen. Als je rechts in de menubalk op het shirtje klikt, heb je de mogelijkheid om enkele persoonlijke gegevens te wijzigen maar ook om jouw wachtwoord te wijzigen. Jouw profielfoto kun je bijv. via de DMHC app uploaden. Het is belangrijk om zelf je mailadressen en telefoonnummers actueel te houden! Indien je een adreswijziging hebt kun je dat hier niet aanpassen en dien je een mail aan ledenadminstratie@dmhc.nl te sturen. Zoeken Via het vergrootglas kan worden gezocht binnen het ledenbestand van DMHC naar leden, trainers, coaches, begeleiders en commissieleden. Om privacy redenen is dat alleen voorbehouden aan die DMHC leden en vrijwilligers die ook over een LISA account beschikken. Veel leden zullen daarom het vergrootglas ook niet in hun menubalk zien. Gegevens over de organisatie van DMHC vind je op de website onder Organisatie Wie doet wat?. 5

6 5 De DMHC app De DMHC app neemt naast de website een belangrijke plaats in bij de communicatie binnen DMHC. Inloggen doe je met de inlogcode die je ook voor Inlog Leden gebruikt. De mogelijkheden van de app kom je vanzelf tegen als je hem gaat gebruiken, maar de meest interessante staan hieronder. Uitslagen snel bekend: het leukst van de app is misschien wel dat de uitslagen direct via het Digitale Wedstrijd Formulier (DWF) binnenkomen. Uitslagen zijn meteen zichtbaar nadat een scheidsrechter die heeft ingevoerd. De uitslagen die nog niet 100% zeker zijn, staan als vanouds weer tussen haakjes. Koppeling DWF/teammanager: de toegang tot het DWF is een sterk punt van de app: maar 1x inloggen en vervolgens koppelt hij de app aan de coach of aanvoerder. De coach, begeleider of aanvoerder heeft dan ook meteen de mogelijkheden van Team zoals eerder in deze handleiding beschreven met bijv. taken, presentie, spelerslijst en contactgegevens. Via push-berichten kan er direct informatie naar teamleden worden gestuurd. Gezinsagenda: heel handig is de gezinsagenda, die geeft in één overzicht alle hockey-activiteiten van het gezin voor de komende weken. Met trainingen, wedstrijden (met verzameltijden, standen, uitslagen, programma), bardiensten, fluitbeurten en team/clubactiviteiten. De DMHC app is gratis beschikbaar via de ITunes store voor Iphone-bezitters en via Google Play Store voor Android-telefoons. In principe is de app zo gebruiksvriendelijk dat je er direct mee aan de slag kunt. Voor de volledigheid volgt hieronder een korte functionele beschrijving van de mogelijkheden (versie 2.1.1). Nieuws Clubnieuws is hetzelfde nieuws als ook op de website staat. Je kunt hier ook reageren op nieuwsberichten. Het toevoegen of verwijderen van nieuwsberichten rechtstreeks in de app (incl. foto/video) is alleen mogelijk voor leden die hiervoor een aparte autorisatie hebben. Uitslagen - recente uitslagen via het digitaal wedstrijdformulier. Hockey.nl - nieuwsberichten van hockey.nl. Ik Account voor het wijzigen van je eigen contactgegevens met een link naar de ledenadministratie. Je kunt hier ook een foto toevoegen. Via je deze knop kun je ook bij Berichtgeving de instellingen aanpassen voor het ontvangen van pushberichten voor afgelastingen, uitslagen en nieuwsberichten. Verder kun je hier Uitloggen en Inloggen. Team - lijst met spelers en teamondersteuners, inclusief contactgegevens. Hier kun je ook je team een sturen. Wedstrijden geeft alle wedstrijden van het team, inclusief route, analyse, taken, foto s, presentie en een link naar het Digitale Wedstrijd Formulier (DWF). Taken overzicht van alle taken waarbij teamondersteuners ook taken kunnen toevoegen. Stand uitslagen, programma, stand in competitie voorzien van logo s KNHB-partners. 6

7 Foto s alle foto s die bij het team horen, je kunt hier eigen albums aanmaken en foto s toevoegen die direct vanuit de app zijn gemaakt. Verjaardag overzicht van verjaardagen van (team)leden. Geld bierpot functionaliteit, te beheren door teamondersteuners. DWF hiermee ga je direct naar het digitaal wedstrijdformulier, ook voor arbitrage. Presentie geeft het aan/afwezigheidsoverzicht voor alle toekomstige wedstrijden. Agenda Familie-agenda op basis van adres met daarin alle activiteiten die relevant zijn voor het gezin. Inclusief trainingen, wedstrijden, arbitrage-, bar- en andere diensten. Aangevuld met wedstrijden van Oranje en belangrijk evenementen zoals de EHL. Per element kunnen er details worden opgevraagd met bijvoorbeeld informatie over de training (locatie, trainer, tijdstip), wedstrijd (inclusief programma, route, stand, uitslagen en spelerslijst). Ook kunnen er favoriete teams worden toegevoegd en is er een export mogelijkheid voor het overnemen van afspraken naar een eigen agenda op de telefoon. Club Agenda club-agenda Teams alle teams van de vereniging, met de mogelijkheid tot het volgen van een team. Standen, uitslagen, programma en spelerslijst per team zijn hier beschikbaar Wedstrijden compleet wedstrijdprogramma, inclusief oefenwedstrijden per datum. Te filteren op thuis/uit, sortering tijd/categorie Clubs alle hockeyclubs uit Nederland, inclusief route, contactgegevens en foto s. Gegevens zijn door de club zelf te managen. Acties specifieke (sponsor)acties van DMHC Sponsors complete sponsorlijst, inclusief pagina per sponsor met mogelijkheid tot foto, film en tekst (en hyperlinks). Uitslagen uitslagen van de vereniging direct vanuit het DWF My Order Cashless betalen met saldo, opwaarderen en inzien transacties Clubgids Gouden gids principe voor de vereniging Zoek zoeken door de ledenlijst (alleen voor LISA-gebruikers/organisatie van de vereniging) Overig Rabohockey now! - social media overzicht van internationals en hoofdklassespelers (twitter/foto s). Over deze app geeft nadere informatie over de app zoals het versienummer. 7

8 6 Sponsorportaal Het sponsorportaal is een verlengstuk van de website en geeft sponsoren de gelegenheid om zich optimaal te presenteren. Het SponsorPortaal zorgt ervoor dat sponsoren actiematiger kunnen adverteren met interessante ledenaanbiedingen. Kijk dus regelmatig op de website wat sponsoren aan nieuwe en speciale aanbiedingen hebben! Naast het SponsorPortaal is er nog een speciaal gedeelte voor leden: de ClubMarkt. Hier kun je onder leden je producten zélf kopen en verkopen. Vergelijkbaar met Marktplaats.nl en met het grote voordeel dat je binnen de vertrouwde DMHC community blijft! 7 Vragen? Vragen! Mocht je ondanks deze gebruikershandleiding toch nog vragen hebben over de website, de DMHC app of een van de ledensystemen, aarzel niet en laat het weten via: webmaster@dmhc.nl 8