Handleiding website leden DMHC

Transcriptie

1 Handleiding website leden DMHC versie 29 december 2013 Inhoud 1 Leden informatie systeem (LISA) De website Toegang tot Mijn DMHC en Mijn Team Mijn DMHC Mijn Team De DMHC app Sponsorportaal Vragen? Vragen! Leden informatie systeem (LISA) DMHC maakt al enkele jaren gebruik van LISA, een geautomatiseerd Leden Informatie Systeem. LISA is de centrale plek binnen de club waar de administratieve werkzaamheden van de vele vrijwilligers samenkomen. In LISA wordt bijvoorbeeld informatie opgeslagen over (aspirant)leden, teams, wedstrijden, scheidsrechters, trainingen, materialen en sponsoren en in de toekomst ook over de prestaties van de selectieteams. Zo maakt de penningmeester gebruik van LISA voor de inning van de contributie, het wedstrijdsecretariaat voor het plannen van de wedstrijden en de technische commissie van de teamindeling en de begeleiding daarvan. LISA is gekoppeld met de Koninklijke Nederlandse Hockeybond (KNHB) voor de uitwisseling van gegevens over leden en wedstrijden. LISA biedt tevens mogelijkheden voor de communicatie naar leden via mail of sms, het beheer van de verenigingsagenda, evenementen en het toevoegen van berichten voor de website. LISA ligt hiermee aan de basis voor een heldere en eenduidige communicatie- en informatievoorziening binnen onze vereniging. Veel van de informatie die op onze website wordt getoond komt daarom direct uit LISA. 2 De website De website ( is het openbare gedeelte, toegankelijk voor leden en niet-leden. Hier vind je snel en makkelijk informatie over onze vereniging zoals organisatie, teams, wedstrijd- en trainingsschema, sponsoring, de Club van 100, foto albums, lidmaatschap en vacatures. Je treft hier geen privégegevens aan of informatie die enkel geschikt is voor leden. De website kan worden gezien als het centrale communicatiekanaal van de vereniging met haar leden. De nieuwsitems houden iedereen op de hoogte van de meest actuele zaken. Leden dienen dus regelmatig de website te bezoeken. Op de volgende pagina is een overzicht weergegeven van de mogelijkheden vanaf de homepage van de website. 1

2 DMHC app downloaden Links social media DMHC Menubalk met toegang tot andere pagina s site Zoeken op de site Wedstrijdverslagen Sponsorportaal en clubshop Toegang beveiligde onderdelen Actuele nieuwsberichten Archief nieuwsberichten Fotoalbums Sponsorinfo en toegang tot sponsorportaal Agenda Twitterberichten met #dmhc Vanuit de website hebben leden tevens toegang tot: Voor niet-leden afgeschermde gedeelten van de website: Mijn DMHC en Mijn Team. Hoe je toegang krijgt tot deze omgevingen wordt toegelicht in hoofdstuk 3. De hoofdstukken 4 en 5 behandelen respectievelijk de mogelijkheden en het gebruik van Mijn DMHC en Mijn Team. De toegang tot LISA is voorbehouden aan bepaalde leden die een rol hebben binnen de organisatie van DMHC Het sponsorportaal. Dit wordt nader toegelicht in hoofdstuk 7. De online Clubshop. Naast de website beschikt DMHC ook over een eigen app. De DMHC app neemt naast de website een belangrijke plaats in bij de communicatie binnen DMHC en is bedoeld voor gebruik op mobiele apparaten. Meer informatie over de app is terug te vinden in hoofdstuk 6. 2

3 3 Toegang tot Mijn DMHC en Mijn Team Het Mijn DMHC en Mijn Team deel van de website zijn alleen toegankelijk voor leden, trainers, coaches begeleiders en commissieleden. Mensen die niet betrokken zijn bij DMHC, zullen geen toegang krijgen tot de informatie binnen Mijn DMHC en/of Mijn Team. Om in te kunnen loggen dien je de beschikking te hebben over een lidnummer en wachtwoord. Inloggen in Mijn DMHC en Mijn Team kan door op de website in de rechterbovenhoek de betreffende optie te kiezen. Behoor je tot bovengenoemde doelgroep en heb je geen lidnummer en wachtwoord ontvangen stuur dan een naar vanaf het adres dat gebruikt dient te worden met vermelding van je gegevens (naam, adres, telefoonnummer en adres). Als je je wachtwoord bent vergeten kun je via de website je wachtwoord opvragen. Inloggen Mijn DMHC Met je lidnummer en wachtwoord kun je inloggen op Mijn DMHC. Door een vinkje te zetten bij 'Onthoud mij!' worden je inloggegevens bewaard en ben je de volgende keer als je de DMHC website weer bezoekt automatisch ingelogd. Naast toegang tot Mijn DMHC krijg je door in te loggen ook binnen het standaard gedeelte van de DMHC website meer mogelijkheden, zoals de toegang tot profielen van leden. In hoofdstuk 4 worden de mogelijkheden binnen Mijn DMHC toegelicht. Inloggen Mijn Team Ook om toegang te krijgen tot Mijn Team dien je in te loggen met je lidnummer en wachtwoord. Als je al bent ingelogd op Mijn DMHC dan krijg je direct toegang tot Mijn Team door op de link 'Mijn Team' te klikken. Het 'slotje' staat er dan niet voor. Je hoeft dan dus maar 1 keer in te loggen. Een coach/begeleider dient tevens in LISA als Teamondersteuner gekoppeld te zijn. De lijncoördinatoren zorgen voor deze koppeling. In principe zijn de gegevens binnen Mijn Team alleen zichtbaar voor eigen teamleden en teamondersteuning. Een teamondersteuner heeft aanvullende beheer mogelijkheden binnen Mijn Team. Verdere informatie over Mijn Team is terug te vinden in hoofdstuk 5. 3

4 4 Mijn DMHC Wat is Mijn DMHC? Mijn DMHC is jouw persoonlijk gedeelte van de DMHC website. Je kunt hier zelf gegevens wijzigen en hebt toegang tot de voor jou belangrijkste informatie. Wat kan ik vinden op Mijn DMHC? Op het hoofdscherm van Mijn DMHC vind je onder elkaar: je eigen gegevens zoals die in de ledenadministratie zijn opgenomen de rollen die je binnen DMHC vervult (commissies, teams die je coacht en/of traint etc.) wanneer je volgende wedstrijd is inclusief de belangrijkste gegevens daarvan of er evenementen zijn waarvoor je je aan kunt melden wanneer er activiteiten zijn van de andere mensen die ook op jouw adres wonen (broertjes, zusjes, dochter, zoon, vader, moeder...) mededelingen die op jou van toepassing zijn bijvoorbeeld van de lijncoördinatoren Als je bent ingelogd zie je rechtsboven in het scherm je naam staan zodat je kunt zien dat je bent ingelogd. Hier kun je eventueel ook weer uitloggen. Aan de linkerkant zien er twee zaken bijgekomen. Een zoekmogelijkheid en een menu met opties. Dit is onderverdeeld in de menu's Mijn DMHC en Hockey. ZOEKEN Helemaal bovenaan in het linker menu kan worden gezocht binnen het ledenbestand van DMHC naar leden, trainers, coaches, begeleiders en commissieleden. Bij het zoeken dient rekening te worden gehouden met het volgende: Zoeken kan alleen op achternaam Er dienen minimaal 3 karakters te worden ingegeven Geen tussenvoegsels gebruiken (dus bij 'van Boven' zoek je op 'Boven') MENU MIJN DMHC Mijn gegevens: hiermee ga je terug naar het hoofdscherm van Mijn DMHC. Mijn profiel: In dit gedeelte kun je in een profiel wat meer over jezelf vertellen of andere informatie met anderen delen. Daarnaast kun je hier 2 foto's uploaden: 1 voor bij je profiel en 1 pasfoto. Deze pasfoto verschijnt in de ledenadminstratie en op diverse plaatsen binnen Mijn DMHC bijv. bij te team of als andere leden je zoeken. Mijn instellingen: Hier kun je zelf aangeven wat mensen die ingelogd zijn in Mijn DMHC van jou kunnen zien. Het is natuurlijk het leukst als je alles op "JA" zet, maar dit kun je zelf bepalen. Ook kun je hier je eigen adressen en mobiele nummer wijzigen in de ledenadministratie. Hiermee kun je er dus op een eenvoudige manier voor zorgen dat je gegevens altijd up-to-date zijn en iedereen je kan bereiken. Wil je andere gegevens van jezelf wijzigen zoals je adres, dan moet je een sturen naar de ledenadministratie. Als laatste kan je onder Mijn instellingen je wachtwoord wijzigen. Locator: Hier kun je op basis van je postcode zien wie er allemaal bij jou in de buurt wonen en 4

5 wanneer ze training hebben. Dit kun je bijvoorbeeld gebruiken om te kijken met wie je naar DMHC zou kunnen meerijden of meefietsen. Je vindt in dit overzicht alleen die leden die via Mijn instellingen hebben aangegeven: Locator = JA. Scheidsrechters: Geeft een overzicht van alle scheidsrechters binnen DMHC. MENU HOCKEY Dit menu verschilt per persoon. Je ziet hier namelijk je eigen team staan en ook de teams die je coacht en/of traint. Jouw teams: Per team zie je de leden, ondersteuning, trainingstijden, uitslagen en stand. Ook kun je van hieruit je team mailen. Als je niet aan een team bent gekoppeld binnen de leden administratie staat hier 'Nog niet ingedeeld'. Teamprofiel: Hier kun je, net zoals bij je eigen profiel, iets over je team vertellen en je teamfoto toevoegen. Deze teamfoto is ook zichtbaar op het openbare deel van de website. Mijn schema: toont een overzicht van de komende wedstrijden van jouw favoriete teams. Je kunt zelf aangeven welke teams jouw favoriete teams zijn door een lijst te maken via 'wijzigen' bij 'Persoonlijk wedstrijdschema': klik op een team in de linker kolom en het team wordt verplaatst naar de rechter kolom met jouw favoriete teams. Trainingsschema: overzicht van alle trainingstijden, -velden en trainers. Info overige teams: overzicht van alle teamopstellingen en teambegeleiding binnen DMHC. Door eerst een categorie (bijvoorbeeld junioren of senioren) te kiezen en vervolgens een team worden de gegevens van het betreffende team getoond. Lidprofielen: Het overzicht van alle aangemaakte persoonlijke lidprofielen. Je kunt hier ook zoeken op profielen en reacties plaatsen en inzien. Als je een reactie plaatst wordt altijd opgeslagen dat jij deze hebt geplaatst. Op deze pagina verschijnen alleen de profielen van de mensen die bij 'Mijn instellingen' aangegeven hebben dat hun profiel openbaar is voor andere leden. Hier kan ook worden aangegeven of er een moet worden gestuurd als er een reactie is geplaatst op je profiel. Teamprofielen: Het overzicht van alle bestaande teamprofielen. Je kunt hier ook reacties op profielen plaatsen en inzien. Verjaardagen: De verjaardagskalender. Hier verschijnen de verjaardagen (niet het geboortejaar) van die leden die bij 'Mijn instellingen' aangegeven hebben dat hun verjaardag openbaar is. Documenten: Hier staan documenten die de verschillende commissies wil delen met haar leden. Te denken valt aan gedragsregels, notulen van de ALV, statuten, de spelregels, jaarverslagen enz. 5

6 5 Mijn Team Wat is Mijn Team? Mijn Team, oftewel de LISA Team module, is bedoeld voor alles wat met je eigen team(s) te maken heeft, inclusief de begeleiding daarvan. Mijn Team is daarom voornamelijk gericht op coaches, begeleiders en managers. Mijn Team wordt hun 'werkomgeving'. Het kan veel tijd besparen bij het eindeloos g en ge-excel over rij-schema's, fruithapjes, wie schrijft het verslag, wie heeft al betaald voor het toernooi en wie is er wel of niet bij. Mijn Team is geïntegreerd met LISA en met de standenmotor van de KNHB. Hierdoor staan alle gegevens direct klaar (zoals teamopstelling, standen, uitslagen, programma). Hierbij moet wel worden opgemerkt dat deze integratie alleen elke nacht wordt geactualiseerd waardoor gegevens in Mijn Team maximaal 1 dag achter kunnen zijn. Daarnaast zit Mijn Team in een beveiligde omgeving en is dus niet vindbaar door zoekmachines als google. Enkele voordelen van Mijn Team: presentie bijhouden taken bijhouden overzicht krijgen van poules/uitslagen nieuwsberichten plaatsen m.b.t. een team en en sms-en foto's plaatsen m.b.t. je team documenten plaatsen voor je team andere teams in de gaten houden (hoe gaat het in de andere poule, of met het team van mijn neefje uit Groningen) Daarnaast kan je in Mijn Team handige prints maken met telefoonnummers, routes (Google Maps) naar tegenstanders en nog veel meer. Ook heb je toegang tot meerdere teams. De autorisatie wordt net zoals in LISA automatisch geregeld. Geen gedoe dus. De coach/begeleider kan zelf de adressen van het team beheren. Hiermee wordt de ledenadministratie direct bijgewerkt, wat tot een veel hogere betrouwbaarheid van adressen kan leiden. Hetzelfde geldt voor de mobiele nummers. Wat kan ik vinden op Mijn team? Eenmaal ingelogd kom je terecht op de startpagina. Hier vind je al heel veel informatie. Bovenaan is aangegeven van welk team de informatie wordt weergegeven. Wisselen van Team kan via de optie Kies Team rechtsboven in het scherm. Op de volgende pagina is een overzicht weergegeven van de mogelijkheden van de startpagina. 6

7 Team en naam waarmee je bent ingelogd Geef aan of je wel/niet aanwezig bent Alle informatie over de eerstvolgende wedstrijd Taken per wedstrijd, de coach deelt deze in Hier kan een teamlid zelf nieuwsitems plaatsen Alle verjaardagen van teamleden Hier kun je een bericht plaatsen Berichten van hockey.nl Teamleden mailen of sms'en Wedstrijdschema, inclusief alle informatie over wedstrijd en tegenstander Recente uitslagen van je poule Alle trainingsdata Actuele stand Teamagenda, Inclusief mogelijkheid Items toe te voegen 7

8 Binnen de groene menubalk zijn naast de Startpagina de volgende opties te zien: Team: Hier vind je alle teamleden en begeleiding, inclusief adressen, telefoonnummers en overzicht van de rugnummers. Coaches hebben de bevoegdheid om adressen aan te passen en rugnummers in te voeren. Klik je op een naam, dan verschijnt alle informatie van deze persoon. Hier kan een coach ook de positie van een speler invoeren. Vanuit deze pagina kan ook een mail of sms aan (een selectie van) het team worden gestuurd. Aan een mail kunnen bijlagen worden toegevoegd. Voor sms berichten dient te worden betaald, zie hiervoor de optie SMS kopen rechtsboven in het scherm. Nieuws: Hier kunnen teamleden zelf een nieuwsitem plaatsen. Hierop bestaat weer de mogelijkheid om te reageren. Standenmotor: Bij de standenmotor vind je naast alle uitgebreide informatie over het wedstrijdprogramma ook alle uitslagen en het programma van je poule. Bij eigen wedstrijden is extra informatie terug te vinden als verzameltijd en aanwezigheid van teamleden. Indien nog niet alle team leden via Mijn Team hun presentie door hebben gegeven kan de coach/begeleider de mail functie gebruiken. Ga hiervoor naar de pagina Standenmotor. Hier staan de aankomende wedstrijden bij het blokje "wedstrijdprogramma". Door op het icoontje te klikken wordt er een mail verspreid waarbij alle leden van het team die nog geen presentie hebben doorgegeven een ontvangen. Achter de uitslagen van je eigen team kun je aangeven wie er gescoord heeft. Zo wordt er een topscorers tabel bijgehouden. Taken: Via deze optie kunnen per wedstrijd de taken binnen het team verdeeld worden. Dit gebeurt door de coaches. Wanneer zij op een blokje achter de je naam gaan staan kunnen zij middels de rechtermuisknop de taken verdelen. Achter de naam verschijnt automatisch het aantal taken dat is toegewezen. Standaard kan men kiezen uit de volgende taken: Bidons / Rijden / Ballen / Fruit / Keepen / Verslag / Shirts / Aanvoerder / Coachen. Desgewenst kunnen er door de coach nog extra taken aan toegevoegd worden (via menuoptie Instellingen). Het is mogelijk terug te kijken naar de taken bij eerdere wedstrijden. Presentie: Via de presentiematrix kun je de aanwezigheid en/of afwezigheid aangeven. Dit is mogelijk voor wedstrijden en voor de trainingen. Het is mogelijk terug te kijken in de presentie. Foto s: Ieder team kan zelf fotoalbums samenstellen, maar hier kun je ook je eigen fotoalbum opslaan. Leuk om foto s te delen van dat ene leuke toernooi of teamuitstapje. Als je foto's breder wil delen binnen DMHC dan kunnen deze beter geplaatst worden op de website zelf (menuoptie Foto's). Stuur hiervoor een mail aan fotograaf@dmhc.nl. 8

9 Documenten: Naast foto s is er ook een mogelijkheid om allerlei soorten documenten/bestanden te delen met je teamgenoten. Een leuke video of liedje waar je het onlangs met je teamgenoten over had kun je hier delen. Financieel: Dit blokje biedt een aangewezen persoon in je team de mogelijkheid financiële bijdragen bij te houden, bijvoorbeeld de teampot. Deze persoon is aan te geven via Instellingen. Statistieken: Het stukje Statistieken geeft je een overzicht van de topscorers. Via de menu opties boven in het scherm kunnen een onder andere een aantal persoonlijke instellingen worden beheerd: Mijn profiel: Hier wordt de mogelijkheid geboden om een persoonlijk profiel bij te houden. Hier kun je naast je gegevens ook foto s, video s en berichtjes kwijt. Instellingen: Hier kun je aangeven naar welk adres teamgegevens gestuurd mogen worden. Dit is een van de adressen die bij Mijn profiel is opgeslagen. Coaches kunnen nog extra instellingen toevoegen m.b.t. de financieel beheerder, het plaatsen van nieuwsberichten of het standaard team. Ook kunnen coaches hier extra taaksoorten toevoegen voor gebruik in het takenoverzicht. Favoriete teams: geeft je de mogelijkheid om een ander team toe te voegen. Van dit vrienden team ontvang je dan ook het wedstrijdschema en de uitslag. Je kunt zelfs aangeven of je hierover automatisch per op de hoogte gehouden wilt worden. Dit kan een team zijn van een andere vereniging. Kies Team: dit biedt leden die deel uitmaken van meerdere teams de mogelijkheid te switchen tussen deze teams. Coaches kunnen bijvoorbeeld meerder teams coachen en/of zelf in een team spelen. Het standaard team is in te stellen via Instellingen. Leden die ook aan de zaalcompetitie meedoen worden hiervoor veelal in een apart team ingedeeld. SMS kopen: Dit biedt de mogelijkheid om credits aan te kopen om SMS jes te kunnen versturen naar je teamleden via dit programma. Deze aankopen zijn voor eenieders eigen rekening. Betaling geschiedt via ideal. Nieuws: geeft een weblog van de ontwikkelingen door de leverancier van LISA Team. Uitloggen: hiermee log je uit uit Mijn Team. 9

10 6 De DMHC app De DMHC app neemt naast de website een belangrijke plaats in bij de communicatie binnen DMHC. Inloggen doe je met de inlogcode die je ook voor Mijn DMHC en Mijn Team gebruikt. De mogelijkheden van de app kom je vanzelf tegen als je hem gaat gebruiken, maar de meest interessante staan hieronder. Uitslagen snel bekend: Het leukst van de app is misschien wel dat de uitslagen direct via het Digitale Wedstrijd Formulier (DWF) binnenkomen. Uitslagen zijn meteen zichtbaar nadat een scheidsrechter die heeft ingevoerd. De uitslagen die nog niet 100% zeker zijn, staan als vanouds weer tussen haakjes. Koppeling DWF/teammanager: De toegang tot het DWF is een sterk punt van de app: maar 1x inloggen en vervolgens koppelt hij de app aan de coach of aanvoerder. De coach, begeleider of aanvoerder heeft dan ook meteen de mogelijkheden van Mijn Team met taken, presentie, spelerslijst en contactgegevens. Via push-berichten kan er direct informatie naar teamleden worden gestuurd. Gezinsagenda: Heel handig is de gezinsagenda, die geeft in één overzicht alle hockey-activiteiten van het gezin voor de komende weken. Met trainingen, wedstrijden (met verzameltijden, standen, uitslagen, programma), bardiensten, fluitbeurten en team/clubactiviteiten. De DMHC app is gratis beschikbaar via de ITunes store voor Iphone-bezitters en via Google Play Store voor Android-telefoons. In principe is de app zo gebruiksvriendelijk dat je er direct mee aan de slag kunt. Heb je toch nog vragen of opmerkingen over de app, bekijk dan de uitgebreidere beschrijving op de site of neem contact op met de webmasters. 10

11 7 Sponsorportaal Het sponsorportaal is een verlengstuk van de website en geeft sponsoren de gelegenheid om zich optimaal te presenteren. Het SponsorPortaal zorgt ervoor dat sponsoren actiematiger kunnen adverteren met interessante ledenaanbiedingen. Kijk dus regelmatig op de website wat sponsoren aan nieuwe en speciale aanbiedingen hebben! Naast het SponsorPortaal is er nog een speciaal gedeelte voor leden: de ClubMarkt. Hier kun je onder leden je producten zélf kopen en verkopen. Vergelijkbaar met Marktplaats.nl en met het grote voordeel dat je binnen de vertrouwde DMHC community blijft! 8 Vragen? Vragen! Mocht je ondanks deze gebruikershandleiding toch nog vragen hebben over de website of een van de ledensystemen, aarzel niet en laat het weten via: webmaster@dmhc.nl 11