integriteitsnota februari

Transcriptie

1 Integriteitscode

2 integriteitsnota februari

3 Inleiding Integriteit is in de woningcorporatiesector een kernbegrip in de wijze van functioneren als een maatschappelijke onderneming. De Woningvereniging Nederweert heeft integriteit hoog in het vaandel staan. Ook wij willen fatsoenlijk, eerlijk, zorgvuldig en transparant handelen en laten zien dat wij goed rentmeester zijn van het door Nederweertenaren bijeengebrachte maatschappelijke vermogen. Integriteit gaat over eerlijkheid en ethisch handelen. Niet frauderen of niet corrupt zijn is op zich niet voldoende. Het gaat om waarden als betrouwbaarheid, collegialiteit, klantgerichtheid, fatsoen en onkreukbaarheid. Integriteit is ook een persoonlijke eigenschap van elk individu die inhoudt dat de persoon eerlijk, oprecht is en niet omkoopbaar. Zich houd aan waarden en regels. Een integer persoon zal zijn doen niet laten beïnvloeden door oneigenlijke zaken. Niettemin zijn er verschillende opvattingen van normen en waarden. Uitgangspunt van een ieder zou moeten zijn: Behandel een ander zoals je zelf wilt worden behandeld. De genoemde normen en waarden dienen dan ook een belangrijk uitgangspunt bij de uitoefening van onze dagelijkse werkzaamheden te vormen. Daarnaast zijn er (wettelijke) regels gesteld waar we ons bij de uitoefening van ons werk aan moeten houden, zoals bijvoorbeeld het huurrecht, de wet op de privacy en het bouwrecht. Integriteit betekent daarmee meer doen dan je houden aan de wetten en regels. We hebben ook al veel zaken die te maken hebben met integriteit en integer werken vastgelegd: We hebben te maken met wet en regelgeving (BBSH) waaraan we moeten voldoen en waarop we ons jaarlijks verantwoorden We onderschrijven de Governancecode en Aedescode, een gedragscode voor corporaties. We hebben een financieel statuut vastgesteld met hierin allerlei regels en afspraken hoe om te gaan met beleggingen, financieringen, enzovoorts We hebben een aanbestedingsbeleid nieuwbouw We hebben een klachtenprocedure We hebben een website waar op een transparante wijze informatie over ons handelen beschikbaar is Het is belangrijk te benadrukken dat integriteit een rol speelt voor iedereen die betrokken is bij onze organisatie: medewerkers, leidinggevenden, management en directie en Raad van Commissarissen en derden die in opdracht van ons werkzaamheden verrichten. Integriteit raakt daarmee alle facetten van ons werk, zowel intern als in contacten met andere partijen, zoals de gemeente, andere corporaties en zorgverleners. Voor bestuur en leden van de Raad van Commissarissen is een aantal belangenverstrengelingrisico s beperkt door middel van een regeling in de statuten en omgangsnormen zijn in diverse reglementen (huishoudelijk reglement, reglement RvC, Bestuursstatuut, e.d.) opgenomen. Het doel van Woningvereniging Nederweert ten aanzien van integriteit is om dit onderwerp geen eenmalige exercitie te laten zijn, maar ook op lange termijn te verankeren in het gedrag en de houding van onze medewerkers. Als wij als organisatie openheid en eerlijkheid naar onze klanten willen uitstralen, dan zullen we ook intern zo moeten handelen. Alleen zo kunnen we het vertrouwen van onze klanten behouden en versterken. integriteitsnota februari

4 Personeelsbeleid Integer handelen is ook verankerd in ons personeelsbeleid. Dit houdt in dat integriteit een van de vereiste is tijdens de werving van nieuwe medewerkers, dat er bij de introductie van nieuwe medewerkers aandacht wordt besteed aan de bewustwording van integriteit, de integriteitcode van Woningvereniging Nederweert en de regels en richtlijnen die er op het gebied van integriteit gelden binnen onze organisatie. Zo mogen medewerkers verwachten dat ze eerlijk en respectvol worden behandeld, zowel door het bestuur als in de onderlinge verhouding, maar is het ook belangrijk dat ze zich aan interne regels en afspraken houden. Het managementteam binnen Woningvereniging Nederweert zal op proactieve wijze inspelen op integriteitdilemma s en vragen en onduidelijkheden bij haar medewerkers. Deze dilemma s bespreekbaar maken. Integriteit zal een vast gespreksonderwerp zijn tijdens planning, functionering en beoordelingsgesprekken tussen de medewerker en leidinggevenden. Daarnaast zal het onderwerp integriteit ook ter sprake komen in de periodieke werkoverleggen. Ook als er spelregels zijn geformuleerd, resteert een grijs gebied. In die gevallen is en blijft het je eigen verantwoordelijkheid om de juiste keuze te maken. Dit maakt dat integer handelen niet altijd gemakkelijk is. Integer handelen daagt je uit om continue het belang van onze klanten, de organisatie en je persoonlijke belangen tegen elkaar af te wegen. Woningvereniging Nederweert vindt het belangrijk om waarden en regels, die voor haar belangrijk zijn, vast te leggen en uit te dragen. Zo kunnen alle geledingen binnen Woningvereniging Nederweert kennis nemen van het thema integriteit. Maar hoeveel we ook vastleggen, het gaat erom dat we ernaar handelen. Integriteit heeft dus uiteindelijk alles te maken met gedrag wat we vertonen. Gedrag dat bepaalt hoe er over ons wordt gedacht, hoe we gewaardeerd worden en wat ons imago in de gemeenschap is. integriteitsnota februari

5 De integriteitcode is ingedeeld in de volgende vier hoofdgebieden: 1. Omgaan met elkaar 2. Omgaan met organisatiemiddelen 3. Omgaan met externen 4. Algemene Zaken Per hoofdgebied worden voor een aantal thema s de belangrijkste spelregels geformuleerd. Hulpmiddel: het smiley s model Aan de hand van een aantal voorbeelden zullen we een aantal situaties beschrijven. Het smileymodel helpt je om antwoord te krijgen op de vraag: waar ligt de grens? Elk gedrag of keuze die naar aanleiding van een moeilijk vraagstuk (dilemma) wordt gemaakt kan worden ingedeeld in het smileymodel. Als het gedrag en de keuze zonder meer is toegestaan, past dit gedrag in de categorie groen. Als de keuze niet is toegestaan, past dit gedrag in de categorie rood. Als de keuze onder bepaalde voorwaarden (bijvoorbeeld alleen na overleg met een leidinggevende) is toegestaan, past de categorie oranje. De grenzen tussen de verschillende categorieën in het smileymodel zijn scherp. Rood licht gaat bijvoorbeeld niet langzaam over in oranje. Je blijft dus verantwoordelijk om na te denken over de voorwaarden die bepalen of iets groen of rood is. Ook voor situaties die op het eerste gezicht groen lijken is het aan te raden deze met een collega of leidinggevende te bespreken. Hiermee krijg je een goed beeld van de keuzes die je collega s acceptabel vinden. Vooral doen. Ruimte voor initiatief Open alerte houding, vragen,overleg, altijd afstemmen Niet doen heldere regels en handhaven integriteitsnota februari

6 Hoofdstuk 1. Omgaan met elkaar 1.1. Afspraak is afspraak Je hebt regelmatig een werkbespreking of een vergadering en één van je collega s presteert het om voor de zoveelste keer een kwartier te laat te komen, met als argument ik heb het ook zo druk!. Je eigen werk loopt hierdoor weer vertraging op. Als Woningvereniging Nederweert vinden we het belangrijk dat we professioneel met elkaar omgaan en collega s met respect behandelen, zoals we zelf ook behandeld willen worden. Professionaliteit en respect voor elkaar blijkt onder andere door het nakomen van afspraken die we met elkaar gemaakt hebben. Dit betekent dat je op tijd aanwezig bent bij vergaderingen en werkbesprekingen. Indien je voorziet dat je niet op tijd aanwezig kunt zijn bij een vergadering kondig je dit tijdig aan, zodat anderen niet onnodig op je hoeven te wachten. Ook wanneer je deadlines niet dreigt te halen, is het belangrijk dat je dit vroegtijdig signaleert en dit met je collega of leidinggevende in kwestie bespreekt. Indien je vindt dat een collega of je leidinggevende vaker zijn of haar afspraken niet nakomt en dit je belemmert in je eigen werk, spreek hem of haar hier dan op aan. Natuurlijk kunnen er geldige redenen zijn waarom jij of je collega s een afspraak niet na kunnen komen. Indien je merkt dat het een structureel probleem begint te worden probeer dan met je collega s en leidinggevende te zoeken naar de oorzaak hiervan en kom samen tot een oplossing. Denk in geen geval: wat zij zich veroorloven, mag ik ook. Zelf tijdig aankondigen als je te laat komt of afspraken niet na kunt komen. Het bespreken en anderen er op aanspreken indien zij afspraken te vaak niet nakomen Kritisch blijven op de redenen waarom afspraken niet nagekomen worden. Het gedrag kopiëren. integriteitsnota februari

7 1.2. Bereikbaarheid De telefoon van je collega gaat en je collega is net even van zijn werkplek af. Wanneer je de telefoon opneemt blijkt het een huurder te zijn met een dringende vraag en de huurder wil erg graag je collega spreken. Probleem is dat je niet weet waar je collega is en hoe lang hij wegblijft. Als Woningvereniging Nederweert vinden we het belangrijk dat we goed bereikbaar zijn, zowel richting huurders als onderling. Laat daarom even weten aan je directe collega s waar je bent als je even van je werkplek af bent. Probeer zoveel mogelijk te voorkomen dat jouw werk of dat van collega s niet verder kan omdat jij niet bereikbaar bent. Als je afspraken hebt buiten de deur, noteer deze dan in je digitale agenda, zodat je collega s weten waar je bent en wanneer ze je weer kunnen bereiken als ze je nodig hebben. Niet om je te controleren, maar om de samenwerking te verbeteren in het belang van onze klanten. Probeer mobiel bereikbaar te blijven voor zover dat mogelijk is. Indien je collega van zijn/haar werkplek is of buiten de deur een afspraak heeft en de telefoon gaat, neem deze dan op, mits je eigen werk hier niet onder lijdt. Pas op dat je geen toezeggingen doet aan de telefoon die je collega niet waar kan/mag maken. Koppel het gesprek terug aan je collega mondeling of per mail. Handel nooit op eigen houtje en neem geen beslissingen voor je collega die buiten jouw bevoegdheden liggen. Laten weten waar je bent als je niet op je werkplek zit. Je eigen agenda goed bijhouden. Zorgen dat je bereikbaar blijft en overleggen met een collega als je voor langere tijd je werkplek verlaat. De telefoon van je collega opnemen, mits je eigen werk er niet onder lijdt en het gesprek terugkoppelen. Pas op met toezeggingen die je namens collega s doet aan de telefoon. Toezeggingen doen aan de telefoon waarvan je weet dat die buiten je eigen bevoegdheden liggen. Niet reageren op vragen of verzoeken van collega s. integriteitsnota februari

8 1.3. Omgang van collega s Tijdens de koffie worden regelmatig schuine moppen getapt. Een van je collega s is hier een ster in. Soms vind je dat hij daarin te ver doorschiet. Dit uit zich ook in al dan niet grappig bedoelde uitspraken over andere collega s die op jou als discriminerend of seksistisch overkomen. Binnen Woningvereniging Nederweert streven we naar een werksfeer waarin alle medewerkers zich prettig voelen. We zijn vriendelijk en beleefd. Een grapje op zijn tijd moet kunnen, maar wees je bewust hoe sommige grappen over kunnen komen op andere collega s. Sta open voor commentaar/feedback van collega s op uitlatingen of grappen die je maakt. We praten niet achter iemands rug over hem of haar. Wanneer er geruchten in de wandelgangen circuleren is het beter om met elkaar te praten dan over elkaar. Ook respecteren we dat we niet allemaal hetzelfde zijn. Discriminatie en seksisme vinden we onacceptabel, net als meedoen met pesterijen. Een grap op zijn tijd. Je bewust zijn van het effect van je uitlatingen op anderen. Open staan voor commentaar/feedback van collega s. Niet meedoen aan geruchtvorming. Pas op voor signalen van roddelen. Discriminatie. Seksisme. (Meedoen aan) pesterijen. integriteitsnota februari

9 1.4. Relaties op de werkvloer Je bent net in dienst bij Woningvereniging Nederweert. Al in de eerste week van je dienstverband valt je oog op een zeer spontane en leuke collega. Je merkt dat je verliefd begint te worden. Relaties op de werkvloer komen voor binnen allerlei organisaties, dus ook binnen Woningvereniging Nederweert. Binnen Woningvereniging Nederweert vinden we het belangrijk dat we hier open en eerlijk over zijn richting collega s en leidinggevenden. Dit betekent dat relaties tussen collega s altijd gemeld dienen te worden bij de leidinggevende. Indien er een relatie ontstaat tussen medewerkers die zich in een hiërarchische lijn tot elkaar verhouden (tussen medewerker en direct leidinggevende) is extra alertheid op zijn plaats. Om de schijn van bevoordeling te voorkomen dient in overleg met het management de hiërarchische lijn doorbroken te worden. Medewerkers die een relatie met elkaar hebben dienen privézaken die direct verband houden met hun relatie zoveel mogelijk buiten werktijd te bespreken. Fysieke intimiteiten tijdens werktijd zijn ongewenst. Fysieke intimiteiten buiten werktijd wanneer collega s herkenbaar zijn als medewerker van Woningvereniging Nederweert dienen zoveel als mogelijk beperkt te worden. Altijd open en eerlijk zijn over relaties. Altijd melden van relaties bij de leidinggevende. Bij een relatie tussen een medewerker en leidinggevende: doorbreken van de hiërarchische lijn. Bespreken van privé zaken die direct verband houden met de relatie. Fysieke intimiteiten buiten werktijd. Fysieke intimiteiten tijdens het werk. integriteitsnota februari

10 Thema 2: Omgaan met organisatiemiddelen 2.1. Vertrouwelijke informatie Je wordt gebeld door een ambtenaar van de gemeente Bergen op Zoom. Hij verzoekt je om vertrouwelijke informatie door te geven over mogelijke schulden en huurachterstand van een van de huurders van Woningvereniging Nederweert. De ambtenaar van de gemeente vertelt je dat jouw informatie kan helpen om de huurder voor de rechter te krijgen. Ga zorgvuldig om met informatie waarover je uit hoofde van je functie beschikt. Als Woningvereniging Nederweert willen we een betrouwbare partner zijn voor zowel huurders als andere partijen waar wij zaken mee doen. Dit betekent dat we bij het beheren en verstrekken van vertrouwelijke informatie de privacyregels in acht moeten nemen. Het verstrekken van informatie over huurders aan bijvoorbeeld partijen als gemeenten, politie en deurwaarders gebeurt alleen na een schriftelijk verzoek en in overleg met je leidinggevende. Het doel van het verzoek dient duidelijk omschreven te zijn. In andere situaties zoals overleg tussen woonconsulenten en andere wijkprofessionals over problemen met huurders dient voorzichtig te worden omgegaan met het mondeling verstrekken van informatie. Buiten werktijd praten over klanten met naam en toenaam tijdens publieke gelegenheden (bijvoorbeeld op verjaardagen) is niet toegestaan. In acht nemen van privacyregels bij het verstrekken van informatie over huurders. Schriftelijk verstrekken van informatie na overleg met je leidinggevende. Verstrekken van mondelinge informatie in direct contact met externe partijen. Tijdens publieke gelegenheden buiten werktijd om (verjaardagen, feesten) praten over klanten. integriteitsnota februari

11 2.2. Privé gebruik van telefoon en internet/ onder werktijd Een directe collega waar je mee samenwerkt,belt op het werk veel privé. De telefoontjes gaan meestal over diverse advertenties die hij geplaatst heeft op Marktplaats.nl. Ook maakt hij/zij regelmatig gebruik van internet voor privédoeleinden. Dit stoort je de laatste tijd enorm en je ondervindt last van zijn vele telefoontjes. Privé telefoongesprekken vinden zoveel mogelijk plaats buiten werktijd. Alleen als het niet anders kan, bijvoorbeeld als een instantie alleen tijdens kantooruren bereikbaar is of bij calamiteiten, bel je onder werktijd. Het gebruik van internet/ onder werktijd is primair verbonden aan taken die voortvloeien uit je functie. Beperkt gebruik van internet/ voor privé doeleinden is toegestaan mits dit niet storend is voor de dagelijkse werkzaamheden. Probeer dit daarom zoveel mogelijk tijdens je lunchpauze of voor of na werktijd te doen. Daarnaast dienen de sites die je bezoekt niet in strijd te zijn met het internet/ protocol van Woningvereniging Nederweert. Dit betekent dat het bijvoorbeeld verboden is om internetsites te bezoeken die pornografisch, racistisch, discriminerend of aanstootgevend materiaal bevatten. Ook moet je alert zijn op het gebruik van je zakelijke mailadres voor privé doeleinden. Controle op en internetgebruik vindt periodiek plaats, waarbij de privacy regels voor medewerkers in acht worden genomen. Voeren van privé telefoongesprekken binnen werktijd als dit niet anders kan. Gebruik van internet/ als het functioneel is. Beperkt privégebruik van internet/ als dit niet storend is voor de dagelijkse werkzaamheden. Gebruik van zakelijk adres voor privé doeleinden. Gebruik van internet/ dat in strijd is met het internet/ protocol van Woningvereniging Nederweert. Bezoeken van pornografische, racistische, discriminerende of aanstootgevende internetsites. integriteitsnota februari

12 2.3. Gebruik van bedrijfsmiddelen In het weekend vraagt je buurman of je hem zou willen helpen met de verhuizing van zijn dochter. Hij vraagt je of hij via Woningvereniging Nederweert een bedrijfsbusje/aanhanger zou kunnen lenen. Het gebruik van bedrijfsauto s voor privé gebruik is niet toegestaan. De reden is niet dat wij onze medewerkers wantrouwen, of ze dit niet gunnen. Het niet beschikbaar stellen van de bedrijfsvoertuigen heeft te maken met verzekering, fiscale en belastingtechnische zaken. Ook zijn we van mening dat we als organisatie de plicht tegenover onze huurders hebben, om zorgzaam en verantwoord, met middelen en materialen om te gaan. Tenslotte worden deze betaald vanuit de huurinkomsten. Risico s vermijden vinden we belangrijk. Vuistregel is dat we geen gebruik maken van bedrijfsmiddelen en materialen. Mocht je toch middelen en/of materialen willen lenen van de Woningvereniging Nederweert dan overleg dit vooraf met je leidinggevende en vertrouwens persoon(hoofd financiële afdeling). Zij kunnen beoordelen of er fiscale en/of verzekeringstechnische complicaties kunnen plaatsvinden. Het spreekt voor zich dat we zorgvuldig omgaan met de bedrijfsmiddelen die we voor eigen gebruik lenen. Bij schade is het risico voor de werknemer. Het helpen van vrienden of kennissen met materialen en middelen van Woningvereniging Nederweert is niet toegestaan. Gebruik van bedrijfsmiddelen allen na overleg met je leidinggevende/vertrouwenspersoon. Zorgvuldig omgaan met de bedrijfsmiddelen. Risico s vermijden. Wees alert op de last die collega s kunnen ondervinden als je iets leent. Helpen van vrienden of kennissen met materialen van Woningvereniging Nederweert Gebruik geen bedrijfswagens/aanhangers privé integriteitsnota februari

13 2.4. Privé Werkzaamheden. Je werkt als elektricien, een collega vraagt of je voor hem, nieuwe stroomkabels in zijn huis wilt aanleggen. De benodigde materialen liggen volop in het magazijn. Je kunt de werkzaamheden onder werktijd doen, door de benodigde uren bij andere opdrachten te verantwoorden. Niemand anders hoeft dit te weten. Hoe gaan wij binnen Woningvereniging Nederweert hiermee om? Wat je in je vrije tijd doet is je eigen zaak, tenzij je daarmee de belangen van Woningvereniging Nederweert schaadt. Zo ben je verplicht alle nevenactiviteiten, betaald of onbetaald, die kunnen leiden tot concurrentie of belangenverstrengeling, te melden bij je leidinggevende respectievelijk de Raad van Commissarissen indien het een lid van de directie betreft. Alleen een leidinggevende kan een medewerker een werkopdracht geven. Zo n opdracht dient altijd een zakelijk karakter te hebben. Leidinggevenden mogen medewerkers nooit privé-werkzaamheden laten uitvoeren. Dit geldt natuurlijk ook voor collega s, management, directie en Raad van Commissarissen. Gebeurd dit toch, weiger dan de opdracht en meldt het aan je eigen teamleider of vertrouwens persoon(controller) of directie. De controller heeft vanuit haar functie, de plicht om misstanden te melden bij de directie en Raad van Commissarissen van woningvereniging Nederweert. Het helpen van leidinggevende en collega s met materialen, middelen en arbeidstijd van Woningvereniging Nederweert ten bate van privé activiteiten is niet toegestaan. Meldt neven activiteiten Ga niet in op verzoeken om privé werkzaamheden met middelen van Woningvereniging Nederweert. Ga effectief en efficiënt om met je arbeidsuren Probeer de verzoeker te overtuigen, dat zijn verzoek niet juist is. Wees alert. Leer nee zeggen. Laat je niet onder emotionele, psychische of mentale druk zetten Vraag collega s niet om zaken, waarbij hun integriteit wordt getest. integriteitsnota februari

14 Hoofdthema 3: Omgaan met externen 3.1. Uitnodigingen en geschenken Je wordt door een goede relatie uitgenodigd om een voetbalwedstrijd van het Nederlands elftal bij te wonen, inclusief een diner. Je weet dat Woningvereniging Nederweert binnenkort een besluit moet nemen over een verlenging van het contract. Wij zijn en blijven onafhankelijk en objectief ten opzichte van onze relaties. In onze contacten met relaties staan de belangen van Woningvereniging Nederweert voorop. Bij uitnodigingen, verzoeken of aanbiedingen houden we rekening met de bedoeling van de gever, de waarde, de situatie, het tijdstip en andere omstandigheden. We proberen de schijn van beïnvloeding zoveel mogelijk te voorkomen. Ook moeten we oppassen met relaties die steeds dezelfde medewerkers uitnodigen. Indien een uitnodiging een functiegericht of vakinhoudelijk karakter heeft dan is deze wel toegestaan, mits in overleg met je leidinggevende. Als je in het kader van je functie een persoonlijk geschenk of een gift ontvangt maak je hier melding van bij je leidinggevende. Indien mogelijk proberen we geschenken te delen met collega s of we leveren ze in voor de jaarlijkse (kerst)verloting van Woningvereniging Nederweert. Het geven van kerstpakketten wordt op geen enkele wijze aangemoedigd. Tevreden relaties bereiken we immers met elkaar! Wat we in ieder geval niet doen is het aannemen van uitnodigingen en geschenken waarvan we verwachten dat ze de waarde van 50,- overschrijden. Ook als deze op het thuisadres bezorgd worden. Ook gaan we niet in op een uitnodiging of geschenk dat voorafgaat aan het nemen van een besluit dat positief kan uitpakken voor de relatie. Tot slot is een belangrijke vuistregel dat we uitnodigingen of geschenken die niet maatschappelijk aanvaardbaar zijn, weigeren. Dit geldt voor iedereen binnen Woningvereniging Nederweert, zowel medewerker, leidinggevende, directeur/bestuurder als voor de Raad van Commissarissen. Ingaan op functiegerichte of vakinhoudelijke uitnodigingen na overleg met je leidinggevende. Aannemen van geschenken of uitnodigingen die de schijn van beïnvloeding met zich meebrengen. Relaties die steeds dezelfde medewerkers uitnodigen. Aannemen van geldelijke giften en steekpenningen Aannemen van geschenken die bij een ander van Woningvereniging Nederweert tot verontwaardiging kunnen leiden. Ingaan op uitnodigingen en geschenken voorafgaand aan een belangrijke beslissing die in het voordeel kunnen zijn van de schenker. Giften die maatschappelijk niet worden geaccepteerd integriteitsnota februari

15 3.2. Klantvriendelijkheid Je bent werkzaam als onderhoudsmedewerker bij Woningvereniging Nederweert en je hebt een reparatie uitgevoerd bij een van de huurders. Op het moment dat je weg wilt gaan vragen de huurders of je misschien nog wat voor hen wil doen. Ze hebben een dure lamp gekocht en willen die boven hun eettafel hangen. Het is een ouder echtpaar en je ziet het ze zelf niet zo snel doen. Het spreekt voor zich dat we klantvriendelijk en respectvol met onze huurders omgaan. Vraagt een huurder je om een gunst, dan adviseer je de huurder om een nieuw reparatieverzoek te melden. In eerste instantie lijkt het heel klantvriendelijk om een extra klus uit te voeren. Maar hoeveel tijd gaat het kosten en hoe groot is de kans dat je daardoor te laat komt bij een volgende afspraak? En op welke manier zijn de risico s gedekt? Woningvereniging Nederweert bied haar huurders de mogelijkheid om tegen vergoeding, een onderhoudsabonnement (standaard of uitgebreid) af te sluiten Geef op correcte wijze aan welke klussen door de Woningvereniging Nederweert worden uitgevoerd. Welke taken, klussen en verantwoordelijkheden de huurder zelf heeft. Klussen die huurders zelf moeten opknappen gaan wij deze niet uitvoeren. Zelf bijverdienen door je te laten betalen voor een extra klus is absoluut niet toegestaan. Uitvoeren werkzaamheden die gemeld zijn en passend zijn binnen de reguliere werkzaamheden. Huurders informeren over onderhoudsabonnementen (standaard of uitgebreid). Adviseren huurder over nieuwe melding reparatieverzoek Duidelijkheid geven welke klussen voor rekening van de huurder zelf zijn Geef de huurder duidelijke informatie over de verdeling van taken en verantwoordelijkheden, zoals deze worden gehanteerd bij de Woningvereniging Nederweert Bijverdienen door geld te vragen voor een extra klus Uitvoeren van extra klussen integriteitsnota februari

16 3.3. Afspraken met leveranciers Je constateert dat een van de partijen waarmee wij als Woningvereniging Nederweert een zakelijke relatie hebben, niet erg verantwoordt omgaat met integriteit en veiligheid tijdens het uitvoeren van de werkzaamheden. Woningvereniging Nederweert vindt integriteit en integer gedrag belangrijk. Dit verwachten wij ook van andere partijen waarmee we een zakelijke relatie mee hebben. Indien je twijfelt over de integriteit van partijen. Maak je melding bij je leidinggevende of het bestuur. Deze kunnen besluiten om een onderzoek te starten naar de handelswijze. Indien zij situaties waarnemen die in strijd zijn met deze integriteitcode bespreken ze die rechtstreeks met de betrokkene(n). De Woningvereniging Nederweert zal met partijen die bewust niet integer, onethisch onveilig handelen geen zakelijke relatie onderhouden. Bij het afsluiten van contracten maken onze medewerkers objectieve en zakelijke afwegingen. Meldt twijfelachtige gebeurtenissen bij direct leidinggevende of het bestuur. Bij het afsluiten van contracten maken onze medewerkers objectieve en zakelijke afwegingen. Wees alert op situatie die de belangen en het imago van de Woningvereniging Nederweert kunnen schaden. Spreek zelf de partijen niet aan. Laat dit de bestuurder eerst onderzoeken en bespreekbaar maken. integriteitsnota februari

17 3.4. Toewijzing van woningen Een goede vriendin van je is onlangs gescheiden van haar man. Op dit moment woont ze tijdelijk in een caravan, wat een onhoudbare situatie oplevert. Als ze bij je op bezoek is, vraagt ze je of je haar voorrang kan geven op de wachtlijst. Het is voor het vertrouwen dat huurders in Woningvereniging Nederweert stellen van groot belang dat wij onze woningen zo eerlijk en transparant mogelijk verdelen. Voor de verdeling van deze woningen zijn spelregels opgesteld. Alle belanghebbenden moeten zich aan deze spelregels houden. Dit geldt ook voor jou als medewerker van Woningvereniging Nederweert. Op verzoeken van familie, vrienden, collega s of anderen om bij wijze van uitzondering van de spelregels af te wijken gaan we niet in, tenzij dit besproken is met je leidinggevende en dit publiekelijk te verantwoorden is. Overwegingen hierbij zijn bijvoorbeeld de ernst van de situatie, de duur dat iemand ingeschreven heeft gestaan en mogelijke andere alternatieven. Pas op dat je bij verzoeken van familie, vrienden en/of kennissen om voorrang bij het toewijzen van woningen geen valse verwachtingen wekt en mogelijk vertrouwelijke informatie (onbewust) prijsgeeft. Communiceer open een eerlijk over de spelregels die hier voor gelden en geef aan dat ook jij je aan deze spelregels moet houden, omdat dit anders negatieve gevolgen kan hebben voor het imago van onze organisatie. Wanneer je in een dergelijke situatie verzeilt dreigt te raken waarbij persoonlijke relaties betrokken zijn is het goed om andere collega s en je leidinggevende hiervan op de hoogte te stellen. Eventueel kan dan een cliënt door een collega worden geholpen. Houden aan de spelregels die gelden voor woningtoewijzing. Uitzonderingen alleen na overleg met de leidinggevende toepassen. Persoonlijke betrokkenheid vooraf aangeven aan collega s en leidinggevenden. Wees alert bij verzoeken van familie,vrienden en/of kennissen om voorrang. Het versnellen van de woningtoewijzing aan familie, vrienden of kennissen. Het wekken van valse verwachtingen over woningtoewijzing integriteitsnota februari

18 3.5. Privé doeleinden Je gaat privé verbouwen en je wilt gebruik maken van de diensten van een bedrijf waarmee de Woningvereniging Nederweert zakelijke bindingen heeft. In het algemeen is het ongewenst dat voor privédoeleinden gebruik wordt gemaakt van de diensten van een bedrijf of instelling, waarmee Woningvereniging Nederweert zakelijke bindingen heeft. Hierover wordt in dat geval door de betreffende medewerker vooraf openheid over de intentie tot aankoop betracht jegens de direct leidinggevende. In overleg met de direct leidinggevende zal bekeken worden in hoeverre de aankopen aanvaardbaar zijn, en passen binnen het integriteitbeleid van de Woningvereniging Nederweert Mocht het gebruik maken van die bedrijven of instellingen aanvaardbaar zijn, dan dient dit te gebeuren tegen marktconforme voorwaarden. Voorkomen van ongewenste situaties. Ben open,eerlijk en oprecht Overleg met leidinggevende en collega s. Zonder overleg toch aankopen doen. Gebruik maken van je positie als medewerker van Woningvereniging Nederweert. integriteitsnota februari

19 Hoofdthema 4: algemene Zaken 4.1. De Integriteitcode in de praktijk gebracht: Uitspreken, Bespreken, Afspreken en Aanspreken Deze integriteitcode geeft richting aan het gedrag en de cultuur die we binnen Woningvereniging Nederweert met elkaar nastreven. Het is belangrijk om met elkaar in gesprek te blijven over hoe we met elkaar omgaan, met onze organisatiemiddelen en met onze klanten en zakelijke relaties. Van alle medewerkers en leidinggevenden binnen de organisatie wordt verwacht dat zij hieraan een actieve bijdrage leveren. Als medewerker van Woningvereniging Nederweert bepaal jij mede het imago dat we uitstralen naar buiten toe (publieke integriteit). De buitenwereld kijkt naar de manier waarop we ons werk doen en naar aspecten van ons gedrag zoals in deze code beschreven is. Medewerkers zijn in de eerste plaats zelf verantwoordelijk voor de naleving van de integriteitcode. Dit betekent ook dat we elkaar aanspreken en open staan om aangesproken te worden. Elkaar kunnen, willen en mogen aanspreken op gedrag dat met integriteit te maken heeft, is een belangrijke randvoorwaarde om de integriteitcode ook daadwerkelijk levend te houden. Uitspreken wat je vindt, het bespreken, zaken met elkaar afspreken en elkaar hierop aanspreken zijn de beste ingrediënten om de integriteitcode in de praktijk te brengen. Als je vragen hebt over hoe te handelen in bepaalde situaties waarin deze integriteitcode niet voorziet, maak het dan bespreekbaar met je collega s of leidinggevende. Als er zich incidenten voordoen en je deze niet kunt of wilt bespreken met je collega s of leidinggevende, dan kun je je wenden tot de vertrouwenspersoon van Woningvereniging Nederweert. De interne vertrouwenspersoon is mevr. B.(Brigitte) Willems, Controller. De externe vertrouwenspersoon is nog nader te bepalen Deze integriteitcode fungeert als een soort handvat: bij twijfel wijst hij je in de goede richting en voor de buitenwereld maakt hij helder waar we voor staan. En bij alles wat we doen geldt: bij twijfel, overleg met leidinggevende en collega s. Voor (een vermoeden van) een misstand geldt een meldingsplicht. Daar is sprake ingeval van: een (dreigend) strafbaar feit, zoals diefstal, fraude, corruptie en valsheid in geschrifte; een (dreigende) grove schending van regels, waaronder interne regels, zoals de integriteitcode; een groot gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu; (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten; of er sprake is van een zeer onbehoorlijke wijze van functioneren, die het goede functioneren van Woningvereniging Nederweert in gevaar brengt dan wel het imago van Woningvereniging Nederweert op ernstige wijze schendt. integriteitsnota februari

20 4.2. Contacten met de media Woningvereniging Nederweert vindt het belangrijk om een transparante en open organisatie te zijn. Medewerkers hebben het recht op vrije meningsuiting. De medewerker mag echter geen uitlatingen doen die zijn functioneren of het imago van Woningvereniging Nederweert schaden. Indien Woningvereniging Nederweert benaderd wordt door de media, zal het contact zijn voorbehouden aan het bestuur. Medewerkers zorgen ervoor dat contacten worden doorgeleid naar het bestuur. Leid contacten door naar de juiste persoon Denk na voor dat je uitspraken doet Ga geen uitspraken doen die schade kunnen toe brengen aan jouw als medewerker of Woningvereniging Nederweert 4.3.Totstandkoming en invoering Deze integriteitcode is tot stand gekomen in overleg met de Ondernemingsraad van Woningvereniging Nederweert en is in overeenstemming met de visie van de Raad van Commissarissen van Woningvereniging Nederweert. Het bestaan van de code zal binnen alle geledingen van Woningvereniging Nederweert bekend worden gemaakt en op de website worden geplaatst. Medewerkers, bestuur en Raad van Commissarissen wordt geacht de code te erkennen en middels ondertekening te verklaren aan de voorwaarden te zullen voldoen. De integriteitcode is op 2 november 2009 in werking getreden Overtreding van de code Er is geen concrete aanleiding om te twijfelen aan het juiste gedrag van medewerkers binnen Woningvereniging Nederweert. Het is onze intentie om te werken aan integriteit op basis van vertrouwen en niet op basis van sancties. Het bestuur en/of Raad van Commissarissen zal niet nalaten om die maatregelen te treffen die nodig zijn om naleving van deze code te bewerkstelligen. Afhankelijk van de aard en zwaarte van het vergrijp kan het bestuur/raad van Commissarissen besluiten om een disciplinaire straf op te leggen. Mogelijke acties of sancties kunnen zijn: mondelinge waarschuwing schriftelijke waarschuwing mondelinge + schriftelijke waarschuwing berisping inhouding periodieke loonsverhoging schorsing ontslag (zo nodig op staande voet) 29 februari 2012 integriteitsnota februari