Zonder twijfel Zo gaan we met elkaar om Integriteitscode van Domesta

Transcriptie

1 Zonder twijfel Zo gaan we met elkaar om Integriteitscode van Domesta Vastgesteld op 13 mei 2014 C.F. Weelink, directeur

2 Inleiding Wat is integriteit? Als je strikt en rechtlijnig bent, is dat dan ook integer? Niet per definitie. Integriteit heeft te maken met een besef van normen en waarden, met respect en oog hebben voor de belangen van anderen. Het gaat erom de juiste afweging te maken bij dilemma s. Als je integer bent, ben je onkreukbaar: je geeft je waarden niet zomaar op als je dat toevallig goed uitkomt. Al met al is integriteit een persoonlijke eigenschap. Wie integer is, heeft geen dichtgetimmerd wetboek met geboden en verboden nodig. Bij Domesta gaan we uit van het positieve in elke mens. We zien onze medewerkers als moreel verantwoordelijke en professionele personen, die zelf van geval tot geval risico s en kwetsbaarheden kunnen inschatten. Je vermijdt situaties waarin de schijn zich tegen jezelf of tegen Domesta zou kunnen keren. In deze code hebben we ons daarom voornamelijk beperkt tot richtlijnen. Daarmee is deze code vooral een hulpmiddel om de juiste keuze te maken als je twijfels hebt bij een dilemma. Naar aanleiding van ons nieuwe ondernemingsplan hebben we met elkaar onze kernwaarden vastgesteld: mensgedreven, verbinden, maatschappijgedreven, initiatief nemen en duidelijk zijn.deze kernwaarden hebben alles met onze integriteit te maken. Zij vormen de basis van ons handelen. Waarom een integriteitscode? Onze missie: Domesta is een ondernemende, maatschappelijk gedreven organisatie, die zorgt voor een betaalbare en vitale woon- en leefomgeving voor mensen voor wie het moeilijk is dat zelf te regelen. Bovendien daagt Domesta haar kwetsbare klanten uit zich zoveel mogelijk zelf te redden. Domesta stimuleert daarom samenspraak, samenwerking en gedeelde verantwoordelijkheid met klanten, stakeholders en partners. Uit deze missie spreekt duidelijk dat Domesta een maatschappelijke organisatie is die midden in de samenleving staat. We investeren niet alleen in woningen, maar ook in bijvoorbeeld leefbaarheid, zorg en veiligheid. Dat maakt dat we met veel verschillende partijen te maken hebben. Niet alleen klanten maar ook leveranciers en overige stakeholders. Deze groepen zíjn eigenlijk de samenleving waarmee wij dagelijks te maken hebben. Aan hen willen wij graag laten zien waar wij voor staan en waar wij op aangesproken kunnen worden. Dat doen wij op verschillende manieren. In ons ondernemingsplan Verbinden en Versterken is te lezen welke doelen we onszelf hebben gesteld en wat we gaan doen om deze te bereiken. In de jaarverslagen presenteren we onze bedrijfsresultaten en de inzet van de middelen. We meten periodiek de waardering van onze klanten voor de kwaliteit van onze dienstverlening. We onderzoeken ook periodiek hoe onze leveranciers en stakeholders de samenwerking waarderen met ons, onze inzet en onze prestaties. Een integriteitscode past ook in dit rijtje. Als woningcorporatie hebben we niet alleen een belangrijke maatschappelijke taak, maar werken wij ook met maatschappelijk kapitaal. Hiermee moeten we zorgvuldig en betrouwbaar omgaan, in alle openheid. Willen we aan de buitenwereld laten zien dat we een professionele en integere organisatie zijn, dan moet bij onze medewerkers volstrekt helder zijn wat wij hieronder verstaan. Alleen dan kunnen wij ook open, respectvol en eerlijk handelen, zoals het hoort bij een integere organisatie. Daarom hebben we een integriteitscode opgesteld. Deze biedt houvast en geeft duidelijkheid hoe wij omgaan met bepaalde situaties. Aedescode en Governancecode Het opstellen van deze integriteitscode past bij de code van onze brancheorganisatie Aedes. In deze code zijn eisen vastgelegd voor maatschappelijke verantwoording, het betrekken van stakeholders en transparante beleids- en besluitvorming. Met ons lidmaatschap bij Aedes verbinden wij ons, net als veel andere woningcorporaties, onlosmakelijk aan de Aedes-code. 2

3 Domesta hanteert verder de Governancecode Woningcorporaties. Deze geeft aan hoe een corporatie bestuurd moet worden en bevat regels voor het functioneren van het bestuur en de Raad van Commissarissen. Voor wie geldt deze integriteitscode? De afspraken en regels die in deze integriteitscode zijn vastgelegd, gelden voor alle medewerkers, directie en bestuur van Domesta, en voor iedereen die namens Domesta optreedt; de leden van de Raad van Commissarissen maar ook opdrachtnemers van Domesta. Van iedereen verwachten wij dat zij zich conformeren aan de integriteitscode. Indeling van de brochure Het integriteitsbeleid van Domesta richt zich op zes hoofdgebieden: 1 Verdeling van schaars goed Hoe gaan we om met de verdeling van huur- en koopwoningen? 2 Zakelijk houden van relaties Hoe houden we de relatie zuiver met klanten, relaties en leveranciers? 3 Omgang met elkaar Hoe gaan we om met onze klanten en collega s? En met (privacygevoelige) gegevens van klanten en collega s? 4 Ongewenste omgangsvormen Hoe gaan we om met ongewenste gedrag onder collega s onderling, zoals pesten, discriminatie of intimidatie? 5 Gebruik van bedrijfsmiddelen Waar liggen de grenzen bij privé-gebruik van bedrijfsmiddelen of eigendommen van Domesta? En bij het gebruik van werktijd voor privé-aangelegenheden? 6 Vermeende misstanden Hoe gaan we om met meldingen over zaken die in strijd zijn met deze integriteitscode? 1 Verdeling van schaars goed Toewijzing van woningen Domesta werkt volgens een transparant woonruimteverdeelsysteem namelijk het optiemodel. Het is voor de huurder en voor iedereen helder op welke gronden we een woning toewijzen. We regelen niet zomaar zelf een woning voor onszelf of een bekende. Bij wijze van uitzondering wordt in schrijnende situaties voor medewerkers (dus niet voor familie en bekenden) naar een oplossing gezocht. Koopwoningen Domesta verkoopt zowel bestaande als nieuwbouwwoningen. Werken bij Domesta levert ons hierbij geen voordeel op. We genieten geen voorrang en krijgen geen korting. 2 Zakelijk houden van relaties We nemen geen dure geschenken aan We scheppen geen verwachtingen bij relaties en leveranciers We voorkomen belangenverstrengeling We vermijden risico s voor Domesta 3

4 Relatiegeschenken en uitnodigingen We nemen bij Domesta geen dure relatiegeschenken aan. Geschenken voegen niets toe aan de goede werkrelatie die we met aannemers en leveranciers nastreven. Bovendien schep je verwachtingen. Kleine relatiegeschenken die toch worden aangeboden aan medewerkers (ook op het huisadres) worden verloot onder alle medewerkers. Zie ook de richtijn geschenken van Domesta. Uitnodigingen voor excursies, bedrijfsbezoeken of evenementen overleggen we altijd eerst met onze leidinggevende. Bij uitzondering mogen we hieraan deelnemen. Voordeel We gebruiken de relatie met leveranciers van Domesta niet om daar persoonlijk voordeel uit te halen. We houden privé en zakelijk strikt gescheiden, dus we vermengen de rol van opdrachtgever niet met de rol van klant. Dat betekent dat we privé geen goederen of diensten afnemen bij een bedrijf waarmee ook Domesta zaken doet of in een recent verleden zaken deed. Als dat toch gebeurt, dan alleen tegen marktconforme prijzen en normale voorwaarden. Extra klusje Het spreekt voor zich dat we vriendelijk en respectvol met onze klanten omgaan. We houden de relatie met de klant echter wel zakelijk. We voeren ons werk zo goed mogelijk uit en ontvangen hiervoor van de klant geen fooi. Belangenverstrengeling We voorkomen elke schijn van belangenverstrengeling. Zo is binnen Domesta afgesproken dat in elk geval een RvC lid, bestuurder of MT lid geen zitting kan hebben in de gemeenteraad in de gemeentes binnen het werkgebied van Domesta. Buiten onze functie bij Domesta bekleden we daarom ook geen functie bij een concurrent, klant of huurder. We doen geen opdrachten of klusjes voor concurrenten, klanten of huurders, en we leveren hen ook geen diensten. Dus als een huurder ons vraagt om een lamp voor hem op te hangen als we toevallig aanwezig zijn om de keuken te vervangen, zeggen we hier vriendelijk nee tegen. Contracten en opdrachtverlening Het inkopen van goederen en diensten, maar ook opdrachtverlening door Domesta aan derden gebeurt eerlijk, zorgvuldig en transparant zodat we de beste kwaliteit tegen de beste prijs verkrijgen. Contracten worden niet toegekend op basis van persoonlijke voorkeur. Dit geldt ook voor onderhandse aanbestedingen. 3 Omgang met elkaar We roddelen niet en maken geen discriminerende of seksistische opmerkingen Informatie over klanten, relaties of collega s gebruiken we zorgvuldig en alleen voor het werk We spreken collega s aan op ongewenst, niet-integer gedrag We houden onze kernwaarden in ere: mensgedreven, verbinden, maatschappijgedreven, initiatief nemen en duidelijk zijn. Zie ook de richtlijnen van Domesta ten aanzien van het gebruik van social media. Respect (mensgericht) We behandelen onze klanten en collega s met respect, zoals we zelf ook behandeld willen worden. We zijn vriendelijk en beleefd. We praten niet achter iemands rug over hem of haar. Ook respecteren we dat we niet allemaal hetzelfde zijn. Discriminatie en seksisme vinden wij onacceptabel. Meedenken (vooruitstrevend) We denken actief mee en nemen onze verantwoordelijkheid om ons werk beter te kunnen doen of de klant beter te helpen. Dit is dus niet alleen een taak van de leidinggevenden. Bij de uitvoering van ons werk denken we vooruit over de mogelijke gevolgen voor een collega, andere afdeling of klant. 4

5 Afspraak is afspraak (betrouwbaar) We komen afspraken na, zowel met klanten en relaties als met collega s. We willen voor hen een betrouwbare partner zijn met wie het goed zaken doen is. We staan klaar voor collega s, proberen elkaar te helpen en schuiven vraagstukken niet door naar een ander omdat ons dat beter uitkomt. Andere keuzes (daadkrachtig) In beginsel houden we ons en elkaar aan afgesproken procedures en werkwijzes. Deze zullen en kunnen we uitleggen aan de huurder die daarom vraagt. Maar we verschuilen ons niet achter regels en durven andere keuzes te maken als de situatie daar om vraagt. Het spreekt voor zich dat we dit doen in collegiaal overleg en in alle openheid. Privacy We respecteren de privacy van onze klanten. We vertellen thuis dus niet met naam en toenaam over hen. Vertrouwelijke informatie over onze klanten, relaties of collega s gebruiken we alleen als dat nodig is voor het goed uitvoeren van ons werk. We gaan zorgvuldig om met deze informatie en zorgen ervoor dat onbevoegden er niet bij kunnen. Dat betekent ook dat we bij vertrek ons bureau leeg achterlaten en gevoelige informatie goed opbergen. Aanspreken We spreken elkaar aan op ongewenst of niet-integer gedrag. Ongewenst gedrag kan op een afdeling de sfeer negatief beïnvloeden. Het is daarom beter om mét elkaar te praten in plaats van óver elkaar. We staan open voor het geven en ontvangen van kritiek. Kritiek heeft betrekking op wat we doen, niet op wíé we zijn of hóé we zijn. Tot het tegendeel bewezen is, gaan we uit van het goede van de mens. Bij onze organisatie hoort een positieve basishouding. Dat geldt voor de relatie met klanten maar zeker ook met collega s. 4 Ongewenste omgangsvormen 5

6 Ongewenste omgangsvormen Voorbeelden van ongewenste omgangsvormen zijn seksuele intimidatie, agressie, pesten, discriminatie. Wij tolereren als werkgever geen ongewenste omgangsvormen! Collega s moeten elkaar met respect behandelen en in hun waarde laten. Intern vertrouwenspersoon Wanneer jijzelf hier last van hebt, en je kunt dit niet aankaarten bij je leidinggevende, kun je ook terecht bij een intern vertrouwenspersoon. Bij Domesta is dat de personeelsconsulent Marie Hartmann. De rol van de vertrouwenspersoon is het samen bekijken van het probleem, bespreken wat al zelf is ondernomen en bepalen van mogelijke vervolgstappen. Naast een luisterend oor biedt zij ondersteuning in het bespreekbaar maken van het probleem in de organisatie. Alles wat besproken wordt is vertrouwelijk! Extern vertrouwenspersoon Bij onze arbodienst ArboNed kan rechtstreeks een vertrouwenspersoon worden ingeschakeld bij zaken die betrekking hebben op intimidatie, discriminatie en ongewenste intimiteiten op de werkplek. De vertrouwenspersoon is een bedrijfsmaatschappelijk werker (niet de vaste maatschappelijk werker van Domesta), die vanuit zijn onafhankelijkheid ondersteuning en advies kan geven bij het omgaan met en reageren op ongewenst gedrag, daarnaast kan deze bemiddelen. Vanzelfsprekend worden alle klachten, problemen en mededelingen door deze vertrouwenspersoon vertrouwelijk behandeld. Als een dergelijke situatie zich voordoet kun je contact opnemen met ArboNed en vragen naar de vertrouwenspersoon voor Domesta. ArboNed is bereikbaar via telefoonnummer Externe klachtencommissie In het geval dat het ongewenst gedrag zo ernstig is dat het voeren van een gesprekken niet voldoende is en een officiele klacht wordt ingediend, wordt er een klachtencommissie samengesteld vanuit een stafbedrijfsmaatschappelijk werker van ArboNed, een jurist en een vertegenwoordiger van Domesta. De uitgebreidere procedure rondom ongewenst gedrag zijn op intranet te vinden. 6

7 5 Gebruik van bedrijfsmiddelen We gaan zorgvuldig om met bedrijfseigendommen We gebruiken bedrijfsmiddelen slechts heel beperkt voor privé-zaken Privé-aangelegenheden regelen we zo veel mogelijk buiten werktijd Werktijd Domesta hanteert flexibele werktijden. Daardoor is het mogelijk dat werk en privézaken meer door elkaar heen lopen. We gaan er hierbij vanuit dat ieder hier verantwoordelijk mee om gaat. Privé-gebruik bedrijfseigendommen Het is in principe niet de bedoeling om bedrijfsmiddelen zoals kopieermachines, laptops en digitale camera s voor privé-doeleinden te gebruiken. Maar iedereen maakt wel eens een kopietje voor eigen gebruik, dat mag als het niet te gek wordt. Een uitzondering geldt voor gereedschap van Domesta. Het is toegestaan elektrisch handgereedschap mee naar huis nemen om thuis te klussen, mits je van te voren toestemming aan je leidinggevende vraagt. Domesta is in geen geval aansprakelijk als er schade of letsel ontstaat. Telefoon, en internet Iedereen voert wel eens een privé-telefoongesprek bij Domesta, en iedereen stuurt op het werk wel eens een tje naar vrienden. Op zich geen probleem, zolang het heel beperkt voorkomt en het de dagelijkse werkzaamheden niet stoort. Hetzelfde geldt voor het privé-gebruik van internet. 6 Vermeende misstanden Melden van vermeende misstanden Heb je het vermoeden van een misstand ( zoals fraude, verduistering, corruptie ) of zie je iets gebeuren wat in strijd is met deze integriteitscode? Domesta vindt het belangrijk dat meldingen hierover soepel en langs transparante lijnen verlopen. Probeer in eerste instantie de betrokken collega hierover zelf aan te spreken. Vind je dat moeilijk of gaat het om een grotere kwestie dan kun je het geval ook melden bij je directleidinggevende. Wanneer je dit niet wenselijk acht, meld je bij diens leidinggevende, of de directeur. Als je je belemmerd voelt om een mogelijke misstand openlijk te bespreken kun je terecht bij de vertrouwenspersoon van Domesta. Dit is de personeelsconsulent, Marie Hartmann. Zij kan optreden als sparringspartner en helpt de medewerker zo mogelijk op weg bij het maken van een juiste afweging. Bij het onderzoeken van het vermeende misstand kan de controller worden ingeschakeld. Meer informatie over de procedure bij het melden van misstanden (klokkenluidersregeling) is te vinden op intranet. Tot slot Natuurlijk bestonden er bij Domesta, ook voordat deze integriteitscode uitkwam, al impliciet waarden, normen en regels. De meesten van ons hielden zich hier uit zichzelf al aan. Daar hebben we deze brochure niet voor nodig. Toch hebben we ervoor gekozen om, weliswaar heel summier, ons integriteitsbeleid in deze integriteitscode vast te leggen. Niet als een soort motie van wantrouwen, maar als handvat; bij twijfel wijst hij ons in de goede richting. En voor de buitenwacht maakt hij helder waar wij voor staan. Een aantal onderwerpen in deze integriteitscode is verder uitgewerkt in protocollen, zoals de gedragscode internet- en gebruik en de geschenkenrichtlijn. Al deze protocollen zijn op intranet te vinden. 7